ANALISIS PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PUSKESMAS WENANG KOTA MANADO Fauzia Tuwongkesong*, Chreisye K. F. Mandagi*, Paul. A. T. Kawatu*
*Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi
ABSTRAK
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di masyarakat. Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan telah mengalami kemunduran seperti menurunnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian data SP2TP/SIMPUS, akurasi dan validitas data diragukan dan lambatnya pengiriman data baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementrian Kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis variabel yang berkaitan dengan Pencatataan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang. Metode penelitian yang digunakan merupakan penelitian kualitatif, Informan dalam penelitian ini berjumlah 6 orang yang terlibat langsung dalam pencatatan dan pelaporan. alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara mendalam, alat perekam/Telepon Genggam (voice recorder). Hasil penelitian, Simpus di Puskesmas Wenang masih menggunakan cara manual, Pencatatan di Puskesmas mencatat kegiatan harian di dalam maupun di luar gedung puskesmas, namun tidak tersedia panduan dan formulir pencatatan, pelaporan di Puskesmas belum akurat serta beberapa arsip laporan yang tidak tersedia, pengolahan data di Puskesmas menggunakan cara manual yang disajikan dalam bentuk tabel, Puskesmas tidak mengolah data menjadi pemantauan wilayah setempat, dalam proses pemanfaatan Puskesmas tidak memanfaatkan data SP2TP sebagai pengambilan keputusan. Kesimpulan dari penelitian tentang Pencatatan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang belum optimal, disebabkan masih ada beberapa faktor yang belum diterapkan serta tidak sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk membangun Puskesmas agar menjadi lebih baik diperlukan perhatian dari pihak-pihak yang terlibat, khususnya dalam sistem informasi manajemen puskesmas agar mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada untuk tindakan perbaikan bagi puskesmas untuk menjadi lebih optimal.
Kata Kunci: Pencatatan, Pelaporan, SIMPUS
ABSTRACT
A system of recording and reporting public health center is integrated activities and reporting public records, facilities, exertion and effort of health services in the community. The implementation of health information system has been declining as a fall in the completeness and timeliness of the delivery of data SP2TP/SIMPUS, accuracy and validity of the data would be questionable and slowness data is sent either to department of health and the ministry of health. This study attempts to analyze variables relating to pencatataan and reporting on SIMPUS at public health center wenang. Research methodology used are the qualitative study, informants in this research were 6 people who were directly involved in recording and reporting. An instrument used in this research was guidelines deep interviews, the tape recorder / mobile phone (voice of a recorder). The results of the study, SIMPUS at public health center wenang still use manual way, recording in public health center record daily activities on and off health center buildings, but not available a guide and form recording, reports in public health center not accurate and some archives reports that were not available, data processing in public health center use manual way presented in the form of table, public health center do not process data to monitoring the local area, in the process usage of public health center not utilise data SP2TP as decision-making. Conclusions from research on recording and reporting on SIMPUS at public health center wenang not yet optimal, caused still there are several factors that yet to and not in accordance with the directive set. To build public health center to be better required attention of parties involved, especially in information system management a public health center in evaluate deficiencies there is for the act of repairing for public health center to be more optimal.
PENDAHULUAN
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan
dan pelaporan data umum, sarana,
tenaga dan upaya pelayanan Kesehatan
di masyarakat (SK Menkes No
63/Menkes/SK/11/1981). Departemen
Kesehatan telah mengembangkan Sistem
Informasi Puskesmas (SP2TP), namun
sistem tersebut belum terintegrasi
dengan baik dan sempurna. Pelaksanaan
Sistem Informasi Kesehatan telah
mengalami kemunduran secara nasional
seperti menurunnya kelengkapan dan
ketepatan waktu penyampaian data
SP2TP /SIMPUS, belum adanya
kebijakan tentang standar pelayanan
bidang kesehatan termasuk mengenai
data dan informasi mengakibatkan
persepsi masing-masing pemerintah
daerah berbeda-beda hal ini
menyebabkan Sistem Informasi
Kesehatan yang dibangun tidak standar
juga, variabel maupun format
input/output yang berbeda, sistem dan
aplikasi yang dibangun tidak dapat
saling berkomunikasi, akibatnya data
yang dihasilkan dari masing-masing
daerah tidak seragam, akurasi dan
validitas data diragukan ditambah
dengan lambatnya pengiriman data baik
ke Dinas Kesehatan maupun ke
Kementrian Kesehatan, pada akhirnya
para pengambil keputusan/pemangku
kepentingan mengambil keputusan dan
kebijakan kesehatan tidak berdasarkan
data yang akurat (Kemenkes RI, 2011).
Puskesmas merupakan ujung
tombak sumber data kesehatan
khususnya bagi dinas kesehatan kota dan
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas juga merupakan fondasi dari
data kesehatan. Sehingga diharapkan
terciptanya sebuah informasi yang
akurat, representatif dan reliable yang
dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan perencanaan kesehatan,
setiap program akan menghasilkan data.
Data yang dihasilkan perlu dicatat,
dianalisis dan dibuat laporan. Data yang
disajikan adalah informasi tentang
pelaksanaan program dan perkembangan
masalah kesehatan masyarakat.
Informasi yang ada perlu dibahas
dikoordinasikan, diintegrasikan agar
menjadi pengetahuan bagi semua staf
puskesmas.
Berdasarkan hasil observasi awal,
Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas
Wenang menggunakan pencatatan yang
manual dengan format yang diberikan
langsung dari Dinas Kesehatan,
Pelaporan dari pustu dan tiap pemegang
program seringkali mengalami
keterlambatan pengumpulan laporan..
Pengolahan dan pemanfaatan data dari
pencatatan dan pelaporan belum
maksimal karena masih menggunakan
cara manual serta tidak memanfaatkan
Puskesmas wenang belum optimal,
masih terdapat beberapa faktor yang
tidak dilaksanakan oleh Puskesmas.
Dari uraian di atas maka penelitian
ini akan menganalisis beberapa variabel
yang berkaitan dengan Pencatataan dan
Pelaporan pada Sistem Informasi
Manajemen di Puskesmas Wenang yang
meliputi Pencatatan, Pelaporan,
pengolahan data pemanfaatan.
METODE
Jenis penelitian yang digunakan
merupakan penelitian kualitatif dengan
tujuan untuk memperoleh informasi
yang mendalam mengenai pelaksanaan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan di
Puskesmas Wenang Kota Manado.
Penelitian akan dilaksanakan di
PuskesmasWenang Kecamatan Wenang
Kota Manado pada bulan September
tahun 2016. Informan yang dipilih
adalah yang terlibat dalam pelaksanaan
SP2TP di Puskesmas, dapat dipercaya
untuk menjadi sumber informasi yang
baik serta mampu mengemukakan
pendapat dengan baik dan benar.
Informan dalam penelitian ini adalah
Kepala Tata Usaha ,Koordinator SP2TP,
Pemegang program KIA, Pemegang
program KB, Pemegang program
Imunisasi, Pemegang program Gizi.
Instrument atau alat yang digunakan
dalam penelitian ini adalah pedoman
wawancara mendalam, alat
perekam/Telepon Genggam (voice
recorder). Data primer diperoleh melalui
proses wawancara mendalam (indeph
interview) dan Observasi terhadap
informan dengan menggunakan alat
perekam/Telepon Genggam (voice
recorder) dan pedoman wawancara yang
sudah disiapkan. Data sekunder
diperoleh melalui pengamatan dokumen
SP2TP di Puskesmas Wenang yang
digunakan sebagai data pendukung dan
pelengkap dari data primer untuk
keperluan penelitian. Data primer yang
diperoleh dari hasil wawancara
mendalam diolah secara manual dengan
mengelompokkan hasil sesuai dengan
tujuan penelitian. Kemudian, disajikan
dalam bentuk naskah beserta penjelasan
sesuai dengan pelaksanaan yang ada,
kemudian dibuatkan matriks yang
diredukasi dari transkrip wawancara
mendalam.
HASIL DAN PEMBAHASAN
SIMPUS
Berdasarkan hasil wawancara Simpus di
Puskesmas Wenang masih
menggunakan cara manual yaitu masih
menulis dengan ATK, serta petugas
yang mengikuti pelatihan Simpus hanya
1 orang sebanyak 1 kali, berdasarkan
hasil observasi Simpus di Puskesmas
tidak tersedia layanan internet, komputer
yang ada hanya berjumlah 2 buah dan
Puskesmas sudah ada pelatihan SIMPUS
namun belum diterapkan oleh petugas.
SIMPUS akronim dari Sistem
Informasi Manajemen Puskesmas.
Menurut Kemenkes No.
128/Menkes/SK/II/2004 mengenai
kebijakan Dasar Pusat Kesehatan
Masyarakat, SIMPUS adalah suatu
tatanan yang menyediakan informasi
untuk membantu proses pengambilan
keputusan dalam melaksanakan
manajemen puskesmas dalam mencapai
sasaran kegiatannya. SIMPUS juga
merupakan suatu program aplikasi yang
memberikan informasi baik untuk
administrasi dan pengelolaan sebuah
Puskesmas demi meningkatkan kinerja
dan menangani keseluruhan proses
manajemen di Puskesmas. (Barsasella,
2012)
Puskesmas dalam pelaksanaan
SIMPUS masih menggunakan cara
manual, dan belum tersedianya
pelayanan internet, petugas khusus
pencatatan dan pelaporan sudah pernah
mengikuti pelatihan sebanyak satu kali,
belum diterapkannya SIMPUS secara
komputer disebabkan petugas belum
sepenuhnya menguasai sistem komputer
ditambah belum adanya komputer
khusus SIK di Puskesmas, serta
kurangnya SDM yang menyebabkan
SIMPUS belum diterapkan. ini belum
sesuai dengan program SIMPUS yang
seharusnya sudah menggunakan
koputerisasi.
PENCATATAN
Dari hasil wawancara Puskesmas dalam
proses pencatatan mencatat kegiatan
harian di dalam maupun di luar gedung
puskesmas dengan menggunakan buku
register atau buku harian yang dibuat
sendiri, dalam proses pencatatan hanya
beberapa yang menggunakan formulir
pencatatan, dalam pelaksanaannya tidak
menggunakan buku pedoman karena
sudah tidak tersedia. berdasarkan hasil
observasi pencatatan di Puskesmas
Wenang hanya menggunakan formulir
family folder serta tidak tersedia buku
pedoman I, II, dan III.
Pencatatan adalah proses mencatat
kegiatan yang dilakukan di dalam
maupun diluar gedung Puskesmas
dengan tujuan agar setiap kegiatan dapat
diketahui dan dimanfaatkan menjadi
sebuah informasi, dalam pencatatan
harus diperhatikan, dalam beberapa hal
penting seperti formulir pencatatan yang
terdiri dari Rekam Kesehatan Keluarga
(RKK), Kartu rawat jalan, Kartu Indeks
Penyakit, Kartu Ibu, Kartu Anak, KMS
balita, anak sekolah, KMS ibu hamil,
KMS usia lanjut, Register (Barsasella,
2012).
Puskesmas Wenang dalam proses
Pencatatan melakukan pencatatan harian
terdiri dari data-data pemegang program
dan pustu, kemudian di salin dibuku
harian masing-masing kemudian di
rekap, dalam proses pencatatan formulir
yang tersedia hanya family folder dan
untuk formulir lainnya tidak tersedia,
kegiatan pencatatan di Puskesmas belum
sesuai dengan pedoman yang ada yang
harus menggunakan formulir pencatatan
dengan lengkap, Puskesmas dalam
pencatatan tidak ada buku panduan,
dalam hal ini puskesmas belum sesuai
dengan pedoman yang harus
menggunakan buku pedoman I,II, dan
III dalam proses pencatatan.
PELAPORAN
Dari hasil wawancara Puskesmas
Wenang dalam proses pelaporan
terkadang mengalami keterlambatan
pengumpulan dari setiap pemegang
program, laporan yang dihasilkan tidak
akurat, serta arsip laporan yang tidak
lengkap. Berdasarkan hasil observasi
laporan di kirimkan pada tanggal 6
september 2016 dan arsip laporan tidak
tersedia laporan tahunan.
Frekuensi laporan dalam buku
Anonim, (2015)
1. Laporan dari puskesmas ke
Kota/Kabupaten, laporan bulanan
LB1,LB2,LB3, dan LB4, dilakukan
setiap bulan dan paling lambat tanggal
10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas
Kesehaatan Kota/Kabupaten.
2. Laporan bulanan sentinel LB1S dan
LB2S setiap tanggal 10 bulan
berikutnya dikirimkan ke Dinas
Kesehatan Kota/Kabupaten, propinsi
dan pusat
3. Laporan tahunan (LT-1, LT-2, dan
lt-3) dikirimkan selambat-lambatnya
tanggal 31 januari tahun berikutnya
khusus untuk laporan LT-2 (data
kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai
yang baru/belum pernah mengisi
formulir Data Kepegawaian. Puskesmas
Wenang dalam proses pelaporan
melakukan pelaporan yang datanya di
ambil dari pustu, pemegang program,
dan kegiatan yang dilakukan serta
administrasi puskesmas, koordinator
bertugas mengumpulkan laporan dari
masing-masing pemegang program,
dalam pengumpulan laporan kadang
terjadi hambatan seperti lamanya
mengumpul laporan maka koordinator
SP2TP harus segera mengirim laporan
sebelum lewat tanggal 5 meskipun
pelaporan tersebut belum lengkap, data
dari pemegang program yang harus
dilaporkan nantinya akan dibawa
masing-masing pemegang program itu
sendiri langsung ke dinas kesehatan.
Puskesmas dalam proses pelaporan
belum sesuai dengan pedoman yang
harus mengirimkan laporan setiap
tanggal 5 untuk setiap bulannya.
Pelaporan di puskesmas wenang masih
ditambah-tambahkan untuk
menyesuaikan target yang telah
ditentukan, dalam hal kualitas data
pelaporan di Puskesmas tidak sesuai
pedoman karena menghasilkan data
yang tidak akurat, adapun arsip dari
pelaporan yang masih belum lengkap
karena tidak semua laporan disimpan hal
tersebut dapat mempengaruhi
manajemen puskesmas dalam
pengambilan sebuah keputusan karena
semua laporan bulanan harus tersedia
sebagai evaluasi peningkatan
puskesmas.
PENGOLAHAN DATA
Dari hasil wawancara Puskesmas
Wenang dalam proses pengolahan data
mengolah kegiatan kunjungan pasien
dan diolah secara manual kemudian
disajikan dalam bentuk tabel.
Berdasarkan hasil observasi pengolahan
data di menggunakan cara manual, dan
disajikan dalam bentuk tabel dengan
format langsung dari Dinas, Puskesmas
tidak mengolah data manjadi
Pemantauan Wilayah Setempat.
Puskesmas dalam pengolahan
pencatatan berdasarkan keputusan
Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan
Masyarakat nomor :
590/BM/DJ/INFO/V/96 tentang
penyederhanaan sistem pencatatan dan
pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP)
menjadi PWS, distribusi penyakit dan
kecenderungannya, serta stratifikasi
Puskesmas (Ditjen Binkesmas,1997).
Tujuan pengolahan data adalah untuk
mengubah data yang telah dikumpulkan
menjadi informasi yang dibutuhkan
untuk tujuan tertentu. (Anonim, 2015).
Puskesmas Wenang dalam
pengolahan masih manual karena tidak
tersedia komputer khusus SIK serta
petugas yang belum sepenuhnya
menguasai komputer, data yang diolah
yaitu 10 penyakit kecenderungan dan
stratifikasi puskesmas tidak ada data
tentang pemanfaatan wilayah setempat.
Pengolahan data di Puskesmas wenang
sebagian belum sesuai dengan pedoman
karena tidak tersedia dan tidak mengolah
data menjadi pemantauan wilayah
setempat.
PEMANFAATAN DATA
Dari hasil wawancara Puskesmas
Wenang dalam proses Pemanfaatan
tidak memanfaatkan data SP2TP namun
sudah ada rencana untuk membicarakan
tetntang pemanfaatan data dalam setiap
6 bulan. Berdasarkan hasil observasi
Puskesmas Wenang tidak memanfaatkan
data SP2TP dengan maksimal dilihat
dari keadaan Puskesmas masih seperti
biasanya dan tidak ada kemajuan.
Pemanfaatan data dari SP2TP dapat
digunakan sebagai pemantauan untuk
tindakan perbaikan segera dan yang
tingkat puskesmas, adapun perencanaan
pelaksanaan kegiatan (POA) sebagai
penyusunan hasil kegiatan pokok
Puskesmas dan kondisi tenaga serta
wilayah kerjanya, serta lokakarya mini
bulanan yang membahas hasil kegiatan
bulan lalu, baik yang merupakan
keberhasilan maupun merupakan
masalah/hambatan dengan maksud
mencari penyebab hambatan dan
rencana tindakan yang akan dilakukan
(Anonim, 2015).
Puskesmas wenang dalam
pemanfaatan data belum maksimal
karena tidak memanfaatkan data dengan
baik, sampai saat ini Puskesmas masih
seperti biasanya dan belum ada
perkembangan. Puskesmas tidak
memanfaatkan data sebagai POA dan
telaah lokakarya mini, Puskesmas tidak
melakukan evaluasi kegiatan SP2TP
dalam pertemuan 3 bulan dalam hal ini
puskesmas tidak optimal dalam
memanfaatkan data.
KESIMPULAN
1. Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas
Wenang belum optimal, pelatihan
SIMPUS yang sudah dilaksanakan
tidak diterapkan di Puskesmas serta
kurangnya fasilitas yang mendukung
membuat pelaksanaan SIMPUS
belum berjalan sebagaimana
mestinya
2. Proses Pencatatan di Puskesmas
Wenang belum optimal masih
terdapat pencatatan yang tidak
menggunakan formulir serta tidak
menggunakan buku pedoman yang
menyebabkan proses pencatatan tidak
sesuai dengan pedoman yang ada.
3. Proses Pelaporan di Puskesmas
Wenang belum optimal masih
terdapat data yang tidak akurat serta
beberapa arsip pelaporan yang tidak
tersedia, dalam hal ini proses
pelaporan tidak sesuai dengan
pedoman yang ada karena dapat
mempengaruhi pengambilan
keputusan
4. Pengolahan data di Puskesmas
Wenang masih manual belum
optimal, tidak diolahnya data
Pemantauan Wilayah Setempat
membuat proses pengolahan tidak
sesuaai dengan pedoman yang ada
5. Pemanfaatan data di Puskesmas
Wenang belum optimal karena tidak
memanfaatkan data yang dapat
menjadi bahan pertimbangan dalam
proses pembangunan Puskesmas.
SARAN
1. Bagi Puskesmas
a. Kepala Puskesmas : Agar segera
menerapkan aplikasi SIMPUS untuk
mendapat kemudahan dalam proses
menjamin keamanan dalam
penyimpanan data.
Agar menggunakan tenaga kader atau
bidan desa untuk lebih memudahkan
pencatatan di luar gedung agar sesuai
dengan pedoman pencatatan.
Agar memanfaatkan data sebaik
mungkin dengan keputusan yang
tepat dan bijak.
b. Pemegang Program : Agar
memaksimalkan lagi waktu
pengumpulan laporan serta mebuat
laporan dengan akurat agar dinas
kesehatan dapat mengetahui
kekurangan yang terjadi di lapangan
sehingga dapat menjadi informasi
penting guna untuk pengambilan
keputusan.
c. Koordinator SP2TP : Agar
menyesuaikan pengolahan data
dengan pedoman yang ada agar
Puskesmas dapat berkembang
menjadi lebih maksimal.
2. Bagi Dinas Kesehatan
Agar mengoreksi terlebih dahulu data
yang ada dengan sebaik-baiknya agar
dapat memberikan keputusan yang
tepat serta menyediakan segera
kebutuhan yang diperlukan
Puskesmas agar Puskesmas bisa
berkembang menjadi lebih baik.
Agar menetapkan standar yang tepat
sesuai dengan keadaan yang ada di
lapangan.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2015. “ Konsep Dasar dan Penerapan Sistem Informasi
Kesehatan”.
Diana Barsasella. 2012. Sistem
Informasi Kesehatan. Jakarta:
Mitra Wacana Medika
Kemenkes RI 2011 . Data dan Sistem
Informasi Kesehatan. (Online)
(www.depkes.go.id) diakses pada
08 Agustus 2016
Nurul Dwi Suryani. Solikhah, 2013.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) di
wilayah Dinas Kesehatan
Kabupaten Dompu Provinsi NTB.
(Online) Universitas Ahmad
Dahlan Yogyakarta.
Siska Jufia Puspita, 2013. Kajian Sistem
Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu wilayah kerja Puskesmas
Umbulsari, (Online)
(Repository.unej.ac.id) diakses
pada 08 Agustus 2016
