SKRIPSI
Diajukan Oleh :
Dara Marsha Mandir i 1013010156
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS
PENGGAJ IAN PADA PDAM SURYA SEMBADA KOTA
SURABAYA
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana EKONOMI DAN BISNIS
Pr ogdi Akuntansi
Diajukan Oleh :
Dara Marsha Mandir i 1013010156
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENGGAJ IAN PADA PDAM SURYA SEMBADA KOTA SURABAYA
Yang diajukan
Dar a Mar sha Mandir i
1013010156/FE/AK
DisetujuiuntukUjianLisanoleh :
Pembimbing Utama
Drs. Ec. Tamadoy Thamrin, MM Tanggal : ………...
NIP. 19630524 198803 1001
Mengetahui Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Disusun Oleh :
DARA MARSHA MANDIRI
1013010156/FE/EA
telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Progdi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
Pada tanggal 28 Maret 2014
Pembimbing : Tim Penguji :
Pembimbing Utama Ketua
Dr s. Ec. Tamadoy Thamr in, MM Pr of. Dr. Soepar lan Pr anoto, Ak, MM, CA
NIP.19630524 198803 1001
Sekretaris
Drs. Ec. Tamadoy Thamr in, MM
Anggota
Tantina Haryati, SE. M.Aks
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
hidayah, dan karuniaNya yang tak terhingga sehingga penulis berkesempatan
menimba ilmu hingga jenjang Perguruan Tinggi. Berkat rahmatNya pula
memungkinkan penulis untuk menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS
SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENGGAJ IAN PADA PDAM
SURYA SEMBADA KOTA SURABAYA”.
Sebagaimana diketahui bahwa penulisan skripsi ini merupakan salah satu
syarat untuk dapat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi (SE). Walaupun dalam
penulisan skripsi ini penulis telah mencurahkan segenap kemampuan yang
dimiliki, tetapi penulis yakin tanpa adanya saran dan bantuan maupun dorongan
dari beberapa pihak maka skripsi ini tidak akan dapat tersusun sebagaimana
mestinya.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang
sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Dhani Ichsanuddin Nur, MM selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Drs. Ec. R.A. Suwaidi, MS selaku Wakil Dekan Fakultas Ekonomi dan
dengan kesabaran dan kerelaan telah membimbing dan memberi petunjuk
yang sangat berguna sehingga terselesaikannya skripsi ini.
6. Bapak Sjafii, DRS. MM, Ak selaku Dosen Wali yang telah memberi bantuan
dan nasehat.
7. Ibu tercinta, penulis menyampaikan sujud yang tulus atas doa dan segala jerih
payah serta pengorbanannya, dukungan dan bantuan secara moril maupun
materiil yang telah diberikan selama ini sehingga mampu menghantarkan
penulis menyelesaikan studi.
8. Para dosen yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis
selama menjadi mahasiswa di Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
Jawa Timur.
9. Saudara dan teman-teman yang selalu memberikan doa dan semangat kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan didalam penulisan
skripsi ini, oleh karena itu penulis senantiasa mengharapkan kritik dan saran bagi
perbaikan di masa mendatang. Besar harapan penulis, semoga skripsi ini
memberikan manfaat bagi pembaca.
Surabaya, Maret 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
ABSTRAKSI BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 9
1.3. Tujuan Penelitian ... 9
1.4. Manfaat Penelitian ... 10
BAB II. TINJ AUAN PUSTAKA 2.1. Penelitian Terdahulu ... 12
2.2. Landasan Teori ... 20
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 20
2.2.2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 22
2.2.3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ... 24
2.2.4. Konsep Informasi ... 25
2.2.5. Pentingnya Informasi ... 25
2.2.6. Sistem Pengendalian Intern ... 26
2.2.6.2. Tujuan Penenerapan Sistem Pengendalian Intern .... 28
2.2.6.3. Komponen Sistem Pengendalian Intern…………... 29
2.2.7. Pengertian Sistem Penggajian ... 30
2.2.8. Informasi yang Digunakan Manajemen ... 32
2.2.9. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 32
2.2.10. Sistem Pengendalian Intern untuk Gaji ... 33
2.2.11. Fungsi-fungsi dalam Prosedur Penggajian ... 34
2.2.12. Dokumen-dokumen dalam Penggajian ... 36
2.2.13. Flowchart Sistem Penggajian... 39
2.2.14. Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian... 40
BAB III. METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 42
3.2. Objek Penelitian ... 44
3.3. Fokus Penelitian ... 45
3.4. Penentuan Informan ... 46
3.5. Sumber Data dan Jenis Data ... 46
3.6. Teknik Pengumpulan Data ... 48
3.7. Analisis Data ... 49
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Deskripsi Umum Perusahaan ... 58
4.1.1. Sejarah Singkat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 58
4.1.2. Visi dan Misi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 62
4.2. Hasil Penelitian ... 62
4.2.1. Struktur Organisasi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 62
4.2.2. Penentuan Gaji Karyawan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 71
4.2.3. Penentuan Uang Makan dan Uang Transport Karyawan ... 73
4.2.4. Sistem Pengendalian Intern atas Penggajian PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 75
4.3. Pembahasan Hasil Penelitian... 82
4.3.1. Efektivitas Pengendalian Intern atas Penggajian ... 82
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan... 86
5.2. Saran ... 89
5.3. Keterbatasan Penelitian ... 90
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Desain Studi (Main Research Question) ... 55
Tabel 4.1. Sistem Prosedur Penggajian PDAM Surya Sembada
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat ijin penelitian oleh PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Lampiran 2 Surat Kabar Surabaya Pagi, 29 Juli 2013 : Dewan Pengawas
PDAM Surabaya Dianggap Ilegal
Lampiran 3 Struktur Organisasi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Oleh :
Dar a Mar sha Mandir i
1013010156/FE/EA
ABSTRAKSI
Penelitian ini merupakan studi kasus pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dengan “Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Penggajian pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya”. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui dan menilai sistem pengendalian internal terhadap penggajian pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya sudah sesuai prinsip pengendalian intern yang baik. Serta menganalisis sistem pengendalian intern yang ada pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang kemungkinan adanya kelemahan-kelemahan terhadap pelaksanaan sistem penggajian, serta memberikan saran untuk membantu atas permasalahan yang ada.
Dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif, yaitu peneliti yang memberikan gambaran tentang kejadian-kejadian yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern atas penggajian. Analisis yang digunakan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern atas penggajian pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya sudah sesuai dengan prinsip pengendalian intern yang baik, yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem dan prosedur penggajian, praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern atas penggajian dalam struktur organisasi sudah layak,sistem dan prosedur penggajian yang dilaksanakan sudah baik, serta dilaksanakan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Berdasarkan kesimpulan di atas, maka disarankan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya untuk meningkatkan pengawasan internal terhadap aktivitas operasional, agar tidak menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan perusahaan, lebih meningkatkan praktek yang sehat serta meningkatkan kualitas karyawan.
1.1. Latar Belakang
Setiap perusahaan baik dagang, manufaktur, maupun jasa pada
umumnya mempunyai tujuan utama salah satunya adalah mendapatkan
keuntungan sehingga perusahaan dapat menjamin kelangsungan
hidupnya. Usaha untuk mencapai tujuan tersebut adalah manajemen
harus memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan
efisien. Manajemen harus menyediakan informasi yang akurat dan
terpercaya sebagai alat pengendalian. Pengendalian itu diperlukan
manajemen dalam melaksanakan pencapaian tujuan tersebut.
Peran mengelola perusahaan, agar pimpinan dapat melakukan
tugasnya dengan baik, maka menurut Mulyadi (2001:163) diperlukan
suatu sistem pengendalian intern yang berfungsi untuk membantu dan
menjaga keamanan harta milik perusahaan, menjamin ketelitian dan
kebenaran data, memajukan efisiensi dalam operasi kegiatan perusahaan
serta dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam
perusahaan, salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya
perlu mendapatkan perhatian yang serius, karena akan mempengaruhi
prestasi dan semangat kerja karyawan.
Gaji dan upah adalah balas jasa atau pendapatan yang dinyatakan
dalam bentuk uang dan ditetapkan oleh perjanjian timbal balik atau oleh
perundang-undangan atau peraturan. Pembayaran dilaksanakan
berdasarkan perjanjian tertulis oleh perusahaan kepada tenaga kerja yang
dipekerjakan untuk pekerjaan yang sudah atau akan dipekerjakan atau
jasa-jasa yang sudah atau akan diberikan (Dikutip oleh Annisa Rizky
Ana, 2011).
Menurut Mulyadi (2001:373) gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manager yang dibayarkan secara tetap
perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang
dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk
yang dihasilkan oleh karyawan.
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi
yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada
karyawannya, dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi
mereka, sebagai motivator dalam bekerja, sedangkan bagi perusahaan
jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai
dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus
Kebijakan mengenai penggajian dan pengupahan yang baik
bukan hanya penting pada tarif penarikan tenaga kerja saja, tetapi
kebijakan mengenai kenaikan atau promosi yang baik harus menjamin
pula bahwa besarnya gaji dan upah untuk tiap-tiap pekerjaan harus
didasarkan pada nilai (harga) pekerjaan itu. Dengan demikian, wajar
apabila perusahaan memberikan perhatian yang cukup kepada kebijakan
penggajian dan pengupahan yang baik.
Untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan
dan karyawan, maka diperlukan penggolongan gaji dan upah yang
memadai adil dan jelas. Baik dalam hal ini adalah perusahaan
memberikan gaji dan upah sesuai dengan tarif upah dan jam kerja sesuai
dengan catatan perusahaan dengan yang diterima karyawan, sedangkan
adil berdasarkan prestasi kerja masing-masing karyawan sehingga jelas
antara hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan yaitu bagi
karyawan sebagai pekerja dan bagi perusahaan sebagai pembayar gaji.
Pengawasan internal yang baik dan memadai sangat diperlukan
sesuai dengan perkembangan zaman dan juga perkembangan dunia
usaha. Istilah pengawasan internal pun mengalami perkembangan tidak
hanya untuk mengawasi kecermatan dan pembukuan, tetapi mempunyai
arti yang luas yaitu meliputi seluruh organisasi perusahaan. Imbalan jasa
yang diberikan karyawan dan buruh harus memadai dan layak. Gaji dan
upah yang dibagikan harus sesuai dengan standar atau diatas standar
Usaha perusahaan untuk mempertahankan kelangsungan hidup
adalah menyesuaikan diri terhadap perkembangan dunia usaha. Masalah
yang dihadapi manajer utama dalam hal pengambilan keputusan
membutuhkan informasi yang benar-benar akurat. Informasi merupakan
kebutuhan utama manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi
yang dihimpun keduanya, tidak dapat disangkal lagi bahwa keberhasilan
manajemen sangat dipengaruhi dan bergantung pada ketepatan informasi
yang disajikan dalam berbagai bentuk laporan dimana laporan tersebut
harus memberikan manfaat seoptimal mungkin dan tidak menyesatkan
bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Informasi yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan upah
antara lain jam kerja, jam lembur, penggolongan gaji dan upah
karyawan, jenis karyawan atau informasi lainnya, agar dapat diketahui
tingkat efektivitas usahanya. Untuk menghindari dan mencegah
penyelewengan, maka diperlukan suatu sistem pengendalian intern,
dengan demikian, manajemen perusahaan dapat mengetahui jika terjadi
penyimpangan yang merugikan manajemen perusahaan.
Umumnya departemen kepegawaian (personalia) merancang dan
mengadministrasikan gaji karyawan, sehingga perusahaan seharusnya
mempunyai suatu sistem penggajian yang baik. Adanya sistem akuntansi
yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan
pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan
(stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.
Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan
dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat
digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan
upah. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu
sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas
mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah
digunakan.
Dalam suatu perusahaan yang besar, pimpinan perusahaan tidak
mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja.
Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai
terhadap gaji dan upah. Pengendalian internal ialah suatu cara untuk
mengatasi pengamanan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi
pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan
perusahaan yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan.
Dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan
pengupahan antara lain dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam
kerja, daftar gaji dan upah, dan dokumen lainnya (Mulyadi, 2001:374).
seharusnya digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, hal ini menyebabkan ketidak akuratan informasi penggajian
dan pengupahan.
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surya Sembada Kota
Surabaya adalah Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang bergerak
dalam bidang pelayanan jasa penyediaan air bersih bagi masyarakat
Surabaya. Penentuan gaji karyawan pada PDAM Surya Sembada Kota
Surabaya diukur berdasarkan tingkat golongan bagi yang sudah berstatus
pegawai tetap dan bagi yang belum berstatus pegawai tetap perhitungan
gajinya sesuai dengan upah minimum kabupaten (UMK).
Kurangnya ketelitian dalam pengelolaan gaji dan upah seperti
perhitungan baik jam kerja maupun tarif upah, pemotongan gaji yang
salah dan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif mengakibatkan
perusahaan akan mengalami kerugian dan bagi karyawan dapat berakibat
penurunan pangkat dan mutasi. Seperti yang diberitakan dalam media
online Surabaya Pagi, Senin 29 Juli 2013
(http://www.surabayapagi.com), berkaitan tentang tudingan Dewan
Pelanggan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang beranggapan
anggota Dewan Pengawas PDAM Surya Sembada adalah ilegal. Situasi
demikian akan menjadi kerugian negara apabila gaji akan tetap
dibayarkan. Berikut pemaparan tim Pengacara Dewan Pelanggan
PDAM. "Karena kalau ketiganya tetap mendapatkan gaji berarti ada
ilegal dengan adanya pencabutan SK pengangkatan oleh walikota yang
dituangkan dalam SK no 188.45/242/436.1.2/2013 tertanggal 14 juni
2013," tandas Soemarso (Lampiran 1).
Fenoma di atas, tentu saja menjadi perhatian perusahaan untuk
menyusun sistem pengendalian intern atas penggajian yang lebih efektif
dan efisien, dimana sistem pengendalian intern merupakan proses
pemantauan yang memungkinkan manajemen mengetahui apakah
tindakan yang dilakukan dan bagaimanakah tindakan koreksinya jika
pelaksanaan tidak sesuai dengan yang telah ditetapkan semula. Suatu
sistem pengendalian intern dikatakan memadai jika dengan
diterapkannya sistem tersebut semua tujuan perusahaan dapat tercapai.
Tujuan tersebut adalah pengamanan atau menjaga aktiva yang dimiliki,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, menjamin adanya
efisiensi dalam operasional serta menjaga agar tidak terjadi
penyimpangan dari kebijakan yang telah ditetapkan.
Selain gaji, perusahaan biasanya juga memberikan kompensasi
lain berupa tunjangan, gaji adalah balas jasa yang dibayar secara
periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan, gaji akan
tetap dibayarkan walaupun karyawan tersebut tidak masuk kerja, serta
dengan adanya berbagai tunjangan yang dibayarkan kepada karyawan,
maka diperlukan adanya sistem penggajian yang tepat, serta pengawasan
Sistem pengendalian intern yang ditetapkan di dalam suatu
perusahaan dikatakan berhasil dan memuaskan apabila di dalam organisasi
itu tidak ada lagi yang melakukan penyelewengan dan kesalahan secara
bebas, baik itu menyangkut kesalahan sistem, prosedur penyelesaian
pekerjaan dan kesalahan-kesalahan lainnya. Menurut (Mulyadi, 2001:164),
untuk dapat menyelenggarakan suatu sistem pengendalian intern yang
berhasil dan memuaskan, ada beberapa unsur pokok yang harus dipenuhi
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan
biaya.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas fungsi setiap
organisasi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Atas dasar uraian tersebut di atas menilai pentingnya penggajian
berkaitan dengan pengendalian internal dalam pencapaian tujuan
perusahaan, maka peneliti tertarik untuk meneliti lebih jauh dan
mengetahui bagaimana sebenarnya pengendalian intern penggajian pada
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Sehingga penulis tertarik untuk
“ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS
PENGGAJ IAN PADA PDAM SURYA SEMBADA KOTA
SURABAYA”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diutarakan penulis di atas,
penulis merumuskan masalah-masalah yang akan dibahas dalam
penelitian ini. Masalah yang akan dibahas penulis antara lain :
1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas penggajian pada PDAM
Surya Sembada Kota Surabaya saat ini?
2. Bagaimana efektivitas pengendalian intern atas penggajian pada
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan utama dari penelitian adalah untuk mengetahui cara
meningkatkan efektivitas pengendalian intern atas penggajian pada
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Namun, secara spesifik tujuan
1. Untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern atas penggajian
yang diterapkan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya saat ini.
2. Untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern atas penggajian
di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diberikan oleh penulisan skripsi ini adalah :
1. Bagi Peneliti
Sebagai sarana untuk menerapkan serta membandingkan antara
ilmu yang diperoleh dari bangku perkuliahan dengan keadaan yang
sebenarnya secara langsung pada objek penelitian, sehingga dapat
mengetahui yang terjadi di suatu instansi serta menanmbah
informasi atau pengetahuan dan pengalaman dalam dunia kerja.
2. Bagi Praktisi
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang positif
serta gambaran yang jelas mengenai perlunya pengendalian intern
yang baik pada aktivitas penggajian perusahaan jasa untuk
3. Bagi Akademis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada
pengembangan teori khususnya yang berkaitan dengan
pengendalian intern pada penggajian, sehingga dapat digunakan
sebagai bahan masukan dan sumber acuan bagi pembaca atau
2.1. Penelitian Terdahulu
Sebagai acuan dari penelitian ini dapat disebutkan beberapa hasil
penelitian terdahulu, antara lain:
1. Menurut penelitian Aulia Arnas, Yunus, dan Muhammad Ikbal (2013), dengan judul “Analisis Pener apan Pengendalian Intern Kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) di Bontang”.
• Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan, maka perumusan
masalah yang dibuat yaitu: Apakah pengendalian intern kas
terutama mengenai sistem dan prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah
dilaksanakan sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern.
• Tujuan Penelitian
Dari uraian rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini
adalah untuk mengetahui dan menganalisis pengendalian intern
kas terutama mengenai sistem dan prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah
• Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Kaltim Nusa
Etika (KNE) di Bontang, maka peneliti mengambil beberapa
kesimpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil
penelitian di PT Kaltim Nusa Etika (KNE), yaitu sistem dan
prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa
Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern. Untuk prosedur akuntansi pada sistem
akuntansi penerimaan kas di PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah
sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada
umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang
terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur
pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang
terstandardisasi. Sedangkan untuk sistem dan prosedur
pegeluaran kas pada PT Katim Nusa Etika (KNE) belum
sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern, karena
masih terdapat unsur-unsur pengendalian intern di dalam
perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan antara lain
penempatan kasir yang berada satu ruangan dengan karyawan
lainnya, kas yang ada di tangan dan kasir tidak diasuransikan,
rekonsiliasi bank tidak dilakukan oleh bagian pemeriksaan intern,
stempel cek dipegang oleh pembuat cek tersebut, dan juga PT
(job rotation) secara rutin sehingga kemungkinan terjadinya
penyelewengan masih sangat besar.
2. Berdasarkan penelitian M. Taufiq Hidayat, Sri Mangesti Rahayu, dan
Ach. Husaini (2013), “Analisis Penerapan Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian
Intern” (Studi Kasus pada PT. Cahaya Marta Per kasa,
Pamekasan).
• Kesimpulan
1. Struktur organisasi PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan
sudah menggambarkan pemisahan fungsi yang jelas antara
atasan dan bawahan serta pembagian tugas dan
tangungjawabnya yang baik kepada tiap-tiap karyawan, akan
tetapi masih terdapat kerangkapan tugas pada bagian
administrasi keuangan sehingga memungkinkan adanya
penyelewengan.
2. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan karyawan. PT. Cahaya Marta Perkasa,
Pamekasan sudah melaksanakan tanggungjawabnya dengan
baik akan tetapi pada bagian administrasi keuangan masih
merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar
3. Praktik yang sehat pada PT. Cahaya Marta Perkasa,
Pamekasan dapat dikatakan baik, tetapi ada kekurangan yang
perlu diperhatikan, yaitu pada saat karyawan melakukan
absensi menggunakan check clock, tidak ada bagian khusus
yang mengawasi proses pencatatan waktu tersebut.
• Saran
1. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan,
sebaiknya perlu adanya pemisahan tugas dan wewenang yang
jelas sehingga perangkapan fungsi dapat diminimalkan serta
dapat meningkatkan pengendalian intern perusahaan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan karyawan hendaknya mendapat otorisasi dari
bagian yang bertanggungjawab agar dapat mencegah adanya
penyelewengan.
2. Untuk memudahkan manajemen melakukan pengawasan
terhadap jalannya operasional perusahaan maka diperlukan
bagian khusus yang menangani masalah pengendalian intern
perusahaan, karena dalam bagian ini terdapat bagian khusus
yang mengawasi bagian keuangan, personalia, serta
3. Berdasarkan penelitian Bani Zamzami (2012), “Analisis Efektivitas
Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian PT TASPEN
(Perser o) J akarta”.
• Tujuan Penelitian
1. Untuk menganalisis prosedur penggajian karyawan di PT TASPEN (PERSERO) Jakarta sudah dilaksanakan dengan baik atau belum
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern didalam perusahaan sudah berjalan dengan baik atau belum.
• Kerangka Pemikiran
• Kesimpulan
Sistem pengendalian internal pada sistem penggajian PT TASPEN (PERSERO) kantor pusat Jakarta cukup efektif, Dari pertanyaan kuisioner dapat disimpulkan bahwa :
1. Organisasi
Terpisahnya bagian pembuatan daftar gaji dan bagian pembayaran gaji yang digunakan sebagai alat pengendalian dalam sistem penggajian. Namun bagian pencatatan kehadiran pekerjaan dan bagian pembuatan daftar gaji yang berada dalam satu bagian hal tersebut dapat memunculkan resiko terjadinya kecurangan.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Otorisasi yang jelas dalam melaksanakan setiap kegiatannya kegiatannya. Seperti pengangkatan sebagai karyawan perusahaan, perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji potongan atas gaji karyawan, dan lembur mendapatkan otorisasi langsung dari atasan. Serta Semua pencatatan di lakukan saat semua dokumen yang dibutuhkan telah tersedia. Sehingga pencatatan memiliki alat yang dapat digunakan sebagai bukti transaksi.
3. Pelaksanaan Kerja Secara Sehat
Bank BRI. Pemasukkan identitas untuk kehadiran kedalam mesin pencatatan waktu diawasi oleh petugas ini, PT TASPEN (PERSERO) telah menggunakan mesin finger print yang menggunakan telapak tangan sebagai identitas absen masuk. 4. Pegawai Berkualitas
Setiap proses rekruitmen dilakukan atas dasar kualitas pegawai. Sehingga penempatan karyawan dilakukan sesuai dengan kualitas yang dimiliki karyawan. Begitupula pada penetapan bonus dilakukan dengan melihat kualitas kerja pegawai. Jadi setiap gaji yang diterima karyawan sesuai dengan kualitas yang dimiliki karyawan dan kualitas kerja pegawai.
3. Penelitian Elizabeth Tiur Manurung dan Fidelis Apriani (2012), dengan judul “Evaluasi Pengendalian Inter n pada Siklus Penggajian dan Kepegawaian untuk Menentukan Resiko Fraud” (Studi Kasus PT Wor ld Yamatex Spinning Mills).
• Rumusan Masalah
(1) Bagaimanakan pelaksanaan pengendalian intern atas siklus penggajian dan kepegawaian yang ada di dalam perusahaan? (2) Apakah pengendalian intern siklus penggajian dan kepegawaian
• Kesimpulan
Dari hasil kajian terhadap pengendalian intern perusahaan pada
siklus penggajian dan kepegawaian, dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut:
1. PT World Yamatex Spinning Mills telah memiliki pengendalian
intern yang memadai. Kekuatan yang ditemukan pada
pengendalian intern perusahaan antara lain :
a. Perusahaan telah memanfaatkan perkembangan teknologi dan
sistem informasi dengan menggunakan mesin pencatat
kehadiran dengan sistem barcode dan fingerprint scan dan
sistem informasi terkomputerisasi. Hal ini dapat menunjang
keakuratan serta ketepatan waktu penyusunan dokumen dan
catatan perusahaan.
b. Perusahaan mengharuskan otorisasi yang layak untuk transaksi
dan aktivitas pada siklus penggajian dan kepegawaian. Otorisasi
ini mampu memberikan pengendalian kepada karyawan dan
pengamanan terhadap harta perusahaan.
c. Perusahaan telah melakukan pembagian fungsi antara fungsi
personalia, fungsi penghitungan gaji dan upah, serta fungsi
pembukuan yang dapat mengurangi kesempatan seseorang
untuk melakukan fraud.
d. Perusahaan telah memiliki sistem whistle blowing. Setiap
laporan yang didapat ditindaklanjuti dan telah berhasil
mengungkap kejadian-kejadian seperti karyawan yang tidak
Kelemahan yang masih ada pada pengendalian intern pada
siklus penggajian dan kepegawaian adalah perusahaan tidak
memiliki kebijakan untuk merotasi jabatan menghitung gaji secara
periodik. Hal ini berisiko menimbulkan kesempatan bagi karyawan
untuk melakukan fraud dan perusahaan akan mengalami kesulitan
untuk mendeteksi tindakan karyawan tersebut. Compensate control
yang dimiliki perusahaan adalah kebijakan otorisasi bagi
pembayaran upah serta perubahan tarif upah, tunjangan, dan
potongan.
2. Disimpulkan pengendalian intern yang telah ada di perusahaan
cukup memadai sehingga risiko terjadinya fraud di siklus
penggajian dan kepegawaian perusahaan kecil. Pengendalian intern
yang ada mampu mencegah terjadinya fraud di perusahaan.
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Sistem Infor masi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi diciptakan untuk menangani sesuatu
yang berulangkali terjadi atau secara rutin terjadi. Menurut Mulyadi
(2001 : 5-6) dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan antara
prosedur dan sistem, agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai
berbagai sistem yang menghasilkan berbagai formulir yang diolah dalam
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola
yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan klasikal biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara
berulang-ulang.
Pengertian tersebut tentunya tidak dapat diartikan pada
perusahaan kecil dimana pimpinan dapat langsung turun mengurusi
pekerjaan tiap bagian sehingga dapat mengetahui keadaan
perusahaannya tetapi dalam perusahaan besar, dimana bagian tugas dan
wewenang pimpinan didelegasikan kepada orang lain, disinilah perlu
dibutuhkan alat atau mengadakan pengawasan dan mengetahui kemajuan
yang dicapai.
Romney dan Steinbart (2004: 473) menyatakan bahwa sistem
informasi akuntansi (SIA) adalah sumber daya manusia dan modal
dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk (1) persiapan informasi
keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan
memproses berbagai transaksi perusahaan. Nugroho Widjajanto (2004:4)
mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah susunan
berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan
perlengkapannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang
didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi
Definisi di atas dapat disimpulkan organisasi dan
formulir-formulir, buku catatan dan alat-alat yang digunakan adalah untuk
menghasilkan laporan-laporan yang dapat dipertanggungjawabkan serta
sebagai kontrol secara tidak langsung dalam pelaksanaan prosedur untuk
mencapai tujuan perusahaan. Jadi dasar sistem akuntansi adalah bukti
yang asli tentang transaksi-transaksi yang akan dicatat dan diolah
seterusnya.
Bukti ini berupa kwitansi-kwitansi penjualan maupun pembelian,
nota-nota dari bank dan lain sebagainya yang merupakan dasar
informasi. Informasi-informasi yang ditampung oleh sistem akuntansi
terutama adalah informasi yang mempunyai akibat finansial bagi
perusahaan, sebagai dasar pengambilan keputusan kebijakan dalam
mengendalikan perusahaan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
2.2.2. Tujuan Sistem Infor masi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:19-20) tujuan umum sistem akuntansi
adalah sebagai berikut :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengeloalaan kegiatan usaha
baru kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika
perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha
baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
memenuhi kebutuhan manajemen yang baik dalam hal mutu,
ketetapan pengujian mampu struktur informasi yang terdapat dalam
laporan , hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha
perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat
menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan
tepat penyajiannya dengan struktur informasi yang sesuai dengan
tuntunan kebutuhan manajemen.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan mengecek intern
akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu
organisasi. Pengembangan sistem akuntansi serigkali ditujukan untuk
memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi
dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi
dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggarakan catatan
akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan
untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi
untuk memperoleh diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang
lain, oleh karena itu, dalam menghasilkan informasi perlu
dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan
pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh
manfaat yang diperoleh. Sistem yang sudah ada perlu dirancang
kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi
penyediaan informasi tersebut.
2.2.3. Fungsi Sistem Infor masi Akuntansi
Beberapa fungsi sistem informasi akuntansi dapat disebutkan
antara lain:
a. Menentukan hasil dari pelaksanaan pada kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dalam membuat distribusi yang artinya
mencapai perincian informasi baik kwitansi maupun dari dokumen
perusahaan dalam pembuatan laporan untuk pimpinan.
b. Untuk menjaga harta, hutang, serta modal perusahaan. Fungsi ini
terkait dari pengguanaan berbagai macam rekening misalnya
rekening kas, hutang dagang, peralatan modal dan sebagainya.
c. Melaksanakan suatu kegiatan perusahaan. Fungsi ini terkait dari
penggunaan formulir seperti perintah pengiriman barang, surat-surat
permintaan pembukuan dan lain-lain.
d. Memudahkan penyusunan rencana kegiatan, penilaian hasil-hasil dan
2.2.4. Konsep Informasi
Nilai informasi itu berhubungan dengan keputusan bila tidak ada
pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan
berkisar antara keputusan berulang sederhana sampai strategi jangka
panjang. Ciri dari informasi dalam lingkup sistem informasi:
a. Benar atau salah, berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama
dengan yang benar.
b. Baru, informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
c. Tambahan, informasi dapat memperbarui atau memberikan
tambahan baru pada informasi yang ada.
2.2.5. Pentingnya Infor masi
Informasi sangat penting sebagai bahan untuk pengambilan
keputusan. Baik informasi intern maupun informasi ekstern yang diolah
dalam proses pengambilan keputusan kemudian menghasilkan beberapa
alternatif keputusan atau kebijakan sekaligus ditemukan prioritasnya.
Informasi intern diperoleh dari perusahaan antara lain: proses produksi,
sedangkan informasi ekstern bisa diperoleh dari luar perusahaan antara
2.2.6. Sistem Pengendalian Intern
2.2.6.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian internal menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005:
227) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan
dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang
disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan
perusahaan telah diikuti.
Menurut Mulyadi (2001: 163) sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.”
Pengertian di atas disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah
suatu cara untuk mengatasi pengamanan harta kekayaan, memperoleh
informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya
kebijakan perusahaan yang meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan. Mulyadi (2008:180) mengatakan
bahwa pengertian pengendalian intern merupakan suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang
didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga
golongan tujuan berikut ini : 1) Keandalan pelaporan keuangan 2)
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3) Efektifitas
Baridwan (1998:2) pengendalian intern dibagi menjadi dua bagian
antara lain : pengendalian akuntansi (accounting control) dan
pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian
akuntansi mempunyai tujuan mengamankan aset (harta kekayaan
perusahaan) dan menjamin kebenaran serta ketepatan dari data
akuntansi, sedangkan pengendalian intern administrasi mempunyai
tujuan utama meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong
ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut mengandung dua
unsur yaitu sistem dan prosedur. Menurut Mulyadi (1993:6), sistem
adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur
adalah urutan kegiatan, biasanya beberapa orang dalam satu departemen
atau lebih, yang dibuat menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan
dari prosedur atau atau unsur yang berkaitan satu dengan yang lain,
maka terbentuk suatu kesatuan dalam pencapaian tujuan tertentu.
Prosedur adalah susunan kegiatan yang berstruktur dan dilaksanakan
oleh beberapa orang dalam satu departemen atau lebih menjamin
penangann transaksi perusahaan yang seragam dan terjadi
pengendalian intern terhadap suatu ikatan yang sulit dipisahkan, maka
terbentuklah suatu pengendalian intern yang baik.
2.2.6.2. Tujuan Penerapan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:163), tujuan dari sistem pengendalian
intern adalah:
1. Menjaga harta kekayaan dan catatan organisasi
Kekayaan fisik perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan, atau hancur
karena kecelakaan kecuali jika perusahaan tersebut dilindungi
dengan pengendalian intern yang memadai. Perusahaan yang tidak
mempunyai wujud fisik, seperti piutang dagang akan rawan
kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan
catatan akuntansi (seperti kartu piutang) tidak dijaga. Kesalahan
pencatatn bisa saja terjadi secara tidak sengaja atau disengaja untuk
memanipulasi data.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses
pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan
yang teliti dan andal. Data akuntansi mencerminkan perubahan
kekayaan perusahaan maka ketelitian dan keandalan data menjadi
pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan, hal ini untuk
mencegah terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan harta
3. Mendorong efisiensi operasi kegiatan
Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang
tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan perusahaan.
Penggunaan sumber daya perusahaan memerlukan pengendalian
untuk mencegah terjadinya pemborosan tersebut. Tujuan tiap
perusahaan adalah melaksanakan operasi perusahaan secara efektif
dan efisien untuk mencapai keuntungan yang maksimal.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur yang baik untuk
mencapai tujuan perusahaan. Struktur pengendalian intern ditujukan
untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan
manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. Kepatuhan
karyawan akan mendukung terlaksananya kegiatan perusahaan
dengan baik.
2.2.6.3. Komponen Sistem Pengendalian Intern
Agoes (2004:75), pengendalian intern terdiri dari lima komponen
yang saling terkait berikut ini;
a. Lingkungan pengendalian, menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian
b. Penaksiran resiko, adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap
resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu
dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
c. Aktivitas pengendalian, adalah kebijakan dan prosedur untuk
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan komunikasi, adalah pengidentifikasian, penangkapan,
dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang
memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan, adalah proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu.
Jika pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka
kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidakakuratan, ataupun kecurangan
dalam satuan usaha tersebut sangat besar.
2.2.7. Pengertian Sistem Penggajian
Menurut Mulyadi (2008:373), gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan
secara tetap per bulan. Sedangkan upah umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana (buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari
kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
Sistem penggajian adalah bagian dari organisasi yang
mengumpulkan serta mengolah data transaksi guna menghasilkan
informasi baik pihak luar atau dalam perusahaan. Informasi yang
dihasilkan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan khususnya
mengenai sistem penggajian dan pengupahan organisasi perusahaan.
Menurut Mulyadi (1993:3), koordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Bodnar dan Hopwood (1996:181), sistem akuntansi
suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk
mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan
melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan
pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan.
Sistem akuntansi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk
menghasilkan saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan
keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen dan
informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi. Kedua
pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah
kumpulan formulir, catatan dan laporan untuk melaksanakan kegiatan
akuntansi dan menghasilkan informasi. Fungsi informasi adalah untuk
bertanggungjawab untuk pemrosesan data.
Menurut Halim (1994:31), sistem informasi akuntansi mempunyai
pokok dari sistem akuntansi adalah laporan keuangan yang bersifat
umum, yang akan digunakan oleh pihak intern maupun pihak ekstern
perusahaan, dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi akuntansi adalah sama, data diolah untuk menghasilkan
informasi yang digunakan oleh pihak intern dan pihak ekstern
perusahaan.
2.2.8 Infor masi yang Digunakan Manajemen
Menurut Mulyadi (1993:378), informasi yang digunakan
manajemen dalam proses penggajian dan pengupahan antara lain :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode tertentu.
2.2.9 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (1993:386), catatan akuntansi yang merupakan
a. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja
ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat upah tenaga
kerja tidak langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen
dalam perusahaan.
d. Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan
dan berbagai potongan yang diterima oleh karyawan.
2.2.10. Sistem Pengendalian Intern untuk Gaji
Pengendalian intern selalu dibutuhkan untuk melaksanakan
kegiatan suatu organisasi. Hal ini diperlukan agar pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Kesalahan-kesalahan dan penyimpangan dapat
saja terjadi dalam setiap pelaksanaan kegiatan, sehingga pimpinan
memerlukan sarana pengendalian untuk dapat mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan dan penyimpangan yang terjadi. Salah satu
fungsi utama sistem akuntansi adalah memberikan bantuan kepada
manajemen dalam melaksanakan pengendalian organisasi perusahaan.
Pengendalian yang dimaksud dalam perusahaan adalah
pengendalian intern yang memiliki dua fungsi utama, yaitu menjaga
accounting control dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan
manajemen untuk memperoleh kondisi yang efisien yang disebut dengan
feed back atau administrative control. Dalam arti sempit, pengendalian
intern adalah sebagai internal cek yaitu prosedur mekanis untuk saling
memeriksa ketelitian.
Pada umumnya, sistem pengendalian dalam perusahaan
diintegrasikan dengan sistem pengolahan transaksi, dalam pembayaran
gaji, pengendalian adalah untuk meyakinkan bahwa gaji dibayar dalam
jumlah yang tepat untuk jasa-jasa analisis dapat dihasilkan melalui
pengolahan daftar gaji, terutama yang menyangkut departemen produksi
dalam mengukur efektivitas kerja karyawan. Pembuatan daftar gaji
memerlukan tanggung jawab bagian gaji, daftar ini membuat
perhitungan gaji.
2.2.11. Fungsi-fungsi dalam Pr osedur Penggajian
Mulyadi (1993:386-389), fungsi yang terkait dalam proses
penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini berada di tangan bagian kepegawaian di bawah
departemen personalia yang bertanggung jawab untuk mencari
karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini berada di tangan bagian pencatat waktu di bawah
departemen personalia dan umum yang bertanggungjawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagian semua karyawan
perusahaan.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini berada di tangan bagian gaji dan upah di bawah
departemen personalia dan umum yang bertanggung jawab untuk
membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang
menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini berada di tangan bagian utang, bagian kartu biaya, bagian
jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah
(misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak).
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini berada di tangan bagian kasir, bertanggung jawab untuk
mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek
gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada
setiap karyawan yang berhak.
2.2.12. Dokumen-dokumen dalam Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:374-379), dokumen yang digunakan
dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah:
1. Dokumen pendukung gaji dan upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan seperti misalnya surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan
pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),
pemindahan, dan lain sebagainya.Tembusan dokumen-dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan, baik berupa daftar hadir biasa atau
berbentuk kartu hadir yang diisi oleh mesin pencatat waktu.
3. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan,
4. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah, untuk membebankan
upah langsungpada produk. Distribusi biaya tenaga kerja ini
dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya atas dasar rekap daftar gaji dan
upah.
5. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersama dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan
yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini
sebagai catatan setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang
diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan.
6. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop berisi inormasi
mengenai nama karyawan,nomer identifikasi karyawan dan jumlah
gaji yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
7. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upahyang diterima dari fungsi pembuat daftar
Fungsi bagian gaji dan upah menurut Baridwan (1998:223) sebagai
berikut:
a. Menghitung gaji dan upah dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan catatan waktu hadir dan pencatat waktu
2. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk menghitung
pendapatan karyawan
3. Menambahkan tunjangan-tunjangan pada gaji
4. Menggajikan waktu hadir dengan tarif upah
5. Mempenhitungkan potongan-potongan pada gaji dan upah seperti
angsuran pinjaman, asuransi dan lain-lain.
b. Membuat formulir dan laporan-laporan sebagai berikut:
1. Jurnal gaji dan upah
2. Cek gaji atau amplop gaji
3. Laporan gaji karyawan
4. Catatan gaji karyawan
5. Formulir atau laporan yang diperlukan untuk perhitungan pajak
dan asuransi.
c. Menyusun statistik gaji dan upah
2.2.13. Flowchart Sistem Penggajian
Pr oduksi Akuntansi Biaya Penggajian
Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian Sumber : James A Hall (2007:392)
Keterangan gambar:
a. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan
ke proses penggajian dari dua sumber yang berbeda: personalia dan
produksi.
b. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji dan
mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
c. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu
yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini
digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses.
2.2.14. Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:164-172), unsur-unsur pokok sistem
pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi, yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang
dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan, yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. Setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak didukung cara untuk menjamin praktek yang
sehat dalam pelaksanaan. Cara-cara yang ditempuh dalam
menciptakan praktek yang sehat adalah:
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh wewenang.
2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau unit organisasi.
4. Perputaran jabatan (job rotation)
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya
7. Pembentukan unit organisasi yang bersifat untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Struktur
organisasi, sistem organisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai
cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat,
semuanya sangat tergantung kepada manusia yang malaksanakannya
di antara empat unsur pokok pengendalian intern di atas, unsur mutu
3.1. J enis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah kualitatif deskriptif yaitu
mengumpulkan, menafsirkan data sesuai dengan kejadian yang
sebenarnya.
Menurut Meleong (2008:6), penelitian kualitatif adalah penelitian
yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami
oleh subyek penelitian misalnya seperti perilaku, persepsi, motivasi,
tindakan, dan lain-lain, secara holistic, dan dengan cara deskripsi dalam
bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah
dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.
Menurut Sugiono (2008), penelitian kualitatif adalah metode yang
berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti
pada kondisi obyek yang alamiah, dimana peneliti berperan sebagai
instrument kunci, teknik pengumpulan data dilakujan secara triangulasi,
analisis data bersifat induktif, kualitatif, hasil penelitian lebih
menekankan makna daripada generalisasi.
Metode kualitatif menunjuk kepada prosedur-prosedur riset yang
menghasilkan data kualitatif, ungkapan atau catatan orang itu sendiri
atau tingkah laku mereka terobservasi. Pendekatan ini mengarah kepada
kajian, baik secara organisasi atau individu, tidak akan diredusir
(disederhanakan) kepada variabel yang telah ditata atau sebuah hipotesa
yang telah direncanakan sebelumnya. Akan tetapi, dilihat dari sebagai
bagian dari sesuati yang utuh (Bogdan, Taylor, 1993:30).
Ciri khas penelitian kualitatif tidak dapat dipisahkan dari
pengamatan berperan serta namun peranan penelitilah yang menentukan
keseluruhan skenarionya. Menurut Meleong (2008:164), pengamatan
berperanserta pada dasarnya berarti mengadakan pengamatan dan
mendengarkan secermat munhgkin sampai pada yang sekecil-kecilnya
sekalipun. Jika peneliti menjadi pengamat berperan serta pada suatu latar
penelitian tertentu, kegiatan tersebut akan dapat dimanfaatkan
sebesar-besarnya bergantung pada suasana dan keadaan yang dihadapi. Sebagai
pengamat, penelitian berperan serta dalam kehidupan sehari-hari
subyeknya pada setiap situasi yang diinginkan untuk dapat dipahaminya.
Jadi, jelas tidak pada seluruh peristiwa peneliti perlu berperanserta.
Digunakan metode kualitatif, maka data yang didapat akan lebih
lengkap, lebih mendalam, kredibel, dan bermakna sehingga tujuan
penelitian dapat dicapai. Penggunaan metode kualitatif ini, bukan karena
metode ini baru, tetapi memang permasalahan lebih tepat datanya
dengan metode kualitatif, dengan metode kuantitatif hanya bisa diteliti
beberapa variable saja sehingga seluruh permasalahan yang telah
dirumuskan tidak akan terjawab dengan metode kuantitatif. Metode
terukur. Fakta-fakta yang tidak tampak oleh indera akan sulit
diungkapkan.
Dalam penelitian kualitatif terdapat beberapa ancangan dan metode
penelitian yang berbeda-beda tergantung paradigma yang digunakan.
Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan critical theory, dimana
paham teori kritis ini sama dengan postpositivisme yang menilai objek
atau realitas secara kritis (Critical Realism), yang tidak dapat dilihat
secara benar oleh pengamatan manusia. Karena itu, untuk mengatasi
masalah ini, secara metodologis paham ini mengajukan metode dialog
dengan transformasi untuk menemukan kebenaran realitas yang hakiki.
Hubungan antara pengamat dengan realitas merupakan suatu hal
yang tidak bisa dipisahkan. Karena itu, aliran ini lebih menekankan
konsep subjektivitas dalam menemukan suatu ilmu pengetahuan, karena
nilai-nilai yang dianut oleh subjek atau pengamat ikut campur dalam
menentukan kebenaraan tentang suatu hal (Salim, 2001:41).
3.2 . Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan sasaran yang diteliti. Dalam penelitian
ini akan dilakukan studi tentang sistem pengendalian intern atas
penggajian pada karyawan yang bekerja di lingkungan Perusahaan
Daerah Air Minum (PDAM) Surya Sembada, yang beralamat di Jalan
Mayjend Prof. Dr. Moestopo No. 2 Surabaya, Jawa Timur. Memilih
Surya Sembada Kota Surabaya merupakan Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD) yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa penyediaan air
bersih bagi masyarakat Surabaya.
3.3. Fokus Penelitian
Fokus penelitian digunakan untuk membatasi studi dalam
penelitian agar lebih terarah pada masalah penelitiannya. Berdasarkan
penjelasan yang telah diuraikan, maka fokus penelitian dalam hal ini
adalah :
1. Mendapatkan gambaran tentang kondisi perusahaan dan sistem
pengendalian intern atas penggajian yang secara umum
diberlakukan pada perusahaan, khususnya mengenai penggajian
pada pegawai tetap yaitu meliputi peraturan yang berlaku, struktur
organisasi (pemisahan fungsi), sistem wewenang dan prosedur
pencatatan, praktik yang sehat, dan karyawan yang mutunya sesuai
dengan tanggung jawab serta dokumen-dokumen yang digunakan
dalam transaksi internal organisasi.
2. Menganalisis masalah yang timbul dalam penggajian dan
pengupahan, serta mengukur efektivitas sistem pengendalian intern
atas penggajian di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, yaitu
dengan membandingkan atas dasar teori unsur pengendalian intern
(struktur organisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan,
tanggung jawab) serta dokumen-dokumen yang digunakan dalam
transaksi internal organisasi.
3.4. Penentuan Infor man
Penentuan informan ditetapkan dengan menggunakan teknik
snowball sampling.
Menurut Yuhertiana (2009:34), snowball sampling adalah teknik
dengan ketentuan pemilihan sampel awal (informan atau situasi sosial)
yang berkaitan dengan fokus penelitian, pemilihan sampel lanjut berguna
untuk memperluas deskripsi informasi dan melacak variasi informasi,
masih terlibat secara aktif pada lingkungan/kegiatan yang menjadi
perhatian peneliti, jika dalam proses pengumpulan data sudah tidak lagi
ditemukan variasi informasi maka tidak perlu mencari informasi baru.
Informan yang dipilih sebagai kunci dari informasi adalah pak
Hariyono sebagai staf HRD, Bu Rani selaku Supervisor Anggaran dan
pak Aryadi selaku Manajer Akuntansi PDAM Surya Sembada Kota
Surabaya.
3.5. Sumber Data dan J enis Data
Menurut Lofland (1984:84) yang dikutip oleh Meleong (2008:157),
sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan
tindakan, selebihnya orang-orang yang diamati atau diwawancarai
catatan tertulis atau melalui perekaman video / audio tapes, pengambilan
gambar atau film.
Walaupun dikatan bahwa sumber diluar kata dan tindakan
merupakan sumber kedua. Jelas hal itu dapat diabaikan, dilihat dari
sumber data, bahan tambahan yang berasal dari sumber tertulis dapat
dibagi atas sumber buku dan majalah ilmiah, sumber dari arsip, dokumen
pribadi dan dokumen resmi.
Menurut Sugiono (2008:62), bila dilihat dari sumber datanya, maka
pengumpulan data dapat menggunakan:
1. Sumber Primer
Sumber primer yaitu sumber data yang langsung memberikan data
kepada pengumpul data. Data primer untuk penelitian ini didapat dari
hasil wawancara kepada bagian personalia, bagian anggaran, dan
bagian akuntansi. Data primer juga didapat dari hasil observasi
peneliti terhadap perilaku, tindakan, peristiwa dari obyek penelitian.
2. Data Sekunder
Data sekunder yaitu sumber yang tidak langsung memberikan data
kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau dokumen.
Data sekunder dari penelitian ini didapat dari karyawan PDAM
Surya Sembada Kota Surabaya. Data sekunder digunakan untuk
