Bab II. Landasan Teori

7

Bab II

Landasan Teori

2.1. Definisi Konsep

2.2.1. Pengertian Arsip

Menurut Gie (2000) arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agaar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Sedangkan menurut Undang – undang no 43 tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasai kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.

2.1.2. Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi. Karena banyaknya arsip yang menumpuk didalam suatu organisasi atau perusahaan, makan diperlukannya

pengelolaan arsip secara baik dan benar. Pada situasi ini, dibutuhkan petugas arsip yang mengetahui dengan benar tentang kearsipan. Menurut Wallace (1992) pengelolaan arsip mencangkup pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, pengamanan dan penyusutan.

2.2. Pengelolaan Arsip

Beberapa langkah pengelolaan arsip yang baik dan tepat, meliputi :

2.2.1. Pencatatan Arsip

Pada umumnya, pencatatan dilakukan dengan tiga alternatif alat pencatatan, yaitu buku agenda, kartu kendali dan tata naskah Amsyah (1998).

Tiga alternatif alat pencatatan surat masuk sebagai berikut:

A. Buku Agenda

Di dalam buku agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari file, terutama petunjuk tanggal surat pertama diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain (Amsyah,1998).

Ada 3 jenis format buku agenda yang dapat digunakan, yaitu:

a) Buku Agenda Tunggal : Buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format.

b) Buku Agenda Berpasangan : Buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.

c) Buku Agenda Kembar : Dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

B. Kartu Kendali

Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode dan catatan (Amsyah, 1998).

Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar. Setiap dokumen yang masuk, dicatat dengan mengisikan data pada 3 lembar kartu kendali yang sama, bisa dilakukan dengan karbon copy atau ditulis semuanya.

Adapun fungsi ketiga lembar tersebut :

a. Lembar 1 : Disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.

b. Lembar 2 : Disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip.

c. Lembar 3 : Disimpan selama suraat diproses oleh unit lain setelah surat selesai diproses,maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip.

C. Tata Naskah (Takah)

Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Selain itu Takah dapat diartikan suatu map-jepit (snelchekter- map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah

yang berwenanag terhadap pengolahan surat bersangkutan. Takah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terus menerus oleh tata usaha Takah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpan di Tata Usaha Takah menurut sistem penyimpanan tertentu yang dipilih.

2.2.2. Penyimpanan Arsip

a) Prosedur Penyimpanan Arsip

Sugiarto (2005) menyatakan Prosedur penyimpanan adalah langkah- langkah pekerjaan yang dilakutkan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Ada 2 macam penyimpanan yaitu penyimpanan dokumen yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan dokumen yang sudah diproses (file Tetap). Prosedur penyimpanan ada 2 macam yaitu

1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

File pending atau file tindak lanjut adalah file yang dipergunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (Tiga) bulan.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Sugiarto,2005).

a. Pemeriksaan

Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen – dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.

b. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan.

c. Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

d. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan dokumen – dokumen untuk persiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Dengan ini dapat mempermudah proses peletakkan dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan.

e. Menyimpan / meletakkan

Penyimpanan adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

Ada 4 (empat) sistem standar yang sering dipilih sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem-abjad, geografis, subjek, dan numerik. Langkah ini harus dilakukan secara teliti dan hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan peletakkan, yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen.

b)

Sistem Penyimpanan

Menurut Sugiarto (2005), Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu – waktu dibutuhkan. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka.

Sistem penyimpanan yang berdasakan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis dan sistem subyek.

Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronolig dan sistem subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomer). Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem subjek, sistem geografis dan sistem numerik.

1) Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen

bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf.

Adapun keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana, surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalam satu map, susunan guide dan folder sederhana, dan mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan serta dapat juga mempunyai file campuran.Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan abjad adalah pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama seperti yang lain, surat/dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda penyimpanannya, dan harus menggunakan peraturan mengindeks.

2) Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.

Sistem geografis dapat dikelompokkan menurut 3 (tiga) tingkatam, yaitu menurut nama depan negara, nema pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus (Amsyah, 1998).

Adapun keuntungan dari sistem geografis adalah mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui serta tindakan penyimpanan secara langsung. Sedangkam kerugiannya adalah terjadi kesalahan bila tidak mempunyai

pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah, diperlukan indeks yang tepat dan teliti, diperlukan petunjuk silang apanbila terjadi alamat ganda

3) Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Keuntungan dalam sistem subjek adalah penghematan waktu pencarian dokumen dan dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru.

4) Sistem Nomor

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor – nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor korespponden (nama) dalam file sistem nama. Keuntungan pemakaian sistem nomor adalah teliti,kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja, perluasan nomor tidak terbatas, penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks, indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian pemakaian sistem nomor adalah filing tidak langsung,map campuran memerlukan file tersendiri, indeks yang disusun alfabetis.

2.2.3. Pemeliharaan Arsip

Menurut Sugiyarto (2005), pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Faktor penyebab kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor intrinsik dan ekstrinsik. Sedangkan upaya mencegah kerusakan

arsip antara lain kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem, dan bahan lain bermutu tinggi serta paper clip dari plastik. Selain itu, ruangan penyimpanan harus terletak di luar industri; tidak menggunakan kayu langsung menyentuh tanah; ruangan dilengkapi penerangan, temperatur ruangan, dan AC; ruangan harus bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, dan sisa makanan. Alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (Vacum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperatur udara), alat pendeteksi api/ asap (fire/smoke detector)’

pemadam kebakaran, dan lain-lain.

Setiap 6 (enam) bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya serta jangan sampai mengenai barang arsip. Untuk mencegah kecoak menggunakan kapur barus, rayap digunakan sodium arsenit, dan membunuh kutu buku dengan cara fumigasi.

2.2.4. Perawatan Arsip

Menurut Sugiyarto (2005), perawatan arsip adalah usaha agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah.

Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi dalam arsip adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.Arsip yang rusak karena sobek dapat diperbaiki ditempeli kertas yang sejenis dengan perekat kanji atau jika kerusakan sangat berat mintalah pertolongan ahli Arsip Nasional. Cendawan yang melekat dihilangkan dengan mengoleskan cairan aseton, atau cairan thymol dengan spirtus, atau campuran formalin 40%. Sedangkan arsip yang basah / terendam air, dengan mengoleskan kapas sedikit basah selanjutnya meletakkan

arsip diatas kertas penyerap (blotting paper), kemudian menaruh ditempat kering tidak terkena langsung sinar matahari.

2.2.5. Pengamanan Arsip

Menurut Sugiyarto (2005), pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agarisi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang

tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui, arsip yang sangat vital, tidak terlalu penting, sangat rahasia, dan sebagainya. Usaha pengamanan antara lain: petugas arsip harus adalah orang yang dapat menyimpan rahasia; harus ditetapkan peminjaman arsip; selain petugas dilarang mengambil arsip dari tempatnya, dan arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.

2.2.6. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Indonesia, 2009).

Menurut Martono (1994) ciri – ciri suatu sistem kearsipan yang baik adalah pengurusan dokumen hanya mengurus arsip yang sedikit mungkin, tetapi dapat melayani seluruh kebutuhan aktivitas pelayanan organisasi. Dokumen yang diurus senantiasa dibatasi hanya yang benar – benar bermutu, penggunaan arsip yang sedikit diusahakan secara efektif dengan melalui pemilihan selectif yang teliti, penyelenggaraan

manajemen arsip juga berusaha agar menghemat biaya, waktu dan tenaga atau mengusahakan prosedur kerja yang efektif dan efisien.

Menurut Sedarmayanti (2003), pelaksanaan penyusutan arsip/dokumen adalah sebagai berikut:

a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.

b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional.

c. Buat berita acara pemusnahan arsip.

d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual).