111
PENGELOLAAN ARSIP PERPUSTAKAAN FKIP UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG
Dedi Suherman
Program Studi Administrasi Niaga Politeknik Anika E-mail : [email protected]
ABSTRAK
Arsip adalah salah satu cara menyimpan informasi penting yang dimiliki suatu lembaga atau organisasi baik yang lembaga atau organisasi besar ( seperti BUMN) ataupun lembaga atau organisasi yang kecil (seperti kegiatan 17 Agustus di suatu RT). Pengelolaan arsip perlu dikelola dengan baik dan benar. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah memperoleh arsip yang tersimpan jika dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Bagaimana proses pengelolaan arsip perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang ? Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriftif dengan pendekatan kualitatif yang akan memberikan gambaran mengenai bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Perpustkaan FKIP Universitas PGRI Palembang. Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah angket yang diisi oleh 3 orang pengelola perpustakaan dan wawancara langsung sebagai penguat data penelitian. Tahapan pengelolaan arsip : Tahap penciptaan arsip, Tahap penggunaan arsip, Tahap pemeliharaan dan Tahap Penyusutan Arsip. Pada penelitian ini penciptaan arsip tidak dibahas karena perpustakaan adalah tempat menyimpan arsip dan peminjaman arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan arsip selalu dan sering dilakukan diperpustakaan. Arsip perpustakaan cukup lengkap dan bisa dipinjam ataupun hanya dibaca oleh mahasiswa kapan pun. Pemeliharaan arsip di perpustakaan ini sudah berjalan dengan baik. Pemeliharan arsip surat yang penting dicatat menggunakan kartu kendali berdasarkan nomor urut kode sudah cukup baik dilakukan. Peminjaman arsip (terutama buku) sudah memiliki prosedur yang baik. Pemusnahan arsip sering dilakukan, akan tetapi belum disertai dengan pertimbangan sebelum dilakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan uraian hasil penelitian yang menggunakan angket sebagai medianya, maka dapat disimpulkan bajwa pengelolaan perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang sudah berjalan dengan baik.
Kata Kunci : Arsip, Pengelolaan dan perpustakaan
ABSTRACT
Archives are one way of storing important information that is owned by an institution or organization, whether it is a large institution or organization (such as BUMN) or a small institution or organization (such as the 17 August activity in an RT). Records management needs to be managed properly and correctly. Good and correct archive management will make it easier to obtain stored archives if needed quickly and precisely. How is the process of managing the FKIP library archives at PGRI Palembang University? The type of research used in this research is descriptive research with a qualitative approach that will provide an overview of how to manage dynamic archives in the FKIP Library, PGRI University Palembang. The data source used in this study was a questionnaire filled in by 3 library managers and direct interviews to strengthen the research data. Stages of archive management: The stage of creating archives, the stage of using archives, the stage of maintenance and the
112
stage of shrinking archives. In this research, the creation of archives is not discussed because the library is a place to store archives and borrow archives. The results showed that the use of archives is always and often done in the library. The library archives are quite complete and can be borrowed or only read by students at any time. Maintenance of the archives in this library has been going well. Maintenance of letter archives that are important to record using a control card based on the serial number of the code is good enough to do. Lending archives (especially books) already have good procedures. Archive destruction is often carried out, but has not been accompanied by considerations before destroying archives. Based on the description of the research results using a questionnaire as the medium, it can be concluded that the management of the FKIP PGRI Palembang University library has been going well. Keywords: Archives, Management and library
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Arsip adalah salah satu cara menyimpan informasi penting yang dimiliki suatu lembaga atau organisasi baik yang lembaga atau organisasi besar ( seperti BUMN) ataupun lembaga atau organisasi yang kecil (seperti kegiatan 17 Agustus di suatu RT). Seiring perkembangan teknologi, arsip bisa berbentuk digital (file yang disusun rapi) ataupun yang dalam arsip biasa. Arsip pada dasarnya sangat mendukung kegiatan suatu lembaga atau organisasisebagai salah satu pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Jika suatu lembaga ataupun organisasi memiliki arsip yang baik, maka berarti lembaga atau organisasi tersebut melaksanakan fungsi manajemen dengan baik.
Pengelolaan arsip perlu dikelola dengan baik dan benar. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah memperoleh arsip yang tersimpan jika dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Citra arsip yang baik ditampilkan dalam bentuk kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya. Selain disimpan, arsip perlu juga perawatan supaya keberadaan arsip
tersebut tetap terjaga dengan baik (Rahmi, 2012 : 2).
Pengelolaan arsip perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang jika dilihat sepintas dari kondisi real di lapangan, sudah cukup baik. Pada perpustakaan ini tersimpan buku – buku dan skripsi mahasiswa yang ditata rapi dalam rak buku. Perpustakaan ini menempati 2 ruangan, ruang pertama untuk ruang baca mahasiswa sedangkan ruang kedua untuk pengelola arsip perpustakaan dan arsip skripsi mahasiswa yang sudah selesai. Setiap hari cukup banyak mahasiswa yang dating, baik untuk meminjam ataupun sekedar membaca di ruang baca.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti perlu merumuskan masalah dalam penelitian ini. Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :“Bagaimana proses pengelolaan arsip perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan arsip perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang.
113 1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Dapat menambah wawasan, pengalaman, serta pengetahuan penelitian. (2) Dapat memberikan sumbangsih terhadap instansi terkait dalam perbaikan pengelolaan arsip terutama pada arsip dinamis.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengelolaan Arsip
Pengertian arsip telah dikemukana oleh beberapa ahli. Gie (2000) mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematisagar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Pendapat ini mirip dengan pendapat Wiyasa (2003 : 79) yang menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata, dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti, 2001 : 185), Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintahan, badan – badan swasta dana atau perseorangan dalam bentuk apa pun.
Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto, 1991 : 47) bentuk arsip bisa dalam bentuk kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan,
atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karna pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen (dalam bentuk kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain ) yang bermakna dan berguna untuk kepentingan suatu instatnsi. Arsip – arsip ini disimpan dengan prosedur tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, Bab 1 pasal 1 menjelaskan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Kearsipan atau filing (Wursanto, 2007 : 19) merupakan kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip menggunakan suatu sistem tertentu sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.Menurut Mulyono, dkk (1985 : 3) ada tiga (3) unsur pokok dalam kearsipan yang meliputi : a) penyimpanan (storing), b) penempatan (placing), c) penemuan kembali (finding)”.Dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu rangkaian kegiatan pengaturan yang berhubungan dengan arsip mulai dari penerimaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penyingkiran, dan pemusnahan arsip yang bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip.
Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi dua yaitu : Arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administras suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.
114 Berdasarkan nilainya arsip dibagi sebagai berikut : (1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan diunit suatu organisasi/kantor, (2) Arsip
inaktif yaitu arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara langsung karena nilainya yang semakin menurun diunit suatu organisasi/kantor. (3) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Contoh arsip statis adalah berkas undang-undang, peraturan dan lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya (Abubakar, 1997 : 32). Arsip-arsip mempunyai kegunaan atau nilai-nilai tertentu bagi organisasi / kantor Adapun kegunaan arsip menurut Hery Sawiji, adalah : (1) Guna penerangan, (2) Guna juridis, (3) Guna sejarah dan (4) Guna ilmiah. Menurut pendapat Vernon B. Sranten dalam bukunya Sutarto (1993 : 169),bahwa nilai arsip dapat dibedakan menjadi : (1) Nilai guna administrasi (Administrasi value), (2) Nilai guna hukum (Legal value), (3) Nilai guna keuangan (Fiscal value), (4) Nilai guna penelitian (Research value), (5) Nilai guna pendidikan (Educational pendidikan) dan (6) Nilai guna dokumentasi (Documentary
value) (Handayani, 2007 :10-11).
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu, untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Pengelolaan Arsip Dinamis menurut Pasal 40 ayat (2) Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan meliputi pencitraan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Pengelolaan juga bisa diartikan sebagai aktifitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif (Robbins dan Mary, 2010 : 7). Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa tujuan pengolahan arsip dinamis tersebut dapat terwujud apabila dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. apabila kegiatan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi lancar. 1. Tahap penciptaan arsip :
Pada tahap ini arsip diciptakan/dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi/instansi maupun seseorang yang berasal dari luar organisasi/instansi. Kedua, diciptakan dari internal organisasi/instansi tersebut. Kegiatan penciptaan arsip meliputi penciptaan surat masuk dan penciptaan surat keluar. Menurut Barthos (2007 : 19) cara pengelolaan surat masuk yaitu : (1)Petugas penghimpun, (2)Penyortiran, (3)Pencatat, (4)Pengarah , (5)Pengolah dan (6)Penata arsip. Menurut Wursanto (2007 : 111) langkah-langkah pengelolaan surat keluar adalah sebagai berikut : (1) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, (2) Membuat konsep surat : Hasil dikte dikonsepkan
115 dengan tulisan dan disusun sesuai bentuk surat yang benar dan dikehendaki pimpinan, (3) Mencatat pada buku registrasi keluar : Setelah konsep selesai dibuat kemudian diketik kemudian diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa, (4) Mengetik surat dalam bentuk akhir, (5) Meminta tanda tangan pemimpin, (6) Mengecek surat yang akan dikirim dan (7) Mendistribusikan surat. 2. Tahap penggunaan arsip :
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip. Cara peminjaman arsip dan proses penemuan kembali arsip : Peminjaman arsip juga ada prosesnya dan sebaiknya diatur sehingga arsip tidak tercecer dan hilang dari tempat penyimpanan (Amsyah, 1995 : 202).
Menurut Yatimah (2009 : 208) kegiatan peminjaman arsip juga harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : (1) Peminjam arsip diharuskan mengisi daftar/formulir peminjam, (2) Menaruh kartu substitusi/kartu bukti pinjam arsip atau lembar peminjaman arsip dua ditempat arsip tersebut diambil, atau disimpan dalam kotakpeminjaman sesuai dengan tanggal pengambilannya, (3) Hanya sekretaris dan petugas yang diserahi tugas untuk dapat mengambilarsip dan (4) Adanya tindak lanjut terhadapa arsip-arsipmyang dipinjam.
3. Tahap pemeliharaan :
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Pemeliharaan arsip menurut Mulyono ( 1985 : 49) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : (1) Pengaturan ruangan. Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering(tidak terlalu lembab), terang(dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena matahrisecara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakankertas. (2) Pemeliharaan tempat penyimpanan. Sebaiknya arsip
disimpan ditempat ditempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. apabila harus disimpan ditempat tertutup (dilemari) maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka untuk menjagatingkat kelembaban. (3) Penggunaan
bahan-bahan pencegah. Untuk menjaga
keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara preventif, yaitu
116 dengan memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan. Baik mencegahserangan serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. (4) Larangan-larangan yang
tidak boleh dilanggar. Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya. (5) Kebersihan.
Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaanya adalah menjaga kebersihannya.Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu.Cara membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya denganmenggunakan alat yang cukup memadai.
4. Tahap Penyusutan Arsip.
Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai guna yang jangka waktunya berbeda-beda. Menurut Yatimah (2009 : 212) tujuan dari penyusutan arsip adalah sebagai berikut : (1) Mendayagunkan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, (2) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, (3) Mempercepat penemuan kembali arsip dan (4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban. Penyusutan arsip menurut Barthos (2007 : 101) adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut : (1) Memindahkan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan dalamlingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masingmasing, (2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan (3) Menyerahkan arsip
statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional. Sebelum
dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut perlu diadakan penilaian untuk menggolongkan arsip kedalam kelas-kelas tertentu menurut kepentingannya.
Untuk membantu pelaksanaan kearsipan agar berjalan dengan baik dan lancar maka diperlukan suatu fasilitas yang dapat menunjang kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan antara lain untuk : (1) Menjamin keawetan atau daya tahan arsip, (2) Menjamin keamanan arsip dari bahaya kebakaran dan pencurian dan (3) Menjamin kesehatan pegawai kearsipan. Alat-alat yang tergolong dalam fasilitas kearsipan menurut A.W. Widjaya (1986 : 112), antara lain: (1) Folder yaitu semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memuat daya naskah-naskah/dokumen, (2) Guide merupakan petunjuk tempat-tempat berkas arsip disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuk guide adalah empat persegi panjang dengan ukuran : panjang 33-35 cm, tinggi 23-24 cm. Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasanya dengan ukuran yang sama dengan ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal, (3) Tickler file yaitu alat-alat yang berbentuk kotak yang digunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjaman arsip. (4)
Filing cabinet, digunakan untuk menempatkan folder-folder yang telah berisi naskah-naskah atau dokumen bersama dengan guide-guidenya, (5) Rak
arsip, yaitu untuk penyimpanan berkas/dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada
117 perpustakaan. Ukuran tinggi ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm, dan panjangnya disesuaikan dengan keadaan ruangan yang ada. Cara penataan berkas sama dengan cara pada filing cabinet, hanya pada rak susunannya vertikal dari samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan dirak petunjuknya dipasang di samping.
1. Kartu kendali, kartu ini dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain : (1) Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom masuk/keluar, (2) Hal, (3) Isi ringkas, (4) Lampiran, (5) Dari, (6) Kepada, (7) Tanggal, nomor surat, (8) Nama pengolah, (9) Paraf (tanda tangan) dan (10) Catatan.
2. Kartu pinjam arsip, kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk : (1) Disertakan pada surat yang dipinjam, (2) Ditinggal pada pena arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam dan (3) Pada berkas pengingat.
Selain alat-alat tersebut di atas juga terdapat peralatan yang harus ada dalam kearsipan (Handayani, 2007: 33-35) yaitu: (1) Alat penerima surat yang berupa: meja, bolpoin, buku agenda surat masuk, buku agenda surat keluar, lembar disposisi, (2) Alat penyimpanan arsip yang berupa: box file, almari besi dan kayu dan (3) Alat korespondensi seperti: komputer, kertas, printer, mesin ketik. Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani yaitu dalam rangka perlindungan
dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara.
Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud. Seperti yang dikemukakan oleh Maulana (1996:13) bahwa :Alat-alat kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada. Sebaiknya dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang diperlikan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya.
Fasilitas kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat dibutuhkan fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai pada umunya peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip adalah map (folder),guide (sekat petunjuk dan pemisah), filing cabinet (lemari arsip), rak arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan, agenda, ekspedisi), alat tulis, dan sebagainya. Peralatan yang disebutkan tidak mutlak harus ada seluruhnya, namun disediakan sesuai dengan kebutuhannya, serta peralatan yang diinginkan bahwa penyediaan fasilitas tidak harus mewah tetapi memadai.
Dapat disimpulkan bahwa seorang petugas dapat menentukan peralatan penyimpanan arsip yang akan digunakan untuk pengelolaan arsip dengan mempertimbangkan kriteria pemilihan pemeliharaan peralatan kearsipan,
118 sehinggan peralatan yang dipilih tidak menimbulkan pemborosan dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip.
Profesionalisme seorang petugas dalam mengelola kearsipan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip. Sebaliknya petugas yang kurang cakap dan jumlah personil yang kurang akan menghambat kelancaran pekerjaan. Mengingat pentingnya petugas kearsipan, maka untuk menjadi seorang petugas kearsipan yang baik diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi. Menurut A. W. Widjaya (1986 : 104) ada lima persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang petugas kearsipan, yaitu : (1) Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip, (2) Memiliki pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta
tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya, (3)
Memiliki pengetahuan khusus tentang
kearsipan, (4) Memiliki keterampilan
untuk melaksanakan teknik tata kearsipan
yang sedang dijalankan, (5)
Berkepribadian, yakni memiliki
ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat menurut Gie (2009 : 150) yaitu : (1) Ketelitian. Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna, (2) Kecerdasan. Pegawai arsip harus dapat menggunakan fikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam
sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya, (3)
Kecekatan. Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara tepat dan (4) Kerapian. Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Fungsi arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 dalam kutipan Burhanuddin (2013 : 88) menyebutkan : (1) Menjaga
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan, (2)
Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah, (3) Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, (4) Menjaga keamanan dan keselamatan
arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, (5) Menjaga keselamatan
dankelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (6) Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, (7)
Menyediakan informasi guna
119 dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Selain dari kemampuan petugasnya, keberhasilan pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh besar kecilnya organisasi dan bentuk organisasi. Organisasi dengan azas desentralisasi menghendaki pegawai yang khusus bekerja hanya menangani kearsipan saja, sedangkan pada organisasi dengan azas desentralisasi pegawai yang bertugas mengelola arsip juga dapat melakukan pekerjaan lain.Seorang pegawai kearsipan yang profesional senantiasa harus mengikuti kemajuan dalam perkembangan tata kearsipan, misalnya penciptaan perabot dan alat-alat kearsipan yang memadai. Pengetahuan kearsipan dapat diperoleh tidak hanya disekolah yang tinggi, bagi pegawai-peawai yang sudah bekerja dibidang kearsipan tetapi belum pernah mendapat pendidikan kearsipan, dapat diperoleh melalui penataran atau diklat khusus tentang kearsipan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang petugas kearsipan setidak-tidaknya harus mempunyai ketelitian, kecerdasan, kecekatan, keterampilan, dan kerapihan sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Menurut A.W. Widjaya (1986: 103) sistem penyimpanan arsip adalahsuatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu.Sistem penyimpanan dipergunakan pada penyimpananwarkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuanwarkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana diperlukan(Amsyah,1995 : 71). Dengan pemilihan system penyimpanan secara tepat sangat membantu dalam kemudahan penemuan kembali suatu arsip sewaktu diperlukan, sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai.
Adapun sistem penyimpanan arsip, yaitu : (1) Penyimpanan menurut abjad
(alphabetic filling), (2) Penyimpanan
menurut pokok soal (subject filling), (3) Penyimpanan menurut wilayah
(geographic filling), (4)Penyimpanan menurut nomor (numeric filling)dan
(5)Penyimpanan menurut tanggal
(chronological filling)
1. Penyimpanan menurut abjad
(alphabetic filling)
Sistem abjad berarti arsip diklasifikasikan berdasarkan huruf dari A sampai Z (Yatimah, 2009 : 187). Sistem penyimpanan ini sangat sederhana dan mudah untuk dilakukan. Contoh mengindeks menurut Abubakar (1991 : 61), yaitu : (1) Indeks nama orang, (2) Indeks nama instansi, (3) Indeks nama tempat/wilayah dan (4) Indeks masalah
2. Penyimpanan menurut pokok soal
(subject filling)
Sistem subjek atau pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan atas isi surat atau urusan yang termuat dalam tiap arsip (Yatimah, 2009 : 199). Masalah pada setiap arsip ditentukan terlebih dahulu kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek, dan dibagi lagi menjadi sub-sub subjek dengan membuat daftar indeks.
3. Penyimpanan menurut wilayah
(geographic filling)
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan daerah atau wilayah sebagai dasar pengelompokan dan penyusunan arsip (Yatimah, 2009 : 206). Namun dalam tingkatannya menurut empat tingkatan, yaitu : (1) Nama Negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokanberdasarkan Negara
120 yang bersangkutan, (2) Nama wilayah administrasi Negara setingkat provinsi, (3) Nama wilayah administrasi khusus dan (4) Nama wilayah administrasi Negara setingkat kabupaten
4. Penyimpanan menurut nomor
(numeric filling)
Sistem penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan nomor satu sampai tak terhingga tergantung banyaknya arsip. Setiap arsip dalam sistem ini dibuat nomor sendiri untuk satu pokok soal. Menurut Sukoco (2012 : 89) contoh dari penentuan nomor dengan pokok masalah adalah sebagai berikut :
90 PERJALANAN DINAS 91 Perjalanan Dinas Direktur 92 Perjalanan Dinas Manajer 93 Perjalanan Dinas Suvervisor 94Perjalanan Dinas Staf Ahli
5. Penyimpanan menurut tanggal
(chronological filling)
Sistem penyimpanan menurut tanggal atau sering disebut dengan system kronologis (Yatimah, 2009 : 204). Penyimpanan untuk surat masuk sering disimpan berdasarkan tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar arsip disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
Penyimpanan arsip di dasarkan pada 3 azas yakni (1) Azaz Sentralisasi, Azas Desentralisasi dan Azas Kombinasi
1. Azas sentralisasi.Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim di sebut sentral arsip. Keuntungan penyimpangan azas sentralisasi adalah : (1) Ruang
dan peralatan arsip dapat dihemat, (2) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan, (3) Kantor hanya menyimpan satu
arsip, duplikasinya dapat di musnahkan, (4) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah
: (1) Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil, (2) Tidak semua jenis arsip dapat di simpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam dan (3) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas desentralisasi. Sistem yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Disini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusahan dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja. Keuntungan desentralisasi
arsip adalah : (1) Pengelolaan arsip
dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing, (2) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karna berada pada unit kerja sendiri, (3) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karna jenis arsipnya sudah di kenal dengan baik.
Kelemahan desentralisasi arsip
adalah : (1) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang tersimpan, (2) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dihindari, (3) Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karna petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang
121 pendidikan kearsipan dan (4) Tidak menghemat tempat atau ruangan atau penyimpanannya pada setiap unit kerja.
3. Azas kombinasi. Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja (desentralisasi) sedangkan arsip-arsip in aktif dikelola dengan cara sentralisasi (Sibali, 2010 : 1573). Keberhasilan pelakanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ketempat semula. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpananya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiennya dan siklus penempatan kembali merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri. Salah satu hal yang penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip adalah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Oleh karna itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu peminjaman pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip. Ada dua sistem layanan yaitu: (1) Layanan terbuka (opened
access) yaitu pengguna diperbolehkan
langsung mengambil dokumen yang diinginkannya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb) dan (2) Layanan tertutup (closed access) yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai adalah sistem layanan tertutup (Hasugian, 2003 : 8-9).
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip biasa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan-serangan diluar arsip. Sedangkan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakaukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah
meperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan disimpan kembali. Sedangkan laminasi adalah menutup kertas arsip diantara dua lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan dan upaya
menyelamatkan informasi ya ng
terkandung dalam arsip dapat dilakukan dengan mengalihmediakan kedalam bentuk media lain, seperti pada micro
122 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 35 meliputi : (1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. (2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan (3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam memperlancar pengelolaan kearsipan adalah lingkungan kerja kearsipan, baik lingkungan bagi petugas maupun bagi arsipnya sendiri. Hal-hal yang dapat berpengaruh terhadap proses kerja kearsipan meliputi cahaya, udara, suhu, suara, warna, sertakeberhasilan lingkungannya. Penerangan dalam lingkungan kerja yang membantu dalam pengelolaan arsip menurut Gie (2009 : 219) yaitu Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena dapat bekerja cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dengan mata yang lekas lelah. Suhu udara dapat berpengaruh pada kondisi arsip-arsip dan petugas kearsipan. Udara yang panas dan lembab akan berpengaruh terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.
Konsentrasi kerja pegawai kearsipan akan
terganggu dengan adanya suara yang bising, serta penggunaan warna yang kurang tepat akan memberikan pengaruh terhadap efisiensi kerja. Lingkungan kerja yang bersih akan menambah kenyamanan dalam bekerja, begitu juga sebaliknya jika lingkungan kerja kotor, maka petugas akan malas dan tidak betah berada dalam kantor. Sebaliknya dengan lingkungan yang nyaman atau memadai dapat berpengaruh pula terhadap keberadaan arsip, sehingga arsip tidak akan mudah rusak.
Keberadaan Air Conditioner (AC) didalam ruangan arsip merupakan suatu keharusan, sebab AC merupakan alat yang dapat menyedot debu-debu yang ada didalam ruangan. Sehingga ruangan arsip terbebas dari debu yang dapat menyebabkan kerusakan arsip. Ruangan penyimpanan arsip kelembaban udara juga harus diperhatikan. Amsyah (1995 : 197) berpendapat bahwa “temperatur ruangan arsip yang ideal adalah antara 60O – 75o F
dengan kelembaban relatif antara 50 – 60 %. Penerangan atau cahaya juga harus diperhatikan dalam penyimpanan arsip, karena sangat berguna bagi benda-benda arsip. M.N Maulana (1996 : 15).
Jadi dapat disimpulkan bahwa lingkungan kerja petugas kearsipan sangat besar pengaruhnya untuk meningkatkan kerja. Pemasangan AC dengan suhu yang telah ditentukan dalam ruangan penyimpanan arsip akan membuat ruangan terbebas dari debu yang dapat menjadi pemicu kerusakan arsip. Hal lain seperti udara, cahaya, suara dan warna juga akan memberikan dampak yang baik pada arsip maupun petugas kearsipan apabila diperhatiakan.
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriftif dengan pendekatan kualitatif yang akan memberikan gambaran mengenai bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Perpustkaan FKIP Universitas PGRI Palembang. Penelitian deskriftif adalah suatu metode penelitian yang ditunjukan untuk menggambarkan fenomena-fenomena yang ada, yang berlangsung pada saat ini atau saat yang lampau (Sukmadinata, 2011: 147).
123 Penelitian ini yaitu dimulai tanggal 20 juni sampai 20 juli 2020 dengan mengambil salah satu Perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang.
3.3. Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah angket yang diisi oleh 3 orang pengelola perpustakaan dan wawancara langsung sebagai penguat data penelitian.
3.4. Teknik Analisis Data
Pengolahan dan analisis data yang dilakukan pada penelitian ini dengan analisa kualitatif(Sugiyono, 2008 : 57). Instrumen penelitian berupa pertanyaan
kepada petugas perpustakaan dan pengamatan kondisi lapangan perpustakaan tersebut. hasil angket
Kisi – kisi angket ini disusun berdasarkan tahapan pengelolaan arsip yakni : Tahap penciptaan arsip, Tahap penggunaan arsip, Tahap pemeliharaan dan Tahap Penyusutan Arsip. Pada penelitian ini tahap penciptaan arsip tidak dibahas karena fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan mempergunakan arsip saja. Berikut kisi – kisi angket pada tabel 3.1
Tabel 3.1. Kisi – Kisi Angket No Tahapan
Pengarsipan
Subyek yang ditanya No soal
1 Tahap penggunaan arsip
Penerimaan Naskah dinas 1, 2, 3, 4
Klasifikasi arsip 5,6,7
2 Tahap
pemeliharaan
Sarana prasarana perpustakaan 8 Penyusunan arsip berdasarkan kartu kendali
9, 10, 11 Penyimpanan arsip secara rapi 12, 13, 14, 15 Peminjaman Arsip 16, 17, 18, 19 3 Tahap
Penyusutan Arsip
Pemusnahan arsip 20, 21
Pengambilan keputusan pemusnahan arsip
22, 23, 24, 25, 26, 27, 28
Sumber : Data diolah Penulis 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Pengamatan Kondisi
Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan jantung kehidupan akademis di perguruan tinggi. Keberadaan suatu negara dapat dilihat dari perkembangan perguruan tingginya dan keberadaan suatu perguruan tinggi dapat dilihat dari keberadaan perpustakaannya. Dengan demikian jelas bahwa kemajuan suatu negara banyak ditentukan oleh kemajuan
perguruan tinggi yang ada di negara tersebut dan kemajuan suatu perpustakaan perguruan tinggi merupakan indikator kemajuan perguruan tinggi tersebut.Perpustakaan sangat strategis sebagai pusat informasi ilmiah di Universitas. Perpustakaan senantiasa menyediakan sumber-sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya. Perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang yang dijadikan tempat penelitian ini dikelola oleh 3 orang karyawan. 1 orang pimpinan
124 perpustakaan dan 2 orang karyawan biasa. Perpustakaan ini memiliki 2 ruang dengan luas ruangan 6 x 6 meter dilengkapi dengan AC yang memadai. Ruang pertama adalah ruangan baca yang memiliki sekitar 7200 buah buku. Ruang kedua adalah ruang arsip skripsi yang memiliki sekitar 8000 buah, CD skripsi juga ada sekitar 8000 buah. Buku – buku yang ada di perpustakaan ini berasal dari sumbangan mahasiswa yang baru selesai kuliah dan sebagian dibeli langsung oleh fakultas.
Visi Perpustakaan.
Menciptakan Perpustakaan Modern guna menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi
Misi Perpustakaan
1. Menciptakan perpustakaan sebagai sumber informasi dan sumber edukasi bagi civitas akademika
2. Mengembangkan koleksi bahan pustaka
3. Mengembangkan perpustakaan menjadi unit yang memiliki fungsi riset dan rekreasi.
4. Memberikan pelayanan terbaik kepada para pengguna layanan sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
Tata Tertib Perpustakaan
1. Setiap pengunjung diwajibkan menunjukan kartu anggota perpustakaan.
2. Setiap pengunjung perpustakaan diminta untuk turut menjaga ketenangan, ketertiban,dan kebersiha n ruang perpustakaan dengan :
a. Tidak membuat keributan, bercanda, berteriak, mengobrol, dan tindakan-tindakan lain yang
dapat mengganggu sesama pemakai.
b. Tidak makan, minum dan merokok dalam ruang perpustakaan
c. Tidak mencoret-coret meja dan peralatan lain dalam ruang perpustakaan
d. Tidak memindahkan meja dan kursi yang talah ditata
e. Membuang sampah di tempat yang telah disediakan
f. Tidak diperkenankan membawa tas dan bungkusan lain ke dalam ruang perpustakaan
g. Tidak diperkenankan membawa keluar buku / majalah / bahan pustaka lainnya milik perpustakaan, tanpa dicatat dahulu di bagian peminjaman. h. Pencurian dan penyobekan bahan
pustaka merupakan pelanggaran. Untuk itu pelanggar dapat dicabut keanggotaannya atau dikenakan sanksi.
3. Sanksi dapat dikenakan kepada setiap anggota / pemakai perpustakaan yang tidak mentaati tata tertib.
4. Staf / petugas perpustakaan berhak untuk menegur dan meminta kepada pemakai yang dianggap mengganggu ketenangan suasana untuk meninggalkan ruang perpustakaan. 5. Tata tertib ini berlaku bagi semua
pemakai / pengunjung / anggota perpustakaan.
Jenis layanan yang disiapkan oleh perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Layanan Sirkulasi atau layanan
peminjaman dan pengembalian bahan koleksi
2. Layanan Referensi adalah layanan yang bahan pustaka nya berupa koleksi referensi yaitu koleksi bahan rujukan
125 3. Layanan Reserve Book atau buku
tandon, layanan ini merupakan kumpulan buku atau bahan pustaka copi ke satu, koleksi tidak boleh dipinjam dibawa pulang dan hanya boleh dibaca ditempat.
4. Layanan khusus, merupakan layanan dengan koleksi bahan pustaka yang khusus seperti karya ilmiah, skripsi, tesis.
5. Layanan Informasi adalah pemberian layanan informasi tentang apa saja tidak terlepas dengan bentuk bahan pustaka.
6. Layanan fasilitas E-Books ( layanan
print-out bahan pustaka dari Electric- Books /E-Books )
Katalog Perpustakaan
Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Katalog terdiri dari beberapa jenis, yaitu: (1) Katalog Utama, (2) Katalog Judul, (3) Katalog Pengarang dan (4) Katalog Subjek.
Nomor Indeks Buku 000 – 100 : Karya Umum 100 – 200 : Filsafat 200 – 300 : Agama
400 – 500 : Ilmu-ilmu Sosial
600 – 700 : Ilmu-ilmu Terapan Teknologi 700 – 800 : Kesenian dan Olahraga 800 – 900 : Kesusastraan
4.1.2. Hasil Angket
Tahapan pengelolaan arsip : Tahap penciptaan arsip, Tahap penggunaan arsip, Tahap pemeliharaan dan Tahap Penyusutan Arsip. Pada penelitian ini penciptaan arsip tidak dibahas karena perpustakaan adalah tempat menyimpan arsip dan peminjaman arsip.
Tahap Penggunaan Arsip
Berdasarkan angket yang dibagikan dan diisi oleh responden, jawaban responden ditunjukkan oleh gambar 4.1. Tahap penggunaan arsip dibagi ke dalam 2 kategori besar yakni Penerimaan naskah dinas (soal 1 s/d 4) dan Klasifikasi Arsip (soal 5 s/d 7). Dari angket tersebut terlihat bahwa naskah dinas selalu diterima dan dicek kebenaran alamatnya, membubuhkan paraf sebagai bukti naskah tersebut diterima dengan baik serta meneliti kalengkapan lampiran arsip jika ada. Selanjutnya naskah tersebut dipisahkan apakah naskah dinas atau biasa, dikodifikasi dan diberi indeks agar mudah diperoleh jika dibutuhkan. Petugas perpustakaan juga mencatat surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan rata – rata jawaban responden untuk tahapan penggunaan arsip sebesar 4,45 (Gambar 4.4) yang berarti bahwa penggunaan arsip selalu dan sering dilakukan diperpustakaan.
126
Gambar 4.1. Tahap Penggunaan Arsip Keterangan Gambar :
1. Penerimaan naskah dinas (soal nomor : 1 s/d 4) 2. Klasifikasi Arsip (soal nomor : 5 s/d 7) Tahap Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak agar tetap mempunyai nilai guna. Pemeliharaan arsip menurut Mulyono ( 1985 : 49) dapat dilakukan dengan cara (1) Pengaturan ruangan,(2)
Pemeliharaan tempat penyimpanan. (3) Penggunaan bahan-bahan pencegah dari rayap ataupun serangga, (4) Peraturan
pemeliharaan yang tidak boleh dilanggar
dan (5) Menjaga Kebersihan.
Arsip sebenarnya tidak memerlukan ada perawatan khusus. Perawatan arsip hanya dilakukan spontan misalnya menambahkan kapur barus kedalam lemari penyimpanan arsip atau filling
cabinet, ruangan dibersihkan dengan
menggunakan kemoceng, penggunaan AC diruangan.
Gambar 4.2. Tahap Pemeliharaan Arsip Keterangan Gambar :
1. Sarana dan prasarana perpustakan (soal 8),
2. Penyusunan arsip berdasarkan kartu kendali(9 s/d 11),
3. Penyimpana arsip secara rapi (12 s/d 15) 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5 1 2 3 4 5 6 7 5 4.3 4.6 4.3 4.3 4.6 4.3 JA W A BA N R ES P O N D EN
NOMOR SOAL ANGKET
0 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4.6 4.6 4.3 2.3 4.6 5 4.6 4.6 5 5 5 5 JA W A BA N R ES P ON D EN
NOMOR SOAL ANGKET
127 4. Peminjaman Arsip (soal 16 s/d 19)
Berdasarkan angket yang dibagikan dan diisi oleh responden, jawaban responden ditunjukkan oleh gambar 4.2. Tahap pemeliharaan arsip dibagi ke dalam 4 kategori besar yakni Sarana dan prasarana perpustakan (soal 8), Penyusunan arsip berdasarkan kartu kendali(9 s/d 11), Penyimpana arsip secara rapi (12 s/d 15) dan Peminjaman Arsip (soal 16 s/d 19). Dari angket tersebut terlihat bahwa sarana dan prasarana perpustakaan sangat memadai. Seperti yang dijelaskan di awal bab perpustakaan ini prasarananya sangat memadai. Hal ini bias dilihat pada foto perpustakaan yang ada pada lampiran 3. Pemeliharan arsip surat yang penting dicatat menggunakan kartu kendali berdasarkan nomor urut kode, akan tetapi penyusunan kartu kendali tersebut kadang – kadang atau bahkan tidak pernah disusun berdasarkan instansi dan menurut urutanwaktu. Arsip disimpan pada tempat khusus yang mudah dijangkau dan disusun berdasarkan katalog yang cocok sehingga arsip dengan mudah dapat ditemukan. Peminjaman arsip (terutama
buku) memiliki prosedur tertentu dengan membuat tanda bukti peminjaman, menetapkan jangka waktu peminjaman dan memberi sanksi apabila arsip terlambat dikembalikan. Berdasarkan rata – rata jawaban responden untuk tahapan pemeliharaan arsip sebesar 4,5 (Gambar 4.4) yang berarti bahwa pemeliharaan arsip selalu dan sering dilakukan diperpustakaan.
Tahap Penyusutan Arsip.
Setiap arsip yang disimpan di lembaga mana pun memiliki nilai guna yang jangka waktunya berbeda-beda. Menurut Yatimah (2009 : 212) tujuan dari penyusutan arsip adalah sebagai berikut : (1) Mendayagunkan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, (2) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, (3) Mempercepat penemuan kembali arsip dan (4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban. Sebelum dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut perlu diadakan penilaian untuk menggolongkan arsip kedalam kelas-kelas tertentu menurut kepentingannya.
Gambar 4.3. Tahap Penyusutan Arsip Keterangan Gambar :
1. Pemusnahan arsip ( soal 20 dan 21),
2. Pengambilan keputusan pemusnahan arsip (soal 22 s/d 28) 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 JA W A BA N R ES P ON D EN
NOMOR SOAL ANGKET
128 Berdasarkan angket yang dibagikan dan diisi oleh responden, jawaban responden ditunjukkan oleh gambar 4.3. Tahap penyusutan arsip dibagi ke dalam 2 kategori besar yakni Pemusnahan arsip ( soal 20 dan 21), Pengambilan keputusan pemusnahan arsip (soal 22 s/d 28). Dari angket tersebut terlihat bahwa pemusnahan arsip sering dilakukan dengan tidak lupa membuat daftar arsip yang dimusnahkan. Sebelum arsip dimusnahkan dilakukan identifikasi dan definisi masalah mengapa arsip tersebut meti dimusnahkan. Akan tetapi
pencarian informasi yang relevan yang dijadikan acuan pertimbangan sebelum dimusnahkan tidak pernah dilakukan, termasuk pengkajian dan pemilihan alternatif pemecahan masalah dalam mengambil keputusan tidak dilakukan. Berdasarkan rata – rata jawaban responden untuk tahapan pemeliharaan arsip sebesar 3,67 (Gambar 4.4) yang berarti bahwa pemesnahan arsip perpustakaan kadang – kadang dilakukan lebih sering dengan tidak melakukan
perimbangan khusus
.
Gambar 4.4. Tahap Pengelolaan Arsip Keterangan Gambar :
1. Tahap penggunaan arsip 2. Tahap pemeliharaan 3. Tahap Penyusutan Arsip 4.2. Pembahasan
Perpustakaan perguruan tinggi sangat dibutuhkan sebagai salah sarana belajar yang dibutuhkan mahasiswa. Perpustakaan yang layak dan memadai merupakan salah satu tempat pencarian informasi yang bias dilakukan mahasiswa. Tahapan pengelolaan arsip seperti perpustakaan yakni : Tahap penciptaan arsip, Tahap penggunaan arsip, Tahap pemeliharaan dan Tahap Penyusutan
Arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan arsip selalu dan sering dilakukan diperpustakaan. Arsip perpustakaan cukup lengkap dan bisa dipinjam ataupun hanya dibaca oleh mahasiswa kapan pun. Pemeliharaan arsip di perpustakaan ini sudah berjalan dengan baik. Pemeliharan arsip surat yang penting dicatat menggunakan kartu kendali berdasarkan nomor urut kode sudah cukup baik dilakukan. Peminjaman arsip (terutama buku) sudah memiliki prosedur yang baik. Pemusnahan arsip sering dilakukan, akan tetapi belum disertai dengan pertimbangan sebelum dilakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan uraian 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 1 2 3 4.45 4.5 3.67 JA W A BA N R ES P O N D EN
129 hasil penelitian yang menggunakan angket sebagai medianya, maka dapat disimpulkan bajwa pengelolaan perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang sudah berjalan dengan baik. 5. SIMPULAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab 4 maka dapat disimpulkan:
1. Prosedur pengelolaan arsip pada perpustakaan FKIP Universitas PGRI Palembang telah berjalan dengan baik sesuai dengan tahap pengolahan arsip.. Hal ini bdapat dilihat dari hasil angket yang diperoleh dari hasil penelitian. 2. Sistem penyimpana arsip perpustakaan
pun sudah baik
3. Peminjaman arsip terutama buku sudah memiliki prosedur yang baik.
4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengelola perpustakaan masih kurang, pengetahuan dan pemahaman tentang pengelolaan arsip juga sebaiknya ditambah.
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan, dapat disarankan hal-hal sebagai berikut:
1. Perlu ditingkatkan penyimpanan arsip agar apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 2. Perlu ditambahkan sarana dan
prasarana yang masih kurang, misalkan lemari buku karena buku yang ada banyak yang ditumpuk sepertinya kurang rapi, meskipun buku tersebut memiliki indeks.
DAFTAR PUSTAKA Al-Qur’an, Al-karim.
Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen
Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia
Pustaka Utama.
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi
Aksara.
---, 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.
---, 2009. Manajemen kearsipan
untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Jakarta : PT.
Bumi Aksara.
Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip
Dinamis, Jakarta : Gramedia.
---, 2003. Manajemen arsip dinamis
: pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen.
Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Daft, L. Richard. 2006. Manajemen.
Jakarta : Bumi Aksara.
Departemen Pendidikan Nasional, 2008.
Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Dwi Rokhmatun, Burhanuddin. 2013. Profesi Kearsipan. Yogyakarta : UGM.
Handayani, Ika sri, 2007. Pelaksanaan
Administrasi Kearsipan Di Kantor
Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Karanganyer, skripsi
(Surakarta : fakultaskeguruan dan ilmu pendidikan universitas sebelas maret Surakarta).
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan, fakultas sastra universitas Sumatra utara,
130 (Digitalized by USU digital library).
The Liang Gie. 1971. Efisiensi Kerja Bagi
Aparatur Administrasi Negara RI.
Yogyakarta : Beletin BPA.
---, 2009. Administrasi Perkantoran
Modern. Yokyakarta : Liberty
Martono, Boedi. 1990. Penyusutan dan
Pengamanan Arsip Vital dalam ManajemenKearsipan. Jakarta :
Pustaka Sinar Harapan.
Mathar, M. Q, 2012. Manajemen Dan
Organisasi Perpustakaan.
Makassar : Alauddin University Press.
Maulana, M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bhratara.
Moleong, Lexy J. 2014. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung :
Remaja Rosdakarya.
Nuraida, Ida. 2012. Manajemen
Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta : Kanisius.
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 Pasal 35 tentang penyusutan arsip.
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 Pasal 37 tentang penyusutan arsip.
Rahmi, Hayatur, dkk., Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif Dibadan
KepegawaianDaerah Provinsi Jawa Barat : Ejurnal Mahasiswa
Universitas Padjdjaran, Volume 1 Nomor 2, 2012,h.2 (diakses 26 februari 2017).
Rico, Rahmadeni. Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif DI Kantor Cabang
PerumPegadaian Marapalam
Padang. Dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan Vol 1, September 2012, Seri C. Padang : FBS Universitas Negeri Padang.
Robbins, P. Stephen dan Mary Coulter. 2010. Manajemen Edisi Kesepuluh. Jakarta : Erlangga.
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan
dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,cetakan ketiga. Bandung :
Mandar Maju.
Septiyadi, Mattius Wahyu. Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis InaktifPada Bagian Pengelohan Dan Akuisi Kantor
Arsip Daerah
KabupatenSemarang, Skripsi (Salatiga : Universitas Kristen Satya Wacana, 2013),
Sibali, M. nawawi dg., Penerapan System
Kearsipan Pada Kantor Arsip DaerahKabupaten Kutai Barat,
vol. 6 no. 2 (agustus 2010). H. 1573.
http://www.karyailmiah.polnes.ac.id. (diakses 1 november 2016).
Sugiyono, 2009. Memahami Metode
Penelitian kualitatif. Bandung :
Alfabeta.
Sukmadinata, 2011. Metode Penelitian
Pendidikan. Bandung : Remaja
Rosdakarya.
Sutarno NS, 2004. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
131 Sutarto, 1993. Sekretaris dan Tata
Warkat. Jakarta : Bumi Aksara.
UU No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
Undang-undang No 43 tahun 2009 Pasal 40 ayat (2) tentang kearsipan. Wijaya, A.W. 1986. Administrasi
Kearsipan : suatu pengantar.
Jakarta : Rajawali.
Wursanto, 2005. Kearsipan II.
Yogyakarta : Kanisius.
---, 2007. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.
Yatimah, Doratul. 2009. Kesekretarisan
Modern Dan Administrasi
Perkantoran.Bandung : Pustaka
