TINJUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka artinya buku atau kitab. Dalam bahasa Inggris perpustakaan disebut library, dalam bahasa Belanda disebut bibliotheek, dalam Perancis bibliotheque, dalam bahasa Spanyol dan Portugis bibliotheca (Sulistyo Basuki, 1994 : 1).
Dari sebutan tersebut pembaca dapat menduga adanya akar kata yang sama. Akar kata library adalah liber (Bahasa Latin) artinya buku, sedangkan akar kata bibliotheek adalah biblos (Yunani) juga artinya buku. Sebagai bentuk lanjut perkembangan akar ini, dalam kehidupan sehari-hari sering dikenal sebutan Bible artinya Kitab. Dengan demikian, istilah perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kitab.
Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan tertulis, tercetak ataupun grafis lainya seperti flom slide, piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan, dan lain sebagainya (P. Sumardji, 1988 : 13).
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur
demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca (Sutarno NS, 2003 : 7). Menurut Surat Edaran Bersama (SEB) Mendikbud RI dan Kepala BAKN Nomor 53649/MPK/1988 dan Nomor 15/SE/1988 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan, antara lain disebutkan tentang perpustakaan (Lasa Hs, 1990 : 48).
Definisi perpustakaan yang muncul dari konsep keterkaitan dengan buku mengatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan (Sulistyo Basuki, 1994 : 1).
Definisi lain mengacu pada kumpulan buku atau akomodasi fisik tempat buku dikumpul susunkan untuk keperluan bacaan, studi, kenyamanan maupun kesenangan. Jadi dalam rancangan tempat ini, konsep perpustakaan mengacu pada bentuk fisik tempat penyimpanan buku (dalam arti luas) maupun sebagai kumpulan buku yang disusun untuk keperluan pembaca (Sulistyo Basuki, 1994 : 1).
Menurut S. Basuki dalam sejarah umat manusia, perpustakaan merupakan khazanah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk buku dan perpustakaan berfungsi menyimpan dan menyebarluaskan informasi tentang buku. Hasil pikiran yang dituangkan dalam bentuk buku seringkali disosialisasikan dengan kegiatan belajar. Belajar dapat dilakukan dalam lingkungan sekolah, dirumah maupun di perpustakaan. Dengan adanya jenis
berbagai jenis-jenis tempat belajar itu maka dalam masyarakat pun tumbuh berbagai jenis perpustakaan untuk menunjang kegiatan belajar. Misalnya perpustakaan sekolah, perpustakaan daerah, perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan nasional, dan perpustakaan perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1994 : 2).
Dengan demikian pengertian perpustakaan makin berkembang dengan adanya kemajuan teknologi yang semakin memadai bagi para pengguna perpustakaan. Perpustakaan sekarang ini tidak hanya sebagai tempat kunjungan para pengunjung perpustakaan yang hanya datang membaca, meminjam, dan mengerjakan tugas. Tetapi saat ini setelah adanya perkembangan teknologi perpustakaan juga berguna untuk pelayanan jasa dan memberikan fasilitas yang baik pagi pengunjung perpustakaan.
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pepustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membatu perguruan tinggi mencapai tujuannya (Sulistyo-Basuki, 1994 : 65). Dalam pengertian ini, perguruan tinggi adalah universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahanya seperti lembaga penelitian.
Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan
universitas, perpustakaan fakultas, perpustakan akademi, perpustakaan sekolah tinggi (Rusina Sjahrial, 2000 : 4). Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tinggi.
Menurut Janti Gristinawati Sujana (2011 : 9.1), secara tradisi tujuan dari perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, melayankan dan mendiseminasikan, melestarikan, serta menyediakan secara lengkap pengetahuan manusia
Koleksi buku perpustakaan perguruan tinggi gunanya melayani keperluan para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staff dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan. Koleksi perputakaan universitas harus sesuai dengan bidang-bidang yang dicakupi universitas yang membawahinya, sedangkan perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi dan perpustakaan sekolah tinggi atau institut terbatas bidang lingkupnya, sesuai dengan bidang lingkup lembaga pendidikan dimana ia tergabung.
C. Pengertian Pengadaan Buku
Istilah pengadaan adalah terjemahan dari acquistion, yaitu kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya (Yuyu Yulia, 2006: 5.2).
Pengadaan buku termasuk dalam tahap ini pemilihan, pemesanan, dan penerimaan serta pembayaran (Rusina Sjarial, 2000: 32).
Pengadaan buku mencakup: perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran, pembayaran atau tanda terima pembayaran, dan memeliharaan catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan (Henny Windarti, 2006: 2.1).
Pengadaan adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang akan dilakukan dengan kegiatan pemilihan bahan koleksi dan kegiatan pelaksanaan pengadaan bahan koleksi (P. Sumardji, 1988: 23).
Pengertian pengadaan buku lebih luas dari hanya sekedar pembelian atau pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah kita menentukan pilihan buku. Perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan berbagai cara, yaitu pembelian, pertukaran, dan hadiah (Henny Windarti, 2006: 2.1).
1. Teori Pengadaan Buku
Pengadaan buku mencakup perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran, pembayaran ata tanda terima pembayaran, dan memeliharaan catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan (Henny Windarti, 2006 : 2.1). Di dalamnya termasuk juga kegiatan penjilidan dan penjilidan ulang, pencatatn majalah, dan kegiatan yang berhubungan.
Istilah pengadaan dan pemesanan kadang-kadang digunakan secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada pembelian, sementara kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara mendapatkaan bahan-bahan tersebut.
Dalam melaksanakan tugas pemilihan buku, pustakawan memerlukan alat bantu seperti katalog penerbit, majalah timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam majalah, dan daftar penerimaan buku baru. Namun pada unit perpustakaan yang dimiliki Universitas Muhammadyah Surakarta menggunakan sistem KOHA. Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka (open-source) yang kaya dengan fiture.
Koha menyediakan sistem perpustakaan terintegrasi mulai dari Pengkatalogan, OPAC, sirkulasi maupun pengadaan.
Pemesanan buku memerlukan pertimbangan seksama, karena menyangkut tugas berbagai bagian perpustakaan. Karena prosedur pengadaan rumit dan kompleks, maka pustakawan pengadaan harus memiliki pengetahuan mengenai bibliografi, bahasa, manajemen,
penerbitan, dan perdagangan buku. Perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan berbagai cara, yaitu pembelian, pertukaran, dan hadiah (Henny Windarti, 2006 : 2.1).
Dalam hal pembelian buku, perpustakaan dapat langsung ke toko buku, maupun melalui agen dan penerbit, hal ini tergantung pada peraturan dan kebijakan yang menyertainnya dan lain-lain. Cara pengadaan yang berbeda-beda ini mempunyai prosedur yang berbeda-beda pula, baik dalam pemesanan maupun cara pembayarannya.
Metode pengadaan lainnya, yang sangat potensial dilakukan suatu perpustakaan adalah pertukaran, hadiah.
2. Pengadaan
Pada prinsipnya pengadaan bahan pustaka di setiap perpustakaan merupakan salah satu bagian dari pekerjaan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan koleksi-koleksi yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, tukar menukar maupun pembelian. Menurut Peraturan Presiden Nomor 54 (2010 : 3), yang dimaksud dengan pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.
Pengertian lain yang dijelaskan dalam buku karangan Soeatminah (1992: 27), yang dimaksud dengan pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Dengan demikian pengadaan bahan pustaka baru bisa dikatakan suatu proses kerja untuk mengindentifikasi dan menghimpun bahan-bahan yang sesuai untuk dijadikan koleksi di setiap perpustakaan.
Menurut Sulistyo (1991: 37), dalam mengadakan koleksi kemungkinan mengusahakan bahan-bahan yang belum di miliki perpustakaan, bisa juga menambah (duplikasi) bahan-bahan pustaka yang jumlahnya masih kurang.
Menurut Soeatminah (1992: 7) Pada dasarnya proses akuisisi meliputi kegiatan penelusuran informasi sebelum pemesanan, penyeleksian, memesan bahan-bahan, menerima barang yang dipesan, pembayaran dan menyimpan data/record pengadaan tersebut. Namun menurutnya keterbatasan dana, keragaman pemakai, berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada abad ini, berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat timbulnya spesialisasi, serta timbulnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasinya memaksa pustakawan harus memeras keringat untuk mengadakan pemilihan buku. Menurut Sulistyo, (1991) perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi
dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit-penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan mengurangi jumlah eksemplar buku. Bagi perpustakaan yang dapat menyediakan dana setiap tahun, tentu buku-buku yang ada di perpustakaan tersebut bisa bertambah setiap tahunnya. (Wiranto, 1997: 58)
Dalam hal ini menurut Soeatminah, hal-hal yang perlu dilakukan setelah menentukan pilihan buku, yaitu: Pertama, Perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran, Kedua, Pembayaran atau tanda terima pembayaran, dan Ketiga, Memelihara catatan yang berkaitan dengan pengadaaan yang di dalamnya termasuk juga penjilitan serta pencatatan majalah.
Selain itu, metode pengadaan juga bisa dilakukan dengan cara pertukaran dan hadiah, misalnya buku terbitan pemerintah, buku terbitan instansi induk perpustakaan atau dalam bentuk wakaf individu atas dasar dorongan keagamaan. Dalam hal ini perpustakaan sebaiknya mempunyai terbitan lain atau menerbitkan berbagai terbitan sendiri untuk dapat digunakan sebagai bahan pertukaran.
3. Proses Penyeleksian Buku
Dalam proses penyeleksian melibatkan proses decision-making, pengambilan keputusan bahan apa yang akan dijadikan koleksi
perpustakaan. Di sebagian perpustakaan, penyeleksian dibantu oleh pengguna (user) seperti pada perpustakaan industri dan perpustakaan institusi pendidikan.
Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia. Pustakawan harus mengetahui apa tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya.
Jadi, dasar-dasar penyeleksian bahan-bahan pustaka adalah untuk melayani pengguna, pengguna lain yang lebih luas dan melayani generasi mendatang. Dalam hal ini, yang berhak melakukan penyeleksian adalah personalia, (Sulistyo, 1991: 38) yang mencakup: Pustakawan, Spesialis subjek termasuk guru, Toko buku, Komisi perpustakaan dan Anggota lain.
Seseorang yang baik dalam pemilihan buku sebagaimana menurut Sulistyo-Basuki harus memenuhi syarat sebagai berikut, yaitu: menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbit, khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kekurangan penerbit, hasil terbitan selama ini, mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, memahami kebutuhan pemakai, hendaknya personil pemilihan buku netral,tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemlihan buku,
pengetahuan mendalam menganai koleksi perpustkaan, mengetahui buku melalui proses membuka-buka ataupun porses membaca.
Pada tahap penyeleksian (Sulistyo, 1991: 40) ada delapan kategori yang harus diperhatikan: sumber-sumber terkini untuk In-print books, Katalog, Flyer dan iklan-iklan dari penerbit, review/resensi bahan- bahan pustaka terkini, Bibliografi Nasional, bahan-bahan pustaka terbaik yang direkomendasikan, Bibliografi subjek, Katalog Online, dan Selection aids bagi microform.
Hendaknya kebijakan tentang penyeleksian ini merupakan kebijakan tertulis dan dalam waktu tertentu selalu disempurnakan sesuai dengan perkembangannya. Singkatnya dalam pemilihan bahan pustaka hendaknya memperhatikan minat dan kebutuhan masyarakat, bahan yang dipilih mutakhir, bahan yang memenuhi kualitas persyaratan dan sesuai dengan tujuan, fungsi dan ruang lingkup perpustakaan.
D. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan adalah suatu tugas, pekerjaan, bagian, seksi di suatu perpustakaan yang berwenang dan bertugas mengadakan bahan pustaka buku mapun non buku (Lasa HS, 1993: 2).
Menurut Sutarno (2006: 174) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber- sumber informasi”. Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh
para ahli antara lain: Menurut pendapat Sumantri, (2002: 29) Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual. Menurut Darmono, (2001: 57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkain dari kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka. Menurut Sulistyo-Basuki (2001: 27) pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Dari uraian beberapa pengertian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkain kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati penggunanya.
E. Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
1. Pengertian Perencanaan
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2003: 2) sebagai berikut:
“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
a. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
b. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
c. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
2. Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
3. Perencanaan Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka Buku
Menurut Erly Suandy (2003: 7), penambahan koleksi perpustakaan dapat terjadi pada salah satu dari kondisi berikut ini:
a. Adanya usulan pengadaan dari pengguna (dosen, mahasiswa atau staf yang langsung diberikan kepada pihak Perpustakaan).
b. Adanya usulan pengadaan dari Fakultas/Jurusan/Program Studi.
c. Adanya pembelian langsung oleh dosen (penggantian dana), misalnya untuk kebutuhan penelitian, bimbingan TA/KP, ataupun untuk kelengkapan kurikulum.
d. Adanya ketentuan atau anggaran kepastian.
F. Pelaksanaan Pengadaan Buku
Menurut Rusina Sjarial (2000 : 32), perpustakaan memperoleh buku dengan tiga cara, yaitu dengan dengan jalan :
1. Pembelian atau Memesan
Pemilihan buku merupakan tugas dasar dan penting, dan mereka yang bertanggung jawab di dalamya harus mempunyai pengetahuan yang luas tentang buku-buku, serta pengarang yang ada sekarang ada.
Pemilihan buku umumnya dilaksanakan oleh kepala perpustakaaan dengan dukungan dari staff dan pengguna bagi perpustakaan kecil , sedangkan pemilihan buku diputuskan oleh sebuah panitia dari pustakawan-pustakawan senior, yaitu orang yang mengumpulkan keperluan semua bagian, termasuk permintaan pengguna, dan memutuskan beberapa kopi/eksemplar yang disetujui untuk dibeli.
2. Hadiah
Pengadaan buku yang diperoleh dari hasil sumbangan/hadiah sangat penting membangun koleksi perpustakaan, dan untuk ini perpustakaan memperoleh keuntung yang besar dari buku sumbangan yang diterima.
Unit hadiah/sumbangan bertanggung jawab menyeleksi buku yang akan diterima atau yang akan dibelu dengan dana sumbangan. Sedangkan menyangkut perhitungan dana sumbangan, biasanya dikerjakan/menjadi
tanggung jawab bagi pengadaan. Buku yang diperoleh dari sumbangan/hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Menjadikan perpustakaan akan memperoleh keuntungaan yang besar dari koleksi sumbangan yang diterima.
3. Tukar Menukar
Pengolahan pertukaran buku disebagian besar pepustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga daripada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembag-lembaga, tetapi pertukaran yang sifatnya internasional mungkin dilakukan secara tidak langsung melalui pusat-spusat pertukaran nasional.
Tanggung jawab pertukaran buku biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Dalam hal ini pertukaran buku berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran dengan lembaga lain dan memperoleh bahan- bahan yang dapat dipertukarkan serta memelihara administrasi pertukaran termasuk cacatan lainya.
G. Metode Pengadaan Buku
Menurut P. Sumadji (1988 : 58), proses dalam melakukan pengadaan buku dapat dilakukan dengan langkah-langkah :
1. Mengumpulkan alat pengadaan, misalnya berupa daftar tawaran pustaka, daftar pustaka yang telah terbit, daftar pustaka yang akan terbit, daftar penerbit, dan lain-lainya.
2. Menyiapkan alat-alat pencatatan, misalnya berupa buku-buku folio bergaris atau kartu-kartu untuk keperluan pencatatan atau inventaris buku- buku, dan lain-lainnya.
3. Menyiapkan alat-alat identifikasi, misalnya berupa cap perpustakaan dan cap inventaris.
4. Menyiapkan tempat bahan koleksi, misalnya berupa rak-rak, ruang atau gudang.
5. Melakukan penelitian kebutuhan para pemakai koleksi perpustakaan.
6. Melakukan pemilihan bahan koleksi buku yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
7. Membuat daftar-daftar bahan koleksi buku yang telah dipilih.
8. Melaksanakan pengadaan koleksi buku, misalnya dengan cara :
a. Mengadakan pembelian.
b. Minta bantuan sumbangan bahan koleksi buku kepada pihak-pihak tertentu.
c. Mengadakan pemufakatan tukar menukar koleksi buku dengan pihak perpustakaan lain.
9. Mencatatan atau mendaftar dalam buku inventaris setiap bahan koleksi (terutama koleksi buku) yang telah diperoleh, baik yang berasal dari pembelian, sumbangan maupun pertukaan koleksi.
10. Memberi ciri-ciri atau identitas dengan cap perpustakaan maupun cap inventaris pada setiap bahan koleksi buku.
11. Menyimpan dengan susunan yang teratur setiap bahan koleksi buku yang telah selesai dicatat dalam buku inventaris dan telah diberi ciri-ciri.
12. Menyimpan dengan susunan teratur semua tanda bukti perolehan bahan koleksi buku, baik yang berasal dari pembelian, sumbangan, maupun pertukaran koleksi buku. Misalnya saja terutama yang berasal dari pembelian, berupa kwitansi, faktur pembelian, dan sebagainya.
13. Menyerahkan bahan koleksi yang telah dikerjakan tersebut diatas ke Unit Pengolahan Bahan Koleksi, dengan tanda bukti serah terima.
14. Menyimpanan dengan susunan yang teratur semua tanda bukti serah terima.
15. Membuat laporan tertulis maupun statistik perpustakaan, yang bersangkutan dengan pelaksanaan pekerjaan pengadaan bahan koleksi buku.
16. Menyampaikan laporan tertulis tersebut secara periodik kepada Pimpinan Perpustakaan yang bersangkutan.
