5
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut (Maulana Syaban & Bunyamin, 2016) “Sistem terdefinisikan berdasarkan dua pendekatan, yaitu pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur dan pendekatan yang lebih menekankan pada komponen”. Menurut (Jogiyanto, 2017) “Pengertian Sistem Sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit. Dari pengertian di atas dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut (Amsyah, 2005), adalah “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”. Sistem yang lebih menekankan pada komponen adalah himpunan dari suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan dan saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif. Secara luas sistem adalah sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain, terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan satu sama lain saling berinteraksi dan saling berhubungan guna mencapai sebuah sistem yang diinginkan.
Sedangkan menurut Normal L. Enger subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Nugraha (2008: 3) mengemukakan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih luas, berguna, dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Definisi yang semakna juga dikemukakan Haryadi (2009: 26) bahwa secara umum, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Menurut (Sitohang, 2018) Defenisi Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, Sedangkan Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerima dan Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
Menurut (Sapto, Migunani, & Hakim, 2014) Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan,
blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali (Sapto Aji, Migunani, Fitro Nur Hakim, 2014).
(Jogiyanto, 2017) Gordon B. Davis menyatakan, sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan tentang Tuhan, manusia, dan lain sebagainya. Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan Norman L. Enger menyatakan suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni berikut ini:
a. Mempunyai komponen-komponen (components), Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batas sistem (boundary) Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Batas sistem adalah wilayah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungannya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (enviromments) Lingkungan luar adalah lingkungan di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif atau negatif suatu sistem tersebut. Pengaruh yang
positif dapat dipelihara dan dijaga, sedangkan pengaruh negatif harus dikendalikan karena dapat mengganggu sistem.
d. Penghubung sistem (interface) Penghubung adalah media yang menghubungkan atau mengintegrasikan antara satu subsistem ke subsistem yang lainnya menjadi satu kesatuan.
e. Masukan sistem (input) Masukan adalah serangkaian data (signal input) atau maintenance input dari dalam atau dari luar lingkungan untuk diolah dalam sistem untuk dioperasikan. Contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran sistem (output) Keluaran adalah hasil dari proses dan diklasifikasi
menjadi keluaran yang berguna. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Informasi adalah keluaran yang dihasilkan dari proses. g. Pengolah sistem (pemrosesan) Pengolah merupakan suatu yang merubah masukan menjadi keluaran. Contoh Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan yang diperlukan oleh manajemen. h. Sasaran sistem Sistem yang baik tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai. Sasaran adalah sesuatu yang menjadi target yang ingin dicapai dari suatu sistem. Sasaran yang dicapai dari suatu sistem menentukan masukan yang dibutuhkan. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaran yang telah ditentukan dapat dicapai dengan baik.
Klasifikasi sistem dapat ditinjau dari berbagai segi, seperti yang dikemukakan oleh Jogiyanto, di antaranya berikut ini:
a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, seperti sistem teologia. Sistem fisik adalah sistem yang nyata secara fisik, seperti sistem komputer, sistem akuntansi, sistem informasi. b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system).
c. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi secara alami, tidak dibuat oleh manusia, misal sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia, misal sistem informasi akuntansi, sistem pendidikan. Apabila sistem dirancang dan dibuat manusia berinteraksi dengan mesin maka disebut humanmachine system.
d. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan perilaku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antarbagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem sudah dapat diramalkan, misal sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem di mana kondisi ke depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung teori kemungkinan.
e. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Namun, sebenarnya tidak ada sistem yang tertutup, yang ada adalah relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2. Teori Pendukung
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan secara tepat fisiknya. Adapun peralatan pendukung (tools system) yang dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang yaitu seperti Entity Relationship Diagram (ERD) dan Unified Modelling Language (UML).
2.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)
“ERD adalah suatu model untuk menjelaskan mengenai hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang memiliki hubungan antar relasi. Entity Relationship Diagram oyi untuk memodelkan struktur data serta hubungan antar data, untuk dapat menggambarkannya digunakan beberapa notasi serta simbol.” (Ibeng, 2018). Terdapat tiga komponen penting dalam merancang ERD yaitu entitas, hubungan, dan atribut.
1. Entitas (entity)
Entitas adalah sebuah obyek yang unik yang berbeda satu sama lain, bisa berwujud fisik atau abstrak dalam sebuah basis data. Pengertian lainnya menurut Brady dan Loonam (2010), entitas adalah objek yang menarik di bidang organisasi yang dimodelkan.
2. Hubungan (relasi/relationship)
Hubungan adalah dua entitas yang saling berhubungan. Hubungan ini di gambarkan dengan garis lurus yang menghubungkan dua obyek (entitas).
3. Atribut
Atribut merupakan informasi yang mendefinisikan sifat sebuah entitas. Setiap atribut memiliki struktur internal berupa tipe data. Adapun jenis jenis atribut adalah sebagai berikut:
(a) Atribut Key, suatu atau gabungan beberapa atribut yang secara unik yang membedakan record/baris data, jika pada record/baris data tidak boleh ada nilai yang sama ketika menjadikannya key, contohnya NIM (Nomor Induk Mahasiswa), setiap nama mahasiswa pasti mempunyai nomor induk mahasiswa yang tidak sama;
(b) Atribut simple, merupakan atribut yang tidak dapat dibagi lagi dan bernilai atomik, contohnya penerbit, judul buku;
(c) Atribut Multivalue, merupakan atribut yang memiliki nilai lebih dari satu (multivalue) dari nilai dari atrribute yang bersangkutan, contohnya terdapat beberapa pengarang yang membuat sebuah buku;
(d) Atribut Composite, contohnya dari entitas nama yaitu nama depan, nama tengah, dan nama belakang;
(e) Atribut Derivatif, merupakan atribut turunan yang dihasilkan dari atribut lain dalam sebuah relationship, contohnya atribut tanggal lahir dihasilkan dari atribut umur.
2.2.2. UML
UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object Oriented). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem
blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas – kelas dalam bahasa program yang spesifik, skema database dan komponen – komponen yang diperlukan dalam software. Pendekatan analisa dan rancangan dengan menggunakan model OO mulai diperkenalkan sekitar pertengahan tahun 1970 hingga akhir 1980 dikarenakan pada saat itu aplikasi software sudah meningkat dan mulai komplek. Jumlah yang menggunakan metode OO mulai diuji cobakan dan diaplikasikan antara tahun 1989 – 1994, seperti halnya oleh (Booch, 1996) dari Rational Software Co., serta (Rumbaugh, 2010) dari General Electric, dikenal dengan OMT (Object Modelling Technique). Kelemahan saat itu disadari oleh Booch maupun Rumbaugh adalah tidak adanya standar penggunaan model yang berbasis OO, katika mereka bertemu ditemani rekan lainnya Ivar Jacobson dari Objectory mulai mendiskusikan untuk mengadopsi masing-masing pendekatan metode OO untuk membuat suatu model bahasa yang uniform atau seragam yang disebut UML (Unified Modeling language) dan dapat digunakan oleh seluruh dunia.Penggunaan UML secara resmi dimulai pada bulan oktober 994, ketika Rumbaugh bergabung dengan Booch untuk membuat sebuah project pendekatan metode yang uniform atau seragam dari masing – masing metode mereka. Saat itu baru dikembangkan draft metode UML version 0.8 dan diselesaikan serta direlease pada bulan Oktober 1995. Bersamaan dengan saat itu, Jacobson bergabung dan UML tersebut diperkaya ruang lingkupnya dengan metode OOSE sehingga muncul release version 0.9 pada bulan juni 1996. Hingga saat ini sejak Juni 1998 UML version 1.3 telah diperkaya dan direspons oleh OMG (Object Management Group). Anderson Consulting, Ericson, Platinum technology, Object Time Limited dan lain lain serta dipelihara oleh OMG yang dipimping oleh Cris Kobryn. UML adalah
standar dunia yang dibuat oleh Object Management Group, sebuah badan yang bertugas mengeluarkan standar-standar teknologi object oriented dan software component. Unified Modeling Language (UML) merupakan standard modeling language yang terdiri dari kumpulan-kumpulan diagram, dikembangkan untuk membantu para pengembang sistem dansoftware agar bisa menyelesaikan tugas-tugas seperti:
a. Spesifikasi. b. Visualisasi. c. Desain Arsitektur d. Kontruksi
e. Simulasi dan testing f. Dokumentasi
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (OOP) (Object Oriented programming).
Bagian-bagian utama dari UML adalah view, diagram, model element, dan general mechanism.
1. View
View digunakan untuk melihat sistem yang dimodelkan dari beberapa aspek yang berbeda. View bukan melihat grafik, tapi merupakan suatu abstraksi yang berisi sejumlah diagram. Beberapa jenis view dalam UML antara lain:
use case view, logical view, component view, concurrency view, dan deployment view.
2. Use Case View
Mendeskripsikan fungsionalitas sistem yang seharusnya dilakukan sesuai yang diinginkan external actors. Actor yang berinteraksi dengan sistem dapat berupa user atau sistem lainnya. View ini digambarkan dalam use case diagramsdan kadang-kadang dengan activity diagrams. View ini digunakan terutama untuk pelanggan, perancang (designer), pengembang (developer) dan penguji sistem (tester).
3. Logical View
Mendeskripsikan bagaimana fungsionalitas dari sistem, struktur statis (class, object dan relationship) dan kolaborasi dinamis yang terjadi ketika object mengirim pesan ke object lain dalam suatu fungsi tertentu. View ini digambarkan dalam class diagrams untuk struktur statis dan dalam state, sequence, collaboration, dan activity diagram untuk model dinamisnya. View ini digunakan untuk perancang (designer) dan pengembang (developer).
4. Component View
Mendeskripsikan implementasi dan ketergantungan modul. Komponen yang merupakan tipe lainnya dari code module diperlihatkan dengan struktur dan ketergantungannya juga alokasi sumber daya komponen dan informasi administrative lainnya. View ini digambarkan dalam component view dan digunakan untuk pengembang (developer).
Membagi sistem ke dalam proses dan prosesor. View ini digambarkan dalam diagram dinamis (state, sequence, collaboration, dan activity diagrams) dan diagram implementasi (component dan deployment diagrams) serta digunakan untuk pengembang (developer), pengintegrasi (integrator), dan penguji (tester).
6. Deployment View
Mendeskripsikan fisik dari sistem seperti komputer dan perangkat (nodes) dan bagaimana hubungannya dengan lainnya. View ini digambarkan dalam deployment diagramsdan digunakan untuk pengembang (developer), pengintegrasi (integrator) dan penguji (tester).
7. Diagram
Diagram berbentuk grafik yang menunjukkan simbol elemen model yang disusun untuk mengilustrasikan bagian atau aspek tertentu dari sistem. Sebuah diagram merupakan bagian dari suatu view tertentu dan ketika digambarkan biasanya dialokasikan untuk view tertentu. Adapun jenis diagram antara lain:
a. Use Case Diagram
Use case adalah abstraksi dari interaksi antara system dan actor. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipe interaksi antara user sebuah system dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah system dipakai. Use casemerupakan konstruksi untuk mendeskripsikan bagaimana system akan terlihat di mata user. Sedangkan use case diagram memfasilitasi komunikasi diantara analis dan pengguna serta antara analis dan client.
b. Class Diagram
Class adalah dekripsi kelompok obyek-obyek dengan property, perilaku (operasi) dan relasi yang sama. Sehingga dengan adanya class diagram dapat memberikan pandangan global atas sebuah system. Hal tersebut tercermin dari class- class yang ada dan relasinya satu dengan yang lainnya. Sebuah sistem biasanya mempunyai beberapa class diagram. Class diagram sangat membantu dalam visualisasi struktur kelas dari suatu system.
c. Component Diagram
Component software merupakan bagian fisik dari sebuah system, karena menetap di komputer tidak berada di benak para analis. Komponent merupakan implementasi software dari sebuah atau lebih class. Komponent dapat berupa source code, komponent biner, atau executable component. Sebuah komponent berisi informasi tentang logic class atau class yang diimplementasikan sehingga membuat pemetaan dari logical view ke component view.Sehingga component diagram merepresentasikan dunia riil yaitu component software yang mengandung component, interface dan relationship.
d. Deployment Diagram
Menggambarkan tata letak sebuah system secara fisik, menampakkan bagian-bagian software yang berjalan pada bagian-bagian hardware, menunjukkan hubungan komputer dengan perangkat (nodes) satu sama lain dan jenis hubungannya. Di dalam nodes,executeable component dan object yang dialokasikan untuk memperlihatkan unit perangkat
lunak yang dieksekusi oleh node tertentu dan ketergantungan komponen.
e. State Diagram
Menggambarkan semua state (kondisi) yang dimiliki oleh suatu object dari suatu class dan keadaan yang menyebabkan state berubah. Kejadian dapat berupa object lain yang mengirim pesan. State class tidak digambarkan untuk semua class, hanya yang mempunyai sejumlah state yang terdefinisi dengan baik dan kondisi class berubah oleh state yang berbeda.
f. Sequence Diagram
Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah scenario. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antaraobject, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
g. Collaboration Diagram
Menggambarkan kolaborasi dinamis sepertisequence diagrams. Dalam menunjukkan pertukaran pesan, collaboration diagrams menggambarkan objectdan hubungannya (mengacu ke konteks). Jika penekannya pada waktu atau urutan gunakansequencediagrams, tapi jika penekanannya pada konteks gunakan collaboration diagram. h. Activity Diagram
Menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas, digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktifitas lainnya seperti use case atau
interaksi. Activity diagram adalah pemodelan yang dilakukan pada suatu sistem dan menggambarkan aktivitas sistem berjalan. Activity diagram di gunakan sebagai penjelelasan aktivitas program tanpa melihat koding atau tampilan. Activiry diagram di gambarkan dengan simbol-simbol yang setiap simbolnya memiliki makna dan tujuan. Aktivitas yang perlu diagram adalah sub sistemnya saja tidak perlu detail di dalamnya.
2.2.3. Studi Literatur atau Kajian Literatur Tabel II.1 Kajian Literatur
Judul Penelitian
Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat
Keluar pada Kantor Kecamatan
Gunungpati Kota
Semarang.
Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip
Surat Masuk Dan
Surat Keluar Berbasis Web
Perancangan Sistem Administrasi Surat Dinas pada Dinas
Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Ciamis.
Peneliti Indra Widyantoko Fauzan Masykur, Ibnu
Makruf Pandu Atmaja
Aris Nur Subekti
Lembaga dan Tahun
Universitas Negeri Semarang (2013) Universitas Muhammadiyah Ponorogo Universitas Bina Sarana Kota Tasikmalaya (2020) Masalah Penelitian Permasalahan yang dibahas adalah mengenai bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar
pada Kantor
Kecamatan
Gunungpati Kota
Semarang, dan juga kendala-kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan surat
masuk dan surat
keluar.
Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar selama ini
masih dilakukan
secara konvensional berupa hard copy atau lembaran-lembaran
kertas yang
menyulitkan dalam hal
pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Permasalahan yang dibahas adalah mengenai bagaimana pengelolaan surat masuk dan keluar pada Dinskominfo Kabupaten Ciamis, dan juga kendala terjadi nya surat lama yang hilang.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada Kantor
Membangun Sistem
Informasi
Administrasi sebagai media penyimpanan surat masuk dan surat
Tujuan dari
penelitian ini adalah
untuk memenuhi
Tugas Akhir
semester enam dan untuk mengetahui
Kecamatan
Gunungpati Kota
Semarang dan
kendalakendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
keluar pada SMK
Negeri 1 Magetan.
prosedur yang ada pada Diskominfo Kabupaten Ciamis. Metode Penelitian Metode yang digunakan adalah dengan metode observasi, interview atau wawancara dan dokumentasi
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan cara Observasi dan Dokumentasi. Metode yang digunakan adalah dengan metode Waterfall Hasil Penelitian
Hasil penelitian ini dapat dikatakan baik dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung pada buku agenda, dan pegawai yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal).
Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip
Surat Masuk Dan
Surat Keluar Berbasis Web ini menghasilkan sebuah sistem yang
dapat memudahkan
dan mempercepat
dalam pencarian
sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak
rusak dan mudah
dicari.
Hasil penilitian ini menghasilkan perancangan sistem untuk memudahkan dalam administrasi surat dinas.
