35 4.1. Umum
Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan yang sebelumnya, maka penulis mencoba menjelaskan lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem usulan yang berisi dokumen masukan, dokumen keluaran, entity relationship diagram, spesifikasi program, spesifikasi komputer.
Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.
Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelsaikan permasalahan yang ada pada saat sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan digunakan untuk meningkatkan mutu kerja dan citra perusahaan menjadi lebih meningkat.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur usulan pada PT. Anugerah Daqu Multindo, dilakukan tidak jauh dari sistem berjalan yang sebelumnya sudah ada, melalui tahapannya, ada beberapa prosedur di antaranya:
1. Prosedur Permohonan Barang
a. Konsumen mengakses web perusahaan dengan cara login terlebuh dahulu.
b. Isi identitas yang tersedia lalu pilih OK maka form list permintaan barang akan tampil
2. Prosedur Pemesanan Barang
a. Setelah konsumen mengisi list permintaan barang dan memilih pembayaran lalu pilih SIMPAN
b. Maka akan menghasilkan bukti pemesanan 3. Prosedur Konfirmasi Pembayaran
a. Disini konsumen akan diberi dua pilihan yaitu CASH dan TRANSFER b. Bila konsumen memilih CASH maka data otomatis tersimpan
c. Tapi jika konsumen memilih TRANSFER maka langkah selanjutnya konsumen memilih menu konfirmasi pembayaran.
4. Prosedur Laporan
a. Bagian administrasi umum akan mengirimkan bukti penjualan dan stok barang yang masih ada setiap bulannya.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Konsumen
Bagian Pemasaran
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT. ANUGERAH DAQU
MULTINDO Form List Permintaan
barang
Nota Data Barang
Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan
Konsumen
Bagian Pemasaran
Direktur PT.ADM 1.0
Prosedur
Pemesanan D1 KonsumenFile Form List Permintaan
barang
D3 File
Transaksi
2.0
Prosedur Pembayaran
D2 File Barang
D4 File Rekening
3.0
Prosedur Laporan Data
Barang
Laporan Data Penjualan
Laporan Data Penjualan Bukti
pembayar an
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
2.1
CASH
2.2
TRANSFER Bukti
Pembayaran NOTA
D4 File Rekening NOTA
Gambar IV.3.Diagram Detail Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Dibawah ini penulis akan menguraikan tentang kamus data yang mengalir didalam Diagram Alir Data yang meliputi Notasi Tipe Data dan Struktur Data.
A. Kamus data dokumen masukan
1. Nama Arus Data : Bukti Pembayaran
Alias : Bukti TF
Bentuk Data : cetakan komputer
Penjelasan : sebagai bukti pembayaran melalui Bank Periode : setiap kali melakukan pembayaran
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi
Header : logo_Bank
Isi : Tanggal + waktu + alamat_Transfer + no_Urut + Nama_Bank_Yang_Dituju + No_Rekening_Tujuan + Nama_Penerima + Jumlah_Bayar
Footer : Keterangan
B. Kamus data dokumen keluaran 1. Nama Arus Data : Nota
Alias : -
Bentuk Data : cetakan komputer
Penjelasan : sebagai bukti pembayaran angsuran Periode : setiap kali melakukan pembayaran
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi Header : logo_perusahaan
Isi : No_bukti + Tanggal + telah_diterimaddari + Untuk_pembayaran + Jumlah_bayar
Footer : ttd _Konsumen + ttd_Admin
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Dalam spesifikasi sistem usulan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemprosesan penjualan, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan pada PT.Administrasi Daqu Multindo seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem usulan. Spesifikasi dokumen-dokumen tersebut adalah:
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Form list permintaan barang
Fungsi : Unttuk melakukan proses pemesanan
Sumber : Penyedia Barang
Tujuan : Konsumen
Media : Cetakan Komputer
Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan
Jumlah : 1 (satu) lembar
Bentuk : Lampiran C1
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Nota
Fungsi : Bukti pembayaran
Sumber : Pemasaran
Tujuan : Konsumen
Media : Cetakan Komputer
Frekuensi : setiap melakukan pembelian
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran D1
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Konsumen idkonsumen
nama alamat noHP
Barang
kodebarang
namabarang
harga stok transaksi
noresi idcustomer
tanggal
qty
total ketbayar
noresi kodebarang
subtotal
detailtransaksi Rekening
notransfer noresi
melakukan
mendapatkan
memiliki mempunyai
idkonsumen
noresi noresi
noresi notransfer
kodebarang N 1
1 1 1
1
1
Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram
4.5.4 Logical Record Structure
Idkonsumen [PK]
nama alamat noHP
konsumen
Kodebarang [PK]
namabarang harga stok
Barang
Notransfer [PK]
noresi Rekening
Noresi [PK]
Idcutomer [FK]
total ketbayar tanggal
Transaksi
Noresi [FK]
Kodebarang [FK]
Qty subtotal
detailtransaksi
1 N
1
N 1
1 1
1
Gambar IV.5. Logical Record Structure
4.5.5. Spesifikasi File
Spesifikasi File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sistem dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah:
1. Nama File : File Pemesanan Barang
Akronim : Konsumen
Fungsi : Untuk bukti telah memesan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci File : Id_Konsumen
Software : Mysql
Tabel VI.1 Spesifikasi File Pemesanan Barang
No Elemen Data Nama Field Type Width Keterangan 1 Id Konsumen Id_konsumen Varchar 10 Primary Key
2 Nama Nama Varchar 20
3 Alamat Alamat Vachar 25
4 No Hp No_Hp Int 15
2. Nama File : File Transaksi
Akronim : Petugas
Fungsi : Untuk menyimpan data petugas
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci File : No_Resi
Software : Mysql
Tabel VI.2 Spesifikasi File Transaksi
No Elemen Nama Field Type Width Keterangan
1 No Resi Noresi Varchar 8 Primary Key
2 Id Konsumen Id_konsumen Varchar 10 Foreign Key
3 Total Total Double
4 Keterangan Bayar
KetBayar Varchar 30
5 Tanggal Tgl Date
3. Nama File : File Rekening
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan bukti pembayaran
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci File : No_TF
Software : Mysql
Tabel VI.3 File Rekening
No Elemen Nama Field Type Width Keterangan
1 No Transfer No_TF Int 15 Progein Key
2 No Resi No_resi Varchar 8
4. Nama File : File Barang
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data pemesanna barang
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci File : Kd_Brg
Software : Mysql
Tabel VI.4 Spesifikasi File Barang
No Elemen Data Nama Field Type Width Keterangan 1 Kode Barang Kd_Brg Varchar 10 Primary Key 2 Nama Barang Nm_Brg Varchar 30
3 Harga Harga Double
4 Stok Stok Int 5
5. Nama File : File Detail Transaksi
Akronim : Petugas
Fungsi : Untuk menyimpan data petugas
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci File : No_Resi
Software : Mysql
Tabel VI.5 Spesifikasi File Detail Transaksi
No Elemen Data Nama Field Type Width Keterangan
1 No Resi Noresi Varchar 8 Foreign Key
2 Kode Barang Kd_Brg Varchar 30 Foreign Key
3 Qty Qty Double
4 Sub Total Subtotal Int 5
4.5.6. Struktur Kode
Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan.
Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik.
4.5.7. Spesifikasi Program
Struktur navigasi sangat berguna pada sebuah website. Karena dengan adanya struktur navigasi kita dapat mempermudah mengakses halaman-halaman yang tersedia pada sebuah website
Login
Menu Utama
Manajemen Data Informasi
Pembayaran Transaksi Penjualan
Pengiriman Barang
Gambar IV.6 Navigasi
Spesifikasi program ini merupakan pembahasan mengenai program-program yang digunakan dalam sistem usulan. Adapun spesifikasi program dalam sistem komputerisasi dalam pembuatan tugasakhir adalah:
1. Spesifikasi Program Form Login Nama progarm : Form Login Akronim program : frmlogin.html
Fungsi program : untuk membuka program awal menuju menu utama program.
Bahasa program : Dreamweaver Bentuk tampilan : Lampiran E.1
Proses program : pada form login terdapat beberapa proses diantaranya:
a. Klik Login di menu utama b. Masukan, nama, dan password.
c. Klik batal untuk membatalkan ke proses berikutnya.
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama progarm : Form menuutama Akronim program : Beranda.html
Fungsi program : untuk menampilkan menu pilihan pada program.
Bahasa program : Dreamweaver Bentuk tampilan : Lampiran E.2
Proses program : pada form menu utama terdapat beberapa pilihan program yaitu:
a. Pilih menu pengiriman barang untuk konsumen yang akan membeli barang.
b. Pilih menu transaksi pengiriman untuk melihat cara transaksi.
c. Pilih menu informasi pembayaran untuk melihat berapa rupiah untuk membayar.
d. Pilih menu manajemen data untuk melihat status pengiriman
3. Spesifikasi Program Pengiriman Barang Nama progarm : Form Barang
Akronim program : pengiriman_brg.html Fungsi program : untuk mengisi data barang Bahasa program : Dreamweaver
Bentuk tampilan : Lampiran E.3
Proses program : pada form anggota terdapat beberapa proses sebagai berikut :
a. Isi Id Konsumen, nama, alamat, no telp, nama barang, dan alamat tujuan
b. Klik kirim atau klik batal untuk membatalkan proses
4. Spesifikasi Program Transaksi Pengiriman
Nama progarm : Form Transaksi Pengiriman Akronim program : Transaksi Pengiriman.html
Fungsi program : Untuk menyimpan data transaksi pengiriman
Bahasa program : Dreamweaver Bentuk tampilan : Lampiran E.4
Proses program : pada form transaksi pengiriman terdapat beberapa proses sebagai berikut:
a. Isi no resi, id konsumen, tanggal, total dan keterangan bayar.
b. Klik kirim atau klik batal untuk membatalkan proses
5. Spesifikasi Program Manajemen Data
Nama progarm : form manajemen data Akronim program : manajemen data.html
Fungsi program : untuk melakukan proses penyimpanan data pengiriman.
Bahasa program : Dreamwaver Bentuk tampilan : Lampiran E.5
Proses program : pada form Manajemen Data terdapat beberapa proses sebagai berikut:
a. Isi no resi.
b. Klik cari,untuk pencariian no resi.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Merupakan penjabaran dari pemakai perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.
4.6.1. Umum
Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain membutuhkan banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelsaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk megatasinya dan kembali kepada proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.
4.6.2. Perangkat Keras
Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari perangkar keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk drive, mouse, dan printer.
Processor : Intel Core i-3
RAM : 2 GigaByte
Monitor : LCD 14”
Hard Disk : 500 Giga Byte
Keyboard : 108 keys
Mouse : Usb
Printer : Pixma
4.6.3. Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur-unsur yang terdiri dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan application software.
Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate (Sp 1)
Package Program : Dreamwaver
Database : Mysql
4.7. Jadwal Implementasi
Setelah sistem dianalisa dan di desain secara rinci, maka tahap selanjutnya yang akan dilakukan adalah tahap implementasi yang berupa tahap peletakan sistem baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi kesalahan dapat segera diperbaiki kembali. Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah sebagai berikut:
1. Penyimpanan data awal
Persiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data yang berhubungan dengan judul yang diangkat oleh penulis yang dimulai pada bulan pertama setelah dua minggu.
2. Pembuatan dan tes program
Pembuatan program sangat diperlukan dalam penglahan data. Setelah program selesai dibuat. Maka akan dilakukan tes program yang bertujuan untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan denga baik yang dilaksanakan pada bulan pertama diminggu ketiga sampai dengan minggu kedua bulan kedua.
3. Pembuatan buku petunjuk
Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara pengisian format masukan. Pengoperasian komputer, teknik program data, prosedur serta prosedur pencetakan yang dilaksanakan pada bulan kedua diminggu ketiga dan keempat.
4. Pelatihan danTraining
Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang akan mengoperasikan komputer yang dilaksanakan pada bulan ketiga pada minggu pertama dan kedua.
5. Tes sistem
Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan baik dan benar yang dilaksanakan pada bulan ketiga di minggu ketifa dan ke empat.
6. Evaluasi dan Operasional
Kegiatan ini betujuan apakah yang dilakukan dari awal pembuatan sampai akhir sudah baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang terjadi pada waktu kegiatan impleme ntasi. Yang dilakukan pada bulan ke empat dari minggu pertama sampai minggu ke empat.
Tabel IV.1. Jadwal Implementasi
KEGIATAN
BULAN
I II III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penyimpana Data Awal X X
Pembuatan dan Test Program X X X X
Pembuatan Buku Petunjuk X X
Pelatihan / Training X X
Test System X X
Evaluasi dan Operasional X X X X
