2 dari 7
PENILAIAN KESESUAIAN – PERSYARATAN LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI PROFISIENSI
1. Ruang Lingkup
1.1.
Pedoman ini merupakan persyaratan untuk Lembaga Sertifikasi Profesi Profisiensi (LSP Profisiensi) dengan persyaratan tertentu, termasuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi Profisiensi.1.2.
Pedoman ini sebagai persyaratan LSP Profisiensi dalam memberikan layanan Profisiensi yang mandiri.1.3.
Uji Profisiensi mempunyai ruang lingkup penggunaan alat surveilan bagi lembaga sertifikasi profesi/personil,sebagai alat uji keberterimaan asosiasi profesi dalam rangka sertifikasi status profesi, dan sebagai alat dalam pemeliharaan kompetensi dalam industri.
2. Acuan Normatif
Dokumen yang diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini. Apabila ada perubahan (amademen), dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir.
2.1.
ISO 17024: 2000. General requirements for bodies operating certification systems of persons.2.2.
Kosakata umum SNI 19-9000-2001, Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan Kosakata.3. Istilah dan Definisi
3.1.
Uji Profisiensi, adalah uji keberterimaan kompetensi yang dilakukan dengan cara evaluasi atau ujian (examination) dengan mengujikan indikator kuat (norma) suatu kompetensi yang dibanding dengan suatu besaran statistik untuk menentukan suatu masih terpelihara (in layer) atau tidak terpelihara (out leyer).3.2.
Peserta Uji Profisiensi, Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi Profisiensi.3.3.
Proses uji profisiensi, Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSP Profisiensi untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan keberterimaan kompetensi yang ditetapkan, mencakupi permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi Profisiensi.3.4.
Skema sertifikasi profisensi, Persyaratan sertifikasi spesifik yang berkaitan dengan kategori profesi yang ditetapkan dengan menggunakan standar dan aturan khusus yang sama, serta prosedur yang sama, dengan acuan pedoman ini.3.5.
Kompetensi, Kemampuan yang dapat diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan/atau keterampilan sesuai dengan atribut personal sebagaimana yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.3.6.
Keluhan Permintaan penilaian kesesuaian selain banding, oleh suatu organisasi/perorangan terhadap LSP Profisiensi, untuk melakukan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan kegiatan LSP Profisiensi atau pelanggannya.3.7.
Evaluasi, Proses penilaian Profisiensi terhadap pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi Profisiensi untuk mengambil keputusan sertifikasi Profisiensi.3.8.
Evaluator Profisiensi, Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau menilai uji Profisiensi.4. Persyaratan untuk LSP Profisiensi
4.1.
Lembaga Sertifikasi Profesi Profisiensi4.1.1. Kebijakan, prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria sertifikasi, harus jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi semua persyaratan dan peraturan organisasi/industrinya serta perundang-undangan yang berlaku.
3 dari 7
perpanjangan, penundaan atau pencabutan sertifikat Profisiensi.
4.2.
Struktur organisasi4.2.1. Pembentukan
4.2.1.1.LSP Profisiensi dipersiapkan pembentukannya oleh suatu industri/organisasi yang mempunyai komitmen memelihara kompetensi profesi secara mandiri, dan mendapat dukungan dari asosiasi industri terkait.
4.2.1.2.memiliki dokumen legalitas hukum atau bagian dari legalitas hukum. Pembentukan LSP Profisiensi harus dibuktikan entitas yang sah dari notaris atau lembaga pemerintah.
4.2.2. Bentuk organisasi
4.2.2.1.
Organisasi LSP Profisiensi minimal harus terdiri atas Dewan Pengarah, Kepala/direktur, bagian administrasi, manajemen teknis sertifikasi dan manajemen mutu, serta komite skema yang bersifat ad-hoc.4.2.2.2.
Dewan Pengarah mempunyai tugas:• bertangggung jawab mengarahkan organisasi pada pencapaian Visi, misi, kebijakan, dan tujuan LSP Profisiensi.
• Menetapkan Kebijakan dan arah dan tujuan organisasi.
4.2.2.3.
Kepala/Direktur mempunyai tugas:• bertangggung jawab atas keberlangsungan LSP Profisiensi dengan menetapkan Visi, misi, kebijakan, dan tujuan LSP Profisiensi.
• Menetapkan kebijakan sertifikasi dan prosedurnya
• Memastikan pelaksanakan program kerja LSP Profisiensi.
• Menyiapkan rencana program dan anggaran.
4.2.2.4.
Komite skema mempunyai tugas:• Identifikasi kebutuhan skema sertifikasi Profisiensi
•
pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi untuk setiap jenis sertifikasi yang dipertimbangkan.4.2.2.5.
Bagian Manajemen Teknis Uji Profisiensi mempunyai tugas:• memfasilitasi penyusunan Materi Uji Profisiensi,
• melaksanakan kegiatan uji Profisiensi,
• melaksanakan harmonisasi Profisiensi dengan skema-skema sertifikasi LSP terkait uji Profisiensi,
4.2.2.6. Bagian manajemen mutu mempunyai tugas:
• mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu LSP Profisiensi sesuai Pedoman BNSP 213,
• memelihara berlangsungnya sistem manajemen agar tetap sesui dengan standar dan pedoman yang diacu,
• melakukan audit internal dan kaji ulang manajemen LSP Profisiensi.
4.2.2.7. Bagian Administrasi mempunyai tugas:
• memfasilitasi unsur-unsur organisasi LSP Profisiensi guna terselenggarannya program sertifikasi profisiensi,
• melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan organisasi LSP Profisiensi,
4.2.3.
Struktur LSP Profisiensi harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak terkait atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya. Secara khusus, LSP Profisiensi harus:4 dari 7
disertifikasi,4.2.3.2.
bertanggung jawab atas keputusannya berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi Profisiensi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup yang diajukan.4.2.3.3.
LSP Profisiensi harus: memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk operasi sistem sertifikasi dan untuk membiayai pertanggunggugatan (liability) yang mungkin timbul.4.2.4.
LSP Profisiensi tidak boleh menawarkan atau memberikan pelatihan atau membantu pihak lain dalam penyiapan jasa tersebut.4.2.5.
LSP Profisiensi harus menetapkan kebijakan dan prosedur (seperti pedoman pelaksanaan) untuk penyelesaian banding dan keluhan yang diterima dari pemohon, calon, peserta yang diuji Profisiensi dan atasan/institusi tempat personil yang diuji Profisiensi bekerja serta dari pihak lain mengenai proses kriteria uji Profisiensi, termasuk kebijakan dan prosedur untuk kinerja personil yang disertifikasi. Kebijakan dan prosedur tersebut harus menjamin bahwa banding dan keluhan diselesaikan secara independen, tegas dan tidak berpihak.4.2.6.
LSP Profisiensi harus memperkerjakan personil permanen atau personil kontrak yang kompeten dan dalam jumlah yang memadai untuk melaksanakan fungsi sertifikasi Profisiensi sesuai dengan jenis, rentang dan volume pekerjaan yang dilakukan di bawah tanggung jawab manajemen.4.3.
Pengembangan dan pemeliharaan skema uji Profisiensi4.3.1.
LSP Profisiensi harus menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam menyelenggarakan uji Profisiensi calon dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk pengembangan awal dan pemeliharaan berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut.4.3.2.
LSP Profisiensi, melalui komite skema, harus menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema uji Profisiensi yang mencakup kaji ulang dan validasi uji Profisiensi.4.3.3.
LSP Profisiensi harus segera memberikan informasi mengenai setiap perubahan di dalam persyaratan kepada pihak-pihak yang terkait dan profesi yang disertifikasi. LSP Profisiensi harus memverifikasi bahwa setiap peserta uji profisiensi yang disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah dalam periode waktu, yang penetapannya harus mempertimbangkan pendapat komite skema.4.3.4.
Kriteria keberterimaan peserta uji Profisiensi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSP Profisiensi sesuai dengan pedoman ini dan dokumen relevan lainnya. Jika diperlukan penjelasan untuk penerapan dokumen tersebut terhadap skema uji Profisiensi yang spesifik, maka penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh para ahli, disahkan oleh komite skema dan dipublikasikan oleh LSP Profisiensi.4.3.5.
Uji Profisiensi tidak boleh dibatasi atas dasar keuangan atau kondisi lain yang tidak semestinya, seperti keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok.4.3.6.
LSP Prifisiensi harus mengevaluasi metode uji Profisiensi calon. Penyelenggaraan uji Profisiensiharus jujur, absah dan dapat dipertanggungjawabkan. Minimum 1 (satu) tahun sekali, metodologi dan prosedur yang tepat (seperti pengumpulan dan pemeliharaan data statistik) harus ditetapkan untuk menegaskan kembali kejujuran, keabsahan, kepercayaan dan kinerja umum setiap uji Profisiensi dan semua perbaikan perbedaan yang teridentifikasi.4.4.
Sistem manajemen4.4.1.
LSP Profisiensi harus menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut.4.4.2.
LSP Profisiensi harus menjamin bahwa:5 dari 7
4.4.2.2.
sistem manajemennya dimengerti dan diterapkan pada semua tingkat organisasi.4.4.3.
LSP Profisiensi harus mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.4.5.
Subkontrak4.5.1.
Jika LSP Profisiensi memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan uji Profisiensi, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan pencegahan konflik kepentingan harus dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.4.5.2.
LSP Profisiensi harus:4.5.2.1.
bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau pencabutan sertifikasi.4.5.2.2.
menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam pedoman ini, dan tidak terlibat baik secara langsung atau melalui atasannya dengan pelatihan atau pemeliharaan sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan kenetralan dapat dikompromikan.4.5.2.3.
memelihara daftar subkontraknya dan menilai serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang didokumentasikan.4.6.
Rekaman4.6.1.
LSP Profisiensi harus memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan perundang-undangan, termasuk cara-cara untuk mengkonfirmasikan status profesi yang diuji. Rekaman harus membuktikan bahwa proses uji Profisiensi telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.4.6.2.
Rekaman harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus disimpan selama periode waktu tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban lainnya.4.7.
KerahasiaanLSP Profisiensi harus menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya, melalui komitmen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen tersebut harus dilaksanakan oleh semua individu/personil yang bekerja di LSP Profisiensi, termasuk anggota komite dan lembaga atau individu dari luar yang bekerja atas namanya. Informasi tersebut tidak boleh diberikan kepada pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan tertulis dari organisasi atau individu dari mana informasi diperoleh, kecuali bila perundang-undangan mensyaratkan informasi tersebut harus diungkapkan. Bila LSP Profisiensi disyaratkan oleh peraturan perundang-undangan untuk mengumumkan informasi tersebut, organisasi atau individu yang bersangkutan harus diberitahu sebelumnya tentang informasi yang diberikan.
4.8.
KeamananSeluruh soal-soal uji Profisiensi dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman oleh LSP Profisiensi, atau subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya.
5. Persyaratan untuk personil 5.1. Umum
5.1.1. LSP Profisiensi harus menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil permanen atau yang dikontrak yang terlibat dalam proses uji Profisiensi.
6 dari 7
menyatakan komitmennya untuk memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh LSP Profisiensi, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan kerahasiaan dan kebebasan dari pengaruh komersial dan pengaruh lainnya dari setiap hubungan sebelum dan/atau saat ini dengan profesi yang diuji yang dapat mengkompromikan kenetralannya. 5.1.3. Uraian tugas dan tanggung jawab yang terdokumentasi dengan jelas harus tersedia bagi setiap Personil
permanen atau yang dikontrak. Mereka harus dilatih sesuai dengan bidang tugasnya, sehingga yang bersangkutan menyadari pentingnya sertifikasi yang ditawarkan. Semua personil yang terlibat dalam setiap aspek kegiatan uji Profisiensi harus memiliki kualifikasi pendidikan, pengalaman dan keahlian teknis yang sesuai dengan kriteria kompetensi untuk tugas yang ditetapkan.
5.1.4. LSP Profisiensi harus membuat dan memelihara dokumentasi mutakhir mengenai kualifikasi setiap personil. Informasi tersebut harus mudah diakses oleh personil permanen atau yang dikontrak dan harus mencakup: a) nama dan alamat;
b) organisasi dan jabatannya;
c) pendidikan, jenis dan status personil;
d) kompetensi, pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan bidang tugasnya; e) tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga sertifikasi;
f) penilaian kinerja;
g) tanggal pemuktakhiran rekaman h) tanggal pemutakhiran rekaman
5.2. Persyaratan Evaluator Uji Profisiensi
5.2.1. Evaluator Uji Profisiensi harus memenuhi persyaratan LSP Profisiensi berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan Evaluator Uji Profisiensi yang ditugaskan untuk suatu uji Profisiensi atau bagian dari suatu uji Profisiensi harus dijamin bahwa Evaluator Uji Profisiensi tersebut minimal:
a) mengerti skema uji Profisiensi yang relevan;
b) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode uji Profisiensi dan dokumen ujian yang relevan; c) memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang akan diuji;
e) bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
5.2.2. Jika seseorang Evaluator Uji Profisiensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam uji Profisiensi dengan calon, LSP Profisiensi harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan dan kenetralan uji Profisiensi tidak dikompromikan (lihat 4.2.5). Langkah-langkah tersebut harus direkam.
6.
Proses Uji Profisiensi kompetensi6.1. Permohonan
6.1.1. Berdasarkan permintaan pemohon, LSP Profisiensi harus memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses uji Profisiensi untuk setiap skema uji Profisiensi yang sesuai (termasuk biaya). Di samping itu LSP Profisiensi memberikan dokumen yang memuat persyaratan uji Profisiensi hak pemohon, serta kewajiban profesi yang diuji kompetensi.
6.1.2. LSP Profisiensi harus mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangi oleh pemohon yang meminta uji Profisiensi dan mencakup:
a) lingkup uji Profisiensi yang diajukan;
b) pernyataan bahwa peserta uji yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan uji Profisiensi dan memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
c) rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan bukti dan rekomendasi;
d) informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi Profesi.
6.2. Evaluasi
6.2.1. LSP Profisiensi harus mengkaji ulang permohonan uji Profisiensi untuk menjamin bahwa:
a) LSP Profisiensi mempunyai kemampuan untuk memberikan uji Profisiensi sesuai ruang lingkup yang diajukan;
7 dari 7
(disabilities) lainnya;c) pemohon mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema.
6.2.2. LSP Profisiensi harus menguji Profisiensi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
6.2.3. uji Profisiensi harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
6.2.4. LSP Profisiensi harus membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk kinerja dan hasil ujian, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
6.3. Keputusan uji Profisiensi
6.3.1. Keputusan uji Profisiensi yang ditetapkan untuk seorang calon oleh LSP Profisiensi harus berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama proses uji Profisiensi. Personel yang membuat keputusan uji Profisiensi tidak boleh berperan serta dalam pelaksanaan uji Profisiensi atau pelatihan calon.
6.3.2. LSP Profisiensi harus memberikan sertifikat uji Profisiensi kepada semua profesi yang diuji Profisiensi. LSP Profisiensi harus memelihara kepemilikan sertifikat. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi atau disahkan oleh Personel LSP Profisiensi yang bertanggung jawab.
6.3.3. Sertifikat uji Profisiensi tersebut minimal harus memuat informasi berikut: a) nama Profesi yang diuji Profisiensi dan nomor sertifikat;
b) nama Lembaga Sertifikasi Profesi Profisiensi;
c) acuan persyaratan atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam sertifikasi Profisiensi;
d) ruang lingkup uji Profisiensi termasuk batasannya; e) tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
6.4. Survailen
6.4.1. LSP seharusnya menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan profesi yang disertifikasi dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
6.4.2. LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan survailen harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel yang disertifikasi.
6.5. Sertifikasi ulang
6.5.1. LSP harus menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu memenuhi sertifikasi yang mutakhir.
6.5.2. LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikat sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan sertifikasi ulang harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi profesi yang disertifikasi.
6.6. Penggunaan sertifikat uji Profisiensi
6.6.1. LSP Profisiensi harus mensyaratkan bahwa profesi yang diuji Profisiensi menandatangani persetujuan untuk: a) memenuhi ketentuan skema uji Profisiensi yang relevan;
8 dari 7
persyaratan yang berkaitan dengan uji Profisiensi yang menurut LSP Profisiensi dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d) menghentikan penggunaan semua pernyataan yang berhubungan dengan uji Profisiensi yang memuat acuan LSP Profisiensi setelah dibekukan atau dicabut sertifikasinya serta mengembalikan sertifikat kepada LSP Profisiensi yang menerbitkannya, dan
e) tidak menyalahgunakan sertifikat.
6.6.2. Acuan uji Profisiensi yang tidak sesuai atau penyalahgunaan sertifikat dalam publikasi, katalog, dll, harus ditangani oleh LSP Profisiensi dengan tindakan perbaikan seperti penundaan atau pencabutan sertifikasi, pengumuman pelanggaran dan, jika perlu tindakan hukum lainnya.
6.7. Penggunaan sertifikat
6.7.1. LSP Profisiensi harus mensyaratkan bahwa profesi yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk: a. memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b. menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan; c. tidak menyalahgunakan sertifikasi yang dapat merugikan LSP Profisiensi dan tidak memberikan
persyaratan yang berkaitan dengan sertifikasi yang menurut LSP Profisiensi dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d. menghentikan penggunaan semua pernyataan yang berhubungan dengan sertifikasi yang memuat acuan LSP Profisiensi setelah dibekukan atau dicabut sertifikasinya serta mengembalikan sertifikat kepada LSP Profisiensi yang menerbitkannya, dan
e. tidak menyalahgunakan sertifikat.
