ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280http://www.anri.go.id, e-mail: [email protected]
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 38 TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang: a. bahwa dalam rangka mendukung upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance) diperlukan pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan administrasi tata naskah dinas;
b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip Nasional Republik Indonesia;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 86);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 5071);
3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
4. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; 5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2009 tentang Klasifikasi Arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
Pasal 1
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai acuan unit pengolah di Arsip Nasional Republik Indonesia dalam mengelola naskah dinas elektronik adalah sebagaimana tercantum pada lampiran peraturan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 2
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 mengatur mengenai penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan email untuk kegiatan kedinasan.
Pasal 3
(1) Peraturan ini mulai berlaku 3 (tiga) bulan sejak tanggal diundangkan. (2) Pelaksanaan sosialisasi, sarana dan prasarana, serta hal-hal lainnya
yang terkait dengan persiapan pelaksanaan Peraturan Kepala ini harus rampung paling lambat 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Kepala ini ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 23 Desember 2011
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
ttd M. ASICHIN
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 38 TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Kemajuan teknologi dirasakan sudah menjadi kebutuhan dan harus dapat dimanfaatkan untuk mendorong aparatur pemerintah melakukan upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance). Tuntutan masyarakat atas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan baik merupakan prioritas program pembangunan di bidang tata kelola dalam kelembagaan dan administrasi pemerintahan. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi pemerintahan yang sesuai dengan kemajuan teknologi guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian informasi kedinasan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintah dan pembangunan.
Untuk mewujudkan hal tersebut di atas perlu dilakukan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dengan mengubah budaya kerja dalam pengelolaan informasi berdasarkan sistem manual ke sistem komputerisasi/elektronik dalam pelaksanaan fungsi dan tugas kelembagaan. Untuk itu penomoran naskah dinas di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia yang selama ini dilakukan secara manual perlu diubah ke sistem elektronik. Sistem penomoran elektronik dapat diakses oleh unit kerja guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian naskah dinas sehingga dapat membantu tercapainya peningkatan kinerja.
Disamping itu Arsip Nasional Republik Indonesia perlu mengelola surat menyurat/korespondensi kedinasan yang menggunakan e-mail agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan tertib dan terkontrol. Oleh karena itu perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik dalam hal penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk kegiatan kedinasan.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan ANRI ini adalah sebagai acuan dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e- mail untuk kegiatan kedinasan.
Sedangkan tujuannya adalah mempermudah dan mempercepat penyelesaian naskah dinas serta menciptakan ketertiban dan keseragaman dalam melakukan penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk kegiatan kedinasan.
C. Ruang Lingkup
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik ini mencakup tentang penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e- mail untuk kegiatan kedinasan.
Penomoran naskah dinas mencakup registrasi nomor naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus secara elektronik dengan menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas. Sedangkan penggunaan email untuk kedinasan adalah dengan menggunakan label user @anri.go.id.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4843);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;
5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip
Nasional Republik Indonesia;
6. Surat Edaran Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2011 tentang Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Keluar di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;
E. Pengertian Umum
1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
3. Penomoran naskah dinas elektronik adalah pemberian nomor pada naskah dinas dengan melakukan registrasi secara elektronik menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.
4. Sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik.
5. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik adalah suatu sistem pengelolaan penomoran naskah dinas, yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang andal, aman, dan beroperasi sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6. Jaringan sistem elektronik adalah terhubungnya dua sistem elektronik atau lebih yang bersifat tertutup ataupun terbuka.
7. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas elektronik mencakup perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) seperti komputer serta jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik.
8. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas elektronik, di samping infrastruktur mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia.
9. Template adalah format penomoran naskah dinas baku yang disusun secara elektronik.
BAB II
PENGELOLAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK
Pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan pengaturan naskah dinas secara elektronik untuk mendukung proses pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja. Pengelolaan naskah dinas elektronik mencakup arsitektur sistem, cakupan sistem, alur kerja sistem, dan sumber daya.
A. Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan suatu model atau konsep informasi yang digunakan dalam aktivitas penomoran naskah dinas elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan kedinasan.
1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik
Arsitektur sistem penomoran naskah dinas elektronik merupakan penomoran naskah dinas yang terhubung dengan jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik. Sistem tersebut dapat diakses oleh pengguna (Penata arsip/Arsiparis) di central file masing-masing unit kerja setingkat Eselon II, dan Eselon III TU Pimpinan. Secara umum, arsitektur sistem penomoran naskah dinas elektronik dapat digambarkan sebagai berikut:
c.
b. Aplikasi d.
menyediakan mengontrol sistem Bagian Arsip
a.
Server yang
berisi basisdata mengakses aplikasi (18 Central file)
e.
Pengguna (Penata arsip/Arsiparis)
Penjelasan gambar arsitektur sistem penomoran naskah dinas elektronik adalah sebagai berikut:
a. Server merupakan sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan penomoran naskah dinas dalam sebuah jaringan komputer, serta menjalankan perangkat lunak administratif yang mengontrol akses terhadap jaringan dan sumber daya yang terdapat di dalamnya, serta memberikan akses basis data (database) kepada workstation kepada seluruh central file yang terintegrasi didalamnya.
b. Server menyediakan aplikasi penomoran elektronis melalui infrastruktur jaringan komputer.
c. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik merupakan perangkat lunak pengelolaan penomoran naskah dinas elektronik yang berisi template penomoran naskah dinas yang dapat diakses oleh penata arsip dan arsiparis yang berada di central file.
d. Bagian Arsip, dalam hal ini Subbagian Persuratan dan Penggandaan, bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan kontrol dan monitoring terhadap penggunaan aplikasi penomoran elektronis agar dapat berjalan optimal.
e. Penata arsip/Arsiparis di Central File yaitu di unit kerja setingkat Eselon II dan Eselon III TU Pimpinan dapat mengakses aplikasi penomoran elektronis untuk melakukan penomoran naskah dinas. 2. Penggunaan Email untuk Kegiatan Kedinasan
Arsitektur sistem penggunaan email untuk kegiatan kedinasan merupakan penggunaan email dengan label [email protected] yang terhubung dengan jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik agar kegiatan korespondensi kedinasan ANRI dapat berjalan tertib dan terkontrol. Secara umum arsitektur sistem penggunaan email untuk kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:
2.1 Email Masuk dikontrol b. Bagian Arsip a. Mail Server @anri.go.id meneruskan email kedinasan d. Pengguna c. Aplikasi SIKD
Penjelasan gambar arsitektur sistem penggunaan email masuk untuk kegiatan kedinasan adalah sebagai berikut:
a. Mail server @anri.go.id dimiliki oleh ANRI. Mail server ini merekam semua email yang menggunakan label @anri.go.id.
b. Mail server @anri.go.id dikontrol oleh Bagian Arsip baik dalam hal perawatan sistem maupun registrasi naskah elektronik jika di central file dalam kondisi tertentu tidak dapat melakukan registrasi.
c. Email dari luar ANRI yang masuk ke Bagian Arsip ([email protected]) yang berkaitan dengan kedinasan diteruskan (forward) oleh Bagian Arsip ke aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk diregistrasi dan disampaikan ke unit yang berwenang untuk ditindaklanjuti.
d. Email dari luar ANRI yang langsung masuk ke pengguna yang berlabel @anri.go.id harus diregistrasi ke dalam SIKD dengan cara diteruskan (forward) ke Bagian Arsip ([email protected]) untuk kemudian Bagian Arsip meregistrasi, mengelola dan menyimpan ke dalam SIKD atau pengguna dapat langsung meregistrasi ke dalam SIKD.
Intern et
2.2 Email Keluar Aplikasi SIKD dikontrol registrasi c. Bagian Arsip b. Mail Server @anri.go.id a. Pengguna
Penjelasan gambar arsitektur sistem penggunaan email keluar untuk kegiatan kedinasan adalah sebagai berikut:
a. Pengguna mengirim email kedinasan melalui mail server @anri.go.id yang dimiliki ANRI dan mengirim tembusan (cc) ke Bagian Arsip
([email protected]) untuk diregistrasi dan disimpan ke dalam SIKD.
b. Mail server ini merekam semua email yang menggunakan label @anri.go.id.
c. Mail server @anri.go.id dikontrol oleh Bagian Arsip.
B. Cakupan Sistem
Cakupan sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan ruang lingkup yang digunakan dalam aktivitas penomoran naskah dinas elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan kedinasan.
1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik 1.1. Penomoran Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani
Intern et
dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan. Penomoran naskah dinas arahan mencakup penomoran peraturan, instruksi, protap, surat edaran, keputusan dan surat perintah.
1.2. Penomoran Naskah Dinas Korespondensi
Penomoran Naskah Dinas Korespondensi mencakup penomoran korespondensi ekstern (surat dinas) dan surat undangan. Surat dinas merupakan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. Sedangkan surat undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. Penomoran surat undangan di sini adalah penomoran surat undangan yang ditujukan untuk instansi di luar ANRI, tidak untuk internal ANRI.
1.3. Penomoran Naskah Dinas Khusus
Penomoran Naskah Dinas Khusus mencakup penomoran surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan dan pengumuman. Penomoran surat perjanjian mencakup surat perjanjian kerjasama, kontrak dan MOU. Penomoran berita acara mencakup penomoran berita acara umum, berita acara pemindahan arsip, berita acara penyerahan arsip statis, dan berita acara pemusnahan arsip. Penomoran surat keterangan mencakup juga penomoran untuk surat tanda tamat pendidikan dan latihan (STTPL), sertifikat dan piagam.
Sistem akan melakukan penomoran naskah dinas elektronik baik naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi maupun naskah dinas khusus secara automatis, sehingga data tersimpan dalam basisdata (database).
2. Penggunaan E-mail untuk Kegiatan Kedinasan
Penggunaan email untuk kegiatan kedinasan dilakukan dengan menggunakan label @anri.go.id untuk korespondensi (surat-menyurat dengan instansi luar dan/atau antar unit kerja).
C. Alur Kerja Sistem
1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik
Unit
Pengolah Pejabat Terkait Central File Bagian Arsip
Penjelasan alur kerja sistem penomoran naskah dinas elektronik sebagai berikut:
a. Unit pengolah membuat naskah dinas net setelah mendapat perintah ketik net dari pejabat terkait.
b. Unit pengolah menyampaikan naskah dinas net yang telah dicetak kepada pejabat terkait untuk ditandatangani.
c. Naskah dinas yang telah dicetak dan ditandatangani oleh pejabat terkait kemudian dilakukan penomoran naskah dinas elektronik di central file.
Pertinggal Tembusan Naskah
Dinas net Tembusan
Pertinggal Naskah
Dinas net
Asli
d. Naskah dinas yang telah diberi nomor, kemudian naskah dinas pertinggal yang telah dicetak disimpan di Central File. Sedangkan naskah dinas asli dan naskah dinas tembusan yang berupa surat dinas yang telah dicetak disampaikan ke Bagian Arsip (Subbagian Persuratan dan Penggandaan) untuk dicap dan dikirim ke instansi terkait. Naskah dinas yang berupa peraturan, instruksi, protap, surat edaran dan keputusan setelah diberi nomor, aslinya disimpan di Bagian Hukum dan copynya diberikan kepada unit terkait. Sedangkan naskah dinas lainnya seperti berita acara dan surat perintah, pengumuman, surat kuasa dan surat keterangan setelah diberi nomor disampaikan ke Bagian Arsip (Subbagian Persuratan dan Penggandaan) untuk distempel dan disampaikan kembali ke unit kerja terkait.
2. Penggunaan E-Mail untuk Kegiatan Kedinasan 2.1. E-Mail Masuk
Unit Pengolah Bagian Arsip
Atau
Penjelasan alur kerja sistem penggunaan e-mail masuk untuk kegiatan kedinasan sebagai berikut:
a. E-mail dari luar instansi masuk ke ANRI melalui Bagian Arsip ([email protected]).
b. Bagian Arsip melakukan registrasi email ke dalam SIKD untuk kemudian dikirim ke unit pengolah terkait.
Atau
a. E-mail dari luar instansi masuk langsung ke unit pengolah, kemudian unit pengolah meneruskan e-mail (melakukan forward/fw) ke Bagian Arsip ([email protected]).
b. Bagian Arsip melakukan registrasi ke dalam SIKD.
2.2. E-Mail Keluar
Unit Pengolah Central file Bagian Arsip Instansi Luar
Penjelasan alur kerja sistem penggunaan e-mail keluar untuk kegiatan kedinasan sebagai berikut:
a. Unit Pengolah membuat e-mail keluar sesuai dengan tugas dan fungsi unit pengolahnya.
b. Unit pengolah menyampaikan email kepada central file yang terkait dengan unit pengolah yang bersangkutan untuk diregistrasi, disimpan dan dikelola ke dalam SIKD.
c. Central File mengirim email ke instansi tujuan (instansi luar) dan melakukan cc ke Bagian Arsip ([email protected]).
D. Sumber Daya
Sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan tata naskah dinas elektronik adalah sebagai berikut:
1. Infrastruktur
a. Jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik merupakan suatu sistern jaringan berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pada server.
b. Server merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan. c. Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan
jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik sehingga dapat mengakses aplikasi pada server.
d. Sistem keamanan adalah suatu sistem jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik yang menjamin infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.
2. Suprastruktur a. Kelembagaan
Struktur organisasi ANRI yang tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010, khususnya Pasal 51.
b. Ketatalaksanaan
Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Pasal 41.
c. Sumber Daya Manusia
SDM terdiri dari pengelola aplikasi yaitu yang bertanggung jawab dalam pengontrolan penomoran surat elektronik yang dapat dilakukan oleh fungsional arsiparis atau pejabat fungsional umum di Subbagian Persuratan dan Penggandaan serta pengguna aplikasi yang dilakukan oleh fungsional arsiparis atau penata arsip di Central File. Cakupan SDM ini meliputi koordinasi dengan Bagian Perlengkapan dan Rumahtangga untuk perawatan dan operasional infrastruktur.
BAB III
SPESIFIKASI SISTEM
Penerapan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini secara umum memuat beberapa spesifikasi dasar yang bersifat fungsional dan non fungsional sebagai berikut:
A. Penomoran Naskah Dinas Elektronik 1. Spesifikasi Fungsional
a. Manajemen Pengguna
a.1. Data lnduk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi manajemen data pengguna berupa penambahan data pengguna dan/atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai dengan nama petugas di Central File. Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi.
a.2. Pemberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna berupa masukan (input) pembuatan nomor naskah dinas elektronik. Dalam sistem TNDE, pengguna lain selain petugas Central File tidak dapat melakukan pembuatan nomor naskah dinas dan tidak dapat menggunakan nama petugas di Central File yang bersangkutan. Adapun dalam hal pengontrolan dan monitoring, Bagian Arsip dibantu oleh Bagian Hukum untuk mengontrol dan memonitor penomoran naskah dinas arahan yang berupa peraturan, prosedur tetap, instruksi, surat edaran dan keputusan serta pengontrolan dan monitor terhadap naskah dinas bentuk khusus yang berupa perjanjian kerjasama, surat kuasa dan berita acara penyerahan arsip statis.
a.3. Manajemen fungsional lainnya adalah pola klasifikasi sebagai sarana dasar untuk mengimplementasikan aplikasi.
b. Penomoran Naskah Dinas Elektronik
Penanganan penomoran naskah dinas elektronik adalah sebagai berikut :
b.1. Masukan (Input).
Aplikasi TNDE ini menyediakan fasilitas masukan pembuatan nomor naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
b.1.1 Penomoran Peraturan, Instruksi, Prosedur Tetap dan Surat Edaran
Penomoran peraturan, instruksi, prosedur tetap dan surat edaran, dilakukan secara berurutan dalam satu tahun. Pemberian nomor peraturan, instruksi, prosedur tetap maupun surat edaran berdasarkan tanggal ditetapkannya naskah dinas tersebut.
Data yang dicatat dalam aplikasi meliputi nomor urut, nomor peraturan/instruksi/prosedur tetap/surat edaran dan tahun, perihal, unit pengusul/pengolah, tanggal penandatanganan dan keterangan. Keterangan menerangkan tentang keberadaan naskah dinas tersebut, sudah berada di bagian hukum atau masih di unit pengusul/pengolah. Sistem menyediakan template untuk penomoran peraturan, instruksi, prosedur tetap dan surat edaran sebagai berikut:
Nomor …. TAHUN ……. Contoh: 05 TAHUN 2011 b.1.2 Penomoran Keputusan
Penomoran keputusan dilakukan secara berurutan dalam satu tahun. Pemberian nomor keputusan berdasarkan tanggal ditetapkannya keputusan tersebut.
Data yang dicatat dalam aplikasi meliputi nomor urut, unit pengusul/unit pengolah, nomor keputusan, perihal, masa berlakunya, nomor telpon unit pengusul/unit pengolah. Untuk kode klasifikasi penomoran keputusan yang berkaitan dengan tim dan ketentuan anggarannya disediakan oleh sistem secara otomatis yaitu dengan kode: HK. 01.02 dan untuk kode klasifikasi keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian seperti pengangkatan pegawai dalam jabatan struktural/funsional disediakan oleh
sistem secara otomatis dengan kode KP. Sistem menyediakan template untuk penomoran keputusan sebagai berikut:
HK.01.02 / nomor keputusan / tahun KP. ……../ nomor keputusan / tahun Contoh:
HK.01.02/217/2011 keputusan tentang tim penyusun Juklak Pengelolaan Arsip Vital ANRI
KP. 04.01/36/2011 keputusan tentang pengangkatan dalam jabatan struktural
Untuk penomoran keputusan yang lain disesuaikan dengan substansi keputusan.
b.1.3 Penomoran Surat Perintah
Penomoran surat perintah yang memiliki kesamaan perihal tetapi penandatangannya berbeda maka diberi nomor yang berbeda.
Penomoran surat perintah yang memiliki kesamaan perihal tetapi tempat atau tanggal pelaksanaannya berbeda maka diberi nomor yang berbeda.
Pemberian nomor surat perintah berdasarkan tanggal ditetapkannya surat perintah tersebut (tanggal ditetapkan surat perintah sebelum tanggal pelaksanaan) secara berurut dalam satu tahun.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat tanggal ditetapkannya surat perintah, kode klasifikasi, nomor surat perintah, hal dan Unit Pengolah/Unit Penandatangan surat. Sistem menyediakan template penomoran surat perintah sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor surat perintah / tahun Contoh: TU. 01/ 935 / 2011
b.1.4 Penomoran Surat Dinas dan Surat Undangan
Penomoran surat dinas dan surat undangan yang memiliki kesamaan dalam perihal, redaksi dan dikirim ke alamat yang berbeda maka diberi nomor yang sama.
Penomoran surat dinas dan surat undangan yang memiliki kesamaan perihal, memiliki perbedaan dalam redaksi dan dikirim ke alamat yang berbeda maka diberi nomor yang berbeda.
Pemberian nomor surat dinas dan surat undangan dilakukan berdasarkan tanggal ditandatanganinya surat tersebut secara berurut dalam satu tahun.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat kronologis tanggal saat pemberian nomor surat dinas/surat undangan sesuai dengan tanggal ditandatanganinya surat tersebut, kode klasifikasi, nomor surat dinas/surat undangan, perihal, tujuan surat dinas/undangan dan Unit pengolah/Unit penandatangan surat dinas/surat undangan. Sistem menyediakan template penomoran surat dinas/surat undangan sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor surat dinas atau surat undangan / tahun
Contoh: PK.03.03/ 985 / 2011 b.1.5. Penomoran Berita Acara
Pemberian nomor berita acara dilakukan secara kronologis dalam satu tahun sesuai dengan tanggal saat pemberian nomor/tanggal permintaan nomor berita acara.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat nomor urut, tanggal saat pemberian nomor berita acara, kode klasifikasi, nomor berita acara, tanggal pelaksanaan penandatanganan berita acara, perihal, unit pengolah/unit pengusul dan keterangan. Kode klasifikasi untuk berita acara kegiatan substantif seperti serah terima arsip statis, penyerahan mobil sadar arsip adalah HK.09. Kode klasifikasi untuk berita acara umum kegiatan fasilitatif disesuaikan dengan substansi/permasalahan yang disebutkan dalam berita
acara tersebut. Sistem menyediakan template penomoran berita acara sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor berita acara / tahun Contoh:
HK.09/23/2011 berita acara serah terima arsip statis Mahkamah Konstitusi
RT.02/28/2011 berita acara tentang serah terima pekerjaan jasa pengamanan kantor ANRI
b.1.6 Penomoran Perjanjian
Pemberian perjanjian dilakukan secara kronologis dalam satu tahun sesuai dengan tanggal saat pemberian nomor/tanggal permintaan nomor surat perjanjian.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat nomor urut, kode klasifikasi, nomor perjanjian, perihal, tanggal penandatanganan, unit pengusul/unit pengolah, keterangan. Kode klasifikasi untuk surat perjanjian kerjasama dalam negeri dan luar negeri adalah HK. 02. Kode klasifikasi untuk kontrak sesuai dengan substansi isi kontrak tersebut. Sistem menyediakan template penomoran surat perjanjian sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor perjanjian / ANRI / tahun Contoh:
HK.02/05/ANRI/2011 surat perjanjian kerjasama dalam negeri dan luar negeri RT.02/10/ANRI/2011 kontrak untuk jasa
pengamanan kantor ANRI b.1.7 Penomoran Surat Kuasa
Pemberian nomor surat kuasa dilakukan berdasarkan tanggal ditandatanganinya surat tersebut secara berurut dalam satu tahun.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat kode klasifikasi, nomor surat kuasa, perihal, unit pengolah, tahun. Sistem menyediakan template penomoran surat kuasa sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor surat kuasa / tahun Contoh: HK.08/07/2011
b.1.8 Penomoran Surat Keterangan, Sertifikat, Piagam dan STTPL. Pemberian nomor surat keterangan dilakukan berdasarkan tanggal ditandatanganinya surat tersebut secara berurut dalam satu tahun.
Penomoran surat keterangan yang berupa sertifikat maupun piagam yang memiliki kesamaan kegiatan dan tanggal yang sama serta diberikan pada orang yang berbeda maka diberi nomor yang sama.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat: kode klasifikasi, nomor surat keterangan/sertifikat/piagam, perihal, unit pengolah, tahun. Sistem menyediakan template penomoran surat keterangan sebagai berikut:
Kode klasifikasi/nomor surat keterangan atau sertifikat atau piagam / tahun
Contoh: TU.01/17/2011 b.1.9 Penomoran Pengumuman
Pemberian nomor pengumuman dilakukan berdasarkan tanggal ditandatanganinya pengumuman tersebut secara berurut dalam satu tahun.
Data yang dicatat dalam aplikasi memuat: kode klasifikasi, nomor pengumuman, perihal, unit pengolah, tahun. Sistem menyediakan template penomoran pengumuman sebagai berikut:
Kode klasifikasi /nomor pengumuman/tahun Contoh: KP.01.00/17/2011
b.1.10 Dimungkinkan template dan data yang dicatat dalam aplikasi dapat diubah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b.2. Pengontrolan
Sistem TNDE ini memungkinkan untuk melakukan pengontrolan dengan melihat input yang telah tersimpan di dalam server sebagai database secara keseluruhan dan lengkap.
b.3.Pencarian
Sistem memungkinkan untuk melakukan pencarian nomor naskah dinas berdasarkan jenis naskah dinas, perihal naskah dinas, tujuan naskah dinas, unit pengolah/unit pengusul dan tanggal pembuatan nomor naskah dinas.
2. Spesifikasi Non-Fungsional
Beberapa hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem penomoran naskah dinas adalah sebagai berikut:
a. Keamanan Aplikasi
Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan pengaksesan. Mekanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah ditentukan untuk masing-masing pengguna.
Otentikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus, misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus (captcha) ataupun security question. Dalam aksesnya aplikasi harus dijamin bahwa ;
1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentikasi. 2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya.
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara pararel. 4. Sistem akan selalu melakukan back-up data sehingga dalam
kondisi darurat/down sistem tidak akan kehilangan data yang telah tersimpan.
b. Pencatatan Log Aktivasi Pengguna
Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan untuk
pemeriksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE.
c. Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung (purge delete) terhadap penomoran naskah dinas yang telah dibuat, tetapi digunakan mekanisme flag untuk menandakan status validasi suatu nomor naskah dinas. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan yang telah ditentukan.
d. Keamanan Penyimpanan Dokumen
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa penomoran naskah dinas yang tersimpan tidak tumpang tindih dengan nomor naskah dinas yang sudah ada sebelumnya, sehingga setiap user dapat mengakses penomoran naskah dinas yang benar. Penyimpanan yang dilakukan mempertimbangkan aspek keamanan dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file.
B. Penggunaan Email untuk Kegiatan Kedinasan 1. Spesifikasi Fungsional
Data lnduk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan/atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai data Pejabat Struktural sampai dengan Eselon II.
Pemberian kewenangan mengatur pengguna email personel untuk kegiatan kedinasan dengan label @anri.go.id sampai dengan Eselon II, sebagaimana yang tercantum pada Surat Edaran Sekretaris Utama ANRI Nomor 05 Tahun 2011 tentang Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Keluar di Lingkungan ANRI bahwa pejabat ANRI yang berwenang menandatangani naskah dinas keluar di lingkungan ANRI adalah Para Pejabat Eselon I, Para Pejabat Eselon II yaitu Kepala Biro Perencanaan, Kepala Biro Umum, Inspektur, Kepala Pusat Jasa Kearsipan, Kepala Pusat Diklat Kearsipan dan Pejabat Eselon II yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatangan naskah dinas keluar sesuai bidang tugas masing-masing dari Pejabat Eselon I di atasnya melalui surat pelimpahan.
Label email personal @anri.go.id yang digunakan untuk kegiatan kedinasan tersebut dibuat berdasarkan jabatan untuk Eselon I dan unit kerja untuk Eselon II, tidak berdasarkan nama pejabatnya dan sistem yang membuatkan label email personel tersebut.
Contoh: Ka. [email protected] untuk Eselon I Biro [email protected] untuk Eselon II 2. Spesifikasi Non-Fungsional
Beberapa hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem penggunaan email personel untuk kegiatan kedinasan adalah sebagai a. Keamanan Aplikasi
Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan pengaksesan. Mekanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah ditentukan untuk masing-masing pengguna.
Otentikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus, misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus (captcha) ataupun security question. Dalam akses aplikasi adanya jaminan: 1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentikasi. 2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya.
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara pararel. b. Pencatatan Log Aktivasi Pengguna
Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan terhadap sistem. Log aktivasi ini dapat digunakan untuk pemeriksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE.
c. Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung (purge delete) terhadap email personal yang telah dibuat, tetapi digunakan mekasnisme flag untuk menandakan status validasi suatu email
personal. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan yang telah ditentukan.
d. Keamanan Penyimpanan Dokumen
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa email personal yang tersimpan tidak tumpang tindih dengan email personal yang sudah ada sebelumnya, sehingga setiap user dapat mengakses email personal yang benar. Penyimpanan yang dilakukan dengan mempertimbangkan aspek keamanan dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file.
BAB IV
PENUTUP
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan ANRI ini digunakan sebagai acuan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e- mail untuk kegiatan kedinasan. Peraturan ini juga diarahkan dalam upaya peningkatan kinerja birokrasi dan perbaikan pelayanan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance).
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
ttd M. ASICHIN
