SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

(1)

1. Panduan Surat Menyurat BMT ISEG

 Jenis – Jenis Surat :

a. Surat dari pihak BMT ISEG (Surat Keluar)

- Surat keluar dari BMT ISEG

- Surat keluar dari divisi BMT ISEG meliputi proker divisi

b. Surat yang ditujukan kepada BMT ISEG/divisi BMT ISEG (Surat Masuk)

 Ketentuan Surat Menyurat

a. Surat dari pihak BMT ISEG harus meliputi beberapa hal sebagai berikut :

- Memakai kop surat BMT ISEG yang telah disediakan oleh sekretaris dalam bentuk softcopy.

- Pembuatan surat dilakukan oleh divisi yang berkepentingan kecuali untuk surat-surat yang

sifatnya umum (tidak dibawah divisi manapun), seperti surat-surat yang dikeluarkan oleh direktur BMT ISEG langsung dibuat oleh sekretaris.

- Sebelum pembuatan surat divisi, harus berkoordinasi dengan sekretaris dalam penomoran

surat.

- Format surat diperlihatkan terlebih dahulu kepada sekretaris sebelum dikeluarkan.

- Surat yang dikeluarkan wajib diarsipkan dalam bentuk softcopy dan hardcopy (yang telah dilegalisasi) oleh divisi yang bersangkutan dan kemudian diberikan kepada sekretaris.

b. Surat yang ditujukan kepada BMT ISEG/divisi BMT ISEG

- Wajib dicatat dalam daftar surat masuk BMT ISEG.

- Setiap pengurus diharapkan membantu untuk menyerahkan surat masuk kepada

(2)

Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

c. Kop Surat

Format kop surat BMT ISEG diperoleh dalam bentuk softcopy melalui sekretaris dalam format sebagai berikut :

Baitul Maal wat Tamwil

Islamic Studies of Economics Group (BMT ISEG) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran

Ruang Kegiatan Mahasiswa Jalan Dipati Ukur 35 Bandung 40132 Website : iseg-s1.fe.unpad.ac.id Email : [email protected]

d. Ketentuan Nomor Surat

- Ketentuan nomor surat keluar dari divisi BMT ISEG

XXX/AB/CD/BMT ISEG/Bulan dalam Angka Romawi/Tahun Surat Keterangan :

 XXX : Nomor Surat, terdiri dari tiga digit  AB : Singkatan nama divisi

Maal : MAAL

Tamwil : TML

Pengembangan Sumber Daya Insani : PSDI  CD : Singkatan nama kegiatan

Contoh : 001/MAAL/YES/BMT ISEG/VIII/2013 MAAL = Divisi Maal

YES = Young Enterpreneurship Sharia VIII = Bulan Agustus

2013 =Tahun 2013

- Ketentuan nomor surat keluar dari BMT ISEG

Nomor Urut Surat/BMT ISEG/Bulan dalam Angka Romawi/Tahun Surat Contoh : 001/BMT ISEG/II/2013

(3)

Penomoran surat dilakukan berurutan, sesuai dengan keluarnya surat tersebut. Dan bagi divisi yang akan mengeluarkan surat, wajib menanyakan nomor surat kepada sekretaris.

2. Standar Pembuatan proposal :

a. Jenis program kerja diklasifikasikan ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental.

 Program kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi secara terus-menerus atau rutin (lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan).

 Proyek kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi tidak secara terus-menerus.

 Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi secara mendadak dikarenakan permintaan/pengajuan pihak eksternal FEB Unpad dan urgensi kepentingan.

b. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam bentuk template proposal kegiatan, sedangkan untuk proposal kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap divisi akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif.

 Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal dijilid mika bening

untuk cover depan dan cover belakang dengan kertas buffalo/jeruk warna hijau. Proposal untuk Proyek Kerja/Event

Proposal harus serahkan untuk disetujui oleh Direktur paling lambat enam puluh (60) hari sebelum hari pelaksanaan event. Jika tidak dapat memenuhi ketentuan-ketentuan yang tertera dalam SOP dikenakan sanksi yaitu denda Rp5.000,- per hari terhitung keterlambatan (seminggu sebelum jatuh tempo akan difollow up oleh Sekretaris). Kemudian persiapan pelaksanaan event akan dievaluasi pada H-14 pelaksanaan event. Dari evaluasi tersebut, akan diberikan rekomendasi apakah event tersebut:

o Dilaksanakan sesuai rencana awal. o Pelaksanaannya ditunda.

(4)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

o Dibatalkan. Proposal untuk Program Kerja

Proposal program harus diserahkan untuk disetujui oleh Direktur paling lambat empat belas

(14) hari sebelum hari pelaksanaan program. Jika tidak dapat memenuhi ketentuan-ketentuan

dikenakan sanksi yaitu denda Rp5.000,- per hari terhitung keterlambatan (tiga hari sebelum jatuh tempo akan difollow up oleh Sekretaris). Kemudian pelaksanaan program akan dievaluasi pada H-7 pelaksanaan program tersebut. Dari evaluasi ini akan diberikan rekomendasi apakah program tersebut:

 Dilaksanakan sesuai rencana awal.

 Pelaksanaannya ditunda.

 Dibatalkan

c. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Dekanat FEB Unpad wajib di upload ke web ISEG FEB Unpad, yang link upload proposal tersebut akan dicantumkan di SPIKK yang dilampirkan bersama proposal yang akan diajukan. Divisi harap langsung berkoordinasi dengan Divisi MEDIS ISEG (atau meng-upload sendiri oleh divisi bersangkutan jika sudah menerima pelatihan dari divisi Medis ISEG dan sudah mndapat nama serta password akun web divisi). Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu Dekan III FEB Unpad sebelumnya harus mendapat pengesahan berupa paraf dari staf Pembantu Dekan III FEB Unpad yang berada di SBK (bertempatkan di Lt. III Gedung 4 Fakultas Hukum).

 Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Direktur BMT ISEG 2013 diserahkan melalui Sekretaris dalam bentuk softcopy (dikirim ke email sekretaris) untuk kemudian diperiksa dan dilegalisasi ke Direktur BMT ISEG 2013. Pada saat mengirimkan proposal kegiatan yang

hendak diperiksa, harap hubungi sekretaris terlebih dahulu.

Isi proposal program kerja kegiatan pada umumnya terdapat poin –poin sbb:  Cover

(5)

 Latar Belakang

 Maksud dan Tujuan

 Nama Kegiatan

 Penanggung Jawab

 Bentuk Kegiatan

 Waktu dan Tempat

 Sasaran Peserta  Parameter Keberhasilan o Kuantitatif o Kualitatif  Susunan Acara  Susunan Kepanitiaan

 Anggaran (Rencana Pengeluaran dan Rencana Pemasukan)

 Penutup (berupa paragraf) + lembar pengesahan

 Kontraprestasi (untuk penawaran kerjasama atau sponsorship)

Catatan: Lembar pengesahan tidak boleh terpisah dari penutup harus satu halaman

 Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya oleh masing-masing divisi.

 Panitia maupun divisi “TIDAK DIPERBOLEHKAN” menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Direktur BMT ISEG 2013 sebelum mendapat persetujuan Sekretaris dan Direktur BMT ISEG 2013.

 Untuk pengesahan selanjutnya ke presiden ISEG, Presiden BEM, dan PD III dilakukan oleh penanggungjawab divisi/sekretaris kepanitiaan.

(6)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

Pengesahan untuk Proposal Kegiatan

Menyetujui, Direktur

BMT ISEG FEB Unpad 2013

Muhammad Rian Farisi NPM 120310100100 Ketua Pelaksana nama acara Nama Lengkap NPM …………. Menyetujui, Presiden

BEM Kema FEB Unpad 2013

Sulthonul Aulia NPM 120210100133

Menyetujui, Presiden ISEG FEB Unpad 2013

Rizma Riyandi Rahman NPM 120310100064 Mengetahui,

Pembantu Dekan III

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran

Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D. NIP. 19670807 199203 2 003

(7)

3. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh divisi dimana program kerja dilaksanakan. Manajer, Sekretaris Divisi dan/atau Sekretaris Kepanitiaan BMT ISEG FEB Unpad 2013 bertanggung jawab atas penyusunan LPJ.

a. Mekanisme

 LPJ disusun segera setelah program kerja selesai dilaksanakan

 LPJ diserahkan kepada Sekretaris dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke [email protected] lalu dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 nyang sudah dilegalisasi untuk diserahkan kepada Dekanat FEB Unpad.

 LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+14 (tidak termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja. Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+17)

 Khusus untuk LPJ Manajer dan EB BMT ISEG 2013 dikumpulkan setiap akhir periode kepengurusan (sebelum Musyawarah Besar) dengan waktu yang ditentukan kemudian.

Buat •Pembuatan Proposal •Periksa Sekretaris Revisi •Revisi •Periksa Sekretaris Fiksasi •OK

•Upload ke Website ISEG

Sah dan Legal

•Print

•TTD OCP, Direktur, Cap Sekretaris •TTD Presiden, Cap GS ISEG

(8)

Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

b. Format

Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo

warna hijau.

 LPJ Program Kerja Pengaturan isi LPJ :

a. Kata Pengantar

b. Latar Belakang Kegiatan c. Maksud dan Tujuan d. Nama Kegiatan

e. Waktu dan Tempat Kegiatan

f. Jumlah Peserta yang Hadir (Bandingkan dengan target pada proposal) g. Laporan Keuangan*

h. Susunan Acara yang Direncanakan i. Susunan Acara yang Terlaksana j. Susunan Panitia

k. Laporan masing-masing divisi, yang meliputi :

 Hambatan

 Evaluasi per divisi

 Saran

(9)

m. Agenda Rapat

Tanggal Pembahasan

n. Daftar masuk dan surat keluar (No. surat, tgl surat, asal dan tujuan surat, perihal)

Nomor Surat Tanggal Surat Tujuan Surat Perihal

o. Penutup

p. Lembar Pengesahan

q. Lampiran (proposal, daftar hadir peserta, foto kegiatan, surat-surat, name tag, desain poster, spanduk, flyer, dll)

* Laporan Keuangan dibuat rangkap 2 dan satu nya terpisah dari LPJ Kegiatan untuk kemudian diserahkan kepada Accounting Head

 LPJ Triwulan

LPJ triwulan ini dibuat oleh masing-masing divisi dan dikumpulkan di sekretaris untuk diserahkan kepada Direktur BMT ISEG dan kemudian diserahkan lagi kepada BP ISEG setiap tiga bulan sekali dengan format sebagai berikut :

a. Cover b. Pendahuluan

c. Program kerja dan aktivitas divisi selama tiga bulan dalam periode kepengurusan d. Program kerja yang terlaksana (realisasi program kerja) selama jangka waktu tiga

bulan selama periode kepengurusan tersebut a) Latar Belakang

b) Maksud dan Tujuan c) Nama Program Kerja

(10)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

d) Waktu dan Tempat

e) Sasaran/Objek Program Kerja f) Jumlah Peserta

g) Laporan Keuangan

h) Target dan Indikator Keberhasilan Program Kerja

 Kuantitatif (jumlah peserta yang mengikuti kegiatan dibandingkan dengan jumlah peserta yang ditargetkan).

 Kualitatif (sejauh mana pelaksanaan kegiatan ini dapat menyentuh visi dan misi BMT ISEG FEB UNPAD 2013).

i) Kendala yang Dihadapi

j) Saran Kedepan untuk Program Kerja Serupa e. Evaluasi Manager, Assistant Manager, dan Staff

f. Penutup dan Lembar Pengesahan (tidak boleh terpisah) g. Lampiran (berita acara rapat divisi)

Contoh : Surat keluar, notulensi rapat, proposal yang berhubungan dengan program kerja tersebut, dokumentasi, desain sertifikat, poster, flyer, spanduk, dsb.

4. Legalisasi dan pengesahan

Birokrasi Internal dan Eksternal Kampus

No Jenis Surat Tujuan Otorisasi Keterangan

Acara Internal

1 Permohonan Izin Kegiatan PD III PD III

2 Permohonan Dana

PD II

PD III PR III

POMA FEB 3 Permohonan Peminjaman Alat

Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan FEB

PD III

4 Permohonan Peminjaman Ruangan PD III

Jika ruangan yang dipakai adalah gedung

atau ruangan dalam otoritas FEB 5 Pemberitahuan Acara Khusus untuk Hari Kepala Biro Admnistrasi Direktur BMT Lampiran Surat Izin dan

(11)

Libur Umum melalui Kepala Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga UNPAD

ISEG Lain Sebagainya

Acara Eksternal

6 Permohonan Izin Kegiatan PR III PD III

7 Permohonan Dana PR III PD III

8 Permohonan Dana POMA UNPAD PR III

9 Permohonan Peminjaman Aula Kepala Biro Administrasi Umum

PD III

10 Permohonan Peminjaman Alat PD III

Luar Kampus

11 Permohonan Dana

Gubernur Jawa Barat, Walikota Bandung,

Perusahaan

PD III

12 Permohonan Izin Kunjungan Perusahaan PD III

13 Permohonan Rekomendasi Acara Dekan dan Rektor PD III Lain/lain

14 Permohonan Vandell _{Kepala Biro Administrasi} Umum

PD III 15 Permohonan Pemasangan

Spanduk/Baligho PD III

a. Pengesahan surat keluar dari BMT ISEG dilakukan oleh Direktur BMT ISEG FEB UNPAD, dengan format penandatanganan sebagai berikut:

Direktur

Muhammad Rian Farisi NPM 120310100100

b. Pengesahan surat keluar yang dibuat oleh BMT ISEG untuk kepentingan internal dan eksternal kampus memiliki format sebagai berikut:

(12)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

Presiden ISEG FEB Unpad 2013

Rizma Riyandi Rahman NPM 120310100064

Direktur

Muhammad Rian Farisi NPM 120310100100 Presiden

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran

c. Pengesahan surat keluar kepanitiaan dari divisi BMT ISEG kepada pihak internal Unpad seperti surat kepada badan semi otonom, contohnya surat dengan perihal undangan, menggunakan format sebagai berikut :

Direktur

Muhammad Rian Farisi NPM 120310100100 Ketua Pelaksana nama acara Nama Lengkap NPM …………. Presiden

ISEG FEB Unpad 2013

Rizma Riyandi Rahman NPM 120310100064

(13)

d. Pengesahan surat keluar yang dibuat oleh divisi BMT ISEG untuk kepanitiaan dengan perihal permohonan izin, contohnya izin pemakaian tempat, surat izin kegiatan, proposal kegiatan, atau surat peminjaman wireless, memiliki format sebagai berikut :

Menyetujui, Direktur

Muhammad Rian Farisi NPM 120310100100 Ketua Pelaksana nama acara Nama Lengkap NPM …………. Menyetujui, Presiden

Menyetujui, Presiden ISEG FEB Unpad 2013

Rizma Riyandi Rahman NPM 120310100064 Mengetahui,

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran

- Apabila Direktur BMT ISEG tidak dapat ditemui atau berhalangan, maka Sekretaris BMT ISEG

(14)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

a.n. Direktur BMT ISEG FEB Unpad 2013 Sekretaris

Ilma Arsyfauzi NPM 120110100065

- Apabila Presiden BEM FEB Unpad tidak dapat ditemui, maka dapat menggunakan tanda

tangan wakil presiden BEM FEB Unpad, dengan format penandatanganan sebagai berikut:

a.n. Presiden BEM Kema FEB Unpad 2013 Wakil Presiden

Arya Cahyanto Yacoub NPM 120310100171

e. Pengesahan LPJ kegiatan memiliki format sebagai berikut :

Manajer ………. BMT ISEG FEB Unpad 2013

Nama Lengkap NPM ……… Ketua Pelaksana nama acara Nama Lengkap NPM …………. Direktur

(15)

f. Pengesahan LPJ bulanan dan triwulan memiliki format sebagai berikut :

Direktur

Manajer ………. BMT ISEG FEB Unpad 2013

Nama Lengkap

NPM ………

Revisi Terakhir : Maret 2013

Contact Person : Ilma – 082119960492 [email protected]

(16)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

Lampiran

PROPOSAL

(NAMA ACARA)

BAITUL MAAL WAT TAMWIL ISLAMIC STUDIES OF ECONOMICS GROUP FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PADJADJARAN 2013

(17)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

(NAMA ACARA)

(18)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

TRIWULAN …

(DIVISI ...)

(19)

A. Reshuffle Pengurus

Reshuffle Pengurus merupakan Wewenang penuh dari Direktur BMT ISEG FEB Unpad atas persetujuan Badan Permusyawaratan.

Reshuffle dilakukan bila:

 Terjadi kemandegan atau inefisiensi yang parah dalam struktur kepengurusan sehingga menghambat kinerja Pengurus

 Mundurnya Pengurus Inti BMT ISEG (Sekretaris, Bendahara) karena alasan-alasan tertentu yang syar’i.

 Rekomendasi kuat dari Divisi PSDI setelah melalui kajian yang mendalam demi perbaikan atau meningkatkan kinerja pengurus

 Faktor-faktor luar biasa yang mungkin terjadi dalam perjalanan kepengurusan BMT ISEG sehingga dirasa perlu untuk melakukan Reshuffle pengurus

B. Mekanisme Penambahan Staff

Penambahan staff hanya dapat dilakukan apabila :

 Diajukan oleh manajer yang bersangkutan dan disetujui oleh direktur dari dan dibuktikan oleh surat pemohonan penambahan staff kepada Direktur BMT ISEG dan tembusan pada Manajer PSDI.

 Berdasarkan surat rekomendasi kepada Direktur dari hasil evaluasi kinerja pengurus yang dilakukan oleh Divisi PSDI dan telah dikomunikasikan pada Manajer yang bersangkutan. (yang disetujui oleh EB).

Penambahan staff dapat berasal dari:  Open recruitment

 Rekomendasi dari salah satu pengurus BMT ISEG/ISEG  Hasil pola kaderisasi dari kepanitiaan

(20)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

Prosedur penambahan staff

 Calon staff yang bersangkutan menjalani pemeriksaan kompetensi pribadi yang dilakukan oleh Divisi PSDI.

 Calon staff magang pada divisi yang bersangkutan selama satu bulan.

 Berdasarkan evaluasi kinerja bulan berikutnya baru dikeluarkan surat rekomendasi pengangkatan kepada direktur (tembusan pada manager yang bersangkutan).

 Penambahan staff dilakukan setelah keluarnya Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh direktur.

C. Mekanisme Pemberhentian Staff

Pemberhatian staff merupakan Wewenang penuh dari direktur BMT ISEG atas persetujuan Badan Permusyawaratan.

Pemberhentian dilakukan bila:

 Terjadi kemandegan atau inefisiensi yang parah dalam struktur pengurus sehingga menghambat kinerja pengurus yang melibatkan staff yang bersangkutan

 Rekomendasi kuat dari Divisi PSDI setelah melalui kajian yang mendalam demi perbaikan atau meningkatkan kinerja pengurus

Mekanisme pemberhentian dapat dilakukan bila memenuhi prosedur sebagai berikut :

 Surat Peringatan yang dikeluarkan oleh direktur pada staff yang tidak aktif dalam

kepengurusan dalam jangka waktu selama dua bulan tanpa ada alasan yang jelas (sakit, atau urusan kuliah seperti Kuliah Kerja Nyata, PKL atau tugas belajar yang lain)  Surat Peringatan ini dibuat berdasarkan Surat Rekomendasi Peringatan Pemberhentian

dari manager PSDI. Setelah diadakan evaluasi yang mendalam. (dibuktikan dengan hasil evaluasi kinerja pengurus, daftar presensi rapat dari departemen yang bersangkutan dan laporan evaluasi kinerja personal). Dan disetujui oleh EB bila staff yang bersangkutan

(21)

tidak mengindahkan surat peringatan tersebut, dalam jangka waktu 1 bulan, maka

dikeluarkan Surat Pemberhentian secara resmi dari pengurus BMT ISEG.

 Pemberhentian dilakukan setelah dikeluarkannya Surat Keputusan oleh direktur (tembusan pada EB dan Manajer yang bersangkutan)

D. Mekanisme Pengunduran Diri Staff

Pengunduran diri adalah hak setiap pengurus BMT ISEG.

Pemberhentian dilakukan bila adanya alasan pribadi dari pengurus yang bersangkutan, misalnya lulus, sakit sehingga tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik atau alasan syar’i yang lain. Mekanisme pengunduran diri, melalui prosedur sebagai berikut :

 Untuk staff, mengajukan surat pengunduran diri beserta alasannya pada Manajer yang bersangkutan (Tembusan pada Direktur, dan EB yang lainnya). Kemudian manajer PSDI mengajukan surat keterangan pengunduran diri staff pada Direktur BMT ISEG 2013.  Untuk level manajer dan asmen, pihak yang bersangkutan mengajukan surat pengunduran

diri beserta alasannya pada direktur. (Tembusan pada EB).

(22)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

Waktu Aktifitas

 Aktivitas ISEG dilaksanakan maksimal sampai pukul 17.45 WIB.

 Waktu ini dapat diperpanjang jika dan hanya jika ada kegiatan yang penting yang tidak dapat ditinggalkan. (acara H-1, harus didampingi EB).

 Media sosial yang membawa nama ISEG tidak boleh beroperasi di atas pukul 21.00 WIB.

 Perpanjangan waktu aktivitas ISEG harus dengan persetujuan dari Presiden.

SOP Rapat a. Agenda harus jelas.

b. Waktu dan tempat harus sudah pasti (sudah ditentukan sebelumnya). c. Mengisi absensi.

d. Mematuhi tata cara rapat, yaitu:  Datang tepat waktu.

 Izin bila terlambat kepada yang berwenang maksimal satu jam sebelum rapat dimulai.

 Menyampaikan alasan bila tidak dapat hadir (sakit, orang tua terkena musibah, kuliah, dan mengajar) maksimal H-1 jam sebelum rapat kecuali jika rapat dadakan.

 Mengisi Minutes Meeting (notulensi).

 Terdiri dari pemimpin rapat, notulis, dan peserta.

 Pembukaan : Basmalah, Tilawah dan Tausyiah.

 Penutupan : Hamdalah, Istighfar dan Doa Penutup Majelis

 Lay out : Duduk ikhwan dan akhwat terpisah 1-1,5 meter. Tidak bercampur baur dan tidak membentuk lingkaran. Posisi duduk menyesuaikan dengan tempat.

 Notulensi rapat rutin diserahkan dalam bentuk softcopy ke email [email protected] sedangkan jika notulensi rapat acara diarsipkan untuk disertakan dalam LPJ.

(23)

Pemimpin Rapat

Pemimpin rapat ikhwan posisinya condong ke arah ikhwan, begitupun sebaliknya jika pemimpinnya akhwat posisi condong ke arah akhwat.

Ikhwan Akhwat

Gambaran layout

FORMAT SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD

Dr. Nury Effendi S.E., M.A.

Pembimbing : Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD

Popy Rufaidah.,S.E., M.B.A., Ph. D

Penanggung Jawab : Presiden BEM Kema Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD

Sulthonul Aulia

Presiden ISEG Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD

Rizma Riyandi Rahman Steering Committee : ---

Ketua Pelaksana : ---

Sekretaris : ---

Bendahara : ---

Kordinator Bidang Acara : --- Kordinator Bidang Logistik : --- Kordinator Bidang Pubdok : --- Kordinator Bidang Perizinan : --- *Penambahan bidang kepanitiaan

disesuaikan dengan kebutuhan

: ---

Marketing

1. Hal-hal yang harus disiapkan :

(24)

SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013

 Surat pengantar proposal

 Surat tugas

 Surat tanda terima proposal

2. Follow up. Untuk mengetahui kepastian kerjasama, maka panitia harus terus mem-follow up kemajuan proposal yang diajukan ke perusahaan atau instansi.

3. Meminta nama dan nomor Contact Person yang bersangkutan* dan diberikan pula nomor serta nama contact person dari pihak ISEG.

*Nama dan contact person tersebut harap segera diserahkan kepada divisi Networking untuk dimasukkan ke dalam database.

Publikasi

Menggunakan logo ISEG, FoSSEI, Unpad dan tag line ISEG di setiap media publikasi kegiatan

internal ISEG.

SOP Kepanitiaan & Organisasi Organisasi

 Setiap individu dalam ISEG 2013 (kecuali presiden, secretary, treasury, director, manager) hanya boleh memiliki satu organisasi lain diluar ISEG.

 Setiap individu ISEG 2013 wajib mengikuti Kajian Akademik Ekonomi Islam.

 Setiap individu ISEG 2013 wajib mengikuti mentoring.

 Setiap individu ISEG 2013 tidak berpacaran dalam satu kepengurusan ISEG 2013.

(25)

Kepanitiaan

 Presiden dan jajaran EB ISEG tidak diperkenankan untuk mengikuti kepanitiaan apapun di luar ISEG.

 Bagi manajer dan Asisten manajer Kepanitiaan yang dijalankan di luar ISEG 2013 hanya boleh tiga kepanitiaan dalam satu tahun, kecuali untuk organisasi yang diikutinya di luar ISEG 2013 & kepanitiaan yang sifatnya wajib (misalnya PKPM, LKKM, ataupun kepanitiaan kaderisasi lainnya ).

 Staff diperbolehkan untuk mengikuti maksimal lima kepanitiaan yang dijalankan di luar ISEG 2013 dalam satu tahun, kecuali untuk organisasi yang diikutinya di luar ISEG 2013 & kepanitiaan yang sifatnya wajib (misalnya PKPM, LKKM, ataupun kepanitiaan kaderisasi lainnya

Sanksi

Sanksi diberikan kepada tiap individu yang melanggar SOP ini, dengan aturan : - 1x melanggar : diberikannya teguran

- 2x melanggar : diberikannya teguran

- 3x melanggar : diberikannya Surat Peringatan I - 4x melanggar : diberikannya Surat Peringatan II - 5x melanggar : diberikannya Surat Peringatan III

DIMANAPUN KAPANPUN BERADA JANGANLAH MENGHILANGKAN IDENTITAS ISEG DENGAN ‘SEMUT’NYA, BMT DENGAN ‘ISTIMEWA’NYA. TETAPLAH JAGA AKHLAK DAN SIKAP KITA. TETAP ISTIQOMAH KAWAN, SEMOGA DIMUDAHKAN. AAMIIN.