BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam sebuah organisasi atau instansi pastilah terdapat adanya sebuah sistem untuk membantu para pegawai untuk dapat bekerja dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Tanpa adanya SDM yang berkualitas maka tujuan tersebut m ustahil dapat dicapai. Maka dari itu kemudian diadakannya suatu cara untuk dapat mewujudkan SDM yang berkualitas dengan adanya pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan adalah salah satu antisipasi perubahan di luar organisasi yakni berupa upaya untuk pengembangan sumber daya manusia, maka dari itu dengan adanya pendidikan dan pelatihan diharapkan dapat membantu peserta diklat untuk mengembangkan potensinya dalam bekerja khususnya di balai diklat ini dapat membantu peserta diklat dalam meningkatkan kinerjanya dalam bekerja selain sebagai syarat untuk dapat menaikkan jabatannya sebagai seorang pegawai negeri sipil di Kementrian Agama. Seiring dengan perkembangan zaman dengan ditandai dengan kemajuan di bidang teknologi suatu perusahaan atau instansi harus mampu dalam mengikuti perkembangan zaman tersebut dengan memanfaatkan, mengelola dan menerapkan kemajuan teknologi yang semakin pesat.
Kemajuan teknologi tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan suatu sistem informasi manajemen yang memanfaatkan E- Government yang bertujuan agar dapat memudahkan pegawai dalam mendapatkan informasi secara cepat, tepat, akurat dan efektif di dalam suatu instansi dan agar dapat memudahkan dan meningkatkan kualitas proses kediklatan. E- Government
sangat dibutuhkan di setiap instansi termasuk Balai Diklat Keagamaan Bandung karena dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang amat pesat hingga saat ini sangat membantu tiap – tiap instansi dalam hal pemrosesan data, dan dalam hal pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
Kemudian, di perusahaan atau instansi pun E-Government sangat berpengaruh dalam membantu pegawai dalam mendapatkan informasi secara tepat,cepat dan akurat. Dalam memanfaatkan perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang didukung dengan adanya era E- Government atau pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan terhadap pengguna aplikasi E-Government tersebut.
Kita menyadari bahwa betapa pentingnya informasi dalam kehidupan kita sehingga dengan adanya informasi yang cepat dan tepat akan membantu kita dalam mendapatkan informasi secara cepat dan akurat serta dalam bentuk yang tepat pula Informasi pula sangat bermanfaat bagi kita dalam menerima segala hal yang dapat bermanfaat bagi kita karena segala hal di dunia ini tidak luput dari yang namanya informasi dan informasi pula yang membantu kita dalam memecahkan masalah dan mencari solusi dalam berbagai perihal.
Oleh karena itu, untuk mencapai Good Governance maka pemerintah mengeluarkan INPRES nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government yakni berisi bahwa Presiden mengintruksikan kepada Gubernur, Walikota/Bupati di seluruh indonesia untuk mengambil langkah- langkah yang dibutuhkan sesuai dengan tugas, fungsi dan
kewenangan masing-masing agar dapat terlaksananya program pengembangan E-Government secara nasional.
Salah satu organisasi atau instansi yang menerapkan E- Government dengan nama sistem informasi manajemen Pendidikan dan Pelatihan atau SIMDIKLAT adalah Balai Diklat Keagamaan Bandung. Pelaksanaan sistem informasi manajemen pendidkan dan pelatihan digunakan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di dalam pengelolaan peserta diklat di Balai Diklat Keagamaan Bandung sehingga pelayanan terrhadap peserta diklat dapat lebih efektif dan efisien. Melalui aplikasi Simdiklat yang dapat membantu pegawai, peserta dan seluruh komponen yang ada di Balai Diklat Keagamaan Bandung dalam hal kediklatan seperti menginput data peserta diklat, menginput nilai peserta diklat, menginput nilai widyaiswara atau narasumber, menginput nilai pegawai yang mengelola diklat dan lain sebagainya.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Agama Nomor. 43 tahun 2016 Tentang Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Pasal 1 Ayat 1 menjelaskan bahwa SIMDIKLAT ialah aplikasi yang dapat mengintegrasikan proses perencanaan, penyelenggaraan, pengevaluasian dan pendokumentasian kediklatan berbasis teknologi, informasi dan komunikasi. Sebagai salah satu instansi yang menerapkan sistem informasi manajemen yang bernama SIMDIKLAT, maka Balai Diklat Keagamaan
Bandung dapat dengan mudah dalam mengakses informasi dan data tentang seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan yang ada di Balai Diklat Keagamaan Bandung. Aplikasi tersebut pula dapat dengan mudah dalam mengolah dan menginput data pegawai dalam mengelola diklat dan menginput nilai masing-
masing pegawai yang diperoleh dari para peserta diklat yang diselenggarakan setiap seminggu sekali.
Gambar 1. 1
Grafik Alumni Diklat di Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung Tahun 2019
Sumber: Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung 2020
Gambar diatas menunjukkan tentang grafik pelaksanaan kediklatan balai diklat keagamaan Bandung sejak tahun 2016 sampai 2020. Dalam hal ini terdapat peserta diklat tiap tahunnya mengirimkan delegasinya untuk mengikuti diklat se jawa barat yang berlangsungsetiap seminggu sekali. Disini terlihat terdapat kabupaten yang mengikuti kediklatan dan disini terlihat bahwa angka tertinggi peserta diklat ialah berasal dari kabupaten bandung dengan 1458 peserta disusul oleh Kabupaten Cirebon dan Kabupaten Cianjur.
Gambar 1. 2
Daftar Program Diklat di Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung Tahun 2020
Sumber: Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung Tahun 2020
Dalam gambar diatas menunjukkan daftar agenda kegiatan pelaksanaan diklat di tahun 2020 yang dimulai pada tanggal 09 maret 2020 s.d 14 maret 2020 yaitu Diklat Teknis Substantif PKG-PKB Angkatan I dan Diklat Teknis Substantif Penyusunan Bahan Ajar Angkatan I yang biasanya dilakukan setiap seminggu sekali.
Dalam hal ini, penulis kemudian mengungkapkan bahwa terdapat beberapa masalah yang terdapat dalam aplikasi sistem informasi manajemen pendidikan dan
pelatihan atau SIMDIKLAT berkaitan dengan kecepatan dalam pelayanan terhadap pegawai. Hal ini terjadi pada saat pegawai mengakses website tersebut kemudian pegawai merasakan lambannya loading dalam melakukan pemrosesan
data. Hal ini disebabkan karena banyaknya server yang mengakses website Balai Diklat tersebut sehingga menimbulkan pemrosesan data menjadi lamban dan menghambat pengelolaan kediklatan.
Masalah tersebut dinilai karena banyaknya pegawai yang mengakses website tersebut setiap harinya untuk mengelola pelaksanaan diklat sehingga menimbulkan internet yang tersedia menjadi sedikit lamban dalam memproses data sehingga dapat menghambat pelaksanaan pengelolaan diklat terlebih yang menggunakan website tersebut bukan hanya dalam lingkup Balai Diklat Keagamaan Bandung saja, akan tetapi seluruh Balai Diklat se Indonesia yang berjumlah 14 Balai Diklat yang dikontrol oleh pusat dan di Balai Diklat Keagamaan Bandung itu sendiri pun tiap harinya selain pegawai yang mengakses SIMDIKLAT tersebut, kemudian 27 Kankemenag di seluruh kabupaten dan kota se – Jawa Barat beserta institusi kampus islam di bawah naungan Kementrian Agama Jawa Barat pun seperti UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan IAIN Syekh Nur Djati Cirebon pun mengakses website tersebut dalam hal pengurusan kediklatan.
Gambar 1.3
Dalam pengoperasian SIMDIKLAT terkadang lambat dalam mengakses internet
Sumber: Balai Diklat keagamaan Kota Bandung Tahun 2020
Kemudian selain itu, di dalam aplikasi simdiklat sering terdapat masalah pada saat mengakses data yakni seperti dalam menginput atau mengupload data peserta diklat maupun menginput data hasil kerja pegawai selama mengurusi diklat di Balai Diklat Keagamaan bandung dan terkadang server aplikasi tersebut mengalami kendala dalam hal pengoperasian data berupa sistem yang error sehingga dapat mengganggu kestabilan dalam hal pemrosesan data sehingga menghambat keberlangsungan pelayanan kediklatan di Balai Diklat keagamaan Bandung. Hal ini disebabkan karena tiap harinya banyak pegawai maupun peserta diklat yang mengakses website tersebut untuk keperluan menginput nilai peserta, panitia maupun wisyaiswara atau pemateri pada saat
diklat berlangsung. Selain itu pula, seiring dengan perubahan keputusan Kementrian Agama Pusat yang membuat kebijakan tentang adanya perubahan terhadap pengelolaan simdiklat yang semula dikelola sendiri oleh Balai Diklat Keagamaan Bandung, namun saat ini telah dialihkan pengelolaannya ke pusat
mengikuti kebijakan dari pusat. Imbasnya, semula saat diklelola sendiri oleh Balai Diklat Keagamaan Bandung hasil yang dicapai cukup signifikan dimana simdiklat sudah di upgrade hingga ke versi 5. Sementara, saat ini setelah dipegang oleh pusat aplikasi simdiklat ini berubah dan mengalami penurunan hingga ke versi 1 kembali. Sehingga, menimbulkan simdiklat tersebut terkadang mengalami keterlambatan dalam pengoperasiannya sehingga menyebabkan pelayanan kediklatan terhadap peserta diklat menjadi terhambat. Oleh karena itu, perlu adanya tindaklanjut dari permasalhan tersebut.
Berdasarkan penjelasan tersebut penulis tertarik untuk melakukan sebuah penelitian dengan judul
‘
’KUALITAS PELAYANAN E-GOVERNMENT MELALUI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BALAI DIKLAT KEAGAMAAN KOTA BANDUNG 2019”B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka penulis dapat mengidentifikasi adanya suatu masalah yang dipaparkan sebagai berikut:
1. Lambannya akses internet disebabkan oleh banyaknya server yang mengakses tidak sebanding dengan ketersediaan internet yang ada.
2. Dalam melakukan pelayanan terhadap peserta diklat, terkadang aplikasi terkendala dengan adanya error sehingga menghambat pelayanan kediklatan.
3. Berubah kembali kualitas kecepatan kerja simdiklat karena telah kembali ke versi 1 setelah sempat berada di versi 5.
C. Rumusan Masalah
Dalam hal pelayanan publik, suatu pelayan publik harus dapat memberikan pelayanan secara cepat dan tepat waktu sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dalam hal ini, pihak Balai Diklat dalam memberikan pelayanan terhadap peserta diklat maupun pegawai Balai diklat itu sendiri dalam menggunakan pemanfaatan kemajuan teknologi, informasi dan komunikasi dalam hal ini menggunakan SIMDIKLAT sebagai wadah dalam menginput data pegawai dalam mengelola kediklatan maupun dalam menginput dan mengelola data peserta diklat masih lamban dalam memproses dan menginput data pegawai sehingga dapat menghambat keberlangsungan pengelolaan kediklatan.
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan dalam latar belakang dan identifikasi masalah, dapat dirumuskan permasalahan yang menarik untuk diteliti lebih lanjut ialah:
“Bagaimana Kualitas Pelayanan E-Government melalui SIMDIKLAT di Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung Tahun 2019”
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan masalah yang telah dirumuskan diatas, maka penelitian ini bertujuan untuk:
“Untuk mengetahui dan menggambarkan Kualitas Pelayanan E-Government melalui SIMDIKLAT di Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung 2019”
E. Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan yang telah dirumuskan diatas, maka diharapkan penelitian ini akan dapat memiliki manfaat sebagai berikut.
1. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan kedepannya dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu administrasi publik kuhususnya mengenai kualitas pelayanan berkaitan dengan ketepatan waktu dalam melakukan pelayanan pada aplikasi SIMDIKLAT di Balai Diklat Keagamaan Bandung.
Disamping itu pula, penelitian ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi S1 jurusan Adminisrtrasi Publik FISIP UIN Sunan gunung Djati Bandung.
2. Manfaat Praktis
a. Bagi pihak Balai Diklat Keagamaan Bandung
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dan pertimbangan selanjutnya khususnya bagi pegawai dan peserta diklat yang sering menggunakan aplikasi SIMDIKLAT ini untuk kemudian ditindaklanjuti oleh kepala Balai Diklat.
b. Bagi peneliti
Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan di jurusan/prodi Administrasi Publik Fakultas ilmu Sosial dan ilmu politik Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung
Selain itu pula, penelitian ini bermaksud agar dapat memberikan pencerahan serta wawasan terhadap diri penulis mengenai Kualitas Pelayanan penggunaan aplikasi SIMDIKLAT di Balai Diklat Keagamaan Bandung.
c. Bagi UIN Sunan Gunung Djati Bandung
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu referensi bahan
bacaan bagi mahasiswa khususnya jurusan Administrasi Publik dan umumnya seluruh mahasiswa terutama yang sedang menyelesaikan perkuliahannya sebagai bahan rujukan bacaan.
F. Kerangka Pemikiran
Pendidikan dan pelatihan menurut Hasibuan dalam Hermana (2006:4) ialah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual dan moral
karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan atau jabatan. Jadi , pendidikan dan pelatihan secara tidak langsung merupakan usaha untuk memotivasi para peserta diklat khususnya di Balai diklat keagamaan bandung bukan hanya sebagai persyaratan untuk dapat kenaikan jabatan atau golongan PNS nya saja, namun selain itu diharapkan dapat memacu semangat para PNS untuk lebih giat lagi dalam bekerja setelah menjalani kediklatan. Untuk itu dengan adanya sistem informasi manajemen pendidikan dan pelatihan (SIMDIKLAT) ini diharapkan dapat membantu pegawai maupun peserta diklat dalam mengakses data kediklatan dan menginput data hasil kerja pegawai Balai Diklat selama mengelola diklat secara efektif dengan memanfaatkan fasilitas internet dengan menggunakan website.
Menurut Ibrahim dalam Hardiansyah (2018:55) kualitas pelayanan publik ialah suatu kondisi atau keadaan yang dinamis yang berkaitan dengan produk, jasa, SDM, proses dan lingkungan dimana dalam menilai suatu kualitas pelayanan ditentukan pada saat proses pemberian pelayanan tersebut.
E-Government menurut Mulyadi (2018:244) ialah penyediaan pelayanan dalam bentuk informasi dengan menggunakan internet yang mencakup
pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan tersebut yang berbentuk serangkaian kegiatan. Sistem informasi manajemen Pendidikan dan Pelatihan ialah suatu pemanfaatan E-Government melalui fasilitas website yang menggunakan internet yang digunakan untuk menginput data, mengupload hasil kerja pegawai diklat dalam mengurusi dan mengelola diklat dan menginput pesan dan kesan peserta diklat terhadap pegawai Balai Diklat sehingga dapat bermanfaat pula bagi peserta diklat apabila ingin
melihat hasil nilai yang didapatkan selama mengikuti diklat dan menyampaikan kritik dan saran kepada pegawai Balai Diklat yang bertugas sebagai fasilitator atau Widyaiswara untuk perbaikan pegawai maupun pihak pengelola kedepannya.
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripskan bagaimana Kualitas Pelayanan E- Government melalui SIMDIKLAT di Balai Diklat Keagamaan Bandung. Agar nantinya penelitian ini dapat sesuai dengan tujuan yang diinginkan, maka peneliti berusaha untuk merangkai kerangka berpikir agar dapat menjawab seluruh persoalan dalam penelitian sehingga tujuan yang diharapkan dalam penelitian ini dapat tercapai.
Menurut Tjiptono dalam Hardiansyah (2018:55) ada beberapa kriteria dalam meningkatkan kualitas pelayanan, yakni:
1. Ketepatan waktu pelayanan : Suatu pelayanan harus cepat dan sesuai dengan waktu yang diinginkan terutama didalam proses kediklatan. Dalam hal ini baik pelayanan secara offline maupun online harus tetap melakukan
pelayanan secara cepat dan tepat waktu sesuai dengan waktu yang telat ditentukan.
2. Akurasi pelayanan : Yang sangat ada kaitannya dengan reliabilitas atau memberikan pelayanan secara akurat dan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Maksudnya, pelayanan yang diberikan harus tepat sasaran sesuai dengan aturan yang telah ditentukan.
3. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan : Dalam memberikan pelayanan harus sesuai dengan etika yang diterapkan yaitu sopan dan ramah baik. Pelayanan yang diberikan harus dengan menerapkan tatakrama dan etika yang telah
ditentukan dengan memberikan pelayanan secara ramah dan sopan santun terhadap peserta diklat.
4. Kemudahan dalam mendapatkan pelayanan baik antar sesama pegawai maupun terhadap peserta diklat. Dalam melayani peserta diklat, pegawai Balai Diklat harus mengutamakan pelayanan yang prima terhadap peserta diklat dengan tidak mempersulit dalam melayani peserta diklat.
5. Kenyamanan dalam mendapatkan pelayanan berkaitan dengan memberikan informasi kediklatan, kemudahan dalam proses administrasi kediklatan dsb. Dalam hal ini, pelayanan yang diberikan harus dapat memberikan rasa puas dan memberikan kemudahan terhadap peserta diklat dalam hal informasi dan administrasi dalam pelayanan kediklatan.
6. Atribut atau pelengkap suatu pelayanan lainnya seperti kenyamanan tempat diklat, fasilitas kamar inap untuk peserta dilkat yang dilengkapi dengan AC maupun Tv serta fasilitas ruang tunggu bagi peserta diklat yang ingin melakukan registrasi dalam pelaksanaaan diklat.
G. Proposisi
Kualitas Pelayanan E- Government di Balai Diklat Keagamaan Kota Bandung Tahun 2019 berdasarkan Ketepatan waktu, Akurasi pelayanan, Kesopanan dan keramahan, Kemudahan dalam mendapatkan pelayanan, Kenyamanan dalam mendapatkan pelayanan dan Atribut pelengkap akan terlaksana dengan optimal.
