1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi kian hari kian kompleks, mendorong individu maupun kelompok untuk mau tidak mau menerapkannya dalam setiap aktivitas kegiatan. Kebutuhan akan sistem informasi berbasis komputer pada saat ini sangatlah penting mengingat komputer dinilai sangat efektif dan efisien dalam penggunaanya. Saat ini, semua bidang usaha berusaha untuk memiliki suatu sistem informasi yang bukan hanya menyajikan berbagai informasi penting, melainkan juga dapat melakukan pengolahan data di dalamnya. Tentu saja sistem yang digunakan harus memiliki
fasilitas yang memadai dan memberikan kemudahan bagi user yang menjalankan sistem tersebut.
karena Dinas Perhubungan Darat baru berumur 6 tahun dan belum memiliki fasilitas yang
memadai serta pegawai yang 75% belum dibekali dengan skill sesuai dengan bidang tenaga
masing-masing, sehingga setelah mendapat data kendaraan, data tersebut akan dicatat di buku besar dan disimpan dalam lemari. Dengan metode penyimpanan data di lemari atau belum terkomputerisasi, maka bisa terjadi kehilangan data, kerusakan data, maupun kesusahan dalam mencari kembali data yang dibutuhkan.
Melihat hal tersebut dan dengan mengingat keterbatasan skill dan karena belum adannya
fasilitas yang memadai seperti internet, maka perlu dibuat aplikasi data kendaraan yang berbasis
desktop. Sehingga dengan adanya aplikasi ini dapat menyajikan laporan data kendaraan kabupaten pegunungan bintang dan laporan dari sistem ini dapat dipakai oleh pegawai Dinas Perhubungan Darat dalam penyusunan laporan,yang nantinya laporan ini akan diserahkan kepada PEMDA Kabupaten Pegunungan Bintang. Aplikasi hanya mencatat data pemilik kendaraan dan jenis kendaraan yang ada di Kabupaten Pegunungan Bintang yakni bus pemda, mobil dan sepeda motor dinas pemda, mobil dan sepeda motor perorangan atau perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini akan sangat mempermudah Pegawai Dinas Perhubungan Darat dalam melakukan proses pengolahan dan penyimpanan data kendaraan.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu yang berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Data Pada Showroom
Berkah Motor Menggunakan Visual Basic 6.0 Yang Berbasis Dekstop”. Menyatakan karena sistemnya terkomputerisasi sehingga mudah dalam pengaksesannya dan dapat menyajikan
informasi dengan cepat dan akurat. Pembuatan sistem informasi pengelolaan data pada showroom
berkah motor yang berbasis dekstop sangat berpengaruh dalam hal pengelolahan data pada
showroom berkah motor.
Mengacu pada penelitian sebelumnya, dimana penelitian terkait perancangan Sistem
Informasi Pengelolaan Data Pada Showroom Berkah Motor Menggunakan Visual Basic 6.0 Yang Berbasis Dekstop lebih menekankan pada database, dimana pada showroom berkah motor hanya menyimpan nama-nama pelanggan, dan Jenis kendaraan kendaraan yang dipesan oleh pelanggan,
sedangkan database pada penulis yaitu menyimpan data pemilik kendaraan dan data kendaraan.
Pada penelitian ini lebih berfokus kepada pengembangan sistem pendataan kendaraan manual
ke sistem pendataan kendaraan berbasis dekstop yang berguna untuk mengelola dan menyimpan
Sistem Informasi
Sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lain dalam mencapai suatu tujuan tertentu (McLeod, 2001). Setiap sistem tentunya memiliki karakteristik. Karakteristik sistem dapat digambarkan seperti pada Gambar 1. Komponen sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsitem atau bagian-bagian dari sistem.
Gambar 1 Karakteristik Sistem (McLeod, 2001)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut [Jogianto, 1995].
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang
lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem
lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya. Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input).
Perbedaan sasaran dan suatu tujuan adalah, tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam bentuk ruang lingkup yang lebih sempit [Jogianto, 1995].
Data adalah sumber dari informasi dan untuk menghasilkan suatu informasi yang berkualitas, data yang dijadikan sumber informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Informasi adalah data yang telah diolah baik, sehingga dapat berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian nyata yang digunakan untuk mengambil keputusan [Davis, 1988].
Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdapat dalam sebuah organisasi yang dirancang dan dibuat untuk mengelola data yang dimasukkan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai sekumpulan element atau prosedur-prosedur kerja yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna dalam mengambil keputusan [Laudon, 2002].
3.
Metodologi Penelitian
Tahap-tahap yang dilakukan dalam melakukan penelitian agar tujuan dapat tercapai adalah sebagai berikut:
Perancangan sistem meliputi perancangan proses ( UML),perancangan database dan perancangan
antarmuka
Perancangan aplikasi/program
Implementasi dan hasil pengujian sistem,serta analisis hasil pengujian
Penulisan laporan penelitian
Gambar 2 menjelaskan proses bisnis pada proses penelitian,yaitu yang pertama start atau mulai,setelah itu analisa kebutuhan dan pengumpulan data.Proses tersebut melakukan analisis kebututuhan dan pengumpulan data.yaitu melakukan analisis kebutuhan apa saja yang dibutuhkan serta data yang terkait dengan proses sistem informasi data kendaraan berbasis dekstop. Selain itu
pada tahap ini dilakukan proses wawancara dengan user ( Bapak Y.Duma Rony selaku Kepala
Dinas Perhubungan Kabupaten Pegunungan Bintang,guna meminta ijin untuk melakukan penelitian pada Dinas Perhubungan Darat. Selanjutnya penulis bertemu Ibuk Lely widyawati selaku Kepala Bidang untuk mengetahui sistem yang sudah berjalan dan kekurangan dari sistem yang sudah berjalan. Dan penulis juga bertemu Bapak Gasper Kupun selaku Kepala Seksi Dinas Perhubungan Darat untuk mengetahui secara langsung dilapangan bagaimana proses mendata kendaraan sampai data itu diserahkan kepada Kepala Bidang untuk diolah dan data itu akan dijadikan sebagai
laporan,dan juga mendiskusikan kebutuhan sistem yang diinginkan oleh user, singkatnya tahap ini
disebut tahap pengumpulan kebutuhan user. Pada tahap kedua yaitu perancangan sistem
menggunakan diagram Unified Modelling Language UML untuk mengetahui setiap proses beserta
semua aktifitas dari masing-masing user yang akan dibangun pada sistem. Perancangan database
untuk merancang tabel-tabel yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan dalam aplikasi sistem. Perancangan antarmuka, yaitu merancang antarmuka yang berfungsi sebagai
penghubung interaksi antara user dengan sistem. Pada tahap ketiga dilakukan perancangan
aplikasi/program yaitu merancang aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem berdasarkan perancangan sistem yang telah dilakukan. Misalnya bagaimana aplikasi/program berjalan saat penyimpanan data dan pengambilan data. Dan pada tahap keempat dilakukan implementasi dan pengujian sistem, serta analisis hasil pengujian, yaitu mengimplementasikan tahapan penelitian kedua dan ketiga ke dalam sebuah program, apabila implementasi program sudah selesai, maka dilakukan pengujian, serta dianalisis untuk melihat apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai
dengan yang diharapkan atau tidak ada error. Jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan.
Dan tahapan yang terakhir yaitu membuat penulisan laporan hasil penelitian, yaitu mendokumentasikan proses penelitian yang sudah dilakukan dari tahap awal hingga akhir ke dalam tulisan, yang nantinya akan menjadi laporan hasil penelitian.
Perancangan Sistem
Perancangan sistem menggunakan Unified Modelling Languange UML. Yaitu use case
diagram, activity diagram, dan class diagram.
Use ca se Diagram merupakan diagram yang menjelaskan manfaat sistem, jika dilihat dari sudut pandang orang atau sesuatu yang berada di luar sistem yang sedang dibangun (aktor). Jenis
diagram ini dapat digunakan untuk menangkap requirements sistem dan untuk memahami
mengolah data pemilik
Gambar 3 Use case Diagram
Gambar 3 menunjukkan use case diagram pada sistem, dijelaskan sebagai berikut. Sistem
memiliki dua aktor yakni user dan admin. User adalah kepala dinas dan pegawai dinas perhubungan
darat Kabupaten Pegunungan Bintang. Sedangkan admin yang mempunyai hak untuk melakukan
input semua data-data master yang dibutuhkan oleh aplikasi dalam hal ini dilakukan oleh adalah
Kepala bidang Dinas Perhubungan Darat Kabupaten Pegunungan Bintang. Admin mempunyai hak
dalam pengolahan data kendaraan, pengolahan data user,pengolahan data
pegawai,kecamatan,pengolahan data pemilik,jenis kendaraan,status
kendaraan,kendaraan,pengolahan pendataan kendaraan dan membuat laporan. Sedangkan User
hanya mempunyai hak dalam melihat laporan.
Activity Diagram adalah diagram yang memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas langkah per langkah dalam suatu proses.
Gambar 4 menunjukkan activity diagra m user, yang menunjukkan bahwa user hanya
mempunyai hak untuk melihat laporan pada siste. Data-data tersebut akan ditampilkan apabila user
melewati proses login dengan benar. User dapat mengakses semua report yang ada pada
sistem.
Gambar 5 Activity Diagram Admin
Gambar 5 merupakan activity diagram admin. Admin mempunyai beberapa hak yang dapat
dilakukan pada sistem yang dibuat seperti yang terlihat pada Gambar 5 Seorang admin mempunyai
hak penuh dalan sistem meliputi hak untuk menambah, menghapus, mengubah, dan melihat data user, pegawai, kecamatan, pemilik, jenis kendaraan, status kendaraan, pendataan kendaraan, serta hak untuk melihat semua laporan yang ada pada sistem.
Class diagram merupakan diagram yang membantu dalam visualisasi struktur kelas-kelas
dari suatu sistem. Dalam diagram ini, diperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan detail
Gambar 6 Class Diagram
Gambar 6 menunjukkan tabel dan tampilan interface class diagram pada sistem. Dijelaskan
sebagai berikut. Pada class pegawai berelasi ke class user dengan relasi 1 to 1, yang artinya satu
pegawai hanya mempunyai satu user. Class pegawai berelasi ke class pencatatan kendaraan
dengan relasi 1to n, yang artinya satu pegawai dapat mencatat banyak kendaraan. Pada class pemilik
mempunyai banyak kendaraan. Derajat relasi antara kelas yang satu dengan kelas yang lainnya dapat dilihat pada gambar 6.
4.
Hasil dan Pembahasan
Pada tampilan gambar 8 dibawah ini menunjukkan proses bisnis yang sudah ada di Dinas Perhubungan Darat.
Gambar 7 Proses Bisnis Dinas Perhubungan Darat
Didalam unit lalu lintas angkutan jalan dan keselamatan atau Dinas Perhubungan Darat bertugas untuk mendata kendaraan,dan memfasilitasi keselamatan lalu lintas jalan. Dinas Perhubungan darat bekerjasama dengan kepolisian guna mempermudah dalam mendata kendaraan sehingga setiap kendaraan yang baru akan didata oleh kepolisian kemudian dari kepolisian menyerahkan data kendaraan baru kepada dinas perhubungan darat untuk mengecek kelayakan beroperasi kendaraan. Jika kendaraan dinyatakan layak beroperasi,maka dinas perhubungan darat akan membuat surat kelayakan beroperasi yang kemudian diserahkan kepada kepala dinas untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani surat kelayakan beroperasi diantar oleh Pegawai dinas perhubungan darat kepada kepolisian dan data kendaraan tersebut disimpan. Jika kendaraan tidak layak beroperasi maka data akan dikembalikan kepada kepolisian dan kendaraan tersebut dinyatakan tidak layak beroperasi.data-data yang diterima oleh Dinas Perhubungan darat yaitu data kendaraan dan data pemilik.
Pada uji coba aplikasi yang dibuat,dilihat kemampuan aplikasi dalam melakukan layanan
Gambar 8 Halaman Utama Sistem
Gambar 7 merupakan halaman utama yang ada pada sistem. Seluruh menu yang ada pada
halaman utama dapat diakses, apabila status user adalah admin. Terdapat beberapa menu yang dapat
diakses oleh user yakni menu master, menu proses, menu laporan, dan logout. Menu master
digunakan untuk memasukkan semua data master yang ada pada aplikasi seperti master data user,
data pegawai, data kecamatan, data pemilik, data jenis kendaraan,data status kendaraan,dan data kendaraan.Menu proses digunakan untuk menampilkan proses pendataan kendaraanmerupakan rancangan tabel status pendataan yang berfungsi untuk menyimpan penjelasan status kendaraan. Menu laporan digunakan untuk menampilkan jumlah kendaraan,dan status kendaraan dalam satu tahun pada sistem. Menu logout digunakan untuk keluar dari sistem.
Proses pengisian data dimulai dengan memasukkan semua data yang berhubungan dengan
master kendaraan. Proses awal pengisian data master dimulai dengan mengisi ma ster data pegawai yang ada Dinas Perhubungan Darat.
Gambar 8 merupakan halaman utama pengisian data pegawai. Seluruh data pegawai yang
ada pada dinas perhubungan darat dapat dimasukkan melalui menu ma ster pegawai. Data pegawai
akan dijadikan sebagai acuan pengisian data master user.
Gambar 10 Form Master User
Gambar 9 merupakan halaman pengolahan data user. Admin akan melakukan proses
registrasi user yang dapat mengakses sistem sesuai dengan hak akses yang diberikan. Semua user
yang terdaftar pada sistem harus terlebih dahulu telah didaftarkan sebagai pegawai pada master
pegawai. Sistem secara otomatis akan membuat user baru dengan usernamenya adalah NIP dan
password defaultnya seperti yang dimasukkan oleh admin.
Setelah melakukan proses registrasi user, maka langkah selanjutnya adalah menyiapkan
master data yang akan digunakan untuk proses pencatatan pemilik kendaraan. Sebelum mengisi data
kendaraan, data awal yang harus dimasukkan ke dalam sistem adalah master data pemilik.
Gambar 12 Form Master Kendaraan
Gambar 12 merupakan halaman pengolahan data kendaraan setelah mengiput data
kendaraan, selanjutnya mengisi status kendaraan pada form pendataan kendaraan. Form pendataan
kendaraan ini maksudnya untuk memberikan status pada kendaraan. Status yang dimaksud yaitu, Apakah kendaraan Layak Dioperasikan,Kendaraan Tidak Layak Dioperasikan, dan Kendaraan Dalam Perbaikan.
Gambar 13 form master pendataan kendaraan
Hasil pendataan kendaraan dari sistem ini berupa keterangan status dari semua kendaraan yang ada di Kabupaten Pegunungan Bintang, yang akan dijadikan sebagai laporan.
Setelah mengisi semua data-data, selanjutnya membuat laporan pada form laporan. Ada 3
Gambar 14 laporan data pemilik kendaraan
Gambar 14 merupakan laporan dari data pemilik kendaraan dan data kendaraan pada sistem,yang ditampilkan berdasarkan NIK.
Gambar 15 merupakan laporan status kendaraan. Pada sistem laporan status kendaraan yang ditampilkan berdasarkan status kendaraan dari beberapa kecamatan . Laporan status kendaraan ini yang akan digunakan sebagai laporan tahunan.
Laporan yang ketiga yaitu,menampilkan jumlah kendaraan yang ada di kabupaten Pegunungan Bintang. Laporan yang ditampilkan ini berdarkan periode.
Gambar 16 laporan jumah kendaraan
Gambar 16 merupakan laporan jumah kendaraan pada sistem. Pada laporan ditampilkan data kendaraan yang perhtungannya berdasarkan laporan dari 5 tahun terakhir. Laporan jumah kendaraan pada sistem ini yang akan digunakan sebagai laporan tahunan.
Pengujian sistem menggunakan pengujian black box yaitu, pengujian yang akan menjelaskan
status dari masing-masing proses dalam sistem, apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Hasil pengujian sistem yang telah dibuat, ditunjukkan pada tabel 1. Alasan pengujian sistem
menggunakan pengujian black box yaitu karena pengujian ini menguji satu persatu setiap form yang
Tabel 1 Hasil Pengujian Blackbox
Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Hasil uji Status
Berdasarkan hasil pengujian dari masing-masing proses pada Tabel 1, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat telah berjalan dengan baik. Setelah masing-masing proses uji
coba dijalankan secara berulang kali sesuai dengan keinginan user, maka sistem akan dievaluasi
apakah telah sesuai dengan prosedur atau tidak. Selain menampilkan hasil perancangan sistem
dalam bentuk black box, juga dilakukan pengujian sistem melalui wawancara langsung dengan user.
Adapun hasil analisa atas pengujian berdasarkan wawancara yang dilakukan, aplikasi ini sangat membantu pegawai Dinas Perhubungan Darat dalam melakukan proses pengolahan dan penyimpanan data kendaraan yang ada di Kabupaten Pegunungan Bintang.
5.
Simpulan
Berdasarkan pembahasan, pengujian, dan analisis sistem, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa sistem informasi data kendaraan berbasis dekstop yang dibuat dapat membantu pegawai
Dinas Pehubungan Darat Kabupaten Pegunungan Bintang dalam hal proses pencatatan dan
penyimpanan data kendaraan yang ada. Proses yang berbasis komputer dapat mempermudah user
dalam melakukan proses pengolahan data dan pembuatan laporan yang sebelumnya dibuat secara manual,yang mana laporan dari data-data kendaraan ini akan menjadi laporan tahunan untuk diserahkan kepada pemda Kabupaten Pegunungan Bintang.
6.
Daftar Pustaka
[1] Himpunan peraturan daerah tentang organisasi dan tata kerja perangkat daerah Kabupaten
Pegunungan Bintang. 2008.Bagian Organisasi Dan Pan Secretariat Daerah Kabupaten Pegunungan Bintang.
[2] http://repository.amikom.ac.id/files/Naskah_Publikasi%2009.12.3556.pdf
[3] Nugroho, Adi. 2010. Mengembangkan Aplikasi Basis Data Menggunakan C# + SQL
Server. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.
[4] Pegunungan bintang dalam angka tahun 2010,diterbitkan oleh Badan Perencana
