Modul Permohonan Mutasi atas Permintaan Sendiri a. Gambaran Umum Proses Administrasi
1) Alasan permohonan perpindahan unit kerja adalah sebagai berikut: a) Mendekati usia pensiun;
b) Mengikuti tempat suami bekerja; c) Kemanusiaan, yaitu:
i. Menderita sakit yang bersifat kronis dan tidak tersedia fasilitas kesehatan serta dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka penyembuhan penyakit yang diderita;
ii. Merawat anggota keluarga yaitu orang tua kandung yang sudah uzur dan/atau sakit, atau suami/istri dan/atau anak kandung yang sakit;
2) Pegawai yang akan mengajukan permohohan perpindahan unit kerja mengajukan permohonan melalui SIMPEG, dengan melengkapi berkas persyaratan sesuai dengan alasan pengajuan permohonan;
3) Pejabat UPK SKPD menindaklanjuti proses permohonan perpindahan unit kerja dengan melakukan checklist berkas kelengkapan permohonan pindah unit kerja pada SIMPEG; 4) Pejabat UPK SKPD melakukan perekaman penilaian kinerja sesuai dengan surat
keterangan dari kepala kantor pada SIMPEG;
5) Pejabat UPK SKPD melakukan persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
6) Apabila ditolak, proses pada SIMPEG selesai, apabila disetujui, berkas kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan ke Unit Eselon II atasan; 7) UPK BKD melakukan proses persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit
kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
8) Apabila ditolak, berkas kelengkapan beserta surat penolakan dikirimkan kembali ke unit kerja pemohon;
9) Apabila disetujui, berkas kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan ke,Sekretaris ;
10) Sekretaris menerima permohonan dan mendisposisikan ke Kepala Bagian Kepegwaian; 11) Apabila berkas permohonan perpindahan unit kerja telah lengkap, Petugas Bagian
Kepegawaian merekam tanggal diterimanya berkas tersebut pada SIMPEG;
12) Setelah proses tindak lanjut permohonan selesai, surat keputusan atau surat penolakan direkam pada SIMPEG dan dikirimkan ke unit kerja pemohon;
b. Proses Administrasi Melalui SIMPEG 1. Matriks Kewenangan Pihak yang Terkait
Pihak Terkait
Jenis Proses Pegawai UPK
SKPD
UPK BKD
Manual Melalui SIMPEG
1. Merekam Pengajuan Pindah Unit Kerja, Alasan Pindah Unit Kerja, dan Unit Tujuan Pindah Unit Kerja
√
2. Mencetak Konsep Surat: Surat Keterangan Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon III Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II
√
3. Meminta Persetujuan dan tanda tangan basah dari Eselon III atasan untuk Surat Keterangan dan Surat Persetujuan/ Penolakan dari Eselon III
√
4. Merekam penilaian kerja di Surat Keterangan,
5. Meminta Persetujuan dan tanda tangan basah untuk Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II (Untuk Pegawai di dan
8. Merekam tanggal berkas permohonan diterima lengkap, Merekam Surat Persetujuan/ Penolakan
2. Gambar Alur Proses
c. Contoh Penggunaan Modul
1. Permohonan mutasi oleh Pegawai terdapat pada menu home Mutasi Permohonan Pindah Unit Kerja
4. Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD dapat memonitoring nama pegawai yang mengajukan permohonan pindah pada Daftar Pekerjaan
7. Lalu muncul form persetujuan atau penolakan
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mendekati usia pensiun;
6. Daftar riwayat penempatan Pemohon sejak diangkat sebagai Pegawai Negeri Sipil sampai dengan saat mengajukan permohonan;
7. Fotokopi SK CPNS; 8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan mengikuti tempat suami bekerja: 1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 3. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mengikuti tempat suami bekerja;
6. Fotokopi SK CPNS; 7. Fotokopi SK PNS;
8. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir; 9. Fotokopi Akta Nikah;
10. Fotokopi Kartu Keluarga;
11. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT);
12. Surat Keterangan Pekerjaan/Penempatan Kerja Suami yang diterbitkan dan dilegalisasi oleh institusi atau instansi tempat suami bekerja (karyawan) atau oleh pemerintah daerah setempat (untuk wiraswasta atau professional).
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan sakit:
1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 3. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II ;
4. Surat keterangan dari dokter yang ditunjuk Menteri Kesehatan yang menerangkan penyakit yang diderita, perlunya diberikan cuti, lamanya cuti, dan keterangan lain yang dipandang perlu;
5. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
6. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan pemohon sakit bersifat menahun/kronis dan tidak tersedianya fasilitas kesehatan serta dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka penyembuhan penyakit yang diderita;
7. Fotokopi SK CPNS; 8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir; 10. Fotokopi Surat Izin Cuti Sakit lebih dari 14 hari untuk penyakit yang diderita.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan merawat anggota keluarga: 1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja; 3. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
7. Fotokopi SK PNS;
8. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir; 9. Fotokopi AKta Nikah dalam hal suami/istri Pemohon yang menderita sakit; 10. Fotokopi Kartu Keluarga;
11. Surat Keterangan Dokter dari Rumah Sakit Pemerintah yang menerangkan perihal penyakit yang diderita anggota keluarga Pemohon.
Semua kelengkapan sesuai dengan alasan pengajuan permohonan pindah unit kerja telah tersedia pada SIMPEG, berupa checklist berkas kelengkapan.
