1 MENINGKATKAN KETERAMPILAN BERKOMUNIKASI
UNTUK MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL
RIMA NURYANI
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
Jalan Gegerkalong Hilir, Desa Ciwaruga, Parongpong, Bandung Barat, 40012 Pn: +62 85 798298351, E-mail: rima.nuryani.abs14@polban.ac.id
PENDAHULUAN
Pada era global sekarang ini, tidak ada batas lagi antarnegara seolah-olah semuanya sudah saling menyatu dan saling mempengaruhi (Ernawati, 2004: 207). Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara berkembang termasuk Indonesia akan berhadapan langsung dengan negara-negara maju yang unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang profesional dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengatasi hal tersebut, sekretaris perlu meningkatkan hard skills dan soft skills sehingga benar-benar mampu dalam menjalankan tugas dan pekerjaan kesekretarisannya.
2 PEMBAHASAN
Definisi sekretaris menurut Wursanto (2006: 1) adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Sedarmayanti (2014: 239) mengemukakan bahwa sekretaris profesional adalah sekretaris yang benar-benar ahli dalam bidangnya, keahlian dalam bidang tertentu diperoleh dari hasil pendidikan dan pelatihan/hasil mengikuti program/pengalaman secara khusus dalam pekerjaan/bidang tertentu.
Menjadi seorang sekretaris profesional tidaklah mudah. Soft skills dan hard skill untuk melakukan pekerjaan kantor sangat diperlukan oleh seorang sekretaris profesional. Soft skills mencangkup keterampilan pribadi, sosial, dan perilaku manajemen diri (Klaus, 2004: 2) soft skills memungkinkan seorang sekretaris untuk lebih efektif menggunakan kemampuan teknis dan pengetahuan untuk menunjang pekerjaannya. Sedangkan hard skills mengacu pada kemampuan teknis dan pengetahuan faktual yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan (Klaus, 2004: 2). Untuk meningkatkan hard skills dan soft skills salah satu cara yang dilakukan sekretaris profesional adalah dapat menguasai keterampilan dalam berkomunikasi, baik lisan maupun tulisan.
Komunikasi menurut Lawalata (2012: 145),
“Sebagai proses memindahkan informasi berupa penyampaian pikiran dan perasaan di antara dua orang atau lebih, dari pengirim pesan (sender) kepada penerima pesan (receiver) dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belak pihak”.
3 Menurut Lawalata (2012: 4), sekretaris hendaknya mengetahui dan menguasai teknik komunikasi baik secara lisan maupun tulisan. Bentuk komunikasi lisan salah satunya adalah kemampuan untuk berhubungan antarmanusia (interpersonal skills). Menurut Devito (dalam Wicaksono, 2013: 64), interpersonal skills adalah pengiriman pesan dari seseorang dan diterima oleh orang lain dengan efek dan umpan balik yang langsung. Kemampuan interpersonal skill merupakan salah satu soft skills yang harus dimiliki seorang sekretaris. Sedangkan bentuk dari komunikasi tulisan yang merupakan hard skills seperti komunikasi lewat surat, e-mail, atau faximile (Lawalata, 2012: 150).
Sekretaris harus memiliki kemampuan untuk mengembangkan dan memelihara interpersonal skill. Dengan kemampuan tersebut, sekretaris dapat berinteraksi dengan orang lain dalam suatu lingkup sosial, maupun beradaptasi terhadap perubahan, menghormati dan menghargai pendapat orang lain (Lawalata, 2012: 4). Sekretaris profesional harus memiliki interpersonal skill yang baik karena setiap harinya berkomunikasi dengan klien dan rekan kerja pimpinan dari berbagai tingkat atau golongan.
Cara untuk meningkatkan interpersonal skills menurut Barker (1987: 144), yaitu:
1. Initiating, yaitu berkomunikasi lisan dengan inisiatif sendiri dimulai dengan pertanyaan ringan berdasarkan situasi yang sesuai.
2. Experimenting. Setelah melalukan kontak secara inisiatif, mulai dengan membuat percakapan ringan untuk membangun pertemanan agar terciptanya atmosfer yang nyaman dan menyenangkan diantara kedua belah pihak.
3. Intensifying. Setelah terjalin hubungan pertemanan, Langkah yang diambil untuk memperkuat dan mengikat pertemanan dengan cara berbagi pengalaman, asumsi, dan bertukar argumen.
4. Integrating. Saling berbagi ketertarikan diantara keduabelahpihak. Sehingga terciptanya hubungan yang padu.
5. Bonding. Saling berkomitmen untuk menjaga hubungan yang sudah terjalin.
4 melakukan komunikasi melalui surat, e-mail, atau faximile. Komunikasi dengan surat pada prinsipnya merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan jantung dari kinerja kantor. Menurut Lawalata (2012: 150), komunikasi lewat surat, e-mail, atau faximile disebabkan oleh pesan yang disampaikan bersifat kompleks dan cukup banyak. Oleh karena itu penanganan surat harus profesional dan tentunya diperlukan tenaga yang cerdas dan cekatan dalam menangani surat-surat yang masuk.
Seorang sekretaris dalam meningkatkan komunikasi tulisan menurut Lawalata (2012: 12) adalah mengikuti kegiatan-kegiatan seperti workshop, seminar, pelatihan, kursus yang berhubungan dengan profesi sekretaris. Selain itu menurut Purwanto (2006: 50), cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik, seperti banyak membaca buku dan banyak melakukan komunikasi lisan dengan publik yang berkaitan dengan tugas kesekretarisannya.
Dengan menguasai kemampuan berkomunikasi, baik lisan maupun tulisan akan sangat menunjang berbagai kegiatan di dalam dunia usaha atau bisnis. Karena keberhasilan perusahaan salah satunya ditentukan oleh kemampuan berkomunikasi sekretaris. Oleh karena itu, untuk menjadi sekretaris profesional salah satu caranya yaitu menguasai kemampuan berkomunikasi yang baik.
KESIMPULAN
5 Untuk meningkatkan komunikasi lisan (interpersonal skill), yaitu dengan cara Initiating, Experimenting, Intensifying, Integrating, dan Bonding. Sedangkan untuk meningkatkan komunikasi tulisan bisa dilakukan dengan mengikuti seminar, workshop, pelatihan, kursus yang berhubungan dengan profesi kesekretarisan. Selain itu, banyak melakukan latihan atau praktik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi dalam bidang tulisan.
Dengan adanya komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi/perusahaan, maka tujuan dari organisasi/perusahaan akan berjalan optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Barker, Larry, L. 1987. Communication. Fourth Edition. New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta Selatan: Transmedia Pustaka.
Klaus, Peggy. 2012. Jangan Anggap Sepele Soft Skills: Keterampilan yang dipraktikkan orang cerdas di tempat kerja. Diterjemahkan oleh Immanuel A. Nanulaitta. Jakarta: Penerbit Libri.
Lawalata, Caroline, F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia Pratama.
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Untuk Meraih Keberhasilan (Edisi Revisi). Bandung: CV. Mandar Maju.
Wicaksono, Galih. 2013. Penerapan Teknik Bermain Peran Dalam Bimbingan Kelompok Untuk Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Interpersonal Siswa Kelas X Multimedia SMK IKIP Surabaya. Vol. 1. Universitas Negeri Surabaya. Pp 61-78 hal.
6 RANGKUMAN
INCREASING SKILLS IN COMMUNICATION
TO BE A PROFESSIONAL SECRETARY
In conducting daily routine, a secretary is demanded to communicate with
various levels or groups. The definition of secretary according to Wursanto (2006: 1)
is a person, officer, or employee who is given a job and work associated with state's
or company's secret. Sedarmayanti (2014: 239) stated that a professional secretary
is a secretary who has expertise at his/her field, skills in certain field gained from
education and training/programs/experiences in particular job/field. Soft skills
scopes personal skills, social, and personal attitude management (Klaus, 2004: 2)
soft skills allow a secretary to be more effective in practicing technical skills and
knowledge to support his/her work. While hard skill refers to technical ability and
factual knowledge needed to do some work (Klaus, 2004:2). Meanwhile, the
definition of communication according to Lawalata (2012: 145), is
"a process in transferring in formation like conveying minds and emotions between two individuals or more, from the sender to the receiver using symbols which contain meanings for both."
According to Lawalata (2012: 4), a secretary has to know and ace
communication technique either written or verbal. One of the form of verbal
communication is the ability to interact with people (interpersonal skills). According
to Devito (in Wicaksono, 2013: 64), interpersonal skills is a process of sending a
message from someone and received by another with direct feedback effect. While
the form of written communication is hard skills, such as communication by letter,
e-mail, or faximile (Lawalata, 2012:150).
For increasing verbal communication (interpersonal skills), that is by initiating,
experimenting, intensifying, integrating, and bonding. While to increase written
communication can be done by attending seminar, workshop, training, or course
7 50), the best way to increase communication ability is through trainings or practices,
such as reading a lot of books and doing verbal communication with public related to
secretary job or work.
By expert communication skills, either written or verbal would highly support
various activities in business world because the success of company determined by
the secretary ability to communicate. Therefore, one of the way to be a professional
