PERANGKAT KEARSIPAN
A. Pengertian
Perangkat kearsipan adalah semua alat perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip di lingkungan Sekretariat Negara, yang meliputi organisasi kearsipan, fungsionaris kearsipan, dan peralatan kearsipan.
B. Organisasi Kearsipan
Organisasi kearsipan adalah pola susunan unit kearsipan pada setiap tingkat struktural organisasi Sekretariat Negara yang berwenang dan bertanggung jawab dalam kebijaksanaan dan pembinaan kearsipan Sekretariat Negara. Pola organisasi kearsipan Sekretariat Negara terdiri dari tiga unit kearsipan sebagai berikut.
1. Unit Kearsipan I
Unit Kearsipan I merupakan unit kearsipan tingkat pusat yang berada di Biro Tata Usaha Sekretariat Menteri Sekretaris Negara dan berfungsi sebagai Pusat Arsip Inaktif Sekretariat Negara, dengan tugas:
a. mengelola dan mengendalikan arsip inaktif Sekretariat Negara;
b. membina sistem kearsipan Sekretariat Negara;
c. memberikan persetujuan dan memantau kegiatan penyusutan arsip di Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III;
d. menyerahkan arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional kepada ANRI setelah mendapat persetujuan Menteri Sekretaris Negara.
2. Unit Kearsipan II
Unit Kearsipan II merupakan unit kearsipan pada tingkat eselon I, yang terdiri dari unit-unit pengolah pada setiap satuan organisasi dengan tugas mengelola arsip aktif di satuan organisasi yang bersangkutan di bawah pembinaan Unit Kearsipan I dan berkewajiban untuk memindahkan arsip inaktifnya ke Unit Kearsipan I.
3. Unit Kearsipan III
Unit Kearsipan III merupakan unit kearsipan untuk tingkat wilayah yang lokasinya jauh dari organisasi induknya sehingga diberi wewenang untuk mengelola sendiri arsip aktifnya. Namun, untuk penyusutan arsip harus mendapat pengarahan dan persetujuan dari Unit Kearsipan I melalui Unit Kearsipan II yang membawahinya (Rumah Tangga Kepresidenan) dan berkewajiban untuk memindahkan arsip inaktifnya ke Unit Kearsipan I melalui
Unit …
Unit Kearsipan II. Unit Kearsipan III tersebut yaitu kantor-kantor Istana Kepresidenan di Bogor, Cipanas, Yogyakarta, dan Bali.
C. Fungsionaris Kearsipan
Fungsionaris kearsipan adalah para pelaksana pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungan Sekretariat Negara yang terdiri dari Arsiparis dan Penata Arsip serta pejabat struktural terkait yang terdiri dari:
1. Arsiparis Terampil
Arsiparis Terampil adalah Arsiparis dengan kualifikasi teknisi atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis kearsipan.
Arsiparis Terampil bertugas meneliti, mengelola, menyimpan, dan melayani peminjaman arsip secara sistematis sesuai prosedur.
2. Arsiparis Ahli
Arsiparis Ahli adalah Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi kearsipan.
Arsiparis Ahli bertugas:
a. meneliti dan menilai arsip yang akan disusutkan, serta mempersiapkan dan melaksanakan rencana penyusutan arsip sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
b. membuat senarai arsip dan Skema Pengaturan Arsip serta Daftar Pertelaan Arsip (DPA);
c. mengembangkan sistem kearsipan Sekretariat Negara khususnya Pola Klasifikasi Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sekretariat Negara.
3. Penata Arsip
Penata Arsip bertugas memelihara arsip dan melestarikan arsip tertentu, mencatat, dan menyimpan arsip yang telah diberi tanda simpan. Penata Arsip umumnya bertugas di unit pengolah yang belum mempunyai Arsiparis.
4. Penanggung Jawab Arsip
Penanggung Jawab Arsip (pejabat Eselon III/IV) pada Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III bertugas menyiapkan pengusulan penyusutan arsip dan membuat berita acara dalam rangka pemindahan arsip inaktif.
5. Kepala …
5. Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan, Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara
Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan, Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara bertugas melaksanakan urusan inventarisasi, pengolahan dan penyimpanan arsip di lingkungan Sekretariat Negara.
6. Kepala Subbagian Penyusutan, Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara
Kepala Subbagian Penyusutan, Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara bertugas melaksanakan penyusutan arsip di lingkungan Sekretariat Negara.
7. Kepala Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara
Kepala Bagian Arsip, Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara mewakili Kepala Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara bertugas mengkoordinasikan pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Sekretariat Negara, termasuk pemindahan arsip inaktif dari Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III dan penyerahan arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ke ANRI dan menyusun program penyusutan arsip inaktif Sekretariat Negara secara periodik.
8. Kepala Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara
Kepala Biro Tata Usaha, Sekretariat Menteri Sekretaris Negara mewakili Sekretaris Menteri Sekretaris Negara bertugas:
a. memberikan persetujuan penyusutan arsip yang diusulkan oleh Unit Kearsipan II;
b. memimpin kegiatan penyusutan arsip Sekretariat Negara di Unit Kearsipan I;
c. menyaksikan dan menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif, Berita Acara Penyerahan Arsip Statis dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
9. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara
Dalam rangka penyerahan arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ke ANRI, Sekretaris Menteri Sekretaris Negara memintakan persetujuan tertulis kepada Menteri Sekretaris Negara.
D. Perlengkapan …
D. Perlengkapan dan Peralatan Kearsipan 1. Daftar Pertelaan Arsip
a. Bentuk
No Isi (Uraian Masalah)
Kurun Waktu
Tingkat Perkem-
bangan
Jumlah Keterangan
1 2 3 4 5 6
2) 3) 4) 5) 6) 7)
….…….……,………...
Mengetahui/Menyetujui Penanggung jawab Pendataan Dokumen/Arsip
……….. ………..
NIP……… NIP………
DAFTAR PERTELAAN ARSIP Unit Kearsipan I/II/III
Unit Pengolah ………
Satuan Organisasi ………
1)
b. Petunjuk Pengisian Daftar Pertelaan Arsip
1) Diisi dengan nama unit pengolah beserta nama satuan organisasi pemilik arsip.
2) Diisi dengan nomor urut.
3) Diisi dengan masalah/materi arsip per berkas atau per seri arsip.
4) Diisi dengan kurun waktu/tahun arsip tercipta.
5) Diisi dengan tingkat perkembangan/keaslian arsip tersebut (asli, pertinggal, tembusan, salinan, copy, dan lain-lain).
6) Diisi dengan jumlah arsip tersebut (berkas, bundel, map, folder, boks dan lain-lain).
7) Diisi …
7) Diisi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor boks, keadaan fisik dan informasi arsip, dan lain-lain.
2. Folder
Bentuk
Folder dengan tab di atas
Folder dengan tab samping
3. Sekat …
3. Sekat
Bentuk
Sekat dengan tab di atas
4. Kartu Indeks a. Bentuk
Kartu Indeks Warna Putih
Halaman Muka
14,5 cm
NOMOR INDEKS: 1) AGENDA M/K : 2)
KODE KLAS :
NO BOKS :
ISI RINGKAS: 3)
LAMPIRAN: 4)
DARI: 5) KEPADA: 6) TANGGAL: 7) NOMOR: 8)
UNIT PENGOLAH: 9) ARSIPARIS/PENATA ARSIP: 10) CATATAN: 11)
10 cm
Halaman …
Halaman Belakang
PENGGABUNGAN SURAT-SURAT ARSIP DALAM
PROSES PENYELESAIAN DATA LAIN LAJUR EKSPEDISI
(M) (K) (M/K)
NO. AGENDA TGL/KODE
KLAS
NO. AGENDA TGL/KODE
KLAS
NO. AGENDA TGL/KODE
KLAS
Kartu Indek Warna Merah
16,5 cm
NOMOR AGENDA M/K :
KODE KLAS: TGL.
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN :
DARI : KEPADA:
TGL. : NOMOR:
UNIT PENGOLAH : ARSIPARIS/PENATA ARSIP:
CATATAN :
10,5 cm
b. Petunjuk Pengisian Kartu Indeks
1. Diisi indeks masalah yang berpedoman pada pola klasifikasi kearsipan Sekretariat Negara RI.
2. a) Kolom nomor agenda M/K diisi nomor agenda surat masuk/keluar.
b) Kolom kode klas diisi kode klasifikasi arsip.
c) Kolom No. Boks diisi sesuai nomor urut boks.
3. Diisi dengan ringkasan tentang isi surat.
4. Diisi sesuai dengan jumlah dan jenis lampiran pada surat tersebut.
5. Diisi dengan asal surat tersebut.
6. Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.
7. Diisi tanggal surat tersebut.
8. Diisi nomor dari surat tersebut.
9. Diisi pejabat atau unit pengolah yang menangani surat tersebut.
10. Diisi nama Arsiparis dan Penata Arsip.
11. Diisi keterangan lain yang dianggap perlu.
5. Kartu …
5. Kartu Deskripsi
a. Bentuk
15 cm
……..1)……..
…………2)………3)………..
.…………..…….………..
………..4)……….. ………6)……...
………. 5)……….. ………7)……...
11 cm
b. Petunjuk Pengisian Kartu Deskripsi
1) Diisi dengan kode pembuat deskripsi dan nomor definitif.
2) Diisi dengan bentuk redaksi arsip.
3) Diisi dengan isi ringkas informasi arsip.
4) Diisi dengan kurun waktu arsip.
5) Diisi dengan kondisi arsip.
6) Diisi dengan tingkat perkembangan arsip.
7) Diisi dengan jumlah arsip.
6. Daftar Arsip a. Bentuk
No. Jenis Surat M/K
Nomor Agenda
M/K Isi (Uraian Masalah) Kode
Klas. Ket.
1) 2) 3) 4) 5) 6)
b. Petunjuk …
b. Petunjuk Pengisian Daftar Arsip 1) Diisi nomor urut berkas arsip.
2) Diisi jenis surat masuk atau keluar.
3) Diisi agenda nomor masuk atau keluar.
4) Diisi dengan isi ringkas/uraian masalah surat tersebut.
5) Diisi dengan kode klasifikasi arsip.
6) Diisi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor boks, keadaan fisik dan informasi arsip, dan lain-lain.
7. Boks Arsip a. Bentuk
4 Cm
27 Cm
Lubang Ventilasi
9 Cm
37 Cm Label
b. Petunjuk Pengisian Boks Arsip
Boks arsip diisi berkas arsip yang dikelompokkan dan diberkaskan berdasarkan subjek, numerik, alphabet, geografis, atau asal-usul arsip.
8. Label Arsip a. Bentuk
KODE : 1) . . .
. . . 2).
. . .
OKS : .
B
TAHUN : . . . 3) S/D . . .
7 Cm
21 Cm
b. Petunjuk …
b. Petunjuk Pengisian Label Arsip
1) Diisi nomor kode klasifikasi arsip yang disimpan dalam boks tersebut.
2) Diisi indeks masalah arsip yang disimpan dalam boks arsip tersebut dan nomor boksnya.
3) Diisi tahun periode arsip yang disimpan dalam boks arsip tersebut.
9. Rak Arsip Bergerak Bentuk
10. Rak Arsip Tidak Bergerak Bentuk
11. Formulir …
11. Formulir Peminjaman Arsip a. Bentuk
SEKRETARIAT MENTERI SEKRETARIS NEGARA
Biro Tata Usaha, Pusat Arsip Inaktif No. : ……… 1) LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
• Arsip-arsip yang tercantum dibawah ini dipinjam hanya untuk keperluan dinas
• Tidak dibenarkan menambah dan/atau mengurangi sesuatupun dari berkas
• Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada Pusat Penyimpanan Arsip Inaktif
Kode Klas No.
Urut Indeks Agno (M)
Agno (K)
Isi Ringkas Jumlah Berkas
No. Boks
& No.
Rak
Catatan
2) 3) 4) 4) 5) 6) 7) 8)
HARAP JANGAN CABUT LEMBAR –PEMINJAMAN INI
Nama Peminjam : …….9).…….… Tanggal Peminjaman: …….12)……...
J a b a t an : ……10)………. Tanggal Pengembalian: ….…13)…….
Unit Kerja : ……11)………. (Setiap perpanjangan peminjaman harus seijin Pusat Arsip Inaktif)
Tanda tangan Pusat Penyimpanan Arsip, Biro TU ………14)……….. ………… 15)…...…
NIP. ………. NIP………
b. Petunjuk Pengisian Formulir Peminjaman Arsip 1) Diisi nomor lembar peminjaman tersebut.
2) Diisi nomor urut sesuai jenis arsip yang dipinjam.
3) Diisi indeks masalah arsip yang dipinjam.
4) Diisi kode klasifikasi arsip.
5) Diisi intisari masalah surat/arsip tersebut.
6) Diisi jumlah berkas arsip yang dipinjam.
7) Diisi sesuai nomor urut boks dan rak penyimpanan arsip tersebut.
8) Catatan diisi keterangan yang dianggap perlu mengenai arsip tersebut.
9) Diisi nama peminjam.
10) Diisi …
10) Diisi jabatan peminjam.
11) Diisi unit kerja peminjam.
12) Diisi tanggal berkas arsip dikeluarkan/dipinjam.
13) Diisi tanggal berkas dikembalikan oleh peminjam.
14) Diisi tanda tangan dan NIP peminjam.
15) Diisi tanda tangan dan NIP Arsiparis/Penata Arsip yang meminjamkan arsip.
12. Jadwal Retensi Arsip a. Bentuk
Satuan Organisasi : 1) Masalah Utama/Pokok : 2)
Retensi No. Series/Jenis Arsip
Aktif Inaktif Keterangan
3) 4) 5) 5) 6)
b. Petunjuk Pengisian Jadwal Retensi Arsip 1) Diisi instansi yang membuat JRA.
2) Diisi masalah pokok/utama, misalnya: kepegawaian, keuangan.
3) Diisi nomor urut.
4) Diisi jenis/series dari berkas arsip umum, misalnya: mutasi.
5) Diisi jangka waktu simpan arsip pada saat arsip aktif atau inaktif.
6) Diisi keterangan musnah jika arsip tersebut dianggap tidak mempunyai nilai guna dan perlu dimusnahkan, permanen untuk arsip statis yang akan diserahkan ke ANRI dan dinilai kembali untuk arsip yang belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen.
13. Berita …
13. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif a. Bentuk
*
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Unit Kerja : …… 1)………
Pada hari ini…..2)… tanggal …3)…bulan …3)..….. tahun…3)... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja………4)………… ke Bagian Arsip Biro Tata Usaha Sekretariat Menteri Sekretaris Negara yang melibatkan:
nama : ………5)……….
jabatan : ………6)……..…
NIP : ………7)……..…
unit kerja : ………8).………,
dalam hal ini bertindak atas nama unit …. 9)……… sebagai Pihak I.
nama : ………10)……..
jabatan : ………11)……..
NIP : ………12)……..
unit kerja : Bagian Arsip Biro Tata Usaha Setmensesneg,
dalam hal ini bertindak selaku Pusat Arsip Inaktif Sekretariat Negara, sebagai Pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang di maksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I.
Pihak II Pihak I
(……….13)……..….) (…………14)…………)
Mengetahui:
1. Kepala Biro Tata Usaha 2. Kepala/Atasan Langsung Pihak I
(….……15)…………) ( …………16)……….)
b. Petunjuk Pengisian Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
1) Diisi dengan nama unit kerja pemilik arsip yang memindahkan arsip.
2) Diisi dengan hari.
3) Diisi dengan angka/huruf.
4) Diisi dengan nama unit kerja pemilik arsip.
5) Diisi dengan nama pejabat dari unit kerja yang memindahkan arsip.
6) Diisi …
6) Diisi dengan nama jabatan yang bersangkutan.
7) Diisi dengan NIP dari pejabat tersebut.
8) Diisi dengan unit kerja yang bersangkutan.
9) Diisi dengan unit kerja yang memindahkan arsip.
10) Diisi dengan nama pejabat yang menerima arsip tersebut.
11) Diisi dengan nama Jabatan yang bersangkutan.
12) Diisi dengan NIP dari pejabat tersebut.
13) Diisi dengan tanda tangan pejabat dari Bagian Arsip.
14) Diisi dengan tanda tangan pejabat yang memindahan arsip.
15) Diisi dengan tanda tangan Kepala Biro Tata Usaha.
16) Diisi dengan tanda tangan atasan langsung Pihak I.
14. Berita Acara Penyerahan Arsip Statis a. Bentuk
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini…..1).… tanggal …2)…bulan …2).….. tahun……2)… kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. nama : ………3)…….
jabatan : ………4)…..…
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Sekretariat Negara RI (Instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut Pihak I,
2. nama : ………5)…..
jabatan : ………6)…..
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut Pihak II,
menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Yang Menerima Yang Menyerahkan Pihak II, Pihak I,
(……….7)……..….) (…………8)…………)
Saksi-saksi:
1. ………9)……….
2. ………9)……….
b. Petunjuk …
b. Petunjuk Pengisian Berita Acara Penyerahan Arsip 1) Diisi dengan hari.
2) Diisi dengan angka/huruf.
3) Diisi dengan nama Kepala Biro Tata Usaha Sekretariat Menteri Sekretaris Negara.
4) Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
5) Diisi dengan nama pejabat ANRI yang berwenang menerima arsip statis.
6) Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
7) Diisi dengan nama dan tanda tangan pejabat ANRI yang berwenang menerima arsip statis.
8) Diisi dengan nama dan tanda tangan Kepala Biro Tata Usaha Sekretariat Menteri Sekretaris Negara.
9) Diisi dengan nama dan tanda tangan pejabat dari ANRI dan Sekretariat Negara RI.
.
15. Berita Acara Pemusnahan Arsip
a. Bentuk
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini…..1).… tanggal …2)…bulan ...…2).….. tahun……2)…
yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip…………3)……….., sejumlah………4)……. tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan terlampir ……5)…………buku, penghancuran total dengan cara………6)………..
Kepala Biro Tata Usaha,
(………8)………..)
Saksi-saksi:
(…………7)…………)
(…………7)…………)
b. Petunjuk …
b. Petunjuk Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip 1) Diisi dengan huruf.
2) Diisi dengan angka/huruf.
3) Diisi dengan nama/judul arsip yang akan dimusnahkan.
4) Diisi dengan volume arsip yang akan dimusnahkan (berkas, boks).
5) Disi dengan jumlah (huruf).
6) Diisi dengan cara/teknik pemusnahan arsip: penghancuran dengan mesin penghancur kertas atau pembakaran atau dilebur dengan bahan kimia.
7) Diisi dengan tanda tangan pejabat pemilik asal arsip dan pejabat di bidang hukum/pengawasan di lingkungan Sekretariat Negara.
8) Diisi dengan tanda tangan Kepala Biro Tata Usaha Sekretariat Menteri Sekretaris Negara.
16. Filing Cabinet
Bentuk filing cabinet dan cara menata arsip di dalamnya (lihat arah panah).
BAB III …
