PERENCANAAN. Bahan Kajian

(1)

PERENCANAAN

N. Tri Suswanto Saptadi

3/28/2016 nts/pik/ti uajm 1

Bahan Kajian

• Pengertian, Fungsi, Unsur, Proses, Strategi Perencanaan

• Strategis, Taktis, Operasional • Hambatan dan Cara Pandang

• Pendekatan Traditional vs Strategic • Analisa SWOT

(2)

Capaian Pembelajaran

• Mahasiswa dapat membuat perencanaan

secara strategis, taktis dan operasional

berdasarkan visi, misi, tujuan dan fungsi

organisasi pengelolaan.

Pengertian

1 dari 2

• Proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (Bahasa Indonesia)

• Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan

mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. • Perencanaan merupakan proses terpenting dari

semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tak akan dapat berjalan.

(3)

• Menurut George R. Terry:

“planning is the selecting and relating of fact and

the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Pengertian

2 dari 2

Kedudukan Manajemen

• Plan: Identifying and analyzing the problem

• Do: Developing and testing a potential solution

• Check: Measuring how

effective the test solution was, and analyzing whether it could be improved in any way.

• Act: Implementing the improved solution fully.

(4)

Fungsi

1 dari 2

• Meningkatkan efisiensi

• Meningkatkan kualitas pelayanan publik • Memberikan arah bagi organisasi

• Menyediakan alternatif tindakan • Mengurangi resiko gagal

• Menarik komitmen • Dasar evaluasi

• Dasar penerapan akuntabilitas

(Asropi, 2013, Lembaga Administrasi Negara)

Fungsi

2 dari 2

• Perencanaan sebagai Pengarah

• Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian • Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan

Sumber Daya

• Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

(5)

Unsur

• Rasional: dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan;

• Estimasi: dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan;

• Preparasi: dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;

pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu;

• Operasional: dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu.

Proses

Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi Tujuan Strategis Tujuan Operasional Tujuan Taktis Rencana Operasional Rencana Taktis Rencana Strategis

(6)

Strategis

• Dari misi organisasi diturunkan menjadi tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis.

• Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

Taktis

• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh manajemen menengah.

(7)

Operasional

• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.

– Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

– Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

Hambatan

• Kurang pengetahuan tentang organisasi; • Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; • Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak

berulang; • Biaya; • Takut gagal;

• Kurang percaya diri;

• Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

(8)

Pernyataan Para Filsuf

• The beginning is the most

important part of the work. (Plato, BC 427-BC 347)

• By failing to prepare, you

are preparing to fail. (Benjamin Franklin, 1706-1790)

Cara Pandang

• What(apa): tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)

• When(kapan): waktu (kapan hal tersebut perlu

dilakukan)

• How(bagaimana): cara mengerjakannya (bagaimana

cara melakukan pekerjaan tersebut)

• Who(siapa): tenaga kerja (siapa yang melakukan

pekerjaan tersebut)

• Where(dimana): tempat (dimana pekerjaan itu harus

dilakukan)

• Why(mengapa): keperluannya (mengapa pekerjaan itu

(9)

Alat bantu

• Perencanaan dengan Flow Chart

• Penjadwalan Melalui Gantt Chart

• Perencanaan dengan PERT

Mulai Perlu buku

bacaan Tidak Berhenti Ya

Beli buku bacaan? Ya

Tidak Pinjam

Membeli buku bacaan yang diinginkan

Membaca buku bacaan yang diinginkan Selesai

III III IV III III IV III III IV III III IV 1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman

Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 5 6 7 4 3 2 (A) Desain Produk (B) Riset Pasar (C) Produksi Terbatas (D) Penyusunan Lay-Out Produksi (E) Tes Pasar (F) Estimasi Biaya (G) Promosi (H) Produksi Massal Selesai

Flow Chart

Mulai Perlu buku

bacaan Tidak Berhenti

Ya

Beli buku bacaan?

Ya

Tidak Pinjam

Membeli buku bacaan yang diinginkan

Membaca buku bacaan

(10)

Gantt Chart

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman

Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

Pert

1 5 6 7 4 3 2 (A) Desain Produk (B) Riset Pasar (C) Produksi Terbatas (D) Penyusunan Lay-Out Produksi (E) (F) Estimasi Biaya (G) Promosi (H) Produksi Massal Selesai

(11)

Pergeseran Pendekatan

Deming Cycle approach

Traditional Planning

• Berorientasi input dan kegiatan • Teknokratis

• Netral

• Perencanaan linier • Kaku dalam penerapan • Berdasarkan rutinitas • Monitoring atas kepatuhan • Penekanan pada dokumen

perencanaan

Strategic Planning

• Berorientasi hasil • Partisipatif

• Mobilisasi instrumen • Perencanaan yang Iteratif • Fleksibel dalam penerapan • Berorientasi perubahan • Monitoring atas kinerja • Penekanan pada penerapan

perencanaan

(12)

Traditional vs Performance-based

Traditional Culture

• Fokus pada penghargaan dan hukuman

• Mengukur ‘pekerjaan’ • Pimpinan sebagai penilai

kinerja

• Pengukuran kinerja untuk kepentingan penghargaan dan hukuman

Performance-based Culture

• Fokus pada pembelajaran • Mengukur manfaat yang

diterima masyarakat • Masyarakat sebagai penilai

kinerja

• Pengukuran kinerja untuk membantu setiap individu belajar 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 23

Orientation

Traditional Planning Strategic Planning Traditional Culture Performance based Culture

(13)

Terhadap Traditional Planning

• Terlalu fokus pada perencanaan, kurang perhatian terhadap implementasi

• Disusun secara top down dengan pendekatan yang teknokratis

• Kurang perhatian terhadap perubahan lingkungan

KONSEP DASAR

Strategic Planning

(14)

Strategic Planning

• Diagnosa

• Penetapan Misi, Visi, dan Nilai-nilai Organisasi • Analisis Lingkungan Stratejik

• Identifikasi isu Strategis • Penyusunan Strategi • Pelaksanaan Strategi • Monitoring dan Evaluasi

DIAGNOSA

Strategic Planning

• Diperlukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah, faktor pendukung keberhasilan, dan faktor-faktor yang dapat menghambat keberhasilan oganisasi

• Memanfaatkan informasi tentang profil organisasi, hasil analisis stakeholder dan hasil analisis SWOT (Kenneth Andrew)

(15)

Pertanyaan

• Apakah SWOT?

• Siapa Stakeholder?

• Bagaimana upaya yang dilakukan?

(16)

Gap: Profil - SWOT

STRATEGIC PLANNING

(17)

Visi

• Siapa para pemangku kepentingan (stakeholders) kita? • Apa yang ingin mereka terima dari kita?

• Apa hal terbaik yang bisa kita berikan untuk mereka?

KRITERIA RUMUSAN

• “shorter is better.”

• Memuat keseimbangan internal dan eksternal • Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan • Dapat diwujudkan

Contoh Visi

• To become a leading InfoCom player in the region. • Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai

perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.

(18)

Misi

• Memberikan alasan keberadaan organisasi –

mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukan organisasi • Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan • Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi • Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi • Mesti ringkas dan padat

• Mudah dipahami

• Memuat kekhasan organisasi seperti mandat (TUSI) yang membedakannya dari organisasi lain

Contoh Misi

• To explore the universe and search for life and to

inspire the next generation of explorer (NASA) – good mission statement

• To make people happy (Walt Disney)

– bad Mission statement

(19)

Contoh Penetapan

Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi pada:

Perpustakaan

Institut Pemerintahan Dalam Negeri

http://lib.ipdn.ac.id/home/visi-dan-misi

Visi

• Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan terapan pemerintahan.

(20)

Misi

• Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di IPDN.

• Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh IPDN. • Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara

perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional.

• Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan

penerapannya khususnya di lingkungan pemerintahan daerah dan pemerintah pusat.

Tujuan

• Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

• Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi IPDN atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional.

• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya dengan

(21)

Fungsi

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran;

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian;

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat;

• Sebagai media rekreasi alternatif bagi sivitas akademika perguruan tinggi.

Notes

• Tidak ada cara tunggal dalam menyiapkan rencana strategis

• Manfaat utama dari perencanaan stratejik adalah pada proses bukan pada adanya dokumen

perencanaan

• Tidak ada rencana yang sempurna

• Hambatan utama dalam perencanaan adalah bukan pada teknis perencanaan, tetapi pada faktor manusia dan budayanya

(22)

Perencanaan Baik

• Mempermudah tercapainya tujuan,

• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, • Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, • Disertai perincian yang teliti,

• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, • Bersifat sederhana,

• Luwes,

• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

• Bersifat praktis/pragmatis,

• Merupakan forcasting (peramalan).