MEMO
Singkatan dari memorandum
bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.
Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat
informal.
Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat, dan tidak dikenal
adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi penulis langsung
kepada pesan yang dimaksudkannya. Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya.
Contoh :
PT. BUKIT BARISAN
Jalan Hasanudin No.14 Bandung
MEMO
Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama
Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih.
3 April 2006
Direktur Utama,
SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa : - pemberitahuan
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu : 1. Surat pribadi
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat,
dan antarteman.
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan,
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
- surat penawaran - surat pengaduan - surat pesanan - surat pengiriman - surat pembayaran barang
Bagian-bagian
surat pribadi :
3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka 5. Isi suratBagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahun
penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka 6. Kalimat pembuka 7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka 2. Paragraf isi
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas :
a. nama instansi b. alamat lengkap c. nomor telepon
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misal-nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan
Masyarakat.
3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat
Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai
Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat
dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau
tanda hubung.
Bila penulisan kode surat dengan
angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat. Contoh :
3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara
lengkap, yaitu tanggal ditulis
dengan angka, bulan ditulis dengan
huruf, dan tahun ditulis dengan
angka.
Untuk surat dinas tidak dicantumkan nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat.
Contoh :
22 Februari 2006
4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas
(terletak di bawah tanggal
bulan, dan tahun surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai
kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan
Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat
juga harus cermat dan lengkap
Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan
arah.
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau
pangkat tidak boleh mengikuti kata
sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah
nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama
Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha Departemen A
5. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf
kecil, bukan huruf kapital
(hormat).
Pada akhir salam pembuka,
dibubuhkan tanda koma (,) bukan
Bila salam pembuka Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh ditulis
Contoh ungkapan salam pembuka : - Salam sejahtera,
- Saudara….
- Saudara… yang terhormat, - Ibu… yang terhormat,
- Bapak… yang terhormat, - Salam perjuangan,
Penulisan salam penutup :
1. Huruf pertama kata Hormat,
Salam, dan Wassalam ditulis
dengan huruf kapital.
2. Pada akhir salam penutup
dibubuhkan tanda koma, bukan
tanda titik, atau tanda baca lain.
6. Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan,
misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
Contoh :
1) Kami ingin memberitahukan
kepada Saudara bahwa….
2) Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,….
3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
menyelenggarakan Seminar sehari
b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima.
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan
simpulan dan kunci isi surat, dan
dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima
Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam
penutup. Tanda tangan diperlukan
Penulisan nama pengirim :
1) Penulisan nama tidak perlu
menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam
kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
Contoh : Hormat kami,
Drs. Doni Damari Kepala
atau
Hormat kami, Kepala,
Latihan soal-soal!
1. Pembina OSIS di sekolahmu
mengirim memo kepada Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
Jawaban :
Kepada : Ketua OSIS
Dari : Pembina OSIS
Harap segera disiapkan sekolah kita
menjadi peserta lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
Terima kasih.
4 April 2006 Pembina OSIS,
2. (1) Kepada (2) Yth.
(3) Bapak
(4) Pimpinan PT. Perkasa (5) di Tempat
3. Dalam rangka memperingati
HUT RI, kami akan mengadakan perlombaan olahraga voli.
Sehubungan dengan itu sudilah kiranya Bapak mengizinkan kami untuk menggunakan lapangan voli
4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di Dinas Pendidikan Kota.
Beliau menulis memo yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar memperhatikan KBM di sekolah
sampai berakhir.
Jawaban :
5. Penutup surat untuk permohonan bantuan meminjam barang yang paling tepat adalah….
Jawaban :
Atas perhatian dan bantuan
Bapak, kami mengucapkan
6. Seorang siswa berkirim surat
kepada wali kelasnya yang berisi
permintaan untuk tidak masuk
sekolah karena mengikuti
pertandingan olahraga gerak jalan.
surat yang dikirimkannya merupakan….
Jawaban :
7. Adinda mengabarkan bahwa
penyakit jantung ayah kambuh.
Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta. Tolong
Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda
sampaikan, tak lupa kita saling
berdoa untuk semuanya.
