1
BAB 1
PENDAHULUAN
Dalam penilitian ini didasarkan oleh beberapa fenomena-fenomena yang akan di jelaskan dalam beberapa sub bab sebagai berikut :
1.1 Latar Belakang
Persaingan era globalisasi saat ini dalam hal produk dan jasa sangat berkembang dengan pesat. Produk dan jasa ini diharapkan mampu untuk didistribusikan dari satu daerah ke daerah lainnya. Persaingan sumber daya baik dari hard skill maupun soft skill individu sudah merata, maka hanya perusahaan yang bekerja dengan prinsip doing the right things (efisien) dan doing things right (efektif) yang akan memenangkan persaingan dan mampu menguasai pangsa pasar. Menjadi market leader dan bisa beroperasi dalam jangka waktu lama, maka semua bidang industri dituntut agar dapat mempunyai sebuah strategi yang efektif dan efisien.
Pada setiap jenis industri, baik industri manufaktur maupun jasa memang seharusnya terdapat suatu sistem yang mengintegrasikan manusia, material, metode, mesin, biaya, dan informasi yang saling berhubungan dan berpengaruh satu sama lain. Di dalam perusahaan akan berlangsung 2 macam kegiatan yaitu kegiatan operasional rutin dan kegiatan project. Project memiliki intensitas yang berubah-ubah di dalam setiap periode, terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu dan memiliki kebutuhan sumber daya yang berubah baik macam maupun volumenya. Perusahaan tentunya menginginkan project diselesaikan secara efektif dan efisien berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Oleh karena itu, di dalam pelaksanaan suatu project dibutuhkan suatu sistem management yang mampu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran perusahaan yang telah ditentukan. Sistem management tersebut sering disebut dengan nama “Project Management”.
PT Giga Datacom adalah perusahaan yang bergerak di Industri fiber optic dan pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan adalah berupa project instalasi kabel fiber optic. Dalam industri fiber optic ini PT. Giga Datacom bukanlah pemain tunggal. PT. Giga Datacom yang bergerak dalam industri kontraktor Fiber Optic diharapkan
dapat mengatur dan merencanakan sebuah project yang akan mereka kerjakan dengan matang agar dapat mencapai hasil yang optimal.
PT Giga Datacom mempunyai banyak pesaing yang sudah beroperasi lebih lama dan berpengalaman. Diantaranya adalah 2 pemain besar dalam industri ini, yaitu :
• PT Trikomindo Karunia Utama
• PT Netkrom Solusindo
Dalam Opersionalnya, mereka semua membentuk kerja sama dengan beberapa perusahaan yang membutuhkan jasa mereka, berikut pangsa pasar yang terjadi dalam industri Fiber Optic :
Gambar 1. 1 Competitor
(sumber : 1. www.trikomindo.co.id 2. www.metrotel.co.id 3. www.Netrkomsolution )
Dalam industri fiber optic, PT Netkrom Solusindo menjadi market leader karena memiliki jumlah Vendor paling banyak dan PT Trikomindo ditempat kedua sedangkan Giga Datacom berada ditempat terakhir. Dalam rangka meningkatkan penjualan perusahaan harus menciptakan kepuasan pelanggan, jasa yang ditawarkan organisasi/perusahaan harus berkualitas. Kualitas mencerminkan semua dimensi penawaran produk yang menghasilkan manfaat (benefits) bagi pelanggan. Dalam kaitannya dengan kepuasan Konsumen/pelanggan, kualitas memiliki beberapa dimensi pokok, tergantung pada konteksnya. Selain karena perusahaan tergolong pendatang baru, hal-hal mendasar bagi seorang manager untuk me-management projectnya adalah salah satu penyebab buruknya performa perushaan. Project kadang tidak selesai tepat waktu atau mengambangnya proses pengerjaan karena tanpa target penyelesaian dan saranan control yang jelas. Disamping melakukan penelitian pada Project Penarikan kabel NIX
Manggarai XL dikarenakan keterlambatan yang selalu berkaitan dengan penyelesaian sebuah project. Keterlambatan yang terjadi akan mengakibatkan beberapa kerugian pada kedua belah pihak yang bersangkutan (kontraktor dan konsumen). Adapun beberapa project yang mengalami keterlambatan sejak berdirinya perusahaan yaitu :
Tabel 1. 1 Work Experience PT Giga Datacom
No. Client Project Name Schedule Actual
Late
Start Finish Start finish
1 Metro Digital City Penarikan Back Bone FO DKI Jakarta (60000 mtr) 04- Oct-2012 1-Jan-2013 04- Oct-2012 4-Jan-2013 3 hari 2 Metro Digital City 21 Lokasi Kantor Dinas DKI Jakarta (10665 mtr) 13- Jan-2013 10- Mar-2013 13- Jan-2013 13- Mar-2013 3 hari 3 Jasrindo Dinamika FO Radio Trunking DK (I7545 mtr) 15- Mar-2013 15- May-2013 15- Mar-2013 16- May-2013 1 hari 4 Metro Digital City Penarikan Acces dan Terminasi FO untuk 50 Lokasi (30470 mtr) 18- Apr-2013 18- Jun-2013 18- Apr-2013 20- Jun-2013 2 hari
No Client Project Name Schedule Actual
Late
Start Finish Start Finish
5 Comramindo Lintasnusa Perkasa Penarikan dan Terminasi kabel FO dari NIX ke HH Moratel untuk 5 kota (37295 mtr) 05- Jun-2013 05- Jul-2013 05- Jun-2013 06- Jul-2013 1 hari 6. Metro Digital City Penarikan Acces dan terminasi FO untuk 42 lokasi kecamatan DKI Jakarta ( 21170 mtr) 20- Jun-2013 20- Aug-2013 20- Jun-2013 22- Aug-2013 2 hari 7. Metro Digital City Alam Segar II Pondok Indah, Jakarta Selatan ( 2600 mtr) 23- Dec-2013 11- Feb-2014 23- Dec-2013 13- Feb-2014 2 hari 8. Mora Telematika
OSP Fiber Optik Segment NIX Jatinegara – XL Manggarai (4000 mtr) 16- Mei-2014 15- Jul-2014 16- Mei-2014 16- Jul-2014 1 hari
(Sumber Data : PT. Giga Datacom)
Project tidak berjalan se-efektif dan se-efisien seperti apa yang sudah direncanakan oleh perusahaan. Perusahaan seakan bekerja secara tradisional tanpa adanya system kerja atau metode kerja yang tersystematis dan sehingga management sulit untuk mengontrol project yang sedang berjalan. Banyak resiko yang seharusnya bisa diantisipasi oleh management namun tidak terantisipasi, seperti waktu yang
melebihi jadwal yang telah ditetapkan dan biaya yang overbudget, yang tentunya akan merugikan perusahaan.
Apabila hal tersebut tidak ditindaklanjuti, maka perusahaan akan mengalami kerugian sebagai berikut:
1. Pembayaran project diterima perusahaan dalam beberapa term sesuai dengan persentase pekerjaan yang telah selesai. Apabila perusahaan terlambat menyelesaikan suatu aktivitas, perusahaan tidak dapat mencapai persentase pekerjaan selesai yang telah diisyaratkan sehingga pembayaran project tidak dapat diterima pada waktu yang telah direncanakan. Keterlambatan penerimaan pembayaran project akan mengganggu kelancaran cashflow perusahaan. 2. Keterlambatan penyelesaian project akan menyebabkan biaya operasional
project membengkak dan perusahaan akan diharuskan membayarkan penalty kepada kontraktor utama
3. Perusahaan akan kehilangan kepercayaan konsumen dan sulit untuk membentuk reputasi yang baik kembali dan dapat dipastikan akan kalah bersaing dengan para pesaingnya.
4. Tidak terlaksananya konsep pekerjaan yang efektif dan efisien akan membuat perusahaan kalah bersaing dalam industri.
(sumber : PT Giga Datacom)
Jika dilihat kembali dari project yang mengalami keterlambatan, perusahaan belum mampu memberikan service yang memuaskan bagi para klientnya terlepas dari image perusahaan yang baru berdiri. Analisis ini dilihat dari proses awal project, contohnya Project Fiber Optic PT. Moratelindo XL Manggarai sampai dengan NIX Moratel yang diberikan oleh PT Mora Telematika Indonesia kepada PT. Giga Datacom yang dikerjakan pada tanggal 16 mei 2014.(surat perintah kerja terlampir). Project ini merupakan project penarikan kabel fiber optic dari XL manggarai sampai dengan NIX Jatinegara sepanjang 3500 Meter. Dengan nilai kontrak total Rp. 345.000.000 (exclude PPn). Berikut adalah rincian dari SPK :
No Project Pekerjaan/ Spesifikasi Lama Pengerjaan PIC Moratel PIC Vendor 1 Pekerjaan OSP Fiber
Optic Segement XL Manggarai – NIX Jati Negara Term ofpayment : -95% setelah BAST -5% retensi 1 tahun Segment XL Manggarai- NIX Jatinegara sepanjang 3500 M Grand total: Rp. 345.000.000 (exclude PPn)
A.S.A.P Andrianto Nicky Sandhie
(sumber data : PT. Giga Datacom)
Perusahaan PT. Giga Datacom tidak bisa memastikan kapan project akan selesai dan memberikan keterangan ASAP dalan SPKnya maka tak dipungkiri lagi project tidak terencana dengan baik. Membuat suatu project menjadi sesuatu yang tersystematis dan bekerja secara efektif dan efisien merupakan salah satu cara untuk memberikan kemampuan terbaik perusahaan. Dalam Jurnal (Olateju, Abdul-Azeez, & Alamutu, 2011) mengatakan bahwa dengan mengaplikasikan PM akan bisa membuat organisasi yang sedang berkembang akan menjadi lebih efisien karena dapat mengontrol penjadwalan dan control pada cost serta kualitas. Setiap project yang akan diselesaikan oleh perusahaan pasti memiliki kontrak yang berisi rancangan anggaran biaya project, penjadwalan project, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pelaksanaan project. Kemudian selama berjalannya project, perusahaan juga harus memiliki sarana pengontrol yang menunjukkan kemajuan yang terjadi dalam project. Pada akhir project, dilakukan rekap dari project tersebut, yang meliputi biayanya, tenaga kerja, materialnya dan hal-hal lain yang berkaitan. Project yang berhasil dimulai dengan awal yang baik dengan perencanaan dan tahap-tahap yang perlu dilalui. Selama masa pengembangan perlu dilakukan monitoring agar dapat mengetahui masalah yang timbul dalam project berjalan sesuai dengan rencana yang dibuat terlebih dahulu.
Metode kerja yang akan digunakan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan metode PERT dan CPM. Metode ini merupakan metode yang digunakan untuk teknik perencanaan waktu dan jadwal dalam sebuah perencanaan project. Pada metode CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukan kurun waktu penyelesaian project yang tercepat. PERT direkayasa untuk menghadapi situasi dengan kadar
ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan. CPM dan PERT lebih jarang digunakan dalam project dibandingkan dengan Kurva-S. Namun pada kenyataannya banyak pelaku project (Kontraktor, Pengawas, dan Owner) belum familiar dengan alat yang satu ini kecuali untuk yang sudah memiliki pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang memadai. Namun jumlahnya masih belum seberapa. Penggunaan CPM dan PERT baru sebatas syarat yang harus diajukan oleh kontraktor dalam tender. Setelah itu dalam pelaksanaannya, hampir tidak pernah dipakai. Seharusnya CPM yang dibuat pada saat tender, menjadi baseline dalam monitoring pelaksanaan project. Berdasarkan pengalaman pada project, akan terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak terlalu penting untuk dilakukan yang akhirnya akan menambah biaya yang seharusnya tidak diperlukan namun kita bisa mereducenya yang disebut dengan istilah “Crash Program”. Metode CPM dan PERT sebenarnya sangat powerfull dalam membantu project keluar dari masalah keterlambatan, asalkan perencanaan awalnya dibuat cukup memadai.
Peneliti menerapkan Management project pada bidang kontraktor. Dengan studi kasus pada Perusahaan PT Giga Datacom dalam menangani projectnya yaitu penarikan dan instalasi fiber optic (4KM) yang diberikan nama project “XL Manggarai-NIX Jatinegara”. Hal ini dikarenakan management project bertujuan untuk mengatur pengalokasian anggaran, penjadwalan aktivitas project. Peneliti menyadari bahwa dalam persaingan global ini, jika perusahaan tidak bisa bekerja secara efektif dan efisien dan sering kali terjadi keterlambatan yang terjadi akan mengakibatkan beberapa kerugian pada kedua belah pihak yang bersangkutan (kontraktor dan konsumen) yang berakibat buruk pada perusahaan sendiri. Fenomena ini sangat sering dijumpai pada industri kontraktor, oleh karena itu peneliti mencoba menerapkan suatu metode pendekatan optimasi dengan menggunakan model CPM dan PERT serta Crashing program dalam Project Management. Hasil penelitian diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan serta evaluasi pada masa yang akan datang oleh PT. Giga Datacom agar dapat tetap konsisten dalam menjalankan project-project yang ada dimasa datang.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam persaingan global pada saat ini, perusahaan pada industri kontraktor fiber optic dituntut untuk bisa bekerja secara efektif dan efisien. Perusahaan harus bisa membuat perencanaan project yang tepat dan efektif serta dilaksanakan secara konsisten. Hal ini dikarenakan jika ada keterlambatan maka akan merugikan kedua belah pihak (baik kontraktor dan konsumen) namun tentu saja yang paling dirugikan adalah perusahaannya. Untuk itu peneliti merumuskan masalah yang ada sebagai berikut :
1. Berapakah waktu yang dapat dioptimalkan dalam penanganan project XL Manggarai-Nix Jatinegara oleh PT Giga Datacom ?
2. Pendekatan metode apa yang dapat diterapkan untuk menangani project PT Giga Datacom?
3. Apa saja aktivitas kritis yang tidak dapat ditunda pengerjaanya pada project XL Manggarai- Nix Jatinegara ?
1.3 Ruang Lingkup
Perusahaan PT Giga Datacom terdapat banyak perusahaan pesaing yang sejenis dan banyaknya project yang sudah dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, ruang lingkup dari penelitian ini adalah :
1. Peneliti hanya meneliti pada perusahaan PT Giga Datacom
2 Penelitian hanya membatasi untuk menggunakan data project terakhir yang dilakukan oleh PT Giga Datacom yaitu project “XL Manggarai-NIX Jatinegara” untuk penarikan dan instalasi fiber optic (4KM) yang di lakukan pada tanggal 16 Mei 2014.
1.4 Tujuan dan manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut untuk :
1. Memberikan waktu optimal yang dapat dilakukan oleh PT. Giga Datacom pada Project XL Manggarai-Nix Jatinegara
3. Menganalisa aktivitas kritis yang tidak dapat ditunda dan memberikan solusi untuk mempercepat pengerjaan project dengan melakukan Crashing pada beberapa aktivitasnya.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan dapat menentukan kapan project dapat diselesaikan denga optimal. 2. Perusahaan dapat memiliki acuan mengenai perencanaan dan pengendalian
project yang sedang berjalan maupun yang akan datang
3. Perusahaan dapat mengetahui aktivitas kritis yang tidak dapat ditunda
1.5 Tinjauan Pustaka
Tabel 1. 2 State Of Art
No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art 1 • JongYul Kim, Department of Industrial Engineering,Graduate School, Hanyang University, Seoul 133-791, Republic of Korea • ChangWookKang Department of Industrial and Management Engineering, Hanyang University, Gyeonggi-do 426-791, Republic of Korea • InKeuk Hwang Department of Industrial and Systems Engineering, Kongju National University, Chungcheongnam-do 330-717, Republic of Korea “A practical approach to project scheduling: considering the potential quality loss cost in the time–cost tradeoff
problem”
Crashing project adalah cara yang khas untuk mempersingkat waktu penyelesaian project sebelum project mendapati jatuh tempo dan penelitian sebelumnya dalam masalah “time - cost tradeoff” berfokus pada memaksimalkan kualitas aktivitas per individu pada sebuah project. Walaupun dalam pelaksanaan project scheduling beresiko mendapati potential quality loss cost (PQLC) namun dalam masalah “time – cost tradeoff” merupakan pendekatan praktis karena kualitas dari aktivitas individu didefinisikan dengan kesesuaian persyaratan kontraktor project.
No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art
2 • OLATEJU,
Olawale I.
“PROJECT MANAGEMENT
Mengaplikasikan Project Managemet (PM) tools dan tehnik
Department of Business
Administration and
Management Technology, Lagos State University, P.M.B. 0001, LASU POST Office Ojo, Lagos, Nigeria
• ABDUL-AZEEZ, Ibraheem A. (corresponding author) Department of Business Administration and Management Technology, Lagos State University, P.M.B. 0001, LASU POST Office Ojo, Lagos, Nigeria
• ALAMUTU, Salimonu A.
Department of Business
Administration and
Management Technology, Lagos State University, P.M.B. 0001, LASU POST Office Ojo, Lagos, Nigeria
PRACTICE IN NIGERIAN PUBLIC SECTOR – AN EMPIRICAL STUDY”
dalam sector public secara bertahap menjadi issu yang penting didalam negara berkembang. Terutama Negara seperti Nigeria dimana project berbeda size dan struktur yang kacau. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan PM
tools dan teknik merupakan
pendekatan management yang penting yang cenderung untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan anggaran batas tertentu melalui penggunaan sumber daya yang optimal. Selanjutnya penelitian mencatat bahwa kurangnya pengetahuan PM tools dan teknik di lembaga-lembaga sektor public yang mnyebabkan tingginya biaya aplikasi. Penelitian merekomendasikan antara lain bahwa PM tools dan teknik harus diterapkan secara bertahap terutama di lembaga-lembaga pemerintahan lama di mana resistensi terhadap perubahan yang dianggap tinggi No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art
3 • N. Shahsavari pour Departmant of Industrial Engineering
Science and Research
Branch, Islamic Azad
University, Tehran, Iran
• M. Modarres Sharif University of “Calculating the Project Network Critical Path in Uncertainty Conditions”
Penjadwalan yang tepat terhadap
project adalah kondisi yang
diperlukan untuk keberhasilan project. Dalam model tradisional, durasi waktu kegiatan dapat diprediksi dan diketahui. Akan tetapi di dalan dunia nyata perhitungan waktu dalam melakukan aktivitas
Technology, Tehran, Iran
• Mir.B. Aryanejad Iran University of Science and Technology, Narmak, Tehran, Iran
• R.Tavakoli Moghadam
University of Tehran,
Tehran, Iran
tidak dapat dipastikan dan selalu dihadapkan dengan ketidak pastian. Durasi dalam setiap kegiatan diperkirakan oleh para ahli sebagai variable linguistic dan dikatakan variable dipersembahkan dalam bentuk bilangan Fuzzy menggunakan fuzzy teori.
No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art 4 • R.A. Adeleke, O.Y.
Halid, O.D. Ogunwale, and A.O. Olubiyi Department of mathematical Sciences, Faculty of Science, University of Ado-Ekiti, Ekiti State, Nigeria.
“Application of Network Analysis
to Project Management”
Tulisan ini dianggap sebagai kegiatan yang terlibat dalam sebuah konstruksi sebagai jaringan dan mengusulkan network analytic technique yaitu critical path method (CPM). Hasil penelitian menunjukan bahwa CPM memberikan waktu penyelesaian yang lebih pendek dibandingkan metode tradisional karena memberikan kemungkinan kecil selesai terlambat dan akibatnya biaya operasional dan personal yang lebih rendah
No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art 5 • Chi-Ming Tsou*
Department of Information Management
Lunghwa University of
Science and Technology Taoyuan (333), Taiwan “ON THE PROJECT MANAGEMET SCHEDULING BASED ON AGENT TECHNOLOY AND THEORY OF CONSTRAINT”
Sebuah metode menggabungkan teknik agen dan critical chain tehnik berdasarkan teori kendala untuk memecahkan masalah penjadwalan
project. Pendekatan dalam
pemanfaatan melalui merancang prosedur dan analysis metode untuk secara efektif mengalokasikan sumber daya secara dinamis untuk mencapai sasaran project. Metode
yang diusulkan tidak hanya data mempersingkat durasi project tetapi juga meningkatkan kinerja project dalam hal total output dan project yang kekurangan waktu.
No Nama Peneliti Judul Tulisan State of art 6 • Peter Stelth (MSc)
Master of Science and
candidate to PhD in
Management Science at the School of Doctoral Studies,
Isles Internationale
Université (European
Union)
• Professor Guy Le Roy (PhD)
Chair of Operations and Production Studies of the Department of Business
Management and
Economics, at the School of Doctoral Studies, Isles Internationale Université (European Union) “Projects’ Analysis through CPM (Critical Path Method)”
CPM adalah tehnik untuk menganalisis project dengan menentukan urutan terpanjang suatu pekerjaan melalui jaringan project. Saat ini, organisasi mulai meningkatkan penggunaan virtual project management team, mereka mengadakan keahlian dan bahan dari seluruh dunia. Kondisi seperti ini juga akan menimbulkan hambatan yang juga harus dipertimbangkan ketika mempelajari dan mengamati suatu process. Kebutuhan untuk meningkatkan keuntungan dan pendapatan telah memaksa banyak perusahaan untuk mencoba untuk mengoptimalkan sumber daya mereka. Setiap organisasi diciptakan untuk melayani dan mengembangkan fungsi-fungsi tertentu, prosedur, dan tanggung jawab. Jika tujuan ini tercapai dengan baik, stabilitas jangka panjang organisasi dicapai. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas adalah faktor kunci dalam melaksanakan perubahan.
