KAJIAN AKADEMIS
KELEMBAGAAN
PUSAT DATA DAN SARANA
INFORMATIKA
KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN
INFORMATIKA REPUBLIK INDONESIA
<Nama Satuan Kerja>
PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA
SEKRETARIAT JENDERAL
JAKARTA
2016
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan naskah akademis tentang kajian kelembagaan Pusat Data dan Sarana Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan baik.
Kajian kelembagaan Pusat Data dan Sarana Informatika dilakukan untuk mendukung program prioritas pemerintah (Nawacita) dan RPJMN 2015-2019 serta menjalankan peran sebagai Chief Information Officer (CIO) Kementerian Komunikasi dan Informatika. Untuk dapat menjalankan peranan sebagai CIO Kementerian Komunikasi dan Informatika, perlu dilakukan penyesuaian terhadap organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika yang akan dijabarkan dalam naskah akademis ini agar dapat dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) tentang kebutuhan terhadap perubahan organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika yang baru.
Dalam kajian ini akan dibahas tentang analisis kondisi saat ini, baik keadaan Pusat Data dan Sarana Informatika maupun struktur organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika, serta rancang bangun kelembagaan yang mengacu pada analisis kondisi saat ini.
Terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuannya sehingga Naskah Akademis Kajian Kelembagaan Pusat Data dan Sarana Informatika dapat disajikan.
Jakarta, Januari 2016 Kepala Pusat Data dan Sarana Informatika
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... I DAFTAR ISI ... II DAFTAR GAMBAR ... IV DAFTAR TABEL ... V DAFTAR LAMPIRAN ... VI BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 LATARBELAKANG ... 1 1.2 PERMASALAHAN ... 2 1.3 TUJUAN ... 3 1.4 RUANGLINGKUP ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 TATAKELOLATI(ITGOVERNANCE) ... 5
2.2 COBIT5 ... 6
2.2.1 PRINSIP (PRINCIPLES) COBIT 5 ... 8
2.2.2 MODEL REFERENSI PROSES (PROCESS REFERENCE MODEL) ... 14
BAB III METODOLOGI ... 19
3.1 TAHAPANKAJIAN(ALURPIKIR) ... 19
3.2 POLAPIKIR ... 23
3.3 METODEPENGUMPULANDATA ... 26
BAB IV ANALISIS KONDISI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SAAT INI ... 27
4.1 FUNGSITI(ITFUNCTION) ... 27
4.1.1 KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA ... 29
4.1.2 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA ... 30
4.1.3 PERANAN PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SEBAGAI FUNGSI TI TERHADAP PROSES BISNIS (ROLE OF IT FUNCTION IN RELATION TO BUSINESS)... 34
4.2 KONDISILAYANANPUSATDATADANSARANAINFORMATIKA ... 36
iii
4.2.2 LAYANAN SISTEM PRESENSI ELEKTRONIK ... 38
4.2.3 SARAN PENGGUNA ... 40
4.3 PEMERINGKATANE-GOVERNMENTINDONESIA(PEGI) ... 42
4.4 KESIMPULANKEADAANPUSATDATADANSARANAINFORMATIKASAAT INI ... 45
BAB V RANCANG BANGUN KELEMBAGAAN ... 47
5.1 ANALISISSTRUKTURORGANISASIPUSATDATADANSARANA INFORMATIKASAATINI ... 48
5.1.1 ANALISIS KEBUTUHAN ... 48
5.1.1.1 DOMAIN TATA KELOLA ... 49
5.1.1.2 DOMAIN MANAJEMEN ... 52
5.1.2 PEMETAAN (MAPPING) DOMAIN COBIT 5 DENGAN STRUKTUR ORGANISASI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SAAT INI 67 5.2 KONSEPSTRUKTURORGANISASIPENGELOLATIPERUSAHAAN ... 80
5.2.1 MODEL STRUKTUR ORGANISASI TI PERUSAHAAN ... 80
5.2.2 ARSITEKTUR STRUKTUR ORGANISASI TI PERUSAHAAN ... 84
5.3 ARSITEKTURSTRUKTURORGANISASIPUSATDATADANSARANA INFORMATIKA ... 86
5.4 ANALISISSTRUKTURORGANISASIPUSATDATADANSARANA INFORMATIKAYANGBARU ... 89
5.4.1 LAYOUT STRUKTUR ORGANISASI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA ... 90
5.4.2 USULAN STRUKTUR ORGANISASI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA ... 95
5.4.3 PEMETAAN (MAPPING) DOMAIN COBIT 5 TERHADAP USULAN STRUKTUR ORGANISASI PDSI YANG BARU ... 102
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 104
6.1 KESIMPULAN ... 104
6.2 SARAN... 106
iv
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR2.1. EVOLUSICOBIT. ... 7
GAMBAR2.2. PRINSIPCOBIT5(ISACA,2012). ... 8
GAMBAR2.3. VALUE CREATION(ISACA,2012)... 9
GAMBAR2.4. GOALS CASCADEOVERVIEW(ISACA,2012). ... 10
GAMBAR2.5. COBIT5 ENABLERS(ISACA,2012). ... 13
GAMBAR2.6. KEY AREASDARITATAKELOLADANMANAJEMEN(ISACA, 2012). ... 15
GAMBAR2.7. PROCESS REFERENCEMODELCOBIT5(ISACA,2013). ... 18
GAMBAR 3.1. ALUR PIKIR KAJIAN……….22
GAMBAR3.2. POLAPIKIRKAJIAN. ... 26
GAMBAR 4.1. STRUKTUR ORGANISASI KEMKOMINFO (PERMEN KOMINFO NO. 17/2010)……….29
GAMBAR4.2. STRUKTURORGANISASIPUSATDATADANSARANA INFORMATIKA(PERMENKOMINFONO.17/2010). ... 33
GAMBAR4.3. ROLE OFITFUNCTIONSINRELATIONTOBUSINESS (GOTTSCHALK,2004). ... 34
GAMBAR4.4. TINGKATKEPUASANRESPONDENTERHADAPKECEPATAN LAYANANAKSESINTERNET. ... 37
GAMBAR4.5. TINGKATKEPUASANRESPONDENTERHADAPLAYANAN PETUGASHELPDESKAKSESINTERNET. ... 38
GAMBAR4.6. PENGGUNAANAPIK. ... 39
GAMBAR4.7. KEPUASANRESPONDENTERHADAPSISTEMPRESENSI……. 39
GAMBAR4.8. PENILAIANKEPUASANRESPONDENTERHADAPPETUGAS HELPDESKPRESENSIELEKTRONIK. ... 40
GAMBAR4.9. SARANPENGGUNAPADALAYANANAKSESINTERNET. ... 41
GAMBAR4.10. SARANPENGGUNATERHADAPLAYANANAPIK. ... 42
GAMBAR 5.1. HASIL ANALISIS DAN PEMETAAN (MAPPING) DOMAIN COBIT 5 PADA STRUKTUR ORGANISASI PDSI SAAT INI………..………79
GAMBAR5.2. MODELSTRUKTURORGANISASIPENGELOLATI PERUSAHAAN. ... 83
GAMBAR5.3. ARSITEKTURSTRUKTURORGANISASIPENGELOLATI PERUSAHAAN. ... 85
GAMBAR5.4. ARSITEKTURSTRUKTURORGANISASIPUSATDATADAN SARANAINFORMATIKA. ... 88
GAMBAR5.5. SALAHSATUPOLADASARSTRUKTURORGANISASIK/LN YANGDIGUNAKANKEMKOMINFO (HTTP://WWW.MENPAN.GO.ID/NEWS-TICKER/2183). ... 91
GAMBAR5.6. LAYOUTSTRUKTURORGANISASIPDSIYANGBARU. ... 94
GAMBAR5.7. USULANSTRUKTURORGANISASIPDSIYANGBARU. ... 96
GAMBAR5.8. PEMETAANDOMAINCOBIT5PADAUSULANSTRUKTUR ORGANISASIPDSIYANGBARU. ... 103
v
DAFTAR TABEL
TABEL4.1.SEPULUHBESARKEMENTERIANDENGANNILAIPEGITERBAIK TAHUN2013 ... 44 TABEL4.2.SEPULUHBESARKEMENTERIANDENGANNILAIPEGITERBAIK
TAHUN2014 ... 44 TABEL4.3.SEPULUHBESARKEMENTERIANDENGANNILAIPEGITERBAIK
TAHUN2015 ... 45 TABEL 5.1. ANALISIS KONDISI STRUKTUR ORGANISASI PDSI SAAT INI
vi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1. ANALISIS STRUKTUR ORGANISASI PDSISAAT INI DAN YANG BARU DENGAN
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pengembangan e-government merupakan sarana penyelenggaran fungsi pemerintahanan dan layanan publik, artinya menyelenggarakan roda pemerintahan dengan bantuan (memanfaatkan) Teknologi Informasi (TI). Pengembangan e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan TI.
Pada hakikatnya, tujuan penyelenggaraan negara dengan tata pemerintahan yang baik (good governance) adalah tercapainya kondisi pemerintahan yang dapat menjamin kepentingan/pelayanan publik secara seimbang dengan melibatkan kerjasama antar semua komponen pelaku (stakeholder). E-government adalah birokrasi digital yang selain berfokus pada masyarakat, juga akan berdampak pada efisiensi dan kualitas pelayanan yang lebih baik.
Pusat Data dan Sarana Informatika, selanjutnya disingkat PDSI, adalah suatu institusi pemerintah setingkat eselon II di Kementerian Komunikasi dan Informatika yang berdasarkan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 17 Tahun 2010 merupakan unsur pendukung pelaksanaan tugas Kementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Komunikasi dan Informatika melalui Sekretaris Jenderal.
Dalam rangka pelaksanaan layanan publik untuk mendukung program prioritas pemerintah (Nawacita) serta RPJMN 2015-2019 yaitu mewujudkan tersedianya layanan e-government yang terintegrasi dan
2
aman, khususnya di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika, maka dirasakan perlu melakukan kajian terhadap organisasi PDSI guna mengantisipasi lingkungan strategis yang berkembang, seperti terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan dan perubahan TI serta peran TI menjadi lebih strategis, dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia. Karenanya, pimpinan pengelola TI Kementerian Komunikasi dan Informatika harus terus-menerus meninjau ulang dan mengoptimalkan struktur organisasi TI PDSI dan menyesuaikannya dengan perubahan-perubahan strategis serta sesuai dengan struktur organisasi pengelola TI perusahaan/kementerian yang melaksanakan tata kelola TI dan aktivitas-aktivitas daur hidup TI (IT life
cycle).
Penguatan terhadap implementasi e-government Kementerian Komunikasi dan Informatika dilakukan dengan dibentuknya Komite TIK dan Pejabat Pengelola TI (Chief Information Officer) Kementerian Komunikasi dan Informatika, yang menjadi tanggung jawab dan melekat di PDSI. Karenanya untuk dapat menjalankan peranan sebagai Chief
Information Officer Kementerian Komunikasi dan Informatika, perlu
dilakukan penyesuaian terhadap organisasi PDSI agar sesuai dengan organisasi pengelola TI perusahaan/kementerian yang melaksanakan aktivitas-aktivitas daur hidup TI. Penyesuaian tersebut akan dijabarkan dalam kajian naskah akademis ini, agar dapat dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) tentang kebutuhan perubahan organisasi PDSI yang baru dan seharusnya.
1.2 PERMASALAHAN
Berbagai kendala masih terjadi dalam pengelolaan TI yang dilakukan oleh PDSI. Beberapa temuan seperti belum adanya integrasi data antar unit-unit kerja di Kemkominfo, belum adanya fungsi kontrol TI dan belum adanya manajemen risiko menunjukan masih lemahnya pengelolaan TI yang dilakukan oleh PDSI. Selain itu, dengan dikeluarkannya 2 (dua)
3
buah regulasi penunjang implementasi tata kelola TI di lingkungan Kemkominfo yaitu Keputusan Menteri Kominfo Nomor 1155 tahun 2015 tentang Pembentukan Komite Teknologi Informasi Kementerian Komunikasi dan Informatika, dan Keputusan Menteri Kominfo Nomor 1156 tahun 2015 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Teknologi Informasi Kementerian Komunikasi dan Informatika, memerlukan proses/aktivitas yang merupakan daur hidup TI yang harus dilakukan oleh PDSI sebagai organisasi pengelola TI di Kementerian Komunikasi dan Informatika, sementara struktur organisasi PDSI saat ini masih jauh dari struktur organisasi pengelola TI seharusnya yang menjalankan aktvitas/proses daur hidup TI end to end.
Melihat masih adanya kelemahan dalam struktur organisasi PDSI saat ini maka timbul pertanyaan bagaimana struktur organisasi PDSI
seharusnya sehingga dapat melakukan pengelolaan
aktivitas/proses daur hidup TI dan melaksanakan tata kelola TI yang baik? Guna menjawab permasalahan tersebut maka dilakukan
kajian kelembagaan struktur organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika agar menjadi struktur organisasi pengelola TI organisasi yang seharusnya.
1.3 TUJUAN
Tujuan dari kajian kelembagaan PDSI adalah:
1. Mengetahui keadaan struktur organisasi PDSI saat ini sebagai organisasi pengelola TI Kementerian Komunikasi dan Informatika; 2. Mendapatkan gambaran yang lengkap tentang kebutuhan dan
strategi pengembangan kelembagaan PDSI sebagai organisasi pengelola TI Kementerian Komunikasi dan Informatika;
3. Melihat tantangan kedepan terhadap perkembangan lingkungan strategis Kementerian Komunikasi dan Informatika; dan
4
4. Mendapatkan usulan rekomendasi serta langkah-langkah yang perlu diambil dalam membangun kelembagaan PDSI sebagai Fungsi TI yang efektif dan efisien yang mengelola aktivitas-aktivitas daur hidup TI sehingga dapat memberikan kontribusi yang maksimal.
1.4 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari kajian kelembagaan PDSI adalah:
1. Kajian ini hanya mengkaji mengenai struktur organisasi PDSI sebagai pengelola TI di lingkungan internal Kementerian Komunikasi dan Informatika dan tidak membahas struktur organisasi Kementerian Komunikasi dan Informatika secara luas.
2. Kajian ini hanya sampai pada identifikasi dan usulan struktur organisasi PDSI yang sesuai dengan struktur organisasi pengelola TI perusahaan/kementerian dan tidak sampai pada pendefinisian nama jabatan (job titles)/analisis jabatan dan standar kompetensi jabatan yang mengikuti usulan struktur organisasi tersebut.
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 TATA KELOLA TI (IT GOVERNANCE)
Menurut Information Technology Governance Institute (ITGI) (2000), tata kelola TI adalah tanggung jawab dari dewan direksi (board of
directors) dan manajemen eksekutif. Tata kelola TI adalah bagian yang
tidak terpisahkan dari tata kelola perusahaan (corporate governance) dan terdiri dari kepemimpinan (leadership), struktur organisasi dan proses yang memastikan bahwa organisasi TI mendukung dan memperluas strategi dan tujuan organisasi. Berdasarkan definisi tersebut dapat diketahui bahwa tata kelola TI memiliki keterkaitan yang erat dengan tata kelola perusahaan.
Van Grembergen (2004) menyatakan bahwa tata kelola TI adalah kapasitas organisasi yang harus diperhatikan, tidak hanya oleh dewan direksi namun juga oleh manajemen eksekutif dan manajemen TI, untuk mengendalikan formulasi dan implementasi strategi TI, guna menjamin berpadunya bisnis dan TI. Pernyataan tersebut menyiratkan bahwa tata kelola perusahaan seharusnya menentukan tata kelola TI, begitu pula sebaliknya, TI seharusnya mampu memberikan peluang bagi perkembangan organisai dan menyediakan masukan yang penting bagi rencana strategis organisasi.
Definisi lain mengenai tata kelola TI adalah seperti yang dinyatakan oleh Peter Weill dan Joanne W Ross, peneliti dari Centre for Information
System Research (CISR) MIT Sloan School of Management. Weill and Ross
(2004) mendefinisikan bahwa tata kelola TI menentukan/menetapkan hak-hak keputusan dan kerangka kerja (framework) yang dapat dipertanggungjawabkan (accountability) untuk mendorong pola kerja yang diinginkan (desirable behavior) dalam pemanfaatan TI. Pengertiannya adalah tata kelola bukan tentang cara mengambil keputusan, tetapi
6
tentang siapa yang secara sistematis melakukan dan memberikan pendapat pada pengambilan keputusan dengan menerapkan mekanisme yang mendorong perilaku yang selaras dengan misi, strategi, nilai, norma, dan budaya perusahaan.
Walaupun definisi-definisi dan pernyataan-pernyataan tata kelola tersebut berbeda di beberapa aspek, terdapat isu yang sama yaitu tata kelola TI merupakan struktur bagaimana organisasi menyelaraskan strategi TI dengan strategi bisnis, agar organisasi tetap berada pada jalurnya, untuk mencapai strategi dan tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan TI; dan mengimplementasikan cara yang baik untuk menghitung performa TI; serta adanya tanggung jawab utama dari dewan direksi. Tata kelola TI merupakan satu kesatuan sukses dengan perusahaan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi proses-proses organisasi.
2.2 COBIT 5
Tata kelola TI menggabungkan best practices dari perencanaan dan pengorganisasian TI, membangun dan mengimplementasikan TI, delivery dan support TI, serta memonitor kinerja TI untuk memastikan bahwa informasi perusahaan dan teknologi yang berhubungan mendukung tujuan organisasi.
Salah satu best practices tata kelola TI yang merupakan tool yang digunakan untuk mengefektifkan implementasi tata kelola TI adalah
Control Objective for Information-related Technology (COBIT). COBIT adalah
kerangka kerja untuk mengembangkan, melaksanakan, memantau dan meningkatkan tata kelola TI dan praktik-praktik (practices) manajemen (kerangka kerja yang komprehensif yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya dan memberikan nilai melalui tata kelola dan manajemen TI perusahaan yang efektif) (ISACA, 2012).
Kerangka kerja COBIT diterbitkan oleh Information Technology
7
Association (ISACA). Tujuan dari kerangka kerja ini adalah untuk
memberikan bahasa yang umum kepada para eksekutif bisnis untuk berkomunikasi satu sama lain mengenai tujuan, sasaran dan hasil.
Versi asli COBIT, yang diterbitkan pada tahun 1996, difokuskan terutama pada audit, sedangkan versi terbaru COBIT, yang diterbitkan pada tahun 2012 (COBIT 5), menekankan nilai bahwa tata kelola TI dapat menyajikan kesuksesan bisnis perusahaan dan juga mencakup mengenai manajemen risiko perusahaan. COBIT 5 membantu perusahaan untuk menciptakan nilai TI yang optimal dengan mempertahankan keseimbangan antara mewujudkan manfaat, mengoptimalkan tingkat risiko, dan penggunaan sumber daya. Evolusi dari COBIT dapat dilihat pada Gambar 2.1.
8
2.2.1 Prinsip (Principles) COBIT 5
COBIT 5 berdasarkan atas 5 prinsip utama untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan (Gambar 2.2). Lima prinsip COBIT 5 adalah sebagai berikut (ISACA, 2012):
Gambar 2.2. Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2012).
1. Prinsip 1: Memenuhi Kebutuhan Stakeholder (Meeting
Stakeholder Needs)
Perusahaan ada untuk menciptakan nilai bagi para stakeholder dengan cara mempertahankan/menjaga keseimbangan antara memberikan manfaat, mengoptimalkan tingkat risiko, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya (Gambar 2.3).
COBIT 5 menyajikan semua proses yang dibutuhkan dan pemungkin-pemungkin lainnya untuk menunjang/mendukung penciptaan nilai bisnis melalui penggunaan TI.
Keinginan-keinginan stakeholder harus ditransformasikan/ diterjemahkan menjadi strategi perusahaan.
9
COBIT 5 bertujuan menurunkan (cascading) keinginan-keinginan
stakeholder menjadi tujuan-tujuan spesifik yang dapat
dilaksanakan dan dikustomisasi dalam konteks perusahaan dan berdasarkan/berorientasi TI (Gambar 2.4).
Keuntungan dari proses penurunan (cascading) keinginan-keinginan stakeholder tersebut adalah adanya pendefinisian dari prioritas-prioritas implementasi, perbaikan dan jaminan dari tata kelola TI perusahaan berdasarkan tujuan strategis perusahaan dan risiko yang terkait.
10
Gambar 2.4. Goals Cascade Overview (ISACA, 2012).
2. Prinsip 2: Meliputi Perusahaan dari Ujung ke Ujung (Covering the
Enterprise End-to-end)
COBIT 5 mengintegrasikan tata kelola TI ke dalam tata kelola perusahaan.
COBIT 5 mencakup semua fungsi dan proses dalam perusahaan; COBIT 5 tidak hanya fokus pada IT Function namun juga memperlakukan informasi dan teknologi, yang terkait sebagai aset, sebagai hal yang perlu diperhitungkan, sama seperti aset lainnya, oleh setiap orang dalam perusahaan.
Informasi adalah salah satu kategori dari enabler COBIT 5. Model COBIT 5 mendefinisikan enabler yang memungkinkan setiap
11
lengkap untuk informasi dan daur hidup pemrosesan informasi, sehingga menghubungkan antara bisnis dan kebutuhan untuk informasi yang memadai dan IT function, dan mendukung fokus bisnis dan konteks.
3. Prinsip 3: Menerapkan Kerangka Kerja yang Satu dan Terpadu (Applying a Single, Integrated Framework)
COBIT 5 merupakan kerangka kerja tunggal dan terintegrasi karena: COBIT 5 sejalan dengan kerangka kerja dan standar yang relevan
dan terbaru lainnya, sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan COBIT 5 sebagai tata kelola menyeluruh dan pemersatu kerangka kerja manajemen.
COBIT 5 mengintegrasikan semua pengetahuan (knowledge) yang sebelumnya tersebar dalam beberapa kerangka kerja ISACA yang berbeda. ISACA telah melakukan penelitian mengenai bidang tata kelola perusahaan selama bertahun-tahun dan telah mengembangkan kerangka kerja seperti COBIT, VAL IT, Risiko TI, BMIS, publikasi dewan pengarah dalam tata kelola, dan ITAF untuk memberikan bimbingan dan pedoman/bantuan kepada perusahaan. COBIT 5 mengintegrasikan semua pengetahuan tersebut.
4. Prinsip 4: Memungkinkan Pendekatan Secara Keseluruhan/ Holistik (Enabling a Holistic Approach)
COBIT 5 Enablers:
Enabler adalah faktor-faktor yang secara individu dan kolektif
mempengaruhi apakah sesuatu akan bekerja - dalam hal ini adalah tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Enabler dikontrol oleh penurunan (cascading) tujuan, sebagai contoh tujuan terkait TI dalam level yang lebih tinggi mendefinisikan apa saja yang harus dicapai oleh enabler yang berbeda.
12
Kerangka kerja COBIT 5 menjelaskan 7 kategori enabler (Gambar 2.5), yaitu:
a. Prinsip, kebijakan dan kerangka kerja adalah kendaraan untuk menerjemahkan perilaku yang diinginkan ke dalam panduan praktis untuk manajemen sehari-hari.
b. Proses menggambarkan sekumpulan praktek yang terorganisir, dan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan sekumpulan output dalam mendukung pencapaian keseluruhan tujuan TI.
c. Struktur Organisasi adalah entitas kunci pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan.
d. Budaya, etika dan perilaku individu dan perusahaan yang sangat sering diremehkan merupakan faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan manajemen.
e. Informasi meluas di seluruh perusahaan dan mencakup semua informasi yang dihasilkan dan digunakan oleh perusahaan. Informasi diperlukan untuk menjaga perusahaan agar dapat berjalan dan dikelola dengan baik, namun pada level operasional, informasi sering menjadi produk kunci dari perusahaan itu sendiri.
f. Layanan, infrastruktur dan aplikasi termasuk infrastruktur, teknologi dan aplikasi menyediakan perusahaan akan pemrosesan dan layanan TI.
g. Orang, keterampilan dan kompetensi dihubungkan dengan orang-orang dan diperlukan untuk menyelesaikan semua aktivitas yang sukses dan untuk membuat keputusan yang benar dan melakukan tindakan-tindakan korektif.
13
Gambar 2.5. COBIT 5 Enablers (ISACA, 2012).
5. Prinsip 5: Memisahkan Tata Kelola dari Manajemen (Separating
Governance From Management)
Kerangka kerja COBIT 5 membuat perbedaan yang jelas antara tata kelola dan manajemen. Tata kelola dan manajemen mencakup berbagai jenis kegiatan yang berbeda, membutuhkan struktur organisasi yang berbeda dan menyajikan tujuan-tujuan yang berbeda. Perbedaan utama antara tata kelola dan manajemen dalam COBIT 5 adalah sebagai berikut:
a. Tata Kelola (Governance)
Tata kelola memastikan bahwa kebutuhan/keinginan
stakeholder, kondisi dan pilihan, dievaluasi untuk menentukan
keseimbangan, setuju pada tujuan perusahaan yang ingin dicapai; menetapkan arah melalui prioritas dan pengambilan keputusan; dan memantau kinerja dan kepatuhan terhadap arah dan tujuan yang disepakati.
14
b. Manajemen (Management)
Kegiatan-kegiatan manajemen: perencanaan (plan), pembangunan/pengembangan (build), operasional (run) dan pemantauan/monitor (monitor) selaras dengan arah yang ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi tata kelola dan manajemen tersebut di atas, jelas bahwa tata kelola dan manajemen terdiri dari berbagai jenis kegiatan yang berbeda, dengan tanggung jawab yang berbeda; namun, mengingat peran tata kelola - untuk mengevaluasi, mengarahkan dan memonitor - sekumpulan interaksi diperlukan antara tata kelola dan manajemen untuk menghasilkan suatu sistem pemerintahan yang efisien dan efektif.
2.2.2 Model Referensi Proses (Process Reference Model)
COBIT 5 tidak bersifat menentukan melainkan menganjurkan bahwa organisasi dapat mengimplementasikan proses-proses tata kelola dan manajemen seperti key areas yang dapat dilihat pada Gambar 2.6.
COBIT 5 meliputi model referensi proses (process reference model), yang mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah proses tata kelola dan manajemen. Model referensi proses mewakili semua proses yang biasanya ditemukan di suatu perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan TI, menyediakan model referensi umum yang dapat dipahami dalam operasional TI dan oleh manajer bisnis. Model proses yang diusulkan adalah lengkap, komprehensif, tetapi bukan satu-satunya model proses. Setiap perusahaan harus menentukan kumpulan prosesnya sendiri, dengan mempertimbangkan situasi tertentu (ISACA, 2012).
15
Gambar 2.6. Key Areas dari Tata Kelola dan Manajemen (ISACA, 2012).
Model referensi proses (process reference model), sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 2.7, membagi proses TI perusahaan menjadi dua area utama aktivitas (ISACA, 2013) yaitu:
1. Tata Kelola (Governance)
Area ini merupakan area evaluate, direct and monitor di tingkat
stakeholder:
a. Area/domain ini terdiri dari 5 proses tata kelola; dalam setiap proses, praktek evaluasi (evaluate), mengarahkan (direct) dan pengamatan (monitor) (EDM) didefinisikan.
b. Proses Evaluate, Direct dan Monitor (EDM) berhubungan dengan tujuan (objectives) dari tata kelola para stakeholder – memberikan manfaat, mengoptimalkan tingkat risiko, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya – dan mencakup praktik dan aktivitas yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan-pilihan strategi, menyajikan/memberikan arah TI dan memonitor hasil.
16
c. Proses tata kelola memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai dengan mengevaluasi kebutuhan stakeholder, kondisi dan pilihan; menetapkan arah melalui prioritas dan pengambilan keputusan; dan pemantauan kinerja, kepatuhan dan kemajuan terhadap arah dan tujuan yang disepakati (EDM). 2. Manajemen (Management)
Area ini terdiri dari 4 domain yaitu: perencanaan (plan), pembangunan/pengembangan (build), pelaksanaan/operasional (run) dan pengamatan (monitor) (PBRM). Domain-domain tersebut menyajikan cakupan TI dari ujung ke ujung. Aktivitas-aktivitas PBRM selaras dengan sekumpulan arah dari domain tata kelola (governance) untuk mencapai tujuan perusahaan.
a. Align, Plan and Organise (APO)
Menyajikan arah bagi solusi keluaran/penyajian proses-proses Build, Acquire and Implement (BAI) dan Deliver,
Service and Support (DSS).
Domain ini mencakup strategi dan taktik, serta identifikasi cara terbaik bagaimana TI dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis.
Realisasi dari visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan dan dimanajemen untuk perspektif yang berbeda.
b. Build Acquire and Implement (BAI)
Menyajikan solusi dan meneruskannya menjadi layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi,
dikembangkan atau diperoleh sama baiknya dengan diimpementasikan dan diintegrasikan dengan proses bisnis. Perubahan-perubahan dan pemeliharaan dari sistem yang
17
memastikan/menjamin bahwa solusi berlanjut untuk terus memenuhi tujuan bisnis.
c. Deliver, Service and Support (DSS)
Menerima solusi dan menjadikannya dapat digunakan oleh pengguna.
Domain ini berkenaan dengan penyajian aktual dan dukungan untuk layanan-layanan yang dibutuhkan, mencakup penyajian layanan, manajemen keamanan dan kelangsungan layanan, dukungan layanan untuk pengguna, dan manajemen fasilitas data dan operasional.
d. Monitor, Evaluate and Assess (MEA)
Melakukan pengamatan/monitor semua proses untuk memastikan/menjamin bahwa arah-arah pelaksanaan layanan dilakukan.
Semua proses TI perlu dinilai secara reguler untuk mengetahui kualitas dan kesesuaian dengan persyaratan (requirements).
Domain ini menunjukan manajemen performa, memonitor kontrol internal, dan kesesuaian dengan peraturan dan tata kelola.
18
19
BAB III METODOLOGI
3.1 TAHAPAN KAJIAN (ALUR PIKIR)
Secara garis besar, kajian ini mendeskripsikan bagaimana usulan struktur organisasi PDSI yang baru. Metodologi kajian yang digunakan adalah kualitatif. Rincian tahapan kajian ini, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.1, adalah sebagai berikut:
1. Perumusan Masalah
Pada tahap ini dilakukan pendefinisian permasalahan kajian dan merumuskan pertanyaan kajian (research question).
2. Studi Literatur
Pada tahap ini dilakukan studi literatur terhadap literatur yang akan digunakan dalam kajian, diantaranya yaitu konsep-konsep tata kelola TI dan COBIT 5 sebagai salah satu kerangka kerja Tata Kelola TI yang kuat. Pada tahap ini juga dilakukan pembelajaran materi dari literatur/referensi tersebut.
3. Studi Dokumen
Pada tahap ini dilakukan studi dokumen-dokumen (data sekunder) yang diperlukan di dalam kajian, diantaranya yaitu studi terhadap struktur organisasi formal PDSI.
4. Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk proses menghasilkan struktur organisasi PDSI yang baru. Pengumpulan data yang dilakukan adalah dari hasil survei kepuasan pengguna atas layanan yang disajikan oleh PDSI dan hasil pemeringkatan e-government tahun 2013-2015. Selain itu juga dilakukan pengumpulan data/informasi melalui observasi mengenai
20
tata kelola TI yang dilaksanakan PDSI dan proses bisnis setiap bidang/sub bidang PDSI yang ada saat ini.
5. Analisis Kondisi PDSI Saat Ini
Pada tahap ini dilakukan analisis untuk mengetahui keadaan PDSI saat ini (kajian kondisi saat ini). Proses dan analisis yang dilakukan adalah mengkaji keadaan PDSI saat ini dalam hal tata kelola TI yaitu PDSI sebagai fungsi TI (IT Function) Kemkominfo, analisis layanan yang disajikan oleh PDSI (analisis survei kepuasan pegawai) dan analisis hasil Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) Kemkominfo tahun 2013-2015. Hasil analisis akan menunjukan keadaan tata kelola TI di PDSI saat ini.
6. Analisis Struktur Organisasi PDSI Saat Ini
Pada tahap ini dilakukan analisis untuk mengetahui keadaan struktur organisasi PDSI saat ini. Analisis yang dilakukan ada 2 macam yaitu:
a. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menentukan keadaan ideal dari fungsi TI sebuah organisasi yang mencakup seluruh daur hidup TI, dalam hal ini adalah untuk mengetahui keadaan dari struktur organisasi PDSI saat ini apakah sudah sesuai dengan struktur organisasi pengelola TI perusahaan/organisasi yang seharusnya. Metode yang digunakan dalam analisis ini adalah kerangka kerja COBIT 5 yang mencakup aktivitas/proses TI dalam dua domain/area COBIT 5 yaitu area/domain tata kelola (governance area) dan area/domain manajemen (management
area). Dua area tersebut saling berinteraksi satu sama lain
membentuk sebuah daur hidup TI (IT life cycle) yang meliputi proses/aktivitas TI end to end. Ada 37 proses/aktivitas domain yang tercakup dalam dua area tersebut yang akan digunakan sebagai parameter dalam melakukan analisis kebutuhan struktur organisasi PDSI.
21
b. Analisis Pemetaan (Mapping)
Analisis pemetaan dilakukan dengan menggunakan domain-domain COBIT 5. Setiap domain-domain COBIT 5 menjadi alat penilai atau pemetaan (mapping) terhadap kondisi struktur organisasi PDSI saat ini. Hasil atau keluaran dari analisis tersebut merupakan fakta-fakta yang didapat dari kondisi struktur organisasis PDSI saat ini yaitu fakta/keadaan berapa banyak aktivitas dalam domain COBIT 5 yang tercakup dalam struktur organisasi PDSI saat ini yang dapat menggambarkan apakah struktur organisasi PDSI saat ini sudah sesuai dengan struktur organisasi pengelola TI perusahaan/organisasi yang seharusnya. Hasil tersebut dapat menjadi masukan untuk pembuatan keputusan strategis mengenai bagaimana struktur organisasi PDSI seharusnya.
7. Rancang Bangun Kelembagaan
Pada tahap ini dilakukan beberapa proses dalam mendukung rancang bangun kelembagaan struktur organisasi PDSI yang baru. Proses tersebut dilakukan tetap dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5. Adapun proses yang dilakukan adalah:
a. Proses untuk menentukan model struktur organisasi pengelola TI perusahaan/organisasi.
b. Proses untuk menentukan arsitektur struktur organisasi pengelola TI perusahaan/organisasi.
c. Proses untuk menentukan arsitektur struktur organisasi PDSI yang baru.
d. Proses untuk menghasilkan usulan struktur organisasi PDSI yang baru yang mencakup layout dan tugas serta fungsi struktur organisasi PDSI yang baru.
8. Kesimpulan dan Saran
Pada tahap ini dilakukan penarikan kesimpulan dan menyajikan saran kajian.
22
23
3.2 POLA PIKIR
Pola pikir yang digunakan di dalam kajian ini menggambarkan beberapa hal yang mempengaruhi dalam menghasilkan struktur organisasi PDSI dan usulan struktur organisasi PDSI yang baru (Gambar 3.2). Adapun tahapan-tahapan dan teori yang saling mempengaruhi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengumpulan Data
Data yang diperlukan dalam kajian ini dikumpulkan dengan menggunakan dua macam teknik, yaitu:
Sekunder
Merupakan data yang diperoleh tidak langsung dari sumber data, melainkan melalui perantara tertentu. Pada pengumpulan data sekunder, data yang dikumpulkan adalah dokumen-dokumen kementerian yaitu struktur organisasi formal Kemkominfo dan PDSI, data-data pemeringkatan e-government Kemkominfo, dan tugas serta fungsi PDSI. Data ini diperlukan untuk melihat keadaan tata kelola TI yang dijalankan oleh PDSI saat ini dan struktur organisasi formal PDSI saat ini yang nantinya akan dipetakan (mapping) dengan domain-domain COBIT 5.
Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber data (tidak ada perantara). Pada pengumpulan data primer, data-data yang diperlukan didapat melalui proses observasi dan survei. Observasi dilakukan untuk memperkaya data yang diperoleh dari proses pengumpulan data sekunder dan mendukung proses pengumpulan data primer melalui survei (jika sekiranya masih ada data yang diperlukan dan tidak dapat diperoleh melalui pengumpulan data sekunder dan survei maka observasi dapat dilakukan). Adapun survei yang dilakukan adalah survei mengenai kepuasan pengguna (pegawai Kemkominfo) atas layanan TI yang
24
diberikan oleh PDSI. Pengumpulan data survei dilakukan dengan menentukan dan menyiapkan hal-hal sebagai berikut:
Populasi
Populasi yang ditentukan adalah pegawai Kemkominfo, baik pusat maupun daerah.
Sampel
Survei dilakukan secara online melalui Portal Kominfo, karenanya sampel dari survei ini adalah pegawai Kemkominfo yang aktif menggunakan Portal Kominfo.
Instrumen Survei
Instrumen survei yang digunakan dalam kajian ini adalah kuesioner. Kuesioner berisi pertanyaan-pertanyaan yang berkisar pada layanan presensi elektronik dan akses internet yang diberikan oleh PDSI.
Pengumpulan data tersebut dilakukan untuk mendukung proses analisis struktur organisasi PDSI – dengan menggunakan kerangka kerja salah satu good practices tata kelola TI yaitu COBIT 5 - dalam menghasilkan suatu keluaran (output) yaitu usulan struktur organisasi PDSI yang baru.
2. Pemrosesan Data
Data yang telah dikumpulkan, baik data primer maupun sekunder, kemudian diproses dengan menggunakan kerangka kerja salah satu
good practices tata kelola TI yaitu COBIT 5. Ada dua garis besar
pemrosesan data yaitu: (1) pemrosesan data untuk mengetahui keadaan PDSI dan struktur organisasi PDSI saat ini (as-is condition) dan (2) pemrosesan data untuk menghasilkan usulan struktur organisasi PDSI (future condition).
25
3. Hasil
Hasil dari proses analisis struktur organisasi PDSI pada nomor 2 di atas adalah usulan struktur organisasi PDSI yang baru. Berdasarkan usulan struktur organisasi PDSI yang baru dapat diketahui arsitektur, layout dan tugas serta fungsi struktur organisasi PDSI yang baru. ANALISIS STRUKTUR ORGANISASI DATA SEKUNDER Dokumen Struktur Organisasi Kemkominfo Struktur Organisasi PDSI
Tugas dan fungsi PDSI Nilai PeGI DATA PRIMER Survei Populasi PNS Kemkominfo Sample
Survei online melalui Portal Kominfo Sampel: Pegawai Kemkominfo yang
aktif menggunakan Portal Kominfo Instrumen Kuesioner
Construct Pertanyaan
Keadaan layanan sistem presensi elektronik
Keadaan layanan akses internet
USULAN STRUKTUR ORGANISASI
PDSI BARU
COBIT 5
Domain Tata Kelola (Governance Area) Domain Manajemen (Management Area) Arsitektur Struktur Organisasi PDSI Layout Struktur Organisasi PDSI Tusi Struktur Organisasi PDSI
26
Gambar 3.2. Pola Pikir Kajian.
3.3 METODE PENGUMPULAN DATA
Kajian ini memerlukan data sebagai masukan yang diperlukan dalam proses menghasilkan usulan struktur organisasi PDSI yang baru. Data yang digunakan dalam kajian ini ada dua jenis yaitu:
1. Data Primer (Primary Data)
Data primer adalah data yang didapat langsung dari sumber data (tidak ada perantara). Data primer diperoleh melalui metode penelitian survei dengan instrumen survei yang digunakan adalah kuesioner. Populasi yang dipilih adalah kumpulan pegawai Kemkominfo, baik pusat maupun daerah, sedangkan sampelnya adalah para pegawai Kemkominfo yang pada saat dilakukan kajian merupakan pegawai yang aktif menggunakan aplikasi Portal Kominfo karena survei dilakukan secara online melalui Portal Kominfo. Data primer juga didapat dari hasil peninjauan langsung ke lokasi (bidang dan sub bidang PDSI) dan melakukan pengamatan dan pencatatan (dokumentasi) hasil pengamatan terhadap proses bisnis yang dilakukan oleh bidang/sub bidang PDSI.
2. Data Sekunder (Secondary Data)
Data sekunder adalah data yang didapat tidak langsung dari sumber data, melainkan melalui perantara tertentu seperti jurnal, dokumen atau buku-buku terkait. Data sekunder dapat berasal dari dalam atau luar organisasi yang menjadi obyek kajian dan digunakan untuk tujuan tertentu. Pada kajian ini, data sekunder berasal dari dokumen-dokumen Kemkominfo dan literature review dari jurnal dan buku-buku yang berkaitan dengan isu kajian dan dibutuhkan di dalam penyelesaian kajian ini.
27
BAB IV
ANALISIS KONDISI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SAAT INI
Kementerian Komunikasi dan Informatika merupakan unsur pelaksana pemerintah dipimpin oleh Menteri yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
Kementerian Komunikasi dan Informatika mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang komunikasi dan informatika dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.
Berdasarkan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 17/PER/M.KOMINFO/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Komunikasi dan Informatika, Kementerian Komunikasi dan Informatika terdiri dari 7 (tujuh) unit organisasi Eselon I. Setiap unit organisasi Eselon I terdiri dari beberapa satuan organisasi Eselon II. Salah satu satuan organisasi Eselon II di bawah unit organisasi Eselon I Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi TI di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah Pusat Data dan Sarana Informatika.
4.1 FUNGSI TI (IT FUNCTION)
Satuan organisasi Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) yang melaksanakan fungsi TI di lingkungan Kemkominfo adalah satuan organisasi Eselon II yaitu Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI). Posisi PDSI dalam struktur organisasi Kemkominfo, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.1, menunjukan adanya
28
hubungan PDSI ke Menteri dan Eselon I (Sekretariat Jenderal). Pada Gambar 4.1 tersebut terlihat bahwa PDSI memiliki dua garis hubungan dalam struktur organisasi Kemkominfo, yaitu garis tegas ke Menteri dan garis putus-putus ke Sekretariat Jenderal. Garis tegas menunjukan, walaupun PDSI merupakan satuan organisasi Eselon II di bawah Sekretariat Jenderal, PDSI memiliki wewenang dan kewajiban untuk mengelola TI Kemkominfo (tidak hanya sebatas ruang lingkup Sekretariat Jenderal saja). Selain itu, sebagai “Pusat” - bersama-sama dengan Pusat Kerjasama Internasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, dan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai - bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertinggi Kemkominfo yaitu Menteri. Sedangkan garis putus-putus menunjukan bahwa PDSI bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal dalam hal/urusan administratif.
29
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Kemkominfo (Permen Kominfo No. 17/2010).
4.1.1 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Pusat Data dan Sarana Informatika
Kedudukan, tugas dan fungsi PDSI diatur di dalam Peraturan Menteri (Permen) Komunikasi dan Informatika Nomor: 17/PER/M.KOMINFO/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Komunikasi dan Informatika. Adapun tugas dan fungsi PDSI adalah sebagai berikut:
30
Pasal 694 : Kedudukan
(1) Pusat Data dan Sarana Informatika adalah unsur pendukung pelaksanaan tugas Kementerian Komunikasi dan Informatika yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Komunikasi dan Informatika melalui Sekretaris Jenderal.
(2) Pusat Data dan Sarana Informatika dipimpin oleh seorang Kepala. Pasal 695 : Tugas
Pusat Data dan Sarana Informatika mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pengelolaan, pengembangan, dan pemanfaatan data dan sarana informatika.
Pasal 696 : Fungsi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 695, Pusat Data dan Sarana Informatika menyelenggarakan fungsi:
(1) penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program di bidang data dan sarana informatika;
(2) pelaksanaan tugas di bidang data dan sarana informatika;
(3) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang data dan sarana informatika; dan
(4) pelaksanaan administrasi pusat.
4.1.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika
Struktur Organisasi PDSI sebagaimana diatur dalam Permen Kominfo Nomor: 17/PER/M.KOMINFO/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah sebagai berikut:
Pasal 697 : Struktur Organisasi
31
a. Bidang Infrastruktur Informatika; b. Bidang Sistem dan Data; dan c. Subbagian Tata Usaha.
Bidang Infrastruktur Informatika mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pengembangan perawatan piranti di bidang infrastruktur informatika (Pasal 698).
Bidang Infrastruktur Informatika terdiri dari 3 (tiga) Sub Bidang (Pasal 701) yaitu:
1) Subbidang Jaringan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan perawatan perangkat jaringan internal dan antar kementerian/lembaga, serta jaringan backup dan DRC.
2) Subbidang Piranti Teknologi Informatika mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan perawatan piranti teknologi informatika,
server, dan fasilitas pendukung termasuk backup dan DRC.
3) Subbidang Keamanan Informatika melakukan pengamanan jaringan dan data.
Bidang Sistem dan Data mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan sistem dan data informatika (Pasal 702).
Bidang Sistem dan Data terdiri dari 3 (tiga) Sub Bidang (Pasal 705) yaitu: 1) Subbidang Portal dan Konten mempunyai tugas melakukan
pengelolaan dan pemeliharaan portal dan konten.
2) Subbidang Pengumpulan dan Pengolahan Data mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data.
3) Subbidang Pengembangan Aplikasi mempunyai tugas melakukan pengembangan dan audit aplikasi.
32
rencana, program, dan anggaran, urusan tata usaha dan rumah tangga, serta pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan tugas pusat (Pasal 706).
Struktur organisasi PDSI dapat dilihat pada Gambar 4.2. Hal yang menjadi perhatian utama dari struktur organisasi PDSI adalah tugas dan fungsi PDSI lebih banyak pada hal teknis dan operasional dan belum mencakup pekerjaan perencanaan strategis TI, kebijakan terkait TI (tata kelola TI) dan monitor serta evaluasi layanan TI. Hal ini menjadi masalah dalam pengelolaan daur hidup TI yang harus dikelola oleh satuan organisasi pengelola TI perusahaan.
Selain itu, terdapat juga masalah pada Kelompok Jabatan Fungsional. Kelompok Jabatan Fungsional di PDSI mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan Fungsional di PDSI merupakan Pranata Komputer yaitu kelompok pegawai yang memiliki peran penting dalam pengelolaan TI di Kemkominfo (melaksanakan tata kelola TI Kemkominfo yang baik dan benar), namun sayangnya di Kemkominfo, jabatan fungsional Pranata Komputer belum terkelola dan tersalurkan penempatan serta pekerjaannya dengan baik sehingga PDSI masih mengalami kekuarangan tenaga TI yang akhirnya berimplikasi pada kurang lancarnya implementasi pengelolaan TI di PDSI.
33
34
4.1.3 Peranan Pusat Data dan Sarana Informatika sebagai Fungsi TI terhadap Proses Bisnis (Role of IT Function in Relation to
Business)
Fungsi TI di sebuah perusahaan dapat didefinisikan sebagai kumpulan/koleksi semua tanggung jawab, yang didedikasikan untuk TI, dan kompetensi, yang diaplikasikan berdasarkan TI, di dalam perusahaan, yang mencakup pekerjaan-pekerjaan seperti mengembangkan TI, dukungan layanan penggunaan TI, operasional dan pemeliharaan, dan sebagainya, dan bahkan mencakup pekerjaan yang berkenaan dengan eksploitasi TI sebagai komponen bisnis yang kritikal (Gottschalk, 2004).
Gottschalk (2004) menyatakan bahwa kriteria untuk mengevaluasi fungsi TI di dalam perusahaan sangat tergantung pada peranaannya dan dapat bervariasi, mulai dari efisiensi operasional dan minimalisasi biaya – melalui kemampuan untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan bisnis dan hasil yang ditentukan dari inisiatif-inisiatif TI yang telah didefinisikan dalam strategi bisnis - sampai dengan memberikan pengaruh/efek jangka panjang terhadap perusahaan. Adapun peranan dari fungsi TI terhadap proses bisnis perusahaan dapat dilihat pada Gambar 4.3.
35
Merujuk pada Gambar 4.3, peranan PDSI, sebagai fungsi TI, terhadap proses bisnis Kemkominfo adalah sebagai berikut:
1. Tugas utama (Primary Task)
Sebagai pusat TI Kemkominfo, PDSI saat ini hanya melakukan tugas berupa penyediaan layanan infrastruktur dasar untuk Kemkominfo, membuat aplikasi-aplikasi untuk elektronisasi beberapa proses bisnis di Kemkominfo (automisasi perkantoran), operasional sistem dan dukungan layanan terhadap pengguna yang telah didefinisikan sebelumnya dalam Service Level Agreement (SLA). Karenanya, dalam melaksanakan tugas utama (primary task), PDSI masih berada pada Stage 1.
2. Kriteria evaluasi (Evaluation Criteria)
Peranan PDSI saat ini masih sekedar untuk melakukan proses kerja yang efisien, reliable dan aman; efisiensi biaya; dan memberikan kepuasan kepada pengguna atas layanan Kemkominfo karena dalam tugas dan fungsi PDSI belum terdapat pekerjaan yang bersifat strategis, seperti pencapaian tujuan Kemkominfo berkaitan dengan TI yang telah ditetapkan dalam inisiatif-inisiatif strategis. Selain itu, masih kurangnya dukungan dari para pimpinan akan pelaksanaan tata kelola TI (lack of leadership) membuat PDSI belum memiliki peranan dalam mempengaruhi implementasi TI di semua lini/proses bisnis Kemkominfo. Karenanya, dalam evaluation criteria, PDSI masih berada pada Stage 1.
3. Menyajikan Fungsi (Deliveries)
Peranan PDSI dalam menyajikan fungsinya sudah sampai pada dukungan layanan seperti layanan konsultasi dan pengembangan sistem. Peranan ini sudah melampaui peranan yang hanya sekedar operasi kerja dan dukungan terhadap pengguna (unit dan satuan organisasi Kemkominfo) sehari-hari; dan sebagai pemberi layanan/jasa TI. Karenanya, dalam menyajikan fungsinya (deliveries), PDSI sudah berada pada Stage 2.
36
4. Pengorganisasian Pekerjaan (Organizing)
Peranan PDSI hanya berupa peranan mengusahakan sebagian kecil layanan TI dilaksanakan secara in-house dan sebagian besar layanan TI dilaksanakan oleh pihak ketiga. Hal ini dikarenakan minimnya jumlah pegawai TI PDSI yang harus mengelola fungsi-fungsi TI. Namun, walaupun pekerjaan diserahkan kepada pihak ketiga, tanggung jawab pengelolaan dan implementasi hasilnya di Kemkominfo dilaksanakan oleh PDSI. PDSI tetap melakukan pengontrolan terhadap pekerjaan pihak ketiga. Berkenaan dengan hal tersebut, dalam mengorganisasikan (organizing) pekerjaan TI Kemkominfo, PDSI masih berada pada Stage 1.
Berdasarkan beberapa peranan fungsi TI PDSI di atas, maka secara garis besarnya, fungsi TI PDSI Kemkominfo masih berada pada Stage 1 dan ini menunjukan bahwa kondisi PDSI masih belum dapat melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas daur hidup TI sepenuhnya.
4.2 KONDISI LAYANAN PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA
Perkembangan teknologi yang pesat membuat PDSI terus melakukan penyesuaian. Penerimaan TI merupakan langkah yang penting untuk menentukan kesuksesan TI. Berkenaan dengan hal ini, PDSI telah melakukan survei online terhadap para pegawai Kemkominfo mengenai layanan akses internet dan sistem presensi elektronik yang dikelola oleh PDSI.
Sumber data diperoleh dari data primer melalui survei yang dilakukan secara online terhadap pegawai Kemkominfo. Survei layanan akses internet dilaksanakan pada tanggal 29 September - 6 Oktober 2015, sedangkan survei layanan sistem presensi elektronik dilaksanakan pada tanggal 9 - 19 Oktober 2015. Dua survei tersebut dianalisis dengan
37
menggunakan analisis statistik deskriptif.Jumlah responden yang dapat dianalisis dari survei online layanan akses internet sebanyak 1.269 kuesioner sedangkan untuk layanan sistem presensi elektronik sebanyak 1.407 kuesioner.
4.2.1 Layanan Akses Internet
Hasil survei pada Gambar 4.4 menunjukan tingkat kepuasan responden terhadap kecepatan layanan akses internet. Secara garis besar, sekitar 71% responden memiliki tingkat kepuasan yang berbeda terkait dengan kecepatan layanan akses internet yang ada saat ini, dengan rincian: 49% merasa cukup puas, 20% responden menyatakan sudah puas dan 2% diantaranya menyatakan sangat puas terhadap layanan akses internet.
Gambar 4.4. Tingkat Kepuasan Responden terhadap Kecepatan Layanan Akses Internet. 5% 24% 49% 20% 2%
Kecepatan Layanan Akses Internet
38
Hasil survei yang ditunjukan pada Gambar 4.5 merupakan hasil survei atas layanan petugas helpdesk akses internet. Hasil survei tersebut menunjukkan bahwa hanya 11% responden merasa tidak puas terhadap layanan yang diberikan oleh petugas helpdesk akses internet. Hal tersebut ditunjukkan dengan: 61% responden yang merasa cukup puas, 25% merasa puas dan 3% lainnya merasa sangat puas terhadap layanan petugas helpdesk akses internet saat ini.
Gambar 4.5. Tingkat Kepuasan Responden terhadap Layanan Petugas Helpdesk Akses Internet.
4.2.2 Layanan Sistem Presensi Elektronik
Meninjau dari Gambar 4.6, dapat diketahui bahwa mayoritas responden, yaitu 88%, sudah menggunakan Aplikasi Presensi Elektronik Kominfo (APiK) yang ada di Portal Kominfo. Namun, dari Gambar 4.6 juga diketahui bahwa masih ada responden yang belum pernah menggunakan APiK.
2% 9%
61% 25%
3%
Kepuasan Terhadap Petugas Helpdesk Akses Internet
Sangat Tidak Puas Tidak Puas Cukup Puas Puas Sangat Puas39
Gambar 4.6. Penggunaan APiK.
Hasil survei pada Gambar 4.7 menunjukan tingkat kepuasan pengguna terhadap sistem presensi elektronik. Secara garis besar dapat diketahui bahwa sekitar 88% dari 1.407 responden menyatakan sudah puas terhadap sistem presensi, dengan tingkat kepuasan yang berbeda yaitu: 58% responden menyatakan cukup puas, 27% menyatakan puas dan 3% responden menyatakan sangat puas terhadap sistem presensi saat ini.
Gambar 4.7. Kepuasan Responden terhadap Sistem Presensi.
88% 12%
Penggunaan APIK
Sudah Belum 3% 9% 58% 27% 3%Kepuasan Terhadap Sistem Presensi
40
Tingkat kepuasan responden terhadap layanan petugas helpdesk presensi elektronik dapat dilihat pada Gambar 4.8. Gambar 4.8 menunjukan bahwa secara keseluruhan, sekitar 86% responden menyatakan puas, dengan tingkat kepuasan yang berbeda, yaitu sekitar 56% responden menyatakan cukup puas, sementara 26% responden menyatakan puas dan 4% responden menyatakan sangat puas terhadap layanan dari petugas helpdesk presensi elektronik.
Gambar 4.8. Penilaian Kepuasan Responden terhadap Petugas Helpdesk Presensi Elektronik.
4.2.3 Saran Pengguna
Selain melakukan survei terhadap layanan akses internet dan sistem presensi elektronik, PDSI juga melakukan survei mengenai masukan dari responden terhadap layanan akses internet dan pengelolaan sistem presensi elektronik agar layanan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi dan meningkatkan kepuasan responden/pengguna terhadap layanan-layanan TI yang diberikan oleh PDSI. Hasil dari survei saran atas layanan-layanan PDSI dapat dilihat pada beberapa gambar di bawah.
2% 12%
56% 26%
4%
Kepuasan terhadap petugas helpdesk presensi elektronik
Sangat Tidak Puas Tidak Puas Cukup Puas Puas Sangat Puas41
Gambar 4.9 menunjukan hasil survei terhadap responden mengenai saran terhadap layanan akses internet. Hasil survei pada Gambar 4.9 menunjukan bahwa 66% responden yang mengisi survei memberikan saran agar kecepatan dan kestabilan akses internet dapat ditingkatkan.
Gambar 4.9. Saran Pengguna pada Layanan Akses Internet.
Hasil survei terhadap responden mengenai saran terhadap pengelolaan sistem presensi dapat dilihat pada Gambar 4.10. Pada Gambar 4.10 terlihat bahwa 40% responden menginginkan adanya perbaikan dan kontrol terhadap mesin presensi. Perbaikan dan kontrol terhadap mesin presensi diharapkan untuk terus dilakukan agar tidak terjadi lagi kerusakan pada mesin presensi dan kejadian tidak terdeteksinya biometrik sidik jari atau wajah dari para pegawai yang melakukan presensi dapat berkurang atau tidak terjadi lagi.
66% 2%
11% 9%
12%
Saran Pengguna pada Layanan Akses Internet
Peningkatan kecepatan dan kestabilan akses internet
Penambahan waktu log out otomatis pada portal
Peningkatan pelayanan oleh Helpdesk Perbaikan jaringan dan instalasi kabel Lainnya
42
Gambar 4.10. Saran Pengguna terhadap Layanan APIK.
Hasil survei saran pengguna terhadap layanan PDSI, khususnya layanan akses internet dan sistem presensi elektronik, menunjukan bahwa masih ada responden yang belum puas terhadap layanan akses internet dan sistem presensi elektronik saat ini. Dengan demikian, perlu adanya tindak lanjut terhadap saran-saran yang masuk untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan-layanan yang disajikan oleh PDSI, khususnya layanan akses internet dan sistem presensi elektronik.
4.3 PEMERINGKATAN E-GOVERNMENT INDONESIA (PeGI)
Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) merupakan kegiatan yang diselenggarakan oleh Kemkominfo yang bertujuan untuk:
1. Menyediakan acuan bagi pengembangan dan pemanfaatan TIK di lingkungan pemerintah.
2. Memberikan dorongan bagi peningkatan TIK di lingkungan pemerintah melalui evaluasi yang utuh, seimbang, dan obyektif. 3. Melihat peta kondisi pemanfaatan TIK di lingkungan pemerintah
secara nasional. 40% 11% 16% 18% 15%
Saran Pengguna terhadap Layanan APIK
Perbaikan dan kontrol terhadap mesin absen Penambahan mesin absen baru
Percepat absen terekam di APIK Peningkatan pelayanan oleh Helpdesk Lainnya
43
PeGI dilaksanakan kepada Kementerian dan Lembaga Negara, baik pusat maupun daerah, seperti: pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten, pemerintah kota, kementerian, dan lembaga non kementerian, dengan menggunakan 5 dimensi penilaian yaitu: (1) kebijakan, (2) kelembagaan, (3) infrastruktur, (4) aplikasi, dan (5) perencanaan.
Satuan organisasi Kemkominfo yang diberi tanggung jawab untuk meningkatkan nilai PeGI Kemkominfo adalah PDSI, karenanya setiap tahun PDSI harus menyiapkan segala hal yang berkenaan dengan penilaian PeGI dan siap untuk disidang dan dinilai oleh para penilai PeGI. Dengan demikian, tugas PDSI dalam meningkatkan nilai PeGI Kemkominfo adalah cukup berat dan perlu mendapat dukungan dari berbagai pihak.
Sepuluh besar kementerian dengan nilai PeGI terbaik untuk tahun 2013, 2014 dan 2015 dapat dilihat pada Tabel 4.1, Tabel 4.2 dan Tabel 4.3 (pegi.layanan.go.id). Berdasarkan tabel tersebut diketahui bahwa nilai PeGI Kemkominfo mengalami peningkatan setiap tahunnya, yaitu peringkat ke-9 pada tahun 2013, peringkat ke-7 pada tahun 2014, dan peringkat ke-6 pada tahun 2015, dengan nilai rata-rata yang juga meningkat. Namun ada hal yang perlu diperhatikan dari nilai PeGI Kemkominfo tersebut yaitu adanya dua dimensi penilaian yang nilainya dari tahun 2013-2015 selalu berada di peringkat dua terbawah yaitu dimensi kebijakan dan perencanaan, bahkan pada tahun 2015 dimensi perencanaan mengalami penurunan nilai yaitu dari nilai 2.9 pada tahun 2014 menjadi 2.88 pada tahun 2015. Hal ini menunjukan bahwa pengelolaan TI yang dilakukan oleh PDSI masih kurang dalam hal: (1) dukungan kebijakan dan standardisasi, terutama kebijakan tata kelola TI, regulasi, ketentuan teknis, standar, dan prosedur (SOP) serta bentuk kebijakan TI lainnya; dan (2) perencanaan strategis TI serta indikator kinerja utama TI. Hal ini juga menunjukan bahwa tugas dan fungsi PDSI, sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya dalam struktur organisasi PDSI, lebih banyak dalam hal teknis dan operasional.
44
Selain itu, hal lain yang juga harus diperhatikan dari nilai PeGI Kemkominfo yaitu Kemkominfo sebagai kementerian yang salah satu tugas dan fungsinya adalah di bidang TI, seharusnya memiliki nilai PeGI yang lebih tinggi dari kementerian lainnya yang tugasnya di luar bidang TI, dalam hal ini seharusnya nilai PeGI Kemkominfo berada di peringkat pertama, mengalahkan kementerian lainnya yang sudah lama berada di posisi atas dari daftar nilai PeGI.
Tabel 4.1. Sepuluh Besar Kementerian dengan Nilai PeGI terbaik Tahun 2013
45
Tabel 4.3. Sepuluh Besar Kementerian dengan Nilai PeGI terbaik Tahun 2015
4.4 KESIMPULAN KEADAAN PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SAAT INI
Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi PDSI saat ini, dengan memperhatikan beberapa aspek yaitu PDSI sebagai IT Function, layanan PDSI khususnya layanan utama akses internet dan sistem presensi elektronik, dan nilai PeGI Kemkominfo, dapat diketahui bahwa PDSI, belum dapat melaksanakan tata kelola TI Kemkominfo - yang meliputi aktivitas-aktivitas daur hidup TI (IT life cycle) – dengan baik dikarenakan terutama memiliki hambatan di peranan, tugas dan fungsi PDSI. PDSI lebih banyak melaksanakan peranan dan memiliki tugas serta fungsi dalam hal teknis dan operasional serta kurang diarahkan untuk meningkatkan nilai tambah bagi Kemkominfo, hanya dianggap sebagai
support saja, sehingga PDSI, sebagai fungsi TI Kemkominfo, masih
dianggap hanya sebagai sebuah electronic data processing. Selain itu, pelaksanaan tugas dan fungsi dalam hal teknis dan operasional juga masih belum cukup baik (masih ada masalah). Hal ini dapat dilihat dari hasil survei kepuasan pengguna yang menunjukan bahwa masih terdapat pengguna yang tidak puas terhadap layanan PDSI, nilai PeGI Kemkominfo
46
yang masih belum dapat membuat Kemkominfo berada di peringkat teratas dari pemeringkatan e-government Indonesia dan peranan fungsi TI PDSI terhadap proses bisnis Kemkominfo (Role of IT Function in Relation to
Business) masih berada pada Stage 1.
Permasalahan tersebut di atas ternyata lebih banyak bermuara pada struktur organisasi PDSI saat ini yang masih belum mencerminkan struktur organisasi sebuah organisasi pengelola TI perusahaan yang mengelola aktivitas-aktivitas daur hidup TI. Beberapa hal yang belum tercakup dalam struktur organisasi PDSI saat ini adalah peranan, tugas dan fungsi PDSI dalam hal perencanaan dan pengelolaan TI; penyusunan, diseminasi, dan sosialisasi kebijakan dan standar tata kelola TI; layanan dukungan operasional; dan monitor dan evaluasi berkala layanan TI Kemkominfo. Karenanya, diperlukan penyesuaian terhadap struktur organisasi PDSI saat ini agar dapat mencakup peranan, tugas dan fungsi organisasi pengelola TI perusahaan. Penyesuaian tersebut berarti struktur organisasi PDSI saat ini harus mengalami perubahan agar mencerminkan sebuah struktur organisasi pengelola TI perusahaan yang sesungguhnya.
47
BAB V
RANCANG BANGUN KELEMBAGAAN
Sebagaimana bidang TI terus berubah dan berkembang serta peran TI menjadi lebih strategis, manajer departemen TI atau Chief Information
Officer (CIO) harus terus-menerus meninjau ulang dan mengoptimalkan
struktur organisasi TI dan menyesuaikannya dengan perubahan-perubahan strategis atau masukan-masukan yang merupakan suatu bentuk kontibusi terhadap struktur organisasi saat ini (existing) (The Saudi e-Government Program, 2007).
Proses perancangan departemen TI dimulai dengan memvalidasi kebutuhan untuk desain ulang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa departemen TI memiliki masalah yang berhubungan atau disebabkan oleh struktur. Proses perancangan ini kemudian berlanjut ke pengumpulan sejumlah fakta dan pembuatan keputusan strategis mengenai bagaimana departemen TI ingin menjalankan proses dan kegiatan layanannya. Departemen TI dapat mengadopsi desain yang komprehensif (lengkap/menyeluruh) dan kemudian menyesuaikannya dengan kebutuhan, atau dapat membangun desain secara progresif (makin bertambah/bertahap) dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah logis. Proses ini juga menjelaskan cara bagaimana menggunakan fakta-fakta untuk melakukan desain, dengan cara melakukan penempatan (staffing) fakta, kemudian menyesuaikan dengan situasi atau keadaan saat ini (existing) dari departemen TI, dan akhirnya menerapkannya (The Saudi e-Government Program, 2007).
48
5.1 ANALISIS STRUKTUR ORGANISASI PUSAT DATA DAN SARANA INFORMATIKA SAAT INI
Analisis atau peninjauan ulang struktur organisasi PDSI saat ini dilakukan untuk mengetahui apakah struktur organisasi PDSI saat ini telah mencakup fungsi-fungsi TI, yang merupakan daur hidup TI yang harus ada dan dilaksanakan di Kemkominfo, dan apakah struktur organisasi PDSI memerlukan desain ulang. Analisis struktur PDSI saat ini dilakukan dengan menggunakan sebuah referensi good practices tata kelola TI yang kuat, yaitu COBIT 5. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, COBIT 5 digunakan karena COBIT 5 merupakan kerangka kerja yang satu dan terpadu (applying a single, integrated framework) dan mengintegrasikan semua pengetahuan (knowledge) yang sebelumnya tersebar dalam beberapa kerangka kerja yang berbeda sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan COBIT 5 sebagai tata kelola menyeluruh dan pemersatu kerangka kerja manajemen.
5.1.1 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menentukan keadaan ideal dari fungsi TI sebuah organisasi yang mencakup seluruh daur hidup TI. Salah satu cara yang dapat digunakan dalam melakukan analisis kebutuhan adalah dengan menggunakan COBIT 5. Ada 2 area/domain dalam COBIT 5 yaitu: area/domain tata kelola (governance area) dan area/domain manajemen (management area). Dua area tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Interaksi tersebut, sebagaimana yang dapat dilihat pada Gambar 2.6, menunjukan sebuah daur hidup TI (IT life cycle) yang meliputi proses/aktivitas TI end to end. Ada 37 proses/aktivitas domain tata kelola TI yang tercakup dalam dua area tersebut yang akan digunakan sebagai parameter dalam melakukan analisis kebutuhan organisasi, dalam hal ini akan digunakan sebagai parameter untuk menganalisis keadaan struktur organisasi PDSI saat ini.
