Jurnal Nasional Teknik Elektro 74
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI JASA EKSPEDISI
BARANG STUDI KASUS: PT. GARUDA MANDIRI TRANS
Agus Umar Hamdani*, Kurnia Rahayu Pratiwi***Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
**Mahasiswa S1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
Email : agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id
Abstrak - PT. Garuda Mandiri Trans adalah salah satu perusahan yang bergerak di bidang pelayanan ekspedisi pengiriman barang. Saat ini, dalam hal pengolahan transaksi masih memiliki beberapa masalah, diantaranya: perhitungan uang jalan dan komisi untuk sopir yang sering salah, sulit mengontrol tagihan yang sudah ditagih dengan total trip order yang telah dipesan dikarenakan tagihan dibuat berdasarkan dokumen customer dan surat perintah kerja yang telah kembali dari pengiriman, sulitnya menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, dokumen yang mudah hilang dan rusak, dan membutuhkan waktu yang lama untuk pengolahan dan mengontrol data. Tujuan penelitian ini adalah membangun sebuah sistem yang terkomputerisasi dan mampu menangani permasalahan yang terjadi saat ini. Pada penelitian ini, penulis menggunakan metodologi Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) untuk pengembangan sistem, bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual .Net 2008, software Database menggunakan MySQL dan pengujian sistem menggunakan Black Box Testing.
Kata kunci : Jasa Ekspedisi Pengiriman Barang, Sistem Informasi, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)
Abstract - PT. Garuda Mandiri Trans is a company engaged on expedition delivery services.Currently, in the data processing has still some problems, such as: Calculate of trasport expenses and commissions for driver which is often wrong, bills for customer are difficult to controlling, because it has created based on customer documents and work order has returned from delivery, Can not present about delivery information by quickly and accurate, documents are easily to lost and damaged, and takes a long time for processing and control of transaction. To solve these problems required a system that capable to handling all problems so that administrative services can be run effectively and efficiently. The purpose of this research is build a system that capable to overcome problems services in PT. Garuda Mandiri Trans. In this research, to analyze and design the proposed system use Object-Oriented Analysis and Design(OOAD metodology), programming language use Microsoft Visual .Net 2008, database use MySQL and system testing use the Black Box System.
Keyword: Expedition Delivery Services, Information System, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era globalisasi ini, telah menciptakan persaingan antar perusahaan menjadi semakin besar. Sehingga menuntut manajemen yang tepat, cepat, dan akurat dalam memperoleh informasi yang berguna bagi perkembangan usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan kenyataan ini, kesadaran tentang peranan teknologi informasi juga semakin meluas di semua lingkup pekerjaan manusia, dan hal itu terjadi secara merata diseluruh belahan dunia. Dengan adanya teknologi informasi akan mempermudah dalam
memperoleh informasi yang tepat dan cermat. Untuk itu diperlukan suatu wujud teknologi informasi yaitu komputer. Pemakaian komputer sebagai alat pengolah data dapat dikatakan yang terbaik untuk saat ini, karena dapat meningkatkan kecepatan pekerjaan sehingga dicapai efisiensi tenaga dan waktu dalam mengolah data. Saat ini, pengolahan data penyewaan truk trailer yang ada pada PT. Garuda Mandiri Trans belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi dan dilakukan secara manual. Keterbatasan yang ada pada sistem manual dapat menimbulkan berbagai masalah yang dapat mengganggu layanan kepada pelanggan dan kinerja perusahaan.Untuk memecahkan masalah
Jurnal Nasional Teknik Elektro 75
tersebut diperlukan sebuah sistem informasipelayanan jasa ekspedisi yang mampu menangani masalah-masalah diatas agar pelayanan administrai dapat berjalan secara efektif dan efisien.
1.2. Permasalahan
Adapun permasalahan yang dihadapi antara lain :
a. Perhitungan uang jalan dan komisi untuk sopir yang sering salah.
b. Sulit mengontrol tagihan yang sudah ditagih dengan total trip order yang telah dipesan dikarenakan tagihan dibuat berdasarkan dokumen pelanggan dan surat perintah kerja yang telah kembali dari pengiriman.
c. Sulitnya menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
d. Dokumen yang mudah hilang dan rusak. e. Membutuhkan waktu yang lama untuk
pengolahan data dan mengontrol transaksi ekspedisi.
1.3. Batasan Masalah
Dalam memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan, maka batasan masalah hanya akan membahas proses pemesanan truk trailer, proses pembuatan surat perintah kerja, proses pengambilan uang jalan, proses pembuatan invoice dan pembuatan laporan bulanan. 1.4. Tujuan
Tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah pembuatan aplikasi yang dapat membantu proses pengolahan data dan menyajikan informasi penyewaan truk trailer yang efektif dan efisien.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 . Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan[1].
2.2. Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek
Konsep Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun[4]. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa - bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET.
Berikut ini adalah Langkah - langkah yang dipakai dalam analisa berorientasi obyek[5], antara lain :
a. Membuat daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
b. Mempetakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement,
constraints dan catatan-catatan lain.
c. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
d. Definisikan obyek - obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence untuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
e. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
f. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
Jurnal Nasional Teknik Elektro 76
III. METODOLOGI ATAU TEORIAdapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
3.1. Studi Lapangan
Yaitu pengumpulan data secara langsung ke lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
3.1.1. Observasi
Yaitu mengamati langsung prosedur kerja yang dilaksanakan bagian administrasi sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai pelaksanaan prosedur sistem, serta untuk mengetahui sejauh mana informasi yang dibutuhkan.
3.1.2. Wawancara
Wawancara ini dilakukan dalam rangka mendapatkan informasi – informasi dalam bentuk tanya jawab kepada orang yang terlibat secara langsung ke dalam sistem administrasi disana.
3.1.3. Studi Pustaka
Yaitu mempelajari dari berbagai referensi yang berkaitan dengan topik yang dibahas. 3.2. Analisis Sistem
Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk menganalisis sistem berjalan, penulis menggunakan tool Activity Diagram. 3.3. Perancangan Sistem
Yaitu merancang/memodelkan sistem secara rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem berjalan sehingga menghasilkan model baru yang akan diusulkan disertai dengan rancangan database dan rancangan aplikasi/program.
3.4. Implementasi Sistem
Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Wujud dari hasil implementasi ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk diuji dan digunakan.
3.5. Pengujian Sistem
Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada sistem yang dibuat. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang dibuat sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian sistem ini, penulis menggunakan metode Black Box Testing[7].
3.6. Pengertian Jasa Ekspedisi
Menurut kamus besar bahasa indonesia(KBBI), ekspedisi mempunyai arti perusahaan pengangkutan barang[7]. Menurut Tjakranegara[2], pengangkutan adalah kegiatan dari transportasi yang memindahkan barang(commodity of good) dan penumpang dari satu tempat(origin atau port of call) ke tempat yang lain(part of destination). Jadi jasa ekspedisi adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan pemilik barang untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan dalam penelitian ini, antara lain meliputi :
4.1. Ulasan Singkat Organisasi
PT. Garuda Mandiri Trans merupakan anak perusahaan dari PT. Gama Logistics(International Freight Forwader) yang bergerak di bidang jasa ekspedisi pengiriman barang. Didirikan pada 20 April 2012 dengan didasari pada semakin meningkatnya permintaan pasar atas pengangkutan barang import maupun eksport. Terletak di Jl. Cilincing Baru no. 1, Cilincing Jakarta Utara.
4.2. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Adapun proses bisnis sistem berjalan digambarkan dalam bentuk diagram aktivitas(activity diagram) seperti berikut ini :
Jurnal Nasional Teknik Elektro 77
a. Activity Diagram Proses Pembuatan TripOrder
Gambar 1. Activity diagram proses pembuatan trip order
b. Activity Diagram Pencairan Uang Jalan
Gambar 2. Activity diagram pencairan uang jalan
c. Activity Diagram Pengangkutan Barang
Gambar 3. Activity diagram pengangkutan barang
d. Activity Diagram Penyerahan Berkas Angkut Barang
Gambar 4. Activity diagram penyerahan berkas Angkut Barang
e. Activity Diagram Pembuatan Invoice
Gambar 5. Activity diagram pembuatan invoice
f. Activity Diagram Pembuatan Laporan Bulanan
Gambar 6. Activity diagram pembuatan laporan bulanan
Jurnal Nasional Teknik Elektro 78
5. Pemodelan SistemDalam penelitian ini, untuk merancang sistem usulan menggunakan Use Case Diagram. Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat. Adapun use case diagram didalam sistem usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga) bagian, yaitu : use case diagram file master, use case diagram transaksi dan use case diagram laporan, maka dibuatlah use case diagram seperti dibawah ini:
Gambar 7. Use case diagram file master
Gambar 8. Use case diagram Transaksi
Gambar 9. Use Case Diagram Laporan 6. Pemodelan Data
Di dalam penelitian ini, penulis memodelkan data menggunakan Class Diagram. Class diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan. Adapun class diagram yang terbentuk adalah sebagai berikut :
Gambar 10. Class diagram 7. Perancangan Graphical User Interface
Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan didapatkan rancangan Graphical User Interface sebagai berikut :
Jurnal Nasional Teknik Elektro 79
4.5.1. Struktur Tampilan Menu UtamaGambar 11. Struktur Tampilan Menu Utama 4.5.2. Rancangan File Master
Adapun rancangan layar menu file master adalah sebagai berikut :
Gambar 12. Rancangan Layar Form Entry Data Customer
Gambar 13. Rancangan Layar Form Entry Data Truk Trailer
Gambar 14. Rancangan Layar Form Entry Data Tujuan
4.5.3. Rancangan Layar Menu Transaksi Adapun rancangan layar menu transaksi adalah sebagai berikut :
Gambar 15. Rancangan Layar Form Entry Trip Order
Gambar 16. Rancangan Layar Form Cetak Surat Perintah Kerja
Jurnal Nasional Teknik Elektro 80
Gambar 17. Rancangan Layar FormCetak Invoice
Gambar 18. Rancangan Layar Update Status Truk Trailer
4.5.4. Rancangan Layar Laporan
Adapun rancangan layar menu laporan adalah sebagai berikut :
Gambar 19. Rancangan Layar Laporan Trip Order
Gambar 20. Rancangan Layar Laporan Pengeluaran Kas Harian 4.5.5. Script SQL untuk Implementasi
Sistem
Berikut ini adalah beberapa Script SQL untuk membuat keluaran sistem :
Gambar 21. Script SQL Untuk Membuat Keluaran Surat Perintah Kerja
Gambar 22. Script SQL Untuk Membuat Keluaran Invoice
Gambar 23. Script SQL
Jurnal Nasional Teknik Elektro 81
4.5.6. Hasil Keluaran SistemAdapun beberapa hasil keluaran sistem adalah seperti berikut ini :
Gambar 24. Hasil Keluaran Surat Perintah Kerja
Gambar 25. Hasil Keluaran Invoice
Gambar 26. Hasil Keluaran Laporan Trip Order
4.5.7. Pengujian Sistem Menggunakan metode Black Box Testing
Pengujian ini dilakukan dengan cara pemberian kuisioner yang berisi pertanyaan kepada Manager, Marketing, Finance dan Kasir mengenai fungsionalitas dari sistem yang dibangun, yakni pertanyaan: “apakah sistem usulan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem atau belum, dan layakkah untuk diimplementasikan?”. Berdasarkan pengujian tersebut, sebagian besar responden menyatakan bahwa sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan dan layak untuk diimplementasikan.
V. KESIMPULAN
Setelah penulis melakukan analisis, perancangan dan pengujian tentang sistem usulan ini, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya implementasi sistem usulan ini, maka masalah dokumen yang mudah hilang atau rusak akan teratasi dengan adanya penyimpanan data ke dalam database. Dengan adanyan database, maka data tersedia dan dapat dipakai setiap saat ketika akan dibutuhkan.
b. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, maka pengontrolan tagihan menjadi lebih mudah dikarenakan pencatatan transaksi hanya ada di satu tempat sehingga menghilangkan informasi bias dari sebuah dokumen yang memiliki fungsi ganda. c. Dengan adanya sistem yang
terkomputeriasi, kesalahan perhitungan uang jalan dan komisi dapat teratasi, dikarenakan sistem akan otomatis menghitung dan menjumlahkan item tersebut sehingga pengguna dapat langsung melihat hasil perhitungannya.
d. Dengan adanya sistem usulan ini, maka setiap transaksi dapat diolah dengan cepat da n akurat sehingga mampu menghasilkan informasi yang diinginkan sesuai dengan kebutuhannya.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ferdinand, Jogiyanto., Sistem Teknologi Informasi, Edisi II, Penerbit Andi Press, Yogyakarta, (2007).
Jurnal Nasional Teknik Elektro 82
[2] Tjakranegara, S., Hukum PengangkutanBarang dan Penumpang, Penerbit PT. Rineka Cipta, Jakarta.(1995).
[3] Amsyah, Zulkifli, .Konsep Dasar Dan Ilmu Administrasi, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,(2008).
[4] Sugiarti, Yuni., Analisis Dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, (2013).
[5] Joey F. George. Object-Oriented System Analysis And Design, Prestige Wizzard, Nevada.
[6] Nidhra, Srinivas., Black Box and White Box Testing Techniques- A Literatur Review, International Journal 2, (2012). [7] Pengertian Ekspedisi menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia,
http://kbbi.web.id/ekspedisi
BIODATA PENULIS
Agus Umar Hamdani, M.Kom : Lahir di Lampung, 9 Agustus 1983. Menamatkan pendidikan S1 di jurusan Sistem Informasi pada tahun 2008 dan pendidikan S2 di jurusan Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur pada tahun 2011. Kegiatan sehari-hari berprofesi sebagai dosen tetap di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur sejak tahun 2009 hingga sekarang dan saat ini fokus penelitian pada pengembangan sistem informasi.
Kurnia Rahayu Pratiwi, S.Kom : Lahir di Jakarta, 18 Juli 1989. Menamatkan pendidikan S1 di jurusan Sistem Informasi Universitas Budi Luhur pada tahun 2014.
