Pengembangan Aplikasi Document Filing System pada PT. X.

(1)

Universitas Kristen Maranatha vi

ABSTRACT

Document Filing System is an aplication that will ease company to

manage it’s document, such as transaction form, credit form, open new account

form, customer’s archive, and in/out document to/from the warehouse. And also

manage document’s location and document’s flow such as borrow, return or

remove archive. This aplication is made by C#.NET 2005 and SQL Server 2005 database. Document management system will be more effective and eficient by this aplication.

(2)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR ... i

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ... ii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... iii

PRAKATA ...iv

ABSTRACT ...vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ...ix

DAFTAR TABEL ...xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

I.1 Latar Belakang ... 1

I.2 Perumusan Masalah ... 1

I.3 Tujuan ... 1

I.4 Batasan Masalah ... 2

I.5 Sumber Data ... 2

I.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

II.1 Basis Data ... 4

II.1.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 4

II.1.2 Structured Query Language (SQL) ... 7

II.1.3 Stored Procedure ... 8

II.1.4 Model Database ... 12

II.1.5 Full Text Search Index ... 14

II.2 C#.NET ... 15

II.2.1 Definisi .NET ... 15

II.2.2 Definisi C# (C Sharp) ... 16

II.2.3 Kelebihan C# ... 16

II.3 Unified Modelling Language (UML) ... 17

II.3.1 Definisi UML ... 17

II.3.2 Konsep Dasar UML ... 18

II.3.3 Use Case Diagram ... 19

II.3.4 ActivityDiagram... 21

II.3.5 Class Diagram ... 23

II.4 Flowchart ... 25

II.4.1 Definisi Flowchart ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 27

III.1Analisis ... 27

III.1.1 Profil PT X ... 27

III.1.2 Proses Bisnis ... 28

III.2Perancangan ... 29

III.2.1 Entity Relationship Diagram ... 29

III.2.2 ERD to Table ... 30

III.2.3 Database Diagram ... 34

III.2.4 Use Case Diagram ... 35

III.2.5 Activity Diagram... 36

III.2.6 Class Diagram ... 43

III.2.7 Sketsa UserInterface ... 44

BAB IV HASIL TERCAPAI ... 49

(3)

Universitas Kristen Maranatha viii

IV.2Main Form ... 50

IV.3Manage Document ... 51

IV.3.1 Document Tree ... 51

IV.3.2 Borrow Document ... 52

IV.3.3 Document Return ... 52

IV.3.4 Delete Approval ... 53

IV.3.5 Transfer Document ... 54

IV.3.6 Change Storage Location Approval ... 55

IV.4Archive ... 56

IV.4.1 New Archive ... 56

IV.4.2 Borrow Archive ... 57

IV.4.3 Warehouse ... 57

IV.4.4 Warehouse Layout ... 58

IV.4.5 Transfer Area ... 59

IV.4.6 Borrowed Approval ... 60

IV.4.7 Change Retention Period ... 61

IV.4.8 Box Removal ... 61

IV.4.9 Box Return ... 62

IV.5News Update ... 62

IV.6Search ... 63

BAB V EVALUASI ... 64

V.1 Form Document Tree ... 64

V.2 Form Transfer Document ... 65

V.3 Form Borrow Document ... 66

V.4 Form Document Return ... 66

V.5 Form Delete Approval ... 66

V.6 Form Change Storage Location Approval ... 67

V.7 Form New Archive... 68

V.8 Form Borrow Archive ... 68

V.9 Form Warehouse ... 69

V.10 Form Warehouse Layout ... 69

V.11 Form Transfer Area ... 70

V.12 Form Borrowed Approval ... 70

V.13 Form Change Retention Period ... 71

V.14 Form Box Removal ... 71

V.15 Form Box Return ... 71

V.16 Form Document News Update ... 72

V.17 Form Search Location ... 72

BAB VI PENUTUP ... 73

VI.1Kesimpulan ... 73

VI.2Saran ... 73

(4)

DAFTAR GAMBAR

Gambar II-1 Contoh Hirarki Model

13

Gambar II-2 Arsitektur .

NET

Framework

16

Gambar II-3 Metodologi

UML

18

Gambar II-4 Contoh

Activity Diagram

22

Gambar II-5 Bagian-bagian

class

23

Gambar II-6 Contoh

Class Diagram

24

Gambar III-1

Flowchart

/ Proses bisnis

29

Gambar III-2

Entity Relationship Diagram

30

Gambar III-3

Database Diagram

34

Gambar III-4

UseCase Diagram

35

Gambar III-5

Activity Diagram

36

Gambar III-6

Activity Custodian Unit

37

Gambar III-7

Activity Approve Pemindahan Lokasi

38

Gambar III-8

Activity

Kelola Nasabah / Rak / Plastik / Map

38

Gambar III-9

Activity

Penyimpanan Arsip ke

GA

39

Gambar III-10

Activity

Peminjaman

Arsip ke

GA

39

Gambar III-11

Activity GA Unit

40

Gambar III-12

Activity Approve

Arsip Baru

41

Gambar III-13

Activity Approve

Peminjaman Arsip

42

Gambar III-14

Activity

Perubahan Masa Retensi

42

Gambar III-15

Class Diagram

43

Gambar III-16

Form Manage Document

44

Gambar III-17

Form Return Document

45

Gambar III-18

Form Change Storage Location Approval

46

Gambar III-19

Form New Archive

47

Gambar III-20

Form Borrow Archive

48

Gambar III-21

Form Warehouse Layout

48

Gambar IV-1

Form

Login

49

(5)

Universitas Kristen Maranatha x

Gambar IV-3

Form Manage Document

51

Gambar IV-4

Form Borrow Document

52

Gambar IV-5

Form Document Return

52

Gambar IV-6

Form Delete Approval

53

Gambar IV-7

Form Transfer Document

54

Gambar IV-8

55

Gambar IV-9

Form New Archive

56

Gambar IV-10

Form Borrow Archive

57

Gambar IV-11

Form Warehouse

57

Gambar IV-12

58

Gambar IV-13

Form Transfer Area

59

Gambar IV-14

Form Borrowed Approval

60

Gambar IV-15

Form Change Retention Period

61

Gambar IV-16

Form Box Removal

61

Gambar IV-17

Form Box Return

62

Gambar IV-18

Form News Update

62

(6)

DAFTAR TABEL

Tabel II-1 Komponen

ERD

... 5

Tabel II-2 Komponen

Use Case Diagram

... 20

Tabel II-3 Komponen

Activity Diagram

... 21

Tabel II-4 Simbol pada

Flowchart

... 26

Tabel III-1

Tabel III-3

BorrowedDocument

... 31

Tabel III-4

BoxMaster

... 31

Tabel III-5

BoxHistory

... 32

Tabel III-6

DocCategory

... 32

Tabel III-7

Container

... 32

Tabel III-8

Document

... 32

Tabel III-9

NodeStruct

... 32

Tabel III-10

Storage

... 33

Tabel III-11

WarehouseDetail

... 33

Tabel III-12

WarehouseMaster

... 33

Tabel V-1

Form Document Tree

... 64

Tabel V-2

Form Transfer Document

... 65

Tabel V-3

Form Borrow Document

... 66

Tabel V-4

Form Document Return

... 66

Tabel V-5

Form Delete Approval

... 66

Tabel V-6

... 67

Tabel V-7

Form New Archive

... 68

Tabel V-8

Form Borrow Archive

... 68

Tabel V-9

Form Warehouse

... 69

Tabel V-10

... 69

Tabel V-11

Form Transfer Area

... 70

Tabel V-12

Form Borrowed Approval

... 70

Tabel V-13

Form Change Retention Period

... 71

(7)

Universitas Kristen Maranatha xii

Tabel V-15

Form Box Return

... 71

Tabel V-16

Form Document News Update

... 72

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A CurriculumVitae ... A - 1

Lampiran B UserManual ... B - 1

(9)

Universitas Kristen Maranatha 1

BAB I

PENDAHULUAN

I.1

Latar Belakang

PT. X adalah sebuah perusahaan di Indonesia yang bergerak

dibidang perbankan. Perusahaan ini sedang tumbuh dan berkembang

pesat. Hingga saat ini PT. X sudah memiliki ratusan kantor cabang di

seluruh Indonesia.

Berdasarkan pertimbangan di atas, PT. X yang memiliki banyak

nasabah, memiliki kesulitan untuk me

-manage

lokasi penyimpanan

dokumen, seperti

form

pembukaan rekening,

form

kredit / agunan, arsip

nasabah, dan masuk keluarnya dokumen-dokumen lain dari / ke dalam

gudang.

Dengan dibuatnya aplikasi ini diharapkan manajemen dokumen di

perusahaan dapat dikelola dengan baik dan mendukung kegiatan

perusahaan.

I.2

Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat aplikasi untuk mempermudah manajemen

dokumen tersebut?

2. Fitur-fitur apa sajakah yang terdapat dalam aplikasi tersebut

untuk dapat menanggulangi masalah?

I.3

Tujuan

Tujuan dari tugas akhir ini adalah membuat aplikasi yang

mempermudah perusahaan dalam mengatur penyimpanan dokumen dan

(10)

2

I.4

Batasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah :

A. Batasan perangkat lunak :

Sistem operasi

:

Microsoft Windows XP Professional SP

2

Sistem Basis Data

: SQL Server 2005

Bahasa Pemrograman

: C#.NET 2005

Editor

Pemrograman

: Visual Studio.NET

2005

B. Batasan perangkat keras :

Processor Intel Pentium IV

1.83GHz.

Memory

DDR2 512 MB.

Harddisk

80 GB.

Keyboard + Mouse

C. Batasan aplikasi :

Aplikasi yang akan digunakan di perusahaan menggunakan

otentikasi dengan

Active Directory

, sedangkan untuk demo

ketika sidang hanya menggunakan

login

sederhana.

Hanya mencakup 2 unit kerja, yaitu

Custodian

Unit

dan

GA

Unit

.

Tidak menangani pembacaan

file Excel

ke

database.

Tidak menangani pencetakan

report.

Menggunakan beberapa komponen (

NISP control / toolbox,

NISP query, NISP standard form, NISP login

) yang sudah

terintegrasi dengan aplikasi lain di perusahaan.

I.5

Sumber Data

Sumber data yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini berasal

dari buku,

e-book

, internet, dokumen kerja dari PT. X dan teman-teman di

(11)

3

Universitas Kristen Maranatha

I.6

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam laporan

tugas akhir ini yaitu :

BAB I PENDAHULUAN.

Berisi uraian mengenai latar belakang, perumusan masalah,

tujuan, batasan masalah, sumber data, dan sistematika

penulisan dalam pelaksanaan tugas akhir.

BAB II KAJIAN TEORI

Berisi teori-teori dasar yang akan digunakan dalam

menyusun laporan tugas akhir ini.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Berisi hasil analisis dan perancangan sistem / aplikasi yang

dibuat, antara lain

ERD

,

UML

, relasi tabel dan konsep

perancangan

design

aplikasi.

BAB IV HASIL TERCAPAI

Berisi penjelasan mengenai sistem / aplikasi yang telah

dicapai dan cara-cara penggunaan aplikasi tersebut.

BAB V EVALUASI

Berisi hasil evaluasi secara singkat dari sistem / aplikasi

yang telah dibuat.

BAB VI PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran-saran dari penulis untuk

(12)

BAB VI PENUTUP

VI.1

Kesimpulan

Fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi ini yang berfungsi untuk

mempermudah manajemen dokumen, yaitu :

Manage Document

Manage Archive

Manage Warehouse

Search Document

Dengan menggunakan aplikasi ini, masalah pada perusahaan

dalam mengelola dokumen-dokumennya telah terselesaikan. Pada

aplikasi ini user dapat mencatat lokasi penyimpanan beserta detail

dokumen tersebut, sehingga sangat mudah dan cepat untuk dicari ketika

diperlukan.

VI.2

Saran

Aplikasi ini perlu terus dikembangkan agar dapat sesuai dengan

kebutuhan yang ada pada PT X, karena tidak menutup kemungkinan

terjadinya perubahan proses bisnis yang dapat merubah beberapa bagian

dalam aplikasi ini. Aplikasi ini juga masih harus ditambah beberapa fitur

untuk lebih menunjang kegiatan-kegiatan di PT. X, seperti pencetakan

report

dan pembacaan file

Excel

.

Selain itu, untuk perkembangan ke depan lebih baik menggunakan

aplikasi berbasis

web

. Karena aplikasi berbasis

web

memiliki banyak

kelebihan dibanding aplikasi berbasis

desktop.

Aplikasi berbasis

web

dapat dijalankan dimanapun dan kapanpun tanpa harus melakukan

peng

instal

an terlebih dahulu. Lalu dapat dijalankan di semua sistem

operasi. Dan juga tidak perlu spesifikasi komputer yang tinggi untuk

(13)

Universitas Kristen Maranatha xii

DAFTAR PUSTAKA

1. Badriyah, Tessy. 2007.

UML Class Diagram

2. Davis, Stephen Randy dan Chuch Sphar. 2006.

C# 2005 for

Dummies

3. Dharwiyanti, Sri dan Romi Satria Wihono. 2003.

Pengantar UML

4. Sells, Chris. 2006

. Windows Form 2.0 Programming

5.

Troelsen, Andrew. 2007.

Pro C# 2008 and the NET 3.5 Platform

6.

Yuhefizar. 2007.

Database Management

–

Memahami Konsep

Database [Electronic version].

7. Arrohman.

Analisis dengan Diagram Keterhubungan Entitas (Entity

Relationship Diagram).

Retrieved February 18, 2009 from

http://arrohman.wordpress.com/2007/09/23/analisis-dengan-diagram-keterhubungan-entitas-entity-relationship-diagramerd

8. Gunadarma.

Pengenalan UML.

Retrieved Februari 23, 2009 from

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1034/Pengenalan

+UML.pdf

9. Prodi Sistem Informasi UKDW

. Handout Algoritma Pemrograman

dan Struktur Data 1

. Retrieved February 19, 2009 from

http://cinemasia.files.wordpress.com/2008/08/flowchart.pdf

10. Rini, Dian Palupi

. Flowchart.

Retrieved February 20, 2009 from

http://ilkom.unsri.ac.id/dosen/dianpalupirini/materi/algo/Bab%20VIII