1 1.1 Latar belakang
Perkembangan sistem informasi yang didukung oleh Teknologi Informasi, telah membawa perubahan dan pengaruh di dalam dunia bisnis. Salah satunya pada sistem informasi pembelian PT. Gading Murni Jakarta, perusahaan ini merupakan salah satu distributor (distribution) yang memasarkan produk perkantoran (office stationary), perlengkapan kantor (office equipment), otomatisasi kantor (office automation), teknologi kantor (office technology). Perusahaan tidak hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi tetapi juga memiliki komitmen di dalam memberikan pelayanan yang terbaik sebagai di jadikan solusi dalam memenuhi kebutuhan kantor pada saat ini. Menurut Hall (2013:15), “Distribution is activity of getting the product to the customer after the sale. This is a critical step since much can go wrong before the customer takes possession of the product.”Dapat diartikan bahwa distribusi adalah kegiatan mendapatkan produk untuk pelanggan setelah penjualan. Hal ini merupakan langkah penting karena banyak yang bisa salah sebelum pelanggan mengambil kepemilikan produk. Didalam proses distribusi memiliki proses pembelian (purchasing) yang berkaitan dengan persediaan barang. Menurut Hall (2013:13), “Purchasing is responsible for ordering inventory from vendors when inventory levels fall to their reorder points.”Dapat diartikan bahwa pembelian merupakan tanggung jawab untuk memenuhi persediaan dimana batas level persediaan menujukkan untuk melakukan pemesanan dari pemasok. Didalam proses pembelian untuk melakukan pemesanan kepada vendor, permintaan dilihat dari data yang dicatat oleh bagian gudang berdasarkan batas level persediaan barang saat itu. Menurut Pontoh (2013:312), dalam pengukurannya sebuah persediaan harus diukur berdasarkan biaya maupun nilai realisasi neto, mana yang lebih rendah. Dimana, biaya perolehan sebuah persediaan (Cost of Inventory), akan meliputi semua biaya pembelian, biaya konversi, dan biaya lain yang timbul sampai persediaan berada dalam kondisi dan lokasi saat ini. Persediaan adalah barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali dan diukur
berdasarkan biaya maupun nilai realisasi neto, mana yang lebih rendah. Persediaan meliputi barang yang di beli dan di simpan untuk di jual kembali misalnya barang dagang di beli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan barang lainnya untuk dijual kembali. Setelah pesanan pembelian sudah diterima oleh pemasok, pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan. Menurut Hall (2013:13), “Receiving is the task of accepting the inventory previously ordered by purchasing. Receiving activities include counting and checking the physical condition of these items.”Dapat diartikan penerimaan barang (receiving) dan pengecekan (checking) barang dilakukan untuk memastikan barang diterima sesuai dengan daftar pesanan, serta memastikan kuantitas dan kondisi fisik barang. Jika proses bisnis yang berjalan tidak sesuai, hal ini bisa memicu terjadinya kecurangan (fraud) sehingga kinerja sistem informasi pembelian dapat diketahui pemanfaatannya serta dikemudian hari, baik itu pada persediaan barang maupun penerimaan barang.
PT. Gading Murni Jakarta merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distribusi alat tulis sekolah dan perkantoran serta mempunyai visi “Menjadi perusahaan yang terbaik dan kokoh juga terpercaya untuk para mitra usaha” dan misi “Memberikan pelayanan prima untuk para pelanggan. Memberikan nilai tambah bagi para pembeli”.
PT. Gading Murni Jakarta telah memiliki cabang yang tersebar di berbagai daerah di indonesia. Salah satu proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan ini yaitu sistem informasi pembelian. Proses pembelian dilakukan karena adanya pengadaan pemenuhan stok persediaan dan permintaan dari bagian penjualan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Perusahaan ini menerapkan sistem informasi akuntansi (SIA), pada sistem informasi pembelian didukung oleh aplikasi Accurate versi tiga (Tools Accurate v.3) untuk memudahkan segala aktivitas transaksi pembelian yang berjalan sesuai dengan prosedural yang berlaku. Terdapat permasalahan dalam proses pembelian pada PT. Gading Murni Jakarta seperti masih terdapat kesalahan dalam pembuatan Purchase Order (PO), kesalahan input data pembelian pada bagian penerimaan barang, dan permasalahan juga terletak pada sistem yang berjalan terutama pada aplikasi Accurate yang
digunakan perusahaan ini. Permasalahan ini tentu akan menimbulkan berbagai risiko yang dapat menghambat kinerja perusahaan. Risiko sendiri dapat didefinisikan sebagai peristiwa-peristiwa yang akan memiliki dampak negatif pada tujuan organisasi dan berpeluang memiliki dampak positif pada tujuannya (Gelinas & Dull 2012:218).
Oleh karena itu, pentingnya dilakukan suatu penilaian terhadap implementasi sistem informasi pada sistem informasi pembelian, untuk mengidentifikasi, mencegah, dan menanggulangi risiko-risiko yang mungkin terjadi di perusahaan khususnya pada sistem informasi pembelian. Untuk melakukan penilaian dibutuhkan suatu manajemen risiko yang bisa diandalkan perusahaan. Metodologi yang digunakan dalam melakukan manajemen risiko adalah ISO 31000:2009, merupakan salah satu prinsip dan panduan untuk membantu perusahaan melakukan manajemen risiko yang dikeluarkan oleh International Standard Organization untuk mencapai konsistensi dan kehandalan dalam manajemen risiko dengan menciptakan standar yang akan berlaku untuk semua bentuk risiko (ISO,2009).
Penulis memilih metodologi ISO 31000:2009 dikarenakan sesuai dengan aktifitas dan permasalah yang ada pada perusahaan. Tujuan utama dari penilaian risiko pada sistem informasi pembelian adalah untuk memastikan bahwa sistem informasi pembelian dalam keadaan aman dan disajikan dalam laporan keuangan dengan benar, maka judul skripsi yang di maksud adalah “PENILAIAN RISIKO SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PADA PT. GADING MURNI JAKARTA DENGAN MENGGUNAKAN ISO 31000:2009”
1.2 Ruang Lingkup
Dengan latar belakang yang sudah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini adalah ruang lingkup meliputi:
1. Mengenali proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan terfokus pada sistem informasi pembelian.
2. Mempelajari aktivitas pembelian dimulai dari membuat PO, menerima DO, update stock, membuat invoice, melakukan pembayaran.
3. Mengidentifikasi sistem pembelian perusahaan untuk melakukan penilaian risiko menggunakan ISO 31000:2009.
4. Melakukan analisis berdasarkan hasil identifikasi pada sistem pembelian menggunakan ISO31000:2009.
5. Memberikan saran dari penilaian risiko yang mungkin dapat digunakan oleh perusahaan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan. Adapun tujuan dari penulisan ini sebagai berikut:
1. Menganalisa sistem informasi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Gading Murni Jakarta.
2. Mengidentifikasi risiko yang terdapat pada sistem informasi pembelian menggunakan ISO 31000:2009.
3. Mengevaluasi risiko berdasarkan pengamatan data pada perusahaan menggunakan ISO 31000:2009.
4. Memberikan saran pengendalian terkait permasalahan yang ditemukan diperusahaan.
Manfaat. Adapun manfaat yang ingin dicapai penulis dalam mengerjakan penulisan sebagai berikut:
1. Memberikan informasi kepada perusahaan mengenai masalah-masalah yang dapat terjadi pada sistem informasi pembelian di PT. Gading Murni Jakarta.
2. Memberikan informasi terkait kemungkinan terjadinya risiko pada sistem pembelian yang sedang berjalan di perusahaan. 3. Memberikan hasil penilaian risiko yang ditemukan
menggunakan metodologi ISO 31000:2009.
4. Memberikan saran pengendalian untuk meminimalkan, menanggulangi risiko yang ditemukan terhadap sistem informasi pembelian.
1.4 Metodologi Penulisan
Metodologi yang digunakan dalam praktek kerja lapangan ini adalah:
1. Studi Kepustakaan
Penelitian dilakukan dengan membaca dan mempelajari sumber-sumber tertulis yang berkaitan dengan penulisan evaluasi pada topik
pembahasan, yang dijadikan dasar dalam melakukan evaluasi teknologi informasi.
2. Studi Lapangan
Pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan kunjungan langsung ke perusahaan dengan menggunakan beberapa metode, antara lain :
a. Observasi
Pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung penggunaaan sistem dan teknologi informasi yang berjalan pada PT. Gading Murni Jakarta
b. Wawancara
Pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak – pihak yang bersangkutan mengenai data dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan evaluasi pada PT. Gading Murni Jakarta.
1.4.1 Metodologi Analisis
Metodologi analisis yang digunakan penulis yaitu metode analisis ISO 31000:2009. Alasan penulis menggunakan metode ini adalah penulis dapat menganalisis dan mengidentifikasi risiko serta mengendalikan risiko didalam sistem informasi pembelian dan melakukan penilaian serta memberikan saran sebagai masukan pada PT. Gading Murni Jakarta.
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi yang dilakukan dan disusun ini akan dibagi dalam 5 bab, yaitu:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang berisikan uraian latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori mengenai sistem informasi inventory dan audit sistem informasi.
Bab ini akan menjelaskan mengenai keadaan yang ada didalam perusahaan serta kondisi sistem aplikasi yang digunakan oleh perusahaan. Dalam bab ini akan menguraikan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan tanggung jawab, kegiatan usaha perusahaan, masalah–masalah yang ada didalam perusahaan serta alternatif pemecahan masalah.
BAB 4 : EVALUASI SISTEM INFORMASI INVENTORY
Bab ini menjelaskan tentang evaluasi dan pelaksanaan audit sistem informasi pada perusahaan dan merekomendasi sistem informasi yang dapat berguna bagi perusahaan.
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup yang berisikan simpulan dari keseluruhan isi skripsi yang didasarkan pada hasil penelitian yang dilakukan serta saran - saran perbaikan atas sistem yang berguna bagi pengembangan sistem informasi pada PT. Gading Murni Jakarta.
