LAPORAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

(1)

1

apaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi 2010-2014 telah berhasil melakukan transformasi kelembagaan yang ditandai dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 tentang Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI (Setjen dan BK DPR RI). Babak baru dalam mengoptimalkan peran dan dukungan kepada Dewan tercermin dalam Organisasi baru yang difokuskan pada penguatan dan penajaman fungsi serta membangun budaya baru seiring dengan tuntutan dinamika lembaga DPR.

Sebagai sistem pendukung DPR RI sebagaimana diamanatkan di dalam Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, maka Setjen dan BK DPR RI melalui Reformasi Birokrasi berbenah diri dalam memberikan peran sertanya mendukung terwujudnya parlemen modern yang merupakan tujuan DPR RI periode 2015 – 2019. DPR yang modern sebagaimana terdapat dalam Rencana Strategis DPR RI 2015-2019 merupakan parlemen yang menjalankan fungsi representasi, legislasi, anggaran dan pengawasan, DPR yang membawa aspirasi publik, DPR yang membuka ruang seluas-luasnya untuk partisipasi publik, DPR yang mudah diakses, terbuka, dan transparan, dan DPR yang mampu memanfaatkan teknologi informasi digital untuk menjangkau publik lebih luas dan memudahkan pekerjaan.

C

BAB I

PENDAHULUAN

(2)

2

Gambar 1.1 DPR Modern

Road map reformasi birokrasi Setjen dan BK DPR RI tahun 2015-2019 disusun untuk mendukung terwujudnya DPR Modern. Sebagaimana yang telah ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris jenderal DPR RI Nomor 550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Dalam road map tersebut, telah disusun kegiatan berdasarkan area perubahan reformasi birokrasi sebagaimana yang telah ditetapkan pemerintah melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019.

Adapun kegiatan reformasi birokrasi sebagai yang tertuang dalam road map Sekjen dan BK DPR RI Tahun 2015-2019 adalah sebagai berikut:

Tabel 1

Kegiatan Reformasi Birokrasi pada Tingkat Mikro di Setjen dan BK DPR RI

AREA PERUBAHAN KEGIATAN

a. Manajemen Perubahan a. Pengembangan nilai-nilai religious, akuntabel, professional, dan integritas atau RAPI yang dianut oleh seluruh pegawai; dan

b. Pembentukan agen perubahanyang dapat mendorong

terjadinyaperubahan pola 2urve.

b. Penguatan

Pengawasan a. Pembangunan unit kerja untukmemperoleh predikat menuju WBK/WBBM;

b. Pelaksanaan pengendalianGratifikasi;

c. Implementasi whistleblowingsystem;

d. Penerapan penanganan benturan kepentingan;

e. Pembangunan SPIP di lingkunganunit kerja;

f. Pengelolaan Pelaporan LHKSAN;

(3)

3

tahun 2019; dan

h. Survey Maturity Level SPIP.

c. Penguatan

Akuntabilitas Kinerja a. Pembangunan/pengembangan teknologi informasi dalam manajemen kinerja; dan

b. Pembangunan SAKIP untuk mencapai sasaran penilaian LAKIP

“A” pada tahun 2019.

d. Penguatan

Kelembagaan Evaluasi dan restrukturisasi kelembagaan ASN di masing-masing K/L dan Pemda

e. Penguatan Tatalaksana a. Perluasan penerapan e-government yang terintegrasi dalam penyelenggaraan pemberian dukungan lepada DPR;

b. Penerapan efisiensi penyelenggaraan pemberian dukungan

kepada DPR;

c. Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik;

dan

d. Penerapan sistem kearsipan yang handal.

f. Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur

a. Perbaikan berkelanjutan system perencanaan kebutuhan

pegawai ASN di Setjen dan BK DPR RI;

b. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekruitmen dan

seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi di Setjen dan BK DPR RI;

c. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara

terbuka di Setjen dan BK DPR RI;

d. kebijakan pemanfaatan assessment center;

e. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai di Setjen dan BK DPR RI;

f. Perumusan dan penetapan kebijakan reward andpunishment

berbasis kinerja di Setjen dan BK DPR RI;

g. Pembangunan/pengembangan sistem informasi ASN di Setjen

dan BK DPR RI;

h. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem pengkaderan

pegawai ASN di Setjen dan BK DPR RI;

i. Perumusan dan penetapan kebijakan

pemanfaatan/pengembangan data base profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN di Setjen dan BK DPR RI;

j. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas

diklat di Setjen dan BK DPR RI;

k. Penerapan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, dan

berbasis kompetensi didukung oleh makin efektifnya pengawasan oleh Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN);

l. Menyusun dan menetapkan pola karier pegawai Setjen dan BK

DPR RI;

m. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan

syarat kompetensi jabatan; dan

n. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja.

(4)

4

g. Penguatan Peraturan Perundang-undangan

a. Evaluasi secara berkala berbagai peraturan

perundang-undangan yang sedang diberlakukan;

b. Menyempurnakan/mengubah berbagai peraturan

perundang-undangan yang dipandang tidak relevan lagi, 4urvey4 tindih, atau disharmonis dengan peraturan perundang-undangan lain;

c. Melakukan deregulasi untuk memangkas peraturan

perundang-undangan yang dipandang menghambat pelayanan;

h. Peningkatan Kualitas

Pelayanan Publik a.b. Pengembangan Maklumat Pelayanan; dan Meningkatkan standar pelayanan.

i. Quick Wins a. Percepatan penyusunan Naskah Akademik (NA) dan Draft RUU sesuai Prioritas Prolegnas

b. Pengembangan Sistem Informasi Legislasi (SILEG)

Reformasi Birokrasi pada hakekatnya adalah untuk melakukan perubahan sikap dan mental aparatur negara dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan secara akuntabel, profesional, dan transparan.

Sedangkan road map adalah instrumen yang digunakan untuk mewujudkan sikap akuntabel, profesional, dan

transparan. Oleh karena itu, untuk mencapai suatu perubahan yang diharapkan maka dalam setiap prosesnya perlu dievaluasi dan dilaporkan perkembangannya. Sebagai bentuk pertanggungjawaban publik, maka perlu disampaikan laporan pelaksanaan RB yang telah dilakukan pada tahun 2016.

Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk mengukur tingkat capaian organisasi dalam pelaksanaan RB sesuai dengan road map yang ditetapkan. Selain itu, juga untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh setiap area perubahan dan penyesuaian-penyesuaian yang telah dilakukan. Laporan RB ini selanjutnya akan menjadi tolak ukur terciptanya good governance di Setjen dan BK DPR RI dan dapat menggambarkan perubahan-perubahan yang terjadi secara bertahap dan berkelanjutan serta terukur sesuai dengan rencana aksi yang telah ditetapkan dalam road map. Selain itu, laporan pelaksanaan RB ini juga merupakan dokumen untuk mendukung Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) yang akan dilaksanakan sekitar bulan Maret 2017. Hasil PMPRB ini nantinya akan dievaluasi KemPAN RB yang hasilnya akan menentukan nilai kinerja organisasi Setjen dan BK DPR RI.

Laporan RB disusun dengan sistematika sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab II Rencana Aksi

Bab III Capaian Reformasi Birokrasi

(5)

5

alam menyusun Rencana Aksi Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI Tahun 2015- 2019 senantiasa mendasarkan kepada arahan pemerintah secara umum sebagaimana terdapat Peraturan Menteri PANRB No. 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015-2019. Selain itu, dalam menyusun Agenda Reformasi juga memperhatikan kegiatan sebagaimana sudah ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR RI DPR RI 2015-2019.

A. Rencana Aksi Tahun 2015-2019

Berdasarkan Road Map Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI yang telah ditetapkan dalam Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 550/SEKJEN/2016 tentang Road Map

Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2015-2019, Setjen dan BK DPR RI menyusun rencana aksi program reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan pada tahun 2016-2019.

1. Manajemen Perubahan

Hal utama yang mendapatkan perhatian pada progam manajemen perubahan adalah bagaimana menjaga komitmen pimpinan dan perluasan media sosialisasi reformasi birokrasi. Secara khusus terkait dengan perubahan pola 5urve dan budaya kinerja (mental aparatur) adalah melakukan konseptualisasi atas pola 5urve organisasi, mengoptimalkan peran agen perubahan dalam dalam meningkatkan kinerja organisasi dan pemantapan nilai-nilai budaya unggul RAPI agar terinternalisasi secara baik ke seluruh pegawai. Begitu juga harus diketahui pengetahuan, pemahaman dan

D

BAB II

RENCANA AKSI

(6)

6

pelaksanaan refromasi birokrasi di antara seluruh pegawai termasuk semangat reformasi birokrasi ke depan.

Hal yang tak kalah penting untuk dilakukan adalah mengetahui sejauh mana pemangku utama (DPR RI) merasakan puas terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI. Untuk itu perlu adanya 6urvey kepuasan DPR RI terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI yang dilakukan setiap tahun. Kegiatan ini sejalan dengan penetapan sasaran kinerja yang ditetapkan dalam Renstra Setjen dan BK DPR RI DPR RI 2016-2019.

Selanjutnya, Rencana Aksi area manajemen perubahan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

Tabel 2

Rencana Aksi Area Manajemen Perubahan 2016-2019

URAIAN KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN

2016 2017 2018 2019

1. Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi.

Pembentukan Tim Reformasi. Keputusan Sekjen tentang Pembentukan

Tim RB X X X X

Penetapan Rencana Kerja

Tim RBI. Keputusan tentang Rencana Kerja TIM RB X X X X

Monitoring, evaluasi dan

tindaklanjut. Laporan monitoring X X X X

2. Penyusunan Road Map

Penyusunan dan Penetapan Road Map yang memuat 8 area perubahan dan quick win.

Keputusan Sekjen tentang Penetapan Road Map RB Setjen dan BK DPR RI 2015-2019

X Pelibatan seluruh unit

organisasi dalam penyusunan Road Map.

Laporan Kegiatan

Penyusunan Road Map X Sosialisasi dan internalisasi

Road Map kepada seluruh anggota organisasi. Laporan Kegiatan Sosialisasi Kepada Pegawai X 3. Pemantauan dan Evaluasi.

Pengorganisasian PMPRB. Keputusan Sekjen tentang Pembentukan

Tim PMPRB X X X X

Sosialisasi PMPRB. Laporan Kegiatan _{Sosialisasi PMPRB} X X X X Pelatihan Assessor. Laporan Kegiatan Diklat _{Assessor RB} X X X X PembentukanTim PMPRB. Keputusan Sekjen tentang Pembentukan Tim PMPRB X X X X Penyusunan Pedoman Mekanisme Kerja PMPRB (termasuk pengaturan tentang riviu kertas kerja).

Keputusan Sekjen tentang Pedoman

Mekanisme Kerja PMPRB X X X X

Rencana Aksi dan Tindak

Lanjut. Laporan Rencana Aksi dan Tindak Lanjut X X X X

(7)

7

2016 2017 2018 2019

Pikir dan Budaya

Kinerja. yang dipimpin oleh pimpinan tertinggi. (Melanjutkan kegiatan Raboan)

Raboan

Pengembangan kepemimpinan untuk perubahan kepada semua pejabat struktural.

(Melanjutkan program diklat Leadership and Management)

Laporan Kegiatan Diklat Leadership and

Management X X X X

Sosialisasi mengenai langkah-langkah reformasi birokrasi yang sedang dilakukan.

(Dilaksanakan secara periodik minimal enam bulan sekali) Laporan Kegiatan Sosialisasi X X X X Sosialisasi dengan memanfaatkan media komunikasi cetak seperti banner, poster, booklet atau buku saku.

(Melaksanakan updating setiap ada informasi baru)

Media Komunikasi Cetak

X X X X Sosialisasi dengan memanfaatkan media IT seperti website @portal.dpr.go.id. (Melaksanakan updating setiap adai nformasi baru)

Media IT X X X X

Pembentukan Agen Perubahan

(Sudah dilakukan melalui Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen

Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI) Pelaksanaan Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI

(Laporan Pembentukan Agen Perubahan)

X X X X

Pengembangan kapasitas agen perubahan melalui berbagai pelatihan, misalnya pelatihan agen perubahan, ceramah implementasi RAPI, pemberian consulting, coaching and training, serta knowledge sharing.

Kegiatan Diklat X X X X

Penetapan RAPI sebagai

(8)

8

2016 2017 2018 2019

SEN/202 tentang Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal DPR RI).

Pencanangan budaya kerja positif.

Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pencanangan

Budaya Kerja Positif. X

Penegakan kode etik dan kode perilaku.

Revisi Persekjen tentang Pembentukan, Susunan, Tugas dan Tata Beracara Majelis Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia) X Pelaksanaan penegakan kode etik dan kode perilaku X X X X Penanganan konflik kepentingan. Laporan Kegiatan Pelaksanaan Penerapan Persekjen No.8 Tahun 2015 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Sekretariat Jenderal DPR RI X X X X Pengelolaan laporan

kekayaan pegawai. Laporan Kegiatan Pelaksanaan LHKPN dan

LHKASN X X X X

Pelaksanaan sistem whistleblowing

Laporan Kegiatan Pelaksanaan Penerapan Persekjen No.9 Tahun 2015 tentang

whistleblower system)

X X X X

Penanganan gratifikasi dan

transparansi Tersusunnya Pedoman Penanganan Gratifikasi

dan Transparansi X

Laporan Kegiatan Penanganan Gratifikasi

dan Transparansi X X X X

Survei internal RAPI kepada seluruh pegawai yang ditujukan untuk mengetahui Pengetahuan, Pemahaman, dan Pelaksanaan dalam keseharian di lingkungan kerja

(9)

9

2016 2017 2018 2019

Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI.

Laporan Survei Kepuasan X X X X

2. Penguatan Sistem Pengawasan

Dalam Area Penguatan Pengawasan tersebut terdapat 2 (dua) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu: a. Peningkatan Penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR RI. b. Peningkatan Kapabilitas APIP di Lingkungan Setjen dan BK DPR RI

Dalam kerangka penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR RI, selain melihat terselenggaranya SPIP itu sendiri juga menekankan beberapa indikator lainnya diantaranya penerapan whistleblowing system, penerapan gratifikasi, pembangunan wilayah zona integritas, penanganan pengaduan masyarakat terhadap kinerja Setjen dan BK DPR RI, dan penanganan benturan kepentingan. Sedangkan dalam kerangka peningkatan kapabilitas APIP kegiatan yang dilakukan berupa peningkatan kualitas dan kuantitas auditor serta pembangunan infrastruktur pengawasan.

Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Sistem Pengawasan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut.

Tabel 3

Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Pengawasan 2016-2019

2016 2017 2018 2019

1. Penguatan Sistem Pengawasan

Sosialisasi Surat Keputusan Sekjen No. 1268/SEKJEN/2015 ttg Pedoman SPIP

Kegiatan Sosialisasi X X X X

Membentuk Satgas SPIP Terbentuknya Satgas _SPIP X Membuat MOU dengan BPKP MOU dengan BPKP X

Diagnostik asesmen Diagnostik asesmen X

Melakukan penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal

Penilaian resiko unit kerja baik internal

maupun eksternal X

Reviu penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal

Hasil Reviu penilaian resiko unit kerja baik internal maupun eksternal

X Melakukan kegiatan

pengendalian intern melalui Probity Audit

Kegiatan pengendalian intern melalui Probity

Audit X X

Membangun sistem informasi

(10)

10

2016 2017 2018 2019

kerja atas pelaksanaan SPIP komunikasi dengan unit kerja atas pelaksanaan SPIP

2. penerapan WBS

Revisi peraturan Sekjen No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS

X Sosialisasi peraturan Sekjen

No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS Kegiatan sosialisasi X Implementasi Peraturan Sekjen

No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS X

Pemantauan dan evaluasi implementasi peraturan Sekjen

No. 9/SEKJEN/2015 ttg WBS X

Penyusunan aplikasi WBS X

Sosialisasi dan implementasi

aplikasi WBS X

Pemantauan penggunaan

aplikasi WBS X

Evaluasi penggunaan aplikasi

WBS X

3. Penerapan Gratifikasi

Penyusunan konsep peraturan Sekjen ttg Penanganan

Gratifikasi X

Penetapan peraturan Sekjen ttg gratifikasi dan rencana pembentukan Unit Penanganan Gratifikasi (UPG)

X Sosialisasi peraturan Sekjen ttg

penanganan gratifikasi X

Implementasi peraturan Sekjen

ttg penanganan gratifikasi X

4. Pembangunan wilayah zona integritas

pencanangan zona integritas oleh Menpan dan penunjukkan unit kerja yang diusulkan untuk mendapat predikat menuju WBK/WBBM

X Penilaian Mandiri terhadap unit

kerja yang diusulkan X

Pengusulan kepada MenPANRB untuk Unit yang telah WBK untuk menuju WBBM

X Penunjukkan unit kerja baru

yang diusulkan untuk mendapat

predikat menuju WBK/WBBM X

Pengusulan reviu kepada

(11)

11

2016 2017 2018 2019

Penetapan Predikat WBBM

oleh KemenPANRB X

Penilaian Mandiri terhadap unit

kerja yang diusulkan X

Penetapan predikat WBK oleh

Instansi terkait X

Pengusulan reviu kepada

MenPAN RB X

Penetapan predikat WBK oleh

Instansi terkait X 5. Pengaduan Masyarakat terhadap kinerja Sekretariat Jenderal

Penyusunan peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI

peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI

X Sosialisasi Peraturan Sekjen

tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI

Kegiatan sosialisasi X

Implementasi Peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI

Kegiatan implementasi X

Pemantauan dan Evaluasi Peraturan Sekjen tentang pengaduan masyarakat terhadap Kinerja Setjen dan BKD DPR RI Kegiatan pemantauan dan Evaluasi X 6. Penanganan Benturan Kepentingan Sosialisasi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg

Benturan kepentingan Kegiatan sosialisasi X Implementasi SK Sekjen

No.8/SEKJEN/2015 ttg

Benturan kepentingan Kegiatan implementasi X

Pemantauan dan Evaluasi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg

Benturan kepentingan Kegiatan Pemantauan X

Revisi SK Sekjen No.8/SEKJEN/2015 ttg

Benturan kepentingan Hasil Revisi X

7. Peningkatan kapabitas APIP

Pengajuan diklat pembentukan

JFA dan diklat perjenjangan Kegiatan Diklat X X X X

Penambahan kuantitas JFA dari internal dan eksternal

kuantitas JFA dari

internal dan eksternal X

(12)

12

2016 2017 2018 2019

PKM/PKS PKM/PKS X X X X

Pendampingan oleh BPKP Kegiatan _pendampingan X X X X

Bimtek IACM dan melaksanakan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 1

Kegiatan Bimtek X

Pelaksanaan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 2

Kegiatan Intern Audit Capability Model (IACM) dan Maturity level 2

X Pelaksanaan Intern Audit

Capability Model (IACM) dan Maturity level 3

X Pelaksanaan Intern Audit

Capability Model (IACM) dan Maturity level 4

X

8. Pembangunan Infrastruktur pengawasan

Sosialisasi peraturan Sekjen No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI

Kegiatan Sosialisasi X Implementasi Peraturan Sekjen

No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI

Kegiatan Implementasi X

Pemantauan dan evaluasi implementasi No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI

Kegiatan Pemantauan X

Penyesuaian /revisi SK Sekjen No. 10/SEKJEN/2015 tentang Standar Pengawasan Intern Inspektorat Utama Sekretariat Janderal DPR RI dan penyusunan peraturan Sekjen tentang pedoman reviu, dan sosialisasi peraturan

Hasil Revisi X

Sosialisasi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) di lingkungan

(13)

13

2016 2017 2018 2019

Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI

Implementasi Keputusan Sekjen Nomor

1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam

Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI

Kegiatan Implementasi X

Evaluasi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI Kegiatan Evaluasi X Penyesuaian/revisi Keputusan Sekjen Nomor 1075/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Piagam

Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) di lingkungan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI

Hasil Revisi X

Sosialisasi peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI

Kegiatan Sosialisasi X Pemantauan implementasi

Peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI

Pemantauan dan evaluasi implementasi peraturan Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI

Penyesuaian /revisi SK Sekjen No. 7/SEKJEN/015 tentang Kode Etik Auditor di Lingkungan Setjen DPR RI

Hasil Revisi X

Pembuatan SOP kegiatan pengawasan dan Internalisasi

SOP SOP X

Pelaksanaan SOP kegiatan

pengawasan SOP X

(14)

14

2016 2017 2018 2019

pengawasan

Penyesuaian /revisi SOP

kegiatan pengawasan Hasil Revisi X

3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja

Untuk mendorong peningkatan akuntabilitas kinerja Setjen dan BK DPR RI perlu dilakukan penguatan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Setjen dan BK DPR RI. Sesuai dengan Perpres Nomor 29 Tahun 2014 tentang SAKIP, penyelenggaraan SAKIP sebagaimana tergambarkan dalam Gambar berikut.

Penyelenggaraan SAKIP

Dalam Area Penguatan Akuntabilitas Kinerja tersebut terdapat 5 (lima) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu:

a. Penguatan Sistem Perencanaan Kinerja b. Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja c. Penguatan Sistem Pelaporan Kinerja d. Penguatan Sistem Evaluasi Internal

e. Penguatan Sistem Pembangunan/ Pengembangan TI dalam Manajemen Kinerja

Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Akuntabilitas Kinerja yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut.

Tabel 4

Rencana Aksi Area Penguatan Akuntabilitas Kinerja 2016-2019

2016 2017 2018 2019

1. Penguatan

Sistem Perencanaan Kinerja

1. Penyempurnaan Renstra Renstra X

2. Penyempurnaan Rencana Kinerja

Tahunan (RKT) RKT X X X X

3. Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) RKA X X X X RENCANA STRATEGIS PERJANJIAN KINERJA PENGUKURAN KINERJA PELAPORAN KINERJA

REVIU DAN EVALUASI KINERJA PENGELOLAAN DATA KINERJA

(15)

15

2016 2017 2018 2019

4. Penetapan Rencana Aksi (kinerja dan keuangan) tiap bulan

Laporan kinerja dan

keuangan per bulan X X X X

5. Penerapan Perjanjian

Kinerja (PK) PK X X X X

2. Pengukuran

Kinerja

1. Sistem Penilaian Kinerja

secara berjenjang Penilaian kinerja X X X X

2. Monitoring dan evaluasi

pencapaian kinerja Monev X X X X

3. Penguatan Sistem Pelaporan Kinerja 1. Peningkatan kemampuan pegawai dalam menyusun laporan kinerja Laporan Kinerja X 2. Peningkatan ketepatan waktu penyerahan laporan X X X X 4. Evaluasi Internal 1. Penyusunan pedoman

evaluasi laporan kinerja Evaluasi Kinerja X 2. Pemantauan atas tindak

lanjut hasil evaluasi X X X X

5. Pembangunan/ Pengembangan TI dalam Manajemen Kinerja 1. Penyusunan rencana pembangunan informasi

manajemen kinerja Aplikasi X

2. Pembangunan sistem

database kinerja X

3. Pembangunan sistem

monev kinerja X

4. Penguatan Kelembagaan

Seiring dengan revisi Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (MD3), menjadi Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MD3, salah satu perubahan yang membawa dampak signifikan adalah perubahan bentuk hukum lembaga pendukung Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) yang semula ditetapkan dalam Peraturan DPR RI menjadi dalam Peraturan Presiden. Dan pada tanggal 2 Maret 2015 telah ditetapkan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 tentang Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

Sebagai peraturan pelaksanaan atas Peraturan Presiden tersebut maka perlu disusun Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Organisasi dan Tata Kerja. Setelah melewati serangkaian proses pembahasan dengan pihak Kemenpan dan RB dengan melibatkan Kementerian Keuangan dan Badan Kepegawaian Negara maka diterbitkan surat persetujuan penataan organisasi dengan Nomor B/3153/M.PAN-RB/09/2015

(16)

16

pada tanggal 28 September 2015. Dengan keluarnya surat persetujuan tersebut, maka ditetapkanlah Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI pada tanggal 1 Oktober 2015.

Organisasi merupakan sesuatu yang dinamis. Dengan mempertimbangkan faktor internal maupun faktor eksternal, organisasi senantiasa menuntut untuk dilakukan evaluasi.

Terkait dengan capaian reformasi birokrasi pada area perubahan penguatan kelembagaan, Setjen dan BK DPR RI dihadapkan pada beberapa kondisi yang diindikasikan dapat menghambat pelaksanaan tugas dan fungsi, diantaranya:

a. ketepatan fungsi dan ketepatan ukuran organisasi dilihat dari peraturan tentang organisasi dan tata kerja yang dibuat dengan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan di lapangan;

b. duplikasi fungsi, tumpang tindih, tambahan tugas dan fungsi organisasi; dan c. kesesuaian struktur dengan peraturan yang diamanatkan dan adaptif dalam

menghadapi perubahan lingkungan strategis.

Harapan dari pemangku kepentingan sebagaimana tuntutan area perubahan penguatan kelembagaan yaitu:

a. meningkatnya ketepatan ukuran, ketepatan fungsi dan sinergisme/ kesinergisan di antara Setjen dan BK DPR RI;

b. menurunnya tumpang tindih tugas dan fungsi antar unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI;

c. meningkatnya kejelasan pembagian kewenangan antara Setjen dan BK DPR RI; dan

d. meningkatnya kinerja aparatur di lingkungan Setjen dan BK DPR RI.

Untuk mendapatkan hasil terwujudnya kelembagaan yang tepat ukuran, tepat fungsi, tidak tumpang tindih dan bersinergi antara Setjen dan BK DPR RI sehingga mampu mendorong upaya perwujudan tata pemerintahan yang baik, maka pada area 4 penguatan kelembagaan terdapat 2 (dua) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu:

1. Evaluasi kelembagaan

2. Penataan kelembagaan yang meliputi penyusunan kebijakan penataan organisasi Agenda prioritas pada penguatan kelembagaan di Setjen dan BK DPR RI adalah penataan dan pendampingan dalam menyusun dan mengevaluasi rincian tugas dan fungsi organisasi, yang pada tahun pertama ini difokuskan pada evaluasi unit kerja yang baru dibentuk dan belum dilengkapi dengan pembentukan organ dan alat-alat

(17)

17

kerja seperti pedoman di dalam unit kerja tersebut. Setiap tahun kegiatan pendampingan akan dilaksanakan, namun dengan penentuan target objek evaluasi unit kerja yang berbeda.

Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Kelembagaan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

Tabel 5

Rencana Aksi Area Penguatan Kelembagaan 2016-2019

2016 2017 2018 2019

Evaluasi Organisasi

Penyusunan rencana kerja evaluasi organisasi

Laporan Evaluasi

X X X X

Penyusunan instrument

evaluasi organisasi X X X X

Pengumpulan data evaluasi

organisasi X X X X

Pengolahan dan analisis data

evaluasi organisasi X X X X

Laporan evaluasi organisasi X X X X

Penyusunan Kebijakan Penataan Organisasi

Penyusunan Pedoman

Penataan Organisasi Pedoman X

Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi

Aplikasi Sistem

Penataan Organisasi X X

5. Penguatan Tata Laksana

Dalam Area Penguatan Tata Laksana tersebut terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu :

a. Penyusunan Peta Proses Bisnis di Setjen dan BK DPR RI; b. Penyusunan SOP ;

c. Pembangunan/ Pengembangan Aplikasi; dan d. Manajemen Kearsipan Berbasis TIK.

Selanjutnya, Rencana Aksi area Penguatan Tata Laksana yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

Tabel 6

Rencana Aksi Area Penguatan Tata Laksana 2016-2019

2016 2017 2018 2019 1. Penyusunan Peta Proses Bisnis di Setjen DPR Pembentukan Tim Peta Proses Bisnis X

Penyusunan Rencana Kerja X

Pelaksanaan penyusunan peta

proses bisnis X X X X

(18)

18

2016 2017 2018 2019

proses bisnis

2. Penyusunan

SOP

Penyusunan Rencana Kerja

SOP

X

Pelaksanaan penyusunan SOP X X X X

Penetapan hasil penyusunan SOP X X X X

3. Pembangunan/ Pengembangan Aplikasi Pembentukan Tim Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Ti m Pengembang an Aplikasi X X X X

Penyusunan Rencana Kerja X X X X

Implementasi

Pembangunan/Pengembangan

Aplikasi Aplikasi X X X X

1. Pembangunan Aplikasi Arsip dan

Museum X X X

2. Pembangunan website Badan

Keahlian X

3. Penerapan dan Evaluasi Aplikasi

SILEG X

4. Pembangunan website ITTAMA

dan Whistleblowing System X

5. Pengembangan Aplikasi Arsip

dan Museum X X

6. Pembangunan Website TV dan

Radio Parlemen X

7. Pembangunan aplikasi e-Paper X

8. Pengembangan website Perpustakaan diintegrasikan

dengan SLIMS X

9. Pembangunan website Biro

KSAP X

10.Integrasi Aplikasi Arsip dan

Museum dengan PPID X

11.Pembangunan aplikasi

e-Repository Institusi X

Penyerahan Aplikasi X X X X

Penyusunan SK penggunaan aplikasi

untuk unit kerja lain yang terkait SK Sekjen X X X X

4. Manajemen

Kearsipan Berbasis TIK

Meng-alihmediakan dokumen

legislasi kedalam bentuk digital Arsip Digital X Meng-alihmediakan dokumen

anggaran kedalam bentuk digital X

Meng-alihmediakan dokumen

pengawasan kedalam bentuk digital X

Meng-alihmediakan personal files

kedalam bentuk digital X

Memasukkan dokumen yang telah

(19)

19

2016 2017 2018 2019

Menambah jenis konten arsip, antara

lain: foto, video, audio X

Launching aplikasi Arsip dan

Museum (ARMUS) untuk publik X

6. Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur

Rencana aksi Penguatan Sistem Manajemen SDM diarahkan untuk mewujudkan pegawai Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR yang memiliki kompetensi tinggi dibidang tugasnya. Untuk itu perlu dilakukan penilaian terhadap kompetensi yang dimiliki para pegawai melalui pemetaan kompetensi. Dalam area perubahan Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur terdapat 15 (lima belas) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu:

a. Perbaikan berkelanjutan sistem perencanaan kebutuhan pegawai ASN;

b. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi;

c. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN;

d. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center;

e. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan;

f. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN ;

g. Menyusun dan menetapkan pola karir termasuk pengkaderan pegawai ASN; h. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat;

i. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja;

j. Perumusan dan penetapan kebijakan penilaian kinerja pegawai.

k. Perumusan dan penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja; l. Pembangunan /pengembangan sistem informasi pegawai ASN;

m. Pembentukan Jabatan Fungsional Transkriptor; n. Penataan Jabatan; dan

o. Pembentukan Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR.

Selanjutnya, Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Managemen SDM Aparatur yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

(20)

20

Tabel 7

Rencana Aksi Area Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur 2016-2019

URAIAN

KEGIATAN SUB KEGIATAN OUTPUT

WAKTU PELAKSANAAN 2016 2017 2018 2019 1. Perbaikan berkelanjutan sistem perencanaan kebutuhan pegawai ASN

Menyusun rencana kebutuhan

pegawai Rencana Kebutuhan Pegawai X

Menerapkan rencana kebutuhan pegawai di dalam sistem manajemen ASN

Laporan Pelaksanaan Rencana Kebutuhan

Pegawai X X X X

Monitoring dan evaluasi perencanaan kebutuhan pegawai ASN

Laporan Monitoring dan Evaluasi Perecanaan Kebutuhan Pegawai ASN X X X X 2. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi Melaksanakan system rekrutmen dan seleksi secara transparan dan berbasis kompetensi

Laporan Pelaksanaan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Secara Transparan Berbasis Kompetensi

X X X X

Monitoring dan evaluasi system rekrutmen dan seleksi

Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem

Rekrutmen dan Seleksi X X X X

3. Perumusan dan penetapan kebijakan sistem promosi secara terbuka, kompetitif, berbasis kompetensi didukung makin efektifnya pengawasan oleh KASN Mengganti Persetjen DPR RI No 561/Sekjen/2015 tentang Pedoman Tata Cara Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Lingkungan Setjen DPR RI dan Persetjen DPR RI 01A/PER-SEKJEN/2013 tentang Pedoman Pengangkatan Pejabat Eselon I, II, III dan IV Setjen DPR RI dengan peraturan baru terkait system promosi

Peraturan Setjen DPR RI tentang Sistem

Promosi X

Melaksanakan peraturan mengenai sistem promosi secara terbuka berbasis kompetensi

Laporan Pelaksanaan Sistem Promosi Secara Terbuka Berbasis Kompetensi

X X X X

Monitoring dan evaluasi system promosi

Laporan monitoring dan evaluasi system promosi X X X X 4. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan assessment center Merumuskan pedoman pelaksanaan dan pemanfaatan assessment center Pedoman Pelaksanaan dan Pemanfaatan Assessment Center X Melaksanakan assessment

center di dalam manajemen pegawai ASN

Laporan Pelaksanaan

Assessment Center X X X X

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan assessment

Laporan Monitoring dan

(21)

21

URAIAN

WAKTU PELAKSANAAN

2016 2017 2018 2019

center di dalam manajemen

pegawai ASN Assessment Center

5. Pengukuran gap competency antara pemangku jabatan dan syarat kompetensi jabatan

Mengukur gap competency pegawai ASN Laporan Hasil Pengukuran Gap Competency pegawai ASN X X X X

Menerapkan hasil rekomendasi tindaklanjut atas hasil

pengukuran gap competency

Laporan Tindaklanjut Pengukuran Gap Competency X X X X 6. Perumusan dan penetapan kebijakan pemanfaatan/ pengembang an database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN Mengevaluasi peraturan mengenai database profil

kompetensi Laporan Evaluasi X X X X

Merumuskan kebijakan mengenai pemanfaatan/ pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN Kebijakan Pemanfaatan/ Pengembangan Database Profil Kompetensi X Melaksanakan pemanfaatan/ pengembangan database profil kompetensi calon dan pejabat tinggi ASN Laporan Pelaksanaan Pemanfaatan/ Pengembangan Database Profil Kompetensi X X X X 7. Menyusun dan menetapkan pola karir termasuk pengkaderan pegawai ASN

Melaksanakan pola karir dan pengkaderan pegawai ASN

Laporan Pelaksanaan Pola Karir Pegawai

ASN X X X X

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pola karir dan pengkaderan pegawai ASN

Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pola Karir Pegawai ASN X X X X 8. Perumusan dan penetapan kebijakan pengendalian kualitas diklat Merumuskan kebijakan pengendalian kualitas diklat

Kebijakan

Pengendalian Kualitas

Diklat X X X X

Menetapkan kebijakan pengendalian kualitas diklat

Keputusan Setjen tentang Pengendalian Kualitas Diklat X X X X 9. Penguatan sistem dan kualitas pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja

Menerapkan sistem diklat sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan

Laporan Pelaksanaan

Sistem Diklat X X X X

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan system diklat

Laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

system diklat X X X X

10. Perumusan dan penetapan

Melaksanakan penilaian kinerja

pegawai Laporan Pelaksanaan Kinerja Pegawai X X X X

(22)

22

URAIAN

WAKTU PELAKSANAAN 2016 2017 2018 2019 kebijakan penilaian kinerja pegawai

pelaksanaan penilaian kinerja

pegawai Evaluasi pelaksanaan penilaian kinerja pegawai 11. Perumusan dan penetapan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja Mengganti Persertjen DPR RI No. 2A Tahun 2015

sebagaimana diubah dengan Persetjen DPR RI No. 12 Tahun 2015 dengan menetapkan peraturan baru tentang pemberian tunjangan kinerja dan tunjangan tambahan bagi PNS

Peraturan Setjen DPR RI tentang Pemberian Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan Bagi PNS

X

Melaksanakan kebijakan reward and punishment berbasis kinerja

Laporan Pelaksanaan Kebijakan Reward and Punishment berbasis kinerja

X X X X

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan reward and punishment

Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Reward and Punishment berbasis kinerja X X X X 12. Pembanguna n /pengembang an sistem informasi pegawai ASN Melaksanakan system informasi pegawai ASN

Laporan Pelaksanaan Sistem Informasi

pegawai ASN X X X X

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan system informasi pegawai ASN

Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem

Informasi Pegawai ASN X X X X

13. Pembentukan Jabatan Fungsional Transkriptor

Perumusan Permenpan tentang Jabatan Fungsional Transkriptor Laporan Perumusan Permenpan tentang Jabatan Fungsional Transkriptor X Perumusan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Laporan Perumusan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan X X Penetapan Petunjuk Pelaksanaan Permenpan Peraturan Setjen DPR RI tentang Petunjuk Pelaksanaan Permenpan X Pengangkatan Jabatan Fungsional Transkriptor Peraturan Setjen DPR RI tentang Pengangkatan Jabatan Fungsional Transkriptor X X X 14. Penataan Jabatan

Pelaksanaan Analisis Jabatan Laporan Pelaksanaan _{Analisis jabatan} X X X X Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Laporan Evaluasi _Jabatan X X X X Pelaksanaan Analisis Beban

(23)

23

URAIAN

WAKTU PELAKSANAAN 2016 2017 2018 2019 15. Pembentukan Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR Penyusunan NA Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR

NA Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR RI

X X X

Penyusunan Draft Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR

Draft Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR X X X Penetapan Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR Peraturan DPR tentang Manajemen Pegawai Non PNS Setjen DPR RI X

7. Penguatan Peraturan Perundang-Undangan

Dalam area perubahan Penguatan Peraturan Perundang-Undangan terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 yaitu:

a. Program Pembuatan Peraturan Perundang-Undangan;

b. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap peraturan perundang-undangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI;

c. Evaluasi terhadap Peraturan Perundang-undangan di lingkungan Setjen dan BK DPR RI; dan

d. PenataanAdministrasi/Dokumentasi/Sosialisasi Peraturan Perundang - Undangan.

Selanjutnya, Rencana Aksi area Penataan Peraturan Perundang-Undangan yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

Tabel 8

Rencana Aksi Area Penguatan Peraturan Perundang-undangan 2016-2019

2016 2017 2018 2019 1. Penyusunan program Pembentukan Peraturan Perundang-undangan di lingkungan Setjen DPR RI

Membentuk tim inter unit kerja X

Identifikasi kebutuhan peraturan X

Menyusun program prioritas pembentukan peraturan

Keputusan Sekjen tentang Penetapan prolegset untuk 5 tahun dan prioritas tahunan

X X X X

Menyusun program

pembentukan peraturan jangka

panjang X X

Penyebarluasan program X X X

(24)

24

2016 2017 2018 2019 2. Penyusunan Pedoman Evaluasi terhadap peraturan perundang-undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPRI

Membentuk tim inter unit kerja Keputusan Sekjen tentang pembentukan Tim

X Menyusun konsep Pedoman

Evaluasi

Keputusan Sekjen tentang Pedoman

Evaluasi X

Uji konsep Pedoman X

Penyebarluasan PEDOMAN EVALUASI X X 3. Evaluasi terhadap Peraturan Perundang-Undangan di lingkungan Setjen DPR RI yang ada Melanjutkan Identifikasi peraturan sekjen yang mengatur/ kebijakan di masing-masing unit kerja

Hasil Inventarisasi X

Melakukan maping X

Mengevaluasi peraturan Sekjen

yang sudah ada X X X X

4. Penataan sistem administrasi peraturan, pendokumentasian dan informasi peraturan perundang-undangan

Pembentukan tim inter unit Keputusan Sekjen tentang pembentukan

Tim X

Pembuatan aplikasi database

Database peraturan, pendokumentasian dan informasi peraturan perundang-undangan X Entry data X X X Sosialisasi X Evaluasi X

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

Dalam area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik terdapat 4 (empat) rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2015-2019 yaitu: a. Penerapan Pelayanan Publik terintegrasi;

b. Penguatan kualitas Pelayanan Publik;

c. Pembangunan/pengembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan di masing-masing kementerian/lembaga; dan

d. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM).

Selanjutnya, Rencana Aksi area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik yang akan dilakukan Setjen dan BK DPR RI 2016-2019 adalah sebagai berikut:

(25)

25

Tabel 9

Rencana Aksi Area Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 2016-2019

2016 2017 2018 2019

1. Penerapan Pelayanan Publik terintegrasi

Evaluasi Penerapan

Pelayanan Publik Satu Atap Review SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat

X Penyusunan Regulas

Kebijakan Pelayanan Satu Atap

SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat

X Penetapan Kebijakan

Pelayanan Satu Atap SK Sekjen tentang penetapan SOP: Layanan informasi pubik, pengaduan masyarakat, penyaluran delegasi masyarakat X Penerapan Kebijakan

Pelayanan Satu Atap Layanan satu atap Aplikasi pengaduan masyarakat yang terintegrasi dengan aplikasi LAPOR Terbentuknya Forum Komunikasi Pengelola Pengaduan Masyarakat X X 2. Penguatan kualitas Pelayanan Publik.

Evaluasi standar pelayanan Hasil evaluasi layanan yg ada di tiap unit:

1. Penyediaan Risalah 2. Penyediaan Bahan Rapat 3. Konsep Daftar Pertanyaan Rapat 4. Penyusunan naskah pidato 5. Pendampingan Delegasi 6. Penyusunan Laporan Delegasi Dalam dan Luar Negeri

7. Layanan

Pemberitaan melalui website dan media sosial.

8. Layanan

Pemberitaan melalui Majalah dan Buletin

(26)

26

2016 2017 2018 2019 Parlementaria 9. Layanan Pemberitaan melalui TV Parlemen 10. Konsep naskah

akademik & draft RUU 11. Pemantauan pelaksanaan UU 12. Konsep keterangan tertulis DPR 13. Analisis surat pengaduan masyarakat 14. Penelitian atau pengkajian 15. Pengelolaan jaringan internet 16. Pengelolaan website DPR RI 17. Layanan perpustakaan 18. Layanan kearsipan 19. Analisis audit BPK 20. Analisis APBN 21. Layanan administrasi keuangan 22. Layanan kesehatan 23. Sistem pengamanan Survey kepuasan layanan

informasi publik Hasil Survey X X X X

Penyusunan Standar

Pelayanan Standar Pelayanan X X X X

3. Pembangunan/p engembangan penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan Penguatan pelayanan informasi berbasis teknologi informasi

a. Laporan hasil evaluasi dan inovasi aplikasi

b. Sistem penyiaran digital TV Radio Parlemen c. Inovasi program

siaran digital dan inovasi pemancar luasan siaran melalui satelit.

d. Sistem arsip digital untuk pemberitaan website dan media sosial

e. Terbentuknya

(27)

27

2016 2017 2018 2019

publishing house dan pengelola e-journal dan e-book 4. Pembangunan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) Penyusunan Standar

Pelayanan SOP tentang layanan di tiap unit X Penyusunan Maklumat

Pelayanan Maklumat Layanan Publik X

Penetapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan

SK Sekjen tentang Standar layanan di tiap

unit X

Penerapan Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan

Laporan pertanggung

jawaban layanan publik X X X X

Survey Kepuasan Publik Survey Kepuasan Publik tentang layanan public bebas korupsi dan birokrasi bersih dan melayani

X Penyempurnaan Standar

Pelayanan dan Maklumat Pelayanan

Revisi SOP tentang

layanan di tiap unit X

B. Indikator Keberhasilan.

Semua rencana aksi pada 8 (delapan) area perubahan yang dilakukan oleh Setjen dan BK DPR RI pada tahun 2016-2019 akan diukur keberhasilannya melalui indikator keberhasilan sebagaimana tabel dibawah ini.

Tabel 10 Indikator Keberhasilan

NO AREA PERUBAHAN INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Manajemen Perubahan a. perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) pada

setiap pegawai melalui pembentukan pola pikir (mind set) dan penerapan budaya organisasi (culture set) yang berorientasi kinerja, efektif, efisien, dan akuntabel yang tertuang dalam budaya unggul yaitu Religius, Akuntabel, Profesional dan Integritas (RAPI).

b. pembentukan dan optimalisasi peran agen perubahan.

2. Penguatan Pengawasan a. peningkatan penerapan SPIP di lingkungan Setjen dan BK DPR

RI.

b. peningkatan peran dan Kapabilitas Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP).

3. Penguatan Akuntabilitas kinerja Peningkatan penilaian kinerja Setjen dan BK DPR RI

mencapai nilai “ A” pada tahun 2019.

4. Penguatan Kelembagaan Organisasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian

DPR RI yang tepat ukuran dan fungsi

(28)

28

NO AREA PERUBAHAN INDIKATOR KEBERHASILAN

b. Tersusunnya Peta Proses Bisnis; dan c. Manajemen Kearsipan berbasis TIK.

6. Penguatan Sistem Manajemen

SDM Aparatur a. meningkatan kualitas sumber daya manusia dalam memberikan dukungan keahlian dan persidangan; b. Penempatan pegawai dalam jabatan sesuai derngan persyaratan

kompetensinya;

c. Terjadi peningkatan integritas pegawai;

d. terlaksananya identifikasi kelompok pegawai yang potensial (talent pool) untuk kaderisasi kepemimpinan;

e. Terlaksananya pelatihan yang berorientasi pada pengembangan kompetensi;

f. peningkatan kesempatan pengembangan potensi pada semua pegawai; dan

g. peningkatan dukungan prima kepada DPR dengan Quality and Innovation Driven.

7. Penguatan Peraturan

Perundang-undangan

a. pembentukan peraturan perundang-undangan yang terstandarisasi;

b. menurunnya tumpang tindih dalam pembentukan peraturan perundang-undangan;

c. tugas unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI menjadi lebih terarah, teratur dan terencana; dan

d. efektifitas pengelolaan peraturan perundang-undangan di Setjen dan BK DPR RI.

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Publik a.b. Peningkatan Kualitas pelayanan publik; Terbentuknya standar layanan di semua unit yang melakukan pelayanan publik ; dan

(29)

29

A. CAPAIAN AREA PERUBAHAN

Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI pada periode 2015-2019 fokus kepada 8 area perubahan yang dilaksanakan berdasarkan road map Reformasi Birokrasi Setjen dan BK DPR RI 2015-2019 sebagaimana telah ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal

1. Manajemen Perubahan

Hal utama yang mendapatkan perhatian pada program manajemen perubahan adalah bagaimana menjaga komitmen pimpinan dan perluasan media sosialisasi reformasi birokrasi. Hal ini ditandai dengan keterlibatan Pimpinan Tinggi Madya dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan Reformasi Birokrasi. Dengan perhatian dan komitmen tersebut maka program manajemen perubahan khususnya perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) secara relatif sudah dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan dalam Road Map

Reformasi Birokrasi.

Kegiatan yang terkait dengan perubahan pola pikir dan budaya kinerja (mental aparatur) adalah mengoptimalkan peran role model. Kegiatan utama sepanjang tahun 2016 adalah melakukan sosialisasi RAPI dan internalisasi melalui penerapan di lingkungan kerja. Kebiasaan yang mulai terbangun adalah kegiatan berdoa sebelum melakukan kegiatan-kegiatan di lingkungan kerja masing-masing.

Perubahan pola pikir dan budaya kinerja juga mengoptimalkan peran dari agen perubahan. Agen perubahan yang terbentuk sudah melakukan perannya melalui penyusunan dan pelaksanaan rencana tindak pada lingkungan kerjanya masing-masing.

BAB III

CAPAIAN PELAKSANAAN

REFORMASI BIROKRASI TAHUN 2016

(30)

30

Selanjutnya langkah-langkah atau rencana aksi yang telah dilakukan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sampai dengan 22 Februari 2017 disajikan pada tabel berikut.

Tabel 11

Capaian Area Manajemen Perubahan Tahun 2016-2017

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Langkah-Langkah yang Telah Dilakukan

Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi.

1. Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi Keputusan Sekjen No.291/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Pengarah, Tim Pelaksana, dan Tim Kerja Perumusan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI.

2. Penetapan rencana kerja. Penetapan Rencana Kerja Tim RBI.

3. Monitoring, evaluasi, dan tindaklanjuti. Monitoring, evaluasi dan tindaklanjut dilakukan sepanjang tahun. Penyusunan Road Map.

1. Road Map disusun dan ditetapkan

sebagai dokumen formal. Penyusunan dan Penetapan perubahan dan quick win Road Map(Keputusan Sekjen DPR RI yang memuat 8 area No.550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrsai Sekjen dan Badan Keahlian DPR RI 2015-2019 dan Keputusan Sekjen DPR RI No.551/SEKJEN/2016 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrsai Sekjen dan Badan Keahlian DPR RI 2015-2019).

2. Pelibatkan seluruh unit organisasi

dalam penyusunan Road Map. Pelibatan seluruh unit organisasi dalam penyusunan Road Map. (Keputusan Sekjen No.291/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Pengarah, Tim Pelaksana, dan Tim Kerja Perumusan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI).

3. Seluruh anggota organisasi mendapatkan sosialisasi dan internalisasi Road Map.

Sosialisasi melalui website dan pencetakan buku Road Map. Pemantauan dan Evaluasi.

1. Pembentukan dan pengorganisasian PMPRB.

Keputusan Sekjen No.535/SEKJEN/2016 tentang Pembentukan Tim Evaluasi Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Tahun Anggaran 2016.

2. Sosialisasi PMPRB. Sosialisasi PMPRB telah dilaksanakan melalui kegiatan reboan, website dan banner.

3. Pelatihan Asessor PMPRB . Pelatihan dilakukan melalui diskusi dengan Narasumber dari Kemenpan pada tanggal 16 dan 17 Februari 2016, dan terakhir pada awal Februari 2017.

4. Pembentukan Tim PMPRB. Pembentukan Tim PMPRB (2016 dan 2017). 5. Penyusunan Pedoman Mekanisme

Kerja PMPRB. Dalam proses penyempurnaan Rancangan Persekjen tentang Pedoman Mekanisme Kerja PMPRB. 6. Rencana Aksi dan Tindak Lanjut. Rencana Aksi dan Tindak Lanjut.

Perubahan Pola Pikir dan Budaya Kinerja. 1. Penyelenggaraan pertemuan yang

dipimpin oleh pimpinan tertinggi/ pendelegasian.

Kegiatan reboan. 2. Pengembangan kepemimpinan untuk

(31)

31

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Langkah-Langkah yang Telah Dilakukan

struktural Leadership (16-17 Desember 2016).

3. Sosialisasi mengenai langkah-langkah reformasi birokrasi yang sedang dilakukan.

Sosialisasi melalui website dpr, portal dan acrylic. 4. Sosialisasi dengan memanfaatkan

media komunikasi cetak seperti banner, poster, booklet atau buku saku.

Sudah dilaksanakan melalui pemasangan spanduk, banner acrylic dan pembagian sticker.

5. Sosialisasi dengan memanfaatkan media IT seperti website dpr.go.id dan @portal.dpr.go.id.

Sudah dilaksanakan melalui website dpr dan portal. 6. Penetapan Pedoman Pembentukan

Agen Perubahan.

Keputusan Sekjen Nomor 1228/SEKJEN/2015 tentang Penetapan Pedoman Pembentukan Agen Perubahan Setjen dan Badan Keahlian DPR RI.

7. Pengembangan kapasitas agen perubahan melalui berbagai pelatihan, misalnya pelatihan agen perubahan.

Pelaksanaan workshop pada tanggal 20 April 2016 dan Pelatihan Revolusi Mental pada tanggal 26-27 Agustus 2016. 8. Penegakan kode etik dan kode

perilaku. Penegakan kode etik dan kode perilaku melalui penerapan disiplin pegawai. Dari pemantauan terhadap pelaksanaan jam kerja sampai dengan 31 Desember 2016 terdapat 402 orang yang melakukan pelanggaran disiplin masuk kerja dan ketentuan jam kerja, namun yang telah diproses dan dijatuhkan hukuman disiplin baru 201 orang atau 50 persen.

9. Penanganan konflik kepentingan. Persekjen No.8 Tahun 2015 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Sekretariat Jenderal DPR RI Tahun 2016.

10. Pengelolaan laporan kekayaan

pegawai. Pegawai yang sudah mengisi LHKASN sudah mencapai 75,018%. 11. Pelaksanaan sistem whistleblowing. Persekjen No.9 Tahun 2015 tentang Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) Tindak Pidana Korupsi di Lingkungan Sekretariat Jenderal.

12. Penanganan gratifikasi dan

transparansi. Persiapan Pembentukan Unit Penanganan Gratifikasi (UPG) yang diawali dengan konsultasi kepada KPK pada tanggal 12 April 2016.

13. Survei internal RAPI yang ditujukan untuk mengetahui Pengetahuan, Pemahaman, dan Pelaksanaan dalam keseharian di lingkungan kerja.

Survei internal RAPI sudah dilaksanakan pada 17 Februari 2017, dengan hasil survei menunjukan bahwa 76 persen mengetahui RAPI, 47 persen memahami RAPI dan 80,6 persen mengamalkan RAPI.

14. Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI.

Survei kepuasan pemangku utama (DPR RI) terhadap kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI sudah dilaksanakan pada Minggu ke-2 Oktober s/d Minggu ke-2 Januari. Hasil survei menunjukkan Indeks Kepuasan Dukungan Setjen sebesar 3,5 dan Indeks Kepuasan Dukungan BK sebesar 3,59 serta total 3,55 untuk Indeks Kepuasan Dukungan Setjen dan BK DPR RI.

Daam rangka perubahan pola pikir dan budaya kerja yang dilaksanakan melalui kegiatan pengembangan kepemimpinan melalui diklat kepemimpinan dan diklat pendukung

(32)

32

lainnya. Dalam tabel berikut merupakan diklat kepemimpinan yang dilaksanakan pada tahun 2016.

Tabel 12

Peserta Diklat Kepemimpinan Tahun 2016

NO NAMA DIKLAT NAMA PESERTA JABATAN JUDUL PROYEK PERUBAHAN

1 Diklat Kepemimpinan Tingkat I Angkatan XXXIII Tahun 2016 LAN RI Dra. Damayanti, M.si. Deputi Persidangan

“Pengelolaan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI Guna Meningkatkan Kinerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI.”

2 Diklat Kepemimpinan Tingkat II Angkatan XLII Kelas C Tahun 2016

Dr. Dewi Barliana

S., M.Psi. Inspektur I “Pola Program Pelatihan Mandiri (PPM) dan E-Learning Sebagai Model Peningkatan Kapabilitas Auditor di Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal DPR RI.”

Juliasih, SH., MH. Kepala Biro Hukum dan Pengaduan Masyarakat

“Strategi Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Sekretariat Jenderal DPR RI.”

3 Diklat Kepemimpinan

Tingkat III Widiharto, S.H., M.H. Kepala Bagian Sekretariat Badan Legislasi

“Optimalisasi Penyiapan Bahan Rapat Melalui Media Online di Badan Legislasi DPR RI.” Sarilan Putri Kh.,

S.Sos. Kepala Bagian Sekretariat Komisi X

“Aplikasi Kunjungan Kerja dan Hasil Tindak Lanjut Kunjungan Kerja Komisi X DPR RI.” 4 Diklat Kepemimpinan

Tingkat IV Angkatan X Tahun 2016 LAN RI

Iis Muldiyanti,

S.Sos., M.M Kepala Subbagian Rapat, Bag. Set. KSB

“Penyusunan Standar Operasional Prosedur Rapat Pimpinan BKSAP DPR RI”

Saeful Anwar,

S.IP., M.E Kepala Subbagian Teknik Televisi, Bag. Televisi dan Radio Parlemen

“Peningkatan Pelayanan Administrasi Kunjungan Individual Anggota DPR RI pada Sub Bagian Penyiapan Administrasi Bagian Administrasi Kegiatan Luar Negeri Anggota” Tingkat IV Angkatan X

Tahun 2016 Kementerian Sekretariat Negara RI

Intan Pujakesuma,

S.E. Kepala Subbagian TU Sekretaris Jenderal, Bag. TU Pimpinan Setjen

“Pembangunan Aplikasi Administrasi Persuratan di Sekretariat Jenderal DPR RI”

Dalam tabel berikut merupakan gambaran diklat yang mendukung area perubahan mental aparatur.

Tabel 13

Diklat terkait Area Perubahan Mental Aparatur

NO NAMA DIKLAT _PESERTAJUMLAH PELAKSANAAN KETERANGAN

1 Diklat Transformational _Leadership 23 16-17 Desember 2016 Peserta Diklat ini adalah Pejabat _{Eselon I dan II} 2 Diklat Berbasis Kompetensi 19 7-9 November 2016 Peserta Diklat ini adalah Pejabat _{Eselon III} 3 Diklat Revolusi Mental Eselon III _{dan IV} 40 28-29 Oktober 2016

(33)

33

NO NAMA DIKLAT _PESERTAJUMLAH PELAKSANAAN KETERANGAN

4 Diklat Peningkatan Motivasi Kerja _{(Achievement Motivation)} 21 4-6 September 2016 Peserta Diklat ini adalah Pejabat _{Eselon IV} 5 Diklat Revolusi Mental Agen _Perubahan 24 26-27 Agustus 2016 Peserta Diklat ini adalah Pejabat _{Eselon III dan IV} 6 Workshop Pengembangan _{Kapasitas Agen Perubahan} 13 20 April 2016

Perubahan pola pikir dan budaya kerja terlihat dari penerapan budaya organisasi Setjen dan BK DPR RI. Budaya kerja merupakan roh dari kehidupan suatu organisasi, jika budaya kerja bagus maka organisasinya juga akan bagus, tapi berlaku sebaliknya. Budaya kerja yang diharapkan dalam reformasi birokrasi adalah menjadi birokrasi yang efesien, efektif, produktif, dan profesional. Budaya kerja ini juga diharapkan bisa merubah pola pikir yang belum baik menjadi lebih baik lagi. Untuk mewujudkan budaya kerja yang diharapkan dalam reformasi birokrasi tersebut, Setjen dan BK DPR RI telah menetapkan nilai-nilai dasar bagi pegawai negeri sipil sebagai budaya organisasi yang legalitasnya termuat di dalam Peraturan Sekjen DPR RI Nomor : 03/PER-SEKJEN/2012 tentang Kode Etik Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal DPR RI. Nilai-nilai dasar tersebut adalah Religius, Akuntabilitas, Profesional, dan Integritas yang disingkat menjadi RAPI. RAPI tersebut sangat diharapkan bisa dilaksanakan dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai pegawai negeri sipil. Pada tanggal 17 Januari telah dilaksanakan survey budaya organisasi Setjen dan BK DPR RI dengan melibatkan responden dari berbagai jenis jabatan (jabatan pimpinan tinggi pratama, jabatan administrator, jabatan pengawas, jabatan fungsional, dan jabatan pelaksana) dan berbagai tingkat pendidikan. Dari survey tersebut didapatkan hasil bahwa pegawai negeri sipil Setjen dan BK DPR RI mayoritas sudah mengetahui dan memahami terhadap nilai-nilai dasar PNS sebagai budaya organisasi. Angka 76% tersebut merupakan langkah yang baik bagi organisasi Setjen dan BK DPR RI untuk bisa mewujudkan reformasi birokasi secara menyeluruh.

Nilai-nilai budaya organisasi bukan hanya untuk dibuat dan menjadi slogan dalam organisasi, tapi nilai tersebut harus dilaksanakan dalam menjalankan kehidupan organisasi. Komitmen seluruh pegawai khususnya para pimpinan sebagai pemangku kebijakan sangat diperlukan untuk bisa melaksanakan budaya tersebut. Dalam hal ini Setjen dan BK DPR RI telah membentuk Majelis Kode Etik dan membuat Sanksi Pelanggaran Kode Etik sebagai upaya mewujudkan komitmen yang tinggi untuk melaksanakan RAPI sebagai budaya organisasi. Pelaksanaan budaya tersebut perlu selalu di evaluasi setiap tahunnya. Evaluasi tersebut bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pegawai bisa melaksanakannya. Sedangkan dari survey yang sama, diperoleh hasil bahwa penerapan budaya organisasi pada religius, akuntabilitas, dan integritas mendapatkan nilai lebih dari 3 (tiga), maka pelaksanaan religius, akuntabilitas, dan integritas sudah mencapai kriteria baik, sedangkan professional mendapat nilai 2,97, maka professional hanya mencapai kriteria cukup baik. Jika nilai dilihat