BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. mengenai proses bisnis, rich picture dan flowchart dari workflow dari proses Order

(1)

56 BAB 3

ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Bab ini akan memberikan gambaran umum perusahaan yang menjadi objek

penelitian dan juga gambaran umum mengenai penelitian. Terdapat juga pembahasan

mengenai proses bisnis, rich picture dan flowchart dari workflow dari proses Order

Management di perusahaan.

3.1 Kerangka Pikir

Berikut ini merupakan bagan yang dapat digunakan untuk membantu

penggambaran kerangka pemikiran dalam penyusunan skripsi :

(2)

Berikut merupakan langkah-langkah dalam penyusunan tulisan ini berdasarkan

kerangka pikir diatas :

• Input

Hal yang pertama dilakukan yaitu mengumpulkan data-data yang diperlukan dari

PT. JAR terkait dengan proses bisnis berjalan, sistem informasi berjalan serta

hasil kuesioner kepuasan user.

• Process

Data-data yang diperoleh dijadikan dasar untuk melakukan analisis proses bisnis

dan sistem informasi. Hasil analisis akan dievaluasi menggunakan metode

Analisa Fit / Gap untuk mengukur seberapa jauh sistem Oracle EBS dapat

memenuhi kebutuhan PT. JAR terutama untuk modul Order M anagement.

• Output

Hasil dari evaluasi tersebut dapat berupa fit, gap dan partial fit antara sistem

oracle EBS dan kebutuhan PT. JAR. Proses yang selanjutnya dilakukan yaitu

membuat rekomendasi dan usulan pengembangan sistem berupa membuat

kustomisasi sistem Oracle EBS dan membuat usulan proses bisnis baru.

3.2 Gambaran Umum Perusahaan

3.2.1 Profil Perusahaan

PT. JAR merupakan anak perusahaan dari Grup STR yang bergerak

dalam bidang manufaktur. PT. JAR berdiri sejak tanggal 26 Agustus 1991

sesuai akta notaris No. 49, dan memulai produksi pertamanya pada awal bulan

(3)

58 Juli 1994. Produk yang dihasilkan dari aktifitas produksi PT. JAR adalah ban

sepeda motor baik berupa tire (ban luar) ataupun tube (ban dalam) untuk

sepeda motor. Dalam produksinya, PT. JAR memiliki 2 jenis produk yang

dipasarkan secara berbeda yaitu produk Original Equipment Manufacture

(OEM ) yang akan disalurkan sebagai barang semi-finish good kepada PT.

GDI selaku customer produk OEM dan Replacement Equipment Material

(REM ) yang didistribusikan ke 14 main dealer resmi dari produk REM untuk

dijual ke konsumen.

PT. JAR berlokasi di Kawasan Industri M enara Permai, Jl. Raya

Narogong KM . 23,8 Cileungsi- Bogor. Luas area dari PT. JAR adalah 91.375

m2, dimana bangunan menempati 48.758 m2 dari area dan menyisakan luas

lahan sebesar 42.617 m2. Jumlah karyawan yang bernaung di bawah PT. JAR

sampai dengan bulan M ei 2011 adalah sejumlah 1.992 orang. Kapasitas

produksi yang dihasilkan PT. JAR dari ban tire (ban luar sepeda motor)

mencapai sebesar 12.300.000 per tahun dan dari ban tube (ban dalam sepeda

motor) adalah sebesar 12.600.000 per tahun.

Kepemilikan saham PT. JAR ini dipegang oleh dua perusahaan yaitu

PT. GDI sebesar 99,9% dan PT. AKR sebesar 0,1%. Produksi ban di PT. JAR

ini menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman, dimana PT. JAR

melakukan kerja sama dalam bidang teknis dengan Shinko Rubber,

Yokohama Rubber Company, dan Continental AG. Setiap ban sepeda motor

yang diproduksi PT. JAR ini sudah sesuai dengan Standar Nasional Indonesia

(4)

(SNI) serta sudah memperoleh sertifikasi pengakuan mutu internasional, yaitu

ISO 9001 : 2008 dan ISO 14001 : 2004, yang menyangkut dengan standar

dalam sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan. ISO

(International Standart Organization) merupakan sertifikasi pengakuan bagi

suatu lembaga/ organisasi/ perusahaan yang telah menjalankan suatu sistem

dan standar prosedur yang sesuai dengan standar yang diakui secara

internasional.

Produk PT. JAR telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda motor

di Indonesia. Ban M erek A yang merupakan produk OEM adalah ban resmi

dari suatu merek motor yang telah dikenal luas di masyarakat, dan ban merek

B merupakan ban berkualitas yang telah diakui kehandalannya sebagai ban

sepeda motor balap, ban ini menjadi ban resmi balap motor Indonesia di tahun

2006 – 2007 (M otoprix, Indoprix).

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan M isi dari PT. JAR, yaitu :

• Visi Perusahaan

M enjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu di Indonesia.

• Misi Perusahaan

o

M eningkatkan riset teknologi

o

Kontrol ketat atas kualitas hasil produksi

o

Peningkatan pelayanan kepada customer

(5)

60 o

Budaya mutu dalam segala bidang ,serta

o

Peningkatan

benefit

bagi segenap stakeholders’ secara

berkesinambungan.

3.2.3 Falsafah Perusahaan

PT. JAR selaku perusahaan dibawah STR grup mengadopsi falsafah

yang di pegang oleh STR Group. STR grup memiliki sebuah falsafah yang

berlaku bagi perusahaannya serta perusahaan-perusahaan yang terletak di

bawah naungannya yaitu “Suatu kristalisasi dari nilai-nilai yang dimiliki

sendiri yang diyakini kebenarannya dan menimbulkan tekad untuk

mewujudkannya”. Adapun maksud dari falsafah STR grup yaitu:

• Menjadi milik yang berguna bagi bangsa dan negara.

• Memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer.

• Saling menghargai dan membina kerjasama.

• Berusaha mencapai yang terbaik.

3.3 S truktur Organisasi

(6)

61

(7)

62

(8)

Gambar 3.4 Struktur organ isasi departemen sales & marketing

Gambar 3.5 Struktur Organisasi seksi Distribusi

3.3.2 Tanggung Jawab dan Wewenang

Board of Director T anggun g jawab :

1. M enjelaskan kep engurusan perusahaan untuk kep entingan perusahaan.

(9)

64

1. M emimp in perusahaan dengan m enerbitkan kebijakan – kebijakan p erusahaan.

2. M emilih, menetapkan, men gawasi tugas dari kary awan dan kepala seksi (manajer).

3. M eny etujui anggaran tahunan p erusahaan.

4. M eny ampaikan lap oran kep ada p emegan g saham atas kinerja p erusahaan.

Divisi T I

T anggun g jawab :

1. Bertanggun g jawab terhadap Board of Directors.

2. M eny usun anggaran seksi T I dan men gontrol penggunaan dan realisasi dari anggar an tersebut untuk memastikan efektivitas dan efisiensiny a 3. M engemban gkan d an menyusun strategi dan rencana TI p erusahaan

untuk jangka p endek, menen gah, dan panjang, untuk mem astikan kesesuaian den gan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.

Wewenang :

1. M engarahkan dan men gemban gkan strategi dan rencana T I p erusahaan. 2. M engkoordinasikan dann men gontrol implementasi lay anan T I baik

secara korp orat maup un operasional untuk memastikan tersediannya dukungan teknologi infor masi yang h andal, efektif dan efisien bagi

(10)

kelancaran operasional p erusahaan dalam mencap ai sasaran sesuai dengan strategi p erusahaan.

Marketing & purchasing T anggun g jawab :

1. M erencanakan strategi p emasaran.

2. M engadakan pembinaan dan p engembangan jalur pemasaran. 3. M eny elenggarakan riset pasar.

Wewenang :

1. M enetap kan partner kerjasama untuk p emasaran.

2. M enetap kan prospek / customer y ang akan dijadikan target p asar. 3. M enetap kan biaya yang diperlukan untuk kegiatan pemasaran sesuai

p lafon y ang telah ditetap kan.

Divisi Sales dan Marketing A. Seksi Sales

1. Nama Jabatan : Sales analyst

Bertanggun g jawab kep ada : Kepala seksi Sales Seksi : Sa les

Dep artemen : Sales Directorat : Office

(11)

66

1. M enganalisa kond isi pasar 2. M enganalisa h ar ga p roduk

3. M enganalisa service rate yang diberikan o leh PT. XYZ . 4. M enganalisa p enjualan dalam Purchase Order.

5. M enganalisa d elivery rate.

T ugas Berkala :

1. M embuat Sales Forecast bulanan.

2. Nama Jabatan : Sales Administration

Bertanggun g jawab kep ada : Kepala seksi Sales Seksi : Sa les

Dep artement : Sales Direktorat : Office

T ugas Pokok (Rutin sehari-hari) :

1. M embuat format surat y ang dip erlukan oleh divisi Sales.

2. M embuat Sales Order berdasarkan Purchase Order dari customer. 3. M emp ublikasikan Sales Forecast y ang telah d ibuat oleh Sales

Analyst.

4. M embantu Sales Analyst dalam membu at dokumen y ang dibutuhkan.

(12)

B. Seksi Distribusi

1. Nama Jabatan : Kep ala Seksi Distribusi

Bertanggung jawab kep ada : KA Dept Distribusi Logistic Seksi : Distribu tion

Dep artement : Distribution and Logistic Direktorat : Office

1. M engontrol ketersediaan stock barang (level stock) untuk memenuhi p ermintaan customer.

2. M engontrol p engelo laan dan p enan ganan stock FG baik dari segi kwalitas ataup un kwantitas secara baik dan ben ar.

3. M engontrol p engiriman baran g sesuai den gan jadwal y ang sudah dibuat.

4. M emastikan barang yang dip esan ke PPC sesuai den gan Sales Forecast dan p erkiraan kapasitas p roduksi serta memperhatikan buffer stock.

5. M emastikan barang y an g dip esan dapat terkirim sebelum lewat masa simp anny a.

T ugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas Berkala :

(13)

68

b. Tahunan : Activity Plan dan Budg et Seksi 2. Tugas Tambahan :

a. Mengkonfirmasi seksi terkait bila menemuk an p eny imp angan penerimaan bar an g.

b. Mengkonfirmasi ke seksi terkait bila kebutuhan stock untuk delivery kuran g m encukup i.

c. Mengkonfirmasi stock Finish Good kritis dan overstock.

d. Membantu dep artemen atau seksi lain dalam men gatasi masalah.

2. Nama Jabatan : Distribution Administration Bertanggun g jawab kep ada : Kasie Distribusi Seksi : Distribusi

Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

1. M engatur jadwal pengir iman harian part R EM AHM dan FDR. 2. M elakukan split barang y an g akan d ikirim melalui aplikasi EB S. 3. Bersama den gan Foreman seksi Lo gistik men gatur antrian loading

baran g berdasark an kedatan gan truk.

4. Bersama den gan Inventory seksi Logistik untuk memastikan ketersediaan bar ang y ang ak an dikir im sesuai r encana.

5. M embuat lap oran administrasi berd asarkan aktual pengiriman har ian baran g.

(14)

6. M elakukan docking dengan seksi Sales terkait jadwal kirim harian

T ugas T ambahan 1. Tugas Tambahan : a. Membantu kepala seksi.

b. Melakukan filling dokumen terkait. c. melakukan improvement di seksinya.

3. Nama Jabatan : Inventory Analyst

Bertanggun g jawab kep ada : Kasie Distribusi Seksi : Distribusi

1. M elakukan anlaisa harian stock level finish good terkait dengan p engiriman baran g.

2. M elakukan docking harian dengan seksi PPC terkait p rogres p roduksi untuk menjamin k etersediaan b arang.

3. M elakuan entry ke EBS terkait den gan Marketing Order.

4. M elakukan docking den gan seksi Sa les untuk member ikan masukan terkait order barang ke PPC.

5. M embuat lap oran administrasi berdasark an ketersediaan barang harian.

(15)

70

T ugas T ambahan 1. Tugas Tambahan : a. Membantu kepala seksi

b. Melakukan filling dokumen terkait. c. melakukan improvement di seksinya.

C. Seksi Lo gistik

1. Nama Jabatan : Kep ala Seksi Lo gistik

Bertanggun g jawab kep ada : KA Dept Distribusi Logistik Seksi : Lo gistik

1. Mengontrol p eny ediaan stock Finish Good / Stocklevel untuk memenuh i p ermintaan customer.

2. Mengontrol p engelolaan dan penan ganan sto ck Finish Good, baik dari segi kualitas ataupun kuantitas secara baik dan benar.

3. Kontrol rencana Delivery Sch edule k e customer.

4. Mengontrol p engaturan kendaraan eksp edisi untuk memenuhi p ermintaan customer.

5. Memeriksa dan menandatangani dokum en-dokumen y ang berkaitan dengan p engeluaran Finish Good.

(16)

1. Tugas Berkala :

a. Bulanan : Evaluasi Lap oran Bulanan Sto ck dan Delivery. b. Tahunan : Activity Plan dan Budg et Seksi.

2. Tugas Tambahan :

a. Mengkonfirmasi seksi terkait bila menemuk an p eny imp angan p enerimaan baran g.

b. Mengkonfirmasi ke seksi terkait bila kebutuhan stock untuk delivery kuran g m encukupi.

c. Mengkonfirmasi stock Finish Good kritis dan overstock.

d. Membantu dep artemen atau seksi lain dalam men gatasi masalah. e. Menjaga margin biay a transp ortasi dengan baik.

2. Nama Jabatan : Foreman Inventory

Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi Lo gistik Seksi : Lo gistik

1. M engontrol stock keeper menerima h asil p roses Mc tire, tube dan RIM Strip

(17)

72

3. M enjamin tersedianya stock Finish Good sesuai schedule p engiriman.

4. M enjaga kualitas dan kuantitas Finish Good selam a masa p eny imp anan.

5. Proses Overtime

T ugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas Tambahan : a. Membantu Kepala Seksi

b. Menggantikan tu gas Stock Keep ing jika berhalangan h adir c. Melakukan p roses Full Fillment Acceptance (FA) Surat Jalan d. Mengatur pengiriman di shift 2 b erjalan den gan lan car

3. Nama Jabatan : Foreman Pre-Delivery

Dep artement : Distribusi and Logistik Direktorat : Office

1. M engatur urutan p enemp atan barang y ang akan dikir im sesuai rencana

(18)

2. M engidentifikasi d engan jelas baran g yang dipersiap kan agar efektifitas loading.

3. M engkonfirmasikan ke Inventory jika ditemukan stock tidak sesuai actual.

1. Tugas Tambahan : a. Membantu Kepala Seksi.

b. Melakukan analisa d an improvement seksi.

4. Nama Jabatan : Foreman Delivery

1. M engatur Loading barang y ang akan dikirim sesuai Sch edule Delivery Order.

2. M engatur dan memp ersiapkan kendaraan untuk pengir iman agar cepat dan tep at waktu.

(19)

74

1. Tugas Tambahan :

a. Membantu tugas kep ala seksi. b. Pengaturan kend araan ekspedisi

5. Nama Jabatan : Leader Inventory

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Inventory Seksi : Lo gistik

1. M engontrol dan memastikan Sto ck Keeper men erim a hasil dari p roses semi Finish Good den gan baik dan b enar.

2. M emastikan p eny imp anan Finish Good den gan baik dan benar. 3. M enjaga kualitas dan kuantitas stock Finish Good selama masa

p eny imp anan.

4. M enjamin tersediany a stock Finish Good untuk kep erluan Delivery.

5. M engatur pembagian persiap an delivery per customer, serta memastikan kecukup an stock ny a.

6. Melakukan p roses stock harian.

(20)

1. Tugas Berkala :

a. Minggu an : Kontrol p engecekan stock Fin ish Good. b. Bulanan : Membuat Laporan Bulanan Stock Finish Good. c. Tahunan : Membuat Laporan In Out Finish Good p er bulan. 2. Tugas Tambahan:

a. Membantu Foreman Inventory.

b. Menggantikan tugas Stock Keeping y ang berh alangan hadir. c. Saling koordin asi den gan Seksi Delivery untuk menjamin

kep uasan customer.

d. Mengatur kep erluan alat bantu kerja.

6. Nama Jabatan : Stock and Delivery Control

Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi & KA Dep t Seksi : Lo gistik

Dep artement : Distribution and Logistic Direktorat : Office

T ugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. Maintain dan analisa level stock. 2. Control dan analisa OFC by PPC. 3. Entry dan con trol DO khusus OEM.

(21)

76

5. M enganalisa dan melkakukan meeting, bila ada masalah dalam hal level stock, dan ketersediaan dan kemampuan delivery.

6. Entry on gkos an gkut pengiriman. ( non main dealer honda)

1. Tugas Tambahan :

a. Membantu kep ala seksi

b. Menggantikan staff admin bila berhalan gan h adir.

7. Nama Jabatan: Operator Stock Keep er

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Inventory Seksi : Logistic

1. M enerima hasil p roses Finish Good : Wrapping, setting d an packing. 2. M emastikan Finish Good y ang masuk sesuai antara b arang d en gan

data. (size dan quantity)

3. Penganturan penyimpanan dan p enanganan Fin ish Good sesuai layout yang tersedia.

4. Berkoordinasi dengan Operator Pre-Delivery untuk p ersiapan Delivery.

(22)

5. M enjaga ku alitas d an kuantitas Finish Good selama dalam p eny imp anan.

1. Tugas Tambahan : a. Membantu Foreman.

b. Melakukan 4R di area sto ck finish good.

c. Membantu loading/muat p ada waktu pengiriman jika dip erlukan.

8. Nama Jabatan : Operator Pre-Delivery

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Pre-Delivery Seksi : Lo gistik

1. M enerima dan mengecek p ersiapan Finish Good dari op erator Stock Keeping.

2. M emastikan bahwa finish good y ang disiap kan sesuai planning. 3. Pengaturan p eny iap an finish good y ang akan dikirim.

4. M emastikan persiap an dilakukan sesuai urutan d elivery y an g sudah direncanakan.

(23)

78

5. M emastikan tidak ada p eny imp angan p ersiap an baik size dan quantity.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas tambahan : a. Membantu Foreman.

b. Melakukan 4R di area pre-delivery.

c. Membantu loading/muat p ada waktu pengiriman jika dip erlukan.

9. Nama Jabatan : Staff Admin istration

1. Entry dan cetak dokumen : Sur at Jalan, Pas Pengeluaran Barang dan Pas Non Surat Jalan.

2. Entry uan g m akan driver. 3. Entry actual overtime.

4. Distribusi Surat Jalan ke akuntin g, BP, dan kwitansi uang obat. 5. Filling dokumen.

(24)

1. Tugas Tambahan :

a. Membantu Kasie / Foreman dalam p engolah an data b. Menjaga dan melakukan p erawatan komp uter.

c. Membantu dalam menyelesaikan masalah data komp uter. d. Membantu administrasi Kwitansi obat.

e. Membantu permintaan rutin alat – Alat kebersihan ke GS

10. Nama Jabatan : Driver Truck

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery Seksi : Lo gistik

1. M elakukan p engecek an kendar aan sebelum ber angkat.

2. M elakukan p emeriksaan dan p erawatan agar kondisi truk selalu dalam keadaan siap p akai.

3. M emastikan dokumen p engirim an sesuai den gan barang yang akan dikirim.

4. M engemudikan truk sampai ketemp at tujuan.

5. M elakukan serah terim a bar ang serta dokumen terkait kep ada customer.

(25)

80

6. M embawa kembali truk dari tempat tujuan.

1. Tugas Tambahan :

a. Melakukan 4R kendaraan.

b. Membantu seksi lain y ang memerlukan jasa kend araan truk.

11. Nama Jabatan : Help er

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery dan Foreman Inventory Seksi : Lo gistik

1. M embantu tugas-tugas operator stock keeper dan pre-delivery. 2. M embantu merap ikan dan merawat stock finish good.

3. M embantu meny iap kan finish good untuk kep erluan delivery.

4. M elakukan loading ke truk atas finish good y ang akan dikirim b aik delivery OEM maup un REM, sesuai waktu serta kebutuhan delivery. 5. M emastikan p engisian loading semaksimal mun gkin.

6. M enerima dan mengecek persiap an Finish Good dari operator Stock Keeping.

(26)

1. Tugas Tambahan :

a.Menjaga, memb ersihkan dan merawat fin ish good.

b.Melakukan 4R : area stock, area pre-delivery serta ruang administrasi.

c. Membantu seksi lain y ang memerluk an bantuan den gan seijin d ari p imp inan kerja.

12. Nama Jabatan : Driver Forklift

Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery dan Foreman Inventory Seksi : Lo gistik

1. M elakukan p emeriksaan dan p erawatan agar kondisi forklift selalu dalam keadaan siap p akai.

2. M elakukan p enarikanhasil setting OEM dari Semi Fin ish Good. 3. M embantu merap ikan stock finish good, maksimal susun 3 rak. 4. M embantu p ersiapan delivery FDR dan HGP.

5. M emastikan barang y ang akan di loading sesuai d en gan p ermintaan delivery.

(27)

82

6. M engemudikan forklift den gan tetap memperhatikan safety, serta lin gkungan kerja.

1. T ugas Tambahan :

a. Melakukan 4R atas forklift da area kerjanya.

b. Membantu seksi lain y ang memerlukan jasa kend araan forklift dengan seijin dari pimpinan kerja.

c. Melap or ke Foreman atau man power yang ditunjuk untuk pengisian bah an bakar. (solar)

3.3.3 Profil Tim Industrial System Development ( ISD)

Gambar 3.6 Struktur Organisasi Tim Industria l System Development (ISD)

T im ISD merup akan suatu seksi dalam perusahaan y ang bertanggun g jawab atas integrasi sistem yang digun akan dalam PT. JAR untuk mendukung berjalanny a aktifitas aktifitas op erasional p erusahaan.

(28)

T im ISD m erup akan seksi yang baru terbentuk sehingga belu m m emiliki struktur organisasi dan p embagian tanggun g jawab y ang tertata dengan jelas. T im ISD berp eran dalam menjembatani kebutuhan dan harap an dari p ekerja di lapangan den gan Divisi T eknolo gi Informasi y ang men gemban gkan ap likasi untuk memenuhi k ebutuhan teknologi.

Dalam T im ISD terdap at 4 pembagian utama yang terdiri dari p ara p rofessional y ang menan gani b idan gny a masing-masing y aitu bagian Information System, bagian Manufacturing, bagian Non-Manu facturing, dan bagian Master data. Information system bertanggun g jawab untuk mendukung p erbaikan d an p engembangan sistem inform asi y ang digunakan p ada perusahaan. Manufacturing akan menan gani segala proses transaksi y ang terhubung dengan bagian produksi perusahaan. Non-Manufacturing terlibat pada aktifitas perkantoran p erusahaan seperti seksi purchasing, accounting, finan ce, sales dan lainnya yang tidak termasuk dalam kegiatan produksi. Master data bertan ggun g jawab d alam m engatur dan men gelola master data y ang digunakan perusahaan dalam transaksi y ang dilakukan. Para professional tersebut menyumbangk an kem ahiran dan pengalaman d i bid an gny a masin g-masin g untuk b erkolabor asi dalam member ikan kontribusi p ada pengemban gan sistem y ang sesuai dengan kebutuhan bisnis p erusahaan serta memenuhi harapan dari p enggun a.

(29)

84

(30)

Customer y ang ingin melakukan pembelian bar an g dapat mengir imkan Purchase Order ke PT. JAR yang akan dilayani oleh divisi Sales . Berdasark an Purchase Order dari customer akan dibuatkan sebuah Sales Order. Pada Sa les Order tersebut akan dicetak untuk diperiksa kemb ali kesesuaian jum lah bar ang dan harga barang yang tertera oleh Kep ala Dep artemen Sales. Sales Order akan disetujui apabila informasi telah sesuai kemudian akan dilakukan Book Sales Order. Disamping Sales Order, seksi Sales juga akan melakukan p engecek an stok barang untuk memenuhi p esanan customer dan men catat jumlah p esanan yang dap at dip enuhi p ada Confirm Order. Kemudian seksi Sales ak an menghubungi customer k embali untuk men ginformasik an jum lah pesanan p ada Confirm Order kepada customer, lalu Confirm Order akan diarsip kan. PT. JAR memp roduksi 2 jenis produk, y aitu Original Equipmen t Manufacturing (OEM) yang saat ini mem ilik i satu customer, y aitu PT.GDI dan Replacement Equipment material (REM) y ang memiliki customer y ang terdiri d ari PT. GDI dan 14 Main dealer lain y ang tersebar d i seluruh Indonesia. Produk OEM dip eruntukkan khusus untuk customer PT. GDI dan tidak dap at dip erjualkan ke Main dealer lain.

Lalu disivi Distribusi akan melakukan Scheduling ,y an g dilakukan secara manual, untuk m embuat dokumen Jadwal Pengir iman bulan an dan dokum en Jadwal Pengiriman harian untuk p engiriman barang ke customer serta melakukan Splitline atas Sales Order yang disetujui. Seksi Distribusi hanya bertanggun g jawab untuk mengatur p enjadwalan p engirim an produk REM sementara untuk Sales Order p roduk OEM tidak perlu dilakukan S cheduling karena jadwal pengiriman baran g akan diatur dan diberikan ke PT . JAR oleh

(31)

86

customer, yakni PT. GDI. Setiap hariny a Jadwal dokumen harian akan diberik an ke seksi Lo gistik untuk mengatur loading baran g. Sementara, Jadwal Pen girim an Bulanan akan diberikan ke seksi Produksi untuk menginfor masikan kebutuhan baran g dalam bulan tersebut.

Untuk p roduk REM seksi Logistik akan men jalankan Release Sales Order yang akan menghasilkan nomor Surat Jalan dan melakukan load ing sesuai dengan Jadwal p engiriman harian y ang dibuatkan oleh seksi Distribusi. Barang yang di loading ke angkutan akan dicatatkan p ada Delivery Schedule (Tally Sheet manual) b eserta jumlah dan infor masi mengenai an gkutan y ang digun akan. Apabila jumlah baran g y ang di loading berbeda den gan y ang dijadwalk an m aka akan d ilakuk an r evisi splitline b erdasarkan Delivery S chedule tersebut dan akan diinformasikan ke seksi Distribusi sehingga seksi Distribusi dap at melakukan p eny esuaian.

Untuk p roduk OEM, setiap hari sebelum hari p engiriman tersebut seksi Logistik akan mener ima kiriman barcode tag dari customer, y akni PT . GDI. Kemudian seksi Lo gistik akan menjalank an Release Sa les Order atas Sales Order yang telah disetujui dan melakukan loading sesuai dengan p ermintaan pada barcode tag dari customer. Jum lah baran g yang d i loading akan dicatatkan pada Delivery Schedule untuk acu an dalam melakuk an Splitlin e p ada sistem.

Kemudian b aik untuk produk REM ataupun OEM . Seksi Lo gistik akan melakukan Transact Move Order (TMO) untuk mencatatkan bahwa baran g telah diterima d i staging area. Selanjutnya seksi Logistik ak an menentukan Trip pengiriman dan akan dilakukan konfirmasi Shipping (Ship Confirm). Setelah

(32)

seluruh p roses dijalankan m aka seksi Lo gistik akan melakukan Run Requ est untuk menghasilkan doku men p elen gkap y ang dibutuhkan yan g terdiri dari Tally sheet, 6 rangkap Surat Jalan, dan 3 ran gkap Pas Pengeluar an Barang yang ak an dibutuhkan untuk dilampirkan bersama d en gan barang yan g dikir imkan ke customer.

Kemudian Surat Jalan dan Pas Pengeluar an Barang akan diber ikan kep ada Sup ir untuk melakukan pengir iman bar an g. Pas p engeluaran bar ang ran gkap 1 akan digunakan untuk p engecekan barang yang k eluar dar i perusahaan p ada bagian sekuriti. Setelah baran g dan Surat Jalan diterima oleh customer, customer akan m en gecek k esesuaian baran g den gan yang tercatat p ada Sur at Jalan y ang dikirimkan. Apabila barang tidak sesuai m aka customer akan men girimkan 1 rangk ap Sur at Jalan kembali ke PT . JAR. Sur at Jalan y ang dikemb alik an tersebut akan dip eriksa ulang oleh seksi Lo gistik. Jika kesalahan terletak p ada pihak PT . JAR maka PT. JAR akan mengirimk an kekuran gan b aran g p ada pengiriman selan jutny a. Jika barang telah sesuai den gan y ang tercatat pada Surat Jalan kemudian seksi Logistik akan menginformasikan customer bahwa barang telah sesuai dengan p esanan saat men in ggalk an perusahaan.

Customer akan menyetujui Surat Jalan y ang telah sesuai dengan p esanan. Kemudian Pas Pengelu aran Bar an g dan Surat Jalan yang telah d ikonfirm asi diberikan k ep ada sup ir untuk dikembalikan k e PT. JAR. Pas Pengeluaran Bar ang akan didistribusikan sebagai ber ikut:

(33)

88

• Pas Pengeluaran Barang rangkap 2 akan diambil oleh perusahaan ekspedisi untuk digunakan d alam melakukan p enagihan biaya pengir iman terhad ap PT. JAR.

• Pas Pengeluaran Barang rangkap 3 akan disimpan sebagai arsip pada seksi Logistik setelah p engiriman dilakukan.

Surat jalan terdiri dar i 6 rangkap y ang akan d idistribusikan sebagai berikut: • Surat Jalan rangkap 1 dan rangkap 2 akan diambil oleh pihak customer. • Surat Jalan rangkap 3 dan 4 diperuntukkan bagi seksi akunting.

• Surat Jalan rangkap 5 akan diambil oleh bagian ekspedisi sebagai bukti untuk melakuk an penagihan ke PT. JAR.

• Surat Jalan rangkap 6 akan diberikan ke seksi logistik.

Pas Pengelu aran baran g y ang diterim a dari sup ir akan disimp an sebagai arsip p ada seksi Logistik. Surat jalan yang telah dikonf irmasi akan diterim a oleh seksi logistik kemudian Surat Jalan ran gkap 3 dan 4 akan diberikan ke akunting untuk dibuatkan Invoice kep ada customer. Surat Jalan ran gkap 6 diterima seksi Logistik sebagai bukti untuk melakuk an Fulfillment A cceptance y ang meny atakan bahwa barang telah d iterima dan d ikonfirmasi oleh customer. Kemudian Surat Jalan ak an diarsip oleh seksi lo gistik.

Proses menerima r etur baran g

Proses RMA atau retur terbagi menjadi du a, y aitu ketika terjadi kesalahan pada surat jalan y ang dikir imkan kep ada customer dan p roses claim terhadap

(34)

baran g. Ap abila terjadi k esalahan pada surat jalan y ang dikirimkan, m aka bagian logistik akan men g-cancel p roses Fulfillmen t Acceptan ce, lalu ak an dibuat surat jalan y ang baru, y ang nantiny a surat jalan baru tersebut akan dikirimkan kepada customer. Proses claim terjad i ketika customer men girimkan baran g ke bagian Claim, lalu bagian Claim akan mengentri dokum en Return Material Acceptance. Dokumen RM A tersebut akan diberikan kep ada bagian Sales, untuk selanjutnya melakukan perubahan pada Sales Order yang bersan gkutan. Jika customer mengin ginkan pengembalian berupa uan g, m aka bagian sales akan merubah quantity sales order menjad i minus, dan memb erikan konf irmasi k ep ada bagian Finance terkait dengan p engembalian uang. Ap abila customer men gin ginkan pengembalian berupa barang, maka quantity sales order akan d irubah menjad i minus lalu akan d itambahkan kembali, setelah merubah quantity maka bagian sales akan member ikan konfir masi kepada bagian lo gistik, yang selanjutny a akan dilakukan p encetakkan surat jalan dan pas pengeluar an baran g y ang baru. Setelah pencetakkan surat jalan dan p as pengelu aran bar an g baru tersebut, maka baran g pengganti untuk claim ak an dikir imkan k embali ke customer.

(35)

90

3.4.1 Proses Bisnis Melayani Pemesanan

(36)

Keterangan Rich Picture Melay ani Pemesanan:

1. Customer mengirimk an Purchase Order kep ada Seksi Sales.

2. Seksi Sales akan m elakuk an p engecekkan b aran g secara manual dari dokumen stok barang h arian y an g dikirimkan seksi warehouse.

3. Seksi Sales akan m embuat Sales Order sesuai dengan p esanan customer. 4. Seksi Sales akan m ember ikan konfir masi dar i Sales Order kep ada customer. 5. Sistem akan mencetak dokumen Sales Order.

6. Setelah dicetak, m aka seksi Sales akan m eminta konfir masi ke Kasie Sales. 7. Kasie Sales akan memberikan konfirmasi terhad ap Sales Order yang dibuat 8. a. Jika Sales Order tersebut disetujui maka seksi Sales akan melakukan Book

Sales Order.

b. Jika Sales Order tersebut ditolak maka seksi Sales akan melakukan revisi terhadap Sales Order, lalu proses akan berlanjut ke nomor emp at.

(37)

92

3.4.2 Proses Bisnis Melakukan Penjadwalan

(38)

Keterangan Rich Picture Melakukan Penjadwalan :

1. Seksi Distribusi akan melihat ke sistem EBS, Sales Order y ang sudah di book sebelumny a.

2. Seksi Distribusi akan melakuk an p enjadwalan bu lanan d an harian secar a manual menggunak an Ms.Excel.

3. Seksi Distribusi akan melakuk an split line d ari ju mlah p engiriman min gguan barang REM dan OEM, serta melakukan booking baran g.

4. Penjadwalan manual akan dikirimkan ke seksi p roduksi.

5. Jadwal pengiriman har ian ak an dikir imkan k e seksi logistik, dan ber lanjut ke proses p engiriman barang.

(39)

94

3.4.3 Proses Bisnis Melakukan Pengiriman Barang

(40)

Keterangan Rich Picture melakukan Pen giriman Baran g:

1.a. Seksi SFG akan m en girimkan baran g y ang nantiny a akan dikirim. b. Seksi Distribusi mengir imkan Delivery Schedule yang b erisi jadwal

pengiriman barang.

c. Customer AHM mengirimkan barcode tag untuk pengiriman baran g setiap hari.

2. Seksi Lo gistik akan melakukan Transact Move Order, y ang menand akan perp indahan baran g dar i Semi-Finish Good ke Finish Good .

3. a. Seksi logistik akan m elakuk an Release Sales Order y ang menandakan bahwa SO akan dip roses, serta berlanjut ke p roses Launch Pick Release (untuk barang REM).

b. Seksi logistik akan melakukan Release Sales Order yang men andakan bahwa SO akan d ip roses, serta berlanjut ke proses Launch Pick Release (untuk baran g OEM ).

4. Barang yang ak an dikir im akan diloading ke truk ekspedisi, pada p roses ini akan baran g y ang dilo adin g ak an dicatat ke tally sheet secara m anual. 5.a. Jika baran g y ang dilo adin g terdapat perubahan dari jumlah split line, maka

akan dilakukan rev isi dan konfir masi split lin e ke seksi distribusi. b. Jika tidak ada p erubahan, m aka ak an dilakukan Transact Move Order, y ang

menandak an bahwa bar an g telah samp ai di staging area.

6. Seksi lo gistik akan men g-assign trip y an g berisi informasi d ata eksp edisi y ang melakuk an pengir iman, serta melakuk an ship confirm, bahwa baran g sudah siap dikirim ke customer.

(41)

96

7. Setelah itu seksi logistik akan melakukan penomoran tally sheet, d an melakuk an pencetakan pas p engeluaran b aran g rangk ap 3 dan surat jalan rangkap 6.

8. Surat Jalan dan pas pengelu aran baran g y ang dicetak akan d iberikan kep ada sup ir eksp edisi.

9. Sup ir eksp edisi akan men girimkan baran g ke customer, beserta surat jalan rangkap 6.

(42)

97

3.4.4 Proses Bisnis Melakukan Fulfillment Accep tance

Gam bar 3.11 Rich Pictu re Melak ukan Fu lfillment Acceptance

(43)

98

Keterangan Rich Picture Fulfillment Accep tance :

1. Truk ekspedisi akan mengirimkan Baran g kep ada customer, beserta surat jalan r angkap 6.

2.a. Customer akan memeriksa b aran g dengan surat jalan, jika sesuai mak a surat jalan tersebut akan ditandatan gan i dan dib erikan ke sup ir truk eksp edisi, dan surat jalan ran gkap ke 5 dan 6 ak an disimpan oleh customer.

b. Jika baran g y ang dikirim tidak sesuai dengan surat jalan, maka customer akan mengirimkan 1 kopi surat jalan.

3.a. Setelah ditandatan gai, maka truk ekspedisi akan mengamb il surat jalan rangkap ke 4 untuk diarsip .

b. Kopi surat jalan y ang tidak ditandatangai akan d iberik an ke lo gistik untuk dilakukan p en gecekkan.

4.a Sup ir truk ekspedisi akan member ikan surat jalan rangkap 1 -3 ke seksi logistik, 1 rangkap surat jalan akan diarsip oleh seksi lo gistik .

b.Jika memang ada ketidaksesuaian, maka seksi lo gistik akan mengirimkan barang pada p engiriman selanjutnya, yang akan berlanjut p ada proses nomor 1.

5. Seksi lo gistik akan memberik an surat jalan sebanyak 2 rangk ap ke seksi accounting, yan g nantiny a akan berlanjut ke proses invoice.

6. Seksi lo gistik akan melakukan fulfillmen t acceptance pada sistem Oracle EBS, untuk menandakan status p engiriman “Accepted”.

(44)

99

3.4.5 Proses Bisnis Return Material Acceptance

(45)

100

Keterangan Rich Picture Return Material Acceptance:

1.a Customer men girimkan surat jalan y ang salah ke seksi logistik. .b Customer akan mengir imkan barang yang salah/rusak k e seksi Claim. 2.a Seksi logistik akan m engcancel p roses Fulfillment A cceptance. .b Seksi Claim akan men gentri dokumen Return Material Acceptance. 3.a Seksi logistik akan m embuat surat jalan b aru.

.b Sistem akan mencetak RMA yang dibuat.

4.a Seksi logistik akan m engirimkan Surat Jalan yang b aru. .b Seksi Cla im akan men girim RMA ke seksi Sales.

5.b Seksi Sales akan men gedit SO, jika customer m enginginkan p engembalian berupa uang, m aka quantity akan di minus, lalu seksi Finan ce ak an

memprosesny a, jika customer men gin gink an pengembalian berupa barang, maka quantity akan diminus, lalu ditambah lagi.

6.b.1 Seksi Sales akan memberikan konfirmasi kep ada seksi F inance tentang p engembalian uang ke customer.

b.2 Seksi Sales akan mengkonfirm asi tentang pengembalian b arang ke seksi Logistik.

7.b.2 Seksi lo gistik akan membuat surat jalan dan p as p engelu aran bar ang yang baru, lalu barang ak an dikir imkan k e customer yang m elakuk an claim.

(46)

3.5 Flo wchart Sistem Berjalan

3.5.1 Flowcha rt Membuat Sales Order

Gambar 3.13 Flow chart Membuat Sales Order

(47)

102

Keterangan Flowchart M embuat Sales Order :

T abel 3.1 Urutan Proses/Instruksi Proses M embuat Sales Order

Menu / Tab dalam Fo rm Proses / Instruksi

Menu 1. Klik Order Management Sub Menu 2. Klik Sales Order p ada seksi

Orders, Return Sales Order

(Order Information tab Main)

3. Salesperson, Currency terdefault dari awal

4. Pilih Customer

5. Menampilkan Customer Number, Customer Contact, Ship to

Location, Bill to location 6. Masukkan Customer Purchase

Order

7. Pilih Order Type 8. Pilih Price List 9. Klik Tab Others Sales Order

(Order Information tab Others)

10. Payment Term ter-default d ari Customer

11. Warehouse ter-default dar i Order Type

12. Tax Handling ter-default d ari awal 13. Klik Tab Line Items

(48)

Sales Order

(Lne Items tab main)

14. Masukkan Ordered Item 15. Masukkan Qty

16. UOM ter-default dari Item 17. Unit Selling Price ter-default dari

Price List

18. Request Date ter-default 19. Masukkan Schedule Ship Date 20. Line Type ter-default dari Order

Type

21. Menambah Item y ang dip esan 22. Klik tombol Availability Availability 23. Menampilkan On Hand Qty &

Qty Reservable 24. Klik Close

Menu Navigator 25. Klik Save

Sales Order

26. Order Number ter-generate

Sales Order (Line Items tab Main) 27. Klik Tab Other Information untuk melihat Order Number (No. Sales Order)

(49)

104

3.5.2 Flo wcha rt Mencetak Sales Ord er

Gambar 3.14 Flow chart Mencetak Sales Order

(50)

Keterangan Flowchart M encetak Sales Order:

T abel 3.3 Urutan Proses/Instruksi Proses M encetak Sales Order

Menu / Tab dalam Form Proses / Instruksi

Menu 1. Klik Order Management Sub Menu 2. Klik Sales Order p ada

bagian Orders, Return

Sales Order 3. Klik Close Form Sales

Order

Navigator (Tab Function) 4. Klik Reports, Requ est p ada bagian Setup

5. Klik Run Reports 6. Klik tombol Open Submit a New Requ est 7. Pilih Single Requ est

8. Klik Ok

Order Management Reports 9. Klik LOV p ada bagian Name

Reports 10. M asukkan ‘%”

11. Klik Find 12. Pilih Reports 13. Klik tombol Ok

Parameters 14. M asukkan Order Number

(From) dan Order Number (To)

(51)

106

15. Klik tombol Ok Order Management Reports 16. Klik tombol Submit

Messages 17. Klik No

Menu Navigator 18. Klik View

19. Klik Request

Find Requ est 20. Klik Find

Request 21. Klik tombol Refresh Data

samp ai “Phase : Completed, Status Normal”

22. Klik View Outpu t 23. Sales Order 24. Klik Print

(52)

3.5.3 Flowcha rt Melakukan Book Sales Order

(53)

108

Keterangan Flowchart M elakukan Book Sales Order :

T abel 3.2 Urutan Proses/Instruksi Proses M elakukan Book Sales Order

Menu / Tab dalam Fo rm Proses / Instruksi

Menu 1. Klik Order Management

Submenu 2. Klik Order Organizer pada seksi Orders, Returns

Find Orders/ Quotes 3. Masukkan Order Number

4. Klik tombol Find

Order Organizer 5. Klik tombol Open

Sales Order

6. Cek status Sales Order yang akan di-book : Entered

7. Klik tombol Book Order

Messages 8. Klik Ok

Sales Order

(54)

3.5.4 Flo wchart Melakukan Split Line

Gambar 3.16 Flow chart Melakukan Split Line

(55)

110

Keterangan Flowchart M elakukan Sp lit Lin e :

Tabel 3.4 Urutan Proses/Instruksi Proses Split Line

M enu 1. Klik Order Management

SubM enu 2. Klik Order Organizer pada bagian Orders, Returns

Find Orders/Quotes 3. Masukkan Order Number

4. Klik T ombol Find

Sales Order

6. Cek status Sales Order : Booked 7. Klik tab Line Items

Sales Order

(Line Items tab Main)

8. Pilih Line y ang akan di-split 9. Klik tombol actions

Split Line 10. Masukkan Qty yang akan di-split

11. Masukkan sisa Qty item p ada line selanjutny a

12. Klik Split Sales Order

13. Menampilkan Line y ang telah di-split

(56)

3.5.5 Flo wchart Melakukan Scheduling & Reserva tion

(57)

112

Keterangan Flowchart M elakukan S cheduling & R eservation :

Tabel 3.5 Urutan Proses/Instruksi Proses Scheduling & Reservation

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Order Organizer p ada

bagian Orders, Returns

Find Orders/Quotes 3. M asukkan Order Number

4. Klik T ombol Find

Sales Order

6. Cek status Sales Order : “Booked”

7. Klik tab Line Items Sales Order

8. Klik line y an g akan dijadwalk an

Menu Navigator 9. Klik Tools

10. Klik Scheduling, pilih : Schedule

Sales Order

11. M enamp ilkan Schedule Ship Date

12. Klik Line yang ak an direservasi

Menu Navigator 13. Klik Tools

(58)

Reservation Details

(59)

114

3.5.6 Flo wchart Melakukan Relea se Sales Order

(60)

Keterangan Flowchart M elakukan Release Sales Order :

Tabel 3.6 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Release Sales Order

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Shipping pada bagian

Transactions

Query Manager (Lines) 3. Pilih Search for : Lin es

4. M asukkan From Schedule Date

5. M enamp ilkan To Schedule Date

6. M asukkan From Order Number

7. M enamp ilkan To Order Number

Shipping Transactions 9. Pilih Line yang status Next

Step : Pick Release

10. Klik T ombol Actions, pilih : Launch Pick Release 11. Klik Go

(61)

116

Menu Navigator 13. Klik save

14. No Surat jalan ter-gen erate 15. Klik View

16. Klik Request

Find Requests 17. Klik Find

Request 18. Klik tombol Refresh Data

samp ai Phase :” complete status : normal “

(62)

3.5.7 Flo wchart Melakukan Transact Move Order

Gambar 3.19 Flowchart Melakukan Transact Move Order

(63)

118

Keterangan Flowchart M elakukan Transact Move Order :

Tabel 3.7 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Transact Move Order

Menu 1. Klik Inventory

SubMenu 2. Klik Transact Move Orders pada bagian Move Orders

Organizations 3. Pilih MAT SRI Material 4. Klik OK

Find Move Order Lines (MAT) 5. Klik tab Pick Wave Find Move Order Lines (MAT)

Tab Pick Wave

6. Pilih checkbox disamping Sa les Order Number

7. M asukkan Sales Order Number diikuti “%”

Transact Move Orders (MAT) 9. Pilih Checkbo x d i kiri p ada data y ang ingin di- transact

10. Klik View /Update A lloca tions untuk menentukan alokasi Transact Move Order Line

Allocations (MAT)

11. Pilih Subinventory y ang tep at 12. Pilih Locator yang tepat 13. Klik tombol Lot/serial

Lot Entry (MAT) 14. Pilih Lot Number

(64)

16. Klik Done Transact Move Order Line

Allocations (MAT)

17. Klik Transact

20. Klik Request

Find Requests 21. Klik Find

Request 22. Klik tombol Refresh Date samp ai

Phase : “completed status : normal “

(65)

120

3.5.8 Flo wchart Melakukan Ship Confirm

M elak ukan S hip Conf irm

Request Find Requests Menu Navigat or Mes sages Confirm Trip Shipping Trans act ions (Tab P ath by Trip) Shipping Transacti ons Query Manager SubMenu Menu 7 Kli k to m bo l Shi p C on fi rm 1 0 Kl i k Ok 1 1 Kl i k Vi e w Sta rt 1 Kl ik Ord er Ma n ag e me n t 1 4 Kli k to m bo l Re fre sh Da ta sa mp a i Ph a se : c o mp l ete d S ta tu s : n o rma l 13 K li k Fi n d En d 9 Kl ik Ok 2 Kl ik Tran s ac ti on s pa d a b a g ia n Sh i pp i ng 5 Kli k Fi n d 3 Pil i h Fro m Sc h ed u l e Da te 8 Un tic k “C rea te Ma s te r Bi ll o f La d in g ” da n “C rea te B il l o f La d in g ” 4 Inp u t Fro m O rd er Nu m be r 6 Kl i k ta b Pa th by Tri p 1 2 Kl ik Re qu e st

Gambar 3.20 Flowchart M elakukan Ship Confirm

(66)

Keterangan Flowchart M elakukan Sh ip Confirm :

Tabel 3.9 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Ship Confirm

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Transaction p ada bagian

Shipping

Query Manager 3. Masukkan Form Schedule

Date

4. Masukkan From Order Number

5. Klik Find

Shipping Transactions 6. Klik tab Path by Trip

Shipping Transactions (tab Path By Trip)

7. Klik tombol Ship Confirm

Confirm Trip 8. Untick “Create Master Bill Of

Lading” dan “Create Bill Of Lading”

9. Klik Ok

12. Klik Request

Find Requ ests 13. Klik Find

(67)

122

sampai phase : “completed status : Normal”

(68)

3.5.9 Flo wchart Membuat Surat Jalan

Gambar 3.21 Flowchart Membuat Surat Jalan

(69)

124

Keterangan Flowchart M embuat Surat Jalan :

T abel 3.8 Urutan Proses/Instruksi Proses Membuat Surat Jalan

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Transaction p ada bagian

Shipping

Query Manager 3. PilihForm Schedule Date 4. To Schedule Date ter-default 5. Input From Order Number 6. Klik Find

Ship ping T ransactions 7. Pilih Sur at Jalan dengan Line status Staged/Pick Confirm 8. Klik tab Path by Trip Ship ping T ransactions (tab Path By

Trip )

9. Ap akah Surat Jalan tidak digabun gkan dengan trip lain ? 10. Klik Tab Delivery

Ship ping T ransactions (tab Delivery ) 11. Catat No Surat jalan

12. Klik Actions p ilih Auto Create Trip

13. Klik tombol Go 14. No Trip ter-generate 15. Klik Tab Path By Trip

(70)

Ship ping T ransactions (tab Path By Trip )

16. Catat No Trip 17. Klik tombol Detail

Trip 18. Klik Tanda Flexfield

Additional Information T rip 19. Inp ut nomor T ruk, Nama Pengemudi, Mode Ekspedisi, Biay a Eksp edisi

Menu Navigator 20. Klik Ok 21. Klik Tools

22. Klik Hitung Biaya Ekspedisi Trip 23. Routing Instructions ter-default

24. Klik Done 25. Klik Yes

26. Klik Tab Delivery

Ship ping T ransactions (tab Delivery ) 27. Pilih Action Assing To Trip 28. Klik Go

Assign Deliver ies to T rip 29. Masukkan Trip 30. Klik Ok

31. Klik tab Path by Trip Ship ping T ransactions (tab Path By

Trip )

32. Cek no Trip yang sudah di-assign

(71)

126

3.5.10 Flowchart Mencetak Surat Jalan

Mencetak Surat Jalan

Reques t Find Requests Menu Navigat or Mess ages Paramet ers Shipping Report s and Doc uments

(MAT) Submit a New Request Query Manager SubMenu Menu 7 In p u t N am e 5 Pi l ih Si n gl e Re q u es t 8 In p u t N o mo r Su ra t Ja l a n Sur at J al a n ran g ka p 6 4 K li k O k 1 2 Kl ik Vi ew 1 6 Kl i k Vi e w Ou tp u t 2 Kli k Re po rts an d Do c u me n ts p a da b ag i a n Sh i p pi n g 1 7 Su rat J a la n 1 4 K li k Fi n d 1 3 Kl i k R eq u e st 9 K li k O k 6 Kl i k Ok 1 1 Kli k N o 3 Pl ih M AT SRI Ma te ri al 1 Kli k Ord e r M a n ag e m en t Sta rt 1 5 Kl i k to mb o l R e fre s h D ata sa m p ai Ph a se : co m pl e te d Sta tu s : n or ma l 1 8 Kli k Prin t En d 1 0 Kl ik Su bm i t

(72)

Keterangan Flowchart M encetak Surat Jalan :

T abel 3.10 Urutan Proses/Instruksi Proses Mencetak Surat Jalan

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Reports and Documents

p ada bagian Shipping

Query Manager 3. Pilih MAT SRI Ma terial

4. Klik Ok

Submit a New Requ est 5. Pilih Single Request

6. Klik Ok Shipping Reports and Documents

(MAT)

7. Masukkan Name

Parameters 8. Input Nomor Surat Jalan

9. Klik Ok Shipping Reports and Documents

(MAT)

10. Klik Submit

Messages 11. Klik No

13. Klik Request

Find Requ ests 14. Klik Find

Requests 15. Klik tombol Refresh Data

sampai phase : “completed status : Normal”

(73)

128

16. Klik View Output 17. Surat Jalan 18. Klik Print

(74)

3.5.11 Flo wchart Mencetak Pas Pengeluaran Barang

Gambar 3.23 Flow chart Mencetak Pas Pengelu aran Bar ang

(75)

130

Keterangan Flowchart M encetak Pas Pengeluar an Barang :

T abel 3.11 Urutan Proses/Instruksi Proses Mencetak Pas Pengelu aran Baran g

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Run request pada Reports,

Requests 3. Klik Open

Submit a New Requ est 4. Pilih Single Requ est 5. Klik Ok

Order Management Reports 6. Pilih Name SRI – Penomoran Tally Sheet

Parameters 7. M asukkan Cust_Code, No_Pol

8. Klik Ok

Messages 9. No Tally Sheet ter-generate

10. Klik Yes

Order Management Reports 11. Pilih SRI-OM-Tally Sheet Parameters 12. M asukkan No. Tally Sheet

13. Klik Ok

Messages 14. Tally_Sheet ter-generate 15. Klik Yes

Order Management Reports 16. Pilih SRI – Peno moran PPB Parameters 17. Input_Tally_Sheet

(76)

Messages 19. No PPB ter-generate

20. Klik Yes

Order Management Reports 21. Pilih SRI-Pas Pen geluaran Baran g

Parameters 22. Input No PPB

23. Klik Ok

Messages 24. Klik Yes

Order Management Reports 25. Pilih SRI – Surat Jalan

Parameters 26. M asukkan Nomor Surat Jalan

27. Klik Ok

29. Klik Request

30. Klik Shipping Reports and Documents

31. Klik Open

Find Requ est 32. Klik Find

Requests 33. Klik T ombol Refresh Data samp ai Phase : “completed status : normal”

34. Klik View Outpu t 35. Pas Pengeluaran Bar ang 36. Klik Print

(77)

132

3.5.12 Flo wchart Melakukan Fulfillm ent Accepta nce

Gambar 3.24 Flowchart Melakukan Fulfillment A ccep tance

(78)

Keterangan Flowchart M elakukan Fulfillmen t Acceptan ce :

T abel 3.12 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Fulfillment Accep tance

Menu 1. Klik Order Management

SubMenu 2. Klik Order Organizer p ada bagian Orders, returns

Find Orders/ Quotes 3. M asukkan Order Number

4. Klik Find

Order Organizer (tab Lines) 5. Pilih Line yang statusny a Pending Pre – Billing

6. Klik tombol Actions

Actions 7. Pilih Fulfillment Acceptance 8. Klik Ok

Lines 9. Pilih cek Bos yang aktif den gan

Accep tance Status, y aitu Pending Order Management Reports 10. Pilih Action jika surat jalan valid,

maka klik “Accept”, jik a tidak valid maka klik “Reject” 11. Klik Go

12. M asukkan Acceptance Comments jika action y ang dip ilih adalah “Accept” atau m asukkan Rejection Comments jika action y ang d ip ilih

(79)

134 adalah “R eject” 13. Klik Submit 14. Klik Ok

(80)

3.5.13 Flo wchart Melakukan Return Material Accep tance

Gambar 3.25 Flowchart M elakukan Return Material Acceptance

(81)

136

Keterangan Flowchart M elakukan Return Material Acceptance :

Tabel 3.13 Urutan Proses/Instruksi Proses M elakukan Return Material Acceptance

Menu 1. Klik Order Management SubMenu 2. Klik Sales Order p ada seksi

Orders, Returns

Sales Order (Order Information tab Main) 3. Salesp erson, Currency terdefault dari awal

4. Pilih Customer

5. Menampilkan Customer Number, Customer Contact, Ship to Location, Bill to Location

6. Input Customer PO 7. Pilih Order Type 8. Klik Tab Others Sales Order (Order Information tab

others)

9. Payment Term terdefault dari Customer

10. Warehouse terdefault dari Order Type

11. Tax Handling terdefault dari awal

(82)

Sales Order (Line Items tab Main) 13. Input Item yang dik embalikan pada Ordered Item

14. Input Qty Item yang

dikembalikan d isertai tanda (-) 15. UOM terdefault dari Item 16. Unit Selling Price terdefault dari

Price List

17. Request Date terdefault 18. Pilih Line Type : Return 19. Menambah item y ang

dikembalikan? 20. Klik tab Return Sales Order (Line Items tab Return) 21. Input Return R eason

Menu Navigator 22. Klik Save

Sales Order (Order Information tab Main) 23. Order Number Tergen erate Sales Order (Line Items tab Return) 24. Klik Tab Order Information

untuk melihat Order Number (No Sales Order)

25. Catat no RMA 26. Klik tombol Book

(83)

138

3.6 Analisa Kepuasan User

Dalam p engukuran kep uasan user terhadap sistem Oracle E-Business Suite, diguun akan metode p enelitian untuk mendap atkan data mengenai kep uasan user. Metode kuesioner merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mendap atkan data yang aktual. Variabel-variab el y ang digun akan seb agai dasar penentuan kep uasan user berdasarkan p ada ISO 9126 yang memp uny ai standar terhadap kualitas sistem. Dalam I SO 9126 terdap at enam k arakteristik y ang dijadik an variabel dasar untuk men gukur kualitas sistem yang digunakan user. Enam karakteristik tersebut, y aitu :

Tabel 3.14 Enam Kar akteristik ISO 9126

Characteristics Subcharacteristics Functiona lity Suitability

Accuracy Interoperability

Security

Functionality complian ce

Reliab ility Maturity Fault to lerance

Recoverability Reliab ility compliance

Usability Understandability Learnability

(84)

Operability Attractiveness Usability compliance

Efficien cy Time behavior

Resource utilization Efficien cy compliance Maintainability Analyzability Changeability Stability Testability Maintainability complian ce Portability Adaptability Installability Co-existen ce Replaceability Portability compliance

Dari 27 subcharacteristics yang dip etakan dalam 6 characteristics, subcharacteristics y ang kam i gunak an dalam kuesioner yang kami sebark an, yaitu :

Tabel 3.15 Penurunan subcharacteristics kuesioner

(85)

140

Functiona lity Suitability Accu racy

Security

Functiona lity com pliance

Reliab ility Fault to lerance

Usab ility Understandability Lea rnability

Efficiency Time behaviour

Maintainability Stability

Portability Replaceability

Dalam kuesioner ini, 14 resp onden y ang terlibat, 2 oran g dari divisi Sales dan seksi Claim, 2 orang dari div isi Distribusi, dan 10 orang dari seksi Logistik. Terdap at 10 p ertanyaan y ang m embah as tentang kualitas sistem dalam modul Order Management. Pengukur an kuesioner k ep uasan user ini m en ggunakan skala Likert. Berikut adalah komposisi nilai yan g digunak an dalam kuesioner :

• Sangat setuju memiliki skor 5 • Setuju memiliki skor 4 • Netral memiliki skor 3 • Tidak setuju memiliki skor 2

(86)

Untuk mengetahui kep uasan user terhadap sistem y ang digunakan p ada modul Order Management adalah :

• Apabila semua responden menjawab sangat tidak setuju, maka jumlah skor terendah adalah 14 x 1 = 14 (nilai min imal).

• Apabila semua responden menjawab sangat setuju, maka jumlah skor terendah adalah 14 x 5 = 70 (nilai maksimal).

Dari skor terendah dan tertinggi, terdap at selisih sebesar 56, sehingga pembagian dan p emisahan rank dap at terbagi menjad i low, medium, dan high. Dalam pemisahan range rank y ang dap at dipakai, mak a hasil keseluruhan p erlu dibagi 3 sehin gga setiap range antar rank adalah 18,6, yang dibulatkan menjadi 19.

• Jumlah skor antara 14 – 32 menandakan bahwa user tidak puas. • Jumlah skor antara 33 – 51 menandakan bahwa user biasa saja. • Jumlah skor antara 52 – 70 menandakan bahwa user puas.

3.6.1 Pengukuran Kepuasan User Sistem O racle E-Business Suite Mo dul

Ord er Mana gement

• Pernyataan 1, variabel usability-understandability

Sistem Oracle E-Busin ess Suite y ang diimplementasikan mudah untuk digunakan.