PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN PROSES BISNIS
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya.
Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.Sebuah proses bisnis merupakan sekumpulan atau serangkaian aktifitas yang menggambarkan berbagai metode alternatif pekerjaan, serta
dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi. Proses bisnis bisa terdapat di semua bagian organisasi, misalnya keuangan, penjualan, pelayanan, pemasaran,
perpustakaan, SDM dan sebagainya.
Proses bisnis mempunyai beberapa ciri-ciri diantaranya : 1. Mempunyai tujuan
2. Mempunyai input 3. Mempunyai output 4. Memakai sumberdaya 5. Mempunyai urutan aktifitas
Proses bisnis dijelaskan dalam bentuk aktifitas tertentu yang disebut peristiwa. Peristiwa terdiri dari aktifitas-aktifitas, berupa bagian dari proses operasi, proses manajemen, dan proses informasi.
Proses operasi adalah serangkaian peristiwa operasional dalam rangka menyediakan barang dan jasa. Proses informasi terdiri dari aktifitas-aktifitas seperti, pencatatan data atas transaksi operasi, pemeliharaan data referensi yang penting, dan pelaporan informasi pada manajemen. Proses manajemen menggunakan input dari proses operasi dan proses informasi untuk pengambilan keputusan dan kebijakan sebagai outputnya.
PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN SEBELUM ADANYA SISTEM INFORMASI Pengertian, tujuan dan tugas pokok perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak dan terekam yang diatur secara sistematis sebagai sumber informasi dan dapat digunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan sebagainya.
Koleksi Perpustakaan
Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah: 1. Buku
2. Koleksi Referensi.
3. Koleksi Serial, seperti majalah, koran dan dibedakan menurut.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain. Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek dan jenis literaturnya
Jenis layanan perpustakaan
Jenis layanan perpustakaan secara umum adalah : 1. Layanan sirkulasi bahan pustaka.
Layanan peminjaman dan pengembalian buku, yang diproses secara lengkap dengan label-label seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, dan nomor buku.
2. Layanan referensi.
Layanan koleksi bahan pustaka yang hanya untuk dibaca di perpustakaan. 3. Layanan ruang baca.
Layanan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan.
Layanan Sirkulasi
Beberapa layanan sirkulasi adalah sebagai berikut : 1. Menerima pendaftaran anggota perpustakaan.
2. Mengontrol setiap bahan pustaka yang dipinjam dan dikembalikan.
3. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman. 4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. 5. Memberikan sanksi penggantian buku yang dihilangkan anggota.
6. Menata koleksi bahan pustaka di rak buku.
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri dengan mengisi formulir pendaftaran langsung di lobi perpus . Setelah mengisi formulir tersebut, maka data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Hal ini sangat menyulitkan bagi anggta yang ingin mendaftar saat perpus tutup serta kurang efisien
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya secara manual di buku induk perpustakaan.
3. Peminjaman.
Koleksi bahan pustaka yang telah melalui proses pengolahan, dapat dipinjamkan kepada anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, Pustakawan harus kembalimengecek di buku induk perpus secara manual.
4. Pengembalian.
PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya, perpustakaan mempunyai Sistem Informasi Manajemen yang mencatat seluruh transaksi yang terjadi, sehingga petugas
perpustakaan dapat secara langsung memberikan sebuah laporan kepada pihak manajemen dan dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak.
Jenis bahan pustaka dan penempatan koleksi
Untuk memudahkan dalam pencarian koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan, maka harus diolah dan diatur secara sistematis, berdasarkan jenis bahan pustaka yang dikelompokkan berdasarkan aturan tertentu. Tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Memberikan urutan yang berguna.
2. Penempatan yang tepat, agar bahan pustaka yang diinginkan mudah dicari serta mudah dikembalikan.
3. Bahan pustaka baru mudah disisipkan pada bahan pustaka yang telah ada.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain. Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek dan jenis literaturnya
Rancangan Sistem
Yang terlibat pada sistem ini adalah sebagai berikut: 1. User Internal :
a. Pustakawan adalah seorang yang diberi tanggungjawab untuk mengelola perpustakaan. b. Administrator adalah seorang yang bertanggungjawab untuk memelihara sistem informasi yang telah dibuat.
2. User Eksternal
a. Anggota, adalah Dosen, Mahasiswa, Anggota Luar. b. Non anggota.
Aktifitas yang terdapat pada sistem ini :
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri dengan mengisi formulir pendaftaran secara online. Setelah mengisi formulir tersebut, maka data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Calon anggota tersebut harus melakukan pembayaran uang pendaftaran, agar pustakawan dapat memasukkan pendaftaran anggota. Setelah semua proses pendaftaran selesai, maka seseorang tersebut telah menjadi anggota perpustakaan dan menerima nomor keanggotaan.
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya ke dalam sistem. Proses pengelolan akan dilaksanakan dan pustakawan dapat mencetak label koleksi untuk masing-masing koleksi bahan pustaka. Selain itu, pustakawan juga dapat memasukkan data anggota dan mencetak kartu keanggotaan.
3. Peminjaman.
anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, pustakawan harus memasukkan nomor keanggotaan, dan sistem akan menyimpan data peminjaman serta menampilkan form untuk menambahkan data lengkap peminjaman. Pustakawan mengisikan nomor dari koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam dan tanggal pengembalian.
4. Pengembalian.
Pustakawan harus mencatat data pengembalian, pada saat anggota mengembalikan buku pinjamannya. Pustakawan mengisikan nomor dari koleksi bahan pustaka yang dikembalikan pada form Pengembalian. Pada form ini terdapat informasi seperti anggota peminjam, koleksi bahan pustaka yang telah dipinjam tapi belum dikembalikan, tanggal pengembalian, denda yang harus dibayar, dan perpanjangan waktu peminjaman.
5. Perpanjangan.
Pustakawan mencatat data koleksi bahan pustaka yang akan diperpanjang, mengisi tanggal perpanjangan, maka tanggal pengembalian akan berubah.
6. Pemesanan.
Apabila seorang anggota akan meminjam koleksi bahan pustaka yang ternyata sudah dipinjam oleh orang lain, maka buku ini dapat dipesan sehingga orang yang meminjam buku tersebut tidak dapat memperpanjang peminjamannya.
Setelah melakukan pemesanan, anggota tersebut harus menunggu sampai buku tersebut dikembalikan.
Kelemahan :
1. Rahasia perusahaan diketahui patner 2. Keamanan system
3. Perbedaan kepentingan organisasi
4. Sulit melakukan modifikasi
5. Program bersifat general
