BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Evaluasi
Evaluasi merupakan bagian dari sistem manajemen yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Tanpa evaluasi, maka tidak akan diketahui bagaimana kondisi objek evaluasi tersebut dalam rancangan, pelaksanaan serta hasilnya. Istilah evaluasi sudah menjadi kosa kata dalam bahasa Indonesia, akan tetapi kata ini adalah kata serapan dari bahasa Inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily 2000, 220). Sedangkan Yunanda (2009, 17), mengemukakan “evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu obyek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.”
Arikunto (2009, 3) bahwa mengukur adalah membandingkan sesuatu dengan satu ukuran (bersifat kuantitatif), menilai adalah mengambil suatu keputusan terhadap sesuatu dengan ukuran baik buruk (bersifat kualitatif), dan evaluasi meliputi kedua langkah tersebut di atas.
Pendapat lain yang dikemukakan oleh Matthews (2007,7) bahwa evaluasi adalah “Proccess of delineating, obtaining and providing useful information for
judging decision alternatives.” Artinya, evaluasi merupakan proses
(providing), informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan (decision alternatives).”
Menurut Djali dan Pudji (2008, 1) evaluasi merupakan “proses menilai sesuatu berdasarkan kriteria atau tujuan yang telah ditetapkan yang selanjutnya diikuti dengan pengambilan keputusan atas obyek yang dievaluasi”.
Dari uraian di atas maka pengertian evaluasi ialah sebuah proses penilaian yang terstuktur berdasarkan data kuantitatif yang digunakan sebagai penentuan kebijakan dalam mengambil sebuah keputusan.
2.1.1 Tujuan dan Fungsi Evaluasi
Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Arikunto (2002, 13), ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen.Crawford (2000, 30), tujuan dan atau fungsi evaluasi adalah :
1. Untuk mengetahui apakah tujuan tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai dalam kegiatan.
2. Untuk memberikan objektivitas pengamatan terhadap prilaku hasil. 3. Untuk mengetahui kemampuan dan menentukan kelayakan.
4. Untuk memberikan umpan balik bagi kegiatan yang dilakukan.
2.1.2 Standar Evaluasi
Standar yang dipakai untuk mengevaluasi suatu kegiatan tertentu dapat dilihat dari tiga aspek utama (Umar, 2002, 40), yaitu;
1. Utility (manfaat)
Hasil evaluasi hendaknya bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atas program yang sedang berjalan.
2. Accuracy (akurat)
Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan tinggi.
3. Feasibility (layak)
Hendaknya proses evaluasi yang dirancang dapat dilaksanakan secara layak.
2.1.3 Teknik Evaluasi
Terdapat beberapa teknik evaluasi sistem yang dapat dilakukan untuk mengetahui sistemtelah berjalan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan atau tidak. Suatu sistem informasi dapat dievaluasi menurut 3 ukuran (Davis, 1988, 3) yaitu :
1. Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis atas aplikasi baru menyelidiki apakah secara teknis layak untuk menjalankan pengolahan informasi yang di usulkan. Banyak aplikasi yang di luar jangkauan kemampuan teknis dari peangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia untuk pemakaian.
2. Evaluasi Operasional
Pertimbangan kelayakan operasional bertahan dengan masalah apakah data masukan dapat disediakan dan keluaran dapat diutamakan dan benar dipakai. Misalnya, secara teknis adalah mungkin bagi penjual untuk mengadakan hubungan telepon dengan pebei dalam setiap penjualan, tetapi secara operasional hal ini tidak praktis.
3. Evaluasi Ekonomis
2.2 Sistem Automasi Perpustakaan
Menurut McLeod (2001, 12), “A System is a group of elements that are integrated with the common purpose of achieving an objective.” Secara garis
besar dapat diartikan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Pendapat James Hall (2001, 5), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusufsistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Sementara itu, di perpustakaan terdapat istilah sistem automasi. Istilah untuk automasi banyak dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi Informasi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan (library automation). Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi.
Beberapa defenisi dari Otomasi perpustakaan menurut para ahli sesuai kajian Miyarso Dwie Aji :
(1994:96), pengertian automasi mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut. Salim (1991:1067), Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin.
Dari penjelasan diatas maka pengertian automasi ialah proses perubahan dari konvensional menggunakan tenaga manusia kedalam bentuk digital dengan menggunakan alat atau mesin.
2.2.1 Alasan Melakukan Automasi
Setiap perpustakaan memiliki alasan untuk menggembangkan sistem kerumahtanggannya dari sistem konvensional menjadi sistem menggunakan komputer, baik berupa alasan sfesifik maupun alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan.
2.2.2 Tujuan Automasi
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Widodo Adapun tujuan automasi
perpustakaan adalah:
1. Untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat, mengefisienkan dan mengakurasi pekerjaan
2. Untuk memberi keleluasaan akses informasi 3. Untuk meningkatkan akses ke perpustakaan lain 4. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan TI 5. Untuk meningkatkan prestise/citra
6. Agar perpustakaan tidak terisolasi 7. Untuk menyebarkan informasi
8. Untuk mengembangakan kerjasama dan “resource sharing”
2.2.3 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan
Para pakar menyatakan TI adalah 3C yaitu Communication, Computer, dan Content. Dalam ruang lingkup perpustakaan TI diartikan sebagai aplikasi
komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali, dan penyebaran informasi (Duval, 1992, 245) dalam kajian Hasugian (2009,167). Pemanfaatan komputer pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan bukanlah merupakan suaatu fenomena baru.
Pola tradisional atau konvensional untuk mengelola perpustakaan semakin hari semakin dirasakan tidak dapat lagi menghandel ledakan informasi dalam rangka pemenuhan kebutuhan pengguna. Pola tradisional mengolah perpustakaan berangsur-angsur harus dialihkan kepada pola pengelolaan yang berorientasi kepada penerapan TI. Di sisi lain, pengguna perpustakaan telah mulai familiar dengn TI khususnya komputer untuk melakukan pencarian informasi yang dibutuhkannya.
Di sisi lain, ternyata masih banyak perpustakaan yang belum mempunyai pengalaman pada pemanfaatan komputer. Para pustakawan di berbagai jenis perpustakaan diperkirakan masih banyak yang belum memiliki pengetahuan yang memadai dalam bidang ini. Ironisnya, diduga masih ada iantara elit pengelola perpustakaan yang masih merasa alergi dengan TI. Mereka secara konservatif bercokol mempertahankan pola pengelolaan konvensional dengan memunculkan berbagai alasan yang irasional.
Keadaan yang demikian menyebabkan pengembangan perpustakaan dirasa lamban karena pustakawan masih enggan bahkan mungkin tidak mampu berkomunikasi dengan baik dengan para profesional di bidang komputer yang seharusnya menjadi mitra kerja yang dapat diajak bekerjasama untuk pengembangan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis TI.
tentang konsep dasar sistem kerumahtanggan perpustakaan, dan faktor pemilihan sistem.
2.2.4 Pemilihan Sistem Automasi
Proses pemilihan sistem adalah salah satu faktor penting yang harus dilalui dalam usaha mengembangkan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis komputer. Metode pengembangan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis komputer ini disebut juga sebagai metode automasi perpustakaan. 2.2.4.1 Metode Pemilihan Sistem
Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.
Corbin (1985, 9-14) yang dikutip membagi metode automasi perpustakaan menjadi 4 (empat) yaitu sebagai berikut :
1. Membeli sistem jadi (Turnkey Systems)
2. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain ( AdaptedSystem) 3. Mengembangkan sistem lokal (locally development )
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain (shared systems)
dalam melilih sistem yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
2.3 Kerangka PIECES (Framework)
Dalam melakukan evaluasi sistem informasi, terdapat bermacam-macam pengukuran, salah satu diantaranya adalah PIECES. Kerangka kerja PIECES terdiri dari Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, Service. Kerangka kerja ini dapat digunakan untuk menganalisa baik
pada sistem manual maupun sistem yang berbasis komputer.
Al fatta (2007,51) menyatakan bahwa analisis PIECES terdiri dari: 1. Kinerja
Adalah kemampuan menyelesaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran tujuan dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Bagian pemasaran kinerjanya diukur berdasarkan volume pekerjaan atau pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
2. Informasi
Informasi merupakan kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk menangani masalah dan peluang dalam mengatasi masalah tersebut. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi juga menghasilkan masalah baru. Situasi dalam analisis ini meliputi:
1. Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias
2. Relevan, informasi memiliki manfaat bagi pihak pemakai maupun pihak pengelola.
3. Ekonomi
Adalah penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang diterapkan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan
4. Keamanan
keamanan yaitu ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. Selain itu juga keamanan data dari akses yang tidak di izinkan.
5. Efisiensi
Adalah sumberdaya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.
6. Servis
Adalah mengkoordinasikanaktifitas dalam pelayanan yang ingin dicapai sehingga tujuan dan sasaran pelayanan dapat tercapai.
Sehubungan dengan pendapat di atas, James Wheterbe (Whitten, 2007) mengembangkan kerangka untuk mengelompokan masalah (problem), peluang (opportunities) dan perintah (directives) yang dikutip oleh Wijaya, yaitu sebagai berikut :
1. Performance
Produksi-jumlah kerja selama periode tertentu
Waktu respon- penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan denganrespon ke transaksi atau permintaan tersebut.
2. Information Output
1. Kurangnya informasi yang diperlukan 2. Kurangnya informasi yang relevan
3. Terlalu banyak informasi-“kelebihan informasi” 4. Informasiyang tidak dalam format yang berguna 5. Informasi yang tidak akurat
6. Informasi yang sulit untuk di produksi
7.Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya.
Input
1. Data tidak terambil
2. Data tidak terambil secara akurat-terdapat error 3. Data sulit terambil
4. Data terambil secara berlebihan- data yang sama diambil lebih darisatu kali
5. Data ilegal diambil Data tersimpan
1. Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan/atau database
2. Item data yang sama memiliki nila berbedadalam file berbeda (integrasi data yang jelek)
4. Data tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme 5. Data tidak di organisasikan dengan baik
6. Data tidak fleksibel- tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan
7. Data tidak dapat diakses 3. Ekonomi
a.Biaya
1. Biaya tidak diketahui
2. Biaya tidak dapat dilacak kesumber 3. Biaya terlalu tinggi
b. Keuntungan
1. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki 2. Pesanan dapat ditingkatkan.
4. Keamanan
a. Keamanan atau kontrol terlalu lemah 1. Input data tidak diedit dengan cukup 2. Kejahatan (penggelapan atau pencurian)
3. Etika dilanggar pada data atau informasi- mengacu padadata atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak memiliki wewenang.
4. Data disimpan secara berlebihan,tidak konsisten dalam file atau database yang berebeda.
5. Deraturan data atau privasi dapatdilanggar
6.Kesalahan pemrosesan terjadi oleh manusia,mesin ataupun perangkat lunak
7. Error pembuatankeputusan terjadi b.kontrol atau keamanan terjadi
1. prosedur birokrais emperlambat sistem
2. pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan 3. pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan 5. Efisiensi
a.orang,mesin atau computer membuang waktu 1. data secara berlebihandi iput atau disalin 2. data secara berlebihandi proses
3. pengendalian berlebihanmenyebabkan penundaan pemrosesan b. orang atau mesin membuang material dan persediaan
c. usaha yang diperlukan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. d. material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan 6. Servis
a. sistem menghasilkan produk yang tidak akurat b. sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten c. sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya d. sistem tidak mudah dipelajari
e. sistem tidak mudah digunakan f. sistemm canggung untuk digunakan
h sistemtidak fleksibel untuk berubah
i. sistem tidak kompatibel dengan sitem lain.
Sedangkan dari penelitian oleh Riana (2006), kerangka PIECES yang dibagi lagi menjadi beberapa kriteria :
a. Performance/Penampilan, diperlukan untuk menilai kinerja dari sisteminformasi yang telah dirancang, terdiri dari:
1. Throughput, dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja yang dilakukan pada beberapa periode waktu.
2. Respon time, yaitu waktu tunda rata-rata antara transaksi dan respon dari transaksi tersebut.
3. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa.
4. Kelaziman komunikasi, yaitu tingkat dimana interface standar, protokol, dan bandwith digunakan.
5. Kelengkapan, yaitu derajat di mana implementasi penuh dari fungsi yang diharapkan telah tercapai.
6. Konsistensi, yaitu penggunaan desain dan teknik dokumentasi yang seragam pada keseluruhan proyek pengembangan perangkat lunak. 7. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program
mengalami kesalahan.
8. Generalitas, yaitu luas aplikasi potensial dari komponen program. b. Information and Data / Informasi dan Data, untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan, terdiri dari :
1. Accuracy (akurat), dimana Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan tinggi.
2. Relevansi Informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan.
3. Penyajian Informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai.
4. Fleksibilitas Data, dimana informasi mudah disesuaikan dengan kebutuhan
5. Kelaziman data, yaitu penggunaan struktur dan tipe data standar pada seluruh Program.
6. Ekspandibilitas, yaitu tingkat dimana arsitektur, data, atau desain prosedural dapat diperluas.
c. Economic / Ekonomi
1. Reusability, tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang lain.
d. Control and Security / Kontrol dan Keamanan
1. Integritas, tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol.
2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data.
e. Efficiency / Efisiensi
1. Usability, Usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input, dan menginterpretasikan output suatu program
2. Maintainability, Usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program.
f. Service / Pelayanan, untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen.
1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol.
2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya melakukan fungsi yang diminta.
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran.
Analisis PIECES dapat digunakan sabagai alat untuk mengevaluasi sebuah sistem. Dari ke tiga teori diatas menjelaskan hal-hal yang dapat di ukur dari sebuah sistem yang ada berdasarkan Performance (kinerja), Information (informasi), Economic (Ekonomi), Control (kontrol), Efficiency (Efisiensi), serta Service (servis). Al Fatta lebih menjelaskan kepada pengertian dari
