GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DIRUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Oleh :
ITA JURLIANA TANJUNG NIM. 1313466019
AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN (APIKES) IMELDA MEDAN
PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DIRUMAH SAKIT UMUM IMELDA
PEKERJA INDONESIA TAHUN 2016
HASIL PENELITIAN
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
Oleh :
ITA JURLIANA TANJUNG NIM. 1313466019
AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN (APIKES) IMELDA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DIRUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA TAHUN 2016
OLEH :
ITA JURLIANA TANJUNG NIM. 1313466019
Penelitian ini telah Disetujuioleh Dosen Pembimbing sebagai Persyaratan
Menyelesaikan Pendidikan Ahli Madya di Akademi Perekam Medik Dan Informatika Kesehatan Imelda Medan
Disetujui : Dosen Pembimbing
(Noradina, S.Kep, Ns, M.Biomed)
Diketahui Oleh :
Direktur Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan Imelda Medan
GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DIRUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Saya yang bertanda tangan dibawah ini mengakui bahwa Karya Tulis Ilmiah ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali ada beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan, Agustus 2016
LEMBAR PENGUJIAN
Penelitian dengan judul :
GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DIRUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA TAHUN 2016
OLEH :
ITA JURLIANA TANJUNG NIM. 1313466019
Telah diuji dan Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji Pada Tanggal Agustus 2016
1. Penguji I : Noradina, M.Biomed ( )
2. Penguji II : Valentina, M.Kes ( )
3. Penguji III : Zulham Andi, SKM ( )
Disahkan Oleh :
Direktur Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan Imelda Medan
I. IDENTITAS DIRI
Nama : Ita Jurliana Tanjung
Tempat/Tanggal Lahir : Surodingin, 17 Juli 1995
Anak ke : 5 dari 7 bersaudara
Agama : Islam
Alamat : Pagaran Tonga
II. IDENTITAS ORANG TUA
Nama Ayah : Madjumi Tanjung
Pekerjaan : Petani
Nama Ibu : Romlah Harahap
Pekerjaan : Mengurus Rumah Tangga
Alamat : Pagaran Tonga
III. RIWAYAT PENDIDIKAN
2000-2007 : SDN. NO.102450 Simangambat
2007-2010 : SMP Negeri 6 Padang Bolak
2010-2013 : SMK Swasta Ki Hajar Dewantara
Kotapinang
NAMA : ITA JURLIANA TANJUNG NIM : 1313466019
JUDUL : GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS
TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA MEDAN TAHUN 2016.
ABSTRAK
Penumpukan berkas rekam medis merupakan masalah yang sering menimbulkan berkas rekam medis diruang penyimpanan yang tidak baik di beberapa rumah sakit. Tidak baiknya pelaksanaan penyusutan dapat menimbulkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan didalam penyimpanan berkas rekam medis. Pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan sudah baik. Populasi sejumlah 23 orang dan dengan jumlah sampel 15 orang dengan metodologi penelitian menggunakan metode deskriptif kuantitatif. Sebagai responden adalah petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pengetahuan petugas dalam pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan sudah baik, mayoritas responden baik sebanyak 10 orang (66,7 %), dan minoritas responden yang kategori cukup baik sebanyak 5 orang (33,3 %). Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan dengan terlihat bahwa semakin baik pelaksanaan penyusutan maka akan meningkatkan pelayanan terhadap petugas rekam medis.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan rahmat-nya penulis menyelesaikan penelitian ini dengan judul ”Gambaran
Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Tahun 2016”.
Selama penelitian dan terselesainya Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas
dari bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil.
Oleh karena itu peneliti mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu :
1. dr. H.R.I. Ritonga, MSC selaku Ketua Yayasan Imelda Medan.
2. dr. Imelda L. Ritonga, S.Kep, M.pd, MN selaku ketua stikes Imelda Medan.
3. dr. Suheri Parulian Gultom, M.Kes selaku Direktur Akademi Perekam Medik
dan Informatika Kesehatan (APIKES) Imelda Medan.
4. Esraida Simanjuntak, SKM, selaku wadir I APIKES Imelda Medan.
5. Ali Sabela Hasibuan, S.Kep, Ns, selaku wadir II APIKES Imelda Medan.
6. Rani Robetty M.Kom, selaku wadir III APIKES Imelda Medan
7. Siti Permata Sari Lubis, SKM, M.Kes, selaku wali kelas III A APIKES Imelda
Medan yang telah memberikan bimbingan, arahan, nasehat, serta masukan
kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penelitian ini.
8. Noradina, M.Biomed, selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan
bimbingan, arahan serta masukan kepada penulis mulai dari awal sampai
9. Staf Dosen APIKES Imelda Medan yang telah membekali penulis dengan
ilmu pengetahuan.
10.Direktur dan staf pegawai Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia
Medan khususnya Kepala Instalasi Rekam Medis dan staf pegawai di bagian
rekam medis yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan
Karya Tulis Ilmiah.
11.Teristimewa kepada Ayahanda Madjumi Tanjung dan Ibunda Romlah
Harahap yang selalu mendukung dalam bentuk moril maupun materil serta
senantiasa mendoakan dan tiada henti memberikan perhatian, kasih sayang,
dan cinta dengan setulus hati.
12.Teristimewa abang kandung saya Musonnif Tanjung, Hamka Tanjung, Malim
Safi’i Tanjung. Kakak kandung saya Nur Azizah Tanjung dan adek kandung
saya Akbar Tanjung, Hutba Adha Tanjung yang telah banyak mendukung dan
motivasi selama penulis menjalani perkuliahan sampai menyelesaaikan Karya
Tulis Ilmiah.
13.Teman-teman seperjuangan semua yang ada di APIKES angkatan 2016
khususnya Winsi Iman Ria Zebua, Ruth Desri Eliana Ginting, Murti Desriani,
Seri Eva Ginting, Nova Susanti, Debora Viorica Nainggolan, Nurhayati
Siagian, Nurul Azara.
14.Serta semua pihak yang telah membantu penulis dan memberikan dukungan
Ilmiah ini masih banyak terdapat keterbatasan dan kekurangan, sehingga peneliti
mengharapkan adanya kritik dan saran demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini
agar dapat menjadi lebih baik dan bermanfaat bagi pembaca dan dapat
meningkatkan mutu profesi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan.
Medan, Agustus 2016
Peneliti
DAFTAR ISI
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I : PENDAHULUAN
2.3 Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ... 17
2.4 Retensi Berkas Rekam Medis ... 18
2.5 Pelaksanaan Retensi ... 21
2.5.1 Penyusutan Rekam Medis ... 21
2.5.2 Tujuan Penyusutan Arsip ... 21
2.6 Jadwal Retensi Rekam Medis ... 22
2.7 Pemusnahan Berkas Rekam Medis ... 22
2.8 Ketentuan Pemusnahan Berkas Rekam Medis ... 23
2.9 Tata Cara Pemusnahan ... 26
2.10 Kerangka Konsep ... 26
BAB III : METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 28
3.2 Waktu Dan Tempat Penelitian ... 28
3.2.1 Waktu Penelitian ... 28
3.2.2 Tempat Penelitian ... 28
3.2.2.1 Sejarah RSU IPI Medan ... 29
3.2.2.4 Struktur Organisasi RSU IPI Medan ... 31
3.3 Populasi, Teknik Sampling dan Sampel ... 32
3.3.1 Populasi ... 32
3.3.2 Teknik Sampling ... 32
3.3.3 Sampel ... 33
3.4 Variabel dan Defenisi Operasional ... 33
3.4.1 Variabel ... 33
3.4.2 Defenisi Operasional ... 33
3.5 Jenis dan Teknik Pengumpulan Data ... 34
3.5.1 Jenis Data ... 34
3.5.2 Teknik Pengumpulan Data ... 35
3.5.2.1 Metode Angket ... 35
3.6 Teknik Pengolahan Data ... 35
3.7 Teknik Analisis Data Penelitian ... 36
BAB IV: HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ... 37
4.2 Pembahasan ... 40
BAB V: PENUTUP 5.1 Kesimpulan... 42
5.2 Saran ... 43
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan ... 20
Tabel 2.2 Daftar Pertelaan Berkas Rekam Medis Inaktif Yang Akan Dimusnahkan ... 24
Tabel 4.1 Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 37
Tabel 4.2 Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Pendidikan ... 38
Tabel 4.3 Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Umur ... 38
Tabel 4.4 Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Lama Kerja ... 39
Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I : Surat Izin Penelitian dari Akademi Perekam Medik dan
Informasi Kesehatan Imelda Medan
Lampiran II : Surat Balasan Izin Penelitian di RSU IPI Medan
Lampiran III : Surat Selesai Izin Penelitian dari RSU IPI Medan
Lampiran IV : SK Dosen Pembimbing
Lampiran V : Kuesioner (Lembar pertanyaan)
Lampiran VI : Master Tabel
Lampiran VII : Lembar Konsul
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut WHO (World Health Organitatio), Rumah sakit adalah bagian
integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan
pelayanan, penyembuhan penyakit, dan pencegahan penyakit kepada masyarakat.
Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat
penelitian medik. Berdasarkan undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah
sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggaran pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Melayani
pasien merupakan salah satu bentuk pelayanan rumah sakit, sehingga
berkewajiban menyelenggarakan pelayanan rekam medis sesuai dengan Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/PER/III/2008, tentang rekam
medis. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien (Gemala Hatta, 2008).
Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan
padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut
berbagai pelayanan, pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai
tingkatan maupun jenis disiplin, agar ruamh sakit mampu melaksanakan fungsi
yang professional baik dibidang teknis medis maupun administrasi kesehatan.
2
ukuran yang menjamin peningkatan mutu didalam tingkatan. Setiap rumah sakit
wajib membuat rekam medis baik rekam medis rawat jalan maupun rawat inap.
Berkas rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan
pelayanan terhadap seorang pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun
dokter dan kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak
diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. Dirumah sakit yang besar,
frekuensi keluar masuknya rekam medis sangat tinggi, sehingga dalam waktu
yang lama ruangan penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk
rekam medis yang baru.
Dalam rumah sakit, rekam medis harus memiliki tim medis yang dibentuk
dengan keputusan direktur rumah sakit yang mempunyai tugas untuk meretensi
atau melaksanakan penyusutan berkas yang mempunyai sifat khusus yang tercipta
dari kegiatan pelayanan orthopedi dan protese, penyakit jiwa, penyakit akibat
ketergantungan obat dan penyakit kusta. Sehingga petugas atau tim rekamn medis
yang dibentuk harus memiliki pengetahuan dan konsentrasi untuk meretensi
berkas rekam medis agar tidak terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis.
Berkas rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada.
Untuk sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, berkas rekam medis rawat inap
harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun sejak pasien terakhir berobat atau
pulang dari rumah sakit. Setelah lima tahun berkas rekam medis dimusnahkan
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis. Berkas rekam medis
rekam medis selalu bertambah sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak
mencukupi lagi untuk berkas rekam medis yang baru. Pemusnahan berkas rekam
medis merupakan salah satu cara upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit
dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang
penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Barthos,
2007).
Berdasarkan pengamatan saat praktek, ruang penyimpanan rekam medis di
Rumah Sakit Imelda Medan terdapat di dua tempat yang terpisah, yaitu di
belakang tempat pendaftaran pasien dan di salah satu ruangan di bagian belakang
rumah sakit. Kedua ruangan penyimpanan tersebut sama-sama berfungsi untuk
menyimpan berkas rekam medis yang masih aktif. Rekam medis inaktif tidak
mempunyai ruang penyimpanan secara khusus sehingga berkas rekam medis
inaktif disimpan diruang penyimpanan berkas rekam medis aktif, tetapi disimpan
disimpan dirak tersendiri. Namun, karena ruang penyimpanan sudah penuh, ada
sebagian rekam medis inaktif yang disimpan di dalam kardus dan hanya
diletakkan dilantai dekat rak penyimpanan. Sehingga petugas rekam medis
kesulitan mencari kembali rekam medis yang dibutuhkan dan meneyebabkan
pelayanan terhadap pasien terlambat, karena harus menunggu waktu yang cukup
lama di ruang penyimpanan.
Berdasarkan hal diatas, maka peneliti tertarik membuat penelitian dengan
4
Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka rumusan
masalah pada penelitian ini adalah bagaimana pengetahuan petugas rekam medis
terhadap pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit
Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui Gambaran pengetahuan petugas rekam medis terhadap
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Umum
Imelda Medan Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
1.4 Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan, menambah wawasan,
pengetahuan dan masukan bagi manajemen rumah sakit dan
pengembangan khususnya bagi petugas rekam medis di Rumah Sakit
Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan.
2. Bagi Peneliti Selanjutnya
Menambah wawasan, pengetahuan yang dapat di pakai sehingga
dapat membedakan apa yang di pelajari dikampus dengan apa yang ada di
temukan rumah sakit mengenai permasalahan pada objek penelitian dan
3. Bagi Institusi Pendidikan.
Memberikan masukan materi yang berharga sebagai pembelajaran bagi
pendidikan mahasiswa di akademi perekam medis dan informasi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kajian Teori
2.1.1 Defenisi Pengetahuan
Menurut Departemen Kesehatan RI, bahwa pengetahuan petugas adalah
kemampuan dan karakteristik yang dimiliki seseorang berupa keterampilan dan
sikap yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan jabatan yang dilakukan secara
professional, efektif dan efesiensi.
Pengetahuan adalah segala sesuatu yang diketahui mengenaai sesuatu yang
lebih jelasnya, pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini terjadi setelah
seseorang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu. Penginderaan
melalui panca indra manusia, yakni: indra penglihatan, pendengaran, penciuman,
rasa dan raba. Pengetahuan mempunyai 6 kategori yaitu :
1. Pengetahuan (knowledge)
Mencakup keterampilan mengingat kembali faktor-faktor yang pernah
dipelajari.
2. Pemahaman (comprehension)
Suatu kemampuan untuk menjelaskan secara benar suatu objek.
3. Penerapan (application)
Mencakup keterampilan menerapkan informasi atau pengetahuan yang
4. Analisis (analysis)
Meliputi pemilahan informasi menjadi bagian-bagian atau penelitian
mencoba memahami struktur informasi.
5. Sintesis (synthesis)
Mencakup menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang sudah ada
untuk menggabungkan elemen-elemen suatu pola yang tidak ada
sebelumnya.
6. Evaluasi (evaluation)
Meliputi pengambilan keputusan atau menyimpulkan berdasarkan
criteria-kriteria yang ada biasanya petanyaan memakai kata: pertimbangkanlah,
bagaimana kesimpulaannya.
2.1.2 Pengetahuan Petugas Rekam Medis
Pengetahuan petugas tentang penyusutan berkas rekam medis yaitu:
1. Mengetahui berkas apa saja yang akan disimpan atau tidak dimusnahkan.
2. Mengetahui tata cara dalam pelaksanaan dan pemusnahan berkas rekam
medis yang inaktif.
2.1.3 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pengetahuan
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi pengetahuan sesorang yang
dikutip oleh Haefa 2011, yaitu:
1. Pendidikan
Pendidikan adalah suatu usaha untuk mengembangkan kepribadian dan
8
2. Informasi
Informasi yang diperoleh baik dari pendidikan formal maupun nonformal
dapat memberikan pengaruh jangka pendek sehingga menghasilkan
perubahan atau peningkatan pengetahuan.
3. Umur
Umur mempengaruhi terhadap daya tangkap dan pola pikir sesorang.
Semakin bertambah usia akan semakin pula daya tangkap dan pola pikirnya,
sehingga penelitian yang diperolehnya semakin membaik.
2.2 Rekam Medis
Menurut gemala hatta (2008), rekam medis merupakan kumpulan fakta
tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit,
pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan
dalam upaya mereka. Rekam medis mempunyai pengertian sebagai satu system
penyelenggaraan suatu instansi/unit kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatannya
sendiri hanya merupakan salah bentuk kegiatan yang tercantum didalam uraian
tugas (Job description) pada unit/instalasi rekam medis (Dirjen, 2006).
Rekam medis adalah siapa, apa, dimana dan bagaimana perawatan pasien
selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang
cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosa,
jaminan, pengobatan dan hasil akhir (Rustiyanto, 2009).
Catatan medis adalah catatan yang berisikan segala data mengenai pasien
tumbuh menjadi dewasa hingga akhir hidupnya, data ini dibuat bilamana pasien
mengunjungi instansi pelayanan kesehatan baik pasien rawat jalan maupun rawat
inap (Rustiyanto, 2009).
2.2.1 Tujuan Rekam medis
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib
administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Pembuatan rekam medis di rumah
sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dari pasien,
mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit di masa lalu dan
sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan
pelayanan kesehatan (Rustiyanto, 2009).
a. Tujuan Primer
1. Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu
membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah
mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan disarana pelayanan
kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya.
2. Pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasian pelayanan yang
diberikan oleh tenaga kesehatan, dan tenaga lain yang bekerja dalam
berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan demikian rekaman itu
membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan, dan penentuan
10
tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat pasien.
Rekaman yang rinci dan bermanfaat menjadi alat penting dalam menilai dan
mengelola resiko manajemen. Selain itu rekam medis juga berfungsi sebagai
tanda bukti sah yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Oleh
karena itu, rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi
data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan secara jelas.
3. Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala aktifitas
yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam
menganalisis berbagai penyakit, menyususn pedoman prakik, serta untuk
mengevaluasi untuk pelayanan yang diberiakan.
4. Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan
aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada pada
organisasi pelayann di rumah sakit,menganalisis kecenderungan yang tejadi
dan mengkomunikasikan informasi diantara klinik yang berberda.
5. Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian
pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini menentukan
besarnya pembayaran yang harus dibayar, baik secara tunai atau melalui
asuransi.
b. Tujuan Sekunder
Tujuan rekam kesehatan ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan
lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untuk kepentingan seperti:
1. Edukasi
a. Mendokumentasikan pengalaman professional dibidang kesehatan
c. Bahan pengajaran
2. Peraturan (regulasi)
a. Bukti pengajuan perkara ke pengadilan
b. Membantu pemasaran pengawasan
c. Sebagai dasar pemberian akreditasi bagi professional dan rumah sakit
3. Riset
a. Mengembangkan produk baru
b. Melaksanakan riset klinik
c. Menilai teknologi
d. Mengidentifikasi populasi yang berisi
e. Menilai manfaat dan biaya system rekaman
4. Pengambilan kebijakan
a. Mengalokasikan sumber-sumber
b. Melaksanakan rencana strategis
c. Memonitor perekaman
5. Industri
a. Melaksanakan riset dan pengembangan
b. Merencanakan strategi pemasaran
2.2.2 Kegunaan Rekam Medis
Adapun kegunaan dari rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek
yang di singkat dengan ALFERD PH MP :
a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
12
tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena cacatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang harus diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka
mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit
medis, manajemen resiko klinis serta keamanan atau keselamatan pasien dan
kendali biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut
masalah adanya jaminan kepastian hukum serta penyediaan bahan tanda
untuk menegakkan keadilan, rekam medis adalah milik dokter dan rumah
sakit sadangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (UU Praktik
Kedokteran RI No. 29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1), penjelasan).
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung
data atau informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan. Kaitannya
rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam hal pengobatan,
terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang diberikan kepada seorang pasien
selama menjalani perawatan di rumah sakit. Oleh karena itu, penggunaan
sangat diharapkan sekali untuk diterapkan pada pelayanan instansi pelayanan
kesehatan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian
dan pengembangan ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
f. Aspek pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena menyangkut
data/informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan
medic yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan / referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyambut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan
mudah dan efektif sesuai aturan serta prosedur yang ditetapkan.
2.2.3 Isi Rekam Medis
Menurut Sunny Ummul Firdaus, 2008. Isi rekam medis merupakan
catatan keadaan tubuh dan kesehatan, termasuk data tentang identitas dan
dalam dua kelompok data yaitu :
1. Data Medik dan Data Klinis
Data medik seorang pasien. Secara umum isi rekam medis
14
riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik, diagnosis, pengobatan serta
hasilnya. Laporan dokter, perawat, hasil pemeriksaan laboratorium,
ronsen dan sebagainya. Data-data ini merupakan data yang bersifat
rahasia (confediental) sehingga tidak dapat dibuka oleh pihak ketiga
tanpa ijin dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain
berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang memaksa
dibukanya informasi tersebut (Sunny.U. F, 2008).
2. Data Sosiologis atau Data Non Medik
Data Sosiologis atau Data Non Medik adalah segala data lain
yang tidak berkaitan langsung dengan data medik, seperti data identitas,
data sosial ekonomi alamat dan sebagainya. Data ini oleh sebagian
orang anggap bukan rahasia tetapi menurut sebagian lainnya merupakan
data yang juga bersifat rahasia (confidensial) (Sunny. U. F, 2008).
2.2.4 Pengelolan Rekam Medis
Di dalam pengelolaan rekam medis ada beberapa kegiatan yang dapat
menunjang terlaksananya sistem penyusutan berkas rekam medis inaktif
yaitu terdiri :
a. Tenaga rekam medis
Tenaga rekam yang cukup, merupakan faktor pendukung dari
pengelolaan rekam medis, karena peningkatan mutu pelayanan kesehatan
sangat tergantung dari tersedianya data atau informasi yang akurat,
terpercaya dan penyajian yang tepat waktu. Upaya tersebut hanya dapat
pengelolaan rekam medis dan informasi di siapkan secara seksama dan lebih
professional.
b. Sarana dan prasarana
Ruang penyimpanan yang memadai yaitu ruangan yang dilengkapi
dengan alat penyimpanan yang baik, penerangan dan pengaturan suhu
ruangan yang baik, rak penyimpanan yang sesuai dengan volume berkas,
serta pemeliharaan dan keselamatan berkas dalam ruangan penyimpanan.
c. Penyimpanan rekam medis inaktif
1. Di simpan di ruangan lain.
2. Di simpan di tempat penyimpanan yang disewakan.
3. Di hancurkan sesuai dengan penyusutan arsip rekam medis.
4. Di simpan dalam bentuk microfilm.
5. Di simpan di dalam disk.
d. Persyaratan dari ruang penyimpanan inaktif
1. Tersedianya ruang isolasi
2. Pengendalian (suhu dan kelembapan) suhu ruangan penyimpanan
berkisar 20oC-24oC, dengan kelembapan relative 50%-60%.
3. Penerangan yaitu peraturan masuknya cahaya matahari untuk member
perlindungan secara maksimal terhadap sinar ultraviolet.
e. Pemeliharaan terhadap ruang penyimpanan
1. Pembersihan tempat penyimpanan
Sedapat mungkin dilakukan vacuum cleaner karena dengan disapu
16
2. Pertukaran udara
Tempat penyimpanan yang paling sempurna adalah tempat yang
dilengkapi dengan air conditioner (AC). Bila keadaan belum
memungkinkan, cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan cara
membuka ruangan pada panas dan menggunakan kipas angin. Pintu dan
jendela diusahakan diberi kawat halus untuk mencegah serangga
masuk, selain untuk melapis udara yang masuk bila hawa lembap
(melebihi 75%) akan menjadi rekam medis lapuk sekaligus dalam
keadaan yang singkat.
3. Pengontrolan
Setiap 6 bulan sekali tempat penyimpanan rekam medis dan sekitarnya
harus diperiksa secara cermat apakah tempat itu terkena serangga atau tidak.
2.3 Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Menurut Depkes RI (1997), ada dua acara pengurusan penyimpanan
dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.
Kelebihannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan.
c. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan.
d. Tata kerja dan peraturan mengenal pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi menjadi pemisahan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat.
Kelebihannya :
a. Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
a. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medic.
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
2.4 Retensi Berkas Rekam Medis
Jadwal rentensi menurut Gemala Hatta (2008), selain hukum, peraturan,
dan standart akreditasi, retensi rekam medis bergantung juga pada penggunaanya
dalam suatu institusi kesehatan. Sebagai contoh, sebuah fasilitas yang
menyediakan layanan khusus untuk anak-anak mungkin memiliki kebijakan
18
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai
kegunaan tiap-tiap arsip. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai
keuangan tersebut. Menurut Barthos (2007), jadwal retensi arsip adalah suatu
daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok dapat disimpan atau
digunakan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang
menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),
sebelum dipindahkan kepusat penyimpanan arsip (aktif inaktif).
2. Jangka waktu lamanya masing-masing sekelompok arsip belum
dimusnahkan ataupun dipindahkan kearsip masional RI.
3. Jadwal retensi mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Penyisishan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
b. Penyimpanan sementara arrsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
kepentingan administrasi.
c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Menurut Sunny Ummul Firdaus (2008), untuk pertama kalinya sebelum
melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi
Tabel 2.1 Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan
Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah:
1. Ketersediaan ruang penyimpanan (filing) biasanya selama masih
mensukupi maka pihak rumah sakit “belum minat” untuk melakukan
penyusutan rekam medis.
2. Tingkat penggunaan rekam medis misalnya kalau dirumah sakit tersebut
sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka
20
3. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum biasanya juga disimpan lebih
lama sampai 20 tahun. Misalnya: kasus pembunuhan, pemerkosaan,
penguguran, dan sebagainya (Savitri C.B, 2011).
2.5 Pelaksanaan Retensi 2.5.1 Penyusutan Rekam Medis
Menurut Depkes RI (2006), penyimpanan rekam medis adalah suatu
kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara:
1. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file
inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan.
2. Memikrofilmkan berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang
berlaku.
3. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara
tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Dengan melakukan scanner pada berkas rekam medis.
2.5.2 Tujuan Penyusutan Arsip
1. Mengurangi jumlah berkas rekam mediss yang semakkin bertambah.
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan
4. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai rendah atau nilai gunanya
telah menurun (Dirjen, 2006).
2.6 Jadwal Retensi Rekam Medis
Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan atas
dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas rekam medis. Jadwal retensi berkas rekam
medis disusun oleh suatu kepanitian yang terdiri dari unsure komite, fungsi dan
nilai rekam medis. Rancangan jadwal retensi berkas medis yang merupakan hasil
kerja panitia tersebut perlu mendapat persetujuan direktur rumah sakit terlebih
dahulu sebelum dijadikan pedoman resmi jadwal retensi berkas rekam medis yang
akan berlaku di rumah sakit. Dengan prosedur diatas kemungkinan
penyalahgunaan dalam pemusnahan berkas rekam medis dapat dihindarkan.
Setiap perubahan jadwal retensi berkas rekam medis harus menempus prosedur
sama seperti penyusunan jadwal retensi berkas rekam medis (Dirjen, 2006).
2.7 Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Menurut Depkes RI (2006), pemusnahan adalah suatu proses kegiatan
penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai
gunanya. Penghancuran harus sehingga secara total dengan cara membakar habis,
memecah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali lagi.
Pemusnahan berkas rekam medis dapat dilakukan dengan mengikuti
tahapan yang telah ditentukan. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005),
22
1. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan daftar pertelaan).
3. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan cara:
1. Pembakaran, pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk
memusnahkan arsip akan tetapi dengan cara ini, dianggap kurang aman,
karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar, atau masih
dapat dikenali.
2. Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah
baik manual atau mesin penghancur (paper shredder). Dengan
menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen akan terpotong-potong
sehingga tidak bisa dikenali lagi.
3. Proses kimiawi, merupakan cara pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimiawi demi melunakkan dan melenyapkan tulisan.
4. Pembuburan (Pulping), merupakan metode pemusnahan dokumen yang
ekonomis, aman, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen akan
dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang
akan menghasilkan lapisan bubur tersebut.
2.8 Ketentuan Pemusnahan Berkas Rekam Medis
1. Dibentuk tim pemusnahan berkas rekam medis surat keputusan direktur
(Administrasi), audit penyelenggaraan rekam medis, unit pelayanan rawat
jalan, rawat inap, komite medik.
2. Formulir rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan
tetapi disimpan dalam jangka terentu sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
3. Membuat pertelaan arsip bagi berkas rekam medis aktif yang telah dinilai.
4. Daftar pertelaan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim
pemusnah, dilaporkan kepada direktur rumah sakit dan Direktur Jenderal
Pelayan Medik Departemen Kesehatan RI. Panitia acara pelaksana
pemusnahan kepada pemilik rumah sakit dan kepala Direktur Jenderal
Pelayan Medik Departemen Kesehatan RI (Dirjen, 2006).
Tim pemusnah harus membuat dokumentasi pemusnahan berkas rekam
medis yang terdiri dari :
a. Pembuatan daftar pertelaan.
Tabel 2.2 Daftar pertelaan berkas rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan.
No Nomor Rekam
Medis
Tahun Jangka Waktu Penyimpanan Diagnosa
Akhir
1 2 3 4 5
Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan:
1. Nomor : nomor unit arsip rekam medis.
2. Nomor rekam medis : nomor rekam medis yang akan disimpan.
24
4. Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka/lenggang waktu yang
ditentukan oleh komite rekam medis iuntuk penyimpanan arsip rekam
medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu.
Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160.
tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan
arsip rekam medis dirumah sakit, bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis
yang akan dimusnahkan dilkukan dengan cara sebagai berikut:
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif:
a. Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan pendidikan.
b. Nilai guna primer mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan
IPTEK.
c. Nilai guna sekunder mencakup: pembuktian dan sejarah.
3. Lembar rekam medis yang dipilih :
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Resume
c. Lembar operasi
d. Lembar identifikasi bayi baru lahir
e. Lembar persetujuan
f. Lembar kematian
4. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis yang rusak atau tidak
5. Tim peneliti dibentuk dengan SK, direktur, beranggotakan komite rekam
medis / komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
petugas lainnya yang terikat.
2.9 Tata Cara Pemusnahan
1. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha
dengan SK direktur rumah sakit.
2. Tim pembuat daftar pertelaan arsip.
3. Pelaksanaan pemusnahan : dibakar dengan menggunakan incinerator atau
dibakar biasa, dicacah, dibuat bubur oleh pihak no ke-3, disaksikan oleh
tim pemusnahan.
4. Tim pemusnahan membuat acara pemusnahan yang ditanda tangani oleh
ketus dan sekretasis, diketahui direktur rumah sakit.
5. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang disimpan yang asli dirumah
sakit lembar ke-2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (Rumah Sakit
Vertikasi Kepada Dirjen Pelayanan Medik) (Sunny U.F, 2008).
2.10 Kerangka Konsep
Berdasarkan teori diatas, maka dalam penelitian ini dapat mengetahui
pengetahuan dalam pelaksanaan penyusutan. Dari uraian kerangka teoritis
penelitian, yakni petugas rekam medis dan pelaksanaan penyusutan rekam medis,
maka kerangka konsep yang digunakan dalam penelitian ini bahwa dengan
semakin baiknya pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis oleh pihak rumah
26
Maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis dirumah sakit akan semakin baik ketika petugas rekam medisnya sudah
terpenuhi.
Variabel Independen Variabel Dependen
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Tingkat pengetahuan
petugas rekam medis
1. Pendidikan 2. Umur 3. Masa kerja
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif kuantitatif.
Menurut Notoatmodjo (2010), Metode penelitian deskriptif adalah suatu metode
penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau
deskriptif tentang suatu keadaan secara obyektif. Metode penelitian deskriptif
digunakan untuk memecahkan masalah atau menjawab permasalahan yang sedang
dihadapi pada situasi sekarang.
Penelitian dengan pendekatan kuantitaif adalah penelitian yang
menekankan analisisnya pada data-data numerial yang diolah dengan metode
statistika (Azwar.2009). Dalam penelitian ini bermaksud memberikan deskriptif
atau gambaran mengenai pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis.
3.2 Waktu Dan Tempat Penelitian 3.2.1 Waktu Penelitian
Waktu penelitian ini dilaksanakan pada bulan Juli sampai Agustus 2016
bertempat di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan.
3.2.2 Tempat Penelitian
Tempat yang dipilih menjadi tempat penelitian adalah Rumah Sakit Umum
28
Imelda Pekerja Indonesia Medan merupakan tempat yang sesuai dan
diajukan oleh peneliti.
3.2.2.1 Sejarah Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016
Awal berdirinya Rumah Sakit ini dimulai dari klinik bersalin yang terletak
di Jl. Bilal No. 48 Medan dan didirikan oleh yayasan Imelda pada tahun 1982.
Seiring bertambahnya pasien bersalin dan berobat umum, memperluas lahan dan
pindah lokasi di Jl. Bilal No. 5 Medan serta mendapat izin sementara sebagai
Rumah Sakit Umum Imelda.
Pada tahun 1997, perpanjangan izin penyelenggaraan rumah sakit,
berdasarkan keputusan Menteri RI No. Ym,02,04,3,5,5504 pada tanggal 15
desember 1997. Pada tahun 2002 perpanjangan izin penyelenggaraan rumah sakit
keputusan Menteri Kesehatan RI Ym,02,04,2,2,864 pada tanggal 04 maret 2003.
Pada tahun 2004 RSU Imelda berubah menjadi RSU Imelda Pekerja
Indonesia tepatnya pada tanggal 24 mei 2004. Pada tahun 2008 RSU Imelda
Pekerja Indonesia menerima sertifikat Akreditasi penuh tingkat dasar dari
Departemen Kesehatan Republik Indonesia pada tanggal 06 februari 2004.
Pada tahun 2009 keluarlah keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. 882/MENKES/SK/IX/2009 tentang penetapan RSU Imelda Pekerja
Indonesia sebagai rumah sakit kelas B pada tahun 2008 izin tetap RSU Imelda
3.2.2.2 Visi Dan Misi RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan 1. Visi RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan
Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia menjadi rumah sakit dan
pendidikan dengan standart Joint Committee International (JCI) tahun
2020.
2. Misi RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan
1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat pekerja, pengusaha dan
umum demi terciptanya produktivitas kerja yang tinggi melalui
upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitative.
2 Mengembangkan sarana pendidikan kesehatan termasuk bidang
kesehatan kerja.
3 Berperan aktif mengkampanyekan kesehatan kerja kepada para
pekerja dan pengusaha.
4 Meningkatkan kinerja manajemen RSU IPI sesuai dengan standart
peraturan pemerintah, kebijakan manajemen dan kebutuhan pasien.
5 Meningkatkan sumber daya manusia RSU IPI melalui pendidikan
dan pelatihan.
6 Meningkatkan pengenalan dan informasi kepada masyarakat luas
bahwa RSU IPI siap menerima dan memberikan pelayanan yang
prima, serta besarnya renta kendali dari semua pimpinan diseluruh
tingkat organisasi.
7 Struktur organisasi menetapkan pengelompokkan individu menjadi
30
3.2.2.3 Falsafah dan Motto RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan A. Falsafah
Menggunakan keputusan pasien pelanggan secara utuh.
B. Motto
Memberikan pelayan prima
3.2.2.4 Struktur Organisasi RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan
Organisasi merupakan sekelompok atau kumpulan orang yang mau bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dalam
organisasi itu sendiri. Sedangkan struktur organisasi adalah gambaran secara
skematis tentang hubungan atau kerja sama dalam melaksanakan kinerja antara
orang-orang yang ada dalam organisasi tertentu.
Dengan adanya organisasi, maka setiap tugas dan kegiatan dapat
didistribusikan dan dikerjakan oleh setiap anggota kelompok secara efesien dan
efektif. Struktur organisasi hendaknya disusun sederhana mungkin dengan
menggambarkan dalam bentuk skema orgtanisasi dengan jelas dan dapat
menggambarkan tujuan dan tugas-tugas pokok organisasi unsure-unsur kinerja
organisasi.
Ada tiga hal dasar yang dapat di lihat pada struktur organisasi yaitu :
1. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas
serta tanggungjawab kepada individu maupun bagian-bagian organisasi.
2. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan
3. Struktur organisasi menetapkan pengelompokkan individu menjadi
bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh.
3.3 Populasi, Teknik Sampling dan Sampel 3.3.1 Populasi
Populasi menurut (Sutrisno Hadi, 2004), adalah seluruh individu yang
akan dikenai sasaran generalisasi dari sampel yang akan diambil dalam suatu
penelitian. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa populasi adalah
keseluruhan unit analisis yang karakternya akan diduga. Anggota (Unit) populasi
disebut elemen populasi. Populasi dalam penelitian ini adalah petugas rekam
medis yang berjumlah 23 orang.
3.3.2 Teknik Sampling
Teknik sampling dalam penelitian ini adalah total sampling dimana semua
populasi dijadikan sampel.
3.3.3 Sampel
Menurut Notoatmodjo (2012), sampel adalah bagian dari objek yang
diteliti jumlah dan karakteristiknya dan mewakili seluruh populasi tersebut. Jadi
sampel dalam penelitian ini mengambil jumlah total sampling petugas rekam
32
3.4 Variabel dan Defenisi Operasional 3.4.1 Variabel
Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau ukuran
yang dimiliki atau dapat oleh satuan penelitian tentang suatu konsep pengertian
tertentu (Notoatmodjo, 2010). Adapun variabel-variabel yang akan diamati oleh
penelitian adalah sebagai berikut :
1. Berkas rekam medis pasien yang inaktif
2. Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis.
3.4.2 Defenisi Operasional
Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian varieabel-variabel yang
diteliti / diamati, perlu sekali variable-variabel tersebut diberi batasan atau
defenisi operasional (Notoatmodjo, 2010). Adapunn defenisi operasional pada
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Petugas rekam medis adalah yang bekerja dibagian-bagian alur rekam
medis, melalui dari pendaftaran, penyimpanan, penganalisaan dan
pengkodingan.
a. Umur adalaah dimana semakin bertambahnya umur petugas rekam
medis semakin tinggi pengetahuan.
b. Jenis kelamin adalah dimana ingin melihat pengetahuan petugas rekam
medis dalam pelaksanaan penyusutan berdasarkan jenis kelamin
c. Pendidikan adalah dimana semakin tinggi pendidikan petugas rkam
medis, maka semakin tinggi pengetahuan dalam pelaksanaan
penyusutan.
2. Penyimpanan rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
3. Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam
medis dari rak penyimpanan.
4. Pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip
rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
3.5 Jenis dan Teknik Pengumpulan Data 3.5.1 Jenis Data
Penelitian ini menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data
sekunder yaitu :
a. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek
penelitian dengan menggunakan alat pengukuran atau alat pengambilan data
langsung pada objek sebagai sumber informasi dicari (Notoatmodjo, 2010).
Dalam penelitian ini, data primer didapatkan dari kuesioner yang akan
diberikan kepada petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Imelda
34
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari pihak lain, tidak
langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitian. Data sekunder
biasanya berwujud data dokumentasi atau data laporan yang sudah tersedia
(Notoatmodjo, 2010). Dalam penelitian ini, data sekunder diperoleh dari
berkas rekam medis rawat jalan di RSU Imelda Medan.
3.5.2 Teknik Pengumpulan Data 3.5.2.1 Metode Angket
Angket adalah suatu cara pengumpulan data atau suatu penelitian
mengenai sautu masalah yang umumnya banyak mengikut umum (orang banyak).
Angket dilakukan dengan mengedarkan suatu daftar pertanyaan untuk mendapat
tanggapan, informasi, sebagainya (Notoatmodjo, 2010).
Pada penelitian ini kuesioner yang disusun merupakan kuesioner tertutup
yang akan diberikan kepada petugas rekam medis. Gambaran dalam pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis dapat dikategorikan, sebagai berikur :
1. Baik, apabila tenaga kerja rekam medis terhadap system kearsipan berkas
rekam medis (11-15).
2. Cukup baik, apabila tenaga rekam medis terhadap system kearsipan berkas
rekam medis (6-10).
3. Kurang baik, apabila tenaga rekam medis terhadap system kearsipan
3.6 Teknik Pengolahan Data
Data yang diperoleh dari kuesioner diolah untuk dijadikan informasi yang
dapat digunakan untuk menjawab tujuan penelitian dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
1. Editing, yaitu kegiatan memeriksa data, kelengkapan, kebenaran,
pengisian, data, keseragaman ukuran, konsistensi data berdasarkan tujuan
penelitian.
2. Coding, yaitu memberi tanda pada pertanyaan. Kode yang dimasukkan
berbentuk angka, bukan symbol karena angka dapat diolah secara statistic
dengan bantuan program computer.
3. Entry, yaitu memasukkan jawaban-jawaban dari responden yang telah
diolah kedalam program computer.
4. Cleaning, yaitu proses pembersihan data sebelum diolah secara statistic
dengan cara memeriksa data-data yang telah dimasukkan apakah sesuai
dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.
3.7 Teknik Analisis Data Penelitian
Data yang telah dikumpulkan diolah dengan menggunakan analisis secara
deskriptif dengan melihat presentase yang telah dikumpulkan dengan tabel
distribusi frekuensi. Kemudian dicari besar presentase jawaban masing-masing
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
Dari penelitian yang dilakukan penulis mengenai “Gambaran Pengetahuan
Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis
Inaktif Di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016”.
Data dari responden dari data primer yang dapat dari pembagian kuesioner, maka
penulis memperoleh hasil sebagai berikut :
4.2.1 Hasil Uji Frekuensi Karakteristik Responden
Tabel 4.1 Distribusi Frekuensi Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Berdasarkan Jenis Kelamin di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
Jenis Kelamin Frekuensi Persentase (%)
Laki-laki 7 46,7 % Perempuan 8 53,3 %
Total 15 100 %
Berdasarkan table diatas menunjukkan bahwa minoritas jenis kelamin
laki-laki adalah sebanyak 7 orang (46,7 %), dan mayoritas jenis kelamin perempuan
Tabel 4.2 Distribusi Frekuensi Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Berdasarkan Pendidikan di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
Pendidikan Frekuensi Persentase (%) SMA 7 46,7 % D3 5 33,3% S1 3 20,0 %
Total 15 100 %
Berdasarkan tabel diatas menunjukkan bahwa responden pendidikan SMA
sebanyak 7 orang (46,7 %), responden pendidikan D3 sebanyak 5 orang (33,3 %)
dan responden pendidikan S1 sebanyak 3 orang (20,0 %).
Tabel 4.3 Distribusi Frekuensi Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Berdasarkan Umur di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
Umur Frekuensi Persentase (%) 18-24 Tahun 7 46,7 % 25-29 Tahun 6 40,0 % >30 Tahun 2 13,3 %
Total 15 100 %
Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa responden yang
berumur 18-24 Tahun sebanyak 7 orang (46,7 %), 25-29 Tahun sebanyak 6 orang
38
Tabel 4.4 Distribusi Frekuensi Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Berdasarkan Lama Kerja di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
Lama Kerja Frekuensi Persentase (%)
1-4 Tahun 14 93,3 % 5-9 Tahun 0 0 % >10 Tahun 1 6,7 %
Total 15 100 %
Berdasarkan tabel di atas menunjukkan bahwa responden lama kerja 1-4
tahun sebanyak 14 orang (93,3 %), 5-9 Tahun tidak ada, dan >10 Tahun sebanyak
1 orang (6,7 %).
Tabel 4.5 Distribusi Frekuensi Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
Berdasarkan tabel diatas, distribusi frekuensi jawaban yang diberikan 15
responden terhadap Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap
Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Umum
Imelda Pekerja Indonesia Medan, menunjukkan bahwa responden yang
berpengetahuan kurang baik tidak ada, responden yang berpengetahuan cukup
baik sebanyak 5 orang (33,3 %), dan responden yang berpengetahuan baik
4.2 Pembahasan
Setelah melakukan penelitian dengan mengumpulkan data melalui uji tes
yang dilakukan kepada seluruh responden yang berjumlah 15 orang, maka dapat
diketahui pengetahuan petugas rekam medis dalam melakukan pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis sudah baik. Tampak dari hasil penelitian tersebut
bahwa tingkat pendidikan tidak berdampak pada penerapan standart profesi
perekam medis sebab pendidikan SMA, D3, S1 seluruhnya tergolong kategori
baik dan petugas rekam medis yang bekerja diruangan rekam medis di RSU
Imelda Pekerja Indonesia Medan telah mampu bekerja sama dengan tenaga rekam
medis dalam rangka menangani data medis dan non medis serta informasi
kesehatan di unit pelayanan RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan.
Asumsi peneliti, untuk dapat mengetahui pengetahuan petugas rekam
medis yang dikategorikan baik perlu dibutuhkan penguasaan suatu pengetahuan,
keterampilan dan perilaku yang professional, sehingga dapat membantu pihak
40
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang berjudul “Gambaran
Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Berkas
Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Tahun
2016”. Yang telah diujikan pada Bab IV dapat disimpulkan bahwa :
1. Pengetahuan petugas rekam medis di rumah sakit Umum Imelda Pekerja
Indonesia Medan tergolong kategori baik.
2. System penyusutan berkas rekam medis inaktih di Rumah Sakit Umum Imelda
Pekerja Indonesia Medan tergolong kategori baik, karena mayoritas berkas
dengan status lengkap.
3. Dari hasil penelitian yang diperoleh gambaran bahwa semakin baik
pengetahuan petugas rekam medis, maka semakin lengkap penyusutan berkas
rekam medis inaktif di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan
5.2 Saran
Berdasarkan dari hasil penelitian dan selama pengerjaan karya tulis ilmiah
ini saran yang perlu diperhatikan untuk pengembangan di masa yang akan datang
adalah sebagai berikut :
1. Agar pihak Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan
mempertahankan dan bahkan meningkatkan pengetahuan petugas rekam
medis untuk terlaksananya system manajemen rumah sakit.
2. Bagi petugas rekam medis diharapkan lebih meningkatkan kinerjanya agar
tercapainya berkas rekam medis yang lebih lengkap dan akurat, demi
kepuasan pasien agar tidak terjadi ketidaklengkapan berkas rekam medis.
3. Agar pihak Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia member
perhatian dan pelayanan yang baik bagi mahasiswa yang melaksanakan
riset sehingga di peroleh data dan hasil yang maksimal dari penelitian
tersebut.
4. kepada penulis selanjutnya agar melakukan penelitian yang lebih baik lagi
terhadap rumah sakit sehingga dapat membantu pihak lembaga kesehatan
dalam memenuhi pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif
DAFTAR PUSTAKA
Firdaus, Sunny Ummul, 2008. Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika.
Hatta, Gemala . 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan, Jakarta : Universitas Indonesia (UI-Press).
Notoatmodjo, 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan.
Permenkes, 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, Jakarta, Departemen Kesehatan republic Indonesia.
Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & informasi Kesehatan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Rustiyanto, Ery. 2010. Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan Edisi 1, Yogyakarta : Graha Ilmu.
Sumantri, Arif Dr.H, 2011. Metodologi Penelitian Kesehatan, Jakarta : Kencana Prenada Media Group.
UU Praktik Kedokteran RI No. 29 Tahun 2004 Pasal 46 Ayat (1).
INSTRUMEN PENELITIAN
Gambaran Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Pelaksanaan
Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Tahun 2016
DATA RESPONDEN
Isilah kotak di bawah ini dengan tanda cheklist (√)
Nama Responden :
Tanggal Pengambilan Data :
Jenis Kelamin : Laki-laki
Perempuan
Pendidikan Terakhir : SMA
D3 (Diploma)
S1 (Sarjana)
Umur : 18 - 24 tahun
25 – 29 tahun
>30 tahun
Lama Kerja : 1 – 4 tahun
5 – 9 tahun
No Pertanyaan/Pernyataan
Jawaban
Ya Tidak
1. Apakah anda mengetahui apa itu penyusutan rekam medis ?
2. Apakah anda sudah mampu untuk melaksanakan penyusutan
berkas rekam medis ?
3. Apakah seluruh petugas yang ada di rekam medis sudah baik
dalam melaksanakan penyusutan berkas rekam medis ?
4. Apakah jumlah berkas rekam medis dapat mempengaruhi
petugas dalam pelaksanaan penyusutan ?
5. Apakah seluruh petugas rekam medis sudah mengetahui
bagaimana pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis ?
6. Menurut anda apakah tingkat pendidikan mempengaruhi
pengetahuan petugas dalam pelaksanaan penyusutan berkas
rekam medis inaktif ?
7. Apakah pendidikan mengenai sistem penyusutan rekam
medis perlu diterapkan ?
8. Menurut anda apabila lama kerja seseorang itu masih minim,
dapatkah petugas itu melakukan penyusutan ?
9. Apakah seluruh petugas rekam medis melaksanakan
penyusutan ?
10 Apakah setelah dilakukan penyusutan, berkas rekam medis
langsung dimusnahkan ?
dalam melaksanakan penyusutan berkas rekam medis ?
12. Apakah jumlah petugas rekam medis dalam pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis sudah memadai ?
13. Apakah dengan pelaksanaan penyusutan yang baik dapat
membantu mengurangi berkas rekam medis dirak
penyimpanan aktif ?
14. Apakah lama kerja itu sangat dibutuhkan oleh petugas
sebagai modal untuk bekerja diunit rekam medis ?
15. Rumah sakit umum Imelda pekerja indonesia medan baru
MASTER TABEL
GAMBARAN PENGETAHUAN PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT UMUM IMELDA PEKERJA INDONESIA MEDAN TAHUN 2016
No Nama Umur JK Pendidikan Lama
1= Laki-laki 1= SMA 1= 18-24 Tahun 1= 1-4 Tahun 1= Ya
2= Perempuan 2= D3 2= 25-29 Tahun 2= 5-9 Tahun 0= Tidak
A. Distribusi Frekuensi
jeniskelamin
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid laki-laki 7 46.7 46.7 46.7
perempuan 8 53.3 53.3 100.0
Total 15 100.0 100.0
pendidikan
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid sma 7 46.7 46.7 46.7
diploma 5 33.3 33.3 80.0
sarjana 3 20.0 20.0 100.0
Total 15 100.0 100.0
umur
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid 18-24 7 46.7 46.7 46.7
25-29 6 40.0 40.0 86.7
>30 2 13.3 13.3 100.0
lamakerja
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid 1-4 14 93.3 93.3 93.3
>10 1 6.7 6.7 100.0
Total 15 100.0 100.0
interval
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid 6-10 5 33.3 33.3 33.3
11-15 10 66.7 66.7 100.0
LEMBAR KONSULTASI KARYA TULIS ILMIAH (KTI) AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN
(APIKES) IMELDA MEDAN isInaktif Di RumahSakitUmum Imelda Perkerja Indonesia Medan
No Hari/Tanggal MateriKonsultasi HasilKonsultasi Paraf
