MAKALAH
PENGANTAR MANAJEMEN
“PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI”
DOSEN PEMBIMBING : DR.Yusuf Risanto
DISUSUN OLEH : KELOMPOK 6
Farhan Zaki Mubarok 165020501111074 Mike Dwi Pramesti 165020501111076 Aprilia Cesaerany P 165020501111075
\
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional. Pengaertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi ditugaskan di antara anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan dua aspek yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
PENGERTIAN PENGORGANISASIAN
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat menunjukan hal-hal sebagai berikut :
1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4. Cara para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai keefesienan. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh suatu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi suatu kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasian dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok internal yang tidak dapat dihindarkan.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola serta struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berdeda-beda dalam organisasi.
2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4. Ukuran organisasi. Banyaknya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja.
2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuat keputusan.
5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
PEMBAGIAN KERJA
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar suka dan tidak suka.
Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.
Lima aspek yang menggambarkan suatu struktur organisasi:
1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2. Manajer dan bawahan atau rantai pemerintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.
Bentuk-Bentuk Bagan Organisasi
Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu :
1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk vertical agak menyerupai piramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal. Bagan ini di gambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan untuk praktek.
DEPARTEMENTALISASI
Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikuut ini adalah atas dasar:
1 Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan
2 Produk atau jasa : divisi mesin cuci,lemari es, televisi atau radio
3 Wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi internasional
5 Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing
6 Waktu : kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua dan shift ketiga
7 Pelayanan : bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang
8 Alpha Numerical : bisa digunakan pada pelayanan telpon di mana, misal, nomer 00000 – 50000 ditempatkan pada satu departemen dan nomer 50001 – 99999 dalam departemen lain
9 Proyek dan Matriks : digunakan oleh perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi
Departementalisasi Fungsional :
Untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer komputer, dan sebagainya.
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama,menciptakan efisiensi memlaui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi fungsi.
Kelemahan struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan,memberikan tanggapn lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas tugasnya.
Departementalisasi Divisional
Banyak perusahaan besar, denga banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Organisai divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah ( geografis ), langganan, dan proses atau peralatan.
Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda dengan satu dengan yang lainnya dalam organisasi.
Departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi beralokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.
Kebaikan struktur divisional :
1 Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang tepat
2 Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3 Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatka perharian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
4 Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas
5 Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
6 Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi 7 Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik
Kelemahan-kelemahan struktur divisional secara lebih terperinci adalah :
1 Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas
2 Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi
3 Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan
4 Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi 5 Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu
Organisasi Proyek dan Matriks
Organisasi ini memiliki tipe departementalisasi campuran, Strukturnya untuk mengkombinasikan kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kurangannya.
Departementalisasi proyek menyangkut tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan untuk mencapai suatu tujuan khusus.
Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok, dala struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang
perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor, perusahaan-perusahaan konsultan, kantor akuntan, dan organisasi lainnya yang bekerja dengan banyak proyek.
Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matriks: tahap I, piramid tradisional , di mana perintah di persatukan pada tingkat atas, tahap II, hamparan sementara, dimana tim tim proyek diciptakan hanyak untuk kebutuhan khusus dan mendesak, tahap III hamparan tetap, di mana tim-tim proyek dilanjutkan untuk maksud yang terus menerus, dan tahap IV, suatu matriks dewasa, dimana kedua dimensi struktur telat tetap dan seimbang, dengan kekuasaan yang seimbang
Kebaikan organisasi matriks :
1 Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer manajer fungsional
2 Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik
3 Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4 Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam 5 Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan
perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek 6 Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi matriks:
1 Pertanggung jawabannganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif
2 Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3 Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
4 Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan
DAFTAR PUSTAKA
