TRANSKRIP 1
Wawancara dengan Ketua Komunitas AXIC – Astono Hari/Tanggal : Selasa, 24 April 2018
1.Sudah berapa lama tergabung di dalam komunitas tersebut? Mengapa ingin menjadi bagian dari komunitas Auto 2000? Apa motivasi untuk bergabung di dalam komunitas ini?
“ aku ikut ini dari 2013 Mba, 2013 berarti sekarang 5 tahunan”.
“karena waktu itu si emang rekomendasi dari almarhum pakde saya sebenarnya, karena kalau kamu ikut komunitas itu misalkan di jalanan kamu ada trouble kan ada kamu bakal ada yang bantuiin katanya waktu itu, kayak ambil alasan pertamanya kayak gitu. Kan kebenaran pakde saya ikut komunitas tapi beda komunitas aja, tapi bukan komunitas Toyota”.
2. Apakah komunitas Toyota atau komunitas Auto 2000 se-Surabaya?
“gini mbak, komunitas saya itu se-Indonesia, tapi diakui sama TAM (Toyota Astra Motor) kayak gitu. Jadi, kita tetap masuk di Auto 2000 karena nama kita sudah diakui sama TAM tadi”.
3. Bagaimana cara untuk bergabung ke dalam komunitas Toyota ini?
“untuk bergabung, kita harus masukkin proposal dulu mba ke TAM (Toyota Astra Motor) pusat yang ada di Jakarta, terus dilihat kan isi proposalnya, apakah sesuai kriteria yang mereka tentukan atau engga, kemudian baru akan diakui. Komunitas yang diakui sama TAM itu merupakan komunitas resmi Toyota. Seperti, komunitas AXIC ini sudah diakui oleh TAM mba karena kita ini mengikuti prosedur yang ada. Sebenarnya, komunitas AXIC ini komunitas se-Indonesia, tapi karena sudah diakui oleh TAM, secara otomatis, komunitas kita ini sudah masuk ke Auto 2000”.
4. Apakah perkumpulan komunitas ini hanya di Auto 2000 cabang Ahmad Yani?
“jadi dia itu selama ada nama Auto 2000 itu dia tetap tergabung. Kan ada kan mba Toyota yang bukan Auto 2000, nah kita nda masuk yang di situnya. Engga cuma di Ahmad Yani. di Malang juga ada. Kalau yang di Surabaya ini yang di Mer, Kertajaya kita juga di situ. Di mana ada Toyota yang tergabung dalam TAM, Axic tetap masuk di situ mba. Kan gini mba, komunitas Avanza Xenia kan banyak di
Indonesia, nah dari TAMnya sendiri yang diakui Cuma Axic dan Velocity sendiri, nah selama di situ ada Toyota Axic bisa masuk kayak gitu mba.”
5. Apakah komunikasi yang terjalin antara perusahaan dan komunitas cukup sering atau jarang?
“ee…kalau dibilang cukup sering juga ga sering-sering banget si mba, jadi ketika baru ada event yang dibikin oleh Auto 2000 yang mengundang komunitas, baru kita datang ke situ. Tapi biasanya kalau kita untuk mohon izin untuk sekedar kumpul di Auto 2000 waktu malamnya, mereka mempersilahkan, mereka kasih tempat untuk kita.”
6. Biasanya, apakah tempat berkumpulnya selalu di Auto 2000?
“ya kadang di Auto 2000, kadang kita juga di…ya macam-macam si mba, tapi di Auto 2000 jarang, soalnya kan kalau di Auto 2000 kita terbatas waktu kan mba, sementara kalau kita kumpul kan bisa sampe malam jam 12 ke atas, nah di Auto 2000 cuma dikasih waktu sampai jam 10 malam aja.”
7. Bagaimana tanggapan komunitas mengenai Program Contest Community 2017 ini? Apa saja kendala yang dihadapi oleh komunitas terhadap program yang diadakan Auto 2000?
“kalau dibilang kendala banyak si mba, karena dari pihak Auto 2000 sendiri kan juga minta harus ada effort-nya kan, jadi kita harus tetep bikin acara gimana caranya acara itu ada effort-nya ke Auto 2000. Emm…effort itu maksudnya kita tetep pake nama Axic tapi disitu nama Toyota Auto 2000 harus tetep ada, karena kan dananya semua dari acara ini dari pihak Auto 2000, kayak gitu. Ya, susahnya disitu si mba, yang buat masarin namanya Auto 2000 terus kita kan juga harus ngundang media. Kan sementara kalau ngundang media kan ga semudah apa yang kita harapin si mba. Kalau dari kendalanya Auto 2000 si menurut saya kayak gitu.”
“tapi kalau kendala dari komunitas saya banyak si mba. Ya kan ga semua orang mau kan ya mba donor darah, nah itu sih kendalanya cari pesertanya disitu. Tapi ya Puji Syukur kan kemarin kan dibantu sama pihak Angkatan Udara, jadi ya lumayanlah dari pihak Angkatan Udara bisa ngasih peserta buat donor darah.”
8. Untuk alur persiapan, perencanaan hingga implementasi memakan waktu berapa lama?
“dari kita pengumuman siapa yang menang itu, dikasih waktu rentan 1 bulan. Dari Agustus sampe September. Pokoknya, ga boleh lewat dari September, harus sudah jadi lah acara itu. Iya kalau ga jadi nanti hadiahnya dikembalikan lagi. Kan waktu itu kita hadiahnya ga langsung dikasih pure semua, kita dikasih setengah kita kasih LPJ ke Auto 2000 untuk cairin dana yang kemarin yang kurang.
Pengumpulan proposalnya bulan Agustus mba. Eee….puasaan itu bulan berapa ya…Juni, iya kalau nda salah Juni, itu kalau nda salah sekalian buka bersama kok.
Yang diundang itu yang tergabung di TAM Surabaya. Jadi, kalau misalkan selain itu ngga diundang, meskipun dia ada embel-embel bawa nama Toyota. Yang sudah ada taken kerjasamalah. Kan kita tetep meskipun dari pusat Jakarta tetep kita ngomong ke Auto 2000 kita Axic Surabaya gini gini gini…kita mau jalin kerjasama sama Auto 2000 A. Yani, kayak gitu sih mba.”
Ringkasan :
Kami memulai dari bulan Juli. Bulan Juli ini kami diundang untuk berbuka bersama, lalu diumumkan akan diadakan program ini. Setelah itu, tiga hari setelah undangan berbuka sudah harus mengumpulkan proposal dan presentasi, kemudian di bulan Agustus pada saat dekat lebaran diumumkan pemenangnya dan diundang untuk makan-makan sekaligus pemberitahuan bahwa siapa yang juara 1, 2 dan 3. Untuk pengumuman pemenangnya.
Setelah pengumuman, kami diberikan hadiahnya langsung berupa dana 50% untuk mempersiapkan acara yang sudah kami ajukan dan rencanakan.
Lalu, pada bulan September, acara kami sudah harus berjalan seperti yang sudah dilaporkan. Jika tidak berjalan di bulan September atau lebih dari bulan September, maka, hadiahnya harus dikembalikan. Kemudian, kami memberikan LPJ setelah acara berakhir dan dana yang 50% nya akan dicairkan. Untuk juara 1 sebesar Rp. 20.000.000, juara 2 sebesar Rp.
15.000.000 dan juara 3 sebesar Rp. 10.000.000. Dana yang diberikan ini, harus sepenuhnya untuk acara sosial itu. Komunitas tidak mengambil bagian sama sekali dari dana tersebut.
9. Apakah seluruh komunitas Toyota ikut?
“engga semuanya ikut mba waktu itu, cuma yang diakui sama TAM aja.
Sebenarnya kan ada 8 komunitas, tapi yang ikut waktu itu cuma 6 komunitas aja karena pada saat itu setahuku sih, 2 komunitas lainnya ini berhalangan.”
10. Siapa saja pemenang dari program ini?
“untuk juara 1 itu yang menang JFC yang Fortuner Club mba, terus yang juara 2 itu yang TSVC dan juara 3 sendiri ya komunitasku ini mba, AXIC.”
11. Apakah selama tiga tahun Program Contest Community ini selalu diadakan oleh Auto 2000 cabang Ahmad Yani?
“kalau aku baru ikut yang 2 tahun si mba, yang tahun pertama kan bukan jabatanku, kan jabatan yang orang lama. Aku baru ikut yang 2 tahun ini sih. Yang 2 tahun itu kebetulan komunitasku dapat terus. Iya Auto 2000 A. Yani. Tapi kalau untuk komunitas yang ikut, walaupun A. Yani yang undang, dari Kertajaya juga bisa masuk, pokoknya yang tergabung atau diakui oleh Auto 2000, mba. Kan jadi dia kayak invitation gitu lho mba, invitation dari pihak Auto 2000nya bilang kalau kita mau ada lomba kayak gini gini gini kalau komunitas berkenan mau ikut, silahkan agenda proposal kegiatannya kayak apa, berjalannya seperti apa, maunya tanggal berapa nanti dinilai dari tim Auto 2000 sendiri.”
12. Apakah ada kriteria penilaian untuk memenangkan program ini? Atau semua proposal komunitas disetujui untuk diadakan?
“kalau menurutku sih kayaknya kemarin itu yang bener-bener effort untuk Auto 2000, iya yang bikin bawa nama Auto 2000 juga lho maksudnya kan kalau kita juga bawa nama donor darah, misalnya Axic kolaborasi dengan Auto 2000, otomatis kan nama Auto 2000 juga terbawa disitu.”
13. Lalu, komunitas yang lain apakah tidak ada membawa nama Auto 2000?
“eee….mungkin dari agenda kegiatannya, kan yang kemarin itu juara 1 nya kalau ngga salah dia itu mungut plastik direcycle jadi apa gitu, yang juara 2 itu dia itu bag-bagi buku, yang juara 3 ya aku ini, donor darah. Gitu.”
14. Apa pertama langsung diberikan dana begitu saja tanpa syarat apapun?
“engga, jadi kita dikasih dana 50%nya doang. Nanti kalo acara udah jadi, kita diminta LPJ, nah baru dananya cair, kayak gitu. Tapi…tapi…di dalam kita agenda kegiatan itu, nanti didampingi oleh orang Auto 2000, tetap didampingi oleh pihak Auto 2000.”
15. Apakah pada saat pelaksanaan acara sosial ini, ada pihak Auto 2000 yang ikutserta atau turut hadir?
“ada, iya, jadikan ya mereka ikut dalam pelaksanaan juga si mba. Maksudnya kalau pelaksanaan, datang donor ikut, ada. Tapi, kalau agenda acaranya bener- bener dari komunitas saya. Terus sama dari itu sih mba, kan ini, kita diminta buat ng-floor ke 5 media kalau gak salah ya seingatku. Jadi, kita harus diliput sama 5 media dulu, baru diserahkan ke Auto 2000. Kalau emang bener-bener acaranya berjalan.”
16. Media yang digunakan apa saja? Mis, Jawa Pos?
“engga sih mba, media lokal aja sih mba, lokal nggapapa. Kemarin itu kalau ngga salah, iya Jawa Pos sih, tapi Jawa Pos yang khusus Surabaya itu lho.”
17. Apakah selama ini dari pihak Auto 2000 ada evaluasi terhadap komunitas?
Selain LPJ, mungkin seperti evaluasi dalam komunikasi?
“ngga ada sih mba, engga belum ada. Jadi pihak Auto 2000 Surabaya itu laporannya ke Jakarta, kalau bahwa cabang Auto 2000 Surabaya sudah buat acara gini gini dilaporin lagi ke Jakarta.Ya LPJ keuangan dan laporan kegiatan mba.
Kita tetep nyerahin proposal kita, kegiatannya berjalan seperti apa, kapan itu dikasih ke Mba Iin.”
18. Menurut komunitas sendiri, apakah evaluasi komunikasi ini penting untuk dilakukan?
“sangat penting sih menurut aku mba. Supaya kedepannya kan bisa lebih baik lagi terus juga ngga terjadi kesalahan-kesalahan yang berulang lagi.”
19. Apa saja yang diberikan oleh Auto 2000 kepada komunitas selama ini? (Mis, fasilitas apa saja, dsbnya)
“dulu pernah si mba, waktu masih Axic Surabaya belum namanya Axic Surabaya, dulu masih Axic Jatim (Jawa Timur), itu pernah dulu kita bikin gathering di Batu.
Mereka nyediaiin 1 mobil buat kalau yang mobilnya ada kendala, gitu sih. Jadi selama kita, misalnya nih kita nyerahin proposal ke Auto 2000, biasanya diacc kok mba.”
20. Apakah selama ini selalu diacc atau ada yang ditolak?
“selama ini, selalu diacc si mba. Soalnya si mba kalo menurutku sih ya, komunitas ini bisa menarik minat pembeli. Soalnya kita sendiri juga dapat diskon kalo kita
service atau penggantian apa, selama kita bawa kartu member komunitas kita, terus kita ngomong aku member dari Axic nih, terus kita dapat biasanya. Tapi biasanya kalau kita bikin event-event gede, mereka selalu support kok mba.
Kayak kemarin contohnya kayak kan kita habis Jambore nih, nah kita minta sponsor, sponsor utamanya pasti Auto 2000.”
21. Apa saran komunitas terhadap Auto 2000 ke depannya mengenai program yang diadakan untuk komunitas?
“eee…apa yaa…mungkin itu sih, kalau menurutku sudah bagus, sudah bagus dijalankan setiap tahun. Mungkin lingkupnya agak digedeiin lagi, mungkin bisa ajak perwakilan dari se-Jawa Timur nih lomba. Kan selama ini kan Cuma dari Kota, dari Surabaya aja, mungkin dari Malang nih ikut, dari Gresik dan dari Surabaya pun bisa. Maksudku, lebih luas gitu lah, kan kalau lebih luas kan lebih enak ya mba. Itu sih menurutku.”
“terus juga mba, sarannya kalau bisa hubungan komunikasinya jangan sekedar pas ada program aja, tapi habis itu sudah tidak berhubungan lagi. Kayak putus komunikasi. Mungkin kalau terus berhubungan baik sama komunitas kita bisa buat events yang lebih besar lagi nanti.”
22. Apakah selama ini program tersebut hanya untuk Surabaya selama ini?
“iya, kan yang sebelum tahun ini, tahun yang lalu kan, pengenku acara ini tak lempar ke Gresik, ta buat di Gresik, itu ternyata ngga boleh, harus di dalam Surabaya, jadi kan kayak lingkupnya kurang luas. Kalau pemikiranku, kenapa sih ngga coba di daerah luar, jadikan orang bisa liat nih, liat Toyotanya sendiri, ngeliat Axic-nya sendiri, itu sih menurutku. Kekurangannya disitu sih.”
23. Bagaimana hubungan komunitas dengan Auto 2000 sebelum dan sesudah diadakannya program tersebut?
“sama aja sih mba sebenarnya. Soalnya kan juga dari memberku sendiri ada yang orang Auto 2000 jadi kalau misalkan kita ada apa-apa kita ngomong ke beliau.
Jadi, mas ini ada gini gini gini enaknya gimana dari Auto 2000, gitu sih mba.”
24. Apakah ada publisitas media? (Data pendukung)
- Kami ada diminta untuk menghubungi lima media guna meliput acara sosial yang kami adakan ini. Setelah media meliput, bukti liputannya harus diberikan kepada Auto 2000 sebagai bukti. Yang kami hubungi semuanya media lokal.
- Untuk publisitas media, masih dalam proses pencarian.
25. Apakah manfaat-manfaat dari community relations bagi komunitas sudah tercapai?
“untuk pendanaan selalu ada. Untuk kesempatan kerja, aku sebenarnya kurang tahu sih, cuma waktu itu ada teman-temanku yang anak komunitas ngelamar kerjaan di sana dan diterima. Nah, aku ngga tau sih mba dia bawa nama komunitas apa nda. Kebanyakan dibagian sales di sana.”
TRANSKRIP 2
Wawancara dengan Wakil Ketua JFC – Sukma Hari/Tanggal : Selasa, 15 Mei 2018
1.Sudah berapa lama tergabung di dalam komunitas tersebut? Mengapa ingin menjadi bagian dari komunitas Auto 2000? Apa motivasi untuk bergabung di dalam komunitas ini?
“di dalam komunitas itu, saya 2013 itu berarti berapa, hampir 5 tahun ya, 4 tahun ya.”
“jadi, di JFC itu, eee, clubnya adalah family club. Jadi, family club itu berarti kan kalau kita touring ngajak tour keluarga dan kita bisa transfer knowledge kepada anak-anak kita. Jadi, tidak touring yang sendiri, kita seneng-seneng sendiri, tidak, gitu. Yang kedua, program-program yang ada di JFC itu, satu adalah keterkaitan terhadap sosialnya besar. Jadi kalau ada event touring selalu kita mengunjungi atau memberikan donasi kepada sesama kita yang membutuhkan.”
2. Apakah touring selalu dilakukan atau berkala?
“di setiap setiap touring harus ada. Itu malah wajib iya dan untuk kegiatan secara sosial karena di dalamnya banyak profesionalisme yang banyak jadi kegiatan- kegiatan sosial itu banyak. Gunung meletus di kelud, kita juga memberikan, membuat posko kesehatan di sana ada, memberikan bantuan. Meletus Gunung Raung di Banyuwangi, kita pengobatan gratis dan memberikan bantuan di sana.”
3. Apakah orang-orangnya langsung terjun atau turun lapangan ke sana?
“iya, langsung terjun ke sana, kami punya tim. Kemarin banjir di Trenggalek, kami memberikan bantuan penghijauan di sana langsung turun lapangan juga.
Nah, pada saat banjir, kami tidak bisa ke sana, jadi pasca banjir kita mengadakan penghijauan di sana. Ya, jadi, club kita ini otomotif tapi tidak hanya bergerak di bidang otomotif saja, tetapi memang misinya ke sosial juga ya.”
4. Apakah komunikasi yang terjalin antara perusahaan dan komunitas cukup sering atau jarang?
“kalau di kegiatan kami, kan touring tidak mungkin setiap hari, ada waktunya, antara 2-3 bulan sekali kita mengadakan touring. Dalam setahun itu ada touring pendek sama touring panjang. Touring pendek itu ya mungkin bisa ditempuh 2-3
hari, touring panjang itu selintas pulau lain. Saat kegiatan dulunya kita itu karena kita memakai nama brand Toyota, touring pertamanya, kita juga minta izin sama Toyota kumpulnya ada di tempat Toyota, di Auto 2000 kan, kita ngumpulnya minjem halamannya, karena kita untuk rapat sebelum berangkat, ininya bagaimana, dan sebagainya. Kita biasanya dulu pakai Auto 2000 itu. Pada saat itu terjalin terus hubungan itu sehingga saat ada kontes, kontes itu kan Toyota ya, bukan hanya Fortuner saja ya, jadi yang ikut juga berapa banyak, disaring disaring nah karena kebetulan kita ini eventnya itu yang karena mungkin kayak CSR-nya Auto 2000 itu mirip seperti yang kita kerjakan, dan kita sudah mengerjakan terus pada saat tidak ada kontes pun kita mengerjakan sesuatu hal yang tadi, itu kebetulan pas saat kita lomba menjadi pemenangnya.”
5. Program tersebut baru diadakan 3 tahun, apakah JFC selalu menang menjadi juara 1?
“pernah juara 2, pernah juara 1. Yang tahun ini juara 2, yang tahun sebelumnya juara 1, juara 1.”
6. Rangkaian program apakah di tahun ini yang membuat JFC mendapat juara 2?
“kemarin kita mengadakan kegiatan, satu adalah pelestarian tukik, tukik itu anak penyu, itu di Pantai Trenggalek., ada ribuan penyu yang kita lestarikan, terus karena pada saat itu pasca banjir kita menanam pohon, ada ribuan pohon yang kita tanam, kita bagikan kepada orang-orang yang di sana untuk mengurangi pasca ini ya reboisasai lagi yang pasca banjir itu. Terus, ketiga, kita mengadakan sosialisasi lagi kepada warga, warga-warga sekitar itu, tokoh masyarakat, tokoh agama bilaman terjadi bencana apa yang harus dilakukan, kita kerjasama dengan BNPB, Badan Nasional Penanggulangan itu ya, bencana, BNPB itu di Trenggalek. Beliau yang memberikan informasi, jadi kalau ada suara begini kumpulnya bagaimana, ininya bagaimana, jadi kita memberikan edukasi kepada warga-warga di sana.
Setelah itu, kita berikan juga berupa material ya, baju, dll untuk orang-orang yang terkena di situ.”
7. Bagaimana tanggapan komunitas mengenai Program Contest Community 2017 ini? Apa saja kendala yang dihadapi oleh komunitas terhadap program yang diadakan Auto 2000?
“jadi kalau secara ide, Toyota lebih bagus ya, karena brand yang lain sepertinya tidak melakukan hal itu dan mengajak komunitas seluruhnya untuk berpartisipasi menuju kebaikan bersama. Bagus idenya. Kegiatannya yang diharapkan kan sesuai dengan kemampuan kita. Tapi, menjadi yang namanya menjadi kurang jika dilihat bilamana kegiatan kita tadi sedemikian rupa banyaknya, sedemikian rupa efek yang ada di masyarakat tetapi untuk mungkin mendapatkan apa itu namanya, CSR Toyota Auto 2000 itu masih kurang sebetulnya, jika memang itu dikonteskan ya, karena juara 1 itu 20 juta, juara 2 itu 15 juta ingat saya. Nah kita kan dapat 15 juta dengan kegiatan yang sebanyak itu, jadi ya sepertinya kurang ya. Kalau kita disuruh membuat 15 juta saja ya acaranya tidak optimal. Tetapi, sekali lagi bahwa ada tidak adanya kontes itu kegiatan itu kan tetap kita harus mengadakan.
Sehingga dengan acara kontes ini ya kita terbantu dengan acara itu. Kalau kekurangannya bagaimana, ya sebaiknya mungkin ada sesuai dengan kegiatan kita, apa yang menjadi kegiatan kita, eee…biaya itu sebetulnya jadi tidak, tidak sedemikian rupa gitu. Biayanya sesuai dengan apa yang dilakukan.”
8. Untuk alur persiapan, perencanaan hingga implementasi apakah ada kendala di waktunya?
“kalau itu saya rasa tidak ya. Jadi gini konseptual yang kita adakan kan kepedulian terhadap sesama dan lingkungan. Itu menjadi misi kita, saat diumumkan, kita juga diajak untuk pertemuan sebetulnya dengan Auto 2000 di salah satu tempat makan begitu ya, dipresentasikan ini kegiatannya nanti begini, buat proposal, begitu ya, dengan jangka waktu tertentu untuk diadakan. Nah, kita JFC itu sudah membuat, sudah membuat tetapi teman-teman yang lain belum. Ya, mungkin karena terkendalanya, tidak biasa membuat proposal, membuat proposal itu sulit karena demikian kan, nah, kebetulan di tempat kami, ada dosen, ada praktisi, ada lawyer, begitu kan. Kita setelah ada informasi itu, kita kopdar, kita ngobrol wes kita buat saja langsunglah, jadi terbiasa membuat itu dengan cepat pun kita ya bisa, begitu. Ya, mungkin karena club yang lain barangkali masih banyak yang mahasiswa, ya itu mungkin, mungkin saja. Tetapi, sudah diinformasikan jauh-jauh hari, ya memang waktu itu kan unlimited ya, setiap orang, oh ini mepet ini engga. Tergantung dari niatan kita kerjakan itu.
9. Apakah selama ini dari pihak Auto 2000 ada evaluasi terhadap komunitas?
Selain LPJ, mungkin seperti evaluasi dalam komunikasi?
“kalau evaluasi yang kita lakukan adalah evaluasi kegiatan ya. Jadi sesuai tidak proposal yang kita sampaikan dengan pelaksanaannya. Keuangan kan tetap, tidak bisa berkurang, tidak bisa bertambah ya, sebelumnya 50% dan setelah kegiatan 50%. Kalau untuk komunikasi ya kita harapkan tetap terus ada kegiatan CSR ini kan dalam bentuk kepedulian. Cuma ya memang selama 3 tahun ini tidak ada penambahan untuk hadiah pemenangnya, hehehe.”
10. Menurut komunitas sendiri, apakah evaluasi komunikasi ini penting untuk dilakukan?
“penting, itu mba Iin selalu mengadakan komunikasi terbuka pada saat perencanaan, mengundang seluruh club-club Toyota untuk mengkomunikasikan segala informasi yang ada.”
11. Apa saja yang diberikan oleh Auto 2000 kepada komunitas selama ini? (Mis, fasilitas apa saja, dsbnya)
“kita dapat ini ya, potongan harga untuk membeli sparepart sama pada saat kita service ya, itu kita mendapatkan fasilitas itu. Dikasih tempat untuk berkumpul di Auto 2000 ya, Cuma kan tidak kumpul untuk kopdar ya, ngga mungkin kopdar terus di Auto 2000. Tapi saat kita mau touring kita difasilitasi boleh memakai tempat itu, karena kan kalau Minggu kan tutup kan. Kita kan berangkatnya Sabtu, biasanya kita malam berangkatnya malahan, sehingga mengurangi beban jalan yang lain jadi kita berangkatnya jam 22.00 malam, jam 23.00 malam. Mengurangi traffic jam di pengguna jalan lainnya, sehingga tidak terganggu. Nah ini kan kalau diblow up media memberikan pengajaran yang baik juga untuk club-club yang lain ya.”
12. Apa saran komunitas terhadap Auto 2000 ke depannya mengenai program yang diadakan untuk komunitas?
“untuk Auto 2000 itu, eee…mungkin lebih mendominasikan untuk liputan ya.
Saya rasa belum maksimal. Jadi, saat kita menang dalam kontes tertentu, ya, itu kan kita juga diwajibkan untuk membuat informasi ya di dalam bentuk berita kan, bentuk berita, tetapi kan minimal itu, sehingga perlu tim kreatif dari Auto 2000 pada saat kegiatan kita. Itupun juga terliput. Jadi di Auto 2000 harus
memaksimalkan juga ke media, sehingga bagaimana, bukan untuk menyombongkan diri, kita tidak, tetapi untuk sarana menginformasikan bahwa komunitas itu kita bisa berbuat untuk sesama itu dipublikasikan. Seluruh Auto 2000 mungkin se-Indonesia, supaya mungkin club-club lain yang ada di luar Jawa itu juga dapat menirulah kegiatan kita ini. Ya, otomotif kegiatan itu kan ada yng positif, ada yang negatif gitu kan. Hal itu tuh kalau publikasinya dibantu Auto 2000 secara maksimal, nanti dilihat oh ternyata ada kok otomotif club yang bisa berbuat untuk sesama. Itu harapan kita untuk kedepannya. Diintensifkan publikasinya, khususnya di dalam internal Auto 2000 sendiri. Kalau informasi kemarin mungkin hanya didengar daerah Surabaya, Ja-Tim saja, tapi yang di luar itu kemudian harus diblow up sendiri.”
“lalu, yang kurang lagi ini ya, belum ada dalam bentuk piagam. Mungkin ditempel juga di Auto 2000 sehingga mejadi prasasti kita dari tahun ke tahun kan siapa yang menang.”
13. Apakah selama ini program tersebut hanya untuk Surabaya selama ini?
“nah itu yang saya tidak tahu ya. Kebijakan itu kan internal dari Auto 2000, saya tidak tahu, hehehe. Kegiatan kita di Trenggalek. Artinya bahwa, kegiatan itu mungkin apa ya, CSR ini mungkin diadakan di Surabaya, mungkin loh ya, tapi kalau pelaksanaannya dimana saja mungkin boleh. Tapi ya itu, JFC memiliki kepedulian terhadap sesama, jadi kami melihat kondisinya yang di sana”
14. Bagaimana hubungan komunitas dengan Auto 2000 sebelum dan sesudah diadakannya program tersebut?
“ya tentu, tidak kenal itu kan makanya tidak sayang kan. Nah sehingga dulu kita minta izin ketemu di situ untuk mengadakan kegiatan setelah adanya CSR. Nah ini kan kita kenal sama kepala bengkelnya, sama ininya, sehingga ya jadi lebih enak dan lebih kondusif lah untuk hal itu. Ya tentunya dengan acara itu jadi lebih kekeluargaan lagi ya. Keluarganya lebih maksimal lagi ya. Lebih dekat juga, karena pada saat presentasi proposal di hadapan manager ini, manager itu, yang dulunya tidak kenal kita jadi kenal. Iya, sehingga kalau teman-teman ada yang masalah, oh mobil saya masalah ini, oh managernya ini, coba hubungi ini, begitu, jadi ada hal yang demikian,”
TRANSKRIP 3
Wawancara dengan CRC (Customer Relation Coordinator) – Iin Hari/Tanggal : Sabtu, 26 Mei 2018
1. Apakah selama ini Auto 2000 Ahmad Yani mengadakan analisis situasi?
Seperti, melihat siapa saja komunitasnya selama ini? apakah menyadari mereka dari latar belakang yang berbeda?
“kita ngga pernah mengadakan yang seperti itu ya mba, karena kan kami hanya diberikan tugas untuk melaksanakan program ini. Biasanya pusat yang di Jakarta mungkin melakukannya mba.”
2. Mengapa memilih program tersebut sebagai program komunitas?
“ya, itu tadi mba, kalau saya lihat sih mba, program ini memang dibuat untuk komunitas-komunitas supaya mereka tidak hanya sekedar nongkrong-nongkrong aja mba, tapi komunitas juga bisa memberikan hal positif. Terus juga kan lewat program ini mereka bisa memperkenalkan nama Auto 2000 kepada masyarakat, gitu sih mba.”
3. Bagaimanakah proses perencanaannya selama ini?
“untuk proses perencanaan, ini pusat sih yang tau mba, karena kami hanya dihubungi, dikabari bahwa ada program seperti ini dan kami ditunjuk sebagai pihak pelaksana mba.”
4. Apakah hadiahnya terus sama? Mengapa? Apakah menyadari bahwa tiap komunitas berbeda-beda?
“kalau bicara soal hadiah kan memang ngga bisa diganggu-ganggu ya mba, soalnya dari atasan pun sudah beritaunya ya segitu. Itu kan juga sudah cukup besar mba dana segitu. Itu juga sudah masuk budgeting mba, jadi ya gimana cara komunitas untuk mengolahnya aja.”
5. Apa tujuan dari program Toyota Contest Community 2017?
“tujuannya ya kan pendekatan ke customer. Komunitas itu kan juga customer kita, jadi, aaa….pendekatan personal melalui media kontes yang berlangsung setiap tahun itu aja. Ya, untuk menjaga hubungan dengan komunitas juga mba.”
6. Bagaimana cara menghubungi komunitas-komunitas tersebut selain
“ya kami menggunakan telefon juga selain email biasanya. Setelah mengirim email, untuk follow up nya kita pake telefon sih biasanya.”
7. Jika ada komunitas yang tidak datang, atau tidak mengikuti program tersebut, apakah pihak Auto 2000 berusaha lebih untuk menghubungi komunitas-komunitas tersebut? Misal: ditelepon.
“ya lewat email, lewat telefon. Kalau mereka ngga datang ya ngga apa-apa. Ya, konfirmasi untuk memastikan ikut ada, seperti follow up. Terus, kalau ngga bisa dihubungi ya sudah, karena kan kita ada deadlinenya juga. Kalau ngga ada konfirmasi ya sudah ngga apa-apa, hanya yang konfirmasi aja yang kita masukkan.”
8. Apa saja kriteria-kriteria untuk dapat memenangkan program tersebut?
“kriterianya ya kekompakkan mereka, mekanisme program dari mereka juga jadi pertimbangan, kayak gitu sih. Lalu, harus membawa nama Auto 2000 juga karena kan penyelenggaranya Auto 2000. Kalau yang tidak menang itu ya karena programnya kurang menarik dan lebih menarik yang menang ini. Kan kita pilih yang paling bagus.”
9. Mengapa tiga komunitas tersebut dapat memenangkan program ini?
“ya, karena program mereka lebih bagus mba dibandingkan program-program komunitas lainnya. Lalu, juga mereka bukan tidak kompak, mereka kompak- kompak ya, tapi mekanisme programnya kita anggap lebih oke aja daripada yang lain.”
10. Apakah proses pelaksanaan sesuai dengan perencanaan awal?
“iya, sesuai sih mba selama ini, ngga ada masalah yang besar gimana-gimana gitu ya.”
11. Apakah hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan awal program?
“iya, sesuai juga mba.”
12. Faktor apa saja yang menjadi pertimbangan untuk terus mengadakan program tersebut? Mengapa program ini penting?
“karena program ini sudah berjalan selama tiga tahun dan program ini dinilai cukup efektif untuk menjaga hubungan dengan komunitas-komunitas tersebut.”
13. Mengapa Auto 2000 hanya mengundang 10 komunitas tersebut?
“karena sepuluh komunitas tersebut terdaftar dan resmi. Jadi, selama mereka resmi dan memiliki organisasi serta terdaftar ya saya undang.”
14. Apakah pada saat perencanaan, komunitas-komunitas tersebut dilibatkan?
“ngga dong mba, kan mereka sebagai peserta aja.”
15. Pada saat komunitas menyatakan bahwa waktu terlalu mepet, apakah pihak Auto 2000 mengundur timeline yang ada? Atau tetap berjalan begitu saja?
“ngga mba, menurut saya itu waktunya sudah cukup kok, waktu itu satu bulan mba. Kita ngga ngundur si yah, karena kan dari atasan juga mintanya segitu mba waktunya, jadi ya tetap berjalan aja sih.”
TRANSKRIP 4
Sales Supervisor Auto 2000 Jakarta Pusat - Rocky
1. Apakah selama ini Toyota mengadakan analisis situasi? Seperti, sebelum mengadakan program ini, melihat siapa sasarannya dan menyadari bahwa latar belakang dari sasaran tersebut berbeda-beda.
Jawaban: Ya, Kami analisa Market Share dan Competitor Movement sebelum mengadakan program-program di pusat dan di cabang, background dan target setiap program kami rumuskan dengan metode PDCA (Plan Do Check Action).
2. Mengapa Toyota memilih atau memiliki ide untuk memilih program tersebut sebagai program komunitas?
Jawaban: Komunitas merupakan Wadah dan Organisasi yang dapat memperkuat Branding Image Toyota di Pasar Otomotif khususnya di Indonesia jadi kami memang membuat beberapa program untuk Support Community Toyota User.
Salah satunya adalah program Toyota Contest Community 2017 ini, yang merupakan sebuah bentuk dukungan Auto 2000 terhadap komunitas dalam membangun aktivitas organisasi yang bermanfaat bagi lingkungan dan dapat memperkenalkan produk Toyota ke masyarakat yang lebih luas.
3. Bagaimana proses perencanaannya selama ini untuk menyusun program tersebut?
Jawaban: pertama-tama, kami menentukan tujuannya terlebih dahulu, kemudian melihat kepada sasarannya siapa, kedua, kami menentukan besarnya IMPACT program ini terhadap PROFIT perusahaan, ketiga, kami brainstorming dengan mengumpulkan divisi Operation dan Marketing, keempat, Perencanaan disetujui oleh CMO (Chief Marketing Officer) kami, kelima, setelah persetujuan dijalankan, kami take ACTION dan akhirnya setiap event kami buatkan report dan evaluasinya untuk menjadi tolak ukur event-event kedepannya. Begitupun sama halnya dengan program Toyota Contest Community 2017 tersebut.
4. Mengapa hadiah dari tahun ke tahun tetap sama? Apakah menyadari bahwa setiap komunitas memiliki program dan sasaran yang berbeda-beda?
Jawaban: budget yang diberikan oleh TAM (Toyota Astra Motor) selaku Principal kami, menggunakan persentasi, dimana persentasi ini dialokasikan dari Annual
Plan Budget Meeting. Jadi kurang lebih setiap tahun anggaran sudah kami tetapkan. Pada dasarnya Budget tersebut sudah lebih dari cukup untuk setiap event kami.
5. Apa saja yang menjadi kriteria pemenang?
Jawaban: Keaktifan komunitas, pengumpulan proposal yang tepat waktu, mengikuti presentasi kepada manajemen cabang, satu komunitas wajib memberikan 10 followers pada masing-masing Sosial Media Auto 2000 di Facebook, Twitter dan Instagram, harus ada publikasi via tiga media lokal ternama (media cetak/online) dan komunitas yang melaksanakan implementasi program.
6. Apa tujuan dari program Toyota Contest Community 2017 ini?
Jawaban: Membangun relasi Auto 2000 dengan komunitas Toyota di regional Surabaya, mendukung aktivitas komunitas dalam mengembangkan organisasi, dan menjaga hubungan baik antara Auto 2000 dengan komunitas Toyota di Surabaya, serta memberikan dukungan kepada komunitas bahwa Toyota tidak menutup Mata terhadap user kami dan ini salah satu bagian dari After Sales Service kami.
7. Apakah perencanaan program setiap tahunnya sama? Mengapa?
Jawaban: Pada dasarnya kami ingin semua orang membeli Produk Toyota. Jadi memang setiap program yang kami buat, bertujuan membuat customer kami senang menjadi bagian dari keluarga besar Toyota sehingga mereferensikan Brand kami kepada orang lain. Tetapi pada pelaksaan di lapangan, khususnya di cabang, kami memberikan kebebasan berkreasi untuk setiap event kami. Jadi pada intinya, programnya bisa sama dan beda tapi memiliki tujuan yang sama.
8. Apakah selama ini proses perencanaan sesuai dengan pelaksanaannya?
Jawaban: terkadang ada beberapa hal kecil yang tidak sesuai harapan, tapi, sejauh ini program yang kemarin masih sesuai. Jika ada sedikit tidak kesesuaian, bagi kami itu merupakan Golden Egg, kami tidak pernah takut dengan kegagalan.
Kegagalan kunci menuju kesuksesan dengan Evaluasi yang baik.
9. Apakah hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan dari awal program tersebut?
Jawaban: hasil dan tujuan pasti selaras, karena melalui perencanaan yang matang.
10. Mengapa program tersebut penting bagi Toyota?
Jawaban: penting bagi kami memberikan nilai lebih untuk pelanggan.
11. Faktor apa saja yang menjadi pertimbangan untuk terus mengadakan program tersebut? (Misal: program ini dapat menjaga hubungan dengan komunitas, dan sebagainya)
Jawaban: Branding Image, Community User Activation dan Trust, serta dengan adanya program ini, hubungan Auto 2000 menjadi lebih dekat dengan komunitasnya.
12. Apakah yang mengikuti program tersebut harus diakui oleh TAM (Toyota Astra Motor)? Mengapa?
Jawaban: ya benar selama mereka terdaftar dan resmi sebagai komunitas Toyota, juga karena TAM Principal kami.
13. Apakah pada saat proses perencanaan, Toyota melibatkan komunitas atau pihak-pihak tertentu?
Jawaban: Kami melibatkan komunitas hanya sebagai peserta saja. Pihak-pihak lain yang terkait adalah tim manajemen Auto 2000.
14. Mengapa mereka juga dilibatkan?
Jawaban: karena mereka memiliki basis community yang cukup luas.
15. Apa saja kendala yang terjadi di program Toyota Contest Community 2017 ini?
Jawaban: kendala bermacam2 mulai dari teknis dan non teknis, tapi so far di program kemarin ini kami tidak mengalami kendala yang fatal karena kami sudah terbiasa melakukan event-event seperti ini.
16. Apakah selama ini Toyota mengadakan evaluasi?
Jawaban: ya benar.
17. Jika ya, evaluasi seperti apakah?
Jawaban: Evaluasi yang kami lakukan adalah evaluasi secara keseluruhan.
18. Apakah evaluasi secara komunikasi penting untuk dilakukan untuk menjadi pertimbangan kedepannya jika ingin mengadakan kegiatan ini lagi?
Jawaban: ya penting, kami selalu punya agenda meeting bulanan antar SGA (Small Group Activity)
19. Apa harapan Bapak/Ibu kedepannya untuk program tersebut? (Misal: saran) Jawaban: harapan kami tentunya, program-program kami dapat memberikan hasil yang baik dan positif sehingga dapat meningkatkan hubungan dengan komunitas- komunitas serta profit perusahaan.
TRANSKRIP 5
Yonni – Ketua Komunitas YCS 02 Juni 2018
1. Sudah berapa lama tergabung di dalam komunitas tersebut?
“kalau yaris sudah 4 tahunan lah.”
2. Dari tahun berapa ya pak?
“sekarang 2018 ya, saya sih aktif sebenarnya dari 2013 sudah aktif. Tapi di komunitas Yaris lain. Terus bergabung di YCS itu 4 tahun lalu. 2014 ya”
3. Komunikasi yang terjalin antara Auto 2000 dengan komunitas seperti apa?
Apakah sering berkomunikasi atau jarang?
“oh nda sih, baru tadi malem kita ada aktifitas di Auto 2000 Ahmad Yani, berbuka puasa bersama.”
4. Berarti lumayan sering berkomunikasi?
“lumayan sering, kita sih sering berkomunikasi di Auto 2000 Ahmad Yani, sama Kertajaya sama Jemursari.”
5. Motivasi apa yang membuat Bapak ingin bergabung ke dalam komunitas?
“sebenernya sih ya cari temen aja. Iya cari temen yang sama-sama apa, penyuka yaris, gitu ae. Ya kalau cari temen kan di tempat lain bisa, tapi kalau cari temen yang sepenyuka Yaris kan ya satu-satunya kan ikut klub.”
6. Apakah kemarin komunitas YCS memenangkan program tersebut juga?
“kita sih kemarin ikut selama 3 tahun. Tapi, kemarin ga menang yang terakhir.
Kita di posisi nomor 4, yang sebelumnya di nomor 2.”
7. Menurut komunitas sendiri, mengapa YCS tidak memenangkan program tersebut? Bagaimana tanggapannya?
“iya sebenarnya sih, kita akui saja, kita mungkin dari pihak penilaian pihak Auto 2000 bahwa mungkin pengajuan kita, proposal kita, ee…eee….masih kalah bagus dengan komunitas lain.”
8. Komunitas YCS membuat kegiatan seperti apa?
“kita sih, rata-rata si CSR ya. CSR itu sebenarnya itu konsepnya semacam mendidik, ee…para,eee… apa itu…kan kita itu objeknya itu orang yang tidak
tentang pengetahuan, jadi itu pengetahuan tentang apa itu, pendidikan, cara belajar, cara berbelanja kebutuhan untuk buku, untuk fasilitas-fasilitas dia. Itu sebenarnya begitu-begitu. Kita hubungkan dengan mall, kan banyak teman-teman dari di mana itu, dari panti asuhan itu kan taunya mall itu mahal, mereka mungkin dalam setahun tidak dapat ke sana. Kita pengin ajak mereka ke sana. Tujuannya apa?
Untuk mengetahui mall itu begini, kita ajak berbelanja buku di sana. Ya pendampingan lah. Gitu aja”
9. Bagaimana tanggapan Bapak terhadap Program Toyota Contest Community 2017 ini? Apakah terdapat kendala?
“kalo saya sih cuman, yaa itu…ya..acara itu bagus ya sebenarnya. Cuma mungkin pertama ya itu pesertanya mungkin perlu ditingkatkan, yang kemarin pesertanya itu kan 6 komunitas ya, padahal sebenarnya kan orientasinya Auto 2000 kan komunitas pengguna Toyota. Yang mengadakan kan Toyota ya. Yang kedua adalah mungkin pesertanya diperbanyak, sebab kan yang pake Toyota itu banyak.
Nah terus kemarin ada yang pesertanya itu 2, seperti Avanza Xenia atau Axic, nah kan Xenia bukan Toyota. Hanya saran kedepannya sih, kalau bisa selanjutnya full komunitas yang pengguna Toyota. Tapi kita tidak mempermasalahkan sih, hanya saran untuk kedepannya.”
10. Untuk kendala pembuatan proposal apakah waktu yang diberikan cukup?
“itu mepet itu ya waktunya. Itu cuma seminggu atau 10 hari ya dikasih waktu buat proposal. Kan pengumumannya juga ndadak. Iya jadi kita gali sumber, observasi butuh waktu. Kan tidak hanya di depan komputer saja duduk mikir mau bikin apa, gitu loh. Pengennya sih sesuai kebutuhan di lapangan, jadi kan harus observasi dulu. Observasi minimal seminggu lah baru tau tema apa yang mau kita usung, gitu sih.”
11. Apakah selama ini perusahaan memberikan fasilitas atau pendanaan atau kesempatan kerja?
“gini, kan kalau masuk komunitas itu mencari teman baru, kumpul-kumpul pengennya saya, kan sebenarnya masuk komunitas itu tidak ada nilai value duitnya. Nah, tapi ini ada, contohnya member kalau ada service dapat potongan, dan perbaikan pun juga, ataupun pada saat beli unit. Lalu, yang kedua adalah pada saat kita mengadakan acara di luar maupun di dalam Auto 2000 itu juga
eee….saya libatkan, terkadang kita mengajukan proposal, dana atau tidak dana itu relatif. Kemarin itu saya ada adakan acara coaching clinic. Itu di dalamnya ada kegiatan pengetahuan cara perawatan sebelum masuk bengkel ataupun masalah pada umumnya yang ada pada produk Toyota itu misalnya kalau di jalan mogok, apa saja yang harus diperhatikan. Ya, saya ngundang orang Toyota, lalu Ikatan Motor Indonesia dan saya ngundang orang-orang bengkel di luar Toyota dan kegiatan itu dimana? Di Auto 2000, saya dikasih fasilitas, sini loh ada auditorium pake en. Lalu ada acara CSR, seperti ada sumbangan kita salurkan bersama.
Seperti itu sih. Sedikit banyak membantu lah.”
12. Apakah Auto 2000 pernah mengadakan evaluasi setelah adanya program ini?
“kalau evaluasi itu, mereka evaluasi internal ya pasti. Pastinya seperti itu. Nah tapi kalau evaluasi tim secara langsung itu tidak melibatkan kita.”
13. Apakah evaluasi bersama komunitas penting? Bagaimana menurut Bapak?
“secara langsung untuk evaluasi belum ada. Iya, sebenarnya begini, evaluasi terbukanya atau tidak itu tergantung dari manager masing-masing ya. Saya terus terang, ada manager yang feel nya terhadap komunitas itu tidak tertarik. Ada yang manager itu yang memang suka dengan komunitas. Itu menentukan support atau tidaknya komunitas. Ya, terus terang yang ditunjuk itu kan Auto 2000 Ahmad Yani. kalau menurut saya manajemen Auto 2000 Ahmad Yani itu masih kurang untuk mau mengenal komunitas lebih dekat. Ya, kalau sekarang sih cuma ikutin alur dari pusat saja. Lebih aktif komunitasnya daripada Auto 2000nya. Sebab terus terang, banyak manager-manager Auto 2000 yang masih sedikit secara umum kepeduliannya terhadap komunitas. Ya kita juga maklum sih, karena mereka profit oriented, jadi yang tergantung feelnya dari masing-masing manager ya. Tapi ya untuk perhatian dengan komunitas ada sedikit dengan mengadakan program kontes itu, cuma sebatas itu sih.”
14. Menurut Bapak, sebelum dan sesudah diadakannya program ini, bagaimana hubungan perusahaan dengan komunitas?
“ya secara langsung sih pihak komunitas dengan perusahaan lebih mengenal lah karena ada program itu. pasti lebih mengenal. Tapi, sebelum itu YCS kan 10 tahun ya, kita selalu mendekat, kita yang lebih aktif mendekat ke mereka kok. Ya, kalau Auto 2000 sih ya welcome. Welcome dalam kutipan terbatas memang. Tapi,
ya selama mereka menunjukkan program CSR berbentuk community itu yang pasti lebih responsif lah mereka. Tapi mungkin kurang sering aja sih dan melibatkan banyak komunitas.”
15. Apakah komunitas yang ikut harus diakui TAM?
“sebenarnya begini, kami tidak mengerti masalah itu harus seperti apa, tapi yang pasti, kalau yang saya lihat ya yang diundang itu komunitas yang dekat dengan Auto 2000 lah, yang lebih dekat dengan mereka, ya, bisa dikatakan komunitas yang aktif. “
16. Motivasi apa yang membuat komunitas YCS ini mau mengikuti Program Toyota Contest Community 2017?
“yang pertama, sesuai dengan visi kita ya, bahwa visi kita itu pengen YCS lebih dikenal dengan program-program CSR nya. Nah kebetulan program Auto 2000 adalah CSR community, terus dalam tanda kutip di situ itu ee…kita dikasih dana untuk beraktifitas CSR itu, ya kita, ya kita, ya kita yawes oke, tancap gas aja, gitu sih. Ini juga Auto 2000 juga peduli, kita juga sesuai dengan visi, yawes berangkat bareng-bareng ae.”
17. Apakah kendala mengenai waktu yang mepet pernah disampaikan kepada pihak Auto 2000?
“oh sudah, pada saat technical meeting itu sudah disampaikan ya langsung, wah mepet banget waktunya.”
18. Bagaimana tanggapan dari Auto 2000 setelah mendengar kendalanya?
“ya tanggepannya sih, ya gini aja untuk sementara dioptimalkan dulu aja, mungkin untuk next kedepannya kita bisa atur lebih jauh lagi. Pengunduran waktu kemarin itu hanya 2 hari saja. Ya masing-masing mepet-mepet yawes. Dengan persiapan mepet-mepet masing-masing peserta ya hasil yang terbaik dari yang mepet itu diambil, kan sama rata semua mepet.”
