Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perubahan Struktur Organisasi Pendahuluan
Sejak tahun 1950’an teknologi menjadi topik pembahasan yang menarik ketika mempelajari bentuk dan fungsi organisasi. Namun demikian, sejak teknologi informasi mampu menembus ke dalam organisasi dan membawa perubahan yang signifikan, ketertarikan terhadap bentuk dan fungsi organisasi mengalami penurunan. Jika sebelumnya kegiatan pengorganisasian memiliki ruang lingkup di sekitar hierarki, pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi menggunakan konsep birokrasi perintah dan kontrol, maka setelah diterapkannya inovasi teknologi informasi praktik pengorganisasian memungkinkan pelaku organisasi untuk mengkombinasikan fiturrfitur yang dimiliki oleh teknologi informasi dengan pengaturan organisasi dan praktekrpraktek yang mendukung penggunaan teknologi baru tersebut.
Meskipun konsep dan teori organisasi tidak banyak berubah setelah masuknya teknologi informasi, namun sesungguhnya pemanfaatan teknologi informasi memiliki banyak kemampuan yang dapat menghasilkan bentuk dan cara baru dalam kegiatan pengelolaan organisasi. Kemampuan dan peluang baru yang dapat ditawarkan melalui kombinasi antara fitur teknologi dan organisasi tersebut adalah visualisasi proses kerja keseluruhan, produk yang realrtime/feksibel dan inovasi dalam hal pelayanan, kolaborasi virtual, kolaborasi massa, dan simulasi/realita sintesis.
Perubahan mengenai cara pengelolaan organisasi sesungguhnya telah dimulai sejak era 1980’an dimana pada saat itu IT terutama digunakan untuk mengotomasi kegiatan operasi yang dilakukan dan meningkatkan kecepatan komunikasi. Meskipun pemanfaatan IT masih sebatas penggantian kertas dan manusia dengan alat elektronik namun hal itu dilakukan tanpa merubah proses hierarki dan kontrol yang harus dilewati.
Publikasi hasil penelitian yang dilakukan oleh[CITATION DDe03 \l 1033 ] dan [ CITATION JFu95 \l 1033 ] pada era 1990’an yang melaporkan hasil positif antara investasi IT dan produktivitas di dalam perusahaan mengilhami beberapa perusahaan untuk berinvestasi dalam bentuk teknologi informasi dan organisasi. Konsep [ CITATION JFu95 \l 1033 ] juga menyebabkan perubahan cara pandang pada salah satu sistem enterprise yaitu Manufacturing Resources Planning (MRP) menjadi Enterprise Resources Planning (ERP) dan Supply Chain Management (SCM) yang memungkinkan integrasi lintas batas organisasi. Hasil dari pemanfaatan sistem enterprise ini menyebabkan menurunnya kebutuhan untuk menjalankan informasi secara hierarkis dan memproses informasi di sekitar lingkungan kerja masingrmasing.
Eksploitasi Lokal
Gambar 1. Lima Tingkatan Transformasi IT ke dalam Organisasi Bisnis (Venkatraman, 1994)
[ CITATION Zub88 \l 1033 ]. Pada tingkatan ini perusahaan mulai mengalami perubahan dalam cara pengelolaan organisasi dimana setiap orang lebih memfokuskan perhatiannya kepada masalahrmasalah yang kompleks, berhubungan dengan penilaian, dan melakukan pekerjaan kreatif yang tidak dapat diselesaikan oleh teknologi. Perubahan ini membuka kemungkinan baru untuk berkompromi dengan kompleksitas dan ketidakpastian yang pada akhirnya membawa dampak berupa bentuk baru kegiatan pengorganisasian.
Oleh karena terjadi pengambilalihan tanggung jawab dan kontrol dari struktur hierarki dari pelaku organisasi menjadi pekerjaan sistem yang membutuhkan teknologi maka bentuk hierarki dan struktur organisasi menjadi tidak lengkap. Akibatnya, banyak pakar yang mencoba memberikan alternatif struktur organisasi baru dengan bentuk hierarki yang lebih feksibel, menggabungkan antara IT, fitur organisasi, serta praktek [CITATION Zam07 \l 1033 ].
5 Kemampuan Kombinasi IT dan Fitur Organisasi
Kemampuan ke-1: Visualisasi Proses Kerja Secara Menyeluruh
Kemampuan visualisasi proses kerja secara menyeluruh merupakan kemampuan organisasi untuk mengamati aktivitas kerja secara menyeluruh mulai dari awal sampai akhir dan merepresentasikannya dalam bentuk bahasa, gambar, atau bentuk fisik lain yang dapat membantu proses pengambilan keputusan berikutnya jika terjadi halrhal yang bersifat non rutin.
direpresentasikan dalam bentuk Business Process Management (BPM) tools memungkinkan sistem untuk menampilkan status pekerjaan maupun proses yang perlu dilakukan dalam bentuk visualisasi secara real time. Database terintegrasi yang dilengkapi dengan kecerdasan bisnis diperlukan untuk memonitor informasi yang berjalan melewati proses. Selanjutnya, teknologi sensor seperti penggunaan Radio Frequency Identification (RFID) ataupun software cookies diperlukan untuk mengontrol perjalanan produk.
Sementara itu, disisi lain, fitur organisasi berupa standarisasi proses dan pemahaman yang mendalam mengenai proses diperlukan untuk mengidentifikasi indikator kunci kinerja dan memonitor operasi lanjutan yang harus dilakukan. Selain itu fitur organisasi juga digunakan untuk memonitor identifikasi permasalahan dan sekaligus menyelesaikan masalah yang timbul.
Kemampuan visualisasi bermanfaat untuk membantu menjelaskan kinerja organisasi dan mengamati apakah IT dan organisasi berjalan sendirirsendiri ataukah tidak. Dengan mengamati proses kerja secara keseluruhan yang divisualisasikan oleh beberapa anggota organisasi ketergantungan antar proses akan dapat diidentifikasi secara lebih baik. Dengan mengamati pemanfaatan kemampuan visualisasi untuk merespon proses yang sedang berjalan akan dapat diketahui feksibilitas kerja yang terjadi. Dan dengan memahami factor organisasi, budaya, dan kognitif, orang akan lebih mudah memahami peran yang berbeda pada area pemecahan masalah secara dinamis.
Kemampuan visualisasi memiliki beberapa implikasi terhadap organisasi. Pertama, visualisasi memungkinkan pengorganisasian informasi tetap berada di area kerja masingrmasing dan membantu pengumpulan serta pengaksesan informasi yang dibutuhkan secara cepat. Kedua, kemampuan visualisasi memungkinkan perusahaan maupun individu tidak lagi berada pada lingkungan yang terpisah, namun menjadi bagian dari suatu ekosistem. Terakhir, kemampuan visualisasi menjadikan pekerjaan dilakukan secara paperless dan lebih kompleks dan memerlukan keahlian khusus.
Kemampuan ke-2: Produk Real-Time/Fleksibel dan Inovasi Pelayanan
Kemampuan pembuatan produk realrtime/feksibel dan inovasi pelayanan merupakan kemampuan untuk mengkombinasikan ulang komponen secara cepat untuk menciptakan perangkat lunak yang dapat meningkatkan penjualan produk dan jasa. Kemampuan ini dimungkinkan melalui penggunaan software berbasis komponen yang diintegrasikan pada sistem organisasi yang melibatkan strategi bisnis dan praktek yang menitikberatkan pada kelincahan (agility).
Sementara itu, fitur pengorganisasian dengan kemampuan inovasi secara realrtime memungkinkan berkumpulnya orang dari latar belakang dan keahlian yang berbeda untuk saling berbagi pemahaman mengenai penciptaan nilai strategis yang dapat dilakukan oleh manajer. Pemaparan ide dapat dilakukan bersamaan dengan rotasi pekerjaan lain secara lintas batas sehingga semua orang dapat meningkatkan peran mereka dalam proses pengambilan keputusan sebagai hasil kerja kolektif.
Dari fenomena baru yang muncul, akademisi di bidang organisasi dapat mengidentifikasi teori baru terkait dengan kombinasi antara proses organisasi dan akomodasi IT terhadap situasi lintas batas yang pada akhirnya memunculkan teori baru mengenai kelincahan organisasi (organizational agility).
Kemampuan ke-3: Kolaborasi Virtual
Kolaborasi Virtual mengacu pada kemampuan untuk berbagi dan mengintegrasikan pengetahuan lain terutama pengetahuan yang disampaikan menggunakan media virtual. Kemampuan kolaborasi virtual mampu menimbulkan akibat bagi organisasi dalam bentuk peningkatan potensi dan perluasan keikutsertaan orang dari berbagai organisasi dan disiplin untuk secara bersamar sama terlibat dalam proses kerja organisasi jangka pendek dan memberikan kesempatan bagi pelaku organisasi masa depan untuk menggunakan kembali informasi atau belajar dari masa lalu untuk memahami dasar pemikiran terhadap pengambilan keputusan dan proses kerja yang telah dilakukan.
Kemampuan ke-4: Kolaborasi Massa
Kemampuan kolaborasi massa diidentifikasikan sebagai proses interaksi berbasis many to many (melalui internet), one to one (melalui instant messaging), atau oner tormany (berbasis list servers). Penekanan dari kolaborasi massa terletak pada informasi yang dapat dilihat dan digunakan oleh orang lain tanpa batas dan penciptaan konten yang tidak terprediksi.
Pada tingkatan sederhana, kolaborasi massa dapat mempengaruhi orang untuk membaca dan membuat tanda, label, atau link pada content sehingga ketika orang lain melihat content tersebut mereka dapat melihat link yang merujuk kepada informasi lain yang relevan. Sementara itu, pada tingkatan yang lebih tinggi, kolaborasi massa mengacu pada prediksi harga saham yang lebih akurat, lebih upr tordate, dan sama nyatanya seperti yang dilakukan oleh orang yang ahli di bidangnya.
mengamati apakah IT ataupun organisasi berada dalam kondisi terisolasi ataukah tidak. Dengan mengamati hubungan massa, pakar organisasi dapat mulai membawa pasar konsumen yang dinamis ke dalam perubahan dinamika organisasi. Dengan mengamati kolaborasi massa dapat tercipta teori baru terkait dengan inovasi organisasi yang dapat menjelaskan hubungan antara lingkungan crossr fungsional terhadap kolaborator tidak dikenal serta melakukan pembuatan ulang konsep terkait dengan pengaruh jumlah massa terhadap penyelesaian masalah. Implikasi utama kemampuan kolaborasi massa dalam cara pengelolaan organisasi adalah penciptaan potensi secara cepat untuk membagun organisasi sementara. Implikasi ke dua adalah kemungkinan hasil jaringan tak terbatas, dan yang terakhir meningkatnya pertanyaan terkait dengan aktivitas seharirhari masyarakat: “bagaimana mereka dapat memainkan peran yang beragam dan berapa banyak peran yang dapat mereka mainkan?”
Kemampuan ke-5: Simulasi/Representasi Sintesis
Simulasi/representasi sintesis merupakan kemampuan untuk melakukan scenario bagaimana jika. Simulasi dapat mencakup berbagai kegunaan spesifik, mulai dari panduan langkah selanjutnya yang harus dilakukan berdasarkan asumsi masa lampau, mulai dari pemberdayaan aksi sampai kelebihan informasi, mulai dari pengambilan keputusan dengan penuh keyakinan hingga pengambilan keputusan yang dibayangrbayangi oleh kekhawatiran.
Dengan memahami organisasi dan karakteristik IT yang membedakan kelebihan dari pemberdayaan, kepercayaan diri dan kecemasan, dan penyempurnaan dari artikulasi mendasar, para pakar organisasi dapat lebih menghargai cara pengaktifan kinerja tanpa beban berlebih, kecemasan, dan menyeimbangkan antara perbaikan dengan tantangan. Selain itu, dunia maya juga dapat memberikan kemungkinan eksperimen yang lebih cepat dan murah.
Kemampuan simulasi memiliki beberapa implikasi penting bagi organisasi. Pertama, simulasi dapat memberikan analisis yang mendalam serta kesempatan untuk memahami kemungkinanrkemungkinan baru dan menemukan tindakan alternative jika diinterpretasikan secara tepat. Ini menyebabkan simulasi dapat mempengaruhi proses dan sifat orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Kedua, kemampuan simulasi dapat mendorong perkembangan organisasi ke arah baru yang berfokus pada tindakan cerdas yang berbasis informasi dan pengetahuan, sehingga karyawan dapat berperan serta sebagai pengambil keputusan independen untuk mencapai satu tujuan kolektif di bawah payung organisasi tunggal. Terakhir, kemampuan simulasi dapat mempengaruhi orang sehingga mereka benarrbenar masuk ke dalam pekerjaan mereka melalui pemberian simultan yang berbeda pula.
Kesimpulan
Potensi yang muncul dari kombinasi antara fitur teknis dan organisasi memberikan peluang bagi organisasi untuk melakukan cara baru dalam pengelolaan bentuk organisasinya. Meskipun kombinasi antara IT dan fitur organisasi dapat dilakukan dan digunakan melalui beberapa cara, berbagai kemungkinan mengenai bagaimana 5 kemampuan ini dapat mempengaruhi organisasi bergantung dari penggunaan dan hasil yang berasosiasi. Hasil penelitian ini menunjukkan fakta bahwa terdapat hubungan mendasar antara pemanfaatan IT terhadap perubahan struktur organisasi.
Referensi
Dedrick, D., Gurbaxani, V., & Kraemer, K. L. (2003). Information technology and economic performance: A critical review of the empirical evidence. ACM Comput. Surveys 35(1) , 1–28.
Fulk, J., & DeSantics, G. (1995). Electronic Communication and Changing Organizational Forms. Organ. Sci. 6(4), 337r349.
Venkatraman, N. (1994). IT Enabled Business Transformation: From Automation to Business Scope Redefinition. Sloan Management Review / Winter, 73r87. Zammuto et al. (2007). Information Technology and the Changing Fabric of
Zuboff, S. (1988). In the Age of the Smart Machine: The Future and Power of Work. New York: Basic Books.
