S I D STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01 Revisi: 00 Tanggal: 01 September 2014

(1)

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)

SUNAN GUNUNG DJATI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

S I D

STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN

Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01

Revisi: 00

Tanggal: 01 September 2014

Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi

FST UIN Sunan Gunung Djati

Quality Management Representative

FST UIN Sunan Gunung Djati

(2)

1. PENOMORAN DOKUMEN 1.1 QUALITY MANUAL (QM)

Quality Manual diberi identitas nomor: FST-QM-01 FST = Fakultas Sains dan Teknologi QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) 01 = Nomor Pedoman Mutu

Contoh = FST-QM-01

1.2 STANDARD OF OPERATING PROCEDURE (SOP)

Prosedur Mutu diberi identitas nomor: FST-FFF-SOP-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi

FFF = Nama Fungsi

SOP = Standard of Operating Procedure 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.DDQC-SOP-01

1.3 INSTRUKSI KERJA (IK)

Instruksi Kerja diberi identitas nomor: FST-FFF-IK-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi

FFF = Nama Fungsi IK = Instruksi Kerja

00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.IA-IK-01

1.4 STANDARD (STD)

Standar diberi identitas nomor: FST-FFF-STD-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST) FFF = Nama Fungsi

STD = Standard

00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.IA-STD-01

1.5 FORM (FR)

Form diberi identitas nomor: FST- FFF-FR-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST)

FR = Form

FFF = Nama Fungsi

00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-TU-AKM-FR-01

1.6 LAMPIRAN

Lampiran diberi identitas nomor: FST-QM-L-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST) L = Lampiran

QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QM-L-01

(3)

1.7 DOKUMEN EKSTERNAL

Dokumen Eksternal diberi identitas nomor: INSTANSI TERKAIT-FFF-EKST-00, di mana: INSTANSI TERKAIT = Isi dengan Nama Instansi Terkait

FFF = Nama Bidang/Fungsi

EKST = Eksternal

00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = UIN-KTU-EKST-01

1.8 Setiap dokumen dibuat, diperiksa dan disahkan sebagai berikut :

No Jenis Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh 1 Quality Manual Para Wakil Dekan dan

Kabag. TU

Quality Management Representative (QMR)

Dekan 2 Prosedur (SOP), instruksi kerja,

dan form yang dimiliki Dekan

Kabag. TU Para Wakil Dekan Dekan 3 Prosedur (SOP), instruksi kerja,

dan form yang dimiliki QMR

Doc Control Coordinator/ Internal Audit Coordinator/ QC Coordinator Quality Management Representative (QMR) Dekan

4 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Akademik

Kabag. TU Wadek Bidang Akademik

QMR

5 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan

Kabag. TU Wadek Bidang Administrasi Umum,

Perencanaan dan Keuangan

QMR

6 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama

Kabag. TU Wadek Bidang Kemahasiswaan , Alumni dan Kerjasama

QMR

7 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kabag Tata Usaha

Kabag. TU Wadek Bidang Adum QMR

8 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kasubbag Administrasi Umum dan

Keuangan

Kasubbag. Administrasi Umum

dan Keuangan

Kabag. TU Wadek Bidang Administrasi Umum,

Perencanaan dan Keuangan 9 Prosedur (SOP), instruksi kerja,

dan form yang dimiliki Kasubbag Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni

Kasubbag Akademik, Kemahasiswaan dan

Alumni

Kabag. TU Wadek Bidang Akademik/ Wadek Bidang Kemahasiswaan dan

Alumni 10 Prosedur (SOP), instruksi kerja,

dan form yang dimiliki Perpustakaan

Pelaksana Kasubbag. Akademik & Kemahasiswaan

Wadek Bidang Akademik 11 Prosedur (SOP), instruksi kerja,

dan form yang dimiliki Unit

Pelaksana Kasubbag. Akademik & Kemahasiswaan

Wadek Bidang Akademik

(4)

12 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki

Laboratorium

Ketua Laboratorium QMR Dekan

13 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kebun Terpadu Saintek

Pelaksana Ketua Laboratorium Dekan

14 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki

Laboratorium Keahlian

Pelaksana (lab terkait)

Ketua Laboratorium QMR

2. FORMAT DOKUMEN

2.1 KEPALA DAN KAKI DOKUMEN

2.1.1 Format portrait atau landscape kepala dokumen untuk Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja, Form, dan surat internal adalah seperti di bawah ini, kecuali Quality Manual yang penggunaan kepala dokumen hanya pada Lembar Pengesahan, Riwayat Revisi Dokumen, dan Daftar Distribusi Dokumen:

KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung

JENIS

DOKUMEN

No. Dok : Tgl. Terbit : No. Revisi : Hal : JUDUL DOKUMEN

Jenis Dokumen = Diisi dengan STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP), atau INSTRUKSI KERJA (IK), atau FORM (FR), STANDAR (STD), dan lain-lain

Judul Dokumen = Diisi dengan judul dokumen yang bersangkutan No. Dok. = Diisi sesuai dengan poin 1, Penomoran Dokumen Tgl. Terbit = Diisi dengan Tanggal Terbit Dokumen

No. Revisi = Diisi dengan nomor revisi (dimulai dari nomor 00) Hal. = Diisi dengan ketentuan XX / YY, di mana:

XX = nomor halaman dan YY = jumlah halaman)

2.1.2 Format portrait kepala dokumen untuk surat-surat eksternal adalah sebagai berikut:

Nomor : Bandung, ……...(tanggal)

Lamp. :

Perihal :

Tanggal = Diberi tanggal pada kolom sebelah kanan

No. Surat = Diisi pada kolom sebelah kanan No. Surat (sesuai dengan urutan surat) Lampiran = Diisi pada kolom sebelah kanan Lampiran (sesuai dengan jumlah lampiran) Perihal = Perihal/ringkasan isi surat

(5)

2.1.3 Bila dokumen tidak memiliki kepala dokumen seperti pada 2.1.1, maka identitas dokumen diberikan pada kaki dokumen (footer), yaitu sebagai berikut:

No. Dok : Diisi sesuai ketentuan penomoran pada bagian pertama SID ini Rev : Nomor revisi terakhir

Terbit : Tanggal mulai berlakunya dokumen

Hal : Halaman dokumen. Diisi dengan halaman/jumlah halaman Contoh: Hal: 1/3

2.2 ISI DOKUMEN

2.2.1 Riwayat Revisi Dokumen diletakkan pada halaman setelah cover untuk setiap jenis dokumen. Pada Quality Manual, Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, dan Form, diletakkan pada halaman muka setelah cover.

NO. TANGGAL CATATAN REVISI KETERANGAN

2.2.2 Untuk Standard Operating Procedure (SOP), pada halaman berikutnya berisi : 1. Halaman muka = meliputi penjelasan: tujuan, ruang lingkup, referensi,

istilah dan definisi, diagram alir, form dan instruksi kerja yang dibutuhkan, rekaman mutu dan dokumen lainnya yang terkait.

2. Diagram alir = Diagram alir suatu SOP dari mulai sampai selesai proses. 3. Dokumen = Dasar/acuan/kaitan dibuatnya SOP

4. Keterangan = Penjelasan proses suatu SOP 2.2.3 Untuk Instruksi Kerja, pada halaman berikutnya berisi :

1. Nama Kegiatan = Nama kegiatan yang dibuat IK-nya 2. Tujuan = Tujuan kegiatan

3. Ruang Lingkup = Cakupan pekerjaan

4. Penangg. Jawab = Penanggung jawab kegiatan

5. Langkah-langkah = Langkah-langkah kegiatan pekerjaan ---akhir halaman---

(6)

3. KODE FUNGSI DAN JABATAN

Kode Bagian Fungsi dibuat dengan singkatan dua sampai sembilan huruf sebagai berikut : 01 DKNT = Dekanat

01.01 WDAKD = Wadek Bidang Akademik

01.02 WDUPK = Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan 01.03 WDKAK = Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama

02 QMR = Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu)

02.01 DDQC = Document Data and Quality Control Coordinator (Pengendalian Dokumen & Data)

02.02 IA = Internal Audit Coordinator 03 TU = Bagian Tata Usaha

04 AKM = Subbag. Akademik dan Kemahasiswaan 04.01 AKM.AKD = Administrasi Akademik

04.02 AKM.MHS = Administrasi Kemahasiswaan 04.03 AKM.AL = Administrasi Alumni

05 AUK = Subbag. Administrasi Umum dan Keuangan 05.01 AUK.UM = Administrasi Umum

05.02 AUK.KEU = Administrasi Keuangan 05.03 AUK.KPG = Administrasi Kepegawaian

05.04 AUK.IBMN = Administrasi Inventaris Barang Milik Negara 06 JUR = Jurusan/Prodi

06.01 MAT = Jurusan/Prodi Matematika 06.02 BIO = Jurusan/Prodi Biologi 06.03 FIS = Jurusan/Prodi Fisika 06.04 KIM = Jurusan/Prodi Kimia

06.05 IF = Jurusan/Prodi Teknik Informatika 06.06 AGR = Jurusan/Prodi Agroteknologi 06.07 EL = Jurusan/Prodi Teknik Elektro 07 PERPUS = Perpustakaan

08 LAB = Laboratorium 08.01 LAB.MAT = Lab. Matematika 08.02 LAB.BIO = Lab. Biologi 08.03 LAB.FIS = Lab. Fisika 08.04 LAB.KIM = Lab. Kimia

08.05 LAB.IF = Lab. Teknik Informatika 08.06 LAB.AGR = Lab. Agroteknologi 08.07 LAB.EL = Lab. Teknik Elektro 09 KBN = Kebun

(7)

4. STATUS DAN CAP DOKUMEN

a. Dokumen Asli = Dokumen acuan penggandaan yang dimiliki oleh Koord. PDD yang ditandai dengan cap dokumen yang dibubuhkan di balik halaman lembar pengesahan, dan dijadikan pula sebagai Dokumen Master, ditandai dengan cap dokumen sebagai berikut:

b. Dok. Terkendali = Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, yang ditandatangani dengan cap dokumen:

c. Dok. Tidak Terkendali = Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, dan didistribusikan ke pihak eksternal, ditandai dengan cap dokumen:

d. Dokumen Kadaluarsa = Dokumen yang telah kadaluwarsa atau direvisi sehingga tidak digunakan lagi, ditandai dengan cap dokumen :

QMR

Tgl: ………….……….

A S L I

Disahkan oleh: ……….. Copy No. :……….. Tgl :………..

DOK TERKENDALI

DOK TDK TERKENDALI

DOK KADALUARSA

Disahkan oleh: ………..

(8)

e. Dok. Salinan Sesuai Asli = Dokumen salinan dari dokumen aslinya, baik dokumen internal maupun eksternal, ditandai dengan cap dokumen:

f. Dokumen Eksternal = Dokumen yang berasal dari eksternal organisasi,

g. Dok. Jaminan Mutu (JM) = Validasi Laporan Analisis Data, ditandai dengan cap dokumen:

h. Dok. JM bersyarat = Validasi Laporan Analisis Data dengan syarat-syarat tertentu ditandai dengan cap dokumen :

i. Dokumen dalam CD = Dokumen Dalam CD (SOFT COPY), ditandai dengan cap dokumen: Copy No. :………..

Tgl :………..

SALINAN SESUAI ASLINYA

DOK. EKSTERNAL

QC. DOC

DOK. JAM MUTU BERSYARAT

Copy No. :……….. Tgl :………..

DOK. DALAM SOFTWARE

(9)

5. REVISI DOKUMEN

Setiap terjadi perubahan/revisi dokumen, maka :

a. Kata/kalimat yang berubah dicetak miring dan diberi Nomor Urut Revisi Ke …

b. Revisi Dokumen hanya sampai ke 5 kali, jika lebih dari 5 maka Revisi akan kembali ke Revisi 00, dan seterusnya

c. Setiap Revisi Dokumen, maka tanggal terbit berubah

d. Pengesahan dokumen yang direvisi diletakkan sebelum dokumen yang direvisinya

6. BAHASA

Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia kecuali bila atas permintaan tersendiri dan menjadi dokumen tak terkendali.