!"# $%&#%#
'
#( #%) *#!#+
#%)$!#%) $ #+#% , *#%+$%
Faktor Kunci Sukses Penerapan ISO 9001 Pada Industri Manufaktur
Tri Widianti, Sik Sumaedi
Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian – LIPI, Kawasan Puspiptek Gedung 410, Serpong, Tangerang 1531
tri_widianti@yahoo.com; sik_s_01@yahoo.com
Abstrak
Industri manufaktur merupakan salah satu industri yang banyak menyerap tenaga kerja. Dengan demikian, industri manufaktur memiliki nilai strategis bagi peningkatan kemakmuran suatu negara. Salah satu tren yang ada pada industri manufaktur adalah adopsi standar ISO 9001. Adopsi standar ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja keuangan maupun non keuangan pada perusahaan-perusahaan di bidang industri manufaktur. Meskipun demikian, beberapa penelitian menunjukkan bahwa adopsi ISO 9001 tidak memberikan manfaat signifikan bagi industri manufaktur. Mengingat hal itu, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor kunci sukses penerapan ISO 9001 pada industri manufaktur. Penelitian ini dilakukan dengan metode studi literatur. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa faktor kunci sukses penerapan ISO 9001 bagi industri manufaktur adalah motivasi perusahaan, komitmen manajemen, peranan personal, komunikasi efektif, interpretasi persyaratan ISO 9001 (quality system content), strategi perusahaan, perbaikan terus-menerus dan lingkungan eksternal perusahaan.
Kata Kunci: ISO 9001, Manufaktur, Faktor Kunci Sukses
Abstract
Manufacturing industry is one of industries that provide many employments. Thus, the manufacturing industry has a strategic value for increasing the prosperity of a country. One of trends that exist in the manufacturing industry is the adoption of the ISO 9001 standard. Adoption of this standard is expected to improve financial and non-financial performance of companies in the manufacturing industry. Nevertheless, several studies indicate that the adoption of ISO 9001 does not provide significant benefits for the manufacturing industry. Given that, this research aims to identify key success factor of ISO 9001 implementation in manufacturing industries. This research was done with literature study method. The results of this study indicate that key factors in successful implementation of ISO 9001 for manufacturing industries are enterprise motivation, management commitment, the role of personal, effective communication, interpretation of the requirements of ISO 9001 (Quality system content), company strategy and external environment of the company.
1. Pendahuluan
Industri manufaktur merupakan salah satu industri yang banyak menyerap tenaga kerja. Hal ini
menunjukkan industri ini memiliki nilai strategis bagi peningkatan kemakmuran suatu negara. Pada
industri manufaktur, salah satu tren yang terjadi adalah adopsi ISO 9001. ISO 9001 adalah standar
sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk menjamin terpenuhinya persyaratan pelanggan,
peraturan perundangan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan melahirkan budaya perbaikan
berkelanjutan (ISO 9001, 2008). Standar ini merupakan konsensus internasional mengenai
praktek-praktek manajemen yang baik (Van Den Heuvel dkk, 2005) yang akan mengarahkan
industri manufaktur untuk senantiasa berfokus pada mutu produk yang superior. Mutu produk yang
superior, di sisi lain, merupakan upaya yang terbukti dapat digunakan untuk mencapai,
memperkuat, dan mempertahankan daya saing suatu perusahaan (Magd dkk, 2003).
ISO 9001 telah diadopsi oleh 982.832 organisasi pada akhir 2008 di seluruh dunia (ISO, 2009).
Kondisi ini mengindikasikan adanya penerimaan yang tinggi terhadap standar ini. Banyak peneliti
telah melakukan penelitian-penelitian mengenai ISO 9001 sebagaimana dipaparkan dalam meta
analisisnya Sampaio dkk (2008) serta Psomas dan Foutopolos (2009). Beberapa penelitian
menunjukkan bahwa penerapan ISO 9001 pada industri manufaktur akan memberikan banyak
manfaat seperti peningkatan produktivitas, mutu produk, inovasi, dan komunikasi internal (Magd
dkk, 2003; Magd, 2006; Magd, 2008; Asa dkk, 2008; Yong dan Wilkinson, 2001; dan Piskar dan
Dolensik 2006).
Meskipun demikian, beberapa penelitian justru menunjukkan kebalikannya (Corbett dkk,
2005). Kontradiktifnya hasil penelitian-penelitian yang mengkaji manfaat penerapan ISO 9001
mengindikasikan penerapan ISO 9001 tidak serta merta akan memberikan manfaat bagi industri
manufaktur. Industri manufaktur perlu untuk mendorong dan menerapkan faktor-faktor kunci
sukses penerapan ISO 9001 dapat berlangsung secara efektif. Dengan demikian, penelitian untuk
mengidentifikasi faktor-faktor kunci sukses penerapan ISO 9001 bagi industri manufaktur perlu
untuk dilakukan.
Mengacu pada paparan sebelumnya, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi
faktor-faktor kunci sukses apa saja yang perlu diperhatikan oleh industri manufaktur agar adopsi ISO
9001 dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi. Hasil penelitian ini diharapkan
dapat memberikan manfaat pada beberapa pihak. Pertama, bagi Pemerintah, hasil penelitian ini
diharapkan dapat memberikan pengetahuan untuk merumuskan model kebijakan yang sesuai untuk
mendorong efektifitas penerapan ISO 9001 pada industri manufaktur. Kedua, bagi industri
manufaktur sendiri, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan tentang faktor
kunci sukses penerapan ISO 9001 sehingga tujuan penerapan standar dapat dicapai dan memiliki
2. ISO 9001
(Novania,-) Sejarah ISO 9001 dimulai dari dunia militer pada masa perang dunia II sekitar
tahun 1943. Untuk menjamin kualitas pasokan amunisi pemerintah Inggris melakukan seleksi
pemasok. Pada tahun 1963 departemen pertahanan AS membuat seri standar MIL STD, Salah satu
seri yang penting dari standar tersebut adalah MIL-Q-9858A. Standar ini diadopsi NATO dengan
nama AQAP-1. Setelah itu diadopsi oleh Inggris ke dalam suatu standar Inggris sendiri yang
dikenal sebagai DEF/STAN05-8 yang kemudian berkembang menjadi standar dengan nama
BS5750 pada tahun 1979. Berdasarkan prinsip-prinsip BS5750, Organisasi Internasional untuk
standardisasi (ISO) yang bermarkas di Geneva menyusun suatu standar mutu yang banyak
diadopsi secara internasional dan dikenal dengan ISO 9001.
ISO 9001 memiliki beberapa tujuan (Novania,-) yaitu:
• Mencapai dan mempertahankan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan.
• Memberikan keyakinan kepada pihak manajemen bahwa mutu yang dimaksudkan telah
dicapai dan dapat dipertahankan.
• Memberikan keyakinan kepada pelanggan bahwa mutu yang dimaksud telah atau akan
dicapai sesuai persyaratan kepuasan pelanggan..
ISO 9001 terdiri atas lima persyaratan utama yaitu persyaratan umum, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran analisis dan perbaikan.
Adapun penjelasan persyaratan-persyaratan tersebut adalah sebagai berikut (ISO, 2008; Biazo
dan Bernardi,2003):
Klausul 4.1 merupakan persyaratan umum yang menjelaskan bagaimana suatu organisasi
mengimplementasikan ISO 9001 . Klausul ini menjelaskan bahwa organisasi yang menerapkan ISO
9001 harus memenuhi poin-poin sebagai berikut:
•
Identifikasi proses
•
Menetapkan rangkaian dan interaksi proses
•
Menetapkan kriteria dan metode yang dipersyaratkan untuk memastikan operasi
yang efektif dan pengendalian prosesnya
•
Memastikan ketersediaan sumberdaya dan informasi untuk mendukung operasi dan
pengendalian prosesnya.
•
Pengukuran, pengewasan dan analisi proses
•
Menerapkan tindakan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
berkelanjutan
Klausul 5 yaitu Tanggungjawab manajemen merupakan persyaratan ditujukan untuk
mengembangkan dan memperbaiki mutu, sistem, fokus pelanggan, Formulasi kebijakan mutu dan
rencana, dan definisi tanggungjawab, kewenangan, dan proses komunikasi untuk memfasilitasi
sistem manajemen mutu yang efektif. Klausul 6 Sumber daya persyaratan yang mengatur baik
sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang digunakan untuk meningkatkan mutu serta
memberikan kepuasan kepada pelanggan .
Klausul 7 Realisasi produk merupakan persyaratan yang spesifik dalam proses realisasi produk
dengan memperhatikan persyaratan pelanggan, kaji ulang persyaratan, umpan balik pelanggan,
desain dan pengembangan produk, pembelian, produksi, pengendalian, pengukuran dan
monitoring. Klausul 8 Pengukuran, analisis dan perbaikan merupakan persyaratan dalam standar
yang ditujukan untuk memonitor informasi kepuasana pelanggan, pengukuran dan monitoring
produk dan proses, dan audit internal , ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan metode litertur review. Literatur review dilakukan terhadap
jurnal-jurnal yang mengkaji topik manfaat, kendala, hambatan dan faktor kunci sukses penerapan.
Mula-mula dilakukan identifikasi terhadap manfaat dan kendala penerapan ISO 9001. Lalu,
dilakukan analisis komparatif terhadap manfaat dan kendala penerapan ISO 9001 yang melahirkan
analisis komparatif terhadap penelitian terhadap faktor kunci sukses penerapan ISO 9001 sehingga
diperoleh faktor kunci sukses berdasarkan analisis komparatif terhadap literatur.
4. Hasil dan Pembahasan
Manfaat Penerapan ISO 9001
Secara umum banyak penelitian menunjukkan bahwa penerapan standar sistem manajemen
mutu memang mampu memberikan manfaat baik yang bersifat eksternal maupun internal. Sebagai
contoh, meta analysis yang dilakukan Sampaio dkk (2008) terhadap penelitian-penelitian sebuah
standar sistem manajemen mutu ISO 9001, di dunia menunjukkan bahwa penerapan ISO 9001
memberikan manfaat-manfaat yang bersifat eksternal maupun yang bersifat internal . Penerapan
sandar sistem manajemen mutu akan dapat mengurangi kebutuhan waktu, sumber daya, serta
anggaran dalam proses pengembangan mengingat organiasi dapat melewati fase identifikasi “what
to be controlled”. Akan tetapi, pertanyaan selanjutnya, benarkah penerapan standar sistem
manajemen mutu efektif untuk mencapai tujuan?
Setiap organsasi yang menerapkan standar sistem manajemen mutu memiliki tujuan-tujuan
penerapan yang berbeda-beda. Meminjam istilah sampio dkk, (2009), tujuan-tujuan tersebut dapat
diklasifikasikan menjadi dua kategori tujuan yaitu tujuan yang bersifat internal dan tujuan yang
bersifat eksternal. Tujuan internal penerapan standar berkaitan peningkatan dalam aspek pemasaran
dan promosi sementara tujuan eksternal lebih didorong tercapainya peningkatan performa
organisasi. Dengan demikian, efektifitas penerapan standar juga berkaitan dengan manfaat yang
bersifat eksternal dan manfaat yang bersifat internal.
Piskar dan Dolensik 2006, juga menyampaikan bahwa ada aktivitas yang harus dilakukan
untuk merasakan manfaat penerapan ISO 9001 yaitu perbaikan berkelanjutan. Harus ada
reorganisasi proses dan pengurangan waktu untuk penerapan atau pengurangan biaya. Ini
merupakan cara yang tercepat dan paling nyata untuk menerapkan perbaikan. Selain itu penerapan
perbaikan juga dihubungkan dengan siklus Deming (PDCA). Semua aktivitas yang dilakukan
perusahaan harus didukung analisis terkini berdasarkan fakta yang digunakan untuk perbaikan
proses.
Berdasarkan kajian literatur yang dilakukan dari beberapa jurnal diperoleh tabel
perbandingan manfaat penerapan ISO 9001 baik dibidang manufaktur maupun bidang lainnya.
Berdasarkan hasil perbandingan yang dilakukan terdapat manfaat yang sama yang dirasakan oleh
perusahaan atau industri yang menerapkan ISO 9001. Perbandingan tersebut dapat dilihat pada
! Tabel 1 Analisis Perbandingan Penelitian Manfaat ISO 9001
Magd dkk (2003) Magd (2006) Magd (2008) Yong dan
Wilkinson (2001)
Piskar dan Dolensik (2006)
Asa dkk (2008)
Meningkatnya kesadaran terhadap mutu dalam perusahaan
Meningkatkan efisiensi sistem mutu
Perbaikan dokumentasi Kesadaran mutu Meningkatkan
gambaran proses yang dicapai produk dan layanan
Memperbaiki possinpersaingan Pelayanan pelanggan
meningkat
Meningkatnya kesadaran mutu dalam perusahaan
Jelasnya instruksi kerja, prosedur dan
tanggungjawab
Meningkatnya Mutu produk dan layanan
Meningkatkan reputasi produk dan layanan pelanggan kepuasan pelanggan
Keuntungan dan manfaat praktis
Peningkatan metode inspeksi dan waktu penyelesaian produk
Jelasnya instruksi kerja dan prosedur
Perbaikan produk / mutu layanan
Kerjasama tim Meningkatnya sistem informasi
Mengurangi keluhan pelanggan
Komunikasi efektif antar karyawan
Membantu mengembangakan manajemen mutu
Komunikasi lateral Meningkatnya kerjasama dengan pembeli
Meningkatkan metode inspeksi dan waktu penerimaan barang
Perbaikan mutu bahan masuk
Alat promosi Menigkatnya produktivitas
Kepuasan karyawan , peningkatan perilaku dan moral karyawan Meningkatkan mutu bahan
masuk
Turunnya angka cacat dan limbah
Mengurangi angka cacat dan limbah
Membantu perbaikan berkelanjutan
Meningkatkan keuntungan
Kepuasan karyawan Meningkatnya Inovasi dalam proses bisnis Meningkatkan motivasi
Efisiensi biaya Meningkatnya hasil bisnis
Meningkatkan hubungan karyawan
Kesempatan yang lebih baik untuk ekspor
Kepuasan pelanggan Keuntungan meningkat
" (Lanjutan)
Magd dkk (2003) Magd (2006) Magd (2008) Yong dan
Wilkinson (2001)
Piskar dan Dolensik (2006)
Pergantian karyawan
Memelihara/memperoleh market share
Meningkatkan desain proses
Mengurangi biaya Kehadiran
Meningkatkan rancangan proses
Manfaat kompetisi lebih baik
Mengurangi waktu produksi
Mengurangi biaya Turunnya biaya bisnis Ingatan staf lebih baik Meningkatkan keuntungan Meningkatkan
keuntungan
Alat pengembangan produk
Meningkatkan rancangan produk
Lebih baiknya citra perusahaan
Meningkatkan ekspor Meningkatkan penjualan Memperbaiki hubungan
Kendala Penerapan ISO 9001
Selain perusahaan merasakan manfaat yang besar dalam menerapkan ISO 9001,
juga ad kendala yang dialami perusahaan seperti disebutkan Psomas dkk, (2010); Magd
(2010); Asa dkk (2008); Magd (2008); Magd (2006); Amar dan Zain (2002); dan Young
dan Wilkinson (2001). Kendala yang dialami perusahaan atau industri dalam penerapan
ISO 9001 akan mempengaruhi seberapa besar manfaat setelah penerapan ISO 9001 bahkan
mempengaruhi motivasi untuk mulai menerapkan ISO 9001.
Kendala penerapan ISO 9001 berdasarkan hasil kajian literatur terlihat pada tabel 2.
Kendala terbesar yang dialami perusahaan dalam menerapkan ISO 9001 adalah
meningkatkan penjualan dan profit, mahalnya biaya registrasi, kurangnya komitmen
manajemen, serta merubah dari sistem yang sudah ada menjadi sistem yang dipersyaratkan
ISO 9001. Kendala yang dihadapi diberbagai perusahaan bervariasi ada yang mengalami
kesulitan terbesar yaitu besarnya biaya yang dikeluarkan untuk penerapan (biaya internal
perusahaan, biaya konsultan dan biaya registrasi). Hal ini dialami di Saudi Arabia dan
Mesir, terutama pada perusahaan yang skalanya masih kecil. Apapun bagi perusahaan yang
besar, terutama di Saudi Arabia hal ini tidak menjadi masalah karena besarnya opini positif
terhadap manfaat penerapan ISO 9001 dibndingkan biaya yang dikeluarkan.
Tabel 2 Analisis Perbandingan Penelitian Kendala Penerapan ISO 9001
2008 Asa, dkk (2008) Magd (2006) Magd (2008) Magd (2010) Amar dan Zain (2002) Young dan Wilkinson (2001)
Peningkatan yang nyata dalam penjulan dan profit.
Mahalnya biaya regitrasi Kurangnya komitmen manajemen
Perubahan dari sistem yang ada untuk memenuhi ISO 9001
Kurangnya komitmen manajemen
Kurangnya waktu
Penghematan biaya Sulitnya prosedur audit dan membutuhkan waktu yang lama
Kurangnya orang yang ahli Resistansi terhadap pengenalan ISO 9001
Lemahnya manajemen mutu secara keseluruhan
Tingginya pergantian karyawan
Alokasi waktu untuk pelatihan dan pertemuan
Kurangnya pemahaman industry
Tidak cukupnya mutu pelatihan dan pendidikan
Kurangnya pemahaman tentang pentingnya ISO untuk semua bidang/bagian
Ketidakmampuan mengubah budaya organisasi
Mutu karyawan Alokasi sumberdaya
secukupnya
Adanya sikap penolakan terhadap auditor
Kurangnya sumber financial Membutuhkan waktu Kurang akuratnya rencana
mutu
Tekanan jangka pendek kinerja
Komunikasi antara manajemen dan karyawan
Kegagalan mendefinisikan tanggungjawab dan kewenangan personal
Tingginya biaya implementasi
Tidak adanya pelatihan dan pendidikan berkelanjutan
Kurangnya strategi mutu jangka panjang
Kurangnya keterlibatan pemasok Dokumentasi yang birokratis dan panjang
Kurangnya sumberdaya Menjaga Manajemen mutu
berjalan Resistansi organisasi untuk
berubah
Kurangnya auditor internal perusahaan yang terlatih dan berpengalaman
Kurangnya komitmen manajemen puncak, dan puncak
Kesulitan dalam memotivasi pasrtisipasi staf
Tidak jelas dan membingungkan
Lemahnya perbaikan asset tangible
Rumitnya dokumentasi, prosedur dan rekaman
Sulitnya menghadapi kunjungan survailen
Pengukuran mutu Kurangnya pengalaman dalam
penetapan sistem mutu
Kurangnya komitmen manajemen senior Kurang baiknya pengendalian
pemasok
Fokus produksi dan operasi Perselisihan gagasan Kurangnya pelatihan Kondisi bisnis yang memburuk
Kurangnya infrastruktur Kurangnya krisis bisnis atau ancaman
Faktor Kunci Sukses
Berdasarkan pemaparan di atas melihat dari tujuan penerapan ISO 9001, manfaat, serta
kendalanya. Maka ada hal yang harus diperhatikan bagi perusahaan dalam menerapkan ISO 9001.
Semua perusahaan yang menerapkan ISO 9001 tentu saja mengharapkan manfaat optimal. Karena
di satu sisi penerapan ISO 9001 memang membutuhkan biaya, sumberdaya, sarana dan prasaarana
yang cukup besar. Hal-hal tersebut merupakan faktor kunci sukses penerapan ISO 9001.
Berdasarkan hasil kajian literatur yang dilakukan beberapa faktor kunci yang harus diperhatikan
untuk menyukseskan penerapan ISO 9001. Faktor tersebut dapat dilihat pada tabel 3 Psomas
(2010); Qui dan Tannok (2010); Magd (2010); Asa dkk (2008; Magd (2008); Magd (2006); dan
Osman dkk (2004). Mereka menyebutkan faktor yang paling mempengaruhi penerapan ISO 9001
adalah dukungan dan komitmen manajemen, fokus internal, tekanan pasar , komunikasi dan
persyaratan pelanggan.
Asa, dkk (2008) secara khusus menyebutkan berdasarkan hasil survei yang dilakukan di
Indonesia tiga faktor paling penting dalam penerapan ISO 9001 ketiga faktor ini memiliki tingkat
kepentingan, manfaat dan kesulitan dalam penerapannya cukup tinggi. Faktor tersebut adalah
dukungan dan komitmen dari manajemen puncak, peningkatan yang nyata dalam penjualan dan
profit serta perbaikan sistem manajemen mutu yang ada .
Berbeda halnya dengan Osman dkk (2004), fokusnya adalah kepuasan pelanggan internal
yang diwujudkan dengan keterlibatan dan komunikasi manajemen dan karyawan, tanggungjawab
manajemen, monitoring kepuasan pelangnan, motivasi dan penghargaan dan pengendalian proses.
Hal ini karena Osman dkk (2004) memiliki pandangan bahwa akan tercapainya customer retention
dan loyalty jika pelanggan internal telah memperoleh kepuasan. Mereka menggambarkannya
seperti bagan dibawah ini:
% / =% 4 %
> % % %
- %-%
4
?
%-Tabel 3 Analisis Faktor-faktor Kunci Sukses Penerapan ISO 9001 Penelitian Saat Ini
Asa dkk (2008) Magd (2006) Magd (2008) Magd (2010) Qui dan Tannok
(2010)
Osman dkk (2004) Psomas (2010)
Dukungan dan
komitmen dari top, dan middle management
Fokus Internal Fokus internal Komitmen
Manajemen Puncak
Tekanan Pasar dan persyaratan pelangan
Keterlibatan dan komitmen karyawan
Fokus Eksternal Fokus eksternal Prosedur sistem terstruktur dengan baik
Manfaat internal Tanggungjawab manajemen
Atribut karyawan
Ketepatan dokumentasi proses
Persaingan Fokus hasil Auditor internal perusahaan
menerus dari top, middle management dan karyawan
Perspektif ekspor Fokus ekspor Bantuan dari induk perusahaan atau partner
Sektor Industri Motivasi dan penghargaan
komitmen karyawan
Pertumbuhan perusahaan dan pengembangan
Pengendalian proses Atribut perusahaan
Komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan
Sumberdaya Komunikasi antara manajemen dan karyawan
Kompetitor Lingkungan
B +% C/ +% - # + + % / +% + 4 + # # 5 "
% / +% # % - ) %+ # % ) % ) 7 +
# ) - + + % # % + / +% + 4 - ) %+ & 'D
? + & 'D & 'D ++ & !D & !'D & 'D 5
++ & ' / +% 1/ +% % ) % ) + + ! & # ' + % - %
% # * + % . * # # * + + / +% / * % # %
# - % % % # * # ) + ) + . % + + % #
5. KESIMPULAN
Adopsi ISO 9001 merupakan salah satu tren yang terjadi pada industri manufaktur. Meskipun
demikian, adopsi ISO 9001 tidak serta merta dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi
organisasi. Organisasi yang dapat mendorong faktor-faktor kunci sukses penerapan ISO 9001 akan
dapat memperoleh manfat yang signifikan atas penerapan standar ini. Berdasarkan kajian yang
dilakukan, faktor kunci keberhasilan ISO 9001 dapat dikelompokan menjadi 8 (delapan), yaitu :
1.
Motivasi Perusahaan
2.
Komitmen manajemen
3.
Peranan Personal
4.
Komunikasi Efektif
5.
Interpertasi Persyaratan
6.
Strategi Perusahaan
7.
Perbaikan Berkelanjutan
8.
Lingkungan Eksternal Perusahaan
DAFTAR PUSTAKA
