1.1. Latar Belakang Penelitian
Semakin meningkatnya persaingan bisnis baik di pasar nasional maupun international berimbas pada semakin tingginya aktivitas para pelaku usaha dari berbagai segmen bisnis untuk mendapatkan nilai kompetitif dalam pasar. Untuk memenangkan persaingan, setiap pelaku usaha, organisasi atau penyedia jasa berlomba-lomba untuk mengadakan suatu event yang memiliki manfaat positf bagi perusahaannya.
Banyak cara mempublikasikan atau mempromosikan produk yang dapat dilakukan oleh perusahaan , salah satunya dengan membuat event khusus yang dapat memberikan sarana informasi untuk khalayak agar secara langsung dapat melihat produk yang ditawarkan.
Event merupakan suatu kegiatan yang sengaja diselenggarakan untuk menghasilkan interaksi didalamnya dalam mencapai tujuan tertentu. Pertumbuhan adanya event, bermula pada tahun 1984 disaat diselenggarakannya event di Amerika Serikat yaitu Pesta Olahraga Olimpiade dan Perayaan Ulang Tahun ke- 100 (Centennial) Patung Libberty, dan perusahaan yang ikut berpartisipasi menjadi sponsor mendapatkan manfaat serta keuntungan dari adanya penyelenggaraan event tersebut. Dengan adanya event tersebut perusahaan mereka berhasil menjual produk mereka, sehingga sejak saat itu banyak perusahaan yang
mulai menyelenggarakan event-event yang mereka rancang sendiri sesuai tujuan perusahaannya1
Beberapa perusahaan rela mengeluarkan sebagian dari keuntungan penjualan nya dengan menggelar event- event special, alasannya menarik selain membuat khalayak aware/ menciptakan awareness, juga pagelaran special event dapat membidik konsumennya dengan fokus, karna target market yang hadir, memang khalayak yang sudah diinformasikan lewat media yang sering mereka gunakan. jika event tersebut diminati oleh khalayak serta membuat khalayak tertarik dan terkesan, maka dengan sendirinya perusahaan yang melaksanakan event special akan merasa diuntungkan dengan munculnya publikasi special event yang diselengarakan dalam media massa tanpa harus membayar. Juga dengan sendirinya akan terciptanya Word of Mouth dikalangan audience sasarannya, dari hal tersebut sudah terlihat bahwa tujuan diadakan event sedikit demi sedikit mulai tercapai.
Sebagaimana diketahui hasil sebuah penelitian menunjukkan bahwa seseorang memperoleh pengetahuannya 75% dari penginderaan secara visual, 13% secara auditif, dan 12% melalui indera lainnya. Hal ini merupakan suatu bukti bahwa special event berdampak luas bagi pengunjung maupun peserta, karena dengan mengikuti special event, mereka akan menemukan banyak hal yang dapat dilihat secara langsung sehingga pengetahuannya akan suatu produk atau
1 Sulyus Notoradjo, Event Organizer : Dasar-dasar Event Management , Jakarta : PT Gramedia, 2005 Hal 2
perusahaan menjadi bertambah.2
Event merupakan media yang memungkinkan terjadinya komunikasi interaktif antara penyelenggara event dan peserta yang hadir. Komunikasi interaktif belum tentu dapat dimiliki media iklan yang lain, dalam penyelenggaraan event konsumen secara langsung dapat berhubungan dengan produk yang ditawarkan. Dalam mengadakan event yang efektif dan efisien perlu adanya proses manajemen event yang baik didalamnya. Manajemen event membantu penyelenggara event untuk merancang event secara terorganisir dan untuk meminimalisir adanya resiko-resiko dalam penyelenggaraan event. Proses manajemen event menurut Goldblatt dan Silver yang dikutip oleh Natoradjo yaitu:
melakukan penelitian, membuat desain event, merencanakan (planning), mengkordinasikan pelaksanaan event, serta melakukan penilaian atau evaluasi. 3
Special event bukanlah sebuah penyelenggaraan event yang biasa, special event membutuhkan manajemen yang baik agar pelaksanaannya dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Banyak sekali ajang khusus yang telah dirancang dari jauh-jauh hari sebelum pelaksanaanya, namun kenyataannya tidak sesuai dengan perencanaan awal. Masih banyak hal-hal yang menyebabkan gagalnya suatu speial event penyebab salah satunya adalah buruknya faktor manajemen.
Agar special event berlangsung sesuai yang diinginkan oleh penyelenggara, haruslah dibuat perencanaan yang matang karna hal tersebut akan berpengaruh pada kelangsungan acara yang diselenggarakan, jika perencanaan
2 Lidia Evelina, Event Organizer pameran, Jakarta : PT Indeks, 2005 Hal 6
3 Sulyus Notorodjo, op.cit., 11.
sudah dipersiapkan semaksimal mungkin, maka special event yang diselenggarakan akan sesuai dengan yang diinginkan. Dan tujuan tujuan pemasaran pun akan dengan mudah tercapai.
Perencanaan sebuah special event sama pentingnya dengan evaluasi special event yang telah dilakukan, hasil evaluasi dari sebuah event akan menambah keberhasilan event yang akan diadakan berikutnya, Evaluasi perlu diadakan dengan tujuan untuk membuat perhitungan sistematis tentang sudah terlaksana dengan baik kah special event tersebut, juga memilih strategi terbaik dari beberapa alternatife strategis yang ada, meningkatkan efisiensi iklan secara general, dan melihat apakah tujuan sudah tercapai.
Proses manajemen event tersebut harus diterapkan oleh perusahaan atau organisasi yang ingin melaksanakan event. Pada penelitian ini, proses manajemen
event tersebut menjadi topik yang akan dibahas, khususnya proses manajemen event pada tahap akhir, yaitu melakukan penilaian dan evaluasi. Penilaian dan evaluasi event sering terabaikan oleh para penyelenggara event, padahal penilaian dan evaluasi setelah event bermanfaat untuk mengukur efektifitas dari adanya event yang diadakan dan dampaknya bagi stakeholders, selain itu juga dapat membantu manajemen mengetahui hasil event yang telah dilaksanakan sebagai perbaikan dan peningkatan dalam melaksanakan event-event selanjutnya.
Karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa event diadakan sebagai salah satu dari strategi komunikasi kepada khalayak, sehingga event yang efektif dan efisien akan memaksimalkan dari implementasi strategi komunikasi perusahaan tersebut.
Universitas Mercu Buana menjadikan special event sebagai alat untuk mengkomunikasikan tujuan komunikasi pemasarannya , salah satunya melalui Special event Festival UMB ke -6, Festival UMB ke -6 ini merupakan salah satu bentuk komunikasi pemasaran yang unik yang dilakukan oleh Universitas UMB untuk menjangkau khalayak sasarannya lebih banyak, karna banyak sekali rangkaian program , kompetisi, seminar dan workshop yang dapat mengedukasi khalayak dengan cara yang tidak konvensional tapi inovatif.
Festival UMB merupakan kegiatan kehumasan Universitas Mercu Buana yang dikemas dalam branding image Universitas Mercu Buana menuju usia ke 28 tahun kepada para stakeholder yaitu siswa SD, SMP, dan SMA. Festival UMB merupakan kegiatan komunikasi yang komprehensif, yang intinya melakukan program edukasi dan awareness / menciptakan pemahaman awal tentang keberadaan UMB didalam benak siswa-siswa SD, SMP, dan SMA/K. Sejalan dengan hal tersebut, dilakukannya program edukasi dan awareness terhadap stakeholder dengan memberikan knowledge experience, dengan mekanisme program event yang diterapkan kepada siswa-siswi SD,SMP,SMA/K melalui partisipasi dan keterlibatan siswa-siswi SD, SMP, SMA/K dalam rangkaian event edukatif yang menonjolkan keunikan UMB.
Seperti diutarakan oleh Ketua Panitia Festival UMB 6, Irmulan Sati T. SH, MSi, bahwa Festival UMB 6 tahun 2013, dari sisi partisipasi jumlah sekolah yang terlibat meningkat dari tahun tahun sebelumnya. Hal ini dikarenakan rangkaian acara yang diikuti beragam, tidak saja untuk tingkat SMA/K namun juga SD, SMP dan homeschooling. Minat yang tinggi terhadap Festival UMB 6,
menjadikan program ini trend setter di kalangan sekolah, sebagai forum dan media, ajang pembuktian prestasi dan kreativitas siswa.
Maka berdasarkan uraian diatas peneliti merasa tertarik serta perlu untuk memilih judul dalam penelitian ini, yakni : “Evaluasi Special Event Festival UMB ke- 6 Tahun 2013” selain karna meningkatnya jumlah pengunjung dari tahun sebelumnya, penulis merasa tertarik dengan hadirnya bebagai peserta dari berrbagai tingkatan sekolah, merupakan ciri betapa diminatinya special event UMB ke -6 ini, karna keikut sertaan para peserta diberbagai serangkaian acara , kompetisi, workshop, seminar, dan menjadi trend setter di kalangan sekolah. hal tersebut memberikan gambaran spesifik bagaimana audience yang dibidik oleh pemasar memiliki ketertarikan dari acara yang diselenggarakan secara berkelanjutan tersebut, selain itu peneliti merasa perlu untuk melihat apakah kegiatan tersebut telah berhasil atau sesuai dimata khalayak, dengan demikian, diperlukan adanya evaluasi Internal atas Special event Festival UMB ke -6 untuk memberikan gambaran, serta masukan kekurangan yang sudah terjadi, dan menjadikannya bahan pertimbangan untuk mengadakan Special event yang sama di kemudian hari.
1.2. Fokus Penelitian
Pada penelitian ini, peneliti mengambil focus penelitian pada Bagaimana evaluasi Internal yang dilaksanakan oleh Universitas Mercu Buana dalam Pelaksanaan Special Event Festival UMB ke-6
Pada penelitian ini, agar fungsi utama dari evaluasi internal ini berhasil dan terfokus, yaitu dengan melewati berbagai tahapan evaluasi event, Hal ini dapat diteliti dengan susunan :
1. Event Management Process a. Tahap Riset special event
1. Analisis 5 W
2. Analisis Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opoortunity (peluang) dan Threat (ancaman
b. Tahap Desain special event 1. Analisis 5 W + 1 H
c. Tahap Perencanaan special event d. Tahap Koordinasi special event e. Tahap Evaluasi special event
1. Penjualan, yaitu pengaruh special event terhadap perkembangan penjualan produk perusahaa
2. Liputan media, yaitu seberapa banyak special event mendapatkan liputan dari media massa yang berarti dapat menghasilkan publisitas produk ataupun perusahaan 3. Pendapat atau perilaku khalayak, yaitu bagaimana
pendapat atau perilaku khalayak setelah terlibat dalam sebuah special event.
1.3. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang ada, maka perumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah :
“Bagaimanakah Evaluasi Internal Special Event Festival UMB ke- 6 Tahun 2013”
1.4. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikemukakan diatas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan Evaluasi Internal Special Event Festival Universitas Mercu Buana ke – 6 Tahun 2013
1.5. Manfaat Penelitian
Penelitian ini mempunyai dua manfaat, yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis, yang masing-masing dijabarkan sebagai berikut :
1. Manfaat teoritis, penelitian ini diharapkan berguna sebagai bahan kajian dan referensi akademis serta penambah wawasan bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya dibidang periklanan , dalam melakukan kegiatan periklanan, terutama dalam menyelenggarakan special event.
2. Manfaat Praktis, penelitian ini diharapkan berguna sebagai bahan masukan bagi Universitas Mercu Buana, tentang penyempurnaan pelaksanaan special event tersebut, dan dapat memberikan gambaran dan bahan pertimbangan bagi Universitas Mercu Buana untuk menyelenggarakan
Special event yang lebih baik dari sebelumnya, serta untuk pihak – pihak lain yang ingin menyelenggarakan special event.
1.6. Batasan penelitian
Dalam penelitian ini agar focus , konteks dan arahnya terjaga, mengingat penelitian ini berkenaan dengan eveluasi yang sangat besar lingkupannya, maka permasalahan yang diajukan perlu ada batasannya. Peneliti membatasi penelitian ini pada eveluasi Internal Special event Festival UMB ke- 6, yaitu menjabarkan terperinci dan terarah tentang pelaksaanaan Special event tersebut oleh event organizer terkait/ Humas. bukan pada kepuasan konsumen / audience, dan mengingat banyaknya kegiatan atau acara pada special event Festival UMB ke- 6, peneliti membatasinya pada evaluasi bidang kompetisi yang diikuti oleh siswa/siswi SMA.
