Pengantar
U
ntuk mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak yang dilanggan universitas khususnya Microsoft Oice, berikut ini kami susun panduan untuk mengkonigurasi Skype for Business Web Scheduler untuk kegiatan online meeting yang merupakan panduan yang akan melengkapi panduan sebelumnya yang berjudul “Panduan Konigurasi Online Meeting Menggunakan Skype for Business”.Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer). Program ini merupakan program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah berbasiskan internet untuk semua orang di berbagai belahan dunia.
Sedangkan untuk kegiatan meeting online, bisa menggunakan Skype for Business, yang merupakan versi berbayar Skype.
Skype for Business Web Scheduler adalah program berbasis web yang dapat Anda
1. Konigurasi Oice 365 Web Scheduler
Untuk login ke Oice 365 Web Scheduler, silahkan membuka https://sched.lync. com, sehingga akan ditampilkan halaman seperti dibawah ini.
Kemudian isikan email akun Oice 365 Anda di bagian Work or school, or person -al Microsoft account lengkap menggunakan @365.ugm.ac.id seperti dicontohkan pada gambar dibawah ini.
Dari gambar diatas silahkan mengisikan informasi yang diperlukan. 1. Masukkan judul Event untuk rapat Anda.
2. Anda bisa membiarkan lokasi rapat sebagai Skype Call , atau menambahkan lokasi, seperti ruang konferensi, jika Anda juga memiliki peserta tatap muka. 3. Masukkan detail rapat dalam kotak Message, dan atur tanggal dan waktu mulai
dan akhir.
5. (Opsional) Pilih Check Names untuk memveriikasi alamat email/Oice 365 UGM peserta yang ada dalam organisasi, dalam hal ini UGM.
6. Di bawah Who will bypass the lobby dan Who is a presenter, lakukan salah satu hal berikut ini:
- Terima pengaturan standar, yang terbaik untuk rapat kerja kecil dengan orang-orang di dalam perusahaan Anda, atau
- Pilih opsi lobi atau penyaji lain bergantung pada tipe rapat yang ingin Anda jadwalkan.
Orang-orang ini tidak perlu menunggu di lobi
Siapa yang langsung masuk? Apa yang terjadi Direkomendasikan saat…
Penyelenggara saja (Organizer only)
Anda satu-satunya yang langsung masuk ke rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbolehkan masuk.
Anda memiliki rapat dengan ting-kat keamanan tinggi dan infor-masi rahasia.
Orang-orang yang saya undang dari perusahaan saya (People I invite from my company)
Hanya orang-orang yang diun-dang yang bisa langsung ber-gabung dalam rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbo-lehkan masuk.
Anda sedang membahas informa-si rahainforma-sia, dan ingin memperbo-lehkan orang-orang tertentu saja untuk bergabung.
Orang-orang dari perusahaan saya (People from my company)
Siapa pun dari perusahaan Anda bisa langsung masuk ke rapat, sekalipun tidak diundang.
Anda tidak memiliki peserta eksternal dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. Semua orang (tanpa pembatasan)
(Everyone including people out-side my company)
Siapa pun yang memiliki akses ke link rapat langsung masuk ke rapat.
Siapa penyajinya / Who is a presenter ?
Opsi penyaji Siapakah penyaji itu Kapan memilih opsi ini
Penyelenggara saja (Organizer only)
Hanya orang yang menjadwalkan rapat.
Untuk presentasi di mana peserta tidak harus berinteraksi dengan konten rapat. (Anda bisa menun-juk penyaji tambahan selama rapat.)
Orang yang saya pilih (People I Choose)
Anda dan peserta yang Anda pilih.
Untuk presentasi dengan lebih dari satu penyaji
Orang-orang dari perusahaan saya (People from my company)
Setiap orang yang Anda undang yang memiliki akun di jaringan Anda.
Untuk sesi kerja grup, di mana semua peserta bekerja di organi-sasi Anda serta bisa berbagi dan memodiikasi konten rapat Semua orang (tanpa pembatasan)
(Everyone including people out-side my company)
Setiap orang yang Anda undang. Untuk sesi kerja grup dengan orang-orang yang tidak memiliki akun di jaringan Anda
Centang kotak di samping Orang yang melakukan dial in dengan telepon akan melewati lobi (People dialing in by phone will bypass the lobby) jika Anda ingin pemanggil dial-in Anda langsung masuk ke rapat.
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas, link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/GSB4L6U1”.
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas, link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/GSB4L6U1”.
2. Mengirim undangan meeting melalui email.
Setelah tadi kita berhasil membuat jadwal rapat/meeting menggunakan Skype For Business Web Scheduler dengan link/tautan “https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/GSB4L6U1” ini, sekarang kita ingin mengundang peserta meeting/rapat melalui email.
3. Bergabung ke meeting/rapat melalui undangan link/tautan
Setelah undangan pada contoh diatas berhasil terkirim via email, peserta undangan akan menerima email seperti pada gambar berikut.
Silahkan Anda jalankan ile/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi tersebut. Jika sudah, silahkan klik tombol Join the meeting berwarna biru pada tengah-tengah halaman tersebut.
Sampai disini, kita sudah bisa bergabung ke meeting/rapat menggunakan Skype Meeting App(Web).
