PERFORMANCE MANAGEMENT BPJS Ketenagakerjaan DIKLAT OPK Bogor, Oktober 2016

(1)

PERFORMANCE MANAGEMENT

BPJS Ketenagakerjaan

DIKLAT OPK

2016

(2)

(3)

Aktivitas Pekerjaan

Urusan Kinerja dan Budaya

Organisasi

1. Performance Management

a. Penetepan KPI Individu

b. Penilaian KPI Triwulan

c. Coaching

d. Pemberian Tunjangan Kinerja

2. Kompetensi

a. Penyusunan kompetensi

b. Penilaian kompetensi

3. Budaya Organisasi

a. Internalisasi Budaya Organisasi

b. Morning Briefing

c. Implementasi Budaya Organisasi

- Pelayanan Prima

- Action Plan

- Seragam/Atribut

- Sikap/perilaku

(4)

Performance Management

PLANNING

MANAGING

EVALUATING

(5)

Siklus Sistem Manajemen Kinerja

Setting performance expectation

Delegating

Monitoring Performance Improving Performance Evaluating Performance

(6)

Performance Planning

Proses pencapaian kesepakatan antara

manajer dan bawahan untuk

menyelaraskan sasaran bawahan dengan

sasaran organisasi

(7)

Managing Performance

• Identifikasi

bawahan dari

sisi kerja

1 • Umpan Balik

mengenai

pekerjaan

2 _{• Pengembangan}

melalui

Coaching

3 • Pengembangan

melalui

counseling

4

(8)

Performance Appraisal

Kesepakatan periodik untuk melakukan

komunikasi antara atasan dengan bawahan

untuk mendiskusikan apa yang mereka

harapkan dari satu sama lain dan seberapa

harapan yang dipenuhi

(9)

Aspek yang dibahas dalam

Performance Appraisal

1. Kinerja karyawan

2. Pengembangan karyawan

3. Umpan balik dari karyawan tentang

hubungan dengan manajer dan

organisasi

(10)

BALANCE SCORECARD

Balance Scorecard is a framework that

helps organizations visualize its strategy

and translate the strategy into operasional

objectives that drive both behaviour and

(11)

Project Name - Topic – January 2014

(12)

PERUBAHAN KONSEP

PENGELOLAAN KINERJA (1)

(13)

PENGELOLAAN KINERJA

BERBASIS STRATEGI

(14)

(15)

(16)

SKALA & KRITERIA

PENILAIAN KPI

Nilai

Saat Ini 2015

Predikat Penilaian Standar Kriteria Penilaian KPI (Pencapaian Terhadap Target)

Standar Kriteria Penilaian KPI (Pencapaian Terhadap Target)

6 ≥120% 5 Sangat Memuaskan ≥110% 115% - 119,99% 4 Memuaskan 105% - 109,99% 110% - 114,99% 3 Baik 95% - 104,99% 95% - 109,99% 2 Cukup Memuaskan 80% - 94,99% 80% - 94,99% 1 Kurang Memuaskan <80% <80%

 Skala Penilaian untuk mengukur pencapaian KPI dan Kompetensi berubah dari 5-point scale menjadi 6-point scale untuk :

 Membuat perbedaan yang jelas dalam hal pencapaian kinerja

 Mendorong pencapaian target kinerja yang menantang/stretched (keluar dari zona aman/comfort zone)

 Menghindari central tendency effect

 Kriteria Penilaian digunakan untuk mengkonversi hasil pencapaian KPI jika dibandingkan dengan target menjadi nilai KPI.

(17)

SIKLUS PENGELOLAAN

KINERJA

 Penentuan KPI

 Penentuan target KPI

 Tenggat waktu : Desember – Awal Januari

 Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu per triwulan

 Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu dan Kompetensi

 Keterkaitan terhadap

Sistem SDM lain

Triwulan Periode Tenggat Waktu Penilaian

I Januari – Maret Mei

II April – Juni Agustus

III Juli - September November

IV Oktober - Desember Februari

(18)

KOMPONEN & BOBOT

PENILAIAN KINERJA

Penilaian Kinerja KPI - Key Performance Indicator Kompetensi

Semakin tinggi posisi jabatan maka semakin besar hubungan langsung kinerja jabatan tersebut dengan kinerja organisasi  Semakin tinggi level jabatan maka bobot KPI akan semakin besar dibandingkan dengan kompetensi Komponen Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab Ka Urusan Staf Senior Manajemen / Analis Ka Wilayah / Ka Bidang Penata Utama & Senior Penata Muda & Madya Staf KPI 80% 70% 70% 70% 60% 60% 60% Kompetensi: 20% 30% 30% 30% 40% 40% 40% - Inti 40% 40% 50% 40% 50% 60% 100% - Kepemimpinan 60% 60% 50% 60% 50% 40%

(19)

PENETAPAN TARGET

KINERJA – KPI INDIVIDU

• Penetapan target KPI disesuaikan dengan periode pelaksanaan penilaian kinerja di

organisasi yaitu per triwulan. Diharapkan agar seluruh KPI Individu yang dimiliki

karyawan dapat dinilai per triwulan.

• Target KPI Individu adalah 100% untuk setiap Triwulan I-IV.

• Apabila tidak semua KPI Individu dapat dinilai per triwulan maka :

– Minimal 40% dari jumlah keseluruhan KPI Individu yang telah ditetapkan

sebaiknya dapat dinilai sejak Triwulan I. Apabila kuota ini tidak terpenuhi,

maka KPI Individu perlu dikaji kembali dan diperbaiki. Contoh : Jumlah KPI

Individu yang dimiliki oleh jabatan x adalah 12 buah, maka sejak triwulan I

minimal 40% x 12 = 4,8 ≈ 5 buah KPI yang dinilai.

(20)

CONTOH PERHITUNGAN NILAI

KPI INDIVIDU

Pencapaian KPI x 100%

Target

(21)

PENILAIAN

KOMPETENSI

• Target Kompetensi disesuaikan dengan profil kompetensi setiap jabatan dan mengacu pada dokumen profil kompetensi organisasi.

• Metode penilaian Kompetensi Inti dan Kepemimpinan karyawan menggunakan multirating feedback dengan bobot penilai sebagai berikut :

• Jika dalam jabatan tersebut hanya terdapat satu orang bawahan dan/atau satu orang Rekan Kerja, bobot penilaian bawahan dan/atau rekan kerja dibagi dua dengan Atasan dan bawahan/rekan kerja yang menilai dengan komposisi 60 : 40 (Atasan dan/atau bawahan/rekan kerja).

• Apabila karyawan yang dinilai tidak memiliki rekan kerja maka penilaian diberikan oleh user atau pengguna layanan dari karyawan yang bersangkutan.

Kondisi Penilai Bobot Penilai

Memiliki Bawahan (lihat gambar 1) Atasan Langsung 40% Diri Sendiri 15% Rekan Kerja 1 12,5% Rekan Kerja 2 12,5% Bawahan Langsung 1 10% Bawahan Langsung 2 10%

Tidak Memiliki Bawahan (lihat gambar 2)

Atasan Langsung 40%

Diri Sendiri 20%

Rekan Kerja 1 20%

(22)

NILAI AKHIR KINERJA

2014 2015

Nilai Kinerja Merit Rating Kinerja Merit Rating

6 - - Istimewa 5.5 – 6

5 Sangat Baik > 4,30 Sangat

Memuaskan 4.5 - < 5.5

4 Baik Sekali 3,60 – 4,30 Memuaskan 4 - < 4.5

3 Baik 2,80 – 3,59 Baik 3.5 - < 4

2 Cukup Baik 2,00 – 2,79 Cukup 2.5 - < 3.5

1 Tidak Baik < 2,00 Kurang < 2.5

Faktor Penilaian Bobot Nilai

Akhir Bobot x Nilai

KPI 70% 3758 2,625

Kompetensi (CI) 30% 2,5 0.75

Nilai Akhir Kinerja 3.375

Nilai Akhir Kinerja adalah penjumlahan antara nilai akhir KPI dan nilai akhir Kompetensi yang telah

dibobotkan sesuai dengan level jabatan :

(23)

PENILAIAN PROYEK SEBAGAI

TAMBAHAN NILAI KINERJA

• Perhitungan Kualitas Keterlibatan ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut:

• Perhitungan Kualitas Proyek ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut:

Pendek Menengah Panjang < 3 bulan 3 – 6 bulan > 6 bulan

Rendah (<3) 0.5% 0.75% 1%

Menengah (3 – 5) 0.75% 1% 1.5%

Tinggi (>5) 1% 1.5% 2%

* Tingkat Kompleksitas diukur dari jumlah Unit Kerja yang terlibat

<50% 50% – 75% >75%

Rendah 0.5% 0.75% 1%

Menengah 0.75% 1% 1.5%

Tinggi 1% 1.5% 2%

* Penilaian terhadap Kontribusi dilakukan oleh Pemimpin Proyek berdasarkan keaktifan dan kualitas hasil kerja yang ditampilkan

Kualitas Keterlibatan

Kualitas Proyek

(24)

TAHAPAN PENILAIAN KINERJA

Tahapan Penilaian Kinerja Triwulan :

(25)

(26)

Definisi Kompetensi

(27)

(28)

Tahapan Penyusunan

Profile Kompetensi

(29)

(30)

Kompetensi

1. Kompetensi Inti

a. Achievement Orientation

b. Professionalism

c. Customer Service Excellence

d. Continuous Learning & Improvement

e. Synergy Building

2. Kompetensi Kepemimpinan

a. Planning & Organizing

b. Problem Solving & Decision Making

c. Strategic Leadership

3. Kompetensi Teknis Generik

a. Product Knowledge

b. Technology Literacy

4. Kompetensi Teknis Spesifik

Terdapat 15 kelompok kompetensi Teknis Spesifik dalam kamus

kompetensi

(31)

Kompetensi Teknis Spesifik

Administration (ADM)

Audit & Quality (AUD)

Corporate Affair & Communication (CAC)

Legal, Compliance & Law Enforcement

(LCL)

Investment & Fund Management (IFM)

General Affair & Procurement (GAP)

Finance, Accounting, Tax & Actuary (FIN)

Human Resource Management &

Organizational Development (HRM)

Information Technology (IFT)

Marketing (MKT)

Product Development (PDV)

Service & Operation (SRO)

Risk Management (RMT)

Research (RSC)

(32)

(33)

Akronim Model Kompetensi

Untuk memudahkan penerapan dan komunikasi model kompetensi, disusunlah

akronim bagi model kompetensi yaitu : C O M P A S S

(34)

(35)

Tingkat Kemahiran

Kompetensi

(36)

Tingkat Kemahiran

Kompetensi

(37)

(38)

Kamus Kompetensi

Kelompok Kompetensi : Kompetensi Inti (KIN) Kode : KIN01

Label : Achievement Orientation

Definisi : Kemampuan untuk mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari standar yang telah ditetapkan serta senantiasa mendorong diri sendiri dan orang lain guna mencapai kinerja pribadi, rekan kerja, dan organisasi yang optimal

Sub Kompetensi : Achievement Orientation, Enthusiasm, Proactive, Persistence

Tingkat Kemahiran – Indikator Perilaku

1 - Awareness 2 – Basic Application 3 – Skillful Application 4 - Advance 5 - Expert

Mengetahui standar kinerja yang harus dicapai dalam pekerjaannya

Memiliki inisiatif untuk meningkatkan hasil dan prestasi kerja

Mampu melaksanakan dan menyelesaikan tugas serta tanggung jawab yang diberikan/dipercayakan Mampu menetapkan standar kinerja pribadi yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis Mampu mengelola kinerja yang efektif yang

berimplikasi terhadap kinerja pribadi

Menunjukkan kemauan yang keras, antusiasme yang tinggi, dan persisten dalam mencapai hasil kerja

Mampu menetapkan standar kinerja pihak

lain/kelompok/tim kerja yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis Mampu mengelola standar kinerja yang berimplikasi langsung pada kinerja pihak lain/kelompok/tim kerja Mampu memantau

perkembangan, efektivitas proses kerja, dan kualitas hasil kerja pihak

lain/kelompok/tim kerjanya serta memberikan masukan untuk peningkatan prestasi

Mampu menginsipirasi dan mengarahkan pegawai di unit kerjanya untuk selalu berusaha bekerja dengan efektif dan mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari yang telah ditetapkan

Mampu bertindak sebagai

role model dan "katalisator"

dalam mencapai target kerja yang menantang

Mampu menjadi narasumber untuk menginspirasi serta meningkatkan motivasi pencapaian hasil kerja pada tingkat organisasi

Mampu menciptakan dan meningkatkan kondisi dan lingkungan yang kondusif untuk menumbuhkan budaya kinerja yang tinggi di organisasi

(39)

(40)

Pembobotan KPI &

Kompetensi

Komponen Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab Ka Urusa n Staf Senior Manajemen / Analis Ka Wilayah / Ka Bidan g Penata Utama & Senior Penata Muda & Madya Staf KPI 80% 70% 70% 70% 60% 50% 60% Kompetensi: 20% 30% 30% 30% 40% 50% 40% - Dasar 40% 40% 50% 40% 50% 60% 100% - Kepemimpinan 60% 60% 50% 60% 50% 40%

(41)

Kriteria Penilaian

• Dilakukan oleh karyawan dengan jabatan yang berinteraksi langsung

dengan jabatan yang bersangkutan baik dari dalam maupun di luar unit kerjanya.

• Penilaian dari dalam unit kerja jika jumlah penilai dan bawahan memenuhi

standar jumlah penilai yang ditetapkan.

• Jika standar jumlah penilai tidak memenuhi kuota (minimal 2), maka penilaian

dapat dilakukan dari luar unit kerjanya dengan prioritas dari Direktorat/Divisi yang sama

dimana penilai sering berinteraksi dalam pekerjaan secara aktif.

• Jumlah rekan kerja yang melakukan penilaian adalah 2 orang.

(42)

Skala Realisasi

Kompetensi

Standar Kriteria Konversi Nilai Predikat Deskripsi

> 120% 6 Istimewa Menampilkan jauh melebihi tingkat kemahiran kompetensi_{yang dibutuhkan secara konsisten}

115% - < 120% 5 Sangat MemuaskanMenampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang _{dibutuhkan secara konsisten}

110% - < 115% 4 Memuaskan Menampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang _{dibutuhkan namun tidak konsisten}

95% - < 110% 3 Baik Menampilkan tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan _{secara utuh dan konsisten}

80% - 95% 2 Cukup Menampilkan sebagian tingkat kemahiran kompetensi yang _{dibutuhkan secara konsisten}

(43)

Kantor Pusat BPJS Ketenagakerjaan Gedung Jamsostek

Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan – 12930

T (021) 520 7797

F (021) 520 2310

www.bpjsketenagakerjaan.go.id