5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Profil Perusahaan PT Prima Praxis Komunika
Praxis adalah sebuah agensi public relations yang berada di Jalan Balitung III no. 8, Senopati, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Praxis Public Relations didirikan oleh M. Adwi Yudiansyah pada tahun 2011. Saat ini, Beliau menjabat sebagai director sekaligus co-founder di Praxis Public Relations. Praxis telah membantu banyak klien dalam membentuk dan mengeksekusi ide-ide komunikasi untuk membangun, menjaga, atau meningkatkan hubungan baik dengan media dan publik.
Praxis Public Relations tergabung dalam perseroan terbatas (PT) Prima Praxis Komunika, yang memiliki beberapa cabang perusahaan lainnya yang berkaitan juga dengan Praxis Public Relations, antara lain:
Gambar 2.1 Unit Bisnis Lain dari PT Prima Praxis Komunika
Sumber: Praxis Credential November 2019
6 Penjelasan unit bisnis PT Prima Praxis Komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Explicar
Explicar merupakan cabang perusahaan di PT Prima Praxis Komunika yang berfokus pada media coverage monitoring atau lebih jelasnya Explicar bertugas dalam mengukur dan menghitung jumlah pemberitaan apapun yang berkaitan dengan klien yang diurus di berbagai platform media pemberitaan. Selain itu, Explicar juga membandingkan pemberitaan klien dengan pemberitaan dari kompetitor klien
b. Stretego:
Stratego merupakan bagian dari PT Prima Praxis Komunikasi yang bertugas dalam merencanakan serta mengeksekusi kegiatan media sosial bagi klien Pelayanan yang dapat diberikan oleh Stratego berupa asistensi dalam mengembangkan strategi jaringan media sosial, memonitor aktivitas online di sosial media, serta mengatur citra dan reputasi media sosial klien.
c. IdeaPlex:
Ideaplex membantu klien dalam hal pelaksanaan event atau kegiatan acara, terkadang IdeaPlex juga membantu klien Praxis untuk melaksanakan aktivitas public relations dalam hal produksi acara.
Ideaplex memiliki prinsip ‘on specs, on time, on budget’ yang memiliki makna tepat sasaran, tepat waktu, dan tepat anggaran.
Selain dari yang sudah disebutkan diatas, ada satu lagi PT Prima Praxis Komunikasi juga memiliki Prajna, yaitu sebuah cabang perusahaan PT Prima Praxis Komunika yang berfokus pada government relations. Prajna membantu kliennya dalam membangun hubungan baik dengan badan pemerintahan, baik daerah maupun pusat serta dapat membantu klien yang ingin melakukan pendekatan khusus dengan badan pemerintahan yang ingin dituju.
7 Selain itu, Praxis Public Relations juga menyediakan banyak pelayanan untuk klien-kliennya, seperti:
a. Strategic Plan:
Praxis membantu klien untuk mempertahankan dan memperbaiki citra dan reputasi klien di mata publik dengan berpartisipasi dalam perencanaan strategi komunikasi, pembentukan pesan kunci yang efektif, dan menyediakan jasa konsultasi strategi dari segi komunikasi.
b. Internal Communications:
Praxis membantu klien dalam mengembangkan komunikasi dua arah mutualis antar karyawan dalam perusahaan. Hal ini dilakukan agar klien mampu menjaga hubungan baik dengan internal perusahaan serta mencapai tujuan perusahaannya.
c. Materials Development:
Praxis menyediakan jasa penyusunan materi komunikasi seperti siaran pers, lembar fakta, profil eksekutif, dan dokumen lain yang diperlukan untuk dibagikan ke media.
d. Executive Training:
Tidak semua pemimpin dalam perusahaan mampu menyampaikan pesan kunci kepada publik dengan tepat. Praxis mampu memberikan jasa konsultasi dan pelatihan agar eksekutif perusahaan mampu melakukan hal tersebut.
e. Government Relations:
Praxis memiliki tim berdedikasi tinggi untuk mempertahankan hubungan baik dengan salah satu pemegang kepentingan krusial perusahaan, yakni pemerintah. Hal ini dilakukan agar klien mampu menjalankan aktivitas bisnisnya dan sejalan dengan tujuan regulator negara.
f. Media Engagements:
Praxis memiliki spesialisasi dalam menjalin hubungan baik antara klien dengan media massa, baik dengan mengadakan konferensi pers, pembekalan media, kunjungan media, bahkan media gathering.
8 g. Media Monitoring:
Praxis membantu klien dalam mengamati dan mengikuti pemberitaan yang terjadi di media dengan jasa media monitoring. Praxis pun juga mampu melaksanakan evaluasi terkait publikasi yang muncul di media agar menjadi bahan untuk strategi komunikasi yang lebih baik dan lebih matang lagi di masa depan.
Hingga saat ini Praxis memiliki sebuah tim yang terdiri atas 11 tenaga kerja dan pernah menangani klien-klien besar seperti contohnya, Xiaomi, Ovo, Piaggio, Matahari Mall, Vespa, dan masih banyak lainnya. Untuk saat ini, Praxis Public Relations juga memiliki klien-klien besar, baik yang berasal dari Indonesia sendiri maupun internasional, seperti, Bank DBS Indonesia, Mozilla Firefox, Ericsson, Garmin, NBA dan masih ada yang lainnya.
Praxis Public Relations memiliki visi yaitu “Menjadi perusahaan konsultan PR yang terdepan dan terpercaya dalam melayani dan membantu klien memecahkan persoalan komunikasi”. Sedangkan misi yang selalu dibawa oleh Praxis Public Relations adalah (a) Bekerja seefisien dan seefektif mungkin dalam membantu klien memecahkan persoalan komunikasi dan (b) mengoptimalkan seluruh SDM untuk meningkatkan efisiensi.
9 2.1.1 Struktur Organisasi Praxis
Gambar 2.2 Struktur Perusahaan Praxis
Sumber: Praxis Credential November 2019
a. Founder & Director
Selain memimpin Praxis Public Relations dan empat unit bisnis lainnya, Founder & Director juga berperan sebagai Principal Consultant yang mengawasi kerja tim dalam menangani klien.
Director juga bertanggungjawab sebagai supervisor yang memimpin perencanaan program dalam proposal PR Plan dan memeriksa seluruh dokumen sebelum diserahkan kepada klien.
b. Partner
Partner memiliki kedudukan yang sejajar dengan Director, serta memiliki tugas serupa dengan Director. Namun, tugas partner lebih berfokus pada Praxis Public Relations. Partner bertanggung jawab pada pengembangan insight, strategi PR dan riset
10 komunikasi untuk klien serta bertanggung jawab juga untuk mengawasi proses kerja seluruh tim dalam menangani klien.
c. General Affairs
Divisi General Affairs bertugas untuk mengatur seluruh aktivitas administrasi PT Prima Praxis Komunika dan juga merangkap sebagai Human Resource Development. Seluruh pembukuan dan aliran dana pada perusahaan dicatat dan diatur oleh divisi General Affairs.
d. Associate
Associate memiliki peran tanggung jawab dan kedudukan yang cukup penting dalam penanganan klien di Praxis, yakni menjadi team leader untuk sejumlah klien, menjadi lini depan dalam menjalin hubungan baik dengan klien, serta mengembangkan ide dan strategi dalam perencanaan program PR atau aktivasi kampanye PR. Selain itu, Associate juga memiliki peranan yang penting dalam pengambilan keputusan saat Praxis Public Relations ingin menangani klien baru.
e. Account Coordinator dan Intern
Intern atau peserta magang di Praxis PR diposisikan memiliki pekerjaan yang hampir serupa dengan Account Coordinator.
Bedanya, pekerjaan dari intern lebih ringan ketimbang para Account Coordinator. Peran Account Coordinator dan Intern adalah menjadi anggota tim yang menyusun berbagai dokumen meliputi press release, undangan liputan, dan lainnya, mendukung penyusunan strategi, hingga aktivasi program dari klien seperti press conference, media briefing, dan masih banyak program kegiatan lainnya lainnya.
11 2.2 Ruang Lingkup Kerja Divisi Terkait
Selama melakukan praktik magang, ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh peserta magang selalu berkaitan dengan Account Coordinator atau dengan Associate baik secara langsung maupun tidak langsung. Pekerjaan yang dilakukan oleh peserta magang tidak jauh berbeda dengan apa yang dikerjakan oleh para Account Coordinator, seperti membantu pengerjaan dokumen media, strategic planning, membuat laporan kegiatan dan media, baik itu laporan mingguan ataupun laporan bulanan, serta pelaksanaan kegiatan atau acara klien yang berhubungan dengan adanya media. Khusus untuk penanganan media relations, penulis sebagai peserta magang akan diminta untuk memperhatikan dan membantu prosesnya yang dilakukan oleh Account Coordinator. Sebelum melakukan seluruh kegiatan ini. ada beberapa tahap yang dilakukan Praxis Public Relations untuk mendapatkan kliennya. Berikut tahapan yang dilakukan oleh Praxis Public Relations:
1. Pitching & Signing Contract
Dalam pelaksanaan media relations, tahap pertamanya adalah Account Coordinator akan melakukan pitching terlebih dahulu dengan para klien. Proses Pitching ini biasanya diawali dengan undangan dari klien itu sendiri atau inisiatif dari Praxis sendiri untuk melakukan pitching dengan calon klien yang terkait.
Setelah proses pitching dilakukan dan calon klien tadi menjadi klien, Biasanya akan ada client brief yang diberikan oleh perusahaan kepada agensi untuk melakukan tugasnya, client brief ini sangat berbeda untuk setiap kliennya karena masing-masing klien memiliki berbagai permintaan yang beragam. Selain itu juga akan ada penandatangan kontrak kerja antara Praxis dengan klien. Kontrak ini pun dibagi menjadi 2 yaitu retainer atau project-based. Retainer adalah kontrak jangka panjang antara klien dengan Praxis yang meliputi seluruh aktivitas kegiatan, termasuk perencanaan klien hingga proses evaluasi. Sedangkan, project-based adalah kontrak yang dibuat untuk kerjasama pada proyek-proyek tertentu saja.
Semua hal ini dilakukan oleh para Account Coordinator dan juga Associate.
12 2. Planning & Researching
Setelah semuanya selesai, client brief yang diterima tadi akan diuraikan ke dalam bentuk poin-poin perencanaan sebagai pedoman Account Coordinator dan Associate dalam mengerjakan Aktivitas klien. Tidak jarang juga, Account Coordinator melakukan penelitian guna memahami pekerjaan yang dilakukan lebih detail lagi. Proses ini memakan waktu yang cukup lama tergantung dari seberapa banyak dan detail yang diinginkan klien dalam seluruh aktivitas ini.
3. Execution
Setelah perencanaan selesai dibuat, maka selanjutnya akan ada proses eksekusi yaitu, pelaksanaan aktivitas yang sudah direncanakan. Aktivitas ini bisa beragam karena berdasarkan apa yang klien minta didalam perencanaan. Aktivitas yang dilakukan bisa berupa dari penyebaran press release hingga penyelenggaraan acara seperti press conference.
4. Evaluation
Setelah pelaksanaan dari seluruh kegiatan yang telah dilakukan, Praxis akan melakukan evaluasi dengan klien mengenai kegiatan yang telah dilakukan bersama.
Bentuk dari evaluasi bisa berupa total coverage yang dihasilkan dari satu acara tersebut hingga laporan mingguan atau laporan bulanan sesuai dengan permintaan.
Saat masa kontrak sudah mau berakhir biasanya akan proses evaluasi kembali terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan, tujuannya untuk menentukan apakah hasil yang dicapai sudah memenuhi target yang diinginkan atau tidak.
