BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

(1)

BAB III

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

3.1 Kajian Organisasi

Dalam sub bab ini akan dijelaskan menengenai profil perusahaan dimana penulis melakukan analisa dan perancangan sistem untuk Tugas Akhir ini.

3.1.1 Profil PT Aero System Indonesia

1) Logo Perusahaan

Gambar 3. 1 Logo PT ASYST

2) Visi

Visi Perusahaan adalah menjadi penyedia layanan teknologi informasi dan managed service company yang mempunyai portfolio lengkap dan terdepan di indonesia

3) Misi

Misi Perusahaan adalah menyediakan layanan yang berkalitas tinggi dan efisien dengan portfolio yang lengkap, dan memiliki jaringan dukungan yang kuat.

4) Tujuan Perusahaan

Untuk memudahkan pelanggan dalam menggunakan Teknologi Informasi. ASYST dapat membantu untuk membuat dan berbagi servis yang unik dan otentik yang dapat meningkatkan bisnis anda

5) Tugas PT Aero System Indonesia

Menyediakan layanan managed service untuk pelanggan dan memberikan solusi untuk pengembangan bisnis pelanggan.

3.1.2 Sejarah PT. Aero System Indonesia

PT Aero System Indonesia (ASYST), yang sebelumnya lebih dikenal sebagai PT Lufthansa Systems Indonesia, terbentuk tahun 2005. Pada awalnya, PT Garuda Indonesia (Persero) memiliki 51% saham pada perusahaan, yang 49% saham lainnya dimiliki oleh Lufthansa System AG (LSY).

(2)

3.1.3 Struktur Organisasi PT. Aero System Indonesia

Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Pengembangan dan Operasi Service Operation Application Support Service Assurance and Security Service Center Service Delivery Solutions Department Program Management Office SAP Human Resources Finance Business Support Corporate Planning Internal Audit Corporate Secretary Sales Risk Management

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT ASYST

PT ASYST Terbagi menjadi 3 direktorat, dengan detail seperti berikut: a. Direktur Utama atau Chief Executive Officer atau disingkat sebagai CEO.

Membawahi beberapa sub departemen antara lain:

o Internal Audit

o Corporate Secretary

o Sales

b. Direktur Keuangan atau Chief Finance Officer atau disingkat sebagai CFO Membawahi beberapa sub departemen antara lain:

o Human Resources

o Finance

o Business Support

o Corporate Planning

o Risk Management

c. Direktur Pengembangan dan Operasi atau Chief Operation Officer atau disingkat sebagai COO.

(3)

o Service Delivery (OSD)

o Service Operation (OSO)

o Solution Departement (OSD)

o Application Support (OAS)

o Program Management Office (OPM)

o Service Assurance and Security (OSM)

o SAP (OSA)

o Service Center (OSC)

Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa divisi yang terlibat didalam aplikasi Knowledge Base Management, dalam hal ini terdapat 3 tingkatan level untuk Managed Service pada. PT ASYST.

- Service Assurance and Security (OSM) yang nantinya akan kita sebut sebagai Service Management. Merupakan bagian dari quality control yang mempunyai fungsi pengawasan dan pengembangan terhadap kualitas pelayanan IT Managed Services di PT ASYST.

- Level 1, sebagai pihak pertama yang berinteraksi dengan user/customer. Dalam hal ini adalah Departemen Service Center (OSC) dengan Sub Departemen IT Service Desk yang kedepannya kita sebut helpdesk. Segala problem yang masuk harus melalui tim helpdesk terlebih dahulu dan kemudian diteruskan kepada engineer level 2 terkait.

- Level 2, sebagai pihak kedua untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Application Support (OAS) yang kedepannya akan kita sebut sebagai engineer. Segala masalah yang diteruskan dari bagian helpdesk diselesaikan oleh tim engineer ini. Namun, apabila ada masalah yang berada diluar lingkup atau tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer, maka masalah tersebut akan diteruskan kepada tim developer level 3.

- Level 3, sebagai pihak ketiga untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Solution Departement (OSD) yang kedepannya kita sebut sebagai tim developer. Merupakan bagian yang melakukan pengembangan aplikasi, dalam rantai managed service. Tim developer berada pada tingkatan atas. Salah satu contoh masalah yang tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer antara lain tim engineer tidak diberikan akses untuk merubah source code sehingga butuh bantuan dari tim developer untuk penyelesaian masalahnya.

3.2 Analisa Proses Bisnis Berjalan

Pada sistem berjalan untuk saat ini masih belum ada prosedur untuk penyimpanan informasi secara terpusat. Seluruh informasi yang ada masih disimpan secara manual oleh masing-masing personel/individu. Berikut adalah alur dari proses bisnis berjalan:

(4)

Dokumen disimpan secara individual Pegawai Melakukan Handling Problem Membuat Dokumentasi Problem Terjadi Problem

Gambar 3. 3 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan

Dari alur yang terlihat bahwa dari setiap problem yang terjadi, pegawai membuat dokumentasi dari problem tersebut untuk kedepannya apabila problem tersebut terjadi lagi maka akan mempercepat proses handling problem, namun data tersebut disimpan secara individual. Kekurangan dari hal tersebut adalah:

- Informasi yang disimpan tersebut disimpan per-individu, untuk eskalasi ke pegawai lain dalam satu departemen maka akan membutuhkan waktu lama karena pegawai lain tidak memiliki referensi tersebut.

- Apabila pegawai tersebut berhenti dan digantikan oleh pegawai baru, ada kalanya dokumentasi tersebut tidak terdistribusikan dengan baik yang mana dapat menyebabkan kesulitan pada pegawai baru kedepannya.

3.2.1 Use Case Diagram Berjalan

Use Case diagram dibawah ini menampilkan notasi dari system yang sedang berjalan.dari sudut pandang pengguna.

Karyawan

Membuat Dokumentasi

(5)

3.2.1.1 Deskripsi Use Case

Berikut adalah penjelasan secara lebih detail dari diagram use case pada sistem berjalan. Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Pada Sistem Berjalan

Use Case Name : Membuat Dokumentasi Baru

ID : UCB-01 Priority : High

Actor : Karyawan

Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru

Trigger : Inisiatif Karyawan

Type : ☒External ☐Temporal

Pre-Conditions :

- Karyawan menyiapkan segala kebutuhan resolusi masalah (problem) - Karyawan mengalami suatu penyelesaian masalah yang berulang-ulang

Normal Conditions :

- Karyawan menyimpan dokumentasi dalam format word/excel/paper

Post-Conditions :

- Dokumen yang ada disimpan didalam harddisk masing-masing karyawan.

3.3 Analisa Proses Bisnis Usulan

Jika melihat dari kekurangan yang ada dapat dibuat sebuah sistem usulan dengan alur seperti berikut: Dokumen disimpan secara terpusat Pegawai Melakukan Handling Problem Membuat Dokumentasi Problem Terjadi Problem Pegawai C Akses ke Dokumen Melakukan upload Ke aplikasi Pegawai B Akses ke Dokumen

(6)

3.3.1 Use Case Diagram Usulan

Use Case diagram di bawah ini menampilkan tentang notasi UML yang dilihat dari sudut pandang pengguna sistem informasi Knowledge Management System :

Gambar 3. 6 Use Case Diagram Sistem Usulan

3.3.1.1 Deskripsi Use Case

Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.6 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru

Use Case Name : Membuat Dokumentasi Baru

ID : UC-01 Priority : High

Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru

Trigger : Inisiatif Karyawan

General Manager Karyawan Service Management Admin Menerima Laporan Melakukan Approval

Membuat Dokumen Baru

Membuat Laporan

Maintain Data Karyawan

(7)

Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru - lanjutan

- Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi.

- Dari dokumentasi yang ada, karyawan melakuakn input kedalam aplikasi - Karyawan mensubmit dokumentasi tersebut.

- Service Management dan General Manager harus melakukan Approval agar dokumentasi tersebut dapat terpublish.

Tabel 3. 4 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh GM

Use Case Name :

Melakukan Approval

ID : UC-02 Priority : High

Actor : General Manager, Karyawan

Description :

- General Manager membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan

Trigger : Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management

- General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi - Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management

- General Manager dapat mengecek isi dari dokumentasi.

- Setelah dilakukan pengecekan, General Manager dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima.

- Dokumentasi terpublish

Tabel 3. 5 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM

Use Case Name :

Melakukan Approval

(8)

Tabel 3. 6 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM - lanjutan

Actor : Service Management, Karyawan

Description :

- Service Management membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan

Trigger :

- Service Management harus melakukan login kedalam aplikasi - Dokumentasi disubmit oleh Karyawan

- Service Management dapat mengecek isi dari dokumentasi.

- Setelah dilakukan pengecekan, Service Management dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima.

- Dokumentasi Menunggu Approval dari General Manager

Tabel 3. 7 Deskripsi Use Case Membuat Laporan

Use Case Name :

Membuat Laporan

ID : UC-04 Priority : Medium

Description :

- Karyawan membuat dokumen baru yang akan terpublish setelah mendapatkan approval dari General Manager.

- Setelah mendapatkan approval dari General Manager, karyawan lain dapat melihat dokumentasi yang telah dibuat

Trigger :

- Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi

(9)

Tabel 3. 8 Deskripsi Use Case Membuat Laporan - lanjutan

- Karyawan atau General Manager menerima output laporan

Tabel 3. 9 Deskripsi Use Case Menerima Laporan

Use Case Name :

Menerima Laporan

ID : UC-05 Priority : Medium

Actor : General Manager

Description :

General Manager menerima laporan terkait dokumentasi yang ada secara periodic/apabila diperlukan dari karyawan.

Trigger :

- General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi.

- Laporan diterima secara periodic atau sesuai dengan permintaan.

(10)

3.3 Rancangan Activity Diagram

Berdasarkan analisa dan use case sistem usulan di atas, maka berikut adalah activity diagram pada sistem usulan.

3.3.1 Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi

Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pembuatan dokumentasi yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan system

Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi

Karyawan Sistem Ph as e Menyiapkan Dokumentasi Menampilkan Form Upload

Mengisi Form Upload Melakukan Validasi

Simpan Data dan Lanjutkan Proses

Tidak valid

valid

(11)

3.3.2 Activity Diagram Proses Persetujuan General Manager

Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuann dari pembuatan dokumentasi yang melibatkan general manager

Gambar 3. 8 Activity Diagram Proses Approval GM

Activity Diagram Proses Approval Oleh General Manager

General Manager Sistem

Ph

as

e

Melakukan Approval Membuka Form

Approval Melakukan Pengecekan Dokumentasi Update Status Permintaan ditolak Lanjutkan Permintaan ke Service Management ditolak diterima

(12)

3.3.3 Activity Diagram Proses Persetujuan Service Management

Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan dari pembuatan dokumentasi yang melibatkan service management.

Gambar 3. 9 Activity Diagram Proses Approval oleh SM Activity Diagram Proses Approval Oleh Service Management

Service Management Sistem

P

h

as

e

Melakukan Approval Membuka Form Approval Melakukan Pengecekan Dokumentasi Update Status Permintaan ditolak Dokumen Terpublish ditolak diterima

(13)

3.4 Rancangan Sequence Diagram

Diagram yang menjelaskan interaksi antar obyek yang disusun berdasasrkan urutan waktu serta menampilkan pesan yang disampaikan antar obyek tersebut,

3.4.1 Sequence Diagram Data Karyawan

Admin melakukan pendaftaran data karyawan. Untuk itu admin akan melakukan input dari list karyawan yang didapat dari HRD dengan memasukan beberapa informasi yang terkait.

formListKaryawan Admin

1: open()

Form Karyawan :Karyawan :Department

2: redirect() 3: create() 4: getListGM() ListGM 5: getListDepartment() ListDepartment 6: insert() 7: insert() 8: update() 9: update()

Gambar 3. 10 Sequence Diagram Data Karyawan

3.4.2 Sequence Diagram Data Department

Admin melakukan pendaftaran data department. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan.

(14)

Admin formListDepartment formDepartment :Department 1: open() 2: getListDepartment() ListDepartment 3: create() 5: insert() 4: insert() 6: update() 7: update()

Gambar 3. 11 Sequence Diagram Data Department

3.4.3 Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi

Dalam proses ini karyawan melakukan proses upload dokumentasi.

formDokumen :Dokumen :Approval :Karyawan :Kategori Karyawan 1: open() 2: open form() 3: getKaryawan() getKaryawan Department 4: getDepartment() getDepartment 5: getKategori getKategori 6: submit() 7: submit() 8: submit()

Gambar 3. 12 Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi

3.4.4 Sequence Diagram Proses Persetujuan General Manager

Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval.

(15)

Karyawan formApproval :Approval :Dokumen 1: open() 2: openForm() 3: getApproval() Approval() 4: getDokumen() Dokumen() 5: submit() 6: submit() 7: update() 8: insert()

(16)

3.4.5 Sequence Diagram Proses Persetujuan

Service Management

Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval.

Karyawan formApproval :Approval :Dokumen

1: open() 2: openForm() 3: getApproval() Approval() 4: getDokumen() Dokumen() 5: submit() 6: submit() 7: update() 8: insert()

(17)

3.5 Rancangan Class Diagram

Gambar 3. 15 Class Diagram

3.6 Rancangan Basis Data

3.6.1 Rancangan Basis Data

Berikut ini merupakan uraian rinci spesifikasi dari tiap-tiap tabel yang jumlah record masing-masing tabel merupakan perkiraan perhitungan dari umur sistem selama tiga tahun.

3.6.1.1 Tabel Departemen

1. Nama File : Departemen 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data department 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : id_departemen 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 10 Tabel Department

No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

1. id_departemen varchar 3 primary key, not null

2. departemen varchar 50

3.6.1.2 Tabel Karyawan

1. Nama File : Karyawan

Departemen id_departemen tambah() nama_departemen rubah() hapus() cari() Karyawan id_karyawan tambah() nama_lengkap no_telepon jabatan password username id_departemen rubah() hapus() cari() Approval id_approval hapus() id_dokumen tanggal komentar id_karyawan rubah() tambah() cari() Dokumen id_dokumen tambah() id_karyawan deskripsi_full status_app deskripsi_singkat judul_dokumen id_kategori status_app tgl_upload keyword rubah() hapus() cari() Status_Approval status_app tambah() Kategori id_kategori tambah() statusapp kategori rubah() hapus() rubah() hapus() 1 1..* 1 1..* 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* file

(18)

3. Fungsi : Menyimpan data karyawan 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : id_karyawan 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 11 Tabel Karyawan

1. id_karyawan varchar 7 primary key, not null

2. nama_lengkap varchar 25

3. username varchar 15

4. no_telepon varchar 15

4. password varchar 15

5. jabatan varchar 50

6. id_departemen varchar 3 foreign key, not null

3.6.1.3 Tabel Dokumen

1. Nama File : Dokumen 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data dokumentasi 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : id_dokumen 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 12 Tabel Dokumen

1. id_dokumen varchar 7 primary key, not null

2. id_karyawan varchar 7 foreign key

3. status_app char 1 foreign key

4. id_kategori varchar 7 foreign key

5. judul_dokumen varchar 75

6. deskripsi_singkat varchar 200

(19)

Tabel 3. 13 Tabel Dokumen - lanjutan

8. tgl_upload datetime

9. keyword varchar 50

10. File Text Lokasi dari dokumen

3.6.1.4 Tabel Kategori

1. Nama File : kategori 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data kategori 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : id_kategori 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 14 Tabel Kategori

1. id_kategori nvarchar 7 primary key, not null

2. kategori nvarchar 50 not null

3.6.1.5 Tabel Approval

1. Nama File : approval 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data approval 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : id_approval 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 15 Tabel Approval

1. id_approval nvarchar 7 primary key, not null

2. id_dokumen nvarchar 7 foreign key

3. id_karyawan nvarchar 7 foreign key

(20)

Tabel 3. 16 Tabel Approval - lamjutan

5. status_app char 1 foreign key

6. tanggal datetime

3.6.1.6 Tabel Status_Approval

1. Nama File : status_approval 2. Media : Hard disk

3. Fungsi : Menyimpan data status approval 4. Organisasi File : Index Sequential

5. Primary Key : status_app 6. Jumlah Record : -

Tabel 3. 17 Tabel Status Approval

1. status_app char 1 primary key, not null

2 keterangan varchar 10 notnull

3.7 Rancangan Dialog Layar

3.7.1 Struktur Tampilan

Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Knowledge Based Management.

Aplikasi Knowledge Based Management

Karyawan Admin Service

Management General Manager

Form Input

Dokumen Form Input Pegawai Form Input Department

Form Input Kategori

Form Approval Form Approval

Form Laporan Form Laporan Form Laporan

Form Laporan

(21)

3.7.2 Rancangan Layar

Gambar 3. 17 Form Login

(22)

Gambar 3. 19 Form Input Dokumen

(23)

Gambar 3. 21 Form Data Karyawan

(24)

Gambar 3. 23 Form Data Kategori

(25)

Gambar 3. 25 Form Laporan

3.8 Rancangan Arsitektur Diagram

Pada sistem usulan, segala bentuk dokumentasi yang ada akan menjadi bentuk digital. Data akan disimpan pada server database, dan aplikasi akan di-deploy pada server. Kedua server ini harus selalu terhubung agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses melalui internet, sehingga ketika karyawan yang sedang off-duty juga dapat mengakses aplikasi ini. Selain itu aplikasi ini juga bisa diakses melalui jaringan internal kantor tanpa melalui internet.

Karyawan 1

Karyawan 2 Karyawan 3 Karyawan 4

Application Server Database