KEWENANGAN DAN PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH
Oleh Rusidi*
A. PENDAHULUAN
Salah satu tahapan dalam manajemen kearsipan adalah penyusutan, yaitu kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip yang sudah jarang digunakan oleh unit pengolah ke unit kearsipan, menyerahkan arsip yang bernilaiguna skunder dari unit kearsipan instansi ke lembaga kearsipan, dan memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan baik bagi instansi pencipta maupun diluar instansi pencipta/pihak lain
Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Dan sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna skunder yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang penuh resiko karena menyangkut “penghapusan alat bukti”. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam melakukan pemusnahan terhadap suatu arsip maka akan berakibat fatal yaitu termusnahkanya alat bukti yang seharusnya tidak boleh
- 2 - dimusnahkan dan tidak ada penggantinya. Namun demikian hal ini tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi merasa ketakutan untuk melakukan kewajiban pemusnahan.
Apabila kegiatan pemusnahan arsip tidak dilakukan, selain kepala instansi akan terkena sanksi karena tidak menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik juga akan menderita banyak kerugian antara lain : mengeluarkan biaya untuk pengadaan sarana/peralatan pengelolaan arsip, mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan yang lebih banyak, menyediakan SDM, ruang penyimpanan yang lebih luas yang kesemuanya merupakan pemborosan dan pekerjaan sia-sia karena digunakan untuk mengelola arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna.
Selain itu juga akan menghambat dalam penemuan kembali arsip/layanan kearsipan karena sehebat apapun sistem penyimpanan, banyak sedikitnya arsip yang disimpan akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.
Terkait dengan tingkat kesulitan dan resiko dari kegiatan pemusnahan arsip ini maka yang terpenting adalah pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai kewenangannya dan prosedur yang telah ditetapkan.
B. KEWENANGAN PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah di bedakan menjadi dua yaitu pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun, dan pemusnahan arsip yang retensinya sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun. Arsip yang retensinya dibawah 10 tahun pemusnahannya menjadi kewenangan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yaitu badan, dinas, kantor, dan lain-lain yang secara teknis dilaksanakan oleh Unit Kearsipan yaitu sekretariat atau Bagian Tata Usaha.
Pemusnahan arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah baru boleh dilakukan oleh pimpinan SKPD setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu Gubernur atau Bupati/Walikota.
- 3 - Sedangkan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas pemusnahannya menjadi kewenangan LKD (Lembaga Kearsipan Daerah) yaitu instansi yang memiliki fungsi pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 (sepuluh) tahun.
Pemusnahan arsip oleh Kepala LKD apabila telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu Kepala Arsip Nasional RI.
C. PROSEDUR PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh Unit Kearsipan SKPD untuk arsip yang retensinya dibawah 10 tahun dan untuk arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih dilaksanakan oleh LKD. Adapun tahapan pelaksanaan pemusnahan sebagai beikut :
1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA) 2. Penyeleksian Arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah 4. Penilaian oleh PPA
5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta 6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
7. Pelaksanaan pemusnahan
Masing-masing tahapan dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Pembentukan PPA
Arsip sebagai rekamam informasi dan bukti kegiatan maka ia bukanlah benda/barang mati melainkan benda/barang yang hidup. Arsip yang dinyatakan musnah kadangkalanya tidak jadi dimusnahkan karena ditengah perjalanannya muncul kasus terkait dengan kegiatan yang telah dilaksanakan. Seperti yang terjadi di tahun-tahun terakhir ini, banyak proyek besar yang sudah selesai pengerjaanya beberapa tahun yang lalu di angkat kembali menjadi sesuatu yang baru. Kemudian yang belum lama terjadi tentang sebuah rumah di Yogyakarta yang menurut berbagai sumber pernah ditempati selama beberapa hari oleh
- 4 - Presiden RI pertama, Soekarno. Dan ketika rumah itu akan dijual menjadi sesuatu yang menarik yang mendorong banyak pihak untuk mengetahui lebih detail tentang peristiwa yang terjadi puluhan tahun yang lalu terkait dengan keberadaan rumah tersebut. Dan disinilah letak pentingnya arsip. Ia akan menjawab dengan jujur, apa adanya apa yang sebenarnya terjadi.
Oleh karenanya wajib hukumnya dilakukan penilaian arsip yang menurut JRA bernasib akhir musnah, sebelum arsip-arsip tersebut benar-benar dimusnahkan. Penilaian arsip yang akan dimusnahkan dilaksanakan oleh panitia yang disebut Panitia Penilai Arsip (PPA).
Panitia Penilai Arsip ditingkat SKPD dibentuk oleh Pimpinan SKPD dengan Surat Keputusan Pembentukan PPA. Susunan PPA sekurang- kurangnya terdiri dari ketua dan anggota dengan perincian sebagai berikut :
1) Ketua merangkap anggota yaitu Pimpinan Unit Kearsipan SKPD.
Pimpinan unit kearsipan adalah pimpinan unit kerja yang menyimpan arsip inaktif. Pimpinan unit kearsipan pada SKPD adalah Sekretaris atau Kepala Bagian Tata Usaha. Pimpinan unit kearsipan menjadi ketua panitia karena unit kearsipan adalah pembina dan penanggungjawab dalam pelaksanaan sistem kearsipan di SKPD yang bersangkutan
2) Anggota yaitu pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan. Pimpinan unit pengolah di SKPD adalah Kepala Bidang atau Kepala Bagian. Pimpinan unit pengolah dijadikan anggota dalam PPA karena pimpinan unit pengolah yang lebih mengetahui tingkat kegunaan arsip yang akan dimusnahkan. Selain pimpinan unit pengolah, dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan juga perlu mengikut sertakan arsiparis sebagai anggota. Apabila SKPD belum memiliki arsiparis maka dapat
- 5 - melibatkan arsiparis dari SKPD lain. Posisi arsiparis dalam penilaian arsip sangat strategis karena secara teknis arsiparis lebih mengetahui tentang nilai guna dan berbagai ketentuan/peraturan hukum tentang kearsipan. Oleh karena itu tetap perlu diupayakan unsur anggota dalam PPA ada pejabat fungsioanl arsiparis.
Sedangkan Panitia Penilai Arsip ditingkat LKD dibentuk oleh Gubernur/Bupati/Walikota. Gubernur/Bupati/Walikota menetapkan Surat Keputusan tentang pembentukan PPA. Susunan PPA sekurang- kurangnya terdiri dari ketua dan anggota dengan perincian sebagai berikut :
1) Ketua merangkap anggota yaitu Kepla LKD Kepala LKD menjadi ketua panitia karena Kepala LKD adalah pimpinan unit kearsipan Pemerintah Daerah yang memiliki fungsi sebagai pembina/pengawas, penanggungjawab penyelenggaraan sistem kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah.
2) Anggota yaitu kepala SKPD yang arsipnya akan dimusnahkan.
Kepala SKPD dijadikan anggota dalam PPA karena yang lebih mengetahui tingkat kegunaan arsip yang akan dimusnahkan adalah SKPD yang bersangkutan. Selain pimpinan unit pengolah, dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan juga perlu mengikut sertakan arsiparis sebagai anggota.
Jumlah PPA secara umum tidak ditentukan, oleh karena itu dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Bukan tidak mungkin PPA mengikutsertakan petugas pengelola arsip mengingat di banyak Pemerintah Daerah jumlah arsiparis sangat terbatas dan bahkan tidak sedikit yang belum memiliki arsiparis.
Terlebih apabila arsip yang akan dimusnahkan adalah arsip yang beretensi sekurang-kurangnya 10 tahun dan arsip tersebut merupakan
- 6 - arsip yang bernilaiguna tinggi maka perlu melibatkan instansi terkait seperti unit kerja yang membidangi masalah keuangan apabila yang akan dimusnahkan arsip keuangan dan unit kerja dari kepegawaian apabila yang akan dimusnahkan arsip kepegawaian. Dan bahkan perlu melibatkan juga unit dari bidang hukum dan bidang pengawasan karena yang lebih mengetahui suatu arsip bermasalah atau tidak, arsip yang akan dimusnahkan terkait dengan kasus yang sedang diselidiki atau tidak, arsip yang akan dimusnahkan terkait dengan isu-isu terkini atau tidak. Terkait dengan hal tersebut pejabat dari bidang hukum atau bidang pengawasan yang lebih mengetahui karena terkait dengan fungsi dari unit kerja yang bersanagkutan. Dengan anggota panitia penilai arsip yang lebih lengkap diharapkan prinsip kehati-hatian dalam pemusnahan arsip terpenuhi guna meminimalisir peristiwa salah musnah.
Tugas Panitia Penilai Arsip yang paling pokok adalah melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah berdasarkan nilai guna maupun JRA sebagai referensi dalam menentukan suatu arsip boleh dimusnahkan atau tidak. Hasil penilaian PPA dituangkan dalam Surat Pertimbangan Pemusnahkan yang selanjutnya akan dijadikan dasar bagi Kepala SKPD atau Gubernur/Bupati/Walikota dalam pelaksanan pemusnahan.
2. Penyeleksian arsip
Penyeleksian arsip adalah kegiatan mencermati daftar arsip dan memverifikasi arsip yang bernasib akhir musnah berdasarkan JRA dengan cara mencocokan daftar arsip yang dinyatakan musnah dimaksud dengan JRA yang telah dimiliki. Kegiatan penyeleksian dimaksud merupakan pekerjaan yang melekat dengan tugas fungsi unit kearsipan.
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
- 7 - Pembuatan daftar arsip usul musnah adalah kegiatan menuangkan arsip hasil penyeleksian dalam formulir daftar arsip usul musnah.
Daftar arsip usul musnah dimaksud sekurang-kurangnya berisi informasi tentang :
a) Nomor urut b) Jenis arsip c) Tahun d) Jumlah
e) Tingkat perkembangan f) Keterangan
Kegiatan/pekerjaan pembuatan daftar arsip usul musnah dimaksud merupakan kegiatan yang melekat dengan tugas dan fungsi unit kearsipan yang mempunyai kewenangan memusnahkan arsip
4. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip
Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit – unit informasi.
Penilaian arsip yang dinyatakan musnah berdasarkan JRA ini untuk meyakinkan kembali apakah arsip dimaksud benar-benar boleh dimusnahkan. Tidak lagi digunakan untuk kepentingan pencipta maupun pihak lain diluar pencipta. Tidak ada peraturan perundangan yang melarang. Dan tidak terkait dengan proses penyelesaian suatu kasus.
Meskipun arsip sudah saatnya untuk dimusnahkan tetapi kalau seiring dengan perjalanan waktu arsip tersebut terkait dengan kegiatan/proyek yang bermasalah atau ada kebijakan pemerintah bahwa arsip tersebut harus dilestarikan maka retensinya harus diperpanjang selama kurun waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan. Perpanjangan retensi arsip ditetapkan oleh Gubenur/Bupati/Walikota.
- 8 - 5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip.
Arsip belum boleh dimusnahkan oleh unit yang berwenang sebelum mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. Dalam hal ini, kepala SKPD dapat memusnahkan arsip setelah mendapat persetujuan Gubernur/Bupati/Walikota.
Proses pengurusan persetujuan Gubernur sebagai berikut :
a. Kepala SKPD berdasarkan pertimbangan dari PPA membuat permohonan persetujuan pemusnahan ke Gubernur dengan dilampiri Surat Keputusan Kepala SKPD tentang Pembentukan PPA, daftar arsip usul musnah, dan surat pertimbangan pemusnahan arsip dari PPA.
b. Gubernur/Bupati/Walikota melalui LKD melakukan penilaian arsip yang diusulkan musnah melalui Daftar Arsip Usul Musnah.
c. Berdasarkan surat pertimbangan hasil penilaian dari LKD, Gubernur/Bupati/Walikota memberikan surat persetujuan ke SKPD.
Sedangkan Gubernur/Bupati/Walikota (baca Kepala LKD) baru dapat memusnahkan arsip setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. Proses pengurusan surat persetujuan ke Kepala ANRI sebagai berikut :
a. Gubernur/Bupati/Walikota berdasarkan pertimbangan dari PPA membuat permohonan persetujuan pemusnahan ke Kepala ANRI dengan dilampiri Surat Keputusan Gubernur tentang Pembentukan PPA, daftar arsip usul musnah, dan surat pertimbangan pemusnahan arsip dari PPA.
b. Kepala ANRI melalui unit kerja/panitia penilai arsip melakukan penilaian arsip yang diusulkan musnah melalui Daftar Arsip Usul Musnah yang dikirim Gubernur/Bupati/Walikota
c. Berdasarkan surat pertimbangan hasil penilaian unit kerja/panitia penilai arsip Kepala ANRI memberikan surat persetujuan ke Gubernur/Bupati/Walikota
6. Penetapan Arsip Yang akan Dimusnahkan
Pemusnahan arsip baik di tingkat SKPD maupun LKD dibuatkan surat Ketetapan Pemusnahan dalam bentuk Surat Keputusan Pemusnahan yang
- 9 - ditetapkan oleh Kepala SKPD untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun, sedangkan untuk arsip yang retensinya 10 atau lebih Surat Keputusan Pemusnahan dibuat oleh Gubernur/Bupati/Walikota
7. Pelaksanaan Pemusnahan
Memusnahkan arsip adalah menghancur-leburkan arsip sampai tidak dikenali lagi baik fisik maupun informasinya. Untuk menghancur- leburkan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : dibakar, dicacah, penggunaan bahan kimia, atau dengan cara lain yang dapat menjamin bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar musnah total yaitu tidak dapat dikenali lagi baik fisik maupun informasinya.
D. PENUTUP
Pemusnahan arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip yang pada hakekatnya dilakukan dalam rangka pengurangan jumlah arsip dalam konteks penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
Melalui program pemusnahan maka ada jaminan arsip statis akan terseleksi dan selanjutnya dapat dilestarikan sebagai memori organisasi dan warisan budaya bangsa serta dengan pemusnahan juga akan terselamatkan arsip dari penyalahgunaan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Oleh karena memusnahkan arsip pada hakekatnya memusnahkan barang bukti maka harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur yang telah ditetapkan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.
*Penulis adalah Arsiparis Muda pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Konseptor Pedoman Penyusutan Arsip, dan pedoman-pedoman kearsipan lainnya di Pemda DIY.
Daftar Pustaka
Undang-Undang RI 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
- 10 - Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pemusnahan Arsip
