26 3.1. Tinjauan Perusahaan
PT. Hae Jin Seafoods tegal merupakan salah satu perusahaan berbasis indsutri perikanan yang ada ditegal. Menghasilkan prodak cumi berjenis Loligo Squid yang siap saji.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Hae Jin Seafood atau lebih dikenal dengan PT HJ Seafood, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam industri pengolahan ikan yang berfokus pada pengolahan cumi. Pasar yang dituju oleh perusahaan ini adalah pasar internasional yang saat ini sedang berfokus ke Jepang dan korea. Pabrik yang sudah genap setahun ini memiliki lebih dari 200 karyawan baik bulanan serta harian.
Sehingga pabrik yang terhitung masih baru ini sudah tergolong menjadi salah satu pabrik besar di Tegal.
PT HJ Seafood dilengkapi sertifikat HCCP serta sertifikat Halal MUI, sehingga kebersihan dan kelayakan makanan bisa dipastikan aman dan halal dimakan. Pabrik ini juga mengutamakan kebersihan dengan menerapkan beberapa peraturan dan prosedur yang mana memang menjaga kualitas kebersihan makan seperti larangan merokok di area pabrik, penggunaan alkohol serta klorin saat hendak masuk kearea produksi, pengecekan suhu di pintu masuk, dan larangan membawa parfum serta perhiasan di dalam pabrik.
PT HJ Seafood memiliki struktur organisasi yang lengkap berupa direktur, manajer, staff, karyawan harian, dan beberapa bagian lainnya. Sehingga perusahaan ini bisa berjalan sebagaimana mestinya dengan arahan yang tepat. Serta pabrik ini dilengkapi fasilitas seperti lab dan bengkel mekanik.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
PT HJ Seafood memiliki struktur kerja sebagai berikut:
DIRECTOR PRESIDENT DIRECTOR PRESIDENT
GENNERAL MANAGER
PRODUCTION
MANAGER QC MANAGER QA & SCM
MANAGER
GA & HRD MANAGER
RAWMATERIAL LEADER
PROCESSING
LEADER PANNING LEADER PACKING LEADER CS LEADER QC STAFF QA STAFF RAWMATERIAL
LEADER
SCM STAFF DAILY EMPLOYEE DAILY EMPLOYEE DAILY EMPLOYEE DAILY EMPLOYEE DAILY EMPLOYEE
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT HJ Seafood
Penjelasan mengenai jobdesc masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Director president : merupakan pendiri serta pemegang saham terbesar perusahaan, memiliki wewenang tertinggi atas semua karyawan.
2. Director : bertugas menangani perusahaan secara aktif, mengelola serta mengawasi jalannya prosedur perusahaan.
3. General Manager : berperan mengembangkan perusahaan dengan memimpin secara aktif terhadap manajer-manajer lain. Serta melakukan pengambilan keputusan terhadap ide-ide yang dituangkan.
4. Production Manager : Berperan Memimpin jalannya produksi sesuai prosedur yang ditetapkan, mengawasi serta mengatur kerja karyawan produksi.
5. QC Manager : Mengawasi dan Menjaga agar kualitas setiap produk yang dihasilkan layak dan memiliki kualitas sesuai standar.
6. SCM & QA Manager : Mengawasi dan mengontrol setiap dokumen yang dibutuhkan, melakukan pembuatan prosedur yang sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
7. HRD & GA Manager : Melakukan perekrutan karyawan, melakukan control terhadap karyawan mengenai sikap dan perilaku pekerja saat melaksanakan perintah, melakukan pemberian sanksi serta mengatur absensi karyawan.
8. Raw Material Leader : Sebagai pelaksana atas tugas dalam mengontrol dan mengawasi karyawan yang ada di area Raw Material. Serta membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan Raw Material. Melakukan pencatatan data mengenai jumlah produk yang
dihasilkan dia area tersebut.
9. Proccesing Leader : Sebagai pelaksana atas tugas dalam mengontrol dan mengawasi karyawan yang ada di area Proccesing area. Serta membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan Proccesing area. Melakukan pencatatan data mengenai jumlah produk yang dihasilkan dia area tersebut.
10. Panning leader : Sebagai pelaksana atas tugas dalam mengontrol dan mengawasi karyawan yang ada di area Panning area. Serta membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan Panning area. Melakukan pencatatan data mengenai jumlah produk yang
dihasilkan dia area tersebut.
11. Packing leader : Sebagai pelaksana atas tugas dalam mengontrol dan mengawasi karyawan yang ada di area Packing area. Serta membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan Packing area. Melakukan pencatatan data mengenai jumlah produk yang
dihasilkan dia area tersebut.
12. Cold Storage Leader : Sebagai pelaksana atas tugas dalam mengontrol dan mengawasi karyawan yang ada di area Cold Storage area. Serta membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan Cold Storage area. Melakukan pencatatan data mengenai jumlah produk yang
dihasilkan dia area tersebut.
13. QC Lab : Sebagai pelaksana dalam peninjauan kualitas yang dihasilkan dengan melakukan berbagai uji lab mengenai bakteri dan kelayakan produk.
14. Staff SCM : melakukan pendataan terkait supplay chance management.
15. QA : Melakukan pembuatan prosedur serta mendata sistem yang ada di pabrik.
16. Staff HRD : Berperan sebagai pelaksana dalam penangana karyawan, melakuakan interaksi langsung dalam penangana karyawan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berdasarkan ruang lingkup yang telah dibuat, adapun prosedur sistem berjalan yang akan diuraikan adalah sebagai berikut:
1. Proses Penambahan Admin dan User
Dalam proses ini Teknisi akan melakukan penambahan bagi siapa-siapa saja yang berwewenang untuk melihat dan mengakses bahkan mengedit data laporan.
Pengguna yang akan melihat dan mengubah data didaftarkan dengan menggunakan username dan password.
2. Proses Login
Dalam proses ini para pengguna diwajibkan memasukkan username dan password dimana password bersifat rahasia. Sehingga akses data hanya dikhususkan ke orang-orang tertentu saja.
3. Proses Input data para admin
Dalam proses ini admin merupakan pengguna yang bertugas memasukkan data yang akan dilaporkan yang nantinya akan otomatis terkumpulkan dan digabung menjadi satu antara data admin lainnya.
4. Proses Pelaporan dan Pencetakan Data
Dalam proses ini pengguna dapat melihat hasil laporan yang telah terakumulasi dari para admin, pengguna juga dapat mencetak hasil laporan serta dapat mencari data pada tanggal tertentu.
3.3. Rancangan Diagram Use Case
Gambar III.2
Rancangan Diagram Usecase
3.4. Activity Diagram
Gambar III.3
Rancangan Activity Diagram
3.5. Sequence Diagram
Gambar III.4
Rancangan Sequence Diagram Teknisi
Gambar III.5
Rancangan Sequence Diagram Admin
Gambar III.5
Rancangan Sequence Diagram User
3.6. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen yang menjadi masukan sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen masukan berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Dokumen masukan yang mengalir di sistem terdiri dari satu (1) dokumen yaitu Form Hasil Produksi.
Nama Dokumen : Form Hasil Produksi
Fungsi : Sebagai data produksi yang dihasilkan Sumber : Leader
Tujuan : Admin dan User
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Produksi berjalan
3.7. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen yang menjadi keluaran sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen keluaran berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Dokumen keluaran yang dialirkan oleh sistem terdiri dari dua (2) dokumen yaitu Laporan Produksi Harian dan Laporan Produksi Bulanan.
1. Nama Dokumen : Laporan Produksi Harian
Fungsi : Sebagai penampil laporan hasil produksi secara harian Sumber : Administrasi
Tujuan : Manajer dan direktur Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar Frekuensi : Setiap hari kerja Lampiran : B-1
2. Nama Dokumen : Laporan Produksi Bulanan
Fungsi : Sebagai penampil laporan hasil produksi secara bulanan Sumber : Administrasi
Tujuan : Manajer dan direktur Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan Lampiran : B-2
3.8. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar III.6
Entitiy relationship diagram
3.9. Logical Record Structure (LRS)
Gambar III.7 Logical Record Structure 3.10. Spesifikasi File
1. Nama File : File Teknisi Akronim : teknisi.sql
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data teknisi Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequenial Akses File : Random
Media : Hardisk Panjang Record : 20 karakter
Kunci Field : Id_teknisi Sotware : Xampp 2. Nama File : File Admin
Akronim : admin.sql
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data admin Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequenial Akses File : Random
Media : Hardisk Panjang Record : 20 karakter Kunci Field : Id_admin Sotware : Xampp 3. Nama File : File User
Akronim : admin.sql
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data user Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequenial Akses File : Random
Media : Hardisk Panjang Record : 20 karakter Kunci Field : Id_user Sotware : Xampp 4. Nama File : File Produksi
Akronim : produksi.sql
Fungsi : Sebagai tempat pencatatan data masukkan produk yang
diproses Tipe : File Transaksi Organisasi File : Indexed Sequenial Akses File : Random
Media : Hardisk Panjang Record : 20 karakter Kunci Field : Id_produksi Sotware : Xampp 5. Nama File : File Produk
Akronim : produk.sql
Fungsi : Sebagai tempat rekapitulasi data dan tempat laporan data produksi
Tipe : File Laporan Organisasi File : Indexed Sequenial Akses File : Random
Media : Hardisk Panjang Record : 20 karakter Kunci Field : Id_produk Sotware : Xampp
3.11. Spesifikasi Hardware dan Software
Dalam laporan ini diperlukan beberapa piranti yang mendukung jalannya program, baik piranti lunak maupun keras. Berikut spesifikasi piranti yang diperlukan:
A. Perangkat keras (Hardware)
1. Komputer
Komputer yang akan digunakan sebagai PC router dan proxy server memiliki spesifikasi sebagai berikut :
a) Processor Intel® Core™ i5-6300U CPU @ 2.40 GHz b) Memory / RAM 8192 Mb
c) Harddisk SSD 256 Gb
d) Minimal 2 kartu jaringan (ethernet) 2 Kartu jaringan (ethernet) Wireless 3. Access Point / Radio 2.4 GHz 4. HUB / Switch
5. Kabel UTP dan Konektor RJ 45
Spesifikasi kebutuhan perangkat keras atau hardware di atas dapat berubah dengan menyesuaikan kondisi dan kebutuhan pada saat implementasi.
B. Perangkat Lunak / Software
Perangkat lunak digunakan untuk mengelola seluruh sumber daya atau perangkat keras yang mendukung kebutuhan jaringan. Berikut software yang digunakan : 1. Sistem Operasi
Sistem operasi yang penulis gunakan dalam pengerjaan laporan ini adalah sistem operasi Windows 10, alasan kenapa penulis menggunakan Windows 10 adalah karena Windows 10 meupakan salah satu sistem operasi yang paling mudah digunakan karena sifatnya yang userfriendly. Windows 10 juga merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan oleh masyarakat, serta merupakan update terbaru dari versi Windows sebelumnya.
2. Software Aplikasi
Dalam mengerjakan tugas akhir ini penulis menggunakan software aplikasi sebagai berikut:
1) Xampp v3.2.1 sebagai aplikasi web server 2) 2. Sublime text 3 sebagai aplikasi text editor
3) 3. Mozilla Firefox / Google Chrome sebagai browser
Kebutuhan software dapat ditambah pada saat implementasi bila dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas dan keamanan aplikasi.
3.12. Permasalahan Pokok
Beberapa masalah yang terjadi di PT HJ Seafood diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Terjadi penumpukan dokumen yang memakan tempat.
2. Sering terjadinya kehilangan dokumen yang dikarenakan dokumen yang bertumpuk.
3. Daya tahan dokumen yang tidak bisa dalam jangka waktu Panjang, sehingga dokumen hanya bersifat sementara dimana akan sering terjadi pembaruan dokumen yan sudah using.
4. Membutuhkan waktu dalam pengiriman dokumen, seperti saat menggunakan email pengguna dipaksa untuk mendownload dulu data yang dikirimi lalu baru
kemudian dapat diubah.
5. Kerahasiaan dokumen tidak terjaga secara baik karna siapapun dapat melihat dokumen tersebut, apabila ingin menyimpan dokumen penting dalam suatu ruangan khusus juga akan memangkat ruang yang cukup banyak.
3.13. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada di PT HJ Seafood Terkait pelaporan dokumen yang seluruhnya masih secara fisik, selain memerlukan banyak tempat serta mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap harinya. Maka penulis memberikan solusi berupa Perancangan sistem yang terkomputerisasi berbasis web dimana nantinya pelaporan bisa diakses di computer oleh pihak yang memiliki wewenang dan dapat di cetak apabila diperlukan. Selain meminimalisir biaya sistem ini juga akan meminimalisir penggunaan waktu dimana nanti data akan direkap secara otomatis.
