MANUAL BOOK V.2.0
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TUGAS AKHIR
(USER : MAHASISWA)
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
MALANG
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2
PENGANTAR ... 3
I. FLOWCHART SIM-TA ... 4
II. HOME ... 6
III. LOGIN ... 6
IV. DASHBOARD ... 7
A. NOTIFICATION & USER PANEL ... 8
B. TOOLS ... 8
B.1. KETERSEDIAAN DOSEN ... 8
B.2. CEK JUDUL TA... 8
B.3. BIMBINGAN ... 8
C. WORKFLOW... 9
C.1. PENDAFTARAN SIM-TA (FASE 1) ... 9
C.2. SEMINAR PROPOSAL (FASE 2) ... 10
C.2.1. PENDAFTARAN SEMINAR PROPOSAL ... 10
C.2.2. JADWAL SEMINAR PROPOSAL ... 11
C.2.3. HASIL SEMINAR PROPOSAL ... 11
C.3. SK TUGAS AKHIR (FASE 3) ... 12
C.3.1. PENGAJUAN SK ... 12
C.3.2. PENERBITAN SK ... 12
C.4. SEMINAR HASIL (FASE 4) ... 13
C.4.1. PENDAFTARAN SEMINAR HASIL ... 13
C.4.2. JADWAL SEMINAR HASIL ... 13
C.4.3. HASIL SEMINAR HASIL ... 13
C.5. UJIAN TA (FASE 5) ... 14
C.5.1. PENDAFTARAN UJIAN TA ... 14
C.5.2. JADWAL UJIAN TA ... 14
C.5.3. HASIL UJIAN TA ... 15
C.6. YUDISIUM (FASE 6) ... 15
C.6.1. PENDAFTARAN YUDISIUM... 15
C.6.2. PENERBITAN YUDSIUM ... 15
PENUTUP ... 17
LAMPIRAN ... 18
PENGANTAR
Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir (SIM-TA) adalah sebuah sistem yang dapat membantu proses pelakasanaan kegiatan penyusanan Tugas Akhir (TA) oleh Mahasiswa mulai dari proses pendaftaran sampai dengan proses kelulusan atau Yudisium. Dukungan perangkat lunak dalam hal ini sangat dibutuhkan untuk membantu Mahasiswa dalam membuat pilihan yang baik dan mengetahui informasi apa saja tentang TA yang akan mereka tempuh dengan harapan dapat meningkatkan tingkat Kelulusan Tepat Waktu (KTW).
I. FLOWCHART SIM-TA
II. HOME
SIM-TA dapat diakses melalui alamat Uniform Resource Locator (URL) https://simanta.umm.ac.id dengan tampilan seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Tampilan Home SIM-TA
III. LOGIN
Untuk bisa login kedalam sistem, user dapat klik tombol login yang ada pada pojok kanan atas atau tengah berwarna orange yang ada pada tengah halaman home. Untuk melakukan proses login dapat menggunakan NIM dan PIC/Password Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) dengan mengisikan pada kolom yang tersedia seperti yang nampak pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan Login SIM-TA
Setelah masuk kedalam sistem melalui halaman login, secara otomatis user akan membuka halaman Dashboard SIM-TA. Pertama kalinya Mahasiswa harus melengkapi profil
dan melakukan verifikasi email terlebih dahulu untuk mengaktifkan menu yang ada di SIM- TA. Contoh email verifikasi yang dikirimkan dapat diilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Verifikasi Email SIM-TA
IV. DASHBOARD
Pada halaman Dashboard, terdapat banyak pilihan menu yang dibagi kedalam 3 cluster utama diantaranya NOTIFICATION & USER PANEL, TOOLS & WORKFLOW seperti pada Gambar 4.
Gambar 4. Tampilan Dashboard SIM-TA 1. PENDAFTARAN SIM-TA
4. SEMINAR HASIL 5. SIDANG TA 6. YUDISIUM
2. SEMINAR PROPOSAL 3. SK TA
B. TOOLS
A. NOTIFICATION & USER PANEL C. WORKFLOW
Secara garis besar SIM-TA mempunyai 6 fase yang harus dilalui secara berurutan oleh Mahasiswa dalam menyelesaikan TA-nya sampai dengan kelulusan yang terangkum dalam cluster menu WORKFLOW. 6 Fase tersebut dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. 6 Fase SIM-TA
A. NOTIFICATION & USER PANEL
Pada menu ini user dapat melihat profil atau identitas diri, pesan notifikasi dan melakukan logout jika akan keluar dari sistem SIM-TA.
B. TOOLS
Pada cluster menu Tools, terdapat beberapa fitur yang dapat digunakan seperti KETERSEDIAAN DOSEN, CEK JUDUL TA & BIMBINGAN.
B.1. KETERSEDIAAN DOSEN
Mahasiswa dapat membuka menu KETERSEDIAAN DOSEN untuk melihat list nama Dosen Program Studi dan bidang keahliannya atau kepakarannya serta beberapa penelitian yang telah dilakukan selama 10 tahun terakhir. Hal ini akan dapat membantu Mahasiswa dalam menentukan siapa calon Dosen Pembimbing yang akan dipilih nantinya dalam membantu proses pengerjaan TA. Pada menu ini Mahasiswa juga dapat melihat informasi tentang jumlah kuota bimbingan Dosen tersebut, apabila jumlah kuota bimbingan masih belum melebihi batas kuota yang ditentukan maka Mahasiswa masih dapat memilihnya, sebaliknya jika sudah mencapai batas kuota maka Mahasiswa dapat mencari pilihan alternatif Dosen lainnya yang masih dalam satu rumpun ilmu kepakaran atau bidang keahlian.
B.2. CEK JUDUL TA
Menu CEK JUDUL TA dapat Mahasiswa gunakan untuk memastikan bahwa topik penelitian yang akan dikerjakan sebelumnya memang belum penah ada atau dilakukan, dengan tujuan untuk menghindari tindakan plagiasi TA baik disengaja maupun tidak disengaja.
B.3. BIMBINGAN
Menu BIMBINGAN adalah media konsultasi atau diskusi antara Mahasiswa dengan Dosen Pembimbing dalam pengerjaan TA, dimungkinkan tanpa harus bertatap muka secara langsung. Untuk mengaktivkan menu ini, Mahasiswa harus melakukan PENDAFTARAN SIM- TA terlebih dahulu. Tampilan dari Menu BIMBINGAN dapat dilihat seperti pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Menu Bimbingan
C. WORKFLOW
C.1. PENDAFTARAN SIM-TA (FASE 1)
Untuk melakukan PENDAFTARAN SIM-TA, prasyarat yang harus dipenuhi oleh Mahasiswa adalah jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang telah ditempuh berjumlah 110.
Selain Syarat jumlah SKS yang harus terpenuhi, Mahasiswa juga diwajibkan melakukan upload beberapa dokumen administrasi yang dibutuhkan semisal Kartu Studi Mahasiswa (KSM), Kartu Hasil Studi (KHS), dll. Setelah melakukan pengisian pada form lalu klik tombol Simpan, Mahasiswa dapat menunggu untuk proses validasi pendaftaran SIM-TA oleh Koordinator TA.
Terdapat beberapa status pendaftaran yang akan diterima oleh Mahasiswa diantaranya adalah Diterima, Revisi & Ditolak. Untuk deskripsi lebih jelasnya dari masing- masing status dapat dilihat pada halaman LAMPIRAN. Tampilan dari Menu PENDAFTARAN SIM-TA dapat dilihat seperti pada Gambar 7.
Gambar 7. Form Pendaftaran SIM-TA
Jika sudah divalidasi dan tidak ada revisi dari Koordinator TA maka akan muncul notifikasi seperti pada Gambar 8.
Gambar 8. Pesan Notifikasi Pendaftaran SIM-TA Telah Diterima
C.2. SEMINAR PROPOSAL (FASE 2) C.2.1. PENDAFTARAN SEMINAR PROPOSAL
Jika Periode Seminar Proposal telah dibuka oleh PS, Mahasiswa dapat mulai melakukan proses pendaftaran Seminar Proposal dengan masuk ke menu PENDAFTARAN
SEMINAR PROPOSAL. Pada form ini Mahasiswa diwajibkan melakukan upload dokumen administrasi yang dibutuhkan oleh PS diantaranya:
1. Form rekomendasi judul TA oleh Dosen Pembimbing.
2. Lembar Kendali menghadiri Seminar Hasil sebagai audiens.
3. Draft Proposal TA.
Tunggu proses validasi dari Koordinator TA, jika disetujui dan tidak ada revisi maka akan muncul notifikasi seperti pada Gambar 9.
Gambar 9. Pesan Notifikasi Pendaftaran Seminar Proposal Telah Diterima
C.2.2. JADWAL SEMINAR PROPOSAL
Untuk melihat informasi tanggal, waktu dan ruang pelaksanaan dapat dilihat pada halaman JADWAL SEMINAR PROPOSAL seperti pada Gambar 10.
Gambar 10. Jadwal Seminar Proposal
C.2.3. HASIL SEMINAR PROPOSAL
Ketika Mahasiswa telah melakukan kegiatan Seminar Proposal sesuai yang dijadwalkan, maka Mahasiswa dapat memilih menu HASIL SEMINAR PROPOSAL untuk melihat penilaian dari Dosen Penguji, apakah proposal TA layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Pada halaman ini Mahasiswa juga diwajibkan untuk melakukan upload dokumen berita acara dan proposal TA yang telah diperbaiki setelah mendapat saran dan perbaikan sewaktu Seminar Proposal. Terdapat beberapa hasil penilaian yang akan diterima oleh Mahasiswa diantaranya adalah Diterima, Diterima dengan Catatan & Ditolak. Untuk deskripsi lebih jelasnya dari masing-masing status dapat dilihat pada halaman LAMPIRAN. Tampilan dari menu HASIL SEMINAR PROPOSAL dapat dilihat seperti pada Gambar 11.
Gambar 11. Halaman Hasil Seminar Proposal
C.3. SK TUGAS AKHIR (FASE 3) C.3.1. PENGAJUAN SK
Setelah mendapatkan nilai atau hasil Seminar Proposal, Mahasiswa dapat membuka menu PENGAJUAN SK dan melakukan upload lampiran atau persyaratan dokumen administrasi yang dibutuhkan PS, kemudian tunggu proses validasi oleh Tata Usaha.
C.3.2. PENERBITAN SK
Tata Usaha akan menerbitkan SK yang telah disahkan oleh Dekanat Fakultas dan Mahasiswa dapat melakukan download salinannya melalui menu PENERBITAN SK. Tampilan dari menu
PENERBITAN SK dapat dilihat seperti pada Gambar 12.
Gambar 12. Halaman Hasil Seminar Proposal
C.4. SEMINAR HASIL (FASE 4) C.4.1. PENDAFTARAN SEMINAR HASIL
Jika Periode Seminar Hasil telah dibuka oleh PS, Mahasiswa dapat mulai melakukan proses pendaftaran Seminar Hasil dengan masuk ke menu PENDAFTARAN SEMINAR HASIL.
Pada form ini Mahasiswa diwajibkan melakukan upload dokumen administrasi yang dibutuhkan oleh PS diantaranya:
1. Lembar Berita Acara Seminar Proposal.
2. Lembar Asistensi Dosen Pembimbing (Minimal 10x bimbingan).
3. Draft Buku TA.
Tunggu proses validasi dari Koordinator TA, jika disetujui dan tidak ada revisi maka akan muncul notifikasi seperti pada Gambar 13.
Gambar 13. Pesan Notifikasi Pendaftaran Seminar Hasil Telah Diterima
C.4.2. JADWAL SEMINAR HASIL
Untuk melihat informasi tanggal, waktu dan ruang pelaksanaan dapat dilihat pada halaman JADWAL SEMINAR HASIL seperti pada Gambar 14.
Gambar 14. Jadwal Seminar Hasil
C.4.3. HASIL SEMINAR HASIL
Ketika Mahasiswa telah melakukan kegiatan Seminar Hasil sesuai yang dijadwalkan, maka Mahasiswa dapat memilih menu HASIL SEMINAR HASIL untuk melihat penilaian dari Dosen Penguji. Terdapat beberapa hasil penilaian yang akan diterima oleh Mahasiswa diantaranya adalah Diterima, Diterima dengan Catatan & Ditolak. Untuk deskripsi lebih
jelasnya dari masing-masing status dapat dilihat pada halaman LAMPIRAN. Tampilan dari menu HASIL SEMINAR HASIL dapat dilihat seperti pada Gambar 15.
Gambar 15. Halaman Hasil Seminar Hasil
C.5. UJIAN TA (FASE 5) C.5.1. PENDAFTARAN UJIAN TA
Jika Periode Ujian TA telah dibuka oleh PS, Mahasiswa dapat mulai melakukan proses pendaftaran Ujian TA dengan masuk ke menu PENDAFTARAN UJIAN TA. Pada form ini Mahasiswa diwajibkan melakukan upload dokumen administrasi yang dibutuhkan oleh PS.
Tunggu proses validasi dari Koordinator TA, jika disetujui dan tidak ada revisi maka akan muncul notifikasi seperti pada Gambar 16.
Gambar 16. Pesan Notifikasi Pendaftaran Ujian TA Telah Diterima
C.5.2. JADWAL UJIAN TA
Untuk melihat informasi tanggal, waktu dan ruang pelaksanaan dapat dilihat pada halaman JADWAL UJIAN TA seperti pada Gambar 17.
Gambar 17. Jadwal Seminar Hasil
C.5.3. HASIL UJIAN TA
Ketika Mahasiswa telah melakukan kegiatan Ujian TA sesuai yang dijadwalkan, maka Mahasiswa dapat memilih menu HASIL UJIAN TA untuk melihat penilaian dari Dosen Penguji. Terdapat beberapa hasil penilaian yang akan diterima oleh Mahasiswa diantaranya adalah Diterima & Ditolak. Untuk deskripsi lebih jelasnya dari masing-masing status dapat dilihat pada halaman LAMPIRAN. Tampilan dari menu HASIL UJIAN TA dapat dilihat seperti pada Gambar 18.
Gambar 18. Halaman Hasil Ujian TA
C.6. YUDISIUM (FASE 6) C.6.1. PENDAFTARAN YUDISIUM
Setelah Mahasiswa menyelesaikan Ujian TA dan dinyatakan LULUS, maka Mahasiswa dapat mulai melakukan PENDAFTARAN YUDISIUM dengan melakukan upload dokumen prasyarat Yudisium diantaranya seperti berita acara Ujian TA, form Cek Plagiarisme, dll.
C.6.2. PENERBITAN YUDSIUM
Setelah TU melakukan proses validasi untuk dokumen administrasi dan disetujui, Mahasiswa dapat dinyatakan telah menyelesaikan proses masa studi-nya di PS Fakultas
Teknik Universitas Muhammadiyah, dan Mahasiswa dapat melakukan download salinan bukti kelulusan Yudisium di halaman PENERBITAN YUDISIUM, seperti pada Gambar 19.
Gambar 19. Halaman Penerbitan Yudisium
PENUTUP
Demikian Manual Book penggunaan “Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir”
(SIM-TA) untuk Mahasiswa, semoga dengan adanya Manual Book ini dapat membantu pemahaman Mahasiswa dalam proses pengerjaan TA di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Malang. Terimakasih.
LAMPIRAN
STATUS PENDAFTARAN SIM-TA / SEMINAR PROPOSAL / SEMINAR HASIL / UJIAN TA No Status Keterangan
1. Diterima Pendaftaran diterima oleh Koordinator TA dan Mahasiswa dapat melanjutkan ke proses selanjutnya.
2. Revisi Mahasiswa diwajibkan memperbaiki beberapa catatan yang diberikan oleh Koordinator TA sebelum batas waktu yang ditentukan.
3. Ditolak Pendaftaran SIM-TA ditolak, Mahasiswa dapat melakukan proses pendaftaran ulang di periode selanjutnya.
STATUS HASIL SEMINAR PROPOSAL / SEMINAR HASIL / UJIAN TA No Status Keterangan
1. Diterima Seminar atau Ujian diterima dan Mahasiswa dapat melanjutkan ke fase selanjutnya.
2. Diterima
dengan Catatan
Seminar atau Ujian diterima namun Mahasiswa harus berkonsultasi dengan Koordinator Dosen Penguji terlebih dahulu sehingga dapat melanjutkan ke fase selanjutnya.
3. Ditolak Seminar atau Ujian ditolak, Mahasiswa dapat melakukan proses pendaftaran ulang di periode selanjutnya.
