Salesmanship. - Manajemen Wilayah (Territory Management) - Manajemen Waktu. Rizal, S.ST., MM. Modul ke: Fakultas Ekonomi & Bisnis

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

Salesmanship

- Manajemen Wilayah (Territory Management) - Manajemen Waktu

Rizal, S.ST., MM

Ekonomi &

Bisnis Manajemen

www.mercubuana.ac.id

• Sebagai salah satu pilar dalam Marketing Mix, Place sangat menentukan dalam realisasi ber transaksi. Jika tidak ada tempat bertemunya penjual dan pembeli (incl internet) maka bisnis tidak bisa berjalan.

• Pengertian wilayah atau suatu cakupan geografis akan menjadi sudut pandang yang relatif tergantung tipe

bisnis perusahaan. Untuk bisnis online, cakupan wilayah bisa tidak terbatas (hingga lingkup internasional)

sepanjang proses delivery dan payment bisa ter atasi.

• Untuk aktivitas penjualan off line mulai dari Direct Sales, Penjualan Jasa, hingga penjualan produk via jalur

distribusi; pengembangan wilayah merupakan hal yang sangat penting.

Manajemen Wilayah (Territory Management)

Perlunya Territory Management

Secara umum Territory Management diperlukan karena :

• Untuk dapat meng cover suatu wilayah geografis secara menyeluruh dan menghindari duplikasi coverage antar sales team.

• Untuk menentukan secara spesifik, tugas dan tanggung jawab tiap sales person – jika

memungkinkan hingga ke nama customer/klien

tertentu, berapa jumlahnya (customer atau value

targeted), berapa kali dalam satu periode harus

melakukan kunjungan ke customer tersebut, item

support promo apa yang mesti digunakan, dll.

Perlunya Territory Management

• Sebagai sarana untuk melakukan evaluasi kinerja.

Diperbandingkan dengan performance yang lalu, atau diperbandingkan expected target, berapa growth yang dihasilkan atau diharapkan, dan perbandingan antara territory itu sendiri dalam cakupan geografis yang

lebih luas.

• Untuk meningkatkan hubungan yang lebih erat pada customer. Pada tipe sales activity yang memerlukan regular contact dengan customernya, maka

management bisa mengerti lebih banyak mengenai

kebutuhan customer dan meng integrasikan dengan

produk atau jasa yang dijualnya.

Perlunya Territory Management

• Me manage biaya dalam aktifitas selling. Selling expenses seperti travel cost dan akomodasi dapat

lebih di manage secara efektif dengan pengaturan pola kunjungan yang tepat.

• Untuk dapat lebih menyesuaikan selling effort yang tepat untu masing2 customer sesuai karakter dan pengetahuan mengenai budaya, aktifitas serta

kebiasaan lokal.

• Akhirnya untuk membantu tugas dari Sales Person itu sendiri. Dengan pemisahan kerja yang spesifik, maka Sales Person akan fokus dalam membina dan

mengembangkan customer. Tidak rebutan. ☺

Produsen

Distributor

Wholesale

Retailer

Consumer

Jalur Via Distribusi Produk

Semi Direct Sales

Direct Sales

1. Memaksimalkan penjualan di wilayah saat ini

a. Manajemen Pengadaan (Supply Chain & Logistic) b. Memaksimalkan Penjualan di current coverage

outlet

c. Manajemen Delivery (Pengiriman Barang) d. Meng optimalkan biaya operasional

e. Meng optimalkan biaya promosi f. Pengendalian penagihan / piutang

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

2. Memperluas Wilayah Baru

a. Terdapatnya target segmen atau potensial target segmen di wilayah baru tersebut.

b. Tidak ada faktor khusus yang memberatkan.

c. Secara bisnis, perusahaan memiliki kemampuan untuk meng cover wilayah baru tersebut disertai investasi awal (jika diperlukan).

d. Mempersiapkan sarana dan resources yang diperlukan dalam perluasan wilayah.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

• Sedikitnya ada 2 hal dalam mengembangkan wilayah : 1. Memaksimalkan penjualan di wilayah saat ini

a. Manajemen Pengadaan

Supply chain dan Logistic sangat vital bagi perusahaan yang bersifat manufactur dan trading, untuk

perusahaan jasa pun harus mengetahui dengan pasti apakah program/jasa yang ditawarkan selalu siap

tersedia ataukah ada revisi atau pembatalan.

- Supply Chain – rantai pasokan harus selalu tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat. Kepastian dari supplier pemasok, bahan mentah/baku/jadi, time receiving, berapa lama dan frekuensi pengiriman dari pemasok.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

- Supply Chain (contd.) @ pastikan pasokan selalu lancar dan tersedia, pasokan yang tidak lancar akan menghambat bisnis. Hanya dengan memperbaiki sisi supply chain, kemajuan bisnis dapat dicapai.

- Logistic – persediaan pada gudang/warehouse untuk dikelola sebagai produk yang siap dijual ke customer.

@ Identifikasikan jumlah persediaan produk di

gudang. Terlalu banyak jumlah Days Of Inventory akan ber impact pada tertahannya cash flow, tetapi terlalu sedikit akan ber akibat pada Stock Out atau

kekosongan barang yang akan menyebabkan hilangnya kesempatan penjualan. Kedua hal ini harus di manage dalam proses pengembangan wilayah.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

b. Memaksimalkan Penjualan di current coverage outlet

- Menjual produk di lebih banyak outlet

Sell to more store : masih adakah store/outlet yang terlewat dalam wilayah saat ini? Banyak juga peluang dari outlet yang baru buka. Meningkatkan distribusi jumlah outlet pada

current coverage akan meningkatkan penjualan.

- Diikuti menjual lebih banyak produk di suatu outlet

Sell to store more : apakah semua range product sudah

tersedia pada outlet tersebut? Dengan meningkatkan range product saja, bisnis akan berkembang

- Bantu outlet untuk menjual ke konsumen

Sales Person tidak bisa menjual ke suatu outlet jika barangnya hanya tertumpuk saja, harus dibantu untuk menjual ke konsumen agar alur distribusi tidak berhenti.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

c. Manajemen Delivery (Pengiriman Barang) Selalu monitor proses pengiriman barang ke customer. Kiriman yang tepat waktu berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Di sisi lain pola

pengiriman yang efektif juga akan berdampak dari sisi bisnis. Misal : akan lebih efektif dalam satu

rute pengiriman untuk meng cover beberapa pesanan pelanggan daripada hanya 1 titik saja.

Pemilihan rute traffic yang efektif pun sudah ber dampak positif bagi bisnis.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

d. Meng optimalkan biaya operasional Biaya operasional sudah pasti menjadi

pengeluaran rutin untuk menjalankan bisnis, biaya biaya ini harus diawasi agar perusahaan dapat

menjalankan bisnis secara efisien.

Banyak perusahaan saat ini menggalakkan proses continuous improvement yang mengarah pada

meningkatkan tingkat efisiensi walau pada skala kecil.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

e. Meng optimalkan biaya promosi

Dalam setiap aktivitas sales akan selalu berhubungan dengan biaya promosi dimana aktivitas ini berkaitan dengan fungsi sebelumnya yaitu : bantu outlet untuk menjual produk.

Promosi ini selain untuk meningkatkan turn over agar sales person bisa memasukkan barang lagi, di sisi lain juga dalam memenangkan kompetisi dengan pesaing.

Biaya promosi harus dikelola dengan baik, di monitor jenis program yang tepat dalam meningkatkan

penjualan dengan cost efisiensi yang tinggi.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

Pra (PM3)

Ketika Pasca

(PM3)

b

c

Dampak keseluruhan promo = b - c Terjadi jika:

1. Promo sepenuhnya pantry loading 2. Promo tidak menarik New Trial

pra ketika pasca

Pra (PM3)

Ketika Pasca

(PM3)

b c

Contoh:

Promo yang sangat menarik untuk pemakai loyal tapi memiliki hambatan tinggi untuk pemakai baru

Dampak keseluruhan promo = b + c This profile happens if:

1. Pantry load yang digabung dengan New Trial

2. Penurunan sales ditahan lajunya oleh arus masuk New Consumen

Contoh:

Promo dengan mekanisme kombinasi

Efektivitas Sales Promosi ^(bagian-1)

Dampak keseluruhan promo = b + c Terjadi jika:

1. Promo terutamat terarah pada trial/

pemindahan merek/ perubahan perilaku

2. Kombinasi dengan program redemption akan meningkatkan level c

Contoh:

Kampanye minum Milo: Ayo 2 glass/ day

Dampak keseluruhan promo = - (b + c) Terjadi jika:

1. Terjadi Out Of Stock selama promo

2. Eksekusi yang buruk akan mengakibatkan pukulan balik

3. Kompetitor memiliki promo yang lebih baik pra

(pm3)

ketika pasca (pm3)

b c

pra

(pm3) ketika pasca

(pm3)

b c

Efektivitas Sales Promosi ^(bagian-2)

f. Pengendalian penagihan / piutang

Sudah pasti aktivitas penjualan tidak hanya berhenti pada penyerahan barang ke customer, penjualan

tidak akan selesai tanpa proses pembayaran. Dan Pembayaran inilah sumber penghidupan bagi

perusahaan.

Beberapa customer membayar dengan pola kredit, harus di ingat bahwa semakin lama piutang

dibayarkan maka semakin berpengaruh pada keuangan perusahaan.

Dengan pengawasan yang jeli, banyak hal yang dapat di efisienkan dalam pola penagihan/pembayaran dari customer ini.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

2. Memperluas Wilayah Baru

Pola yang sama dalam memperkuat current market dapat di aplikasikan ke market yang baru dimana

produk belum ter distribusikan atau sudah ter distribusi via distribusi tidak langsung.

Mengembangkan wilayah baru berarti peluang dalam meningkatkan bisnis, dengan pertimbangan sbb :

a. Terdapatnya target segmen atau potensial target segmen di wilayah baru tersebut.

b. Tidak ada faktor khusus yang memberatkan misalnya : kerusuhan, keamanan, penolakan warga setempat.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

2. Memperluas Wilayah Baru

c. Secara bisnis, perusahaan memiliki kemampuan untuk meng cover wilayah baru tersebut disertai investasi awal (jika diperlukan).

d. Mempersiapkan sarana dan resources yang diperlukan dalam perluasan wilayah. Untuk resources atau penambahan jumlah

team/armada, sudah dibicarakan dalam materi sebelumnya.

Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan

• Produk Fast Moving memang dapat ter distribusi dengan sendirinya karena tarikan konsumen yang

begitu besar, namun jika tidak diimbangi dengan baik dan dilepas begitu saja pada mekanisme pasar, maka trend akan mudah direbut oleh produk komplementer.

• Hubungan bisnis tetap ditentukan oleh kepuasan dan ketidakpuasan konsumen akhir, apabila tidak ada

tarikan dari konsumen akhir, jalur distribusi juga akan berhenti.

• Sedangkan mediator (retailer/wholesale/agen

/distributor) tingkat loyalitas nya terbatas pada arus keuntungan yang dihasilkan dari perputaran produk.

Pentingnya Monitoring Jalur Distribusi

Manajemen Waktu

• Seberapa besar hasil penjualan atau efektivitas

penjualan akan sangat bergantung pada kuantitas dan kualitas waktu yang digunakan untuk menawarkan

produk/jasa.

• Perlu diingat, setiap waktu kerja yang digunakan

bukanlah semata mata untuk melakukan kunjungan saja, tetapi harus fokus untuk menghasilkan sales baik dalam waktu dekat atau dalam waktu akan datang.

• Apabila dilakukan dengan personal selling maka harus

diyakinkan bahwa sales person datang pada saat yang

tepat, mengunjungi orang yang tepat dan mengurangi

waktu menunggu yang lama.

• Planning dalam membuat schedule sales visit yang baik, akan membuat sales visit menjadi lebih efektif dan efisien.

• Bila kunjungannya adalah regular dan tetap untuk

periode tertentu, maka buatlah rute kunjungan untuk memudahkan pola kerja harian.

• Rute kunjungan berdasar kesepakatan atau

pengamatan dari profiling yang dibuat pada materi manajemen pelanggan

Manajemen Waktu

Manajemen Waktu mencakup hal hal sbb :

• Disiplin dalam menggunakan jam kerja yang bertanggung jawab.

• Selama jam bekerja, usahakan hindari perbincangan sosial yang tidak efektif. Perbincangan sangat perlu

namun arahkan pada networking yang positif : seperti menambah wawasan dan pengetahuan tentang market atau customer, trend market yang tengah atau akan

terjadi, peluang2 baru yang dapat dimanfaatkan di pasar.

• Gunakan waktu istirahat & waktu makan siang secara bertanggung jawab

Manajemen Waktu

Manajemen Waktu juga mencakup hal hal sbb :

• Pengaturan waktu kerja yang efektif dan efisien

• Kurangi waktu kunjungan yang tidak efisien ke customer yang tidak tepat

• Rencana kunjungan yang sistematis

• Gunakan waktu secara optimal, dalam menyusun pola traveling dan waiting time (proses menunggu untuk bertemu klien/customer).

• Reporting yang sistematis

Manajemen Waktu

Manajemen Waktu harus memperhatikan hal hal sbb :

• Kapan harus bekerja untuk kegiatan administrative dan reporting.

• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk tiap sales visit.

• Travelling time

• Berapa order yang harus di dapat di tiap visit nya.

• Pengembangan bisnis

• Kegiatan supporting di luar aktivitas selling.

• Social conversation

Manajemen Waktu

• Sasaran per customer harus ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat lebih fokus dan tercapai

objective individual/perusahaan.

• Sasaran tersebut berupa : jumlah pelanggan yang akan dikunjungi, jumlah hasil penjualan yang

diharapkan, jenis produk yang ingin ditingkatkan penjualannya, pelanggan mana yang akan

ditingkatkan penjualannya.

• Sasaran kerja harus ditentukan secara optimis

realistis, sehingga dapat mendorong sales person untuk ber prestasi lebih baik.

Menentukan Sasaran Kerja

Penggunaan Waktu Yang Efektif

Penggunaan waktu akan efektif jika sales person memperhatikan setiap langkah dalam sales visit : 1. Sebelum Sales Visit

Persiapkan semua data dan alat pendukung yang

diperlukan, ingatlah janji terakhir kepada customer bila ada.

2. Pada saat melakukan Sales Visit

Lakukan visit secara fokus dan efektif, ingatlah

sasaran/objective yang hendak dicapai di tiap kunjungan 3. Setelah melakukan Sales Visit

Selalu sediakan waktu untuk evaluasi diri tentang apa yang

berjalan atau tidak berjalan baik pada saat sales visit.

Terima Kasih

Rizal, S.ST., MM