PROPOSAL PENAWARAN SISTEM MANAJEMEN & AKUNTANSI PERHOTELAN Hotel

(1)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 1

PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM MANAJEMEN & AKUNTANSI

PERHOTELAN

Pen@Sys – Hotel

I. RINGKASAN

Pemesanan (booking/ reservasi) kamar dilakukan tamu melalui telepon, email, via agent, atau langsung bertemu petugas front desk. Petugas Front Office (FO) mendata pemesanan kamar ke dalam sistem FO/ Front desk. Sistem menampilkan status kamar yang mudah dilihat dan menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan (not available) dan yang masih kosong (available). Saat tamu datang (check-in), petugas FO akan melakukan update check-in. Tamu membayar DP (bisa saat booking) baik dengan menggunakan uang cash, credit/ debet card & transfer. Sistem akan membuat formulir pendaftaran tamu (registration slip) dan semua tagihan secara otomatis tercatat dalam Master bill. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran/ invoice/ master bill akan dicetak oleh program. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu/hotel.

Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan semua kebutuhan Manager.

II. REVIEW

Sistem manajemen hotel ini merupakan sistem yang tidak hanya membantu petugas front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan pemasaran hotel saja namun lebih dari itu kami juga menawarkan sistem yang terintegrasi dengan bagian finance dan accounting. Juga fasilitas lain yang berkenaan dengan restaurant, bar, mini bar, drug store, laundry, room service dll kami tawarkan sehingga Anda akan memiliki satu sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan management dan owner dalam melakukan pengambilan keputusan.

Tampilan program terdiri beberapa bagian utama:

 Front Office (FO)

 Purchasing & A/R Management

 F & B division

 Restaurant, Bar, Banquet

 Finance

 Personnel Departemen (Schedule & Payroll)

(2)

 Accounting

Front office (FO)

Data masukan tamu/pengunjung hotel dimulai sejak memesan kamar (reservasi), munculnya tagihan-tagihan (mini bar, resto dll) dan sewaktu tamu melakukan pembayaran. Pada saat tamu check-out, kuitansi tagihan/ master bill dapat dicetak.

Purchasing/ AR management

Adalah bagian pembelian dan hutang yang mengelola data pembelian hotel baik pembelian untuk bahan/ inventory (resto, bar, drug store, amenity, hospitaly dll) maupun pembelanjaan inventaris atau proyek hotel.

F & B Division

Adalah bagian yang mengelola persediaan bahan dan kebutuhan hotel khususnya Food & Baverage. Data entry berupa Penerimaan dan Pengeluaran barang/ bahan, masuk dan keluarnya barang dari storage/ kitchen. Manfaat atas sistem software pada departemen ini adalah:

 Bagian Produksi :

1. Pengendalian Produksi Makanan : Perkiraan Produksi, Putaran Menu, Record Penjualan Makanan, Standard hasil Pengolahan, Standard Resep Makanan, Standard Ukuran Porsi Makanan

2. Pengendalian Produksi Minuman : Perkiraan Produksi, Record Penjualan Minuman, Standard Hasil Pengolahan Minuman, Standard Resep Minuman, Standar Ukuran Porsi Minuman

3. Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman: Analisis Pendapatan dan Pengeluaran, Penetapan Harga, Pencegahan terhadap bahan yang terbuang, Pencegahan Kecurangan, Manajemen Informasi

 Bagian Pelayanan :

……….Kebijakan : Kebijakan Financial, Kebijakan Pemasaran dan Kebijakan Catering………. ……….Daftar Makanan dan Minuman (Menu) : disesuaikan dengan tiga kebijakan di atas, kriteria

menu, isi menu, jenis menu ……….Prosedur Pembelian

……….Klasifikasi Metode Pelayanan Makanan ……….Pengendalian Produksi Makanan Restaurant, bar, mini bar & banquet

Terdapat 2 fasilitas pada sistem restaurant ini yaitu sistem kasir (POS Hotel Resto) dan Back Office Restaurant System. Dimana sistem yang pertama adalah digunakan sebagai mesin kasir restaurant dimana harga bisa diset bila ada event/ kegiatan tertentu. Dan sistem yang kedua adalah sistem management restaurant yang digunakan untuk memonitor transaksi dan laporan-laporan hasil transaksi.

Finance

Adalah sistem yang digunakan oleh departemen keuangan yang mengelola keluar masuknya uang baik via cash kecil, cash in hand, bank dll.

(3)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 3 Personnel departemen (Payroll System)

Bagian HRD akan dipermudah dengan adanya sistem payroll yang membantu dalam hal perhitungan gaji karyawan. Dilengkapi dengan perhitungan PPH 21 yang memudahkan bagian tax/ accounting dalam mengelola perpajakan.

General Affair & Asset management

Digunakan sebagai sarana pengelolaan asset/ inventaris hotel dimana usaha hotel adalah usaha yang sarat modal terutama dalam hal investasi asset dan inventaris. Sistem ini akan sangat membantu pemilik dalam mengontrol asset dan barang inventarisnya (termasuk didalamnya adalah pengelolaan barang-barang hospitality, amenity, laundry)

Accounting

Sistem ini dibuat secara terintegrasi sehingga setiap bagian terkait yang melakukan suatu transaksi akan diterjemahkan ke dalam jurnal-jurnal yang secara otomatis dapat dilakukan oleh system, sehingga bagian accounting akan dipermudah pekerjaannya karena tidak perlu lagi melakukan rekapan setiap transaksi untuk membuat jurnal secara manual dan mengentry ke dalam jurnal secara manual, sistem ini meniadakan pekerjaan tersebut karena jurnal dilakukan secara otomatis.

III. TUJUAN PROGRAM

Sistem ini dibuat untuk mempermudah semua departemen terkait mulai dari Front Office, Purchasing, R & B Division, Restaurant, Personnel departemen, General Affair, Finance & Accounting dan mampu memangkas waktu kerja (dalam membuat laporan) sampai 70% sehingga staff dapat memanfaatkan waktu yang terluang untuk hal-hal lain yang lebih produktif ketimbang membuang banyak waktu hanya untuk membuat beberapa laporan.

Untuk memudahkan Manajer Hotel atau pemilik dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan

yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel.

Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara profesional, cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan

kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya.

IV. LAPORAN YANG MAMPU DIHASILKAN

 Front Office (FO) - Reservation

o Individual Confirmation o Group Confirmation

(4)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 4 o Reservations Changed By Date

o Reservations Made Today o Reservations Canceled Today o Paid Deposit Confirmation o Deposits By Arrival Date o Deposits Due w/in 30 Days

- Front desk

o Arrival Report per date o Arrival Report per guest o Arrival Report per group o Phone Charges

o Room Status - All Rooms o Payment reports  Payment by cash  Payment by transfer  DP Payment  Payment by Card  Total Payment o Booked Room

o Room daily reports  Room sold  Room not sold  Occupation

o Laporan Orang Asing (untuk instansi pemerintah) o Laporan pajak dan resto pemda (bisa diconvert ke excel) o Revenue by Room Number

o Revenue by Market Code o Revenue by Rate Plan o Top 10 Travel Agents o Top 10 Guests by Nights

 Purchasing & A/R Management

- Rincian Pembelian Bahan/ Material:  Per group

 Per nota/ tanggal  Per supplier  Per barang

- Rincian Pembelian Asset & Office Supplies  Per group

 Per nota/ tanggal  Per supplier  Pre barang - Rincian Hutang Biaya

 Per nota

 Per kode rekening  Per supplier

- Rincian Retur/ klaim Pembelian  Bahan/ material - Per nota - Per group  Spare part  Per nota  Per group - Rekap Bahan/ Material

(5)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 5 o Per group

- Rekap Pembelian Asset & Office Supplies o Per barang

o Per group - Rekap Hutang Biaya - Daftar Hutang

o Rincian o Rekap Detail o Rekap Global

- Daftar Pembayaran Hutang - Pelunasan Hutang

- Kartu Hutang - Faktur Belum Lunas - Faktur Sudah Lunas - Jatuh tempo pembelian - Analisa umur utang - Perkiraan pelunasan - Order Belum Diterima

 F & B division  Penerimaan Bahan  Harian  Bulanan  Pengeluaran Bahan  Harian  Bulanan  Rekapan  Penerimaan o Perbarang

o Group/ kode rekening o Persupplier

 Pengeluaran o Per barang

o Group/ kode rekening o Per departemen o Cost center  Posisi Stock

 Kartu Stock  Mutasi Stock

 Mutasi Stock dengan nilai  Cross check

 Selisih invoice pembelian dan BBM (gudang)  Harga rata-rata

 Over stock  Reorder point  Stock yang non aktif  Stock Ready

 Restaurant, Bar, Banquet

o Register Penjualan resto – Pertanggal – Mingguan – Bulanan

(6)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 6 – Tahunan – Per barang – Per kasir – Per group – Trend penjualan o Rekap Setoran – Harian – Mingguan – Bulanan – Selisih setoran o Rangking Penjualan

– Dari yang paling laku – Dari yang paling tidak laku o Kontrol Manager

– Profit margin – Profir nominal – Per group

o Dasar Pengenaan Pajak Daerah o Jasa Service/ komisi

o Grafik

– Penjualan tunai harian

 Finance o Penerimaan kas  Harian  Bulanan o Pengeluaran kas  Harian  Bulanan o Mutasi kas

o Saldo kas harian o Giro bayar

 Buku pengeluaran giro  Giro keluar per rekening  Giro keluar cair

 Giro keluar belum cair  Giro keluar batal  Buku tanda terima o Giro masuk

 Buku penerimaan giro  Giro masuk per rekening  Giro masuk cair

 Giro masuk belum cair  Giro masuk batal  Buku tanda terima o Analisa

 Analisa penerimaan cek/ giro  Analisa pengeluaran cek/ giro  Analisa saldo bank

o Buku bank

 Global  Rincian o Biaya-biaya

(7)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 7 o Night Audit

o Laporan penukaran uang asing

 Personnel Departemen (Schedule & Payroll) o Daftar karyawan

o Catatan karyawan o Catatan waktu hadir o Catatan perhitungan gaji o Cetak stroke & rekap

 General Affair & Asset Management o Housekeeping schedule o Asset management

 Accounting

o Daftar jurnal

o Work sheet/ neraca lajur o Buku besar/ general ledger o Neraca

o HPP o Rugi laba o Analisa

Laporan yang ada bisa diconvert ke format image, pdf, excel, rtf/ word, html, mhtml dan

memiliki tools bisa langsung diemail.

V. PENGGUNAAN PROGRAM

Cara pengoperasian program ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai hotel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik.

Kami memberikan pelatihan program selama 1 hari. Setiap pengguna mempunyai hak/kode akses yang berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya.

VI. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER

Program ini dapat digunakan pada komputer yang telah ada di hotel, sehingga tidak memerlukan pengadaan komputer baru.

VII. HARGA SOFTWARE Pen@Sys - Hotel

Kami menawarkan harga lisensi yang cukup terjangkau dengan sistem instalasi yang fleksibel. Untuk 1 lisensi program, sistem

Pen@Sys - Hotel

dapat diinstal pada maksimal 3 komputer yang digunakan oleh sebuah hotel sesuai dengan lisensi yang dipegang. Bila update/upgrade tersedia, pemegang lisensi akan mendapat update/upgrade secara gratis melalui email ataupun download. Untuk instalasi pertama sekali (saat membeli lisensi program), instalasi dan training (1 hari sesuai jadwal yang disepakati) diberikan tanpa dikenakan biaya (khusus Surabaya dan Semarang). Untuk luar daerah, maka biaya akomodasi/transportasi dibebankan kepada klien.

(8)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 8 Harga Lisensi:

Nama Sistem/ modul Melati 3 1 Star 3 Star

 Front Office (FO) 900.000 1.200.000 2.500.000

 Purchasing & A/P Management 850.000 1.100.000 1.900.000

 F & B division (Kitchen & Cost Control) 1.000.000 1.500.000

 Restaurant, Bar, Banquet (POS + Back Office) 900.000 1.500.000 1.750.000

 Finance 1.200.000 1.500.000

 Personnel Departemen (Schedule & Payroll ) 1.000.000 2.200.000

 Asset Management 1.500.000 2.000.000

 General Affair (Steward, House keeping, Laundry) 1.900.000 2.500.000

Harga 2.650.000 10.400.000 15.850.000

Harga (promo discount) 1.900.000 8.900.000 14.500.000

Limit maximal rooms Max 15 Max 30 Unlimitted

Catatan:

o Bisa membeli satu atau sebagian modul

o Harga sudah termasuk training untuk Surabaya & sekitarnya (luar kota dikenakan biaya) o Biaya penambahan format laporan baru (bila ada): Rp. 200,000/ format laporan o Biaya perubahan format laporan & entrian (bila diperlukan): Rp. 100.000/ format o Gratis support via online (remote)

o Garansi tidak terbatas waktu

o Garansi tidak termasuk kerusakan data yang diakibatkan karena kerusakan hardware, gangguan listrik, kebakaran, pencurian dll.

VIII. KONTAK PERSON & DOWNLOAD PROGRAM

Untuk informasi, pertanyaan, demo, atau pembelian lisensi program ini, dapat menghubungi: CV Perdana Sistematika - Surabaya

Telepon: 031-8540993 Call/ SMS: 087833305255

(9)

L A M P I R A N

1. TAMPILAN MENU PROGRAM

-

Room Division Menu/ Front Desk

-

Purchasing Menu

(10)

-

Personnel Menu

-

F & B Division Menu

(11)

-

Accounting Menu

2. RESERVASI/ BOOKING KAMAR

Contoh Daftar Isian Reservasi

3. MASUK/CHECK-IN KAMAR

Untuk dapat menginap, tamu memesan kamar pada bagian resepsionis/ front office. Di bagian resepsionis tamu akan memilih jenis kamar yang tersedia, jika tamu cocok dengan kamar tersebut kemudian tamu tersebut didata identitasnya oleh petugas untuk diisikan datanya pada database hotel dan setelah itu tamu bisa bisa membayar biaya - biayanya. Tamu juga bisa memesan kamar melalui telepon untuk pemesanan kamar pada hari tertentu. Untuk pemesanan melalui telepon, segala urusan administrasi akan diurus pada hari dimana tamu tersebut cek in di hotel. Untuk pembayaran biaya - biaya penggunaan fasilitas hotel lainnya, dapat dilakukan pada saat tamu cek out. Pada saat tamu cek out, tamu tersebut harus mengembalikan kunci kamar yang ditempatinya kepada resepsionis dan juga bisa membayar biaya - biaya lainnya pada cashier front office. Untuk cek out tamu paling lambat harus sudah mengosongkan kamar pada jam 13.00. Jika tamu terlambat, maka akan dikenakan biaya tambahan sesuai dengan lamanya waktu terlambat cek out.

(12)

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 12 Contoh Form Isian saat Checkin

4. KELUAR/CHECK-OUT KAMAR

Contoh form isian Master Bill/ Invoice

(13)

5. PENGUNJUNG HOTEL

Selain tamu yang menginap, hotel tentunya menerima tamu lain yang dinamakan pengunjung hotel. Dalam hal ini, kegiatan pengunjung ini sebatas menikmati fasilitas yang terdapat di hotel tersebut, misalnya restoran, bar, ruang rapat, kolam renang, dll. Setiap pengunjung hotel dibuatkan rincian tagihannya melalui menu Resto, Bar, Banquet .

Contoh form pengisian transaksi resto, bar, drug store, mini bar, swimming pool dll.

(14)

5. PURCHASING/ PEMBELIAN

Contoh form P/O

Contoh form pembelian/ penerimaan barang

(15)

6. Finance (Kas & Bank)

Contoh form isian pengeluaran kas harian

7. Payroll

(16)

8. F & B Division (Kitchen)

Contoh form isian penerimaan barang (barang masuk gudang/ dapur)

(17)

9. Accounting

Contoh form isian Jurnal Umum

10. LAPORAN HOTEL

Salah satu kelebihan dari sistem pelaporan software ini adalah kemampuan report untuk disimpan/ convert/ eksport ke dalam beberapa format file: image, xls, rtf/ word, pdf, html, mhtml.