44
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimana strategi sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada unit distribusi PT XL Axiata saat ini dengan menggunakan metode enterprise architecture. EA sebagai metode dokumentasi menyediakan current view mengenai strategi apa yang digunakan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini.
3.1 Strategic Goal & Initiatives
Perencanaan Strategis yang menjadi kebijakan perusahaan yang digunakan untuk mengarahakan dan sebagai strategi kompetitif. Berikut akan dijabarkan strategi rencana dari PT XL Axiata.
3.1.1 Visi dan Misi
Visi perusahaan yaitu menjadikan PT. XL Axiata menjadi juara seluler Indonesia yang memuaskan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan. Misi perusahaan PT XL Axiata yaitu :
1. Menghasilkan layanan jasa yang bermutu dan terbaik bagi pelanggan.
2. Meningkatkan pangsa pasar XL melalui strategi pemasaran yang efektif dan didukung dengan sistem manajemen yang baik.
3.1.1.1 Strategi Bisnis Perusahaan
Untuk sementara ini dikarenakan kebutuhan pasar akan sms dan layanan voice yang menurun, PT. XL Axiata telah mengambil keputusan strategis untuk beralih ke bisnis layanan data yang menawarkan potensi pertumbuhan yang besar dan berbagai pejuang di tengah pasar segmen layanan.
3.1.2 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Lingkungan internal perusahaan merupakan berbagai pihak yang saling berkaitan dengan kegiatan rutin perusahaan dan mempengaruhi langsung terhadap setiap proses dan kebijakan yang ada di dalam perusahaan.
Lingkungan eksternal perusahaan merupakan variabel di luar perusahaan seperti tekanan di dalam lingkungan atau faktor spesifik lain yang beroperasi dalam lingkungan kerja.
3.1.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal adalah analisis yang berhubungan dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan mengetahui lingkungan eksternal perusahaan maka perusahaan dapat melihat keuntungan, peluang dan ancaman dalam persaingan bisnis saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik analisis 5 Daya Porter dan PEST.
3.1.2.1.1 Analisis PEST
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, di antaranya :
Politik
Positif: Adanya peraturan-peraturan atau regulasi yang mengatur tentang aktifitas perdagangan yang dilakukan oleh PT. XL Axiata bersama dengan pesaing-pesaingnya sehingga tidak terjadi pelanggaran-pelanggaran dalam persaingan termasuk kegiatan monopoli.
Negatif: Resiko politik timbul dari ketidakstabilan kondisi politik di dalam dan luar negeri yang mendorong terjadinya perubahan kebijakan pemerintah sedemikian rupa sehingga berpotensi memberikan dampak buruk pada perusahaan. Berbagai risiko tersebut mencakup adanya ketidakstabilan hubungan antarnegara atau perdebatan sengit antarpartai politik. Resiko tersebut bisa berdampak langsung atau tidak langsung pada kondisi sosial dan menarik perhatian media pada umumnya, yang akhirnya dapat berpengaruh pada kegiatan operasi perusahaan. PT XL Axiata terus-menerus menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik dan telah melaksanakan berbagai program tanggung jawab sosial perusahaan dan
berbagai kegiatan lainnya demi kebaikan bangsa-bangsa dan mendorong hubungan yang lebih sehat antarnegara. Semua ini akhirnya akan membantu mempertajam fokus pada nilai-nilai yang dimiliki bersama, yang dijunjung tinggi bersama sehingga bangsa-banga dapat bekerja sama untuk mencapai hubungan yang seimbang dan saling menguntungkan. Ekonomi
Pertumbuhan ekonomi Indonesia semakin meningkat dari tahun ke tahun dalam perkembangan dunia telekomunikasi. Dengan kondisi tersebut maka perkembangan ekonomi akan berpengaruh positif bagi perkembangan dunia telekomunikasi. Dengan tingkat pertumbuhan seperti diatas maka diharapkan kegiatan ekonomi akan meningkat sehingga akan meningkatkan permintaan akan layanan telekomunikasi. Disisi lain industri telekomunikasi juga memberikan dampak positif bagi perkembangan pembangunan ekonomi. Hal ini sangat mungkin karena dengan adanya infrastruktur telekomunikasi yang baik maka kegiatan ekonomi akan menjadi :
Efisien karena arus pertukaran informasi baik suara, video maupun data dapa dilakukan dengan cepat dan murah, sehingga mempermudah produksi dan mengurangi biaya produksi antara lain biaya perjalanan.
Efektif karena dengan adanya kemudahan dan cukupnya informasi maka pelaku bisnis dapat merencanakan bisnis secara lebih akurat serta pengambilan keputusan secara efektif dan tepat sasaran sehingga mengurangi resiko kegagalan dalam berbisnis.
Sosial
Aspek sosial dalam kehidupan bisnis memegang peranan yang penting, khususnya bagi kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. Seiring dengan perkembangan zaman, dimana era teknologi yeng mengikuti perkembangan kehidupan manusia. Era modernisasi yang ditandai dengan perangkat maju komunikasi seperti telepon, internet bahkan
hingga layanan conference call, menjadi bukti betapa perkembangan dibidang teknologi berperngaruh luas dalam kehidupan sosial masyarakat.
Dalam era modern seperti saat ini, aspek sosial masyarakat di Indonesia khususnya membutuhkan segala sesuatu yang praktis dan efisien. Sarana komunikasi yang efektif dan efesien menjadi salah satu kebutuhan vital masyarakat. Salah satu faktanya adalah minat masyarakat Indonesia akan sarana telepon genggam dan internet. Kedua perangkat tersebut seakan mewakili akan kebutuhan komunikasi masyarakat pada masa ini, sehingga itu terjadi persaingan yang sangat ketat dalam penyediaan peralatan dan jaringan untuk komunikasi tersebut.
Teknologi
Dewasa ini perkembangan sektor telekomunikasi di Indonesia sangat pesat, hal ini terbukti dengan makin meningkatnya pengguna layanan telepon & data dari tahun ke tahun. Dari sisi teknologi yang ditawarkan tentu saja dari tahun ketahun telah mengalami perkembangan yang sangat cepat, hal ini terjadi karena karakteristik industri telekomunikasi yang termasuk kedalam jenis high technology. Sifat dalam industri high technology dapat digunakan strategi /senjata utama untuk memenangkan persaingan dengan penguasaan teknologi dan teknologi yang ditawarkan kepada konsumen.
Teknologi komunikasi mempunyai peran yang hampir sama dengan jembatan, jalan raya dan pelabuhan. Teknologi ini mampu membuka hubungan antar daerah dan pada akhirnya dapat meningkatkan pertumbuhan ekonomi suatu daerah. Sehingga peran teknologi ini telah menjadi semakin penting, bukan hanya sebagai media komunikasi, namun juga sebagai faktor penunjang bisnis. 3.1.2.1.2 Analisis Lima (5) Daya Porter
Analisis Lima (5) Daya Porter terdiri dari ancaman produk pengganti, pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing
industri. Dibawah ini meruapakan analisis lima (5) daya porter pada PT XL Axiata:
Gambar 3.1 Model Persaingan Porter
Berikut adalah penjelasan analisis lima (5) daya porter pada PT XL Axiata:
A. Kekuatan Pelanggan (Bargaining Power To Customer)
Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi perusahaan untuk mecapai kesuksesan. Hal ini terlihat dari bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan customer secara baik. Dan juga harga yang diberikan sesuai dengan daya beli pelanggan. Pelanggan PT XL Axiata diantaranya adalah perorangan, mahasiswa, pegawai kantoran, dan perusahaan. Perusahaan ingin menjadikan customer puas Pemasok - Packaging - Kartu - IT Provides - Music Label Pelanggan - Perorangan - Mahasiswa - Pegawai kantoran - Perusahaan Pendatang Baru - Alcatel Lucent Persaingan Industri - Telkomsel - Indosat - Tri - Smartfren Produk pengganti Layanan data - Sosial Media - Skype - Twitter - Yahoo
terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. PT. XL Axiata memiliki pelanggan yang loyal dan terus bertambah. Para pelanggan PT. XL Axiata memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Walaupun sudah memiliki kepercayaan dari pelanggan, PT XL Axiata harus tetap meningkatkan dan mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan. Untuk meningkatkan dan mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan perorangan ini dengan cara yang dilakukan oleh PT XL Axiata seperti:
a. Memberikan pelayanan terbaik dan semaksimal mungkin. b. Memberikan paket atau program yang terus diupdate secara
berkala untuk memberikan kepuasan terhadap pelanggan. c. Fokus pada pelanggan dalam setiap pengambilan keputusan
dan tindakan.
d. Berorientasi pada solusi terbaik.
e. Efisien dan efektif dalam menghasilkan solusi.
f. Berorientasi pada kualitas atas produk dan layanan yang diberikan.
g. Proaktif dalam bertindak.
h. Inovatif dan kreatif dalam memberikan solusi. B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor)
Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT. XL Axiata yaitu seperti penyedia layanan telekomunikasi seluler. Hal tersebut menimbulkan persaingan yang ketat didalam industri penyedia layanan telekomunikasi seluler. Para pesaing saat ini juga banyak melakukan inovasi dan perkembangan yang dapat menarik perhatiaan masyarakat atau pelanggan yang dapat meningkatkan persaingan diantara perusahaan. Berikut ini pesaing yang berada di sekitar perusahaan yaitu Telkomsel, Indosat yang diketahui merupakan dua (2) besar diatas PT. XL Axiata dalam persaingan di bidang layanan telekomunikasi seluler. Oleh sebab itu, PT. XL Axiata harus senantiasa membuat inovasi dan meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan sehingga tidak kalah dalam persaingan bisnis.
C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier)
PT. XL Axiata memiliki supplier yang berasal dari ditributor packaging, kartu, IT Provides, dan music label dan barang – barang lainya yang dibutuhkan dalam penyediaan layanan telekomunikasi seluler.
D. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product) Produk pengganti dari PT. XL Axiata seperti layanan-layanan data diantaranya adalah Social Media, Skype, Yahoo, dan lain sebagainya.
E. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)
Pendatang baru yang bergerak dibidang penyedia layanan telekomunikasi seluler saat ini makin banyak ditemui khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang baru menimbulkan ancaman bagi PT. XL Axiata sebagai contoh perusahaan pendatang baru seperti Alcatel lucent yang merupakan perusahaan yang berasal dari Paris, Perancis yang sudah mulai melakukan kerjasama dengan Indosat dan Telkomsel dalam rangka mengembangkan bisnisnya di Asia. Dengan adanya para pesaing baru yang bergerak dibidang yang sama akan mengakibatkan para pelanggan memiliki alternatif lain untuk memilih provider yang ingin mereka pakai. Namun apabila PT. XL Axiata tetap konsisten dan berkembang dalam memberikan produk dan pelayanan, maka pelanggan akan tetap menjaga loyalitasnya.
Berdasarkan analisis 5 daya porter diatas dapat disimpulkan bahwa PT. XL Axiata termasuk perusahaan yang kuat dan memiliki banyak pesaing di dalam dunia industri penyedia layanan telekomunikasi baik dari sisi produk pengganti maupun dari perusahaan pesaing dan ancaman perusahaan pendatang baru. Sehingga PT. XL Axiata membutuhkan keunggulan-keunggulan yang perlu ditingkatkan dalam meningkatkan daya saingnya.
3.1.2.1.3 Value Chain Infrastructure
(Perencanaan proses pekerjaan telah tersusun dengan baik sehingga lebih efektif dan efisien, proses pembayaran yang kurang efektif dan efisien)
Human Resource Management
(Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan, penggajian, karyawan yang sangat berkompeten dibidangnya)
Technology Development
(Penggunaan teknologi yang lebih tinggi dibanding dengan yang dimiliki pesaingnya, masih adanya beberapa proses yang memerlukan penggunaan teknologi agar lebih efektif dan efisien)
Procurement
(Pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan, pembelian bahan baku kepada supplier, control stok produk yang baik)
Inbound Logistic Berhubunga n dengan supplier Memiliki koneksi yang baik. Kekosongan produk dari supplier. Operation Merekrut dealer yang berkompeten.
Proses bisnis yang masih kurang efektif dan efisien.
Melayani
pembayaran yang dilakukan oleh dealer sesuai dengan purchase order yang telah disepakati Outbound Logistic Penggunaan sistem dalam membantu pembagian pengiriman produk. Adanya hambatan dalam proses konfirmasi pembayaran sehingga dapat menghambat pengiriman produk. Marketing and Sales Memiliki jaringan distribusi yang kuat. Pencapaian informasi mengenai ketersediaan produk kepada dealer dan outlet yang kurang memadai. Melakukan pencarian informasi terhadap keunggulan pesaing dipasar langsung Services Memberikan pelayanan terhadap dealer dengan baik dan melakukan pengiriman produk secara cepat . Pelayanan yang baik dengan seluruh outlet.
Gambar 3.2 Value Chain
M A R G I N
1. Aktivitas primer a. Inbound Logistic :
Aktivitas inbound logistic yang ada pada unit distribusi PT. XL Axiata yaitu merupakan hubungan perusahaan dengan supplier mengenai ketersediaan sumber daya. Dalam hal ini, PT. XL Axiata bekerja sama dengan supplier yang menyediakan produk
b. Operation
Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dealer dan seluruh outlet untuk mendistribusikan produk sejauh ini operasi pada unit distribusi PT. XL Axiata dapat di katagorikan baik karena dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang didukung oleh teknologi. Hal yang perlu di tingkatkan adalah kecepatan dalam penyampaian produk dan informasi kepada dealer dan konsumen. Selain itu, proses bisnis pada bagian keuangan masih terdapat proses yang berbelit-belit sehingga memakan waktu yang lama. sehingga operation yang berjalan ini belum terlalu efisien dalam segi waktu dan biaya.
c. Outbound Logistic
Aktivitas logistik ke luar yang ada pada unit distribusi PT. XL Axiata adalah berhubungan dengan dealer dan retail outlet yaitu proses pengiriman produk kepada dealer. Sejauh ini, aktivitas yang berjalan di PT. XL Axiata untuk aktivitas outbound sudah termasuk baik dan tidak memiliki masalah yang terlalu berat karena selama ini pelayanan PT. XL Axiata sudah memakai jasa pengiriman (JNE) Sehingga proses outbound logistic ini efisien dalam waktu pengerjaannya atau pelayanannya. d. Marketing and Sales
Merupakan kegiatan perusahaan dalam melakukan promosi untuk para distributor. Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka perusahaan dapat menarik minat dealer dan outlet-outlet untuk mendistribusikan produk. . Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka perusahaan dapat menarik minat para distributor. Dalam melakukan aktivitas marketing and sales PT XL Axiata Menjaga kepercayaan kepada distributor dan memelihara hubungan baik dengan seluruh outlet. Hal ini akan meningkatkan distribusi perusahaan untuk mencapai pangsa pasar.
e. Services
Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan dealer terhadap pengiriman produk dan kualitas produk yang diberikan pada unit distribusi PT. XL Axiata. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah memberikan pelayanan dalam pengiriman produk secara cepat dan menjalin hubungan dengan seluruh outlet. Sejauh ini, hal-hal yang dilakukan berkaitan dengan hal pelayanan adalah pelaksanaan pengiriman produk secara cepat. Sehingga proses service sudah efektif dan efisien dari segi waktu karena dilakukan secara cepat dengan karyawan yang sudah terlatih.
f. Margin
Setelah ditinjau lebih dalam dari perusahaan ini, dari analisa yang dilakukan bahwa keuntungan perusahaan saat ini sudah mencukupi dan sesuai dengan keinginan perusahaan dari modal yang dikeluarkan oleh perusahaan. sehingga dari analisa margin yang ada di perusahaan tersebut sudah dapat dikategorikan efektif dan efisien.
Tabel 3.1 Analisis Value Chain Aktivitas Jenis Masalah Tindakan yang harus
dilakukan Support System Inbound Logistic - Kekosongan produk dari supplier dan pabrik - Mengembangkan koneksi perusahaan agar dapat ter-update antar supplier dan mengembangkan aplikasi web-based perusahaan agar bagian gudang dapat terintegrasi dengan semua supplier.
- Aplikasi berbasis web-based
Operasi - Proses bisnis pada bagian keuangan masih terdapat proses - Pengembangan aplikasi sistem berbasis web. - Aplikasi web –based
yang berbelit-belit sehingga. memakan waktu yang lama. Outbound Logistic Konfirmasi pembayaran yang telat karena masih manual akan menghambat pengiriman barang ke distributor. - Mengembangkan website perusahaan yang didalamnya terdapat informasi mengenai konfirmasi pembayaran dan ketersediaan produk. - Website Marketing and Sales Kurangnya informasi mengenai ketersedian produk atau perubahan sewaktu-waktu mengenai produk menimbulkan Keterlambatan penyampaian informasi kepada dealer dan seluruh outlet-outlet Mengembangkan website perusahaan yang didalamnya terdapat informasi mengenai ketersedian produk atau perubahan sewaktu-waktu mengenai produk agar bisa ter-update dan sampai ketangan distributor
- website
Berdasarkan analisis value chain yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa masalah dalam proses bisnis distribusi pada PT. XL Axiata seperti diantaranya adalah informasi mengenai bahan baku dari supplier dan proses pembayaran yang masih belum efektif dan efisien sehingga mampu memakan waktu yang lama. Sehingga, dengan permasalahan tersebut diusulkan untuk memakai sistem pendukung yang dapat mendukung dalam melakukan proses bisnis tersebut secara efekti dan efisien dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis web.
1. Aktivitas pendukung a. Procurement
Pembelian yang dilakukan oleh unit distribusi PT. Xl Axiata yaitu dilakukan untuk mendukung aktivitas primer seperti pengadaan bahan baku. Selain itu, aktivitas procurement seperti penempatan ketersediaan produk di gudang, Penyaluran produk. selalu melakukan pengecekan dan perkiraan dalam menjaga stok produk.
b. Technology Development
Unit distribusi pada PT. XL Axiata memiliki database server, serta telah memiliki beberapa sistem-sistem yang dapat membantu kinerja karyawan.
c. Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan adalah melakukan aktivitas perekrutan, pelatihan, pengembangan keahlian karyawan, penggajian karyawan dan menetapkan budaya perusahaan. Selain itu, didalam manajemen sumber daya manusia, perusahaan menerapkan prosedur yang baik dan aman, membudayakan kerjasama tim yang baik serta memberikan bonus atau penghargaan karyawan yang berprestasi agar karyawan memiliki semangat bekerja lebih baik. Dengan adanya penghargaan yang diberikan kepada karyawan ini, Sehingga membuat cara kerja karyawan menjadi lebih efektif. Dengan adanya karyawan yang sangat berkompeten didalam bidangnya sehingga perusahaan tidak perlu menambah karyawan lagi maka dari itu efisien dalam biaya.
d. Infrastructure
Infrastuktur pada unit distribusi PT. XL Axiata meliputi aktivitas-aktivitas perencanaaan strategi, administrasi, mengimplementasikan perencanaan aktivitas, memonitor proses bisnis, pelayanan terhadap distributor dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan supplier, dealer dan seluruh outlet-outlet . Sejauh ini infrastruktur sudah terprogram sedemikian rupa di dalam distribusi PT. XL Axiata, semua perencanaan pekerjaan yang ada di dalam distribusi sudah tersusun dengan baik, sehingga dilakukan dengan tepat dan cepat oleh setiap staff, karyawan di dalam distribusi, sehingga pekerjaan tersebut efektif dan efisien didalam waktu.
Tabel 3.2 Aktivitas Pendukung
Jenis Aktivitas Support System
Procurement Pembelian bahan baku dan operasionalnya dari supplier
SCM
Technology Development
Mendukung kinerja perusahaan dan sistem manajemen perusahaan
System IDEX
Human Resource Management
Meningkatkan dan menjaga kualitas karyawan
Training
Infrastructure Meningkatkan kinerja internal perusahaan secara sistematis dan terstruktur
Struktur organisasi dan infrastruktur perusahaan
3.1.2.2 Analisis Lingkungan Internal 3.1.2.2.1 Analisis SWOT
Perusahaan perlu melakukan analisis SWOT. Analisis SWOT dapat membantu perusahaan dalam menganalisa strategi yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan peluang dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman.
SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis SWOT yang dilakukan pada unit Distribusi PT XL Axiata adalah:
Kekuatan (Strength)
S1) Memiliki koneksi yang baik.
S2) Memiliki sistem yang efektif dalam membantu pembagian pengiriman produk.
S3) Kontrol stok produk yang baik. S4) Jaringan dsitribusi yang kuat.
S5) Memiliki berbagai macam jenis distribusi yaitu tradisional, non tradisional, modern retail dan Bank. S6) Teknologi yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang
dimiliki pesaing. S7) Jangkauan yang luas.
S9) Memiliki banyak channel distribusi.
S10) Memiliki branch hampir di setiap kabupaten. Kelemahan (Weakness)
W1) Proses pembayaran yang masih kurang efektif dan efisien.
W2) Kekosongan produk dari supplier.
W3) Hambatan dalam proses pembayaran yang turut menghambat proses pengiriman produk.
W4) Terhambatnya penyampaian informasi mengenai produk kepada dealer atau outlet.
W5) Cluster yang tidak terjangkau. Peluang (Opportunities)
O1) Pertumbuhan ekonomi.
O2) Semakin murahnya harga ponsel.
O3) Tingkat kebutuhan telekomunikasi yang tinggi. O4) Pertumbuhan jejaring sosial.
O5) Mengembangkan mobile data services. O6) Pengembangan sistem berbasis web. O7) Distribusi online.
O8) Meutilisasi tools. O9) Trend layanan data. Ancaman (Threats)
T1) Regulasi pemerintah. T2) Krisis keuangan global. T3) Tingginya persaingan.
T4) Penipuan yang menggunakan nama XL.
T5) Kecepatan delivery program yang dilakukan oleh perusahaan provider pesaing.
T6) Masuknya perusahaan telekomunikasi global. T7) Alternatif provider lain untuk pelanggan.
T8) Program penjualan yang dilakukan oleh perusahaan provider pesaing.
3.1.2.2.2 Matriks SWOT
Tabel 3.3 Tabel Matriks SWOT
Kekuatan (S) Kelemahan (W)
S1) Memiliki koneksi yang baik. S2) Memiliki sistem yang efektif
dalam membantu pembagian pengiriman produk.
S3) Kontrol stok produk yang baik.
S4) Jaringan dsitribusi yang kuat. S5) Memiliki berbagai macam
jenis distribusi yaitu tradisional, non tradisional, modern retail dan Bank. S6) Teknologi yang lebih tinggi
dibandingkan dengan yang dimiliki pesaing.
S7) Jangkauan yang luas.
S8) Memiliki BTS lebih dari 6000 unit.
S9) Memiliki banyak channel distribusi.
S10) Memiliki branch hampir di setiap kabupaten.
W6)Proses pembayaran yang masih kurang efektif dan efisien.
W7)Kekosongan produk dari supplier.
W8)Hambatan dalam proses pembayaran yang turut menghambat proses pengiriman produk. W9)Terhambatnya
penyampaian informasi mengenai produk kepada dealer atau outlet. W10) Cluster yang tidak
terjangkau.
Peluang (O) Strategi SO Strategi WO
O1) Pertumbuhan ekonomi. O2) Semakin murahnya harga
ponsel.
O3) Tingkat kebutuhan telekomunikasi yang tinggi.
O4) Pertumbuhan jejaring sosial.
(S1–O5) Mengembangkan mobile data services dengan koneksi yang baik.
(S4–O5) Pengembangan mobile data services disertai dengan jaringan distribusi yang kuat dapat memperluas pangsa pasar.
(S6–O6) Mengembangkan sistem
(W1–O6) Mengembangkan sistem pembayaran berbasis web untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembayaran.
(W4–O7) Mengembangkan distribusi online untuk mencegah terhambatnya
O5) Mengembangkan mobile data services.
O6) Pengembangan sistem berbasis web.
O7) Distribusi online. O8) Meutilisasi tools. O9) Trend layanan data.
berbasis web menggunakan teknologi yang lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.
(S6–O7) Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi yang telah dimiliki.
(S6–O9) Mengembangkan dan membuat program – program yang mendukung layanan data.
(S6–O8) Mengembangkan meutilisasi tools.
(S7–O3) Membuat program – program yang menarik yang dapat menarik lebih banyak pelanggan.
proses penyampaian informasi ke dealer.
Ancaman (T) Strategi ST Strategi WT
T1) Regulasi pemerintah. T2) Krisis keuangan global. T3) Tingginya persaingan.
T4) Penipuan yang
menggunakan nama XL. T5) Kecepatan delivery
program yang dilakukan oleh perusahaan provider pesaing.
T6) Masuknya perusahaan telekomunikasi global. T7) Alternatif provider lain
untuk pelanggan.
T8) Program penjualan yang
dilakukan oleh
perusahaan provider pesaing.
(S1–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program dengan menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.
(S1–O5) Meningkatkan sistem keamanan untuk mencegah terjadinya penipuan yang menggunakan nama XL.
(W5–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program untuk menjangkau cluster yang belum terjangkau. (W1–T3) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran untuk meningkatkan keunggulan daya saing.
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan dapat dilihat bahwa perusahaan menggunakan empat strategi, yaitu :
• Strategi SO (menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang yang ada untuk meningkatkan produktivitas perusahaan).
• Strategi WO (memanfaatkan peluang untuk menghadapi kelemahan – kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan).
• Strategi ST (menggunakan kekuatan internal untuk menhindari ancaman yang ada).
• Strategi WT (menggunakan kelemahan internal perusahaan untuk menghindari ancaman yang ada).
Berikut uraian dari strategi tersebut : Strategi SO :
•(S1–O5) Mengembangkan mobile data services dengan koneksi yang baik.
•(S6–O6) Mengembangkan sistem berbasis web menggunakan teknologi yang lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.
Strategi WO:
•(W1–O6) Mengembangkan sistem pembayaran berbasis web untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembayaran.
•(W4–O7) Mengembangkan distribusi online untuk mencegah terhambatnya proses penyampaian informasi ke dealer.
Strategi ST:
•(S1–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program dengan menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.
• (S4–O5) Pengembangan mobile data services disertai dengan jaringan distribusi yang kuat dapat memperluas pangsa pasar.
• (S6–O7) Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi yang telah dimiliki.
•(S6–O9) Mengembangkan dan membuat program – program yang mendukung layanan data.
• (S6–O8) Mengembangkan meutilisasi tools.
• (S7–O3) Membuat program – program yang menarik yang dapat menarik lebih banyak pelanggan.
•(S1–O5) Meningkatkan sistem keamanan untuk mencegah terjadinya penipuan yang menggunakan nama XL.
Strategi WT:
•(W5–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program untuk menjangkau cluster yang belum terjangkau.
•(W1–T3) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran untuk meningkatkan keunggulan daya saing.
3.1.2.2.3 IFAS
Dari hasil SWOT diatas dapat dibuat analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary ) yang akan digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan, seperti pada tabel berikut: Tabel 3.4 IFAS Distribusi PT. XL Axiata
STRENGTH (KEKUATAN) BOBOT RATING SCORE
Memiliki koneksi yang baik 0,05 3 0,15
Memiliki sistem yang efektif dalam membantu pembagian pengiriman produk
0,10 4 0,40
Kontrol stok produk yang baik 0,05 3 0,15
Jaringan dsitribusi yang kuat 0,10 3 0,30
Memiliki berbagai macam jenis distribusi yaitu tradisional, non tradisional, modern retail dan Bank
0,05 3 0,30
Teknologi yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang dimiliki pesaing
0,05 3 0,30
Jangkauan yang luas 0,05 3 0,30
Memiliki BTS lebih dari 6000
unit 0,05 3 0,15
Memiliki banyak channel
Memiliki branch hampir di setiap
kabupaten 0,05 3 0,15
SUBTOTAL 0,6 33 2,6
WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT RATING SCORE
Proses pembayaran yang masih
kurang efektif dan efisien 0,10 4 0,60
Kekosongan produk dari supplier 0,05 3 0,30 Hambatan dalam proses
pembayaran yang turut menghambat proses pengiriman produk
0,10 3 0,30
Terhambatnya penyampaian informasi mengenai produk kepada dealer atau outlet
0,10 4 0,60
Cluster yang tidak terjangkau 0,05 2 0,20
SUBTOTAL 0,4 15 2,0
TOTAL IFAS 1,00 48 4,6
3.1.2.2.4 EFAS
EFAS (External Factor Analysis Summary ) akan digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi eksternal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan, seperti pada tabel berikut:
Tabel 3.5 EFAS Distribusi PT. XL Axiata
OPPORTUNITIES
(PELUANG) BOBOT RATING SCORE
Semakin murahnya harga ponsel 0,05 3 0,15
Tingkat kebutuhan
telekomunikasi yang tinggi 0,05 3 0,15
Pertumbuhan jejaring sosial 0,05 3 0,15
Mengembangkan mobile data
service 0,10 4 0,40
Pengembangan sistem berbasis
web 0,10 3 0,30
Distribusi online 0,10 3 0,30
Meutilisasi tools 0,05 2 0,10
Trend layanan data 0,05 2 0,10
SUBTOTAL 0,6 26 1,8
THREAT (ANCAMAN) BOBOT RATING SCORE
Regulasi pemerintah 0,03 3 0,09
Krisis keuangan global 0,03 3 0,09
Tingginya persaingan 0,05 3 0,15
Penipuan dengan menggunakan
nama XL 0,05 2 0,10
Kecepatan delivery program yang dilakukan oleh perusahaan provider pesaing 0,04 0,05 3 3 0,12 0,15 Masuknya perusahaan telekomunikasi global 0,05 4 0,20
Alternatif provider lain untuk
pelanggan 0,05 2 0,10
Program penjualan yang dilakukan oleh perusahaan provider pesaing
0,05 3 0,15
SUBTOTAL 0,4 26 1,15
Dari tabel analisis IFAS dan EFAS diatas dapat diambil kesimpulan untuk menganalisis posisi dari Distribusi PT. XL Axiata terhadap strategi internal dan eksternal yang dimiliki oleh Distribusi PT. XL Axiata. Berikut ini adalah penghitungan yang dilakukan dalam analisis IFAS dan EFAS:
a. Jumlah dari nilai yang ada pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik X.
Kekuatan : 2,6 Kelemahan : 2,0
Titik X : Kekuatan -Kelemahan : 2,6 – 2,0
: 0,6
b. Jumlah dari nilai yang ada pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik Y.
Peluang : 1,8
Ancaman : 1,15
Titik Y : Peluang – Ancaman : 1,8 – 1,15
: 0,65
c. Dari jumlah nilai yang diselisihkan diatas dapat dibuat sebuah diagram untuk mengetahui letak koordinat Distribusi PT. XL Axiata dari strategi yang dihasilkannya. Berikut merupakan diagram analisis SWOT DISTRIBUSI PT. XL AXIATA :
3. Mendukung Strategi 1. Mendukung Strategi Turn-Around Agresif
(0,6 : 0,65)
INTERNAL INTERNAL
4. Mendukung Strategi 2. Mendukung Strategi Defensif Divesifikasi
Gambar 3.2 Diagram Analisa SWOT Unit Distribusi PT. XL Axiata
Berdasarkan diagram analisa SWOT diatas, dapat disimpulkan bahwa PT. XL Axiata berada pada kuadran 1 yaitu situasi yang sangat menguntungkan. Maksudnya adalah, PT. XL Axiata memiliki pergerakan perusahaan yang baik yaitu dimana perusahaan memiliki kekuatan yang mampu digunakan untuk mendukung peluang-peluang yang ada. Strategi yang diterapkan adalah untuk mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.
3.1.2.3 Concept Of Oprations (CONOPS)
Concept Of Oprations (CONOPS) merupakan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.
KEKUATAN KELEMAHAN
ANCAMAN PELUANG
3.1.2.3.1 CONOPS Scenario
1. Bagian Channel Supply akan setting alokasi Purchase Order di sistem IDEX.
2. Bagian Channel Supply mengeluarkan purchase order untuk diberikan kepada Regional Sales Manager. 3. Regional Sales Manager meneruskan ourchase order
ke Area Manager.
4. Area Manager akan mengirim email purchase order kepada dealer, apabila setuju dengan kuota purchase order yang diberikan maka dealer akan langsung menuju ke poin 11 untuk melakukan pembayaran. 5. Apabila tidak setuju dealer akan mengajukan
adjustment ke Area manager.
6. Area manager mengecek adjustment purchase order dan meneruskannya ke Regional sales manager untuk dilakukan negosiasi.
7. Regional Sales manager meneruskan adjustment purchase order ke bagian channel supply untuk disetting ulang.
8. Bagian channel supply mengeluarkan purchase order baru untuk diberikan ke regional sales manager.
9. Regional sales manager meneruskan purchase order baru ke area manager.
10. Area manager memberikan purchase order baru ke dealer.
11. Dealer melakukan pembayaran via transfer melalui akun Bank yang dimiliki oleh masing – masing dealer. 12. Dealer mengirim fax bukti pembayaran ke Admin depo.
12. Admin depo memberikan bukti pembayaran yang diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan.
13.Bagian keuangan melakukan verifikasi pembayaran berdasarkan bukti pembayaran dan uang yang masuk di akun Bank yang dimiliki PT XL Axiata.
14.Bagian keuangan memasukan data purchase order yang telah terbayar beserta jumlah pembayarannya ke sistem SAP.
15.Bagian keuangan memberikan mutasi transaksi ke admin depo.
16.Admin depo memasukan data purchase order ke sistem IDEX.
17.Admin depo membuat supply order/delivery order(SO/DO) di sistem SAP.
18.Admin depo memberikan SO/DO ke bagian main warehouse.
3.1.2.3.2 CONOPS Diagram
CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik.
Gambar 3.4 Conops Diagram Distribusi PT. XL Axiata
Berdasarkan diagram Conops diatas, maka akan terlihat beberapa proses yang perlu diperbaiki karena proses yang dianggap kurang efektif dan efisien. Seperti pada proses pengeluaran purchase order sampai ke tangan dealer yang masih menggunakan email, dan juga proses validasi pembayaran dengan pengiriman bukti pembayaran melalui fax masih dianggap kurang efisien. Sehingga data-data rentan akan kehilangan (Human Error).
3.2 Product & Service
Business product and service berisikan business plan, swimlane process diagram, business process diagram, usecase narative and diagram.
Disini juga akan dijelaskan menjelaskan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan, strategi saat ini, dan siapa saja yang terlibat didalamnya.
3.2.1 Business Plan
Business plan digunakan untuk melihat strategi bisnis dan strategi finansial perusahaan yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan strategis dan inisiatif.
3.2.1.1 Business Overview
PT. XL Axiata sendiri adalah merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi. Sehingga produk – produk yang dijual antara lain adalah physical voucher, starter pack dan reload elektronik. Saat ini proses distribusi di PT XL Axiata menggunakan sistem dealer ship yang terdiri dari 4 macam distribusi: 1. Tradisional (market) yaitu distribusi dengan dealer menggunakan
kanvaser. Kanvaser datang secara harian ke outlet – outlet resmi XL. Produk yang didistribusikan dalam distribusi tradisional ini antara lain: physical voucher, starter pack dan reload elektronik. 2. Non tradisional yaitu distribusinya sudah menggunakan sistem host
to host. Distribusi ini hanya mendistribusikan reload isi ulang pulsa contohnya seperti di okeshop dan centra ponsel.
3. Modern retail adalah distribusi yang dilakukan di supermarket – supermarket besar seperti Giant dan Carrefour. Distribusi ini hanya mendistribusikan reload isi ulang pulsa.
4. Bank, distribusi melalui bank yaitu mesin atm. Distribusi ini hanya mendistribusikan reload isi ulang pulsa.
3.2.1.2 History Of Organization
PT. XL Axiata berdiri pada 6 Oktober 1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari, XL mulai beroperasi sebagai perusahaan perdagangan barang dan jasa umum. Pada tahun 1996, XL memasuki sektor telekomunikasi setelah mendapatkan izin operasi GSM 900 dan secara resmi meluncurkan layanan GSM. Dengan demikian, XL menjadi perusahaan swasta pertama di Indonesia yang menyediakan layanan telepon selular. Perseroan juga mengubah namanya menjadi PT Excelcomindo Pratama, sesuai dengan perjanjian kerjasama antara Grup Rajawali dan tiga investor asing (NYNEX, AIF, dan Mitsui).
Setelah sembilan tahun menjadi perusahaan swasta, XL kemudian melakukan Penawaran Saham Perdana (IPO) pada September 2005 dan mendaftarkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta, yang sekarang dikenal sebagai Bursa Efek Indonesia (BEI). Pada saat itu, XL merupakan anak perusahaan Indocel Holding Sdn. Bhd., yang sekarang dikenal sebagai Axiata Investments (Indonesia) Sdn. Bhd., yang seluruh sahamnya dimiliki oleh TM International Sdn. Bhd. (“TMI”) melalui TM International (L) Limited. Pada tahun 2009, TMI berganti nama menjadi Axiata Group Berhard (“Axiata”). Pada tahun yang sama PT Excelcomindo Pratama Tbk. juga berganti nama menjadi PT XL Axiata Tbk. untuk kepentingan sinergi. Saat ini, sebagian besar saham XL dipegang oleh Axiata melalui Axiata Investments (Indonesia) Sdn. Bhd. (66,6 persen) dan Emirates Telecommunications Corporation atau Etisalat International Indonesia Ltd. (13,3 persen), dan sisanya dipegang oleh masyarakat (20,1 persen).
XL dikenal sebagai pelopor layanan selular kepada anggota masyarakat biasa di Indonesia melalui program tarif hemat “Rp1/detik” pada tahun 2007, yang memungkinkan lebih banyak penduduk berpenghasilan menengah ke bawah menikmati layanan telepon selular. XL telah berkembang dari perusahaan kecil yang menjual layanan dasar telepon menjadi salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di tanah air, dengan infrastruktur jaringan dan layanan yang sangat luas di seluruh tanah air. XL menyediakan layanan untuk pelanggan ritel dan menawarkan solusi bisnis kepada pelanggan perusahaan. Jaringan XL menggunakan teknologi GSM 900/DCS 1800 dan IMT-2000/3G. XL juga memiliki beberapa lisensi, termasuk closed regular network (leased line), internet service provider (ISP), Voice over Internet Protocol (VoIP), dan Internet interconnection services (NAP). XL bahkan telah memperoleh lisensi untuk e-Money (uang elektronik) dari Bank Indonesia, yang memungkinkan XL menyediakan layanan pengiriman uang. Sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, XL selalu dinamis dalam mengelola dan menjalankan
usahanya, bersedia belajar, cepat beradaptasi dengan perubahaan di industri atau keadaan pasar sehingga mampu memberikan atau menyediakan layanan berkualitas prima kepada pelanggan. 3.2.1.3 Vision and Mission
Visi perusahaan adalah pandangan jauh ke depan, kemana perusahaan akan dibawa atau gambaran apa yang diinginkan oleh perusahaan. Visi perusahaan akan menunjukan suatu kondisi ideal tentang masa depan yang realistis, dapat dipercaya, meyakinkan, serta mengandung daya tarik. Secara umum misi perusahaan adalah suatu tindakan untuk mewujudkan atau merealisasikan apa yang menjadi visi dari perusahaan. Visi dan misi dari PT. XL Axiata adalah:
Visi : Menjadi juara seluler Indonesia, memuaskan pelanggan, pemegang saham dan karyawan.
Misi :
• Harga terjangkau dengan pilihan produk dan layanan yang menarik dan memberikan nilai lebih bagi pelanggan
• Meningkatkan pengalaman pelanggan
• Memastikan pengelolaan beban jaringan yang memadai dan memaksimalkan kapasitas serta kualitas
• Mempertahankan keuntungan dengan terus meningkatkan pangsa pasar seiring dengan upaya untuk tetap mempertahankan organisasi yang ramping dan manajemen biaya yang cermat.
• Menggunakan kesempatan dalam layanan data dan Value Added Services
• Meningkatkan efisiensi dalam sistem distribusi untuk menghasilkan jaringan distributor dengan kinerja yang tinggi, loyal, dan produktif.
3.2.1.4 Relationship Business Activity to Strategic Goals
1. PT. XL Axiata mengutamakan kualitas pelayanan agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor di bidang layanan telekomunikasi
2. Unit distribusi PT. XL Axiata menggunakan teknologi yang lebih canggih dari operator lain untuk proses penyampaian informasi yang cepat sampai ke tangan konsumen
3. Unit distribusi PT. XL Axiata memiliki channel distribusi yang banyak yang memperkuat dan memperluas jaringan distribusinya. 3.2.1.5 Organizational Structure
Pemegang Saham
Dewan Komisaris Direksi
Komite Audit Internal Audit
Network Services Consumer Marketing Finance Coorporate Services Commerce PresDir’s Office Network Planning Network Development IT Development NETCO MDS Infrastructure Company Project Management Office Customer Lifecycle Management Marketing Communication Marketing Mobile Data Services Business & Consumers Analysis Youth Segment Marketing Mass Financial Accounting & Taxation Business Control Investor Relation Business Assurance Procurement & Logistic Human Capital Shares Services Learning & Development
Real Estate & Facility Management Regulatory Government Relations Region West Region Jabodetabek Region East Region Central
Enterprise & Carrier
Channel Strategy & Management Customer Experience Enhancement Corporate Secretary Corporate Legal Corporate Communication Corporate Strategy & Business Development
Gambar 3.5 Organization Structure PT. XL Axiata Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari unit di dalam PT. XL Axiata: Rapat Umum Pemegang Saham
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan organisasi tertinggi dalam struktur korporasi XL, dengan wewenang antara lain :
• Mengangkat dan memberhent ikan anggota Dewan Komisaris dan Direksi. • Mengesahkan Perubahan Anggar an Dasar.
• Memberikan persetujuan atas Laporan Tahunan. • Menyetujui rencana perolehan dan penggunaan dana.
• Menunjuk akuntan publik.
• Menetapkan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris diberikan kekuasaan oleh Perusahaan untuk melakukan pengarahan, pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi dalam menjalankan roda usaha perusahaan. Hal ini bertujuan guna memastikan Direksi mematuhi ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan dalam menjalankan tugasnya.
Direksi
Direksi bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perusahaan untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai ketentuan Anggaran Dasar. Selain memusatkan perhatian pada tugas yang diembankan, Direksi juga diharapkan dapat melakukan koordinasi dan komunikasi dalam menerapkan strategi Perusahaan untuk memastikan bahwa mereka bekerja menuju tujuan yang sama.
Komite Audit
Komite Audit bertanggung jawab membantu Dewan Komisaris dalam mengevaluasi integritas laporan keuangan yang dibuat oleh Perusahaan, melakukan penilaian efektifitas sistem pengawasan internal dan mengidentifikasi masalah yang dapat muncul jika terjadi pelanggaran hukum dan peraturan. Dalam melaksanakan tanggung jawabnya, Komite Audit mengacu pada Pedoman Ker ja Komite Audit yang memuat penjelasan mengenai peran serta tugas mereka yang sejalan dengan seluruh peraturan Bapepam-LK dan Bursa Efek Indonesia.
Komite Operasional
Komite Operasional yang bertanggung jawab kepada Direksi memiliki wewenang untuk mensahkan, menelaah serta memantau kinerja pendapatan perusahaan. untuk mencapai tujuan tersebut, Komite ini juga bertugas menelaah kelayakan dan efektifitas program–program perusahaan terkait dengan produk, biaya dan anggaran serta jaringan, sekaligus mendukung pelaksanaannya.
Komite Sumber Daya Manusia
Komite Sumber Daya Manusia yang bertanggung jawab kepada Direksi untuk mengembangkan dan menelaah Strategi Perusahaan terkait dengan pengembangan organisasi, pemberian penghargaan dan tunjangan untuk karyawan, kebijakan SDM, program bakat, strategi outsourcing, budaya perusahaan serta pengaturan penempatan karyawan.
Komite Anggaran
Komite Anggaran yang bertanggung jawab kepada Direksi dan membahas tentang topik khusus yang berhubungan dengan pengaturan anggaran untuk CAPEX dan OPEX agar sesuai dengan target EBITDA Perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, Komite Anggaran ditugaskan untuk memberikan persetujuan dan rekomendasi atas permintaan tambahan anggaran, persetujuan perpindahan anggaran, dan secara aktif mencar i peluang untuk penghematan pengeluaran.
Komite Strategi Produk
Komite Strategi Produk memiliki kewenangan untuk menelaah, menganalisa dan menyetujui proposal dari skema harga terkait program baru atau sedang ber jalan serta layanan, dengan tetap berpegang pada perhitungan biaya, resiko dan potensi pendapatan. Komite Strategi Produk dibentuk sebagai suatu sub-komite yang melapor kepada Komite Operasional.
Komite Teknologi Informasi
Komite Teknologi Informasi dibentuk sebagai suatu sub-komite yang bertanggung jawab kepada Komite Operasional. Komite ini dibentuk untuk mengendalikan dan menjaga peningkatan asset dan investasi Perusahaan dalam secara terkontrol dan terkelola, menyelaraskan selaras dengan perencanaan utama Teknologi Industri dengan strategi bisnis perusahaan, serta merekomendasikan perubahan-perubahan terpadu terkait teknologi dan infrastruktur.
Vice Precident
Memiliki kewenangan untuk mengkaji secara utuh dan menyeluruh (end-to-end), memastikan kelayakan dan keselarasan dengan strategi perusahaan serta memberikan keputusan atas tiap-tiap inisiatif yang diajukan baik atas program maupun layanan konten dan aplikasi baik yang baru atau yang telah ada sebelumnya dan tetap berpegang pada perhitungan atas profitabilitas dengan biaya, analisa atas manajemen risiko, juga kualitas pelayanan pelanggan.
General Manager
• Memiliki fokus area menyeluruh tingkat nasional.
• Mengkoordinasikan dan mengelola pengembangan produk. • Controlling terhadap pencapaian KPI oleh staff dibawahnya.
Regional Sales Manager
• Memiliki kewenangan cakupan area yang lebih luas dengan 2 atau lebih fokus area yang berbeda.
• Meningkatkan distribusi produk.
• Membuat strategi untuk meningkatkan kinerja distribusi PT. XL Axiata. Area Sales Manager
• Memiliki kewenangan satu fokus area yang disebut dengan cluster di kabupaten tertentu.
• Kewenangan untuk melakukan konfirmasi final mengenai purchase order. • Menjadi konsultan untuk dealer.
• Membuat laporan ke regional sales manager tentang pencapaian semua distributor baik internal maupun eksternal.
3.2.1.6 Market Outlook & Competitive Strategy Market Outlook
Market Outlook pada PT. XL Axiata yaitu seluruh kalangan masyarakat yang ada di Indonesia khususnya kalangan remaja yang saat ini banyak menggunakan smartphone dan mengakses social media.
Competitive Strategy
Competitive Strategy PT. XL Axiata yaitu terus meningkatkan kualitas layanan mobile data service untuk menjaga daya saing dari para pesaingnya, serta untuk tetap fokus pada kebutuhan pasar sekarang ini khususnya bagi kalangan remaja.
3.2.1.7 Business Cycle
Gambar 3.7 Business Cycle Distribusi PT. XL Axiata
Gambar diatas adalah gambar business cycle pada unit distribusi PT XL Axiata. Bagian Channel Supply akan melakukan setting alokasi Purchase Order di sistem IDEX dan mengeluarkan Purchase Order untuk diberikan kepada Regional Sales Manager. Kemudian Regional Sales Manager akan meneruskan Purchase Order ke Area Manager. Setelah itu Area Manager akan mengirim email Purchase Order kepada dealer. Jika Purchase Order telah disetujui oleh dealer maka dealer akan melakukan pembayaran. Tetapi jika dealer tidak setuju dengan kuota Purchase Order yang diberikan maka dealer akan mengajukan adjustment Purchase Order ke Area Manager dan Area Manager akan meneruskan adjustment Purchase Order ke Regional Sales Manager untuk dicek kembali. Setelah itu Regional Sales Manager akan memberikan Adjustment Purchase Order ke bagian Channel Supply untuk disepakati ulang. Bagian Channel Supply kemudian akan mengeluarkan Purchase Order baru dan memberikan ke Regional Sales Manager untuk dicek, dari Regional Sales Manager Purchase Order baru akan diteruskan ke Area Manager untuk diberikan kembali kepada dealer. Kemudian dealer akan melakukan pembayaran. Kemudian dealer akan mengirimkan fax bukti transfer pembayaran ke admin depo. Setelah dicek bukti transfer pembayaran akan dikirimkan oleh Admin Depo ke bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan verifikasi pembayaran dan memberikan mutasi transaksi ke admin depo. Setelah menerima mutasi transaksi pembayaran admin depo akan membuat Sales Order/Delivery Order (SO/DO) di sistem SAP berdasarkan data purchase order untuk diberikan ke Bagian Main Warehouse.
3.2.2 Swim Lane Diagram
3.2.3 Business Process Model Diagram
Gambar 3.9 Business Process Model Diagram Distribusi PT. XL Axiata
3.2.4 Business Process / Product Matrix
Tabel. 3.6 Business Process / Product Matrix
B ag ia n S u p p ly C h a n n el R eg io n a l S a le s M a n a g er A re a M a n a g er B ag ia n K e u an g a A d m in D e p o Business Activity
Membuat Setting Alokasi Purchase Order X
Melakukan Pengecekan Purchase Order X X
Mengirim Email Purchase Order X
Melayani Adjustment PO X
Melakukan Pengecekan Adjustment PO X X X
Melakukan Verifikasi Adjustment PO X X X
Membuat New Purchase Order X
3.2.5 Use Case Narative & Diagram
Use Case Narative dan Diagram dengan berbentuk format UML digunakan untuk mengidentifikasi bisnis, kebutuhan, aktor, dan peraturan bisnis itu sendiri untuk mereka berinterkasi dengan sistem, service dan aplikasi-aplikasi yang di identifikasikan sebagai solusi teknologi pada sistem yang berjalan.
3.2.5.1 UseCase Diagram
Untuk mengidentifikasikan peranan aktor yang terhubung langsung dengan sistem akan digambarkan dengan UseCase Diagram berikut pada gambar 3.11
3.2.5.2 Use Case Narative
Penjelasan Aktor serta aktivitas – aktivitas dan karakterisasinya dari Use Case yang telah dibuat, akan dijabarkan selanjutnya.
3.2.5.2.1 Actors
1. Bagian Supply Channel a. Purpose :
1. Membuat Setting Alokasi Purchase Order
2. Mem-verifikasi Adjustment PO 3. Membuat New Purchase Order b. Characterization :
Bagian Supply Channel membuat setting alokasi purchase order pada sistem IDEX sesuai dengan yang telah diperhitungkan. Bagian Supply Channel mengeluarkan purchase order yang telah dibuat dan ditentukan untuk dealers tertentu. Bagian Supply Channel akan melakukan verifikasi terhadap Adjustment PO bagi dealers yang
Memberikan Bukti Fax Pembayaran X
Memasukan data PO dan Pembayaran X
Mencetak Mutasi Transaksi X
Memasukan data Purchase Order X
mengajukan Adjustment PO. Setelah Adjustment PO yang lama telah diverifikasi/disetujui, maka bagian Supply Channel akan membuat new purchase order. 2. Regional Sales Manager
a. Purpose :
1. Melakukan Pengecekan Purchase Order. 2. Melakukan Pengecekan Adjustment PO. b. Characterization :
Regional Sales Manager akan melakukan pengecekan terhadap purchase order yang telah dikeluarkan oleh bagian Supply Channel, selain itu Regional Sales Manager juga akan melakukan pengecekan terhadap Adjustment PO bila ada.
3. Bagian Keuangan a. Purpose
1. Mengecek Pembayaran
2. Memasukan data PO dan Pembayaran 3. Mencetak Mutasi Transaksi
b. Characterization :
Bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap pembayaran yang telah dilakukan oleh dealers. Apabila pembayaran telah dilakukan, maka bagian keuangan akan mengeluarkan mutasi transaksi yang telah dilakukan oleh dealers tersebut dan memberikannya ke Admin Depo. Bagian keuangan akan menginput data PO dan pembayaran yang telah dilakukan oleh dealers ke dalam sistem SAP.
4. Admin Depo a. Purpose
1. Memberikan Fax Bukti Pembayaran 2. Memasukan data Purchase Order
3. Membuat SO/DO b. Characterization :
Admin depo memberikan bukti pembayaran yang diperoleh dari dealers untuk membantu dalam mengecek pembayaran yang dilakukan oleh bagian keuangan. Admin Depo akan menginput purchase order yang telah valid dan telah terbayar ke dalam sistem IDEX. Admin Depo akan membuat SO/DO (Supply Order / Delivery Order) untuk memastikan barang yang dipesan sesuai dengan barang yang dikeluarkan/diantarkan. Setelah itu, admin depo memberikan SO/DO tersebut ke main warehouse untuk dilakukan pengecekan terhadap barang tersebut.
3.2.5.2.2 Use Cases
Penjelasan aktivitas – aktivitas beserta fungsinya dari sistem UseCase yang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Membuat Setting Alokasi Purchase Order UseCase : Bagian Channel Supply membuat setting alokasi purchase order yang akan didistribusikan kepada dealer-dealer yang telah di hire oleh perusahaan.
Object : Purchase Order Function : Generate_Id_PO, Get_Id_Dealers, Create_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Quantity, Create_Harga, Get_Area, Create_Status, Add New Purchase Order
2. Melakukan Pengecekan Purchase Order Usecase : Regional Sales Manager akan melakukan pengecekan terhadap Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Channel Supply.
Object: Purchase Order Function: Generate_Id_PO, Get_Id_Dealers, Create_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Quantity, Create_Harga, Get_Area, Add New Purchase Order 3. Mengirim Email Purchase Order
UseCase: Purchase Order yang telah dibuat oleh Bagian Channel Supply akan dikirim melalui email kepada dealer.
Object : Dealers, Purchase Order Function : Generate_Id_Dealers, Get_SOP, Get_Id_PO, Get_Nama_Perusahaan, Get_Nama_Dealer, Get_Alamat, Get_No_Telp, Get_Email, Get_Area, Add New Dealers 4. Melayani Adjustment PO
UseCase : Area Manager akan menerima adjustment PO yang diajukan oleh dealer untuk diberikan kepada Regional Sales Manager yang kemudian akan dilanjutkan ke bagian Channel Supply. Area Manager akan
memberikan feedback berupa new purchase order kepada dealer apabila adjustment PO telah disepakati. Object: Adjustment PO Function : Generate_Id_Adjustment_PO, Get_Id_Dealers, Get_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Adjustment_Quantity, Create_Adjustment_Harga, Add new Adjustment PO.
5. Melakukan Pengecekan Adjusment PO Usecase : Regional Sales Manager akan melakukan pengecekan terhadap Adjusment PO yang telah diajukan oleh Dealers melalui Area manager Function : Generate_Id_Adjustment_PO, Get_Id_Dealers, Get_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Adjustment_Quantity, Create_Adjustment_Harga, Add new Adjustment PO.
6. Melakukan Verifikasi Adjusment PO Usecase : Bagian Channel Supply akan
melakukan verifikasi Adjusment PO yang telah diajukan oleh dealers dan menentukan apakah Adjusment PO tersebut dapat diterima atau tidak. Function : Generate_Id_Adjustment_PO, Get_Id_Dealers, Get_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Adjustment_Quantity, Create_Adjustment_Harga, Add new Adjustment PO.
7. Membuat New Purchase Order
UseCase : Bagian Channel Supply akan membuat New Purchase Order berdasarkan adjustment PO yang telah disepakati dan dianalisa. Object : New_Purchase_Order Function : Generate_Id_PO, Get_Id_Dealers, Create_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Quantity, Create_Harga, Get_Area, Create_Status, Add New Purchase Order 8. Melayani Pembayaran
UseCase : Bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap pembayaran yang telah dilakukan oleh dealers.
Object: Pembayaran Function : Generate_Id_Pembayaran, Get_Id_PO, Get_Total_Tagihan_Pembayaran, Get_Kebijakan, Get_SOP, Get_Jumlah_Pembayaran, Get_Tanggal_Pembayaran, Add New Pembayaran.
9. Memberikan Fax Bukti Pembayaran
UseCase : Admin depo memberikan fax bukti pembayaran yang diperoleh dari dealers untuk membantu dalam mengecek pembayaran yang dilakukan oleh bagian keuangan.
Object: Bukti_Pembayaran
Get_Id_Pembayaran, Get_SOP
Create_Tanggal, Add New Bukti Pembayaran. 10.Memasukan data PO dan Pembayaran
Usecase : Bagian Keuangan akan memasukan data PO dan Pembayaran ke dalam sistem SAP yang akan digunakan untuk membuat SO/DO. Function : Generate_Id_Pembayaran, Get_Id_PO, Get_Total_Tagihan_Pembayaran, Get_Kebijakan, Get_Jumlah_Pembayaran, Get_Tanggal_Pembayaran, Add New Pembayaran.
11.Mencetak Mutasi Transaksi
UseCase : Bagian keuangan akan mencetak mutasi transaksi yang telah dilakukan oleh dealers apabila pembayaran telah dilakukan dan mutasi transaksi tersebut akan diberikan kepada Admin Depo.
Object : Mutasi_Transaksi, Function : Generate_Id_Mutasi_Transaksi, Get_Id_PO, Get_Id_Pembayaran, Get_Id_Bukti_Pembayaran, Get_Kebijakan, Create_Tanggal, Add New Mutasi Transaksi. 12.Memasukan data Purchase Order
Usecase : Admin Depo akan memasukan data Purchase Order ke sistem IDEX sebagai referensi bagi bagian Channel Supply dalam pembuatan Purchase Order.
Get_Id_Dealers, Create_Tanggal, Get_Kebijakan, Create_Quantity, Create_Harga, Get_Area, Add New Purchase Order 13.Membuat SO/DO
UseCase : Admin Depo akan membuat SO/DO (Supply Order / Delivery Order) untuk memastikan barang yang akan
dikeluarkan sesuai dengan barang yang harus didistribusikan. Setelah itu, admin depo memberikan SO/DO tersebut ke main warehouse untuk dilakukan pengecekan terhadap barang tersebut.
Object : SO/DO,
Function : Generate_Id_SO/DO, Get_Id_PO,
Get_Kebijakan, Create_Tanggal, Add New SO/DO.
3.3 Data & Information
3.3.1 Object State Transaction Diagram
Gambar 3.11 Object State Transaction Diagram Distribusi PT. XL Axiata
Pada gambar 3.10 dapat dilihat bahwa alur objek yang terjadi dimulai dari Bagian Channel Supply akan melakukan setting alokasi Purchase Order di sistem IDEX. Bagian Channel Supply mengeluarkan purchase order untuk diberikan kepada Regional Sales Manager. Regional Sales Manager meneruskan ourchase order ke Area Manager. Area Manager akan mengirim email purchase order kepada dealer, apabila setuju dengan kuota purchase order yang diberikan maka dealer akan langsung menuju ke poin 11 untuk melakukan pembayaran. Apabila tidak setuju dealer akan mengajukan adjustment ke Area manager. Area manager mengecek adjustment purchase order dan meneruskannya ke Regional sales manager untuk dilakukan negosiasi. Regional Sales manager meneruskan adjustment purchase order ke bagian channel supply untuk disetting ulang. Bagian channel supply mengeluarkan purchase order baru untuk diberikan ke regional sales manager. Regional sales manager meneruskan purchase order baru ke area manager. Area manager memberikan purchase order baru ke dealer. Dealer melakukan pembayaran via transfer melalui akun
Bank yang dimiliki oleh masing – masing dealer. 12. Dealer mengirim fax bukti pembayaran ke Admin depo. Admin depo memberikan bukti pembayaran yang diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan. Bagian keuangan melakukan verifikasi pembayaran berdasarkan bukti pembayaran dan uang yang masuk di akun Bank yang dimiliki PT XL Axiata. Bagian keuangan memasukan data purchase order yang telah terbayar beserta jumlah pembayarannya ke sistem SAP. Bagian keuangan memberikan mutasi transaksi ke admin depo. Admin depo memasukan data purchase order ke sistem IDEX. Admin depo membuat supply order/delivery order(SO/DO) di sistem SAP. Admin depo memberikan SO/DO ke bagian main warehouse.
3.3.2 Logical Data Model
Logical Data Model dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbol (ERD), atau dapat juga dengan menggunakan metode berorientasi objek dan symbol dari UML yang menghasilkan Diagram Kelas dan/atau Diagram Objek. Berikut adalah Logical Data Model dari PT Xl Axiata Tbk :
Gambar 3.12 Logical Data Model Diagram Distribusi PT. XL Axiata 3.3.2.1 Entity Definition
Keterangan Entity Relationship Diagram : 1. Karyawan
Entity “Karyawan” merupakan model dari perusahaan yang merupakan karyawan internal dari perusahaan.
Attributes: Id_Karyawan, Nama_Karyawan, Jabatan, Alamat, No_Telp, Email
2. Purchase_Order
Entity “Purchase Order” merupakan model dari penentuan dan pencatatan produk yang akan didistribusikan kepada dealers.
Attributes: Id_PO, Id_Karyawan, Id_Dealers, Id_Adjusment_PO, Tanggal, Quantity, Harga, Area, Status
3. Adjustment_PO
Entity “Adjusment_PO” merupakan model dari catatan yang berisi penawaran dan penyesuaian quantity produk dan harga pada produk yang akan didistribusikan kepada dealers.
Attributes: Id_Adjustment_PO, Id_Karyawan, Id_Dealers, Tanggal, Adjustment_Quantity, Adjustment_Harga,
4. Dealers
Entity “Dealers” merupakan model dari perorangan/perusahaan yang akan mendistribusikan produk dari perusahaan.
Attributes: Id_Dealers, Nama_Perusahaan, Nama_Dealer, Alamat, No_Telp, Email, Area, 5. Pembayaran
Entity “Pembayaran” merupakan model dari pembayaran yang dilakukan dealers atas purchase order.
Attributes: Id_Pembayaran, Id_PO, Total_Tagihan_Pembayaran,
Jumlah_Pembayaran, Tanggal_Pembayaran 6. Bukti Pembayaran
Entity “Bukti Pembayaran” merupakan model yang dibuat berdasarkan Pembayaran yang telah dilakukan oleh dealers.
Attributes: Id_Bukti_Pembayaran, Id_Pembayaran, Tanggal
7. Mutasi Transaksi
Entity “Mutasi Transaksi” merupakan model dari mutasi transaksi yang telah dilakukan oleh dealers yang telah tercatat dalam sistem SAP. Attributes: Id_Mutasi_Transaksi,
Id_Bukti_Pembayaran, Tanggal 8. SO/DO
Entity “SO/DO” merupakan model dari pencatatan penyesuaian antara barang yang akan dikeluarkan dari warehouse dengan barang yang akan didistribusikan.
Attributes: Id_SO/DO, Id_PO, Tanggal 3.3.3 Activity Entity Matrix (CRUD)
Tabel berikut adalah activity entity matrix yang ada pada unit Distribusi PT. XL Axiata. Pada tabel Activity Entity Matrix (CRUD) ini menjelaskan bahwa setiap fungsi memiliki tanggung jawab yang berbeda untuk mengakses sebuah subject data yang memiliki 4 klasifikasi yaitu create, read, update, dan delete. Berikut penjelasannya:
1. Create : merupakan sebuah fungsi dalam membuat data yang akan disimpan kedalam database.
2. Read : merupakan sebuah fungsi untuk membaca file dan data yang telah disimpan didalam pada database. 3. Update : merupakan sebuah fungsi untuk mengubah file atau isi data yang telah dibuat sebelumnya dan tersimban dalam database.
4. Delete : merupakan sebuah fungsi untuk menghapus data yang tidak digunakan lagi yang tersimpan dalam database.
