ENTERPRICE RESOURCES PLANNING

(1)

Mata Kuliah

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

Materi:

ENTERPRICE RESOURCES PLANNING

Fakultas/Jurusan

EKONOMI/AKUNTANSI

SEMESTER GENAP 2007/2008

TATAP MUKA KE: 5

Penyusun:

AMILIN, S.E., Ak., M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB AMILIN, S.E., Ak., M.Si.

(2)

Daftar Isi

1. Fungsi umum dan berbagai elemen utama dalam system ERP

2. Aspek konfigurasi ERP termasuk server, basis data dan penggunaan peranti lunak khusus * Bolt on Software

3. Tujuan dari penggudangan data sebagai alat strategis dan mengetahui berbagai masalah yang berkaitan dengan desain, pemeliharaan dan operasional gudang data 4. Risiko yang berkaitan dengan implementasi ERP

5. Implikasi pengendalian internal dan audit yang berkaitan dengan ERP 6. Produk utama ERP dan mengenal berbagai fitur pembedanya

Tujuan Belajar:

1. Memahami Fungsi umum dan berbagai elemen utama dalam system ERP 2. Memahami berbagai aspek konfigurasi ERP termasuk server, basis data dan

penggunaan peranti lunak khusus * Bolt on Software

3. Memahami Tujuan dari penggudangan data sebagai alat strategis dan

mengetahui berbagai masalah yang berkaitan dengan desain, pemeliharaan dan operasional gudang data

4. Mengetahui berbagai risiko yang berkaitan dengan implementasi ERP

5. Memahami berbagai implikasi pengendalian internal dan audit yang berkaitan dengan ERP

6.

Mampu mengidentifikasi berbagai produk utama ERP dan mengenal berbagai fitur pembedanya

ENTERPRICE RESOURCES PLANNING

Apa yang dimaksud dengan ERP ??

Adalah paket peranti lunak bermodul yang berevolusi dari system perencanaan sumber daya perusahaan tradisional

Tujuan ERP

mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan seperti entry pesanan, produksi pengadaan, utang usaha, penggajian, dan sumber daya manusia.

Sebagai ilustrasi lihat lah model tradisional untuk perusahaan manufaktur yang digambarkan dalam figure 11.1 yang menggunakan arsitektur basis data tertutup. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB AMILIN, S.E., Ak., M.Si.

(3)

Sistem Entry Perusahaan Sistem Produksi dan Distibusi Sistem Pengadaan Piutang usaha Pelanggan Penjadwalan Dan Pengiriman Produksi Utang dagang ke pemasok dan persediaan Basis Data Pelanggan Basis Data Produksi Basis Data Pengadaan Pelanggan Pemasok INSERT PICTURE PLEASE

FIGUR 11-1 Sistem Informasi Tradisional

PERUSAHAAN

Produk Bahan baku

pembelian

pesanan

Dalam pendekatan ini system manajemen basis data digunakan untuk memberikan keunggulan teknologi yang minimal jika dibandingkan dengan system file datar.

Ketika pelanggan memesan suatu produk, pesanan tersebut harus diketik beberapa kali untuk dimasukkan ke dalam system di berbagai departemen yang berbeda.

Pekerjaan yang redundan ini menyebabkan penundaan, hilangnya pesanan dan dapat menyebabkan kesalahan entry data.

Kurangnya komunikasi yang efektif antar berbagai system dalam model

tradisional sering kali merupakan akibat dari proses disain system yang terpisah-pisah. Akhir nya karena system di disain secara internal dan independent serta kapan saja,

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

Gudang Data

(4)

sering kali system tsb dibentuk berdasarkan platform teknologi yang berbeda dan tidak sesuai satu sama lain.

Sistem ERP mendukung arus informasi yang lancer dan tidak tampak diperusahaan dengan menyediakan lingkungan standar bagi berbagai proses bisnis perusahaan dan data operasional yang mendukung komunikasi.

APLIKASI INTI ERP

ERP secara fungsional terdiri dari Aplikasi inti dan aplikasi analisis bisnis, adalah aplikasi yang secara operational mendukung aktifitas rutin perusahaan, umumnya meliputi penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi , pengendalian pabrik dan logistic.

Fungsi penjualan dan distribusi menangani entri pesanan dan penjadwalan pengiriman. Kegiatan ini meliputi pemeriksaan ketersediaan produk untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan verifikasi batas kredit pelanggan, Bahkan, pelanggan dapat saja terhubung ke integrasi semacam ini mengurangi aktifitas manual , menghemat waktu dan mengurangi kesalahan akibat manusia.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

Gudang Data

(5)

FIGUR 11.2 SISTEM ERP Perusahaan Sistem Lama Sistem ERP

Pemrosesan analitis online Aplikasi Khusus

OLAP ( Fungsi untuk Industri Tertentu )

Pelanggan Pemasok

Fungsi inti ( Pemrosesan Transaksi on-line )

Penjualan Perencanaan Pengendalian Logistik dan Bisnis Pabrik

Distibusi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II Gudang

Data

Basis Data Operasional

Pelanggan, Produksi, Pemasok, Persedian, dsb

(6)

Menggambarkan berbagai fungsi ini untuk perusahaan manufaktur. *insert picture>

Perencanaan bisnis terdiri atas perkiraan permintaan , perencanaan produksi produk dan perincian dari informasi urutan yang menjelaskan tahapan proses produksi sesungguhnya.

Pengendalian pabrik melibatkan perincian penjadwalan produksi , pengiriman dan aktivitas penentuan biaya pekerjaan yang berkaitan dengan proses produksi

sesungguhnya.terkhir , aplikasi logistic bertanggung jawab memastikan pengiriman tepat waktu ke pelanggan.aplikasi ini terdiri atas manajemen persediaan dan gudang serta pengiriman.kebanyakan erp juga meliputi aktivitas pengadaan dalam fungsi logistgik. PEMROSESAN ANALITIS ONLINE

ERP lebih dari sekedar system pemprosesan transaksi canggih.ERP adalah alat pendukung untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing

pemrosesan analitis online meliputi pendukung keputusan , pemodelan , penarikan informasi, analis atau laporan khusus, dan analis bagaimana jika (what if).

KONFIGURASI SISTEM ERP KONFIGURASI SERVER

Secara singkat model klien / server adalah bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server. Walaupun server dapat disentralisasikan, klien biasanya terletak diberbagai lokasi di seluruh perusahaan. Dua arsitektur dasarnya adalah model dua tingkat dan model tiga tingkat yang akan dijelaskan berikut ini : Model Dua Tingkat

Server menangani pekerjaan aplikasi dan basis data. Computer klien bertanggung jawab atas penyajian data ke penguna dan meneruskan input dari pengguna kembali ke server.

(7)

Model Tiga Tingkat

Fungsi basis data dan aplikasi dipisah dalam model tiga tingkat. Arsitektur ini umum dalam system ERP yang besar dan yang menggunakan wide area network (WAN) SERVER OLTP VERSUS OLAP

Pemrosesan analitis online dapat dikarakterisasikan sebagai transaksi online yang : • Mengakses data dalam jumlah yang sangat besar ( contoh nya data penjualan

selama beberapa tahun )

• Menganalisis hubungan antar berbagai jenis elemen bisnis seperti penjualan, produk, area geografis dan saluran pemasaran

•

Melibatkan data teragregasi seperti volume penjualan, anggaran, dan dana yang dikeluarkan

• Membandingkan data yang teragregasi dalam berbagai periode waktu hierarkis contohnya bulanan, triwulanan, tahunan.

• Menyajikan data dalam presfektif yang berbeda seperti penjualan yang berdasarkan wilayah, saluran distribusi, penjualan berdasarkan produk

• Melibatkan perhitungan yang rumit antar berbagai elemen data seperti perkiraan laba sebagai fungsi dari pendapatan penjualan untuk tiap jenis saluran penjualan dalam wilayah tertentu

• Merespon dengan cepat permintaan pengguna hingga dapat melakukan proses pemikiran analitis tanpa dihalangi oleh penundaan system.

Perbedaan antara OLAP dan OLTP

Aplikasi OLTP mendukung berbagai kegiatan yang penting untuk misi tertentu melalui berbagai rangkaian permintaan sederhana ke basis server operasional. Aplikasi OLAP mendukung kegiatan yang penting untuk manajemen melalui penyelidikan analitis berbagai hubungan data yang rumit dan yang dikumpulkan digudang data.

OLAP dan OLTP memiliki persyaratan yang berbeda dan saling bertentangan.

Konsolidasi adalah agregasi atau penyatuan data contoh berbagai data kantor penjualan dapat disatuan ke tingkat kota dan kota ke tingkat propinsi. Penggalian data

memungkinkan perincian data untuk mengungkap perincian dasar yang menjelaskan fenomena tertentu contoh pengguna dapat menggali data dari retur penjualan total untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB AMILIN, S.E., Ak., M.Si.

(8)

suatu periode agar dapat mengidentifikasi berbagai produk yang sesungguhnnya di kembalikan serta alasannya.

Pengirisan dan pemotongan untuk mempelajari data dari berbagai sudut pandang yang berbeda.

Server OLAP memungkinkan para penggunanya untuk menganalisis hubungan data yang rumit jadi server basis data OLAP harus efisien saat menyimpan dan memproses data multidimensi.

KONFIGURASI BASIS DATA

Sistem ERP terdiri atas ribuan table basis data tiap table di hubungkan dengan berbagai proses bisnis yang di kodekan ke dalam ERP.Dengan kata lain perusahaan biasanya mengubah berbagai prosesnya untuk mengakomodasi ERP bukan di modifikasi untuk mengakomodasi perusahaan.

PERANTI LUNAK KHUSUS

Banyak perusahaan menyadari bahwa peranti lunak ERP saja tidak dapat

mengendalikan semua proses dalam perusahaan.Perusahaan seperti ini menggunakan peranti lunak khusus (bolt on software )yang disediakan oleh pemasok pihak

ketiga.Akan tetapi beberapa perusahaan mengambil pendekatan yang mlebih independent contohnya Domino’s Pizza.

DOMINO’S PIZZA

Domino’s telah menggunakan berbagai aplikasi ini dan aplikasi lainnya sebelum mengimplementasikan ERP.Perusahaan tersebut tidak ingin membuang aplikasi yang ada tetapi menmukan bahwa system warisan tsb membutuhkan field data yang tidak disediakan oleh ERP.

MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

Ranati pasokan adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan perpindahan barang dari tahap baku hingga ke pelanggan.

system manajemen adalah jenis peranti lunakaplaikasi mendukung pekerjaan ini.Selain berbagai areal fungsional utama dalam perusahaan SCM (supply chain

(9)

managemen)dalam menghubungkan semua mitra dalam rantai tsb,termasuk pemasok , kurir,perusahaan logistic, pihak kertiga dan penyedia system informasi.

PENGGUDANGAN DATA

Adalah salah satu isu TI yang paling cepat berkembang sebelum bisnis itu sendiri saat ini.

Gudang data adalah basis data relasional atau multi dimensional yang dapat

menghabiskan ratusan gigabyte bahkan terabyte pentimapanan disket.Ketika gudang data di atur untuk sebuah departemen atau fungsi maka gudang data tsb sering disebut data mart

Kebanyakan perusahaan mengimplementasikan gudang data sebagai bagian dari usaha strategi TI yang melibatkan system ERP.

Proses penggudangan data memiliki berbagai tahapan dasar sebagi berikut ini: • Pemodelan data untuk gudang data

• Ekstraksi data dari berbagai basis data operasional • Pembersihan data yang di ekstraksi

• Transformasi data kedalam model gudang

• Pemindahan data kedalam basis data gudang data PEMODELAN DATA UNTUK UNTUK GUDANG DATA

Normalisasi data dalam basis data operasional penting dilakukan agar dapat secara akurat mencerminkan berbagai interaksi dinamis antar entitas.

GUDANG DATA YANG BERISI DATA YANG DIDENORMALISASI

Karna ukuran gudang data yang sangat besar, ketidakefisienan semacam itu dapat bersifat menghancurkan.

MENGEKSTRAKSI DATA DARI BASIS DATA OPERASIONAL

Adalah proses pengumpulan data dari berbagai basis data operasional, file datar, arsip, dan berbagai sumber data eksternal.

(10)

MENGEKSTRASI GAMBARAN SINGKAT VERSUS DATA DATA YANG DISTABILISASI

Data transaksi yang disimpan dalam basis data operasional akan melalui beberapa tahap, sejalan dengan makin jelasnya berbagai peristiwa ekonomi.

PEMBERSIHAN DATA YANG DIEKSTRAKSI

Melibatkan penyaringan atau perbaikan data yang tidak valid sebelum disimpan ke dalam gudang data.

TRANSFORMASI DATA KE DALAM MODEL GUDANG

Gudang data terdiri atas perincian dan ringkasan data. Untuk meningkatkan efisiensi, data dapat ditransformasikan kedalam tampilan ringkasan sebelum dimasukkan kedalam gudang.

PEMINDAHAN DATA KE DALAM BASIS DATA GUDANG DATA Terdiri dari :

• EFISIENSI INTERNAL

Salah satu alasanya adanya pemisahan gudang data adalah bahwa persyaratan structural dan operasional system pemprosesan transaksi dan penggalian data secara fundamental berbeda, hingga akan menjadi tidak praktis untuk menyimpan kedua data operasional (saat ini) dan arsipnya dal;am basis data yang sama.

• INTEGRATASI SISTEM WARISAN

Pengaruhnya adalah alasan lain mengapa gudang data perlu dijadikan independent dari operasi.

(11)

• KONSOLIDASI DATA GLOBAL

Berkembangnya ekonomi global telah membawa berbagai perubahan fundamental dalam struktur organisasional perusahaan dan telah banyak mengubah kebutuhan informasi berbagai entitas bisnis.

KEPUTUSAN YANG DIDUKUNG OLEH GUDANG DATA

Gudang data menjadi sefleksibel dan semudah mungkin digunakan maka gudang data akan dapat diakses oleh banyak pengguna akhir.

Ketika laporan standar dapat diantisipasi di muka, maka laporan tersebut dapat secara otomatis disediakan sebagai produk rutin. Pembuatan otomatis informasi standar dapat mengurangi aktifitas akses ke gudang data dan akan meningkatkan efiesiensi gudang data untuk menangani bebagai kebutuhan yang lain yang lebih esoteris ( khusus ). MENDUKUNG KEPUTUSAN RANTAI PASOKAN DARI GUDANG DATA

Alasannya adalah untuk mengoptimalkan kinerja bisnis, banyak perusahaan merasa bahawa lebih banyak keuntungan strategis yang bisa didapat dengan membagi data secara eksternal. Dengan memberikan informasi kepada para pelanggan dan pemasok ketika mereka membutuhkannya perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dan memberikan layanan yang lebih baik.

BERBAGAI RISIKO YANG BERKAITAN DENGAN IMPLEMENTASI ERP

Manfaat dari ERP sangat banyak tetapi berbagai manfaat tersebut tidak akan timbul tanpa resiko dalam tingkat tertentu bagi perusahaan. Sistem ERP bukanlah peluru perak yang hanya dengan keberadaanya, akan mengatasi semua masalah perusahaan. IMPLEMENTASI BIG BANG VERSUS BERTAHAP

Mengimplementasikan system ERP lebih banyak berkaitan dengan mengubah cara perusahaan menjalankan bisnisnya, daripada dengan teknologinya.

(12)

Metode Big Bang adalah metode yang paling ambisius dan berisiko diantara kedua metode tersebut. Metode ini dapat dikaitkan dengan banyak kegagalan system karena adanya berbagai gangguan yang dihubungkan dengan metode big bank. Pendekatan pengenalan berkembang menjadi alternative yang populer. Metode ini terutama sesuai untuk perusahaan terdifersifikasi dengan berbagai unit nya. Tidak berbagi proses dan data sama.

Tujuannya adalah untuk membuat ERP berjalan secara bersamaan dengan system warisan. Rekayasa ulang proses akan masih harus terjadi. Jika tidak perusahaan hanya akan mengganti system warisan lamanya dengan system baru yang sangat mahal.

PENOLAKAN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN

Agar dapat berhasil semua area fungsional perusahaan harus di libatkan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menetapkan berbagai kebutuhan system yang baru

Budaya teknologi juga harus dinilai. Perusahaan yang kekurangan dukungan dari staff teknologi untuk system yang baru tersebut atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal dengan baik tenologi computer, akan mengalami kurva pembelajaran yang sangat curam dan berpotensi menimbulkan hambatan penerimaan yang lebih besar atas system tersebut dari para karyawannya.

MEMILIH ERP YANG SALAH

Karna system ERP adalah system yang sudah di bentuk sebelumnya, para pengguna perlu menetapkan, apakah ERP tertentu sesuai untuk budaya perusahaan dan proses bisnisnya.

Alasan umum atas kegagalan system adalah ERP tidak mendukung salah satu atau lebih proses bisnis yang penting.

(13)

KESESUAIAN

Pihak manajemen harus memastikan bahwa ERP yang di pilih benar untuk

perusahaanya. Tidak ada sebuah system ERP yang mampu mengatasi semua masalah yang ada di perusahaanya.

Sebelum memulai perjalanan mencari ERP, pihak manajemen perusahaan perlu menilai apakah perusahaan dapat dan harus merekayasa ulang berbagai praktek bisnisnya sesuai model terstandarisasi tsb.

ISU SKALA

Skalabilitas adalah kemampuan system untuk berkembang dengan lancar dan ekonomis ketika kebutuhan pengguna meningkat. Pertumbuhan yang lancar dan ekonomis adalah kemampuan dan meningkatkan kemampuan sistim dengan

peningkatan biaya per unit kapasitas yang wajar tanpa mengalami keterbatasan yang akan membutuhkan pembaharuan atau penggantian system.

Untuk menggambarkan ukuran,terdapat empat dimensi ukuran yang harus diperhatikan ukuran,kecepatan, beban kerja, dan biaya transaksi.

Pemasok system ERP kadang mengiklankan skalabilitas seolah olah system tersebut adalah factor berdimensi tunggal. Kenyataanya, skalabilitas adalah issu yang memiliki banyak sisi.

Kuncinya adalah mengantisipasi berbagai issu ukuran sebelum melakukan investigasi ERP yang sebelum berbagai isu tersebut menjadi kenyataan.

MEMILIH KONSULTAN YANG SALAH

Mengimplementasikan system ERP adalah peristiwa yang hanya akan sekali dilakukan perusahaan. Inilah sebabnya, semua implementasi ERP melibatkan kantor konsultan luar, yang akan mengkoordinasi kan proyek tsb.

(14)

Kantor konsultan yang telah mempraktekkan ERP, kadang kadang juga sangat kekurangan SDM.

Keluhan yang sering di temui adalah banyak kantor konsultan menjanjikan professional yangn berpengalaman. Tetapi kenyataanya mengirim trainee

Beberapa mengatakan bahwa kantor konsultan, yang tidak ingin menolak bisnis, bersalah karena menawarkan staff konsultannya kebanyak perusahaan dari pada seharusnya.

BIAYA TINGGI DAN KELEBIHAN BIAYA

Biaya kepemilikan total system ERP sanagt berbeda beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

Pelatihan .Biaya pelatihan selalu tinggi daripada yang di perkirakan karena paihak manajemen terutama hanya focus pada biaya mengajari para karyawan mengenai peranti lunak yang baru tsb.

Pengujian dan integrasi system.Integrasi dan pengujian dilakukan berdasarkan kasus perkasus, jadi biaya akan sulit diperkirakan di muka.

Konversi basis data adalah proses mentransfer data dari file datar system warisan kedalam basis data relasional ERP.

MENGEMBANGKAN UKURAN KINERJA

Untuk menilai berbagai manfaat ERP, pihak manajemen pertama-tama harus

mengetahui apa yang di inginkanyang di butuhkan ERP tsb.Untuk memonitor kinerja di berbagai area penting tsb, beberapa perusahaan membentuk kelompok penilaian nilai independent yang bertanggung jawab langsung ke pihak manajemen puncak.

GANGGUAN TERHADAP OPERASI

Rekayasa ulang proses bisnis yang sering kali menyertai implementasi ERP adalah penyebab utama yang paling umum menimbulkan masalah kinerja.

(15)

Referensi:

Hall, James A. Accounting Information Systems, 3rd, 2001, South Western Publishing, USA.

Romney, Marshal B., Paul John Steinbart. Accounting Information Systems, 9th edition, New Jersey. Pearson_Prentice Hall.