HASIL DAN PEMBAHASAN
FormulasiBerdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, kebutuhan informasi terhadap kalender akademik menjadi salah satu bagian yang penting pada Sistem Informasi Manajemen Akademik, mengingat informasi tersebut berkaitan dengan perencanaan kegiatan akademik ke depan yang akan dilaksanakan pada tahun akademik baru.
Tenaga pengajar dalam hal ini adalah guru, perlu melakukan pendataan terhadap data nilai yang diperoleh siswa pada setiap akhir semester, data nilai tersebut selanjutnya digunakan untuk keperluan penyampaian informasi kepada siswa, pihak sekolah, dan wali kelas sebagai bahan pengisian buku rapor yang akan diberikan kepada wali murid, selain itu data nilai juga diperlukan untuk menentukan status kelanjutan studi siswa di akhir tahun akademik.
Pendataan terhadap status kehadiran siswa dilakukan oleh guru pada setiap pertemuan untuk memantau kehadiran setiap siswa yang diajar. Sedangkan untuk status pembayaran SPP siswa yang dilakukan pada setiap bulan akan digunakan untuk menentukan status keaktifan siswa selama mengikuti pendidikan. Mengingat kegiatan guru yang padat sehingga terkadang tidak memungkinkan guru untuk pergi ke sekolah, maka dari itu perlu adanya penyampaian informasi berita acara pengajaran kepada guru secara online.
Berita acara pengajaran diperlukan oleh guru pada setiap awal semester untuk mengetahui data mata pelajaran, dan data kelas yang akan diajar. Dalam data kelas yang diajar terdapat data siswa aktif yang terdaftar sebagai peserta didik sehingga dapat memudahkan guru untuk melakukan
peng-input-an maupun peng-edit-an terhadap data
nilai dan absensi.
Sebagai laporan tahunan sekolah, pada setiap akhir tahun akademik dilakukan pendataan untuk seluruh siswa yang pindah, naik kelas, tidak naik kelas, lulus atau tidak lulus. Setelah dilakukan pendataan terhadap status kelanjutan studi siswa, selanjutnya akan dilakukan peng-update-an terhadap ID kelas yang ditempati oleh masing-masing siswa. Khusus untuk siswa yang lulus, keluar maupun pindah dilakukan perubahan terhadap status siswa dari aktif menjadi nonaktif agar
tidak terdaftar lagi pada berita acara pengajaran setiap guru. Rekap jumlah siswa yang lulus dan tidak lulus diperlukan pihak sekolah untuk mengetahui jumlah angka kelulusan dan ketidaklulusan siswa setiap tahun akademik.
Perencanaan
Kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk menampilkan setiap report pada Sistem Informasi Manajemen Akademik, yaitu:
Jadwal pelajaran. Report ini membutuhkan informasi jadwal pelajaran, data mata pelajaran, dan kelas.
Berita acara pengajaran. Report ini membutuhkan informasi guru, kelas, mata pelajaran beserta jumlah pertemuannya yang akan diajarkan.
Nilai. Report ini membutuhkan informasi siswa, nilai, mata pelajaran, dan kelas. Absensi. Report ini membutukan
informasi siswa, status kehadiran, mata pelajaran, dan kelas.
Biodata, Report ini membutuhkan informasi data pribadi pengguna baik siswa maupun guru.
SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan). Report ini membutuhkan informasi siswa, kelas, dan data status pembayaran SPP.
Laporan tahunan. Report ini membutuhkan informasi siswa, kelas, dan data kelanjutan studi.
Mata pelajaran. Report ini membutukan informasi data mata pelajaran.
Jenis kelas. Report ini membutuhkan informasi data seluruh kelas yang ditempati siswa.
Kalader akademik. Report ini membutukan informasi mengenai perencanaan pelaksanaan kegiatan akademik.
Siswa. Report ini membutukan informasi data pribadi siswa, dan kelas yang ditempati siswa.
Guru. Report ini membutuhkan informasi data pribadi guru, mata pelajaran, dan level atau tingkatan kelas yang diajar.
Perancangan Content
Content berupa text digunakan untuk
mengisi setiap halaman web Sistem Informasi Manajemen Akademik. Proses dan aliran data menentukan content yang akan ditampilkan. Untuk menggambarkannya dilakukan pemodelan menggunakan DFD (Data Flow
Diagram). DFD Level 1 dan Level 2 dapat
dilihat pada Lampiran 1. Content yang ditampilkan merupakan hasil dari proses yang terdapat pada sistem. Untuk daftar proses sistem dapat dilihat pada Lampiran 2. Berdasarkan hasil formulasi dan perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya, content yang ditampilkan pada sistem ini berisi informasi mengenai kegiatan akademik. Informasi disediakan untuk setiap pengguna sesuai dengan hak aksesnya masing-masing.
Informasi yang terdapat pada pengguna admin, meliputi :
Data guru yang mengajar berisi biodata dan data akses guru.
Data siswa aktif yang terdaftar sebagai peserta didik berisi biodata dan data akses siswa.
Berita acara pengajaran berisi informasi jenis mata pelajaran dan jenis kelas yang harus diajar.
Kalender akademik berisi informasi jenis dan perencanaan waktu pelaksanaan kegiatan akademik pada setiap tahun ajaran baru.
Mata pelajaran berisi informasi rincian data seluruh mata pelajaran yang diajarkan kepada peserta didik.
Kelas berisi informasi rincian data seluruh jenis kelas yang ditempati oleh siswa mulai dari tingkat kelas VII hingga tingkat kelas IX.
Level kelas berisi informasi tingkatan kelas yang diduduki oleh siswa.
Laporan nilai berisi infomasi laporan nilai akhir siswa untuk seluruh mata pelajaran. Rekap nilai berisi informasi rincian nilai
siswa untuk setiap mata pelajaran, meliputi nilai harian, nilai tugas, nilai tengah semester, dan nilai akhir semester.
Rekap absen berisi informasi rincian dan rekap jumlah kehadiran siswa untuk setiap mata pelajaran.
Rekap laporan tahunan berisi informasi rincian dan rekap jumlah data siswa pindah, naik kelas, tinggal kelas, lulus dan tidak lulus.
Rekap SPP berisi informasi rincian data status pembayaran SPP siswa untuk setiap tahun akademik dan periode semester. Rekap jumlah data berisi informasi jumlah
data guru, siswa, jenis kelas, mata pelajaran, dan kegiatan pada kalender akademik.
Rekap buku tamu berisi komentar mengenai situs dari pengguna.
Ganti password, berisi informasi ganti
password lama admin dengan password
baru admin.
Informasi yang terdapat pada pengguna guru, meliputi :
Biodata berisi informasi data pribadi guru yang melakukan login.
Berita acara pengajaran berisi informasi jadwal pengajaran setiap guru.
Data absensi atau status kehadiran siswa aktif untuk setiap jenis kelas yang diajar. Data nilai siswa untuk setiap jenis kelas
yang diajar.
Ganti password, berisi informasi ganti
password lama guru dengan password
baru guru.
Informasi yang terdapat pada pengguna siswa, meliputi :
Jadwal pelajaran, berisi informasi waktu dan tempat kegiatan belajar mengajar untuk periode semester dan tahun akademik yang sedang berjalan.
Absensi, berisi informasi kehadiran siswa yang melakukan login untuk setiap mata pelajaran yang sedang diampuh oleh siswa berdasarkan periode semester.
Mata pelajaran, berisi informasi data seluruh mata pelajaran yang diajarkan mulai dari tingkat kelas VII hingga tingkat kelas IX.
Nilai mata pelajaran, berisi informasi rincian nilai harian, nilai tugas, nilai tengah semester, dan nilai akhir semester siswa untuk setiap mata pelajaran berdasarkan periode semester dan tahun akademik.
Laporan nilai, berisi informasi nilai siswa untuk seluruh mata pelajaran berdasarkan periode semester dan tahun akademik. SPP (Sumbangan Pembangunan
Pendidikan), berisi informasi status pembayaran SPP siswa berdasarkan periode semester dan tahun akademik. Biodata siswa, berisi informasi data diri
atau profil siswa yang melakukan login. Ganti password berisi informasi ganti
password lama siswa dengan password
baru siswa yang melakukan login.
Informasi-informasi tersebut selanjutnya disimpan dalam suatu database. Database disesuaikan dengan hasil dari tahapan formulasi dan perencanaan. Pada suatu proses kegiatan belajar mengajar yang sedang berlangsung. Siswa menempati masing-masing kelas dengan tidak ada siswa yang menempati dua kelas berbeda di tahun akademik yang sama. Setiap mata pelajaran yang diajarkan oleh guru menggunakan beberapa kelas. Jenis mata pelajaran dibedakan sesuai dengan tingkatan kelas, misalnya untuk mata pelajaran Matematika terdiri dari Matematika VII, Matematika VIII, dan Matematika IX.
Setiap mata pelajaran dipelajari dan dihadiri oleh seluruh siswa. Mata pelajaran yang terdapat pada masing-masing kelas diajar atau dibimbing oleh seorang guru yang terdaftar sebagai tenaga pengajar. Setiap guru hanya mengajar satu jenis mata pelajaran sesuai dengan bidang penguasaannya masing-masing dan menggunakan beberapa kelas. Adapun pemodelan database secara konseptual tergambar melalui ERD (Entity
Relationship Diagram) dapat dilihat pada
Gambar 3. guru pelajaran kelas siswa menempati menggunakan mengajar 1 1 1 n menghadiri n n mempelajari n n spp memiliki 1 n 1 n 1 Gambar 3. ER Diagram
Gambar 4 menunjukkan pemodelan
database secara fisik melalui relasi
keterhubungan antar tabel.
spp id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) …………... noguru(PK) bidang(FK) idlevel(FK) …………... karyawan(guru) idkelas(PK) kdlevel(FK) …………... jeniskelas kodemateri(PK) kdlevel(FK) …………... data_materi nilai id(PK) noinduk(FK) kodemateri(FK) idkelas(FK) …………... kdlevel(PK) ………. levelkelas absensi id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) kodemateri(FK) ………. laporan_tahunan id(PK) noinduk(FK) idkelas(FK) ………. siswa noinduk(PK) idkelas(FK) ………. id(PK) noguru(FK) idkelas(FK) kodemateri(FK) …………... berita acara pengajaran
Gambar 4. Keterhubungan Antar Tabel Jumlah siswa yang banyak memerlukan pembagian ke dalam beberapa kelas sesuai tingkatannya. Sehingga setiap tingkatan kelas dapat terdiri dari beberapa jenis kelas, hal ini perlu adanya penyimpanan terhadap data beberapa jenis kelas tersebut ke dalam suatu tabel yang diberi nama tabel jenis kelas. Dalam tabel jenis kelas, berisi kode kelas yang berfungsi sebagai field kunci. Data seluruh kelas dari tingkatan kelas tujuh sampai dengan kelas sembilan tersimpan dalam tabel ini sehingga perlu adanya pengelompokkan lagi sesuai dengan tingkatan kelas. Tabel level kelas merupakan tabel yang menyimpan data tingkatan kelas, berisi kode
level sebagai field kunci.
Kegiatan guru dalam mengajar suatu mata pelajaran perlu informasi jenis mata pelajaran, jenis kelas yang harus diajar, dan jadwal pengajaran, oleh karena itu berita acara pengajaran menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi guru. Data yang berhubungan dengan informasi tersebut tersimpan dalam tabel bernama berita acara pengajaran yang memiliki ID berwujud auto increment sebagai
field kunci, dalam berita acara pengajaran
tentu ada data mata pelajaran yang akan diajar.
Seluruh data mata pelajaran tersebut tersimpan dalam tabel yang bernama data
materi memiliki kode mata pelajaran sebagai
field kunci. Sedangkan untuk data jadwal
seluruh mata pelajaran setiap kelas tersimpan dalam tabel bernama jadwal pelajaran memiliki ID berwujud auto increment sebagai
field kunci.
Siswa memiliki status pembayaran SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan) setiap bulan, sehingga perlu adanya tabel untuk menyimpan data-data ini. Tabel tersebut dinamakan dengan tabel SPP, memiliki ID yang berwujud auto increment sebagai field kunci. Pada setiap akhir tahun akademik dilakukan perekapan terhadap data seluruh siswa beserta status kelanjutan studinya, untuk menyimpan data tersebut perlu adanya tabel baru. Tabel baru ini diberi nama tabel laporan tahunan, memiliki ID yang berwujud auto
increment sebagai field kunci. Sedangkan
untuk setiap akhir semester dilakukan
an terhadap data nilai. Hasil
peng-input-an data tersebut disimppeng-input-an dalam tabel bernama tabel nilai. Pada setiap pertemuan dilakukan peng-input-an terhadap data absensi. Hasil peng-input-an data absensi siswa disimpan dalam tabel bernama tabel absensi. Deskripsi tabel secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 3.
Arsitektur Web
Arsitektur web yang digunakan pada pengembangan Sistem Informasi Manajemen Akademik merupakan struktur linear.
Pengguna dalam sistem ini yaitu administrator, guru, dan siswa harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan userid dan password untuk dapat mengakses sistem ini. Diagram konteks Sistem Informasi Manajemen Akademik Berbasis Web dapat dilihat pada Gambar 5.
SIMAK ADMIN userid data akademik status login GURU SISWA password status login info akademik nilai status registrasi password userid absensi info akademik berita acara pengajaran
statusregistrasi statuslogin
userid password
Gambar 5. Diagram Konteks Sistem
Pengguna yang menggunakan sistem ini dikelompokkan menjadi tiga yaitu guru, siswa dan admin. Setiap pengguna dapat mengakses sistem ini sesuai dengan hak aksesnya. Registrasi dapat dilakukan bila belum memiliki password. Pengguna guru dan siswa yang melakukan registrasi akan memperoleh status registrasi. Karakteristik pengguna biasa dalam hal ini adalah pengguna bukan administrator yatu guru dan siswa memiliki hak akses terbatas.
Administrator memiliki wewenang khusus untuk melakukan proses pengolahan data akademik yang meliputi penambahan, peng-edit-an, dan penghapusan seluruh informasi data yang bersifat akademik. Seorang guru dapat masuk ke halamannya sendiri. untuk memperoleh informasi nilai, absensi dan berita acara pengajaran. Seorang siswa dapat masuk ke halamannya sendiri untuk memperoleh informasi akademik yang bersifat umum.
Keluaran Sistem (Production)
Keluaran dari sistem adalah informasi mengenai data yang bersifat akademik. Informasi yang ditampilkan pada sistem berupa tabel dan text. Sistem Informasi Manajemen Akademik menyediakan informasi print preview agar pengguna yang mengakses dapat mencetak informasinya. Informasi yang dapat dilakukan print preview, meliputi informasi rekap nilai, absensi, SPP, laporan tahunan, jadwal mata pelajaran, dan data mata pelajaran.
Navigasi Sistem
Navigasi merupakan bagian dari situs web yang berguna untuk memandu pengguna menjelajahi isi situs dan menghantarkan pengguna pada isi yang akan dicari. Navigasi dapat ditampilkan dalam berbagai media yaitu teks, image, atau animasi. Navigasi yang terdapat pada web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dapat digunakan oleh setiap pengguna untuk melakukan proses-proses terhadap sistem, meliputi proses-proses penambahan data, peng-edit-an data, penghapusan data, dan menampilkan informasi rekap dan rincian seluruh data akademik sesuai dengan kebutuhan. Struktur navigasi sistem secara abstrak dapat dilihat pada Gambar 6.
rapor
lihat rapor
nilai
cetak input nilai
rekap absensi
lihat absensi
rekap nilai mata pelajaran
lihat nilai
rekap SPP rekap laporan tahunan
lihat SPP lihat lapor tahunan Halaman Utama
Login Admin Login Guru
Menu Siswa
ganti password biodata SPP rapor nilai pel Login Siswa
Menu Admin
kelas siswa
guru SPP jadwal mata
pelajaran Kalender akademik hapus guru edit guru tambah
guru tambah siswa
edit siswa hapus siswa tambah kelas edit kelas hapus kelas tambah SPP edit SPP hapus SPP hapus jadwal Menu Guru ganti password biodata edit nilai berita acara pengajaran tambah nilai input nilai absensi mata pelajaran jadwal pelajaran
lihat nilai input absen lihat absen
tambah
absen edit absen
tambah jadwal tambah mapel edit jadwal edit mapel hapus mapel laporan tahunan tambah edit hapus tambah edit hapus
berita acara pengajaran
tambah berita acara edit berita acara hapus berita acara ganti password
Gambar 6. Struktur Navigasi Sistem Agar dapat mengakses setiap halaman
yang terdapat pada admin. Admin dapat masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, admin dapat mengisi userid dan password jika akan masuk ke halaman berikutnya yaitu halaman admin. Setelah itu jika login berhasil, maka admin akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen admin. Admin dapat mengakses setiap halaman yang sudah disediakan untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, pengeditan dan menampilkan rekap serta rincian data akademik.
Guru dapat mengakses sistem ini dengan masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, guru dapat mengisi userid dan
password jika akan masuk ke halaman
berikutnya yaitu halaman guru, jika login berhasil, maka guru akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen guru. Guru dapat mengakses setiap halaman yang sudah disediakan, melakukan peng-input-an data nilai dan data absensi, melihat bioadata, melihat hasil
peng-input-an nilai dan absensi yang telah
dimasukkan, sedangkan pengubahan terhadap hasil peng-input-an data nilai dan absen dapat dilakukan bila terdapat kesalahan pada
peng-input-an. Selain itu guru juga dapat melihat
berita acara pengajaran yang harus diajar serta mengganti password miliknya sendiri.
Siswa dapat masuk ke halaman login terlebih dahulu. Pada halaman login, siswa dapat mengisi userid dan password jika akan masuk ke halaman berikutnya yaitu halaman siswa. Setelah berhasil login siswa akan masuk ke halaman utama web SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dengan menu manajemen siswa. Siswa dapat memperoleh informasi akademik yang bersifat umum, meliputi data jadwal pelajaran, data seluruh mata pelajaran mulai dari kelas VII hingga kelas IX, laporan nilai akhir seluruh mata pelajaran, rincian nilai seluruh mata pelajaran, status pembayaran SPP, biodata dan absensi.
Antarmuka Sistem
Antarmuka sistem ini secara umum terdiri empat bagian pada Gambar 7, yaitu: bagian teratas, bagian terbawah, bagian samping, dan
bagian tengah. Bagian samping digunakan untuk navigasi. Bagian teratas adalah bagian
header sekaligus terdapat menu pilihan. Menu
pilihan tersebut merupakan menu untuk menuju ke halaman login setiap pengguna. Halaman utama dan isi terdapat pada bagian tengah. Bagian terbawah digunakan untuk
footer. Pada halaman utama sistem menu
bagian teratas terdiri dari menu login admin, menu login guru dan menu login siswa. Menu tambahan bagian samping terdiri dari kalender, menu buku tamu, dan menu untuk menuju ke alamat website yang terkait, Sedangkan menu bagian tengah berisi informasi kalender akademik.
Logo,header, dan menu
Content
Footer
Menu tambahan
Logo,header, dan menu
Content
Footer
Menu tambahan
Gambar 7. Sketsa Antarmuka Sistem
Pembuatan Halaman
Pembuatan halaman merupakan hasil dari tahap proses perancangan pada sistem secara keseluruhan. Tampilan situs dalam sistem ini dibagi menjadi tiga bagian yang berbeda. Pada tampilan halaman untuk admin, terdapat menu untuk melakukan menajemen data akademik dan melihat rekap seluruh data akademik, meliputi data guru, siswa, jenis kelas, mata pelajaran, berita acara pengajaran, jadwal pelajaran, kalender akademik, nilai, rapor, absensi, dan SPP (Sumbangan Pembangunan Pendidikan), seperti dapat dilihat pada Gambar 8 sebagai berikut :
Gambar 8. Halaman Menu Admin Tampilan halaman untuk report nilai dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Halaman Report Nilai Tampilan halaman untuk report status pembayaran SPP siswa dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Halaman Report SPP Tampilan halaman secara lengkap dapat dilihat pada panduan penggunaan sistem yang disajikan pada Lampiran 4.
Pengujian dan Evaluasi
Konsep kualitas menjadi faktor yang sangat penting bagi kepuasan pengguna dan juga pengembang. Untuk mencapai suatu kualitas yang diharapkan tentu perlu adanya strategi pengujian terhadap sistem yang dikembangkan. Pengujian yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Berbasis Web ini adalah dengan menggunakan metode black box testing, dalam metode ini yang diuji adalah masukan dan keluarannya untuk menentukan apakah masukan yang diberikan dapat memberikan keluaran sesuai dengan yang diharapkan untuk keseluruhan unit fungsi pada sistem. pengujian dapat dilihat pada Lampiran 5.
