FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN
PERUSAHAAN
ABSTRAK
Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan. Apakah perencanaan tersebut meyangkut kepentingan kehidupan peribadinya, maupun yang terkait dengan tujuan organisasi yang dicapai. Penulis mencoba melihat pengertian perncanaan ini dari tiga hal, yaitu dari sisi peroses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah peruses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, Perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan mengunakan atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, Perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang dilakukan, bagaimanan melakukannya, bilamana dan siapa yang melakukannya, dimana keputusan yang diambil belom tentu selesai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan dikemudian hari.
PENDAHULUAN
PENGERTIAN PERENCANAAN
Robbins dan Coulter (2002) medefinisikan perencanaan sebagai sebuah peroses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebu secara menyeluruh, serta merumuskan system perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam inplementasi, sehingga tujuan organisasi tidak terwujud.
FUNGSI DARI PERNCANAAN
Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu perencanaan berfungsi sebagai arahan, perencanaan meminimalkan dampak dari perubahan, perencanaan meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan, serta perencanaan menetepkan standar dalam pengawasan kualitas.
Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidak berhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencana dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.
Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya segala sesuatu didunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai degan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula diluar perkiraan kita sehingga menimbulkan ketidak pastian pada perusahaan. Ketidak pastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan.
Perencanaan sebagai Minimalisasikan pemborosan Sumber Daya
Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasas Kualitas
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi dilapangan, membandingkan antara setandar yang ingin dicapai dengan realisasi dilapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang diangap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
TUJUAN MELAKUKAN PERENCANAAN
Peroses perencanaan melibatkan dua elemen penting, yaitu tujuan (
goals
)
dan rencana (
plan
).
Peran Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan) dalam peruses Perencanaan
Pengertian Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan)
Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Dalam pengertian bahsa Ingris, kadangkala dibedakan antara objectives dan goals sering kali diartikan sebagai target. Bahkan lebih jauh kadangkala kedua istilah juga digantikan dengan istilah purposes, aims, destinations, yang ketiganya memiliki arti yang kurang lebih sama.
Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang megambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari peruses pencapaian tujuan, hinga segala hal terkait dengan pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perencanaan, tujuan dan rencana adalah sesuatu yang harus dirumuskan olehnya.
Beberapa Jenis Tujuan (Type of Goals)
Dari sisi jumlah tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal (single gaols) dan tujuan yang banyak (multiple goals). Dari sisi kejelasan tujuan juga dapat dibedakan menjadi tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan tujuan yang actual dan nyata (real goals). Tujuan yang dinyatakn (stated goals) adalah tujuan yang dinyatakan secara formal oleh sebuah organisasi kepada public, dan menjadi jaminan akan kejelasan perusahaan di mata publik. Adapun tujuan actual dan nyata (real goals) adalah tujuan yang tidak dinyatakan oleh public, tetapi secara actual dan nyata, berusaha dicapai oleh anggota didalam sebuah organisasi.
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :
b. Tujuan taktis (tactical goals) adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah, relative lebih singkat dari tujuan strategis. Biasanya pencapaian tujuan ini antara 1 hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan taktis ini minsalnya “ meningkatkan pangsa pasar 30 persen.”Peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen jelas akan membantu perusahaan tersebut untuk menjadikan market leader dalam jangka panjang. Dapat kita lihat bahwa pencapaian tujuan strategis akan tercapai jika tujuan taktis juga tercapai.
c. Tujuan Operasional (operational goals) adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan, biasanya 6 bulan hingga 1 tahun. Kadang kala juga dapat mencapai 2 tahun. Sebagai contoh dari tujuan operasioanal adalah “meningkat penjualan makanan siapa saji sebesar 20 persen setiap outlet”. Peningkatan penjualan makanan siap saji sebesar 20 persen di setiap outlet akan menunjukan bahwa jumlah pelanggan yang membeli kepada perusahaan tersebut meningkat, dan dengan demikian akan mendukung pencapaian tujuan taktis,yait memperluas pangsa pasar menjadi 30 persen. Dari contoh di muka, secara jelas kita dapat melihat keterkaitan dalam ketiga jenis tujuan tersebut. Tujuan operasional akan mendukung tercapainya tujuan taktis, dan tujuan taktis akan mendukung tecapainya tujuan strategis. Tujuan strategis inilah yang kemudian menjadi indicator tercapainya tujuan organisasi keseluruhan.
Beberapa Jenis Rencana (Type of Plans)
Dari segi keluasan dan waktu, rencana dapat dibedakan menjadi :
a) Rencana strategis atau rencana jangka panjang (strategic plans or long-tems plans) adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (strategic goals or organizational objectives). Bagaimana agae perusahaan bisa menjadi market leader dalam makanan siap saji disusun dalam rencana strategis ini
b) Rencana taktis atau jangka menengah (tactical plans or mid-term plans) adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen dirumuskan dalam perencanaan taktis atau jangka menengah ini.
c) Rencana operasional atau jangka pendek (operational plans or short-term plans) adalah yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebgai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah. Bagaimana peningkatan penjualan makanan siap saji di setiap outlet yang dimiliki perusahaan dirumuskan dalam rencana ini.
Dari segi kejelasan, rencana dapat dibagi menjadi dua, Yaitu
recana yang sangat jelas seperti prosedur kerja yang spesifik, alokasi angaran yang ketat, dan penjadwalan yang sudah jelas dan ketat.
b. Rencana direktif (direction plans) adalah rencana yang dirumuskan untuk pencapaian tujuan tertentu, akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keluasan atau fleksibilitas untuk pencapaianya. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen dapat dicapai barangkali tidak memerlukan rencana yang begitu spesifik. Manager dapat menyerahkan sepenuhnya pada pimpinan dibawahnya untuk secara kreatif melakukanperencanaan dengan target yang sudah disepakati, yaitu peningkatan pagsa pasar sebesar 30 persen.
PEMBAHASAN
Bagaimana tujuan dirumuskan dan ditetapkan? Ada dua jenis pendekatan dalam perumusan dan penetapan tujuan, yaitu pendekatan tradisional (traditional goal setting) dan pendekatan dengan mengunakan MBO (Management by Objective). Pendekatan tradisional dalam menetapan tujuan menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak (top level of management) untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer ditingkat bawahnya secara sfesifik. Pendekatan ini oleh Robbins (2002) dinamakan dengan means-ends chain. Artinya, tujuan yang lebih tinggi (higher level goods) atau ujian akhir (ends) terkait dengan tujuan dibawahnya. Dengan demikian pencapaian tujuan dibawah akan sangat berarti (means) bagi pencapaian tujuan diatasnya. Tujuan yang ditetapkan oleh manajemen puncak ini kemudian ditindak lanjuti oleh manajemen tingkat devisi dengan menetapkan tujuan adanya peningkatan keuntungan secara signifikan di divisinya. Peningkatan kinerja perusahaan berupa peningkatan profit melalui penjualan sebanyak-banyaknya sudah banyak terbukti hanya dapat bertahan dalam jangka pendek, terutama jika kualitas tidak diperhatikan. Penjualan dapat saja tercapai dalam relative singkat, akan tetapi pada giliran berikutnya, penjualan akan turun drastic dikarenakan penjualan kecewa karena kualitas produk misalnya buruk. Berdasarkan uraian ini, maka pendekatan top-down atau tradisional dalam penetapan tujuan memiliki kelemahan dalam hal kesesuaian apa yang dipahami manajemen tingkat bawah, dan tingkat fleksibilitasnya rendah. Dalam kenyataan, seringkali apa yang semestinya dicapai justru dipahami dengan baik oleh mereka yang berada di lapangan atau dimanajemen tingkat bawah, dan apa yang dialami dilapangan sering kali memerlukan fleksibilitas yang tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU : Ernie Tisnawati Sule, Kurniawan Saefullah, 2008, Pengantar manajemen, Jakarta
Kencana
