REKAYASA PROSES BISNIS DI CV. TITIAN MANDIRI
STUDI KASUS BAGIAN GUDANG
ABSTRAK
Rekayasa proses bisnis pada perusahaan CV. Titian Mandiri dengan metode yang diusulkan adalah ESIA. upaya mengurangi pemborosan pada tahap Elimination menghapus pekerjaan pengantaran memo permintaan material. Simplify pada tahap ini melakukan penyederhanaan proses penerimaan dan pengeiriman informasi permintaan material dengan menggunakan software yang terintegrasi. Integration ini membuat beberpa pekerjaan menjadi kesatuan yaitu sebagai administrasi bagian gudang menerima dan mengupdate material secara efektif. Automation sebagai pengotomatisan pekerjaan penggunan software yang otomatis terintegrasi. Rasio nilai tamabah VSM masa mendatang diharapkan mencapai 0,022%.
Kata kunci : Rekayasa Proses Bisnis, CV. Titian Mandiri, ESIA, VSM.
Disusun Oleh :
Kelompok 4 Kelas D
14.10241 Igen Rusmagian, 14.10242 Anita Rahmadini T, 14.10243 Ilham Eka
I.
PENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangCV. Titian Mandiri merupakan sebuh perusahan yang bergerak
dibidang manufaktur pembuatan air minum, pada aktivitas bisnis yang
dilakukan CV. Titian Mandiri terdapat 5 bagian yang mendukung
proses bisnisnya yaitu bagian produksi, gudang, pengiriman, pemasaran
dan keuangan. Disisi lain informasi yang akurat dan efektif sangat
dibutuhkan pada setiap bagiannya sehingga mendukung proses bisnis
secara keseluruhan.
Pada berjalannya proses bisnis di CV. Titian Mandiri kerap muncul
permasalahan yang membuat ketidakefisienan pada proses bisnis pada
setiap bagiannya seperti delay bila terjadi stockout, service level yang tidak terpenuhi, keterlambatan pengiriman dan sistem pembayaran yang
tak terkontrol.
Bagian gudang perusahaan merupakan bagian yang sangat penting,
sebab pada bagian ini semua bahan baku dikelola apabila terjadi
kerlambatan pada persediaan bagian gudang ini akan memunculkan
permasalahan seperti tidak tercapainya produktivitas pada lini produksi
dan berakibat menurunnya service level terhadap konsumen. Hal ini lah yang kerap dihadapi oleh CV. Titian Mandri pada bagian gudang kerap
mengalami stockout bahan baku yaitu galon. Keterlambatan agen serta tidak adanya penjadwalan penerimaan material menyebabkan delay pada lini produksi serta kurangnya sistem informasi yang menunjang
berlangsungnya proses bisnis seperti permintaan material dari bagian
produksi yang dilakukan secara menual yang memanfaatkan kertas dan
pena selain itu tidak adanya update material yang menyebabkan petugas
harus mengecek langsung kegudang.
Dengan masalah yang muncul perusahaan melakukan perbaikan
pada proses bisnisnya melalui pengembangan proses bisnis yang
terintegraasi dengan konsep Business Process Reengineering (BPR). Idenftifikasi aliran proses bisnis yang saat ini sedang berjalan
pada saat ini, sehingga nantinya dapat diidentifikasi perbaikan yang
akan dilakukan. Bahwa perusahaan kerap mengalami masalah pada
bagian gudang, yaitu proses permintaan material dari bagian produksi.
1.2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang masalah diatas kami membuat perumusan
masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis bagian gudang CV. Titian
Mandiri dengan metode Rekayasa Proses Bisnis?
1.3. Tujuan
1. Memperbaiki proses bisnis pada CV. Titian Mandiri pada bagian
Gudang.
2. Memberikan usulan terbaik pada proses bisnis agar perusahaan dapat
meningkatkan keuntungan dari hasil produksinya.
1.4. Manfaat
1. Mempercepat waktu respon dengan mengeliminasi kesalahan yang
ada pada bagian gudang CV. Titian Mandiri.
2. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan invidu khusunya pada
II.
DESKRIPSI SISTEM
2.1. Deskripsi Sitem AktualIdentifikasi aliran proses bisnis yang saat ini sedang berjalan
dilakukan untuk menggambarkan proses kerja yang sedang berlangsung
pada saat ini, sehingga nantinya dapat diidentifikasi perbaikan yang akan
dilakukan, maka dapat disimpulkan proses utama dari bagian gudang di
perusahaan CV. Titian Mandiri adalah sebagai berikut :
1. Memproses permintaan material dari bagian produksi
2. Membuat daftar pemesanan material
Selain proses-proses utama diatas terdapat juga beberapa sub proses
didalamnya seperti :
1. Penerimaan material
2. Menyimpan material yang diterima
Hanya saja proses utama yang sering menimbulkan masalah adalah
memproses permintaan material dari bagian produksi dan akan berpengaruh
pada proses lain, maka dari itu perlu dilakukannya rekayasa proses bisnis
agar proses dapat berjalan dengan baik.
Keterangan :
Gambar 1 Flow Process permintaan material bagian produksi ke bagian gudang
Operasi
Pekerjaan : Memproses permintaan material
Memindahkan material ke bagian produksi
Menerima permintaan material dari bagian produksi Mengecek Ketersediaan Material
Mengambil material
Setelah dipetakan menggunakan aliran peta proses, didapatkan waktu
total proses yang berlangsung dengan total keseluruhan proses yaitu 87
Menit atau 1 jam 27 menit. Berbicara tentang masalah waktu perusahan
tidak cukup ideal dalam pemrosesan permintaan bahan baku serta proses
yang ada sangat memunculkan masalah akan komunikasi yang tidak baik
seperti dimana ketika barang stockout bagian gudang tidak mengupdatenya yang menyebakan delay dilini produksi.
2.1.Pemetaan Proses Bisnis Aktual
2.1.1. Pemetaan IDEF0 Kondisi Eksisting (as-is)
2.1.1.1. Node Index
A0. Bagian Gudang
A1. Memproses permintaan material dari bagian produksi
A11. Mengecek ketersediaan barang
A12. Memproses material tidak tersedia
A13. Mengambil material
A14. Membuat laporan pengeluaran material
A2. Membuat daftar pemesanan material
A21. Membuat list pesanan material yang harus dipesan
A22. Membuat daftar pemesanan bahan baku dari supplier
kebagian keuangan
A3. Penerimaan material
A31. Mengecek material pesanan
A311.Mengecek kesesuaian kuantitas material
A312.Mengecek kualiatas material
A32. Membuat dokumentasi hasil pengecekan pemesanan
A321. Membuat faktur pembayaran kebagian keuangan
A322. Membuat laporan penerimaan material
A4. Menyimpan material yang diterima
A41. Mengentry data material yang disimpan
2.1.1.2. Level 0
Gambar 2 IDEF0 Level 0 Bagian Gudang
2.1.1.3. Level 1
2.1.1.4. Level 2
Gambar 4 IDEF0 Level 5 Proses permintaan material dari bagian produksi
Gambar 6 IDEF0 Level 2 Proses penerimaan material
Gambar 8 IDEF0 Level 2 Proses membuat dokuentasi
2.2.Cross Funtional Diagram
Memproses permintaan material dari bagian produksi
Pemasaran Gudang Produksi
Gambar 10 CFD permintaan material bagian produksi ke bagian gudang
Dari diagram aktifitas pada gambar 10 diketahui bahwa bagian
gudang kurang begitu koordinasi tentang informasi material pada bagian
produksi, serta tidak adanya penjadwal material datang dari bagian
2.3.Value Stream Mapping Current State
Produksi Agent
Production Control
Ketersediaan Material Pengambilan Material Pemindahan Material
C/T= 10 Menit
Gambar 11 Value Stream Mapping current state
Value Added Ratio (VAR) adalah nilai perbandingan antara kegiatan yang memiliki nilai tambah (VA) dengan kegiatan yang tidak
memiliki nilai tambah (NVA) dari sudut pandang pekerja. Sudut pandang yang dimaksud dalam kasus ini adalah sudut pandang permintaan material
dari bagian produksi itu sendiri dari mulai bentuk informasi permintaan
sampai material diterima kembali oleh gudang yang memintanya. Maka
rasio nilai tambah untuk permintaan material adalah sebagai berikut.
��� =��� ×�� % = 8 × % = , %
2.3.1. Pemborosan-pemborosan yang terjadi
Pada umumnya, dalam mengkaji sebuah VSM dari keadaan saat ini
menjadi VSM masa mendatang, kami menggabungkan beberapa proses
yang memiliki kedekatan proses sehingga mempersingkat dari tahap
proses tersebut. Untuk proses permintaan material dari bagian produksi di
CV. Titian Mandiri, kami memandang bahwa tahapan proses permintaan
material dari bagian produksi tidak ada yang dapat digabungkan. Hal ini
Maka peninjauan VSM akan fokus pada pengurangan waktu
tunggu dari setiap proses tersebut.
III.
USULAN REKAYASA PROSES BISNIS
Dalam rekayasa proses bisnis yang telah dipetakan menggunakan
VSM, flow process dan IDEF0, bagian gudang kerap mengalami
keterlambatan tetapnya dalam memproses permintaan material dari bagian
produksi, lamanya penerimaan faktur permintaan dari bagian produksi ini
dikarenakan dilakukan secara manual yang mengandalkan pekerja bagian
produksi untuk meminta langsung dari bagian gudang, selain itu karena
tidak adanya update material membuat bagian bagian kerap mengeceknya
langsung kegudang untuk melihat material yang tersedia ini yang membuat
perusahaan mengalami kerugiaan akibat delay yang seharusnya bisa
dihilangkan, selain itu lambatnya pengiriman material dari agen salah satu
yang membuat perusahaan tidak tercapainya kapasitas produksi.
Oleh karena itu berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan
sebelumnya maka dilakukan rekayasa proses bisnis yaitu menggunakan
metode ESIA (Elimination, Simplify, Integration, Automation).
Ketika mendesain ulang roses yang ada, penekananya adalah
menghilangkan semua aktivitas yang tidak mempunyai nilai tambah dan
mempersingkat aktivitas yang tidak bernilai tambah
3.1.Upaya Mengurangi Pemborosan (waste)
Dalam upaya perbaikan mengurangi pemborosan menggunakan metode
ESIA ini terdapat 4 pilar yang dapat mengurangi pemborosan dari metode
ESIA yaitu :
1. Elimitination (Menghilangkan Proses)
Pada pilar pertama mengurangi pemborosan ini proses yang
dihilangkan adalah proses pengantaran faktur permintaan material dari
bagian produksi kebagian gudang, sehingga pekerja lebih terfokuskan
2. Simplify (Menyederhanakan Proses)
Dalam proses penyederhanaan ini adalah menyederhanakan proses
agar proses lebih efektif seperti penerimaan dan pengiriman infromasi
permintaan material dilakukan secara elektronik seperti menggunakan
pesan menggunakan bantuan komputer dan software yang tersedia
disetiap departemen.
3. Integration (Menggabungkan Proses)
Pengintegrasian yang dilakukan adalah membuat beberapa
pekerjaan menjadi kesatuan seperti pekerja yang tunjuk sebagai admin
dibagian gudang ini bekerja didepan layar memperhatikan permintaan
material dan menerima informasi material dari pekerja lainnya lalu
mengupdatenya. Selain itu juga pengintegrasian ini salah satunya
menghubungkan komputer setiap departemen agar informasi yang
didapat lebih akurat dan cepat.
4. Automation (Otomatisasi Proses)
Pada proses otomatis ini, hal yang dilakukan adalah
mengotomatiskan pekerjaan seperti penggunakaan software yang terintegrasi dari setiap departemen agar pekerjaan yang tidak bernilai
dapat dihilangkan dan outputnya dapat meningkatnya produktfitas
diperusahaan karena penggunaan teknologi informasi ini.
3.2.Pemetaan Usulan IDEF0 (Usulan)
3.2.1. Node Index
A0. Bagian Gudang
A2. Memproses permintaan material dari bagian produksi
A15. Mengecek ketersediaan barang
A16. Memproses material tidak tersedia
A17. Mengambil material
A18. Membuat laporan pengeluaran material
A19. Update data material
A3. Membuat daftar pemesanan material
A24. Pembuatan pemesanan bahan baku dari supplier
kebagian keuangan
A4. Penerimaan material
A32. Mengecek material pesanan
A313.Mengecek kesesuaian kuantitas material
A314.Mengecek kualiatas material
A33. Membuat dokumentasi hasil pengecekan pemesanan
A323. Entry pembayaran
A324. Membuat laporan penerimaan material
A5. Menyimpan material yang diterima
A43. Mengentry data material yang disimpan
A44. Menyimpan material ke dalam gudang
2.3.1.1. Level 0
2.3.1.2. Level 1
Gambar 13 IDEF0 Level 1 Domain Proses Gudang
2.3.1.3. Level 2
Gambar 15 IDEF0 Level 2 Proses membuat daftar pemesanan material
Gambar 17 IDEF0 Level 2 Proses mengecek material pesanan
Gambar 19 IDEF0 Level 2 Proses menyimpan material yang diterima
3.3. Value Stream Mapping Future State
Produksi Agent
Production Control
Ketersediaan Material Pengambilan Material Pemindahan Material
C/T= 10 Menit
Gambar 20 Value Stream Mapping future state
Sekilas nampak sama dalam segi pemetaan, dikarenakan pada
setiap proses memiliki fungsinya masing-masing maka dalam hal rekayasa
berdasarkan salah satu pilar metode ESIA yaitu integration dan automation maka waktu proses dapat di eliminasi dengan merubah metode kerja dari manual kini menggunakan teknologi informasi yang terhubung
pada setiap departemennya.
Dari data diatas Maka rasio nilai tambah untuk permintaan material
adalah sebagai berikut.
��� =��� ×�� % = × % = , %
Jadi, rasio nilai tambah dari proses permintaan material dari bagian
produksi untuk kondisi normal, dalam VSM masa mendatang diharapkan
mencapai 0,022%.
3.4.Simulasi Proses Bisnis awal dan usulan
3.4.1. Simulasi Proses Bisnis awal
Gambar 21 Simulasi Proses Bisnis Awal
Dari simulasi yang dibuat ini dengan menggunakan bantuan
software Arena sebelum dengan adanya perbaikan output yang dihasilkan dari berjalannya model yang dibuat selama 8 jam hanya
menghasilkan output 121 produk, hal ini dikarenakan banyaknya aktivitas yang dilakukan secara manual seperti faktur permintaan
material dari bagian produksi membawanya ke bagian gudang yang
membutuhkan waktu saat perpindahannya, maka dari itu
memperbaiki output yang dihasilkan perusahaan dapat meningkat baik walaupun tidak begitu signifikan.
3.4.2. Simulasi Proses Bisnis Usulan
Gambar 22 Simulasi Proses Bisnis Usulan
Setelah dilakukannya perekayasaan terhadap proses binsis
di CV. Titian Mandiri ini tidak begtiu banyak yang berubah perihal
proses, karena pengurangan waktu dalam setiap prosesnya
didapatlah hasil setelah model berjalan selama delapan jam hasilnya dikatakan dapat membaik karena output yang dihasilkan lebih besar yaitu perusahaan dapat mengeluarkan output sebesar
214 Produk dalam setiap harinya selama delapan jam kerja.
IV.
ANALISA
Rekayasa proses bisnis merupakan suatu tools dalam pemikiran
kembali secara mendasar perancangan proses bisnis secara radikal,
dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. Dalam perancangan
ulang suatu proses bisnis dalam suatu industri maupun jasa hal pertama
yang dilakukan adalah analisis terhadap proses bisnis yang sedang
berjalan, sebab dalam perancangan ulang proses bisnispun tentunya harus
mengetahui kebutuhan dari perusahaan itu sendiri seperti perusahaan
tercapainya kapasitas produksi yang menjadikan perusahaan mengalami
kerugian.
Seperti halnya CV. Titian Mandiri merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang manufaktur dalam pembuatan air minum dalam
kemasan (galon), CV. Titian Mandiri kerap mengalami terjadinya delay
pada lini produksi akibat dari material yang dibutuhkan kosong
dikarenakan tidak adanya sistem penjadwalan material datang dari
perusahaan terhadap agen/vendor pendukung berjalannya perusahaan dan
berakibat penurunan hasil produksi dikarenakan ketidakpastian agen dalam
pengiriman material serta sistem permintaan material yang jadul/tertinggal
zaman karena semua hal dilakukan bersifat individu tanpa adanya bantuan
teknologi informasi yang mendukung dalam perusahaan akibatnya muncul
pekerjaan tambahan yang harusnya dapat di minimasi dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi. Hal mendasar inilah yang
dijadikan dalam perancangan ulang proses bisnis di CV. Titian Mandiri.
Dari permasalahan yang ada dilakukan pemetaan terhadap proses
bisnis yang sedang berjalan dengan menganilisis proses yang dikerjakan
serta waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian pekerjaan tersebut bias
menggunakan suatu peta aliran proses. Didapatlah bahwa pada proses
permintaan material dari bagian produksi ini memakan waktu 87 menit.
Dalam segi waktu proses ini dikatakan tidak wajar karena hanya
permintaan material saja harus memakan waktu sebesar 87 menit setelah
dianalisis mengeapa sekian penyelesaian dalam pekerjaan diketahui bahwa
pekerjaan yang dilakukan menggunakan cara manual, tidak cukup dalam
penggunaan peta aliran proses maka digunakanlah berbagai tools pemetaan
seperti IDEF0 yang digunakan untuk mengetahui aliran informasi yang
berjalan, Cross Funtional Diagram digunkan untuk mengetahui lairan aktivitas yang dilakukan oleh departemen yang terkait serta VSM (Value Stream Mapping) untuk mengetahui aktivitas yang tidak bernilai bertujuan sebagai dasar dalam pengeliminasian dalam aktivitas yang tidak memiliki
nilai tambah dan dari VSM inilah dapat diketahui
pada proses ini adalah 0,015%. Presentase dengan nilai seperti ini
dikarenakan terdapat proses kedatangan material yang sangat lama yaitu 3
hari sedangkan proses lainnya terhitung dengan satuan waktu yaitu menit
yang mengakibatkan nilai presentase yang sangat kecil. Untuk proses
permintaan material dari bagian produksi di CV. Titian Mandiri, kami
memandang bahwa tahapan proses permintaan material dari bagian
produksi tidak ada yang dapat digabungkan. Hal ini karena masing masing
proses memang memiliki fungsinya tersendiri. Maka peninjauan VSM
akan fokus pada pengurangan waktu tunggu dari setiap proses tersebut.
Maka dari itu dilakukan usulan rekayasa proses bisnis pada
perusahaan CV. Titian Mandiri dengan metode yang diusulkan adalah
ESIA (Elimination, Simplify, Integration, Automation). Dalam upaya mengurangi pemborosan pada tahap Elimination yaitu menghapus pekerjaan pengantaran memo permintaan material dari bagian produksi ke
bagian gudang. Simplify pada tahap ini melakukan penyederhanaan proses penerimaan dan pengeiriman informasi permintaan material dengan
menggunakan teknologi informasi (software) yang saling terintegrasi. Integration ini membuat beberpa pekerjaan menjadi kesatuan yaitu sebagai administrasi bagian gudang bertugas menerima informasi dan mengupdate
material secara cepat dan akurat. Automation fungsinya sebagai mengotomatiskan pekerjaan seperti penggunan software yang otomatis terintegrasi kesetiap departemen.
Agar dapat terlihatnya metode ESIA yang digunakan pada bagian
gudang ini maka dilakukan pemetaan menggunakan IDEF0 dan VSM
sebagai usulan perbaikannnya. Dari pemetaan IDEF0 usulan yang dibuat
ini tidak banyak mengalami perubahan hanya penambahan untuk admin
gudang untuk mengupdate material yang tersedia. Dari VSM usulan yang
dibuat maka waktu proses dapat di eliminasi dengan merubah metode
kerja dari manual kini menggunakan teknologi informasi yang terhubung
pada setiap departemennya, rasio nilai tambah dari proses permintaan
material dari bagian produksi untuk kondisi normal, dalam VSM masa
Setelah dilakukannya pemetaan terhadap usulan proses bisnis.
dilakukannya simulasi proses binis, hal ini bertujuan untuk
membandingkan hasil proses bisnis awal dengan proses bisnis usulan
proses bisnis yang dibuat agar terlihat lebih realistis. Dan dari hasil
simulasi yang dibuat pada proses binis awal menghasilkan output 121 produk, hal ini dikarenakan banyaknya aktivitas yang dilakukan secara
manual sedangkan simulasi proses bisnis usulan menhasilkan output sebesar 214 Produk dalam setiap harinya selama delapan jam kerja artinya
setelah dilakukan rekayasa proses bisnis ada CV. Titian Mandiri membaik.
V.
KESIMPULAN
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi CV. Titian Mandiri pada
rumusan masalah, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses bisnis pada CV. Titian Mandiri pada bagian gudang sudah
membaik dalam segi waktu karena dieliminasinya waktu yang tidak
memiliki nilai tambah dan meningkatkan produkstifitas.
2. Memberikan usulan terbaik dalam pengintegrasian seluruh
departemen menggunakan teknologi informasi.
3. Pada VSM kondisi saat ini menunjukan bahwa masih terdapat
prosedur operasi standar yang tidak relevan karena tidak sesuai
dengan fungsi dari proses terkait sehingga menjadi duplikasi dan
berdampak pada waktu tunggu yang lama dengan nilai VAR 0,015%
dan setelah dilakukannya rekayasa proses bisnis VAR dapat
ditingkatkan menjadi 0,022% dan diharapkan dengan VAR
meningkat CV. Titian Mandiri dapat lebih baik dalam proses
DAFTAR PUSTAKA
Gaspersz, Vincent and Fontana, Avanti.,2011, Lean Six Sigma for Manufacturing and Service Industries, Vinchristo Publication, Bogor.
Risyadi, Kiki., 2012, Lean Manufacturing – VSM (Value Stream Mapping), IPOM Study Group-Handout, Bogor.
Bernando, Chandra., 2007, “Usulan Penerapan Konsep Lean Manufacturing di Perusahaan Sepatu Cibaduyut (Studi Kasus : PT XYZ)”, TA Sarjana, Jurusan Teknik Industri ITB., Bandung.
