PERANCANGAN APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS WEB
(STUDI KASUS DI RSU QUEEN LATIFA, YOGYAKARTA)
Fransisca Indrasari1, Yuli Praptomo2
Teknik Infromatika STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA e-mail : 1[email protected],2 [email protected]
Abstract
Salary is a form of remuneration or awards given regularly to an employee for services and the results of its work. Because of that salary is an important element for the agency company. (Sadili, 2006).
In the case in RSU Queen Latifa Yogyakarta, employee payroll system is still using Microsoft Office Excel and Accses. This leads to the payroll system is constrained in terms of timeliness, validity of data and in terms of archives. In fact, due to the difficult to understand the logic of the old human resources, sometimes a new human Resources, preferring to build a new system rather than continue with the old system. This will harm the institution in terms of time because the manufacture of the new system requires a short time and also the disruption of information processing that goes, and therefore needed a system of payroll application that is new to mitigate the problems that occur on older systems that will be implemented in Queen Latifa Hospital Yogyakarta.
The authors will try to complement the lack of it by developing the design of web-based employee payroll system is computerized using programming languages PHP and MySQL is used to create a database and payroll application design is translated through the DFD (Data Flow Diagram) using MS. Visio 2007.
Keywords: PHP, Payroll, DFD PENDAHULUAN
Komputer sudah menjadi kebutuhan primer bagi sebagian masyarakat terutama mereka yang berkecimpung dalam dunia perkantoran, perusahaan, instansi pendidikan, maupun instansi kesehatan. Perkembangan komputer yang sedemikian pesat membuat komputer semakin dekat dengan keseharian manusia tidak hanya dalam hal tertentu saja. Sebuah instansi kesehatan seperti rumah sakit tentunya ingin memberikan pelayanan maksimal kepada setiap pasiennya. Hal ini tentu perlu dukungan dari sumber daya manusia di instansi tersebut. Salah satu hal yang sangat penting dalam hal peningkatan kinerja karyawan adalah gaji.
Pada kasus yang terjadi di RSU Queen Latifa Yogyakarta, sistem penggajian karyawan masih menggunakan Microsoft Office Excel dan Accses. Hal ini menyebabkan sistem penggajian terkendala dari segi ketepatan waktu, kevalidan data maupun dari segi kearsipan. Ditambah lagi tidak semua SDM di RSU Queen Latifa Yogyakarta menguasai sistem, sehingga apabila SDM keuangan berhalangan maka penggajian akan mengalami keterlambatan ataupun ketidak cocokan data.
Penelitian yang dilakukan oleh Ali, A (2013) yang berjudul “Sistem Informasi Penggajian Dan Pengupahan Karyawan Menggunakan Arsitektur Hierarchical-Model-View-Control Framework Php Codeigniter (Studi Kasus Di P.T. Krakatau Wajatama Cilegon, Banten)” pelaksanaan penelitian ini dapat membawa manfaat hasil berupa sebuah sistem usulan bagi PT. Krakatau Wajatama Cilegon, Banten yang berupa sistem informasi penggajian dan pengupahan yang termodulasi sehingga sistem menjadi mudah untuk dipelihara dan dikembangkan, dan mampu mengurangi resiko terjadinya masalah dalam hal pengembangan dan perbaikan sistem yang disebabkan oleh pergantian pengembang sistem.
Penelitian juga dilakukan oleh Sodikin (2011) seorang mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah yang berjudul “Perancangan Sistem Penggajian Dengan Hak Akses Karyawan Berbasis Web (Studi
Kasus : PK Gaya Baru)” penelitian ini menyimpulkan bahwa penggunaan hak akses ini mempermudah kinerja bagian admin dan mengurangi resiko penggantian programer yang akan menyulitkan admin karena harus menyesuaikan dengan bahasa yang berbeda. Pada penelitian ini dihasilkan sistem aplikasi yang mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data penggajian Program sistem penggajian ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi yang dapat mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
METODE PENELITIAN
a. Metode Pengumpulan Data
Merupakan metode yang dilakukan oleh peneliti dengan mendatangi langsung tempat kerja praktik berlangsung di RSU Queen Latifa untuk memperoleh sumber data sehingga peneliti dapat menentukan metode dan pemrograman yang cocok untuk penelitian. Berdasarkan tahap observasi peneliti menentukan bahwa pemrograman yang cocok untuk kasus ini dengan bahasa pemrograman php dengan penyimpanan data menggunakan database MySQL.
b. Metode Wawancara
Merupakan metode yang dilakukan praktikan untuk mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada admin RSU Queen Latifa tentang penggunaan sistem yang sudah ada dan kendala yang dihadapi saat menggunakan sistem tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui perbaikan apa yang sebaiknya digunakan dalam aplikasi yang akan buat karena pengguna (admin) akan memegang langsung kendali dari sistem aplikasi tersebut.
c. Metode Kepustakaan
Setelah menentukan bahasa pemrograman web (php) dan penggunaan database MySQL, tahap berikutnya adalah mencari informasi dari penelitian sebelumnya tentang penelitian yang serupa. Mencari referensi dari penelitian sebelumnya dimaksudkan untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh peneliti sebelumnya. Selain itu juga kita dapat melihat kelebihan atau kekurangan dari aplikasi yang telah dibuat oleh peneliti sebelumnya sehingga kita dapat membuat aplikasi yang lebih baik.
d. Metode Analisis Sistem
Mengidentifikasi masalah dan memahami sistem yang ada serta melakukan analisis terhadap data-data tersebut sehingga dapat diketahui kebutuhan untuk pembuatan sistem yang baru.
HASIL DAN PEMBAHASAN a. Analisa diagram alir dokumen
Prosedur penggajian karyawan yang berjalan di RSU Queen Latifa Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1) Karyawan melakukan absensi setiap kali datang dan pulang dengan menggunakan mesin finger print. Selain itu karyawan di setiap unit dan instalasi mencatat jam lembur yang kemudian akan ditandatangani oleh kepala unit masing – masing sebelum dihitung oleh bagian admin. Data absensi yang tersimpan dalam mesin finger print dan data lembur direkap oleh bagian admin setiap hari. Selanjutnya bagian admin membuat dokumennya ke dalam buku khusus data karyawan yang dilakukan secara manual, selanjutnya dibuat laporan daftar gaji karyawan berdasarkan bagian atau posisi karyawan tersebut.
2) Selanjutnya laporan tersebut dibuat rekapan yang kemudian diserahkan kepada bagian keuangan untuk membuat dokumen daftar dan menghitung gaji karyawan.
3) Dari daftar gaji karyawan pula dibuatkan laporan gaji karyawan, selanjutnya dibuatkan dokumen dua rekap, lembar pertama diserahkan ke bagian keuangan, sedangkan lembar kedua diserahkan ke pimpinan perusahaan untuk diperiksa, setelah disetujui oleh pimpinan baru pencairan dana dapat dilakukan oleh bagian keuangan.
4) Setelah itu dibuat slip gaji. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram alir dokumen berikut.
b. Kelebihan dan kekurangan sistem berjalan 1) Kelebihan sistem yang berjalan.
Memiliki aturan yang jelas dalam penanganan penggajian.
a) Sistem yang ada mampu menangani proses penggajian karyawan dengan cukup baik. b) Informasi yang diberikan pihak yang memerlukan informasi penggajian cukup jelas sehingga tidak menyulitkan dalam proses perhitungan maupun pengesahan gaji karyawan.
c) Kontrol terhadap sistem cukup baik dalam setiap prosesnya. 2) Kelemahan sistem yang berjalan :
a) Informasi yang disajikan tidak terlalu akurat karena masih bisa terdapat kesalahan misalnya dalam proses penghitungan gaji dan pemberian bonus.
b) Masih lambatnya sistem berjalan dengan proses penyajian informasi tentang penggajian karyawan karena masih menggunakan sistem manual.
c) Sistem masih dilakukan secara manual dalam proses penyimpanan data sehingga menemui kesulitan jika sewaktu-waktu diperlukan.
c. Solusi Pemecahan Masalah
a. Diagram Alir Dokumen Aplikasi Penggajian Prosedur penggajian yang diusulkan adalah 1) Karyawan memberikan data absensi kepada sistem melalui admin, dan bagian admin
memproses data tersebut ke dalam sistem. Kemudian bagian keuangan melakukan proses penghitungan gaji karyawan berdasarkan data yang ada.
2) Selanjutnya bagian keuangan membuat dokumen daftar gaji untuk mengetahui jumlah gaji keseluruhan dan individu.
3) Dari daftar gaji karyawan tersebut dibuat laporan gaji karyawan, selanjutnya dibuatkan dokumen dua rangkap, lembar pertama diarsipkan dibagian keuangan, sedangkan lembar kedua diserahkan ke pimpinan untuk diperiksa.
4) Laporan gaji yang akan diperiksa diserahkan ke pimpinan untuk diperiksa dan untuk disetujui.
5) Laporan penggajian yang sudah disetujui oleh pimpinan, kemudian bagian keuangan akan mencetak slip gaji yang dibuat rangkap dua, rangkap pertama untukarsip rangkap kedua untuk karyawan.
6) Setelah dicetak slip gaji untuk karyawan, kemudian didokumentasikan dengan dibuat dua rangkap dimana dokumen yang pertama berisi slip gaji karyawan yang diserahkan ke karyawan sebagai pegangan pengambilan gaji, sedangkan dokumen yang kedua diarsipkan untuk bagian keuangan.
Gambar.Flowmap penentuan gaji sistem usulan d. Perancangan (Design)
1) Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) a) Diagram konteks
Dengan pembuatan suatu diagram konteks dari sistem, struktur pendekatan ini menggambarkan system secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagian-bagian lebih rinci. Dalam diagram konteks dibawah ini terdapat beberapa pihak terkait yang digambarkan secara umum, dimana kesatuan luar yang terlibat dalam kesatuan langsung adalah admin, karyawan, bagian keuangan dan pimpinan perusahaan.
Gambar.Diagram konteks program b) Diagram Alir Data level 0 aplikasi
c) Diagram Alir Data level 1 admin SDM
Gambar.DAD level 1 admin SDM d) Diagram Alir Data level 2 admin keuangan
e) Diagram Alir Data level 3 admin Ka. Unit
Gambar. DAD level 3 admin Ka. Unit
f) Diagram Alir Data level 4 data admin SDM
g) Diagram Alir Data level 5 data keuangan
Gambar. DAD level 5 data admin keuangan h) Diagram Alir Data level 6 data Ka. Unit
i) Diagram Alir Data level 7 laporan
Gambar. DAD level 7 laporan j) Relasi antar tabel dalam basis data
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dan penjelasan yang telah penulis lakukan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut
1. Aplikasi yang diterapkan mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data penggajian.
2. Program sistem penggajian ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi yang dapat mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
3. Penggunaan hak akses admin sangat membantu programer dalam melakukan upgrading aplikasi tanpa harus merubah sistem secara keseluruhan.
SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka ada beberapa saran yang diharapkan dapat diterima semua pihak yang bersangkutan.
1. Dalam memasukan data penggajian harus dilakukan oleh orang yang paham tentang sistem penggajian.
2. Aplikasi maupun laporan penggajian karyawan yang dihasilkan belum terstruktur dengan baik, sehingga diharapkan ada pengembangan yang dilakukan untuk dapat memperbaiki kekurangan yang ada pada program ini.
3. Diharapkan bagi peneliti selanjutnya untuk menyempurnakan program ini terutama pada fitur potongan pajak PPH 21 dan SPT Tahunan bagi karyawan.
4. Diharapkan pengguna aplikasi ini lebih memperhatikan pemeliharaan dan perawatan perangkat keras dan perangkat lunak agar tidak mudah rusak
DAFTAR PUSTAKA
White, J.,L, Lonie D., B dan Kevin C., D. 2004. System Analist and design Methode 6 Edition, Yogyakarta : Mcgrow Hill & Andi.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2007. “Sistem Informasi Manajemen” Mengelola Perusahaan digital Buku 1 edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
McLeod, R. 2004. “Sistem Informasi Manajemen”Edisi kedelapan. Jakarta: PT Indeks.
Al Fatta, H. 2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset.
Bin Ladjamudin, A. 2006. “Rekayasa Perangkat Lunak”. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Dwiyanto, R., A. 2006. “Aplikasi Otomasi Perpustakaan Berbasiskan Web” Bandung : Institut Teknologi Bandung.
Hartono, Y. 1995. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi offset. Hartono, Y.1999. Pengenalan Komputer dan Pemograman. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto, H.,M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ke-3. Yogyakarta : Andi.
Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Prastyo, D., D. 2005. Solusi Menjadi Web Master Melalui Manajemen Web Dengan PHP, Jakarta: Elex Media Komputindo.
Pressman, R., S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu). Yogyakarta : Andi Offset.
Purwanto, E. 2004. Teknologi Informasi Dan Komunikasi. Surakarta: Yudistira. Sadili, S. 2006. “Manajemen Sumber Daya Manusia”. Bandung: CV. Pustaka Setia. Simartama , J., Payudi, I. 2006. Basis Data,Yogyakarta: Penerbit Andi Offset.
Nugroho, B dan Indriyanna, I. 2009. “Panduan Tugas Akhir Membuat Aplikasi Penggajian Karyawan dengan Visual Basic 6.0”. Jogjakarta: Alif Media.
Sodikin, 2011, “Perancangan Sistem Penggajian Dengan Hak Akses Karyawan Berbasis Web (Studi Kasus : PK Gaya Baru)” Jakarta : UIN Syarif Hidayatullah
Yanah, Y. 2008. “Pengembangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Yayasan Pendidikan Bidayatul Hidayah Bekasi”. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Yuliantoro, J & Purbo W.,O . 1998. “Strategi Merancang Sekuriti Jaringan Komputer Anda” Bandung : Computer Network Research Group – ITB.
Wulandari, T.,Y. 2012, “Sistem Komputerisasi Penggajian Guru Pada Sekolah Menengah Pertama 2 Sambungmacan” Surakarta : Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta
Alhadi, A. 2013, “Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan Karyawan Menggunakan Arsitektur Hierarchical-Model-View-Control Framework Php Codeigniter ( Studi Kasus Di P.T. Krakatau Wajatama Cilegon, Banten )” Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Andoko, S. 2012, “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada Comanditer Venoschaf (CV). Mobile Cell Pacitan”. Surakarta : Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta
Nugroho, A. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berbasis Objek, Bandung: Informasika Bandung.
Parno. 2010. ” Pengembangan Sistem Informasi : Data Flow Diagram” Jakarta : Universitas Gunadharma.
