1/20
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI PENETAPAN ANGKA KREDIT (SIPAPAK) PEJABAT FUNGSIONAL KESEHATAN DI DINAS
KESEHATAN KOTA SURAKARTA
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan LXXXIV
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Komunikasi & Informatika
Inovator : DYEASINE FETRICA, S.STP, MM
Jabatan : Kepala Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan Instansi : Dinas Kesehatan
Latar Belakang
Jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/dan atau keterampilan tertentu serta bersifat mandiri.
Jabatan fungsional pada hakekatnya adalah jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, namun sangat diperlukan dalam tugas-tugas pokok dalam organisasi Pemerintah. Jabatan fungsional Pegawai Negeri Sipil terdiri atas jabatan fungsional keahlian dan jabatan fungsional keterampilan.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 153/ MENKES / SK/ III/ 2006 tentang Pedoman Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional di Lingkungan Departemen Kesehatan, dalam rangka pembinaan karir bagi tenaga kesehatan di lingkungan Departemen Kesehatan, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara telah menetapkan 20 jabatan fungsional kesehatan dan angka kreditnya yaitu Dokter, Dokter Gigi, Apoteker, Asisten Apoteker, Pranata Laboratorium Kesehatan, Penyuluh Kesehatan Masyarakat, Sanitarian, Perawat Gigi, Nutrisionis, Bidan, Perawat, Perekam Medis, Epidemiolog, Entomolog Kesehatan, Administrator Kesehatan, Radiografer, Teknisi Elektromedis, Fisioterapis, Refraksionis Optisien dan terapis wicara.
Sedangkan berdasarkan Profil Perencanaan dan Pendayagunaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Dinas Kesehatan Kota Surakarta Tahun 2016, terdapat 13jenis
2/20
jabatan fungsional kesehatan yang melaksanakan fungsinya di Dinas Kesehatan dan UPT Dinas sebagaimana terlihat pada tabel berikut.
TABEL 1
JUMLAH PEJABAT FUNGSIONAL KESEHATAN DINAS KESEHATAN KOTA SURAKARTA TAHUN 2016
NO JENIS TENAGA JUMLAH
1 Apoteker 5
3/20
2 Asisten Apoteker 58
3 Bidan 93
4 Dokter 42
5 Dokter Gigi 25
6 Fisioterapis 1
7 Nutrisionis 23
8 Penyuluh Kesehatan Masyarakat 12
9 Perawat 109
10 Perawat Gigi 16
11 Perekam Medis 4
12 Pranata Laboratorium Kesehatan 29
13 Sanitarian 13
TOTAL 430
Sumber : Profil PPSDMK Dinas Kesehatan Kota Surakarta Tahun 2016
Dari tabel 2.1 tersebut dapat diketahui bahwa di Dinas Kesehatan Kota Surakarta terdapat pejabat fungsional kesehatan sejumlah430 orang.
Dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 153/ MENKES / SK/ III/ 2006 tersebut, mengisyaratkan bahwa untuk peningkatan karier jabatan maupun kepangkatan bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional, didasarkan pada perolehan angka kredit sebagai bukti kegiatan pelayanan/
pekerjaan dibidang kesehatan sesuai kompetensinya dan ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang menetapkan angka kreditnya.
4/20
Dalam rangka penyusunan angka kredit tersebut masing-masing jabatan fungsional harus melalui proses pengumpulan, pencatatan, pelaporan, validasi dan penilaian yang melibatkan perangkat penilai angka kreditseperti :pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit (PBAK), Tim Penilai Angka Kredit, Sekretariat Tim Penilai Angka Kredit, Pejabat Pengusul, Atasan Langsung dan Pejabat Fungsional Kesehatan sendiri.
Fungsi perangkat penilai angka kredit tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pejabat yang BerwenangMenetapkan Angka Kredit (PBAK)adalahPejabatyang berdasarkanperaturan perundang-undangan diberikewenangan untuk menetapkan Angka Kreditjabatan fungsional kesehatan;
2. Tim Penilai Angka Kredit (Tim Penilai) adalah tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh pejabatyangberwenang menetapkan angka kredituntuk melaksanakanpenilaian angkakreditatasdasar DaftarUsulPenetapanAngkaKreditdariPejabatFungsionalkesehatan;
3. Sekretariat Tim Penilai Angka Kredit adalah Sekretariat Tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit, untuk membantu kelancaran dan ketertiban proses penilaian angka kredit.
4. Pejabat pengusul adalah Pejabat yang secara administratif/ teknis diberi wewenang untuk mengusulkan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit;
5. Atasan langsung adalah atasan dari pejabat fungsional kesehatan dalam suatu unit kerja.
Dinas Kesehatan Kota Surakarta memiliki 11 (sebelas) Tim Penilai Angka Kredit dan Sekretariat Tim Penilai yang telah ditetapkan oleh Keputusan Kepala Dinas
Kesehatan Kota Surakarta Nomor 821.05/2413 Tahun 2015 tentang Pembentukan Tim Penilai Teknis Angka Kredit Jabatan Fungsional dan Tim Sekretariat Angka Kredit Jabatan Fungsional di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota Surakarta.
Sedangkan untuk Tim Penilai Angka Kredit Fisioterapis dan Perekam Medis belum terbentuk sehingga selama ini penilaian dilakukan oleh Tim Penilai dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah.
Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27-C Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta menyebutkan bahwa Kepala Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang sumber daya manusia kesehatan meliputi perencanaan, pendayagunaan, dan pengembangan sumber daya manusia kesehatan serta peningkatan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.
5/20
Tugas tersebut diuraikan sebagai berikut :
a) Menyusun rencana kerja seksi sumber daya manusia kesehatan berdasarkan rencana kerja bidang sumber daya kesehatan;
b) Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;
c) Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas;
d) Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang sumber daya manusia kesehatan;
e) Menyusun perencanaan, pendayagunaan, pengembangan, dan kebutuhan sumber daya manusia kesehatan;
f) Melaksanakan pembinaan dan koordinasi perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan sumber daya manusia kesehatan;
g) Melaksanakan bimbingan teknis program perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan sumber daya manusia kesehatan;
h) Melaksanakan penyiapan penetapan angka kredit;
i) Mengusulkan penempatan tenaga kesehatan strategis, pemindahan tenaga fungsional tertentu tingkat kota;
j) Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia kesehatan melalui pendidikan dan pelatihan;
k) Melakukan pembinaan dan peningkatan mutu tenaga kesehatan;
l) Melaksanakan pengelolaan e-formasi, informasi jabatan, analisa jabatan dan evaluasi jabatan;
6/20
m) Memproses permohonan ijin dan tugas belajar;
n) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, pengelolaan data, dan pelaporan perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan sumber daya manusia kesehatan;
o) Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang sumber daya manusia kesehatan;
p) Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang sumber daya manusia kesehatan;
q) Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik;
r) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
s) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
t) Melakukan tugas tambahan terkait yang diberikan oleh atasan.
Berdasarkan poin H pada uraian tugas tersebut serta Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Surakarta Nomor 821.05/2413 Tahun 2015 diketahui bahwa Kepala Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan memiliki fungsi sebagaisekretaris pada sekretariat tim penilai angka kredit yang bertanggung jawab untuk membantu kelancaran dan ketertiban proses penilaian angka kredit.
Dalam pelaksanaannya, di Dinas Kesehatan Kota Surakarta masih terdapat beberapa permasalahan terkait dengan kelancaran dan ketertiban proses penilaian angka kredit antara lain pejabat fungsional kesehatan belum membuat angka kredit dengan tertib. Hal ini diketahui, berdasarkan data semester 1 pada bulan Januari 2017 yang lalu, dari 430 pejabat fungsional kesehatan baru 240 orang yang telah membuat dan mengumpulkan angka kredit.
Selain itu, keterbatasan jumlah pegawai yang bertugas melaksanakan pelayanan administrasi PAK di Dinas serta belum adanya data akurat untuk mengetahui status pembuatan dan pengumpulan angka kredit pejabat fungsional kesehatan.
7/20
Model Diagnostic Reading
Dalam proyek perubahan ini, metode analisa yang akan digunakan adalah Leavitt’s Model, yaitu model analisa yang dikembangkan oleh Harold J. Leavitt ( 1965 ) dikenal dengan nama Model Diamond-shaped sistem organizational,bahwa setiap organisasi terdiri dari empat elemen yang saling berkaitan yakni Structure, Technology , TaskdanPeople.
Adapun 4 (empat) pendekatan dalam Leavitt’s Model yaitu :
1. Structure : Sistem otoritas, sistem komunikasi, dan alur kerja dalam organisasi 2. Technology : Peralatan , Teknologi Informasi ( IT)
3. Task : Pelaksanaan Tugas
4. People : Siapa yang melaksanakan tugas
Gambar 1. Leavitt’s Model
Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan. Perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila
8/20
melakukan intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang lain.
Untuk mengetahui permasalahan dan hambatan serta mencari solusi penyelesaian dalam proses pelayanan administrasipenetapan angka kreditpejabat fungsional kesehatan, dilakukan analisa sebagai berikut :
Tabel 2
Diagnosa Reading Leavitt’s
UNSUR KEADAAN SAAT INI SEHARUSNYA SOLUSI
9/20
Struktur
· Struktur organisasi jelas sesuai regulasi yang ada.
· Alur kerja untuk menginformasikan tentang pelayanan administrasi penetapan angka kredit dilakukan secara manual.
· Pejabat fungsional kesehatan yang telah mengumpulkan angka kredit datang langsung ke dinas apabila ingin mengetahui sejauh mana prosespenetapan angka kredit telah berjalan.
· Hal tersebut memakan waktu sehingga dirasa kurang efektif dan efisien.
· Alur kerja menginformasi
kanpelayanan administrasi penetapan angka kredit dilakukan dengan efektif dan efisien.
· Pejabat fungsional kesehatan tidak perlu datang secara langsung ke dinas apabila ingin mengetahui sejauh mana prosespenetapan angka kreditnya telah berjalan.
· Perbaikan alur kerja agar lebih efektif dan efisien
Technology· Kegiatan pelayanan administrasi penetapan angka kredit bagi pejabat fungsional kesehatan di Dinas Kesehatan Kota Surakarta belum memanfaatkan teknologi informasi.
· Perlu diciptakan sistem informasi berbasis teknologi informasi untuk memberikan kemudahan pengguna dalam memperoleh informasi pelayanan administrasi penetapan angka kredit yang akan dan atau sedang dilakukan.
· Selain untuk pengguna (pejabat fungsional kesehatan), sistem ini juga memudahkan Dinas untuk memantau pejabat fungsional kesehatan yang telah membuat DUPAK maupun yang belum.
· Pembuatan sistem informasi pelayanan administrasi PAK
Task
Pelaksanaan kegiatan pelayanan belum optimal, karena masih terdapat potensi masalah yang disebabkan oleh:
1. Data bersifat manual sehingga sering terjadi data tidak akurat/ out of date
2. Jumlah pejabat fungsional kesehatan cukup banyak sehingga fungsi pelayanan cukup menghabiskan waktu kerja petugas.
· Tugas pelayanan lebih efektif dan efisien karena data yang tersedia akurat.
· Fungsi pelayanan secara langsung yang memakan banyak waktu dapat digantikan oleh sistem.
· Penyusunan data yang akurat dan mudah diakses
People
· Keterbatasan petugas yang memberikan pelayanan.
· Kompetensi petugas dalam memanfaatkan aplikasi sistem informasi belum sesuai.
· Melalui teknologi, keterbatasan jumlah tenaga tersebut diharapkan dapat diperbaiki.
· Petugas mampu mengoperasikan aplikasi sistem informasi
· Pelatihan petugas
Berdasarkan hasil analisa Leavitt’s sesuai tabel 2, didapat beberapa permasalahan dalam proses pelayanan administrasi penetapan angka kredit pejabat fungsional
10/20
kesehatansebagai berikut :
1. Secara struktur, pelaksanaan tugas pelayanan adminstrasi penetapan angka kredit sudah diatur dengan regulasi yang jelas sehingga tidak ada hambatan. Namun untuk alur kerja masih dirasa kurang efektif dan efisien karenadilakukan secara manual
2. Kegiatan pelayanan administrasi penetapan angka kredit bagi pejabat fungsional kesehatan di Dinas Kesehatan Kota Surakarta belum memanfaatkan teknologi informasiyang dapat memberikan kemudahan terkait pelayanan administrasi penetapan angka kredit bagi pejabat fungsional kesehatan di Dinas Kesehatan Kota Surakarta.
3. Pelaksanaan kegiatan pelayanan belum optimal, salah satunya karena terkendala data yang belum akurat.
4. Keterbatasan jumlah tenagayang memberikan pelayanan administrasi penetapan angka kredit pejabat fungsional kesehatan di Dinas Kesehatan Kota Surakarta serta kompetensi dalam memanfaatkan aplikasi sistem informasi belum sesuai.
Selain itu berdasarkan hasil kegiatan BenchmarkingdiDinas Penanaman Modal, Tenaga Kerja dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Pontianak dan RSUD Sultan Syarif Muhammad Alkadrie diketahui bahwa Pemerintah Kota Pontianak telah melakukan optimalisasi pelayanan publik dengan melakukan beberapa inovasi pelayanan yang dihasilkan lewat ide – ide kreatif dari seluruh jajarannya. Hal ini didorong oleh keinginan untuk mengatasi permasalahan – permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan tugas.
Salah satunya yaitu penyederhanaan alur kerja pembuatan izin usaha dengan meluncurkan sistem izin paralel(contoh :pengusaha di bidang jasa dan usahadapat mengajukan izin dalam satu paket meliputi HO, TDP dan SIUP).
11/20
Dukungan yang kuat dari Kepala Daerah merupakan salah satu faktor keberhasilan pelaksanaan inovasi serta komitmen yang kuat dari seluruh jajaran untuk berubah ke arah yang lebih baik.
Oleh karena itu, saya sebagai peserta Diklat PIM Tingkat IV Angkatan 84 Kota Surakarta merasa perlu mengangkat proyek perubahan untuk menjawab permasalahan – permasalahan tersebut yaitu dengan pembuatan aplikasi sistem pelayanan administrasi penetapan angka kredit pejabat fungsional kesehatan yang efektif, efisien, akuntabel dan mudah diakses.
Hal ini juga dijelaskan dalam misi Dinas Kesehatan Kota Surakarta, yaitu memantapkan manajemen kesehatan yang efektif, efisien dan akuntabel.
Manfaat
· Manfaat bagi Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan (SDMK)
a) Terwujudnya sistem informasi pelayanan administrasi penetapan angka kredit yang efektif dan efisien;
b) Tersedianya database Penetapan Angka Kredit Pejabat Fungsional Kesehatan yang akurat;
· Manfaat bagi Dinas Kesehatan Kota Surakarta
a) Terciptanya peningkatan kualitas sumber daya kesehatan dan manajemen kesehatan yang efektif, efisien dan akuntabel.
· Manfaat bagi Pejabat Fungsional Kesehatan/ Masyarakat
a) Tersedianya kemudahan akses terhadap informasi pelayananadministrasipenetapan angka kredit.
· Manfaat bagi Pemerintah Kota Surakarta
a) Terwujudnya pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat.
12/20
Milestone
Tahapan yang akan dilakukan pada proyek perubahan “Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Penetapan Angka Kredit (SIPAPAK) Pejabat Fungsional Kesehatan di Dinas Kesehatan Kota Surakarta menuju kondisi yang diinginkan yaitu :
NO TAHAPAN
OUTPUT TAHAPAN
JANGKA
WAKTU JANGKA PENDEK
1. Persiapan pelaksanaan proyek perubahan. Terlaksananya persiapan proyek perubahan Minggu Ke 1 April a. Konsultasi mentor
b. Rapat koordinasi dengan stakeholders internal.
2. Penyusunan Tim Efektif Tersusunnya tim efektif Minggu ke 1 April
a. Konsultasi Kepala Dinas
b. Pembuatan Keputusan Kepala Dinas untuk tim efektif c. Rapat Koordinasi Tim Efektif.
13/20
3.Penyusunan Rencana DesainAplikasi Tersusunnya rencana aplikasi Minggu ke 2 April
a. Rapat koordinasi tim efektif b. Mendata regulasi terkait
c. Mengumpulkan data penyusunan rencana aplikasi
4. Menjalin kerjasama dengan Pihak Penyedia Aplikasi Terlaksananya kerjasama dengan pihak penyedia aplikasi
Minggu ke 2 –
3 April a. Rapat Koordinasi Penentuan Pihak ketiga yang akan diajak bekerjasama
b. Pertemuan dengan pihak penyedia aplikasi c. Penandatanganan kontrak kerjasama
5. Pembuatan Aplikasi Tersedianya aplikasi Minggu ke 3 April s/d Minggu ke 1 Mei
a. Pengusulan desain aplikasi b. Pembuatan aplikasi
6. Penyusunan Database Pejabat Fungsional Kesehatan Tersusunnya database Pejabat Fungsional Kesehatan Minggu ke 3 – 4 April a. Inventarisir Data pejabat fungsional kesehatan di Dinas Kesehatan
b. Verifikasi data pejabat fungsional kesehatan
14/20
c. Entri data pejabat fungsional kesehatan
15/20
16/20
17/20
18/20
7. Pemantauan Pembuatan Aplikasi Terlaksananya pemantauan pembuatan aplikasi Minggu ke 3 April s/d Minggu ke 1 Mei a. Pelaksanaan pemantauan pembuatan aplikasi
b. Pelaporan hasil pemantauan
8. Uji coba aplikasi Terlaksananya uji coba aplikasi Minggu ke 1 Mei
a. Pertemuan dengan pihak penyedia b. Pelaksanaan uji coba aplikasi
c. Pelaporan hasil uji coba aplikasi
9. Pelatihan penggunaan aplikasi Terlaksananya pelatihan aplikasi Minggu ke 2Mei a. Penyusunan materi pelatihan
b. Menentukan narasumber pelatihan c. Pelaksanaan pelatihan
10.Sosialisasi Aplikasi Terlaksananya sosialisasi aplikasi Minggu ke 2 - 3Mei a. Penyusunan materi sosialisasi
b. Menentukan peserta sosialisasi
19/20
c. Menentukan narasumber sosialisasi d. Pelaksanaan sosialisasi aplikasi
11.Monitoring dan evaluasi Terlaksananya monitoring dan evaluasi Minggu ke 3 mei a. Rapat koordinasi persiapan monitoring dan evaluasi
b. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi c. Laporan hasil monitoring dan evaluasi
12. Pelaporan
Tersusunnya pelaporan proyek perubahan Minggu ke 3 - 4 mei
a. Pengumpulan bahan penyusunan laporan proyek perubahan
b. Penyusunan laporan proyek perubahan
JANGKA MENENGAH
1. Penyusunan SOP Aplikasi Bulan Juni
2. Evaluasi pemanfaatan aplikasi Bulan Agustus
20/20
JANGKA PANJANG
1. Meningkatkan cakupan pengguna aplikasi Aplikasi dapat digunakan oleh pejabat fungsional kesehatan di RSUD Kota Surakarta Tahun 2019 2. Mengembangkan aplikasi menjadi Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Pengelolaan SDMK Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Pengelolaan SDMK Tahun 2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 28 Mar 2022 16:48:56
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
