MANAJEMEN SURAT KELUAR STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Dedy Ardiansyah,S.Sos
Program Studi Manajemen Informatika STMIK EL RAHMA
Jl. Sisingamangaraja No.76. Yogyakarta
Abstract
Organizational interaction with the environment becomes an important factor for the existence of the organization. Universities and colleges need appropriate communication
with the environment for the right to position himself with the goal ultimately is to develop organizational capacity. Among the communication is done formally through a
letter out. Therefore should be regulated in the best possible thus helping enhance the positive image and development institutions
Kata kunci :
Manajemen surat keluar
Intisari
Komunikasi keluar merupakan hal amat penting bagi perguruan tinggi untuk dapat bersaing. Komunikasi dilakukan baik formal maupun non formal, langsung maupun tak langsung. Surat keluar merupakan sarana komunilasi formal yang tidak langsung. Oleh karena itu manajemen surat keluar akan menentukan hasil baik atau tidaknya surat tersebut sebagai wakil organiasasi. Manajemen surat keluar yang dimaksudkan adalah prosedur penyusunan, penyampaian dan pengendalian surat.
A. Pendahuluan
Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta dalam pengurusan ke tatausahaannya mengatur
pelaksanaan administrasi agar berjalan dengan lancar dan dapat memberikan manfaat yang dibutuhkan. Tata Usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan - keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie,1983:13).
Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan- keterangan (keputusan atau pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain (Wursanto,1991:11). Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.
Didalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuansi kegiatan atau besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur, tata
cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan.
Di lingkungan STMIK El Rahma, pengelolaan surat sudah mulai ditata dengan lebih baik. Hal ini dikarenakan semakin besarnya kapasitas informasi, termasuk surat masuk dan keluar, sehingga diperlukan penataan yang baku untuk meghindari kesulitan pengelolaan informasi. Surat keluar merupakan komunikasi formal yang ditujukan kepada pihak luar. Oleh karena itu fungsinya lebih banyak sebagai wakil organisasi. Oleh karena itu sangatlah penting untuk diatur sebaik mungkin, sehingga tujuan komunikasi dengan surat tersebut dapat sesuai dengan tujuan komunikasi yang diinginkan. Dan selanjutnya dapat mendukung pengembangan kapasitas organisasi. Oleh karena itulah penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “ Manajemen Surat Keluar di STMIK El Rahma Yogyakarta”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang diajukan dalam jurnal ini adalah: “Bagaimanakah Manajemen surat keluar di STMIK El Rahma Yogyakarta?”
C. TINJAUAN TEORITIS Pengertian Surat
Drs. Ig. Wursanto (1991:12) dalam bukunya “Kearsipan 1” menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “.
Surat juga disebut warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto,1991 : 144)
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk
menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan, surat terutama surat resmi juga berfungsi sebagai :
1. Wakil dari penulis atau pengirim
2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir
4. Media Alat bukti Duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan
6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha (Barthos, 2003: 36). Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis
Manajemen Surat Keluar
Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar 2) Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya. Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/
pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain: a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu : 1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan
Biasanya pimpinan membuat konsep surat sendiri, kemudian diserahkan kepada juru ketik atau sekretaris untuk diketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan.
Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:
1) Persetujuan konsep surat.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikanatau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang,
apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat. 4) Penandatanganan surat
Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik
asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain : 1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.
2) Pengetikan amplop atau sampul surat
Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi: 1. alamat surat
2. alamat pengirim apabila perlu 3. tanggal
4. nomor surat 5. tanda tangan 6. cap atau stempel 7. jumlah lampiran b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat
6) Menempelkan prangko
atas amplop secukupnya.
D. Pembahasan
Pengelolaan surat keluar di lingkungan STMIK El Rahma dilakukan secara manual dan menggunakan sistem informasi ( sebagai pengganti kartu kendali ). Oleh karena itu semua proses dari pembuatan konsep surat, persetujuan, penomoran, penandatanganan dan pengiriman surat dilakukan oleh unit administrasi yang memiliki 2 orang petugas, penata arsip dan bagian ekspedisi
Penanganan surat keluar: Beberapa pengertian
1. Surat keluar dibedakan menjadi surat dinas dan pribadi. Surat dinas dibagi menjadi surat dinas biasa, penting dan rahasia.
2. Surat dinas biasa adalah surat yang tidak langsung berhubungan dengan operasional perguruan tinggi. Surat ini dicatat pada sistem pada pokok masalah E ( lain lain ). Surat biasa disampaikan kepada bagian humas. 3. Surat dinas penting adalah surat yang berkaitan langsung terhadap
operasional perguruan tinggi, dicatat dalam sistem sesuai kategori pokok masalahnya, yaitu A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C ( Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ) dan E ( lain lain ).
4. Pencatat surat, bertugas :
a. Membuat konsep surat keluar
b. Mencatat surat keluar ke dalam sistem informasi surat keluar dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Tampilan awal adalah tampilan selamat datang di SIMSKAR ERA dan terdapat 3 tombol yaitu surat masuk, surat keluar dan kearsipan
2. Ketika tombol surat keluar di klik maka akan masuk pada tampilan pencatatan surat keluar yang terdapat tombol pokok masalah dengan kode A ( akademik ), B ( kepegawaian, C ( Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ) dan E ( lain lain )
3. Ketika tombol A di klik maka akan muncul tampilan tabel surat keluar akademik, yang berisi kolom kolom sebagai berikut : no urut surat keluar harian, tgl keluar, pengirim, instansi yang dituju, isi ringkas, kode surat* ( diisi dengan penomoran menurut ketentuan yang berlaku ), * sebagai sumber informasi sistem kearsipan
4. Ketika di klik tombol B ( kepegawaian ),C ( kemahasiswaan ) atau D ( keuangan ), maka akan muncul tabel sebagaimana penjelasan poin 3 di atas.
c. Setelah selesai pencatatan, petugas mengisi lembar pengantar surat 2 rangkap. Lembar pertama disimpan dan lembar kedua beserta surat diserahkan kepada penata arsip
d. Pencatat surat menyimpan lembar pengantar surat yang pertama untuk diarsip sesuai kronologi
5. Penata arsip
a. Menerima surat keluar beserta lembar pengantar surat dari unit pencatat surat.
b. Menyerahkan surat beserta lembar pengantar surat kepada bagian ekspedisi untuk dikirim
c. Meminta tanda tangan bukti pengiriman surat dari penerima surat pada lembar pengantar surat
d. Mengisi pada lembar pengantar surat bahwa surat sudah dijadikan arsip dinamis aktif.
e. Menyimpan lembar pengantar surat sesuai kronologi.
Prosedur penanganan surat keluar :
a) Pencatat surat membuat konsep surat keluar.
Pada tahap ini bagian administrasi menyusun konsep surat dengan berdasarkan peraturan sebagai berikut :
1. Penulisan Kepala Surat
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Unsur-unsur
alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).
2. Penulisan tanggal surat
Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi
Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.
3. Penulisan Alamat Surat
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.
a. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).
d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
Contoh penulisan alamat yang benar : Yth. Bapak Syakuro, B.A.
Yth. Bapak Darwino Yth. Ir. Mariani
Yth. Kepala Desa Tajur Yth. Kapten Sumio
f. Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. Penulisan yang benar sebagai berikut :
g. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah.
Dengan hormat, (D kapital, h kecil) Salam sejahtera, (S kapital, s kecil) Saudara ...,
Saudara ... yang terhormat, Bapak ... yang terhormat,
Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat, Prof. Adad Iskandar yang terhormat, h. Penulisan Salam Penutup
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma. Misalnya :
i. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.
Seperti contoh di bawah ini: M. Taufk Arif
Kepala
j. Pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan seperti di bawah ini: Tanda tangan Drs. Sungaji Kepala Tanda tangan M.Arsalan, S.E. Direktur Tanda tangan Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc. NIP. 130427722 Rektor
j. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.
Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.
Bentuk penulisan bentuk singkatan a.n. di bawah ini. ...
a.n. Direktur Utama PT Sumber Waras Tanda tangan Mardoni Direktur Pemasaran ...
a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BNI 1946 Tanda Tangan
Nama jelas
Sekretaris Pusdiklat
Bentuk singkatan u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah
pimpinannya. Bentuk penulisan singkatan u.b. seperti di bawah ini : ...
Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja Propinsi....
Tanda Tangan
Nama Jelas
Kepala Bagian Personalia ...
a.n. Gubernur Kepala daerah Tk.I Provinsi...
Pembantu Gubernur Wilayah I u.b.
Tanda Tangan Nama Jelas Bupati... 8. Tembusan
Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.
Penulisan tembusan seperti di bawah ini: Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan 2. Kepala Bagian Tata Usaha 3. Sdr. Sukian
9. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. Misalnya:
SR/Ggn
SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati Ggn : Singkatan nama pengetik: Gugun
b) Memintakan pengesahan surat keluar kepada pimpinan.
c) Memberikan penomeran Surat Keluar dan cap STMIK EL Rahma . Adapun ketentuan penomoran surat adalah sebagai berikut:
Nomor surat :
Nomor urut ( ditulis berurutan setelah nomor terakhir ) / Departemen / Pokok Masalah / Bulan dalam angka Romawi / Tahun dengan singkatan 2 digit terakhir.
Kode Departemen : ( ditulis Kode Departemen – Jenis Surat ) Kode Departemen adalah sebagai berikut :
2. Ketua, kode : KET
3. Pembantu Ketua, kode : PK 1 / PK 2 /PK 3 4. Ketua Program Studi:
a. Teknik Informatika, kode : PS-1 b. Sistem Informasi, kode : PS-2 c. Manajemen Informatika, kode : PS-3 d. Komputerisasi Akuntansi, kode : PS-4 e. Teknik Komputer, kode : PS-5 5. Ketua Lembaga :
a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, kode: LP2M b. Lembaga Penjaminan Mutu, kode : LPM c. Lembaga Pendidikan dan Pengamalan Islam, kode : LEPPI d. Pusat Komputer, kode : PUSKOM
e. Perpustakaan , kode : PERPUS
f. Hubungan Masyarakat, kode : HUMAS g. Sistem Informasi, kode : SIM h. Lembaga Pendidikan Dan Pengembangan Entrepreneur , kode
: LPPE
Kode jenis surat adalah sebagai berikut : 1. Nota Dinas; kode : ND
Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas
2. Memo; kode : MEMO
adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. 3. Surat Pengantar; kode : SPg
adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
4. Surat Keputusan; kode : SK
adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
5. Surat Edaran; kode : SE
adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.
6. Surat Undangan; kode : UND
adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
7. Surat Tugas; kode : TGS
adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
8. Surat Kuasa; kode : KUAS
adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa 9. Surat Pengumuman; kode : PENG
adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum 10. Surat Pernyataan; kode : PERNYT
Adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
11. Surat Keterangan; kode : KETR
adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
12. Berita Acara, kode : BAP
adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
13. Surat Kerjasama, kode : KJSM
Adalah surat yang berisi penawaran kerjasama baik dari instansi / perorangan dari luar kepada STMIK El Rahma atau dari STMIK El Rahma kepada instansi / perorangan dari luar
Sebagai contoh surat keputusan dari yayasan maka penulisannya adalah : … / Y-SK/ …/…/…
Bulan ditulis dengan angka Romawi Januari : I Februari : II Maret : III April : IV Mei : V Juni : VI Juli : VII Agustus : VIII September : IX Oktober : X Nopember : XI Desember : XII
Sebagai contoh surat tugas dari ketua : …/ KET-TGS / A-DPKP / X / ..
Tahun 2009 : 09 Tahun 2010 :10
Tahun 2011 : 11, dan seterusnya
Sebagai contoh surat undangan dari ketua : 5 / KET-UND / C- MAK / X / 10
d) Menyerahkan Surat Keluar kepada petugas penata arsip untuk diproses pengendalian dan pengiriman ke alamat yang dituju.
e) Unit penata arsip menerima kopi surat keluar beserta Lembar pengantar surat keluar .
f) Surat dikirim oleh bagian ekspedisi dengan membawa lembar pengantar surat
g) Bagian ekspedisi meminta tanda tangan dari penerima surat pada lembar pengantar surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
h) Bagian ekspedisi menyerahkan lembar pengantar surat kepada penata arsip untuk disimpan sebagai arsip surat keluar.
i) Bagian penata arsip menyimpan lembar pengantar surat keluar secara kronologis.
E. Kesimpulan
Surat keluar merupakan wakil bagi organisasi. Begitu pula sebuah perguruan tinggi yang berupaya membina hubungan baik dengan instansi luar baik perguruan tinggi, perusahaan maupun instansi pemerintah, sangat berkepentingan terhadap kualitas surat yang dikeluarkan. Oleh karena itu STMIK El Rahma memandang sangat perlu untuk mengelola surat keluar sebagai sarana komunikasi dalam rangka meningkatkan citra diri dan pengembangan organisasi
Referensi
Gie, The Liang, 1983, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta, Nur cahaya.
Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni
Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta : Balai Pustaka
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Swasta, Pemerintah dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara
Biodata Penulis
Nama : Dedy Ardiansyah,S.Sos Tempat tanggal lahir : Yogyakarta, 6 April 1975 Tahun Lulus : 1998
Bidang ilmu : Sarjana Administrasi Bisnis Jabatan Akademik : Asisten Ahli 100
